Бухгалтер на аутсорсе что это

Бухгалтерский аутсорсинг: выгода и проблемы

Бухгалтерский аутсорсинг с разной степенью успеха применяется коммерсантами, независимо от формы бизнеса. Давайте поговорим о его грамотном использовании и подводных камнях, к которым нужно подготовиться перед началом. С кем заключить договор и что не забыть в нем прописать? Ответы читайте ниже.

В этой статье вы прочитаете:

• Что такое бухгалтерский аутсорсинг
• Виды бухгалтерского аутсорсинга
• Какие вопросы задавать аутсорсинговой компании
• Что необходимо обязательно прописать в договоре на оказание услуги

Бухгалтерский аутсорсинг — одна из лучших бухгалтерских услуг для компаний малого и среднего бизнеса. Однако не все предприятия сегодня психологически готовы использовать услуги бухгалтерского аутсорсинга. Попробуем разобраться, в чем проблема и как ее преодолеть.

Суть и понятие бухгалтерского аутсорсинга

В российском законодательстве в принципе нет такого понятия как бухгалтерский аутсорсинг. Сам термин заимствовали из английского языка (от «outsourcing»), что в буквальном переводе означает «использование чужих ресурсов».

Под аутсорсингом отдела бухгалтерии стоит понимать ведение бухгалтерского учета и сопровождение всех операций, связанных с отчетностью за пределами компании аутсорсером, то есть компанией, которая берет на себя все обязательства по ведению бухгалтерского учета. Такой вид деятельности имеет определённые отличие от бухгалтерского сопровождения, которое оказывает внешний исполнитель и главное отличие в юридической организационной самостоятельности. Аутсорсер берёт на себя все финансовые функции, выполняет их ежедневно, также он может брать на себя функции процесса управления подконтрольных предприятию нижестоящих инстанций.

Если бухгалтерские услуги имеют часто эпизодический характер, то бухгалтерский аутсорсинг связан с разработкой стратегического плана для работы на перспективу. Как правило, это связано с глобальной перестройкой всех процессов бизнеса, которые есть, будут в компании. Эксперты и аналитики во многом не согласны с тем, насколько серьезной будет такая перестройка процессов бизнеса внутри компании и за ее пределами. Но многие согласны с тем, что правильная настройка взаимодействия всех бизнес-процессов, документооборота на предприятии являются важной составляющей, которая проводится с помощью аутсорсинга. Это не сервисная услуга, у компании может быть несколько поставщиков, а аутсорсер у нее всегда будет только один.

Такой способ решения проблем, связанных с бухгалтерским сопровождением предприятия, как привлечение внештатного бухгалтера не относится к бухгалтерскому аутсорсингу. В роли поставщика услуг выступает физическое лицо, не имеющее хорошо сложенного механизма работы и инфраструктуры, необходимой для квалифицированного поддержание взаимодействия со всеми бизнес-процессами, которые происходят на предприятии. В любом случае услуги компании, занимающейся аутсорсингом профессионально, будут более эффективными и имеют большие преимущества.

Основные плюсы и минусы аутсорсинга в бухгалтерской деятельности

Плюсы бухгалтерского аутсорсинга:

• Прозрачная деятельность повышает инвестиционную привлекательность компании;
• Все подразделения превращаются в слаженный механизм, который работает по определенной схеме;
• Руководству нет необходимости уделять много времени трудоемким процессам, вести постоянный учет;
• При расчете зарплаты сотрудникам обеспечивается высокий уровень конфиденциальности;
• При оформлении сделок есть возможность постоянно получать квалифицированную консультацию специалиста;
• Квалифицированная юридическая поддержка, сопровождение при налоговых спорах;
• Не нужно постоянно менять бухгалтера, так как бухгалтерское сопровождение осуществляет группа специалистов;
• При получении методической, технической поддержки со стороны аутсорсеров руководство компании может самостоятельно перейти на новый учет деятельности компании.

Среди основных минусов можно выделить следующие:

• Существует риск разглашения информации из главной бухгалтерской отчетности и документации, поэтому, работая с аутсорсинговой компанией, необходимо обязательно заключать договор о конфиденциальности или предусмотреть это в одном из пункте двустороннего соглашения, во время его подписания;
• Возможно снижение оперативности бухгалтерского учета, особенно если компания крупная.
• Претензии налоговых проверок к первичным документам. Как бы ни была отлажена работа аутсорсинговой компании за информацию по первичным документам ответственность несет заказчик;
• Не учитываются индивидуальные особенности специфики отрасли народного хозяйства, в которой работает компания заказчика.

Стоит отметить, что зачастую финансовый аутсорсинг исполняет свои функции формально. Бывают случаи, когда аутсорсеры не вникают в суть взаимоотношения между своим клиентом и его инвестором, могут не приниматься во внимание амбиции, стратегии, характер деятельности компании. Компания-аутсорсер не должна учитывать корпоративный дух, вникать в особенности клиента, в специфику его бизнеса и это тоже можно отнести к основным минусам в деятельности аутсорсинговых компаний.

