Энциклопедия решений. Приобретение бланков трудовой книжки (октябрь 2023)
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить, а в случае отсутствия в трудовой книжке такого лица места под записи или в случае, если место для записей закончится в процессе трудовой деятельности работника у данного работодателя, потребуется оформить вкладыш в трудовую книжку.
Для этих целей работодателю потребуются бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. В силу п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Таким образом, обязанность по обеспечению наличия бланков для целей оформления трудовых книжек и вкладышей в них возложена именно на работодателя. При этом в силу п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Стало быть, отказать работнику в оформлении трудовой книжки или вкладыша по причине отсутствия соответствующих бланков, задерживать такое оформление или требовать от работника самому предоставить бланки для оформления трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель не вправе, так как это существенно нарушает права работника (решения Красноперекопского райсуда г. Ярославля Ярославской области от 29.07.2019 по делу N 2-976/2019; Кировского райсуда г. Екатеринбурга Свердловской области от 24.01.2017 по делу N 2-214/2017).
Вполне возможно, что работник, приобретающий самостоятельно бланк трудовой книжки или вкладыш в трудовую книжку, может и не знать о том, что данные бланки не соответствуют требованиям законодательства и в последующем, как правило при назначении пенсии, сталкивается с определенными проблемами, связанными с подтверждением трудового стажа, о чем свидетельствует многочисленная судебная практика (см., например, определение Верховного Суда Республики Дагестан от 03.04.2019 по делу N 33-1854/2019, решения Ковдорского райсуда Мурманской области от 23.05.2019 по делу N 2-107/2019, Полярнозоринского райсуда Мурманской области от 29.10.2015 по делу N 2-465/2015).
Что следует понимать под «необходимым количеством» бланков, нормативно не установлено. Очевидно, работодатель должен самостоятельно оценить свои вероятные потребности в бланках трудовых книжек и вкладышей исходя из количества рабочих мест и уровня текучести персонала. Однако можно заключить, что полное отсутствие у работодателя бланков трудовой книжки и вкладышей в нее может быть расценено в качестве административного правонарушения (решения Воронежского облсуда от 08.02.2018 по делу N 21-50/2018 и от 29.08.2017 по делу N 21-497/2017, Сосногорского горсуда Республики Коми от 12.04.2016 по делу N 5П-34/2016, Кировского райсуда г. Саратова Саратовской области от 16.08.2016 по делу N 12-973/2016, Саратовского облсуда от 09.09.2016 по делу N 21-596/2016, Центрального райсуда г. Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 23.09.2016 по делу N 12-306/2016, Сердобского горсуда Пензенской области от 11.05.2016 по делу N 12-26/2016).
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Такое требование установлено п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Исключение составляют случаи, предусмотренные пунктами 34 и 48 Правил: при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций; в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее; а также в случае их порчи не по вине работника. В этих случаях стоимость трудовой книжки и (или) вкладыша оплачивается работодателем.
Следует учесть, что плата при выдаче трудовой книжки и вкладыша должна взиматься только путем внесения работником денег в кассу организации или перечислением денег на ее банковский счет. Удерживать стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша в нее из заработной платы работника неправомерно (ст. 137 ТК РФ). Это связано с тем, что удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТK РФ и иными федеральными законами (ст. 137 ТК РФ). Однако ни Трудовым кодексом РФ, ни иными федеральными законами удержание стоимости бланка трудовой книжки или вкладыша в нее из заработной платы работника не предусмотрено (см. например, решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 25.07.2017 по делу N 2-2563/2017).
Тем не менее в судебной практике встречаются решения, когда возмещение стоимости бланка трудовой книжки производится по заявлению работника, которое работник не оспаривает (например, решение Ленинского райсуда г. Краснодара Краснодарского края от 16.05.2018 по делу N 2-6393/2018). Правомерность удержания по заявлению работника возможно косвенно обосновать письмом Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1, рассматривая данное не как удержание, а как волеизъявление работника распоряжаться заработной платой по своему усмотрению. Однако в другом письме Роструда от 18.07.2012 N ПГ/5089-6-1 указано, что никакие другие дополнительные вычеты из заработной платы по решению работодателя, помимо предусмотренных ст. 137 ТК РФ, не допускаются, за исключением случаев, когда другими федеральными законами на работодателя возлагается обязанность производить удержания из заработной платы работников.
