Как вести учет в магазине тканей

Свой бизнес: магазин тканей и швейной фурнитуры

* В расчетах используются средние данные по России на момент написания статьи. В каждой статье есть калькулятор расчета прибыльности бизнеса, который позволит вам рассчитать актуальные на сегодня ключевые показатели доходности.

Что нужно для открытия текстильного магазина и на что обратить внимание предпринимателю? Ключевые моменты бизнеса на розничной продаже тканей и швейной фурнитуры.

Сегодня, когда индустрия моды перепробовала все мыслимые грани творчества и дизайна, мир стал более глобализированным, а любые ранее экзотические ткани — доступными для покупки по всему свету, практически у каждого появилась возможность найти и воплотить свои уникальные идеи по пошиву чего угодно. Современные швейные лавки поражают воображение количеством и качеством представленных тканей. Комбинации материалов и цветов порождают массу идей, а магазины тканей во многом служат их источником.

Бизнес на розничной торговле тканями — это возможность для многих мастериц и владельцев ателье создать свой неповторимый продукт и предлагать людям нечто иное и отличное от опостылевшего многим масс-маркета.

А в некоторых случаях обращение к магазинам тканей обусловлено и необходимостью. Ведь массмаркет очень пренебрежительно относится к любому нестандарту чего бы то ни было. Везде, где есть фигуры нестандартных параметров, где требуются нестандартные размеры домашнего белья или штор, нестандартные узоры и рисунки, нестандартные материалы — приходят на помощь не готовые изделия из магазина, а ткани — настоящие полотна для художников и творцов.

Плюсы и минусы

Текстильный магазин при грамотной организации может стать отличным прибыльным бизнесом. Но как и любой другой вид деятельности он имеет как преимущества, так и сложности.

Преимущества:

Возможность отстройки от конкурентов. Изобилие видов тканей, вариантов их назначения, типов материала, расцветок и качества позволяет организаторам даже при существовании большого числа конкурентов попробовать создать и воплотить некий свой формат магазина и подобрать ассортимент, который будет непохож на другие предложения на рынке.

Слабое влияние сезонности. Текстильные магазины не так сильно подвержены сезонным колебаниям по сравнению со многими другими видами бизнеса, а ассортимент при наступлении холодов не требуется менять кардинально.

Большое число возвратных клиентов. Если вы предложите качественный товар по привлекательной цене, завоюете доверие качеством обслуживания, покупатели к вам обязательно не раз вернутся.

Возможности расширения. Магазины тканей имеют множество вариантов для расширения бизнеса как в сторону расширения ассортимента и развития оптовой торговли, так и в сторону расширения профиля, например, оказывая услуги по пошиву уникальных вещей, открыв продажи собственных изделий и так далее.

Стабильность бизнеса. Многие отмечают такое качество магазинов тканей как стабильность. Все-таки это проекты не на один день, а когда вы наладите процессы поставок, определитесь с концепцией по ассортименту, которая будет востребована и нужна людям, ваш бизнес станет нужным и востребованным, а в идеале — незаменимым, а потому стабильным и прибыльным.

Минусы и сложности:

Узкая аудитория. Магазины тканей работают на довольно узкую аудиторию. Продавать ткани — это не продавать продукты питания, напитки или одежду. Ткани требуются лишь определенным категориям клиентов — ателье, мастерам по пошиву, рукодельницам, а их число ограничено.

Обилие товаров/риски затоваривания. На рынке существует огромное количество видов и типов тканей и фурнитуры, ориентироваться в этом может быть трудно даже людям с опытом, а для нового магазина это еще и соблазн распылиться и попытаться охватить сразу все и вся, а не сосредоточиться на каком-то одном сегменте.

Конкуренция. Рынок тканей уже давно сложился, многие магазины работают не один год, имеют преимущество в опыте, знают множество нюансов деятельности и завоевали доверие клиентов. Переманить клиентов новичку без грамотной концепции и продуманной рекламной стратегии может быть не так просто.

Проблемы с поставщиками. Любой магазин — это в той или иной степени зависимость от поставщика. Поставщик может прислать некачественный товар, сорвать поставку, снять подходящий вам товар с продажи и так далее. Поэтому необходимо иметь некие запасные варианты.