Бухгалтеры на аутсорсинге сами решают все проблемы — мы же получаем результат

Роман Маячкин, директор компании «Абсолют-инжиниринг», Нижний Новгород

По договору аутсорсинга бухгалтерских услуг наша компания работает на протяжении пять лет. Главный плюс в том, что мы платим деньги и не вникаем в суть бухгалтерской отчетности. Аутсорсеры решают все проблемы самостоятельно, а мы получаем готовый результат. Такая форма работы экономит существенные финансовые ресурсы, так как не нужно тратить их на содержание бухгалтерии.

Под экономией мы понимаем затраты на заработную плату, обязательные социальные гарантии, обслуживание и покупку специальной офисной техники, программного обеспечения, канцелярских товаров. Если посчитать такие амортизационные растраты, то сумма окажется внушительной. Наши затраты в месяц составляют на сегодня 15000 руб., по подсчетам, штатный специалист, то есть, если нанять бухгалтера на постоянной основе, будет стоить как минимум 30000 руб. в месяц, а это в 2 раза больше. Причем, освобожденные рабочие места, при желании, можно сдавать в аренду, а это еще дополнительный доход.

Вы наверняка заметили, как часто меняется законодательство, а это значит, что штатного бухгалтера необходимо постоянно направлять на курсы повышения квалификации, а это дополнительные затраты. Еще один плюс в том, что между штатными сотрудниками отдела бухгалтерии и начальством часто бывают трения. Кого-то не устраивает уровень зарплаты, нужно предоставлять отгулы, дополнительные отпуска и так далее.

У независимого эксперта не возникает никаких вопросов ни по режиму работы, ни по социальным гарантиям. Как показывает практика, бухгалтерия на аутсорсинге позволяет вести дела качественно, нет необходимости вникать в учет отдела бухгалтерии, можно заниматься спокойно стратегией развития своего бизнеса.

Цены и особенности ценообразования на бухгалтерский аутсорсинг

Особенности расчета стоимости услуг аутсорсинговой компании на сегодня малопонятная процедура не только для клиентов, но и для поставщиков услуг. Это основной фактор, сдерживающий численность компаний, которые пользуются услугами аутсорсинга бухгалтерии в нашей стране. Такой подход может стать причиной недопонимания между поставщиком услуг и клиентом.

На сегодня существует 5 основных моделей ценообразования в сфере бухгалтерского аутсорсинга. Все они относятся к классическим. Попробуем разобраться в основных проблемах ценообразования услуги аутсорсинга на отечественном рынке. К основным проблемам можно отнести следующие:

• Отсутствие схемы для сравнения цен. Зачастую, перед тем как принимать решение, клиенты начинают сравнивать стоимость услуг консалтинговой компании с фактическим окладом главного бухгалтера за один месяц и только потом принимают решение. При этом многие считают, что бухгалтерский аутсорсинг должен быть намного дешевле, хотя это не всегда так, поскольку на стоимость услуг посредников составляет объем выполняемых работ, услуги по налаживанию отношений с налоговыми службами, подбор и обучение персонала, управление группой, работающие по проекту. Все эти задачи автоматически возлагаются на поставщика услуг, если заключается договор на предоставление услуг аутсорсинга.
• Неправильное формирование и непрозрачная оценка трудозатрат. Бухгалтерский аутсорсинг — трудозатратная услуга. Ее качество напрямую зависит от уровня профессионализма специалистов компаний, которые оказывают эту услугу. Причем, это не, только бухгалтера, но и управленцы, менеджеры, маркетологи и так далее. Сложность оценки трудозатрат можно объяснить тем, что нет единых стандартов, которые помогают оценить их при аутсорсинге бухгалтерской деятельности. Именно поэтому, компании, предоставляющие такую услугу, вынуждены самостоятельно решать все проблемы, разрабатывают определенные стандарты, составляют алгоритмы. Несмотря на все это, бизнес-процесс бухгалтерского аутсорсинга достаточно масштабная процедура, поэтому не всегда удается правильно выделить факторы, которые оказывают влияние на объем проведенных работ, конечная стоимость услуг при этом может, как занижаться, так и завышаться.
• При заключении договора аутсорсинга сложно оценить объем работ. Еще одна проблема, которая возникает при оформлении договора на услуги аутсорсинга. Не все клиенты могут на момент заключения договора предоставить всю необходимую информацию по основным показателям деятельности компании. Сегодня сложно предположить, как будет развиваться бизнес компании через 1–2 месяца, а тем более полгода или год. Также важно предусмотреть, какая будет нагрузка на отдел бухгалтерии, так как она напрямую зависит от типа и количества документов, сложностей взаимодействия с налоговой инспекцией, резкого изменения политики ведения бизнеса. Также могут возникнуть сложности при взаимоотношениях между клиентом и аутсорсером. Стоимость услуг бухгалтерского аутсорсинга напрямую зависит от уровня дисциплины заказчика услуг. Он должен своевременно предоставлять всю необходимую информацию по отчетному периоду. Так как такая проблема, чаще всего, появляется в процессе работы, то ее необходимо оговорить заранее до того, как заключается договор на обслуживание.

