Суточные в 2023 году: что нужно знать работодателю
Работодатель должен оплатить все расходы сотрудника, связанные с командировкой, а также выдать ему суточные.
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Официальные суточные
за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;
за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.
Если работник направлен в командировку в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 положения № 749).
Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате» .
Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции. Стоимость
260006490 руб. до 6 октября
Целесообразность такого возвращения определяет руководитель компании в каждом конкретном случае с учетом различных факторов – дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 положения № 749).
Размер суточных
Величина суточных может быть любой, но ее надо зафиксировать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено ТК или нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 положения № 749).
Для сотрудников федеральных госорганов и учреждений размер суточных установлен в сумме 100 рублей за каждый день нахождения в командировке, если иное не установлено Правительством.
Выплатить суточные в большем размере можно на основании приказа руководителя, если есть экономия бюджетных средств или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (пп. «б» п. 1, п. 3 постановления Правительства от 02.10.2002 № 729).
Для некоторых лиц, например, федеральных государственных гражданских служащих, размер суточных при нахождении в командировках на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей установлен указом Президента от 17.10.2022 № 752. Он составляет 8 480 рублей за каждый день командировки.
При нахождении в командировках на этих территориях в том же размере суточные полагаются и работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным госорганам, работникам других организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ, оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (пп. «а» п. 2 указа № 752, пп. «б» п. 1 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915).
Суточные при командировках по России
Как мы сказали выше, величина суточных, в том числе при командировках по России, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом компании.
Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 положения № 749).
Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то дни вычисляют по служебной записке, которую он должен представить по возвращении (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Если проездных документов нет, то срок пребывания работника в командировке могут подтвердить (п. 7 положения № 749, письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1):
документы о найме жилья на месте командировки;
служебная записка о сроке пребывания в месте командировки.
Суточные при заграничных командировках
При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства, помимо общих правил выплаты суточных, необходимо учитывать некоторые особенности.
За время нахождения в пути сотруднику, направленному в заграничную командировку, выплачиваются суточные:
при проезде по территории России – в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по РФ, если другое правило не установлено ТК, другими нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, пп. «а» п. 17 положения № 749);
при проезде по территории иностранного государства – в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок за пределы РФ, если иное не установлено ТК, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК, абз. 2 п. 11, пп. «б» п. 17 положения № 749).
Пример 1
Сотрудник командирован из Москвы в Прагу с 8 по 15 апреля. Поезд отправляется из Москвы 8 апреля в 07:44 и прибывает в Прагу 9 апреля в 09:47, при этом границу РФ пересекает 9 апреля.
Локальным нормативным актом компании предусмотрено, что размер суточных составляет 700 рублей – для командировок по России, 2 500 рублей – для командировок за границу.
За 8 апреля работнику выплачиваются суточные в размере 700 рублей, а начиная с 9 апреля – 2 500 рублей за каждый день пребывания работника на территории иностранного государства.
При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом.
При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (абз. 1 п. 18 положения № 749, п. 5 постановления Правительства от 26.12.2005 № 812).
Пример 2
Сотрудник командирован из Санкт-Петербурга в Мадрид. Самолет вылетает из Санкт-Петербурга 8 апреля в 19:45 и прибывает в Мадрид в этот же день в 21:40.
Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.
Если бы работник вылетел 8 апреля в 19:45 из Мадрида в Санкт-Петербург, суточные нужно было бы выплатить в рублях.
Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник (абз. 3 п. 18 положения № 749).
Пример 3
В локальном нормативном акте компании предусмотрено, что размер суточных составляет 2 000 рублей – при командировках в страны СНГ, 2 500 рублей – при командировках в страны Европейского союза.
Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля – в Минск из Берлина.
За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 рублей, а за 9 апреля – в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 рублей.
Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 положения № 749).
При поездке работника в страны СНГ, при проезде в которые отметка в паспорте не ставится, день пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 положения № 749).
Расчет суточных
Разберем расчет суточных на конкретном примере.
Сотрудник выезжает в командировку 10 марта поездом в 23:15, а возвращается 13 марта в 06:40.
В компании норма суточных при командировках по России составляет 800 рублей в день.
Суточные надо выплатить за 4 дня – с 10.03.2023 по 13.03.2023.
Их размер составит 800 руб. x 4 дн. = 3 200 рублей.
Вся сумма суточных учитывается в налоговых расходах и не облагается взносами на травматизм.
НДФЛ и взносы на ВНиМ, ОПС и ОМС надо начислить на суточные сверх нормы. Они составят (800 руб/дн. – 700 руб/дн.) x 4 дн. = 400 рублей.
Учет суточных
Командировочные расходы, в том числе суточные, относятся к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н).
Указанные расходы признаются на дату выполнения условий, предусмотренных п. 16 ПБУ 10/99, то есть в периоде утверждения авансового отчета работника руководителем компании (п. 18 ПБУ 10/99).
До момента утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику на оплату суточных, учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).
Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных, признаются расходами по обычным видам деятельности в периоде начисления (пп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).