Высокие требования к персоналу. Во многих сферах бизнеса продавец — это довольно пассивный работник, который сидит на кассе и что-то подает с полки. В продаже тканей все устроено не так, здесь требуются знания и профессиональные консультации.

Анализ рынка

Перед тем, как планировать свой бизнес в деталях, нужно разобраться, как обстоит ситуация с тканями и фурнитурой на локальном рынке. Поэтому стоит вживую пройтись по магазинам конкурентов, посмотреть на ассортимент и цены, оценить уровень обслуживания, проанализировать интернет-магазины (если есть) и почитать отзывы.

Главное — выяснить два момента: какие товары или группы товаров пользуются наибольшим спросом, а в каких категориях спрос не удовлетворен, то есть чего местным покупателям не хватает. На последнем, а также прочих выявленных вами слабых моментах можно сыграть. Не забудьте и оценить обстановку в целом — необходимо понять, находится ли рынок на подъеме, либо испытывает стагнацию.

Тренинговый центр онлайн за 120 000 руб.

12 ТРАНСФОРМАЦИОННЫХ ИГР, 35 ТРЕНИНГОВ.
ПОЛНОЦЕННАЯ ИНФРАСТРУКТУРА ДЛЯ РАБОТЫ
ОФЛАЙН + ОНЛАЙН.

В стоимость входит комплект материалов для очного проведения 12 т-игр и 35 тренингов. Виртуальный бизнес-кабинет для проведения этих программ в онлайн-формате. Живое обучение. Поддержка в процессе работы.

Чем больше данных вы соберете на старте, тем проще будет вам в дальнейшем. Можно даже запустить опросы и анкеты и разослать их по знакомым, либо заказать платное маркетинговое исследование у специализированных компаний.

Подбор ассортимента

После того как вы провели анализ местного рынка, и поняли, что пользуется постоянно высоким спросом, а чего не хватает покупателям, у вас в целом должна сложиться картинка по поводу ассортимента. Естественно, окончательной она сразу не будет — от каких-то позиций в дальнейшем на практике придется отказаться, а что-то внепланово докупать в двойном и тройном количестве.

Так, если концепция магазина будет заключаться на тканях для пошива спецодежды и униформы, потребуются недорогие, но при этом качественные материалы, бутики премиум-формата потребуют дорогих трендовых тканей от известных торговых домов, а для продажи повседневной одежды нужно будет запастись тканями разных цветов и фактур. Охватить разом весь спектр текстиля невозможно, разве если только вы не собираетесь открыть супермаркет.

В целом, по назначению выделяют несколько крупных групп тканей. Это:

Одежные ткани для верхней и нижней одежды (плащевые, курточные, пальтовые, костюмные, платьевые, блузочные, трикотаж для маек и футболок и т.д.).

Ткани для пошива спецодежды, сумок, рюкзаков, палаток и прочего.

Меха для шуб и отделок.

Если у вас планируется интернет-магазин тканей, для удобства поиска также разнесите ассортимент по разным типам и категориям, включая назначение, материал, расцветка и так далее.

Помимо тканей, весомую долю доходов магазина составляют аксессуары и швейная фурнитура, а также товары для творчества. Это могут быть:

аксессуары для штор;

вязальные наборы и многое другое.

Аксессуары и фурнитуру можно представлять и на витринах, и на специальных стойках, либо в комплекте с тканями, тем самым демонстрируя наиболее удачные готовые сочетания. Также ассортимент можно расширить и различными предметами для швейного оборудования (масла, иглы, лампочки, лапки и прочее), обивочными материалами для мебели, тюлем для штор.

При формировании ассортимента также имейте в виду, что некоторые текстильные товары с 1 января 2021 года можно продавать только с маркировкой — эти нововведения связаны с борьбой с контрафактной продукцией на государственном уровне. Правда, пока речь идет не о тканях, а о готовых изделиях, например, постельном, столовом, кухонном и туалетном белье, но список категорий обещают постепенно расширять. Маркировку обязан ставить производитель, а магазины при продаже подлежащих маркировке товаров, будут обязаны сообщать об этом государству. Для этого сканером сканируется код, и через онлайн-кассу данные о продаже передаются в систему “Честный Знак”.