Как оценить уровень экономии при переходе на аутсорсинг

Что необходимо знать для того, чтобы все правильно спланировать? Для начала необходимо определить затраты, необходимые для содержания отдела бухгалтерии компании.

Предположим, что заработная плата главного бухгалтера составит 90 тысяч рублей, два бухгалтера — 65 тысяч рублей, два помощника бухгалтера — 40 тысяч рублей. Общий фонд заработной платы отдела бухгалтерии составит — 300 тысяч рублей. Это еще не все затраты на содержание отдела бухгалтерии, необходимо добавить так называемые «зарплатные налоги», которые составят примерно 30%. Кроме этих обязательных затрат могут быть и другие, например, стоимость аренды помещений, обслуживание компьютерной техники и установки программного обеспечения и обслуживания, подписка на прессу, обслуживание справочной правовой системы, оплата курсов повышения квалификации отдела бухгалтерии. Так, затраты на отдел бухгалтерии составят не менее 500 000 рублей месяц, иногда эта цифра намного больше.

Предположим, что даже при заказе услуг бухгалтерского аутсорсинга вам придется содержать одного бухгалтера с окладом примерно 40 000 рублей, а все остальные функции и роли передать на удаленное обслуживание, то затраты на услуги бухгалтерского аутсорсинга при этом составят 250–350 000 рублей. При этом экономия будет примерно 30% в месяц или 1,6–1,8 млн. руб. за год.

7 вопросов, которые важно задать аутсорсинговой компании до того, как заключить с ней договор

Вопрос 1. Какая программа будет использоваться для ведения бухгалтерского учета?

Необходимо знать, что не все компании используют такие программные продукты как «1С:Бухгалтерия предприятия» или «1С:Зарплата и управление персоналом». Некоторые компании, которая работает длительное время на рынке этого вида услуг, используют собственно разработанные программы. Это может поставить вас в прямую зависимость от них. Специалисты рекомендуют заключать договора на предоставление услуг с теми компаниями, которые работают с распространенными программными продуктами.

Вопрос 2. Как происходит передача и сохранность конфиденциальности по первичным документам?

Практически все аутсорсинговые компании используют одинаковую схему передачи документов: первичная документация передается курьером в заранее оговоренное время. Также документы могут передаваться для сканирования, а полученная копия прикрепляется к документам, которые внесены в программу «1С». При таком подходе к работе сотрудники бухгалтерии не работают с оригиналами, только с электронными копиями. Основные плюсы такого подхода:

• гарантия целостности и сохранности исходных документов;
• облегчает работу при налоговых проверках — документ проще найти и сделать копию;
• бухгалтер может сразу вносить изменения, замечание по документам в программу «1С»;
• отчет передается клиентам по электронной почте, а если есть удаленный доступ, то замечания по первичным документам можно увидеть в онлайн-режиме. Если документ будет продублирован, то программа его автоматически сменит на более актуальный и правильный.

Вопрос 3. Как будет обеспечиваться высокий уровень сервисного обслуживания?

Все посредники компании, предоставляющие услуги аутсорсинга, обещают соблюдать договоренности, хотя на практике не всегда бывает так. Не все провайдеры могут на высоком уровне автоматизировать все бизнес-процессы.

Рассмотрим на примере. Предположим, вам необходимо сдавать декларацию по НДС 25 числа каждого месяца, который следует за кварталом, следующим за отчетным. А перед вами необходимо закрыть отчетный период клиенту, который должен сдать отчетность до 3 числа. Ни в коем случае нельзя все оставлять и надеяться на бухгалтера, необходимо автоматизировать алгоритм, по которому 1 числа каждого месяца бухгалтер должен предоставить декларацию клиентам, 2-го осуществляется корректировка, а 3 числа он должен сдать документы и отчеты.

Ежеквартально CRM-система будет напоминать о том, что необходимо провести несколько или одну операцию. Внутренний аудит, таким образом, также будет легче автоматизировать и контролировать, особенно если сроки четко указаны.

Очень часто клиенты предоставляют нестандартные запросы, которые приходится оперативно решать с помощью автоматизации финансово-бухгалтерской отчетности. В ручном режиме нельзя сделать все так, чтобы все было слажено и четко.

Вопрос 4. Как осуществляется защита и комплексная сохранность данных?

База данных — достаточно динамичная и очень хрупкая вещь. С ее помощью можно легко и быстро обеспечить сохранность основных сведений, которые можно реализовать с помощью отлаженной IT-инфраструктуры.

