Как внести изменения в правила трудового распорядка

Как внести изменения в правила трудового распорядка

Дата публикации 06.05.2021

В организации действуют без изменений Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные в 2016 году. Как правильно внести изменения в этот документ?

Трудовой распорядок у всех работодателей определяется Правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 189 ТК РФ). Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – это локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Обычно в Правилах внутреннего трудового распорядка содержится порядок их утверждения и внесения в них изменений. Если порядок внесения изменений в ПВТР не определен в этом документе, необходимо действовать в соответствии с ч. 1 ст. 190 ТК РФ. Изменения в Правила в таком случае принимаются с учетом мнения профсоюза (если он есть) в порядке ст. 372 ТК РФ.

Внести изменения в ПВТР работодатель может двумя способами – утвердить приказ с изменениями или утвердить отредактированные ПВТР. Соответствующий приказ издается работодателем в свободной форме. В приказе указывается дата вступления изменений в силу.

С приказом, вносящим изменения в ПВТР, нужно ознакомить работников под подпись. Если приказом утверждались ПВТР в новой редакции, ознакомить работников под подпись нужно с новыми Правилами (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Если Правила внутреннего трудового распорядка являются приложением к коллективному договору, необходимо учитывать порядок внесения изменений в коллективный договор (ст. 44 ТК РФ).

Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка

Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт, который необходим для того, чтобы сделать какие-либо правки в одном из основных документов предприятия.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Что такое «Внутренний трудовой распорядок»

Под внутренним трудовым распорядком принято понимать нормы организации труда, рабочего времени, отношений внутри коллектива, порядок поощрения и наказания сотрудников, применение служебной формы и спецодежды и прочие важные для нормального функционирования предприятия моменты.

Каждая компания вправе разрабатывать Правила внутреннего трудового распорядка индивидуально и произвольно, опираясь на собственное представление о документе, но с оглядкой на Гражданский и Трудовой кодекс РФ. Правила внутреннего распорядка – локальный документ фирмы, который имеет применение и значимость только в данном конкретном предприятии.

Невзирая на то, что Правила не являются обязательными, встречаются они достаточно часто, что вполне понятно. Этот документ помогает установить дисциплину в организации, имеет значение для повышения производительности труда, увеличения количества и качества продукции и, в общем, более глобальном смысле – способствует развитию предприятия, расширению перспектив.

Каждый человек при устройстве на работу в компанию, применяющей Правила внутреннего трудового распорядка, должен быть ознакомлен с ними под роспись.

В равной степени это касается и тех, кто работает по совместительству, приехал в командировку или проходит в организации учебную практику.

Когда принимаются Правила и зачем их менять

Документ обычно формируется в самом начале деятельности компании. Подготавливает его руководство организации совместно с юридической службой и выпускает приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка. Однако в процессе развития предприятия могут наступать условия труда, которые не регламентированы Правилами, кроме того, некоторые важные изменения могут быть и в Законодательстве. Именно в таких случаях и необходимо редактировать действующий документ.

С коррективами, появившимися в Правилах, все сотрудники компании также должны быть ознакомлены в установленном порядке.

Обязательны ли Правила к исполнению

Работники организации, независимо от их должности и статуса, обязаны выполнять Правила внутреннего трудового распорядка.

Если кто-либо из сотрудников уклоняется от их соблюдения, проявляет халатное отношение к работе, грубо нарушает нормы труда и отдыха, руководство вправе наказать такого подчиненного, вплоть до его увольнения.

Формат приказа о внесении изменений

Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка разрешается писать в произвольном виде – унифицированной формы его не существует. Однако, если в компании есть готовый образец документа, при формировании распоряжения нужно воспользоваться именно им.

Как оформить приказ

При оформлении приказа также можно опираться на собственное представление о документе. Это значит то, что написан он от руки или напечатан на компьютере, фирменный бланк использован или обычный лист бумаги — никакого значения при определении законности документа не имеет.

Оформленное в электронном виде распоряжение нужно обязательно распечатать и подписать.

Кто должен поставить подписи под документом

Расписаться в готовом приказе должны несколько человек. В первую очередь это, конечно, директор предприятия (или работник, исполняющий его обязанности).

Кроме директора, отметиться должны все те, кого приказ касается напрямую, а также сотрудники, на которых возложен контроль за его исполнением.