Сезонность. Ассортимент тканей меняется в зависимости от сезона. Например, в осеннее время появляется больше пальтовых тканей, весной-летом — платьевых. Однако переориентировать ассортимент под сезон не стоит, ведь это не магазин одежды, и бывает, что теплую одежду шьют летом, а легкую — зимой. В связи с этим на прилавках в теплое время года оставляют ткани для пошива пальто, например, кашемир, букле, твид, драп, кабардин и другие, а зимой не следует прятать по складам и в самый дальний угол шелка и ситцевые ткани.

Закупка и поставщики

Успех бизнеса во многом зависит от качества материала, который не берется из ниоткуда — нужны хорошие и проверенные поставщики тканей. Без серьезного опыта запутаться в многообразии предложений легко, поэтому здесь учатся методом проб и ошибок. В основном ткани попадают на рынок из таких стран, как Китай, Турция, Италия, Индонезия, Япония, Болгария. Сотрудничество можно осуществлять как напрямую с заграницей, что, разумеется, организационно сложнее, так и через российских оптовиков.

Недостатка в последних сегодня нет — сайты оптовых компаний легко находятся по поисковому запросу. Вам необходимо запросить прайс-листы у нескольких таких компаний, сравнить предложения и цены, а также обратить внимание на прочие условия, такие как:

минимальный заказ (оптово-розничные компании торгуют от одного рулона),

сроки и способы доставки (самовывоз, транспортной компанией, собственная служба доставки или через партнеров),

система скидок (какие объемы партии дают хорошие оптовые скидки, насколько гибкая эта система),

способы оплаты заказа.

Естественно, каждый товар должен иметь все необходимые сопроводительные документы и сертификаты качества установленного образца.

При поиске поставщиков из-за рубежа, можно выйти напрямую либо на сайты иностранных фабрик и производств, либо воспользоваться сайтами типа Алибаба, где торговлю ведут и производители, и агенты. Для оптовых покупателей могут предлагаться выгодные условия сотрудничества, например, бесплатная доставка в порт, а расходы по стране уже оплачивает клиент.

Опасностей в оптовых закупках всегда предостаточно. Например, недобросовестные поставщики могут разбавлять качественный товар браком, вместо натуральных материалов отправлять синтетику и так далее. Поэтому, чтобы не попадать в такие ситуации, нужно стараться выяснять отзывы о каждом продавце.

Поскольку ткани — товар, который нужно щупать и трогать, в этом деле распространена практика знакомства с товаром вживую, личное посещение оптовых складов и даже заграничные поездки. Конечно, второй вариант для владельца небольшого магазина может быть не по карману.

Расположение и помещение

Рассмотрим основные параметры при выборе места под магазин, а также требования к самому торговому помещению.

Расположение. Ткани и швейная фурнитура не относятся к товарам первой необходимости. Это значит, что за ними человек идет целенаправленно, поэтому обязательно располагаться на первой линии домов такому магазину не обязательно. Поэтому на аренде можно и нужно экономить. Конечно, при этом хорошо располагаться не где-нибудь совсем на отшибе, а в центральной части города, либо в крупном спальном районе с близостью крупных перекрестков остановок общественного транспорта.

Выгодные места. Хорошими соседями магазина тканей будут ателье по пошиву одежды, торговые центры, рынки и… другие магазины тканей. Если вы посмотрите на места расположения магазинов в крупных городах, то наверняка заметите целые тканные кварталы и улицы. В таком случае конкуренты отчасти работают друг на друга, ведь располагаясь рядом, они притягивают основную массу покупателей. Такая же история, например, наблюдается со свадебными салонами. Однако такой вариант лучше всего подойдет, если ваш ассортимент не сильно копирует ассортимент других магазинов.

Площади. Здесь многое зависит от самого предпринимателя и его ресурсов. Для точки, где ассортимент представлен в основном в каталоге, может хватить 25-35 квадратов. Для небольшого магазина может быть достаточно 35-50 квадратов. Для магазина с широким ассортиментом, который уже можно считать крупным, потребуются около 70 квадратов. Магазин, работающий уже и с оптовыми клиентами, займет 100 квадратов и более. Расчет потребностей в площадях можно производить по принципу 1 квадратный метр на 20 артикулов.

Зонирование. Магазин разделяется на собственно торговое помещение, где располагаются стеллажи с рулонами витрины с аксессуарами, место кассира, стол для раскройки (обычно тоже располагает в торговом зале), примерочную с зеркалом, складское помещение, санузел и подсобку.