Таким образом, говорить о сформировавшейся официальной позиции по данному вопросу не приходится. По нашему мнению, заявление работника само по себе не позволяет производить удержание части его заработной платы. Вся сумма заработной платы должна быть получена работником, а уже в дальнейшем он может распорядиться ей угодным ему способом.
Однако если работники отказываются платить за бланки трудовых книжек, которые были выданы им работодателем, то взыскание денежных средств в таком случае возможно путем обращения в суд (см. ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
В свою очередь напомним, что в определении ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416 указано, что выдача трудовой книжки за плату, предусмотренная п. 47 Правил, является правом работодателя, а не его обязанностью.
В силу ст. 8 ТК РФ работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в том числе улучшающие положение работников. То есть работодатель может приобретать трудовые книжки и вкладыши к ним за свой счет и не взыскивать потом их стоимость с работников. Но данное решение надлежит прописать в локальном акте организации (см. ответы с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
Где купить бланки трудовых книжек?
Бланки трудовых книжек и вкладыши в трудовую книжку являются защищенной полиграфической продукцией. Образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения ими работодателей утверждены приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках». Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее — Порядок) утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н в соответствии с частью второй ст. 66 ТК РФ и п. 3 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
В соответствии с положениями Порядка изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Минфина России (в настоящее время — АО «Гознак»). Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями отвечающими требованиям, установленным изготовителем (далее — распространители). Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.
Из приведенных норм следует, что работодатель вправе приобретать бланки трудовых книжек только у конкретных организаций и индивидуальных предпринимателей (см. решение Центрального райсуда г. Твери Тверской области от 11.07.2019 по делу N 2а-1739/2019). Конкретный перечень официальных распространителей трудовых книжек приведен в разделе «Часто задаваемые вопросы» на официальном сайте АО «Гознак» http://goznak.ru/about/faq/ .
Приобретение трудовых книжек у иных поставщиков не допускается (см. консультации с портала «Онлайнинспекция.РФ»). Работодатель также не вправе принимать бланк трудовой книжки от трудоустраивающихся граждан (письмо Роструда от 08.12.2009 N 2742-6-1; решение Березовского райсуда Красноярского края от 03.12.2013). Следует отметить, что у работодателя также отсутствует и обязанность возмещать работнику стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша в нее, приобретенного и предоставленного работодателю самим работником (определение Верховного Суда Республики Дагестан от 11.12.2015 по делу N 33-4717/2015).
Как указано в определении Верховного Суда РФ от 06.09.2007 N КАС07-416, способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша, отличный от установленного Порядком, может рассматриваться в качестве административного правонарушения в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ.
Кто должен покупать трудовую книжку: работник или работодатель? Как обстоит ситуация с вкладышем?
Человек устраивается на работу впервые, трудовой нет, специалист отдела кадров говорит, что будущему сотруднику нужно сходить в канцелярский магазин и приобрести трудовую книжку. Вопрос: должен ли работник покупать сам трудовую книжку или же это обязанность работодателя? И как этот вопрос решается в отношении вкладыша? Спасибо.
—Здравствуйте, работнику всё верно рассказали. Придётся приобретать трудовую книжку за собственный счёт. Удачи Вам и всего хорошего.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем
ст. 65 ТК РФ
Существуют Правила устанавливающие порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»
Читайте также:
Обязан ли работник за свои средства приобретать вкладыш в трудовую книжку или это обязанность отдела кадров? Спасибо.
Магазин канцелярских товаров продал бракованную медкнижку: СЭС рекомендует вернуть и покупать у них
Приобрел медкнижку в магазине канцелярских товаров. Отправился в СЭС чтобы поставили печать и подпись. В СЭС в приказном порядке порекомендовали вернуть книжку в магазин, в котором я её покупал и купить такую же у них, дескать та книжка, которую я купил — бракованная (вся разница заключается в том, что на книжку, которую продаёт СЭС наклеивается круглая не то голограмма, не то стикер, а на той книжке, которую я купил — её нет. А СЭС отдельно этот стикер продавать не хочет)
Насколько законны требования работника СЭС?
Кадровичка просит меня купить трудовую книжку т.к. я устроился впервые.
Покупка трудовой книжки в магазине: как это повлияет на будущую жизнь дочери?