Без этих автографов приказ при возникновении каких-то спорных или конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненными легко будет оспорить.

Как вести учет и регистрировать

Все распоряжения, исходящие от руководства фирмы, в обязательном порядке должны регистрироваться в журнале учета, за который обычно отвечает работник, близкий к директорату. Необходимо это для того, чтобы в случае срочной надобности, при помощи журнала можно было легко и быстро отыскать нужный документ.

В журнале учёта достаточно написать название распоряжения, дату его составления и номер.

Нормы и сроки по хранению

В отношении распорядительной документации действуют стандартные правила хранения, которые применимы ко всем деловым бумагам организации.

После издания и ознакомления всех заинтересованных сотрудников с приказом о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка, его следует подшить в отдельную папку с другими такими же актами. Здесь он должен лежать период, установленный законом РФ или учетной политикой предприятия.

После того, как его актуальность и период хранения истекут, документ можно передать в архив или утилизировать (также с соблюдением прописанного регламента).

Образец приказа о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Для того, чтобы верно сформировать приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка, внимательно прочтите приведенные здесь пояснения к документу и посмотрите пример – он поможет вам в деле написания собственного распоряжения.

Первым делом в бланк включите:

• название организации;
• наименование акта, присвоенный ему номер;
• место и дату составления;
• основание и обоснование приказа (основание – это ссылка на норму закона РФ, в соответствии с которой сделано распоряжение, обоснование – непосредственная причина для составления приказа).

Затем переходите собственно к указаниям. Ключевые значения, которые нужно здесь привести:

• номер и дату выпуска Правил внутреннего трудового распорядка, в которые с помощью настоящего приказа вносятся изменения;
• сами изменения (если они не слишком значительны, в противном случае, лучше оформить их отдельным приложением);
• дату, с которой отредактированные Правила вступают в законную силу;
• должность и ФИО работника, на которого возлагается контроль за исполнением этого распоряжения.

Если есть приложения к приказу, обязательно укажите их наличие. В заключение соберите все необходимые подписи.

Внесение изменений в ПВТР

Составьте приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка (Правила) в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. Но проверьте, возможно, в вашем учреждении действуют специальные требования к оформлению внутренних документов (например, нужно использовать специальный бланк, соблюдать требования к реквизитам). Тогда учтите эти требования при составлении приказа. Например, специальные правила при оформлении приказов нужно соблюдать в учреждениях уголовно-исполнительной системы.

Рекомендуем указать в приказе следующее:

1. информацию о причинах внесения изменений (например, в связи с изменением закона или в связи со структурными изменениями, которые повлияли на организацию работы отдельных работников, подразделений или всей организации в целом);
2. дату, с которой вводятся изменения;
3. дополнительные организационные мероприятия в связи с изменением Правил. Например, это может быть внесение изменений в трудовые договоры с работниками, проведение дополнительных мероприятий, если Правила — приложение к коллективному договору;
4. перечень изменений, если они незначительные (можно отразить сразу в приказе), с указанием на пункты (разделы) Правил, которые меняются.

Обратите внимание, что если предполагаются существенные изменения, то лучше составить новую редакцию Правил, которая будет включать как новые, так и неизменные положения Правил. Вы можете оформить такую редакцию как приложение к приказу либо назначить ответственное лицо для подготовки отдельного проекта Правил;

1. лиц, ответственных за ознакомление работников с изменениями.

Если у вас есть профсоюз, то, на наш взгляд, нужно учесть его мнение при изменении правил внутреннего трудового распорядка. Это позволит вам избежать претензий как со стороны профсоюза, так и со стороны проверяющих органов. Такой вывод сделан с учетом ч. 1 ст. 190 ТК РФ.

Специальной процедуры учета мнения профсоюза в этом случае нормативно не предусмотрено. Рекомендуем действовать в соответствии с ч. 1 — 4 ст. 372 ТК РФ, то есть так же, как и при первоначальном утверждении Правил: направьте проект изменений в Правила и письменное обоснование, почему такие изменения нужны, в выборный орган первичной профсоюзной организации. Обычно таким выборным органом является профсоюзный комитет. Уточнить эту информацию вы можете в самой первичной профсоюзной организации.

Возможно, в ходе согласования вам понадобится провести дополнительные консультации с этим органом, оформить протокол разногласий. После этого вы можете утвердить изменения в Правилах, например, издав отдельный приказ и (или) проставив гриф утверждения на новой редакции Правил.