Микроклимат помещения. Чтобы ткань не теряла товарный вид, помещение должно быть сухим, хорошо вентилируемым, а температура должна составлять не менее 15°С. В противном случае отсыревшая ткань приобретет неприятный запах.

Дизайн интерьера. Каких-то особых изысков в таком магазине обычно не требуется. Поскольку ткани сами по себе пестрят всеми цветами радуги, нетрудно заметить, что интерьеры магазинов чаще всего выполнены в нейтральных светлых тонах, несколько уравновешивающий общий фон, порой напоминающий восточный базар. Впрочем, решать вам, ведь на изобилии красок можно и сыграть.

Другие требования. Не забудьте и о качественном освещении — оно играет большую роль в увеличении продаж. Также помещение должно соответствовать нормам СЭС (у вас должен быть заключен договор на вывоз мусора и прочие документы) и противопожарной безопасности, иметь исправные огнетушители. Желательно иметь видеокамеры во избежание краж и контроля за учетом товаров. Преимуществом магазина станет наличие автомобильной парковки.

Оборудование магазина тканей

Ключевое отличие магазина тканей в том, что товаров здесь много, но представить его нужно так, чтобы и подойти было удобно, и потрогать-пощупать и рассмотреть в деталях.

В стандартный перечень оборудования магазина тканей обычно входят:

Стенды, обычно крутящиеся, то есть рулонные или для рулонных материалов;

Стеллажи пристенные. Обычно с увеличенной длиной и глубиной полок. В них могут размещаться и образцы, и рулоны тканей. Для пряжи, ниток и аксессуаров можно использовать стандартные стеллажи.

Вертикальные стойки. Используются для фронтального размещения тканей, чтобы покупатели могли внимательнее рассмотреть их расцветку, узоры, понять фактуру.

Экопанели — торговые панели в виде плит с пазами для крепления крючков, кронштейнов и штырей. Используются для размешивания аксессуаров для шитья и рукоделия.

Витрины — бывают открытого и закрытого типа, делаются из разных материалов: полностью из стекла, в сочетании с ДСП, МДФ или алюминиевым профилем. В витринах выставляют фурнитуру и декоративные аксессуары для шитья. Нередко витрины имеют встроенную подсветку для качественной презентации товара.

Прикассовая зона/прилавок, где происходит расчет с клиентами, размещается касса и может демонстрироваться и отпускаться товар. Для экономии места часть прилавка используется в качестве витрины для сопутствующих аксессуаров и мелкой фурнитуры. С внутренней стороны обычно имеется место для хранения, например, товаров или упаковки.

Раскроечный стол (раскроечная секция). Это широкий и длинный стол, на котором можно отмерять и отрезать куски ткани крупных размеров. Такой стол часто дополняется открытыми и закрытыми полками, ящиками и т.д., которые используются для хранения остатков тканей, ножниц, линеек и прочего. Размещаться раскроечный стол может прямо в торговом зале.

Островные конструкции/корзины/накопители — используются для размещения топовых товаров, товаров по акции, устанавливаются по центру зала для привлечения внимания покупателей.

Стойки-карусели. На каруселях размещают фурнитуру и аксессуары. Существуют напольные и настольные стойки.

Манекены. Для более выгодной демонстрации тканей и вариаций по их ношению применяются портновские манекены. С их помощью создаются композиции из тканей, которые скрепляются иголками и булавками и имитируют одежду.

Оборудование для примерки — шторы или ширма, а также зеркала, которые помогут покупателям определиться с выбором ткани для пошива. Причем, зеркала необязательно должны быть стационарными, зачастую удобнее использовать зеркала напольные, которые удобно переносить с места на место.

Складское оборудование — это оборудование для хранения, где хранятся большие рулоны тканей, например, многоуровневые металлические стеллажи с широкими полками.

Столы и стулья/диваны/кресла. Если ваш основной ассортимент представлен в каталоге, для удобства клиентов вы можете создать уютный уголок с диваном и журнальным столиком.

Компьютер и оргтехника;

Кассовая техника, терминал безналичной оплаты;

Хозинвентарь для уборки;

Декоративные элементы (по желанию). Это могут быть цветы в горшках, зеленые уголки, фитостены, панно, часы, картины и прочее.