База должна быть защищенной с помощью компьютерной системы, желательно сразу на сервере, который тоже должен быть защищен от возможных хакерских атак, различных скачкообразных напряжений, перепадов температур.

Вопрос 5. Имеет ли провайдер производственные площадки в регионах Российской Федерации?

Если компании, предоставляющие услуги бухгалтерского аутсорсинга, стремятся к качеству, сохранению привлекательности, то они должны обязательно иметь офис вне Москвы. Работающие в регионах сотрудники компании предоставляют услуги несколько дешевле, так как стремятся к карьерному росту, причем эти услуги осуществляется в идеальном соотношении цена/качество.

Вопрос 6. Какие существуют механизмы регулирования качества предоставляемых услуг?

В штате большинства крупных бухгалтерских компаний есть аудиторы, которые проверяют качество предоставляемых услуг, анализируя учетную документацию. Такой контроль не бесплатный и расценивается как дополнительная услуга. Чтобы предоставлять своевременно информацию по качеству, компании, предоставляющие услуги аудиторской проверки, делают все, чтобы автоматизировать этот процесс с помощью специального контролирующего инструмента, называемого «электронный аудитор». По определенной схеме компьютерная программа проверяет бухгалтерский баланс и ищет отклонение от стандарта. Если будет обнаружена проблема контроля качества, то информация сразу поступит специалистам. Они перепроверят все и внесут исправления.

Вопрос 7. Какую ответственность несет аутсорсер?

Подписывая договор о сотрудничестве, обратите внимание на лимиты ответственности. Например, ответственность может предусматривать 1 год договорного обслуживания с возмещением ущерба в случае непредвиденных ситуаций. Срок может быть более длительным.

Честные и порядочные компании в договоре заранее указывают, что при нарушении условий контракта, ущерб будет возмещен в полном объеме, даже спустя 3 года после истечения срока его действия.

Какой договор лучше заключать на оказание бухгалтерских услуг с аутсорсером?

Заключая договор на предоставление бухгалтерских услуг на основе аутсорсинга, необходимо знать, что такие взаимоотношения между поставщиками услуг и потребителями имеют правовую основу. Согласно этому документу четко определяются основные функции бухучета, которые передаются на аутсорсинг, заранее оговариваются сроки, порядки расчета, обязанности и права всех сторон. Если будет неправильно вестись учет, то предоставляющие услуги компании должны будут восстановить весь бухгалтерский учет на основании ранее подписанного договора. Если настанут форс-мажорные обстоятельства, то договор придется как раз кстати.

Договор об оказании бухгалтерского аутсорсинга использует особенную конструкцию гражданско-правового договора возмездного оказания услуг (согласно главе 39 Гражданского кодекса Российской Федерации). Так как термин «аутсорсинг» в гражданском кодексе не определен и не используется. Договор бухгалтерского аутсорсинга вообще не определен российском законодательстве.

Особое внимание уделите преамбуле документа

Александр Афанасьев, директор финансовой справочной системы «Система Финансовый директор», г. Москва

Для этого договора лучше подойдет такая формулировка — договор на предоставление бухгалтерских услуг. При оформлении двустороннего договора особое внимание уделите написанию и оформлению документов, главное приводить конкретные формулировки, тогда договор будет более конкретным и правильным. Например, преамбула может быть такой:

«Сторона исполнителя берет на себя обязательства по оказанию услуг заказчику по бухгалтерскому обслуживанию предприятия, а именно:

• берет на себя ответственность по составлению первичных документов, в которых отражена хозяйственная финансовая деятельность предприятия за определенный период;
• исполнитель берет на себя ответственность готовить отчеты по финансово-хозяйственной деятельности в определенных объемах, согласно определенным требованиям, которые определены нормативными актами Российской Федерации;
• так же исполнитель обязуется своевременно представлять отчеты в отдел статистики, Федеральную налоговую службу, другим пользователям, согласно двустороннему договору. Также исполнитель должен предоставлять защиту интересов заказчика услуг;
• обрабатывать всю необходимую информацию, содержащуюся в бухгалтерском учете;
• предоставлять консультацию управленческого и финансового характера согласно налоговому законодательству и так далее».

5 важных моментов в договоре аутсорсинга бухгалтерских услуг

1. Кто вправе подписывать первичную документацию?

Передача делопроизводства компании на аутсорсинг совсем не значит, что кто-то другой будет подписывать основные документы. Право подписи остается за директором, финансовым директором или главным бухгалтером. А так как должность главного бухгалтера будет упрощена, руководитель или финансовый директор не всегда может присутствовать, то возможно отсутствие подписи на отчетной документации. К договору о сотрудничестве можно приложить список имеющих право подписи, в течение которого аутсорсер обязан предоставлять информацию по готовности основных документов. Кроме этого необходимо уточнять, каким именно образом первичная документация будет передана. Это может быть курьерская доставка или доставка заказным письмом.