Дочь впервые устраивается на работу и ей сказали купить трудовую книжку в любом магазине.
Для меня, трудящегося из СССР это непривычно, тем более недавно в пенсионном фонде при назначении мне пенсии по северному стажу мою книжку с лупой исследовали, цепляясь к каждой запятой!
Сверяли номер книжки. дату изготовления.
А теперь — в магазине?
Не испортит ли приобретение трудовой книжки в магазинах в дальнейшем жизнь моей дочери?
Я нахожусь в глухой деревне на Рязанщине, где связь по тлф работает крайне плохо и поэтому прошу ответить письменно по адресу SergeMt@yandex.ru
Сергей Валентинович Матвеев.
Необходимость предоставления копий трудовой книжки и паспорта на собеседовании: нарушение гражданских прав или необходимая мера?
У меня такая ситуация, на собеседование попросили взять с собой трудовую книжку и паспорт, с этих документов были сделаны копии, какие страницы я не знаю. Сотрудник кадров сказала, что это нарушение гражданских прав, но кампании необходимо.
Учет трудовых книжек: большие споры вокруг мелких расходов
Наш опрос выявил множество способов отражения в учете операций с трудовыми книжками. Какой из них самый правильный? Выводы вас удивят.
При поступлении на работу необходимо предъявить работодателю трудовую книжку. Если трудовая книжка у работника отсутствует, то работодатель ее оформит (ст. 65 ТК РФ). А вот где приобрести бланк трудовой книжки и кто именно должен этим заниматься – работодатель или работник? Как отразить движение бланков трудовых книжек в бухгалтерском и в налоговом учете? Давайте разберемся.
Покупка бланков
Статья 66 Трудового кодекса гласит: порядок ведения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на то Правительством РФ. Такая формулировка сразу позволяет сделать принципиальный вывод: бланки трудовых книжек предназначены исключительно для работодателя, поступать в розничную продажу они не должны. Следовательно, физическое лицо приобрело бланк для личного использования незаконным путем. И если лицо, поступающее на работу, предоставит для оформления имеющийся у него бланк трудовой книжки, кадровый работник использовать этот бланк не вправе.
На основании пункта 3 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» Минфин России приказом от 22.12.2003 № 117н утвердил «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку» (далее – Порядок). Из Порядка следует, что изготовление бланков осуществляет Объединение «ГОЗНАК» Минфина России. Распространителями бланков могут выступать юридические лица или индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем. Такие требования содержатся в «Положении о статусе Распространителя бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку», утвержденном Дирекцией Объединения «ГОЗНАК» от 08.02.2005 № 14/3‑3/. Приобрести бланки на платной основе работодатель вправе либо в ГОЗНАКЕ, либо у официальных распространителей, причем на основании договора.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).
Лицо (распространитель), у которого приобретен бланк трудовой книжки, указывается в графе 5 Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Иной способ приобретения бланков трудовой книжки, в том числе непосредственно у работника, может считаться административным правонарушением в сфере трудовых отношений. Ответственность за него предусмотрена статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (апелляционное определение Брянского областного суда от 07.05.2013 по делу № 33‑1206/ 2013, определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007 № КАС07‑416).
Как приходовать бланки
Работодатель приобрел бланки в собственность. Между тем оформленный бланк, то есть трудовая книжка с внесенными в нее записями о работнике, собственностью работодателя уже не является. Трудовая книжка лишь хранится у работодателя, а при прекращении трудового договора она работнику выдается (ст. 84.1 ТК РФ).
На какой счет приходовать бланк?
Пункт 47 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденный постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указывает, что при выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Обратите внимание: плата взимается не при оформлении трудовой книжки, как убеждено большинство бухгалтеров, а именно при выдаче ее на руки, которая производится при прекращении трудового договора. Дата выдачи трудовой книжки при увольнении отражается в графе 12 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. До тех пор, пока книжка работнику не выдана, взимание платы за бланк заведомо неправомерно.