Сотрудники

Какие сотрудники потребуются для магазина тканей:

Продавцы. Продавцы-консультанты, способные профессионально проконсультировать по любому вопросу, а также умеющие работать с кассой. В небольших магазинах обычно это 2-4 человека. В зависимости от масштабов магазина и графика работы может быть больше.

Администратор/заведующий. Функции администратора может взять на себя сам предприниматель, либо найти отдельного человека на эту должность.

Бухгалтер. Необязательно штатный (может быть приходящим или работающим удаленно), но если у владельца магазина нет соответствующего образования, то человек на эту должность обязателен.

Подсобный рабочий/уборщик. Эти обязанности можно также возложить на продавцов.

Особое внимание, конечно, стоит уделить подбору продавцов. Они должны отлично разбираться в теме, различать виды тканей, знать их особенности и понимать их назначение. Важны и личностные качества — общительность, доброжелательность, умение расположить к себе покупателя и вызвать его доверие.

Регистрация бизнеса

Оформить бизнес проще и дешевле в качестве ИП. Процедура регистрации стандартная. В качестве основного кода ОКВЭД можно указать код 47.51 Торговля розничная текстильными изделиями в специализированных магазинах. А в качестве дополнительных могут подойти:

47.51.2 Торговля розничная галантерейными изделиями в специализированных магазинах

46.41 Торговля оптовая текстильными изделиями;

46.41.2 Торговля оптовая галантерейными изделиями;

95.29.11 Ремонт одежды

95.29.12 Ремонт текстильных изделий

95.29.13 Ремонт трикотажных изделий

Последние три будут актуальны, если сейчас или в планах вы собираетесь организовать место портной, оказывающей услуги по мелкому ремонту.

В качестве системы налогообложения можно выбрать так называемую “упрощенку”, уплачивая налог либо от полученного дохода по ставке 6% (УСН 6%), либо от суммы доходов, уменьшенной на величину расходов по ставке 15% (УСН 15%).

Как рекламировать магазин тканей

При выборе способов продвижения, нужно иметь в виду, что нет каких-то стопроцентно рабочих и “правильных” методов, и нет полностью “неправильных”. Мир вокруг нас постоянно меняется, как и меняются способы достучаться до аудитории. То, что было эффективно год назад, может быть неэффективно сейчас и наоборот. Поэтому старайтесь не зацикливаться только на одном-двух вариантах.

Основные варианты продвижения, которые можно использовать — это:

Контекстная реклама. Чтобы попадаться людям на глаза в интернет-поиске, можно заказать услуги по настройке контекстной рекламе, например, в Яндекс.Директ.

Соцсети/блоги. Вы можете вести как свои собственные группы и профили, наполняя их полезным и рекламным контентом, так и заказывать платную рекламу в популярных пабликах либо у лидеров мнений.

Размещение на электронных картах. Информация о магазине должна обязательно присутствовать на Яндекс.Картах, в 2ГИС, на Google Maps.

Наружная реклама. Главным образом магазинная вывеска, без которой вас не найдут (желательно, понятная и простая “Магазин тканей”), а также штендеры, баннеры и прочее.

Печатная информация для раздачи и ознакомления. Это может быть печатная версия каталога, буклеты и листовки.

Рассылки. Информацию о новых поступлениях, скидках и акциях, а также свежие каталоги можно регулярно рассылать по электронной почте или в мессенджерах.

Акции/скидки/распродажи. С их помощью можно привлечь внимание к новинкам или распродать остатки. Если какой-то товар не продался, то лучше пустить его в распродажу, и заменить позицию чем-то более многообещающим.

Помимо всего приведенного не стоит забывать и о красивой упаковке с запоминающимся логотипом и фирменным стилем.

Стартовые вложения, доходы и расходы

Вложения. Уровень инвестиций в открытие зависит от ваших возможностей и выбранного масштаба деятельности и формата, а также требует собственных усилий по созданию расчетов. Наибольшие вливания обычно делаются в закупку товара, а затем следует все остальное — оборудование, ремонт, реклама, создание сайта и прочие расходные пункты. Разумеется, при открытии только интернет-магазина, расходные позиции будут иными. Для небольшого офлайн-магазина с узким ассортиментом может хватить порядка 700-800 тыс. рублей, для более крупного потребуется — от 1,5 млн. рублей.