2. О каких непредвиденных ситуациях провайдер должен ставить в известность руководство компании?

В договор важно включить список нештатных ситуаций, во время которых аутсорсер должен информировать руководство компании, к ним можно отнести:

• наличие документов, которые нарушают законодательную базу Российской Федерации, финансовую дисциплину, например, если были нарушения во время трансфертного ценообразования;
• в первичной документации были обнаружены ошибки;
• если исполнитель будет выполнять некоторые некорректные поручения заказчика, то у него могут быть проблемы, например, если руководитель компании просит перечислить в бюджет налог на прибыль несколько позже, то могут быть финансовые потери;
• была просьба от третьего лица предоставить информацию по хозяйственной и финансовой деятельности заказчика, что нарушает действующие соглашения и законодательство.

Вы можете защитить свои интересы, используя такую формулировку: «Если в вышеперечисленных случаях исполнитель не сообщит заказчику в письменной форме, то это может повлечь неблагоприятные для него последствия. В этом случае материальную ответственность несет исполнитель».

3. Как правильно сформулировать основные положения о конфиденциальности?

Важно обратить внимание на сохранность коммерческой тайны. Исполнитель ни в коем случае не должен разглашать информацию о заказчике. Необходимо обязательно прописать максимально большой срок. Сотрудники аутсорсинговой компании получает всю информацию по своему клиенту, обязуются не предоставлять доступ к его информации третьим лицам.

Нарушая эти условия, исполнитель несет ответственность согласно пункту договора и изменениям, внесенным в специальный раздел «Ответственность сторон».

4. Какую информацию необходимо закрепить в договоре аутсорсинга бухгалтерских услуг?

• обязательно закрепите информацию о неразглашении коммерческой тайны;
• внесите информацию по возмещению убытков с учетом не только ответственности за убытки, но и за недополученную выгоду.
• аудсорсер должен нести ответственность за некачественное предоставление услуги; его можно определить также количеством штрафов, пеней, финансовых взысканий со стороны контролирующих и других органов;
• обходимо предусмотреть возмещение ущерба в течение 3 банковских дней с момента начисления штрафов и пени.

5. Как необходимо действовать при расторжении договора о предоставлении услуг?

Обязательно необходимо предусмотреть досрочное расторжение договора. Также важно уведомить контрагента, если изменились строки по договору. Укажите точные даты, сроки.

Как проходят налоговые проверки при бухгалтерском аутсорсинге

Александр Рульков, генеральный директор компании «1С-WiseAdvice», Москва

Лучше всего выездную налоговую проверку проводить по месту юридического адреса заказчика услуг. Законодательство Российской Федерации разрешает проводить бухгалтерский учет, используя внешние ресурсы, силы специализированных компаний. Сотрудники фискальной налоговой службы с пониманием относятся, когда бухгалтер, основная база данных или первичные документы находятся не по фактическому адресу налогоплательщика. Также важно учитывать основные моменты, например, готова ли компания подключить к бухгалтерской проверке аутсорсинговую компанию, которая будет защищать интересы своего клиента согласно подписанному договору.

Компания «1С-WiseAdvice» уже не первый год работает таким образом. Мы внимательно следим за законодательной базой, как только налоговый инспектор делает запрос на документы, то этот запрос сразу изучают налоговые юристы, компетентные специалисты и оспаривать все, что можно оспорить согласно действующему законодательству.

Это происходит всегда, так как часто требования налоговых инспекторов не всегда правомерны. После этого делопроизводители предоставляют все необходимые хозяйственно-финансовые документы, составляют дежурное описи и передают все по акту ИФНС. После этого начинается компетентное юридическое сопровождение финансовый проверки налоговыми юристами.

Аутсорсинг бухгалтерии: плюсы и минусы

Ведение бухгалтерского учета — ответственное дело, тк закон штрафует за нарушения в документах. И важно поручить его ведение профессионалам. Нужен ли такой в команде или лучше доверить бухучет аутсорсу, мы узнали у опытного бухгалтера. Делимся ответами 😉

Задали популярные вопросы опытному бухгалтеру

Еще 20 лет назад штатному ведению бухгалтерии не было альтернативы и ведение бизнеса подразумевало наличие бухгалтера. Но позже альтернатива все-таки появилась: аутсорсинг бухучета.

Аутсорсинг — это делегирование задач подрядчикам, если дословно «использование чужих ресурсов». В данном случае бухгалтерский аутсорсинг означает передачу бухгалтерских функций компании-подрядчику и регулируется договором.

В Украине такая услуга появилась в начале 2000-х. Сейчас около 30% малых и средних компанией делегируют бухучет фирмам-подрядчикам. Для сравнения: в Америке этот показатель достиг 96%, а в Европе — 82%.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Кому подходит: тем, кто хочет освободить своего бухгалтера от части рутины, но не доверяет полное ведение бухгалтерии посторонним

Полный бухгалтерский аутсорсинг — вид сотрудничества, который предполагает передачу внутренней документации на полное бухгалтерское обслуживание сторонней компании. В этом случае подрядчик будет глубже вникать во внутренние бизнес-процессы компании и помогать в решении вопросов с налоговыми органами.
Кому подходит: компаниям без штатной бухгалтерии.