А теперь обратимся к пункту 42 Правил, которые определяют порядок взимания платы за бланк. В нем установлено: по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Но это предписание подлежит исполнению лишь во взаимосвязи с предписанием пункта 47 Правил. По факту оформления трудовой книжки деньги за бланк взиманию не подлежат. Это неудивительно: ведь трудовой книжкой работник в период действия трудового договора фактически не пользуется. Ею «пользуется» работодатель.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки (п. 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Между тем работодатель, не будучи официальным распространителем бланков, продавать их не вправе. Поэтому об их оприходовании на счет 41 «Товары» не может быть и речи. Принять бланки к учету на счет 10 «Материалы» не возбраняется. Ведь в дальнейшем они используются для управленческих нужд организации. Тогда учетные записи принимают вид:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
— оприходованы бланки трудовой книжки (без учета НДС);
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 10
— списана стоимость бланка при оформлении трудовой книжки работнику (исходя из предположения, что он в дальнейшем возместит стоимость бланка).
Осмыслим характер актива, возникающего при этом на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Как сказано выше, он подлежит погашению не ранее даты увольнения. Подобную «дебиторку» ПБУ 8/2010 (п. 13) классифицирует как условный актив: он возникает у организации вследствие прошлых событий ее хозяйственной жизни, когда существование у организации актива на отчетную дату зависит от наступления (ненаступления) одного или нескольких будущих неопределенных событий, не контролируемых организацией. А наступление такого события, как увольнение, от организации действительно не зависит. Между тем на основании пункта 14 ПБУ 8/2010 условные активы в бухгалтерском учете не признаются. Информация о них раскрывается в бухгалтерской отчетности. Но в отношении бланков такой необходимости не возникает – ввиду несущественности стоимости их запасов. Это значит, что списание бланков порождает не актив, а расход.
Теперь нам не покажется удивительным, что Минфин России в письме от 29.01.2008 № 07‑05‑06/18 предлагает затраты по приобретению бланков трудовой книжки сразу относить на прочие расходы. Чиновники рекомендуют учитывать данные о движении бланков на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Бухгалтерские записи будут выглядеть так:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76
— отражены затраты на приобретение бланков у распространителей (без учета НДС);
ДЕБЕТ 006
— бланки приняты на забалансовый учет;
КРЕДИТ 006
— бланки использованы для оформления трудовых книжек работникам.
НДС, предъявленный распространителем, работодатель принимает к вычету в общеустановленном порядке.
Возмещение расходов на бланк
Выдача трудовой книжки не поставлена законодателем в зависимость от внесения за нее платы. Это подтвердил Верховный суд РФ в определении от 06.09.2007 № КАС07‑416. То есть работодатель не может диктовать условие: «трудовую книжку работнику не выдавать до тех пор, пока он не внесет деньги за бланк».
При увольнении работника расчет с ним производится по правилам статьи 140 Трудового кодекса. Применение этой статьи разъяснил Конституционный суд РФ в определении от 21.02.2008 № 74‑О‑О. А именно: если работник не согласен с правильностью начисленной ему суммы, работодатель обязан выплатить причитающуюся работнику сумму в неоспариваемой части, не откладывая осуществление расчета с увольняемым работником до окончания рассмотрения возникшего между ними трудового спора. При этом работодатель не вправе произвести удержание стоимости бланка из заработной платы (вознаграждения за труд) работника, поскольку перечень оснований для удержания носит закрытый характер (ст. 137 ТК РФ). Но в составе выплат при увольнении могут оказаться различные компенсации – чаще всего за неиспользованный отпуск (ст. 165 ТК РФ). Формальных противопоказаний для удержаний стоимости бланка из компенсаций не имеется. Однако в результате два работника, один из которых использовал отпуск до увольнения, а другой получил за него компенсацию, окажутся в неравных условиях, поскольку удержание возможно лишь у второго. Такой результат является дискриминацией в сфере труда и нарушает требования статьи 3 Трудового кодекса: никто не должен получать какие‑либо преимущества в зависимости от обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. Коллизия подзаконного акта и закона налицо.
Бланки трудовой книжки – объекты гражданского права, ограниченные в обороте (п. 1, п. 2 ст. 129 ГК РФ).
Между тем условие о платности бланка для работника (п. 47 Правил) содержится в постановлении Правительства РФ, а не в нормативном акте федерального органа исполнительной власти, как того требует статья 66 Трудового кодекса. Однако статья 423 Трудового кодекса разъясняет: впредь до приведения нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с настоящим кодексом они применяются постольку, поскольку ему не противоречат. Противоречие мы выявили. Поэтому, по мнению автора, удержания за бланк неправомерны в принципе. Приобретение бланков работодателем – это его невозмещаемый расход, обусловленный требованиями трудового законодательства, наряду с расходами по охране труда. По этой причине изначально приходовать бланки на счет 10 не следует.