Доходы. При планировании доходов предусмотрите три сценария развития событий — оптимистичный, пессимистичный и наиболее вероятный. Популярные магазины тканей могут приносить в день около 15-25 тыс. рублей, следовательно, при ежедневной работе вы сможете зарабатывать примерно 450-750 тыс. рублей.

Расходы и прибыль. Если предположить, что средняя наценка в вашем магазине составляет 80%, то из указанной суммы на зарплаты, аренду, коммуналку останется 200-330 тыс. рублей, чистой прибыли — в районе 100-150 тыс. рублей.

Срок окупаемости. Окупиться магазин тканей может за срок от 6-12 месяцев.

Учёт, хранение и инвентаризация товаров в магазине одежды

Рассказываем, как правильно принимать и хранить товары, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.

Общие правила хранения вещей на складе и в магазине

Хранение одежды, обуви и аксессуаров не требует строгих условий, например соблюдения специального температурного режима. Однако и здесь есть некоторые правила.

Для хранения вещей используются стеллажи, полки, вешалки. Некоторые товары просто складывают в стопки и кладут на полки или оставляют в коробках.

При продаже вещей в магазине одежды нужно соблюдать правила:

Одинаково оформлять ценники. Следите, чтобы указанная стоимость соответствовала реальной: по закону о защите прав потребителей покупатель может купить вещь по стоимости, указанной на ценнике.
Следить за тем, чтобы в зале присутствовал весь размерный ряд популярных вещей.
Распродавать или утилизировать вещи из прошлых коллекций.

Товары условно можно разделить на группы:

Одежда, которую можно хранить в сложенном виде. Это футболки, майки, трикотажные платья, джинсы и т.д.
Верхняя одежда. К ней относятся дублёнки и шубы, куртки, меховые изделия, пальто, плащи и костюмы из натуральных тканей. Она поступает в магазин в подвешенном виде и собственной упаковке и нуждается в наиболее бережном обращении. Такую одежду нельзя мять и нужно сразу развесить.
Обувь. Её, как правило, хранят в собственных коробках на специально отведённых стеллажах.
Аксессуары. К ним относятся сумки, ремни, солнечные очки, бижутерия и ювелирные украшения. Каждый аксессуар должен храниться в индивидуальной упаковке, чтобы избежать царапин и других повреждений.

Перед тем как выложить вещь в зале, ей нужно вернуть идеальный товарный вид. Оборудуйте магазин отдельной гладильной комнатой.

Для этого закупите:

утюг,
гладильную доску,
отпариватель — пригодится для верхней одежды и костюмов.

Как правило, вещи приводят в порядок сами продавцы, но можно нанять для этого отдельного сотрудника.

Нельзя принимать и продавать товар:

в повреждённой упаковке,
с браком,
ненадлежащего вида (испачканные, порванные вещи).

Бывает так, что товар привозят в нормальном состоянии, но во время примерки посетители ведут себя неосторожно и портят вещь. Например, могут случайно порвать или оставить след от губной помады на платье. Это нужно отслеживать и вовремя убирать из зала испорченные вещи. В противном случае другой посетитель откажется от покупки или вернёт вещь, когда обнаружит изъян дома.

Есть несколько вариантов, как поступить с испорченной вещью.

Отдать в химчистку. Этот вариант подойдёт, если пятно на вещи можно отстирать. После того как ей вернут первоначальный вид, вещь можно снова вывесить в зал.
Отдать в ателье. Если на платье расходится молния или отлетела пуговица, профессионалы могут это починить.
Если испорченную вещь нельзя отстирать или починить, её нужно списать. Чтобы не выкидывать вещи, их можно отдать на благотворительность или предложить сотрудникам магазина забрать их себе, если изъян не бросается в глаза.

Хранение вещей с учётом сезонности

В магазине одежды, обуви и аксессуаров важно обеспечить условия хранения летней и зимней одежды и подготовить для этого помещение. Периодически его нужно переоборудовать: например, зимой в ассортименте обычно больше верхней одежды, которая должна висеть на вешалках.

Как правило, дважды в год магазины одежды устраивают сезонные распродажи. В этот период число продаж увеличивается, соответственно возрастают скорость и объёмы обработки товаров. Если спрос на вещи со скидкой большой, договоритесь с поставщиками о дополнительных поставках в этот период.