Аутсорсинговое консультирование — нерегулярные консультации в целях проверки/корректировки действий штатных бухгалтеров.
Кому подходит: компаниям, сфера деятельности которых требует специфических знаний (работа на международном рынке, например). Но на самом деле такие консультации будут полезны всем, кто хочет чувствовать себя более защищенно, ведь налоговое законодательство довольно быстро меняется.

(с) Катерина Чеботар, главный бухгалтер IT-компании,
опыт работы 6 лет

Бухгалтерия на аутсорсинг: плюсы и минусы

Делегирование бухгалтерии сторонним компаниям — ответственный шаг для каждого руководителя бизнеса. И этот выбор имеет как неоспоримые плюсы, так и минусы. Давайте рассмотрим и те, и другие, чтобы он точно был правильным.

— Низкий уровень конфиденциальности

Да, это может стать заметным минусом в работе с аутсорсом. Посторонние бухгалтеры не будут вникать в ваши проблемы и стараться найти оптимальные решения для каждого конкретного случая, скорее всего они просто будут обрабатывать документы по протоколу. Об индивидуальном подходе скорее всего придется забыть (или доплачивать).

(с) Катерина Чеботар, главный бухгалтер IT-компании,
опыт работы 6 лет

С чего начать перевод бухгалтерии на аутсорсинг?

(с) Катерина Чеботар, главный бухгалтер IT-компании,
опыт работы 6 лет

Если все вышеперечисленные плюсы для вас оказались ценнее минусов, и вы все же решились передать бухучет на аутсорс, делайте это правильно. Вот план, который поможет вам перевести бухгалтерию на аутсорсинг «безболезненно».

1. Выберите подходящий вид сотрудничества.Определитесь, хотите ли вы передать сторонней компании бухгалтерию полностью, или же делегировать лишь некоторые функции (подготовка налоговой отчетности или расчет зарплат, например)
2. Выберите подходящую компанию по критериям цены, качества (помогут отзывы) и наличия специалистов, которые знают тонкости вашей сферы деятельности.Если, например, вы работаете с заграничным рынком, то нужен специалист, который будет знать тонкости. Уточните этот вопрос на берегу.
3. Обсудите с представителем компанией зоны ответственности и план работы (способ передачи первичных документов, сроки обработки информации и другие нюансы).
4. Продумайте способ передачи дел, согласуйте его с аутсорсинговой компанией и бухгалтером, которые сейчас работает у вас в штате.
5. Согласуйте с аутсорсинговой компанией порядок исправления ошибок за предыдущие периоды, если такие имеются.
6. Заключите договор, чтобы регламентировать все договоренности.

Бухгалтерия для малого бизнеса:
аутсорсинг или штатный специалист?

Для бизнеса с малыми оборотами и небольшим количеством сотрудников лучше обратиться за бухгалтерским обслуживанием к специалисту на аутсорсе. В таком случае компания получает высококвалифицированное обслуживание с минимальными материальными потерями. Бухгалтер на аутсорсе получает оплату только за выполненную работу, в то время как бухгалтер в штате требует заработную плату за отработанное время независимо от результата своей работы. При проблемах с контролирующими органами или при проверке бухгалтер на аутсорсе всегда окажет профессиональную помощь. Работа с штатным бухгалтером не так надежна, как может показаться на первый взгляд: из-за отсутствия опыта, чувства своей вины или других причин он может уволиться в любой момент и компании самостоятельно придется разбираться с ошибками в учете.

(с) Катерина Чеботар, главный бухгалтер IT-компании,
опыт работы 6 лет

Надеемся, что после статьи вам стало понятнее, какой вид бухгалтерского учета подойдет именно вашей компании. Для этого мы и нужны. Подписывайтесь на рассылку блога , чтобы не пропустить самые полезные и интересные материалы.

Бухгалтерские услуги организациям: рынок аутсорсинга

Аутсорсинг бухгалтерского учета появился в России в начале 2000-х годов и уже стал привычным для российских предпринимателей сервисом. Сегодня услугами аудиторских компаний пользуются не только крупные, но и средние, и даже небольшие компании. Однако более в условиях посткризисной экономики все еще сохраняется дилемма: брать или не брать (точнее, заказывать или нет). В этой статье мы постарались ответить на основные вопросы о бухгалтерском аутсорсинге.