Вы обязаны ознакомить с изменениями в правилах внутреннего трудового распорядка всех работников, на которых эти изменения распространяются. Сделать это нужно под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Предлагаем вам использовать лист ознакомления с Правилами, содержащий:

1. реквизиты документа, в котором отражены изменения в Правилах. Это могут быть реквизиты новой редакции Правил или приказа о внесении изменений в Правила, содержащего перечень этих изменений;
2. Ф.И.О. и должность работников, которых вы знакомите с изменениями. Можете также указать подразделение, в котором трудятся эти работники;
3. дату ознакомления и подписи работников, свидетельствующие об ознакомлении.

Если работник отказывается ознакомиться с измененными Правилами, рекомендуем зачитать ему при свидетелях положения изменений и составить акт о том, что он ознакомлен устно и отказался поставить подпись об ознакомлении.

Если работник не будет исполнять такие требования в дальнейшем, вы сможете доказать, что он знал о них, несмотря на то что подписи об ознакомлении нет. Кроме того, если отсутствие подписи об ознакомлении вызовет вопросы у проверяющих органов, такой документ позволит вам избежать ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, поскольку вы предприняли все действия, чтобы исполнить требования ч. 2 ст. 22 ТК РФ.

Обратите внимание, что если изменения в Правила затрагивают условия трудовых договоров с работниками, то вам, возможно, придется совершить дополнительные действия, о которых мы подробно говорим далее.

Если вы изменили правила внутреннего трудового распорядка и установили, что нужно поменять условия некоторых трудовых договоров с работниками, рекомендуем сделать следующее.

Предложите работникам подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями (ст. 72 ТК РФ).

Если работник не согласится, а вы считаете, что нужно все же изменить условия трудового договора, вам следует соблюсти процедуру по ст. 74 ТК РФ. В этом случае обязательно обоснуйте, что условия договора меняются в связи с изменением организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Например, в связи с использованием в производстве новой техники или технологии вы меняете условия о рабочем времени.

Подготовьте уведомления работникам. В них укажите, какие условия трудового договора меняются и по какой причине. Вручите уведомления не менее чем за два месяца до введения изменений (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Если в течение этого срока работник согласится работать в новых условиях, внесите изменения в его трудовой договор, а если откажется — предложите ему перевод на другие вакансии или работу в соответствии с ч. 3 ст. 74 ТК РФ. Если у вас подходящих вакансий (работы) нет или работник откажется от перевода, оформите увольнение работника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Если правила внутреннего трудового распорядка являются приложением к коллективному договору, то рекомендуем вам сделать следующее.

Проверьте, установлен ли в вашем коллективном договоре порядок внесения в него изменений и дополнений. Если установлен, то действуйте в соответствии с этим порядком и при изменении Правил, так как они — часть коллективного договора (ст. 44, ч. 2 ст. 190 ТК РФ).

Если же вы не предусмотрели такой порядок в коллективном договоре, то, прежде чем внести изменения, проведите коллективные переговоры по этому вопросу. А когда изменения будут приняты, направьте уточненный документ на уведомительную регистрацию в орган по труду в соответствии с ч. 1 ст. 50 ТК РФ. Такие выводы сделаны с учетом ст. 44, ч. 2 ст. 190 ТК РФ.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка

Приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка – это распорядительный документ, в соответствии с которым изменяется один из важнейших локальных нормативных актов компании. Процедура всегда должна пройти определённое документальное оформление.

Файлы для скачивания:

Правила внутреннего трудового распорядка

Правовая регламентация ПВТР содержится в ст. 8, ст. 189 Трудового кодекса РФ. Работодатель вправе регулировать трудовую деятельность на предприятии своими локальными нормативными актами. Правила трудового распорядка могут содержать следующие положения:

• подробное описание процедуры трудоустройства и увольнения;
• дополнительные виды поощрения, прямо не указанные в законе;
• предоставление дополнительных дней отдыха;
• время перерывов;
• и так далее.

Следует отметить, что в документе нельзя закреплять нормы, противоречащие действующему законодательству. В противном случае работодатель может быть привлечён к административной ответственности, грозящей штрафом. Работники имеют полное право не выполнять незаконные требования руководства и обратиться за защитой своих прав в суд.