Налогообложение суточных
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах следующих норм (п. 1 ст. 217 НК):
700 рублей – за каждый день нахождения в командировке на территории России;
2 500 рублей – за каждый день нахождения в командировке за границей;
в размерах, установленных актом Президента и (или) Правительства, за каждый день нахождения в командировке на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.
Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК).
Для этого нужно рассчитать:
сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;
сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (пп. 1, 3, 3.1 ст. 224 НК). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты (п. 4 ст. 226 НК).
Страховые взносы
Сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами:
в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
2 500 рублей – за каждый день нахождения в заграничной командировке;
в размерах, установленных актом Президента и (или) Правительства, – если суточные выплачиваются командированным на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Это положение касается правоотношений, возникших с 1 января 2022 года (ч. 7, 11 ст. 14 закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ);
На страхование от несчастных случаев – в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК, письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Освобождение не распространяется на выплаты в иностранной валюте вместо суточных (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ):
членам экипажей судов заграничного плавания российскими судоходными компаниями;
личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы.
Такие выплаты исключены из перечня выплат, не облагаемых страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).
Налог на прибыль
Нет ограничений размера суточных для исчисления налога на прибыль в НК.
Суточные учитываются в составе командировочных расходов в том объеме, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом компании, например, положением о командировках (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК, ч. 4 ст. 168 ТК).
Если командировка в Белоруссию: что нужно знать бухгалтеру
Размер суточных в Беларусь определяют в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, а также внутренним документом работодателя.
Причем суточные выплачивают за все дни пребывания в служебной поездке. В том числе за праздничные и выходные дни, а также дни в пути.
А вот за выходные дни в командировке работник не получает средний заработок, т. к. его выплачивают исключительно за рабочие дни по графику. Однако если сотрудник был специально командирован в Белоруссию для работы в выходные, он получит и суточные, и средний заработок за эти дни.
Размер суточных
Порядок и суммы компенсации сотрудникам затрат, понесенных ими в служебных поездках в Белоруссию, определяют коллективный или трудовой договор, а также локальный нормативный акт. Это прописано в ч. 4 ст. 168 ТК РФ.
Пример такого локального акта – положение о командировках, в котором должен быть прописан порядок, размеры и сроки возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень возможных расходов.
Как в компании утвердить данное положение, рассказано в нашей статье «Каким должно быть Положение о командировках».
При командировке в Беларусь дату пересечения российской госграницы включают в дни, за которые суточные выплачивают как за границей, а при следовании на территорию России дату пересечения российской границы включают в дни, за которые суточные выплачивают как по России.
О размере и порядке начисления суточных вы можете прочитать в нашей публикации «Какие суточные при командировке за границу в 2020 году».
Как определить даты пересечения границы
Даты пересечения границы России при следовании с территории РФ и на территорию РФ обычно определяют по отметкам пограничных постов в загранпаспорте.
Однако стоит помнить, что при направлении работника в служебную поездку на территории государств-участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, не делают отметки о пересечении государственной границы. В этом случае дату пересечения границы РФ определяют по проездным документам (билетам).
При пересечении белорусской границы отметку в паспорте не проставляют (ст. 1 Соглашения между правительствами Беларуси, Казахстана, Киргизии, России и Таджикистана от 30.11.2000 “О взаимных безвизовых поездках граждан”).
Бухгалтеру для правильного расчета суточных необходимо учитывать дату и время пересечения границы с респ. Беларусь, руководствуясь временем отбытия, прибытия и расписанием движения поезда.
Работнику, выехавшему в командировку на территорию Белоруссии и возвратившемуся в РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачивают в размере 50% от нормы расходов на выплату суточных при зарубежных командировках.
Пример расчета суточных при командировке в Беларусь
Допустим, что размер суточных, согласно внутреннему положению о командировках компании, составляет:
- для командировок в пределах РФ – 700,00 рублей;
- для загранкомандировок – 3000,00 рублей.
Работника направляют в командировку в Беларусь из Москвы. Поезд отправился из Москвы 01.02.2020 в 20.31 (до 24.00 он не успел пересечь границу РФ), прибыл в Беларусь (г. Могилев) 02.02.2020. Обратно командированный выезжает из Могилева 02.02.2020. Дата прибытия работника из командировки в Москву – 03.02.2020 утром в 8-00 (пересекает границу РФ 03.02.2020).
Так как работник выехал в командировку 01.02.2020, а вернулся утром 03.02.2020, продолжительность командировки составляет три дня.
По данным примера суточные за 01.02.2020 и за 03.02.2020 выплачивают в размере 700,00 рублей, а за 02.02.2020 – в размере 3000,00 рублей. Следовательно, работнику необходимо выплатить суточные в размере 4000,00 рублей (700,00 × 2 + 3000,00).
Итоги
Командировка в республику Беларусь является заграничной командировкой.
Есть особенности определения местонахождения работника при следовании в командировку в страну СНГ поездом. От правильности определения зависит то, верно ли выданы суточные.