Над материалом работали:

Белоногова Нарцисса Николаевна Ответственный редактор

Елена Межуева Управляющий партнер

Татьяна Ефременкова Руководитель проектов

Главные тренды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Рынок аутсорсинга бухгалтерских услуг за последние пару лет претерпел значительные изменения. Экономический спад неизбежно привел к снижению спроса на услуги для бизнеса, и бухгалтерское сопровождение бизнеса не исключение. Положительной стороной этого процесса является то, что эволюцию еще никто не отменял, а в суровых условиях выживает тот, кто может измениться и предложить потребителю более качественную, интересную и в некотором смысле новую услугу.

Кто же является клиентами таких бухгалтерских компаний? Вопреки распространенному мнению, услуги бухгалтерского учета заказывают не только и не столько компании-акулы с большим оборотом. Малый и средний бизнес также заинтересован в удаленном бухгалтерском обслуживании, и при определенных условиях такое сотрудничество для них даже выгоднее бухгалтера в штате: не нужно платить заработную плату, соответствующие налоги и выделять средства на содержание рабочего места.

Определенную долю рынка аутсорсинга бухгалтерских услуг составляют иностранные компании — падение рубля для них пришлось как нельзя кстати и положительным образом сказалось на стоимости услуг.

Что касается отраслевого разнообразия, то аутсорсинг бухгалтерских услуг затрагивает почти все сектора экономики: от ЖКХ и государственного управления до нефтяной промышленности и энергетики. Основная же доля компаний, заказывающих бухгалтерское сопровождение, приходится на сегмент торговли.

Что заставляет предприятие задуматься о передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг? В первую очередь изменения в законодательстве. Введение новых форм отчетности, изменение сроков сдачи, электронная отчетность, переход на электронные кассы — каждое такое нововведение требует от бухгалтера, оказывающего услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета, повышения квалификации. У аутсорсинговой компании гораздо больше возможностей для быстрого реагирования на требования государственных налоговых и контролирующих органов гораздо больше, чем у бухгалтера-одиночки.

Второй причиной является желание компании оптимизировать свои расходы. Рынок услуг бухгалтерского обслуживания юридических лиц велик, и при желании клиент может провести тендер и выбрать ту компанию, которая предложит ему лучшие расценки. Более того, если качество услуг клиента не устроит, ничто не мешает ему после завершения контракта выбрать нового подрядчика.

Но получится ли так легко сменить штатного бухгалтера?

Аутсорсинг бухгалтерских услуг имеет следующие преимущества:

• двойной контроль качества: внутренний и внешний — со стороны аудиторов;
• минимизация бухгалтерских рисков;
• оптимизация финансовых и временных затрат.

О плюсах и минусах бухгалтерского сопровождения бизнеса

У передачи бухгалтерского и налогового учета «на сторону» есть как сторонники, так и противники.

Сторонники называют преимуществами аутсорсинга бухгалтерских услуг сокращение затрат на содержание собственной бухгалтерии и на повышение квалификации сотрудников, возможность переложить сложную часть работы на профессиональных бухгалтеров, чья ответственность зачастую застрахована от ошибок. Кроме того, в условиях постоянных изменений и роста требований государства к отчетности, увеличения штрафных санкций важно иметь партнера, способного быстро реагировать на изменения в законодательстве.

Противники передачи бухгалтерского обслуживания предприятий на аутсорсинг в качестве аргументов часто называют высокую стоимость данных услуг, невозможность постоянного контроля за собственной бухгалтерией и большие затраты на начальном этапе сотрудничества в том случае, если требуется восстановление бухгалтерского и налогового учета. Последнее может быть верным, однако в противном случае риски получить взыскания за ошибки в подготовке отчетности либо штрафы, назначенные в результате проверок, могут возрасти еще больше, а вместе с этим увеличатся и расходы.

Высокая стоимость бухгалтерских услуг у аутсорсера — один из распространенных мифов рынка. На самом деле эти затраты зависят от объема услуг: если в вашей отрасли спад и количество операций снижается, падает и цена на ведение бухгалтерского учета. Если все хорошо и оборот растет, то возрастает и стоимость.

Например, для одного и того же предприятия стоимость бухгалтерского обслуживания при 25 операциях в месяц будет почти в два раза ниже, чем при 150. При этом вознаграждение аутсорсерам гораздо ниже, чем средняя заработная плата штатного специалиста. Таким образом, при низкой коммерческой активности аутсорсинг становится выгоднее собственного или приходящего бухгалтера.

И, наконец, главный страх — боязнь потери контроля. Часто владельцам или топ-менеджерам предприятия кажется, что передача информации о деятельности компании третьим лицам ставит их в уязвимое положение. Фактически же уровень контроля при бухгалтерском сопровождении юридических лиц аутсорсинговой компанией только возрастает. Исчезают риски просрочки сдачи необходимой отчетности и, следовательно, получения штрафов. При болезни либо увольнении ведущего бухгалтера вся бухгалтерская и налоговая информация сохраняется в полном объеме, и работа может быть легко продолжена другим специалистом без ущерба для деятельности предприятия. И, разумеется, любой профессиональный подрядчик, занимающийся оказанием бухгалтерских услуг, заинтересован в безопасности и неразглашении сведений о компании клиента.