Какие документы нужны

На все товары должны быть документы, подтверждающие качество товара: сертификаты соответствия или декларации о соответствии. Их должен предоставить поставщик.

Сертификат соответствия понадобится, если вы продаёте одежду первого слоя: нижнее белье; корсетные, купальные, чулочно-носочные изделия; топы, футболки, майки, шарфы и платки, головные уборы.
Декларация о соответствии понадобится на всю остальную одежду.

Все поставщики продукции также должны быть зарегистрированы в системе «Честный ЗНАК».

Учёт товаров

Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка или производство, хранение, реализация, возврат. А также информация:

когда товар поступил по накладной от поставщика;
сколько заплатили поставщику;
как перемещали между складами и магазинами;
когда продали на кассе;
какую выручку получили.

Для чего вести учёт

Отслеживать операции с товарами
Предприниматель будет знать дату поступления и реализации товара, полученную выручку. Можно отслеживать движение товарных позиций на всех этапах или просто фиксировать их число.
Планировать закупки
Благодаря вовремя проведённому учёту не возникнет дефицита — предприниматель будет знать, сколько вещей осталось и по какой цене, какие позиции нужно докупить. В долгосрочной перспективе по данным учёта можно анализировать спрос: какие товары пользуются популярностью, а от каких нужно отказаться. По количеству возвратов можно понять, какой из поставщиков чаще всего привозит неликвидный товар, и прекратить сотрудничество.
Сократить недостачи и пересортицу
При оперативном учёте в реальном времени отслеживается нехватка товаров или их излишки. Это сократит убытки.
Минимизировать риск кражи
Без учёта есть риск воровства. Недостачу можно обнаружить уже после увольнения сотрудника.
Увеличить рентабельность бизнеса
Благодаря оптимизации закупок товары не залеживаются на складе. При правильном учёте можно понять, сколько товаров нужно, и снизить затраты на аренду склада. Поставщик привозит товары в нужном объёме, покупатели их разбирают — поставщик получает новый заказ.

Способы ведения товароучёта

Первое, что нужно сделать, — определиться, как вести товароучёт. Если при помощи программы, то выбрать программу и интегрировать её с оборудованием на торговой точке или складе. Многие компании предоставляют демодоступ к своим программам. Стоит познакомиться с интерфейсом и функционалом разных программ и решить, какая лучше всего подходит именно для вашего бизнеса.

Ручной: в тетради или таблице Excel.

Подойдёт для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.

Как ни странно, но даже в 21 веке большая часть малого или микробизнеса ведут ручной учёт. Этот метод подходит для магазинов с узкой ассортиментной матрицей и небольшим количеством товарных позиций. Можно обойтись без складской программы и не переплачивать.

В таблицу вносят данные:

характеристики товара: производитель, вес, цена, упаковка;
количество принятого товара;
количество продаж;
остатки каждого вида товара;
данные о возвратах и списанном товаре.

Плюсы: данные можно оперативно корректировать.

Минусы: придётся покупать платные шаблоны, таблицу невозможно интегрировать с кассой, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.

Автоматизированный: при помощи товароучётной программы или облачных сервисов.

Программа складского учёта: устанавливается на компьютер. В ней можно создавать первичные документы, отслеживать остатки, резервировать товар, вести расчёт с покупателями и поставщиками, считать прибыль.
Облачный сервис: имеет функционал складской программы, но не требует установки на компьютер. Предприниматель платит провайдеру за пользование сервисом и может работать с любого устройства, подключённого к интернету.

При подключении облачного решения не нужно иметь свой сервер для хранения данных. Платишь провайдеру только за аренду облачного пространства — так можно сэкономить на технике, обслуживании и администрировании программы. Пока люди не так активно переходят на облачные решения. Сервера могут взломать или рухнуть, недоброжелатели могут передать данные аффилированным лицам, включая налоговую. Риски есть.

Программы для учёта товаров

Самые популярные программы товароучёта:

Мой кассир
iiko
Идеалист
Мой склад
1С
ЕКАМ
Контур.маркет
Litebox
CloudShop
АТОЛ

Когда мы только начинали бизнес, использовали программу «Мой склад». Я всем её очень рекомендую. Мы просидели на ней восемь лет и, только когда начали внедрять 2ГИС и маркировку товаров, поняли, что «Мой склад» это не выдерживает. Сейчас мы в процессе перехода на систему 1С.

Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти всё можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.

1С — комплексная экосистема, в которой можно реализовать весь торговый функционал. Но она достаточно сложная, её интеграция потребует усилий отдельного специалиста.

Тимофей,
эксперт по товароучёту

Товароучёт мы ведём в системе 1С. Товароучётом у нас занимается пять человек — это категорийные менеджеры, которые заносят товар в 1С. Также у нас есть отдельная база франчайзинга, куда тоже нужно заносить все данные: карточки товаров, фотографии, цены, артикул, страны-производителей, описания и прочее. Эти данные ежедневно анализируются. Кроме этого, постоянно вносятся данные о новых товарах, которые хорошо продаются и поставляются дополнительно.

Подключение к системе

При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.

Если в магазине есть склад, создайте в программе два слота — для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.

Для приёмки и продажи товара понадобится сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) — планшет с камерой и экраном. Магазины поменьше могут обойтись сканером, магазинам с широкой матрицей нужен терминал. Устройства подключаются к кассе или компьютеру, сканируют штрихкоды и автоматически выгружают данные в систему товароучёта.

Этапы учёта

1. Поступление товаров

Когда предприниматель принимает поставку, он берёт накладные от поставщика. В них должны быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и информацию вносите в таблицу или в систему учёта.

Это можно настроить в системе товароучёта: один раз внести процент наценки, и в дальнейшем система будет рассчитывать сама.

Когда товар поступает на склад, внесите в систему данные о поставщике и товаре — счёт-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.

В дальнейшем, если приходит товар номенклатуры, которая уже есть в программе, она автоматически приплюсуется к остаткам, что облегчает приёмку товара. Если закажете новые позиции, вручную вбейте номенклатуры.

Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Система автоматически заполнит накладные, останется только проверить и нажать кнопку «Принять».

2. Перемещение товаров

После приёмки товар поступает на склад. Ответственное лицо фиксирует вид товара, его количество и стоимость партии, которая хранится на складе.

Каждый раз при перемещении товара создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.

3. Продажа и возврат товара

Учитываются все варианты выбытия товара: продажа, порча, кража, возврат поставщику. Продажа товара оформляется чеком. Выручка за смену — в приходно-кассовом ордере.

Ежедневно сводятся подсчёты остатков на складе и в торговом зале. Когда товаров меньше, чем по документам — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.

Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, сотрудник случайно пробил однотонный джемпер, а покупателю продал цветной.

Пересортица может произойти из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, в магазин приехало 10 пар обуви, а в систему случайно вбили 20. Так, по документам оказалось в два раза больше коробок, чем есть на складе.

Инвентаризация

Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, нужно периодически проводить инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.

Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем меньше вероятность пересортицы и недостачи.

Есть фактическое наличие товара, а есть учёт товаров в программе. Могут быть ошибки как в плюс, так и в минус. Кассир продал цветной джемпер, а пробил однотонный. Этот джемпер был последним, и в программе осталось ноль таких вещей, а фактически на полке — одна. И если ещё раз попробовать продать этот джемпер, позиции в программе уйдут в минус. Если заметили, что по программе — ноль, а по факту — один, это знак, что есть пересорт.

В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все джемперы, понять, каких не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.

Нельзя провести пересорт джемперов и брюк. Товары должны быть из одной товарной группы, похожей стоимости.

При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.

Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.

В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все позиции, понять, чего не хватает, и после этого поменять их в программе. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.

Мы проводим инвентаризацию где-то раз в два-три месяца в каждом магазине. Проводит её не администратор магазина, а либо руководитель, либо категорийный менеджер, которые специально приезжают для этого в магазин. Специалист сканирует все товары, сводит данные и, если есть какие-то расхождения, превышающие норму, обсуждают с руководством магазина.

Если не будете списывать товар или делать пересорт, ведомости не нужны. Но если списываете недостачу на кражу, это нужно задокументировать. За это грозят приличные штрафы, для малого бизнеса достаточно существенные.

Тимофей,
эксперт по товароучёту

Случаев воровства у нас в магазинах практически не бывает. Правда, недавно одна девушка вынесла три ботинка. Мы увидели в записи с камер, что сначала она взяла одну пару, потом подумала и зачем-то прихватила ещё один ботинок.

Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 000 рублей.