Читатель может возразить: вышеупомянутым определением Верховного Суда РФ № КАС07‑416 пункт 47 Правил признан действующим. Однако это судебное решение принято в периоде, когда статья 66 Трудового кодекса действовала в иной редакции – соответствующими полномочиями наделялось именно Правительство РФ, а не федеральный орган исполнительной власти. Кроме того, суд анализировал пункт 47 на предмет коллизии с иными нормами. А право работодателя получать возмещение расходов в порядке волеизъявления работника не равнозначно праву его требовать.
Ни собственности, ни дохода
Если трудовая книжка выдана работнику без внесения платы за бланк, то принято считать, что работник получил имущество безвозмездно и в этой связи у него возник налогооблагаемый доход (письмо Минфина России от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367). Однако с таким мнением нельзя согласиться.
Тот факт, что бланк являлся собственностью работодателя, не оспаривается. А вот трудовая книжка, оформленная на работника, вещью не является. Этот объект самостоятельно в гражданском обороте не участвует – так же, как паспорт гражданина РФ или диплом об образовании. Личные документы не обладают гражданской оборотоспособностью (ст. 129 ГК РФ). Бланк как таковой в собственность работнику не передавался. Поэтому о переходе права собственности говорить не приходится. В связи с оформлением трудовой книжки работодатель собственность утрачивает, а работник ее не приобретает (п. 2 ст. 209 ГК РФ).
Экономической выгоды от получения трудовой книжки физическое лицо тоже не получает, поскольку не имеет легальной возможности приобрести бланк трудовой книжки, минуя работодателя. То есть статью 41 Налогового кодекса к работнику применить нельзя, оценка его выгоды (дохода) в размере стоимости бланка неправомерна. А значит, не возникает объекта налогообложения НДФЛ.
Услуг в гражданско-правовом понимании по выдаче трудовой книжки работодатель сотруднику тоже не оказывает, поскольку нормы хозяйственного права на трудовые отношения не распространяются (п. 3 ст. 2 ГК РФ). Выполнение работодателем требований трудового законодательства в отношениях с работниками не является ни возмездным, ни безвозмездным, ведь возмездность – категория гражданского законодательства (п. 5 ст. 38, п. 1 ст. 39 НК РФ; ст. 423 ГК РФ).
В итоге ни оформление, ни выдача трудовой книжки работнику не являются реализацией (постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006). В этой связи объекта налогообложения по НДС не возникает. Поэтому с позицией, представленной в письме Минфина России от 06.08.2009 № 03‑07‑11/199, автор согласиться не может.
Наши рассуждения можно подкрепить, проводя параллель с получением образования за счет бюджета. Хотя для гражданина оно является бесплатным, до сих пор никто стоимость образования или выданного бланка диплома обложить НДФЛ не догадался. Почему? Да потому, что правоотношения сторон регламентируются не гражданским законодательством, а Бюджетным кодексом.
В итоге никаких дополнительных записей, связанных с начислением в бюджет НДФЛ или НДС, в приведенном примере не требуется.
Расход по налогу на прибыль
В то же время расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Ведь данные расходы являются экономически оправданными и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Заключение
Мы вас не убедили? Тогда вчитайтесь в разъяснения Минфина России, представленные в письме от 10.06.2009 № 03‑01‑15/6‑305. Воспроизведем из него актуальные для нас выдержки.
«Трудовые книжки или вкладыши в них приобретаются работодателем не с целью дальнейшей реализации. Приобретение и ведение трудовых книжек или вкладышей является обязанностью работодателя, установленной статьями 65, 66 Трудового кодекса. Таким образом, использование бланка для оформления трудовой книжки или вкладыша в нее работнику не является реализацией работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее, так как в момент его заполнения такой бланк трудовой книжки или вкладыша не может рассматриваться как товар. Не является оформление трудовой книжки или вкладыша в нее и оказанием работнику услуг, поскольку оно производится организацией в рамках исполнения ее обязанностей как работодателя, предусмотренных трудовым законодательством».
Почему эта справедливая позиция не привлекла должного внимания специалистов – неизвестно.