Процедура внесения изменений

ПВТР принимаются, как правило, в самом начале деятельности компании. Со временем какие-то положения могут устаревать, а какие-то наоборот приобретать актуальность. Изменения также могут быть обусловлены требованиями Трудового кодекса и других нормативных актов, регулирующих правоотношения в сфере трудовой деятельности. Разработкой Правил обычно занимается юрисконсульт, начальник кадровой службы или директор фирмы лично. Именно это лицо и будет на практике вносить изменения в документ.

Под изменением может пониматься:

• признание определённого пункта или статьи утратившим силу;
• добавление новых положений в документ;
• изложение конкретной статьи в новой редакции.

Если изменения носят кардинальный характер, имеет смысл отменить действие старого распорядка и принять новый. Как правило, крупные изменения имеют место при реорганизации предприятия, смене учредителя.

Закон не ограничивает предприятия в частоте внесения изменений. Для их осуществления не требуется веских причин. Достаточно воли работодателя.

Значимость документа

ПВТР обязательны для соблюдения всеми сотрудниками компании. За нарушение установленных норм может последовать дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения. Следует отметить, что работодатель не вправе применять к подчинённым никакие меры дисциплинарных взысканий, кроме тех, что указаны ст. 192 ТК РФ. Ни о каких штрафах и лишениях времени отдыха речи идти не может.

Кто пишет и исполняет приказ

Все распорядительные документы издаются от имени руководителя организации, однако это не значит, что составлять их должен именно директор. На практике начальник в устной форме поручает эту задачу одному из подчинённых, обладающему опытом работы с официальными бумагами. Руководитель получает на подпись готовый вариант приказа.

Под исполнением в настоящем случае будет пониматься ознакомление всех сотрудников организации с изменениями ПВТР. Заняться этим может как лицо, разработавшее документ, так и любой работник компании.

Форма документа

На сегодняшний день не существует унифицированного общеобязательного бланка для составления приказа о внесении изменений в ПВТР. Распорядительный документ пишется в свободной форме. Необходимо учесть, что свободная форма также имеет определённые критерии:

• деловой стиль повествования;
• конкретная структуру документа;
• наличие реквизитов;
• наличие подписей всех упомянутых в документе лиц и руководителя.

Составить приказ можно на чистом листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке организации. Выбор лежит на плечах работника. Рекомендуется использовать именно готовую форму, так как на ней уже прописаны все необходимые реквизиты.

Исполнить текст распоряжения допускается одним из двух стандартных способов: в рукописном виде с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном при помощи компьютерных средств. Способ изложения ни коим образом не влияет на юридическую значимость официальной бумаги. Предпочтительнее будет исполнить приказ в печатном виде.

Распоряжение составляется в одном экземпляре и после использования подлежит хранению в архиве организации в течение установленного законом срока.

Объясняем, как правильно составить приказ

Начать следует с указания реквизитов. В шапке документа в качестве допустимого минимума обозначаем полное наименование организации со ссылкой на организационно-правовую форму (ОАО, ООО и так далее). Если используется фирменный бланк компании, этот шаг пропускается.

Ниже по документу посередине листа пишем слово «приказ», присваиваем ему номер для внутреннего документооборота на предприятии. Затем оставляем дату его составления и населённый пункт, в котором территориально располагается офис фирмы.

Далее указываем основание и обоснование. В качестве обоснования объясняем реальную причину внесения изменений в ПВТР. Под основанием понимается нормативно-правовая база. В данном случае имеет смысл сослаться на ст. 8, ст. 189 ТК РФ.

С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие моменты:

• приказываем внести соответствующие изменения в ПВТР (указывается номер и дата составления документа);
• обозначаем дату вступления вступление ПВТР в силу в новой редакции;
• распоряжаемся ознакомить всех сотрудников организации с новой редакцией ПВТР;
• возлагаем контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых. Обычно это лицо из руководящего состава или директор фирмы лично.

В качестве приложения к приказу обозначаем новую редакцию Правил.

Примерный образец

На этом процесс составления распоряжения подходит к концу. Знакомим всех упомянутых в нём работников с его содержанием под подпись (с расшифровкой). Затем в официальной бумаге расписывается сам директор. После простановки всех автографов документ официально обретает юридическую силу. Новая редакция ПВТР начнёт действовать с обозначенной в приказе даты.