Елена Диркова, для журнала «Практическая Б»ухгалтерия»
Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями — максимум полезной и нужной информации на одном портале.
Получите доступ >>
Как получить трудовую книжку
Трудовая книжка – один важнейших документов для каждого человека. В ней хранится информация об образовании, квалификации, стаже, занимаемых должностях, причинах увольнения и так далее. Она может являться свидетельством карьерного роста и стать важным аргументом при желании устроиться на более престижную должность и она же является источником для правильного расчета пенсии. Именно поэтому к трудовой книжке стоит относиться с особым вниманием и тщательностью.
Как получить трудовую книжку впервые
Как правило, трудовая книжка оформляется в самом начале трудового пути – при первом же трудоустройстве. Для ее получения существует несколько путей:
- выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
- будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение.
Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций.
Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Как получить трудовую книжку при её потере
Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки. Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:
- либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
- либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.
При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа. При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение. Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.
Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать.
Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать. В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано.
Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя. Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки.
Получаем трудовую книжку при увольнении
По закону работодатель обязан выдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний день работы. Для того, чтобы получить трудовую, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем журнале учета движения трудовых книжек. Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника и она также заверяется его автографом.
Если уволившийся сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую лично, он может отправить за ней своего представителя. Правда, предварительно его следует снабдить доверенностью, заверенной у нотариуса.
Еще один вариант — попросить работодателя отправить ему трудовую книжку заказным письмом с описью и уведомлением о вручении через почту России по фактическому месту проживания.
Как получить трудовую книжку без увольнения
По закону, трудовые книжки в период работы сотрудника на предприятии хранятся в сейфе работодателя, который несет за их наличие, содержание и сохранность полную ответственность. Для временной выдачи трудовой книжки на руки работника у кадровых специалистов нет никаких законных оснований. Поэтому, если работнику по каким-либо причинам все же нужна трудовая, то он может обратиться с письменным заявлением только на выдачу ее заверенной копии.
В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой. Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка.
Работник не возвращает взятую трудовую
Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.
Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него. Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен. Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом,
подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.
Как получить еще одну трудовую книжку
Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.
Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.
Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.
Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.
Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.
Работодатель отказывается выдавать трудовую: как решить проблему
Довольно часто случается так, что работодатель и сотрудник расстаются злейшими врагами. В отместку бывший работодатель может наотрез отказаться выдавать неугодному работнику его трудовую книжку.
Если все возможности договориться с ним путем устных переговоров исчерпаны, то остается одна дорога: идти в суд.
Но предварительно следует запастись копией письменного заявления, оригинал которого должен быть передан работодателю. В нем следует в произвольной форме попросить бывшего работодателя выдать трудовую книжку и поставить дату. Если через три дня трудовая не будет выдана, то с этим заявлением можно смело отправляться в судебную инстанцию.
В качестве компенсации в исковом заявлении можно требовать сумму в размере средней заработанной платы за период вынужденного прогула по причине отсутствия трудовой книжки. Как показывает практика, в таких случаях суды идут навстречу сотрудникам и присуждают им материальное возмещение.
Работник отказывается забирать трудовую: что делать в этом случае
Бывает так, что сотрудник, которого уволили, не согласен с решением руководства. В качестве протеста он наотрез отказывается забирать трудовую книжку. Или же, к примеру, человек уволился, но забрать трудовую не счел нужным. Что делать руководству предприятия и кадровому специалисту в этом случае? Для таких ситуаций разработан определенный алгоритм действий:
- Необходимо отправить по месту прописки бывшего сотрудника уведомления с просьбой забрать трудовую;
- Если первый пункт не сработал, можно отправить трудовую книжку по тому же адресу ценным письмом с уведомлением о вручении. Правда, если работник не давал заранее письменного соглашения на такую пересылку, в случае конфликтных или спорных ситуаций он может использовать данный факт против работодателя;
- Можно передать трудовую книжку бывшему работнику через его представителя. Однако, последний должен предъявить нотариально заверенную доверенность на получение этого документа.
Если же работник ни при каких обстоятельствах не желает забирать трудовую, данный факт следует зафиксировать в соответствующем акте письменно и в присутствии свидетелей. В дальнейшем это послужит доказательством того, что работодатель со своей стороны сделал все, что мог для передачи трудовой книжки на руки бывшего сотрудника.