Виды бухгалтерских услуг: каждому по потребностям

Итак, какие бухгалтерские и юридические услуги компания может отдать на аутсорсинг?

Прежде всего это непосредственно бухгалтерский и налоговый учет предприятия. Он может быть как полным, так и частичным. Полное бухгалтерское сопровождение происходит на регулярной основе с подготовкой основной бухгалтерской и налоговой отчетности, в чем чаще всего заинтересованы компании-клиенты. Нередко в перечень таких услуг включают постановку или восстановление бухгалтерского учета на начальном этапе работы. Порой возникает необходимость в услугах по ведению бухгалтерского учета на отдельном объекте или участке.

Иногда заказчику требуется всего лишь подготовить бухгалтерскую или налоговую отчетность для сдачи в контролирующие органы. В этом случае компания-аутсорсер занимается только формированием и сдачей отчетности на основе данных, предоставленных клиентом, в сроки, установленные законодательством, а также защищает интересы клиента в налоговых и иных органах. Бухгалтерский учет заказчик ведет самостоятельно.

Другой распространенной услугой, входящей в абонентское бухгалтерское обслуживание, является расчет заработной платы. Это комплексная услуга, включающая в себя начисления и удержания, подготовку налоговой, статистической и специализированной отчетности для фондов социального страхования. Сюда также могут входить услуги по кадровому учету и делопроизводству, связанному с трудовыми отношениями. Подбором персонала аутсорсинговая компания, конечно, не занимается, но всю рутину по внутреннему нормативному документообороту (трудовые договоры, оформление приема/увольнения на работу, отпуска и командировки, составление штатного расписания, штрафы, учет рабочего времени и так далее) она возьмет на себя, избавив от необходимости брать в штат специального сотрудника. С учетом ужесточившихся требований Государственной инспекции труда логично предоставить ведение документооборота профессионалам.

Более крупные компании предпочитают отдавать посредникам бухгалтерские услуги, связанные с подготовкой финансовой отчетности по международным стандартам. В этом случае в задачи аутсорсера будет входить регулярное составление отчетности на основании данных клиентов в полном соответствии с международными требованиями и национальными системами учета. Данная услуга в основном востребована предприятиями, работающими в сфере торговли, и компаниями с государственным участием, от которых это требуется в соответствии с законодательством.

На самом деле спектр услуг по бухгалтерскому обслуживанию и сопровождению предприятия, которые можно отдать «на сторону», велик. Это может быть:

• подготовка специальной ведомственной отчетности для предприятий, которые обязаны предоставлять ее в соответствии с законодательством;
• сопровождение налоговых и иных проверок, инициируемых государственными органами;
• восстановление бухгалтерского учета;
• сопровождение процедуры ликвидации компании и многое другое.

Если есть задача, с которой не справляется ваш штатный бухгалтер или вы просто хотите, чтобы вашей бухгалтерией занимались профессионалы, просто отдайте этот вопрос на аутсорсинг.

Какие еще услуги можно доверить стороннему исполнителю?

Большое количество изменений ежегодно происходит и в смежной с бухгалтерией юридической сфере. Чтобы вести свою деятельность законно и избежать штрафов и взысканий, нужно всегда быть в курсе вновь изданных законов и постановлений в гражданском и трудовом законодательстве, регулирующих деятельность бизнеса. Нередко меняются и правила оформления документов: справок, лицензий, аккредитаций. Таким образом, юрист компании должен постоянно повышать квалификацию, посещать семинары и обучающие занятия по отраслевой специфике так же часто, как и его коллега-бухгалтер.

Зачастую малым и средним предприятиям, у которых нет серьезной необходимости в штатном юристе, проще обратиться за юридическим сопровождением к экспертам-аутсорсерам. Ведь компании, давно и успешно оказывающие юридические услуги на условиях аутсорсинга, имеют штат квалифицированных юристов-практиков, хорошо разбирающихся в различных отраслях права. Внештатно, как правило, оказывается широкий спектр консультативных услуг, например расчет правовых и финансовых рисков при заключении или расторжении важной сделки. К помощи аутсорсеров часто прибегают и для составления корпоративной документации, в том числе для разработки образцов договоров, для переоформления сертификатов и лицензий, сбора и систематизации учредительных и правоустанавливающих документов, а также при подготовке к заседанию совета директоров и к проведению общего собрания акционеров компании.

Внешние юристы могут успешно представлять интересы компании в государственных органах и учреждениях: в судах общей юрисдикции, в арбитражном или Верховном суде. Эту правовую сферу имеет смысл передать на аутсорсинг даже при наличии собственного штатного юриста. Профессиональные юридические конторы, как правило, отличаются более богатым опытом защиты корпоративных и частных интересов в суде.

Итак, передача бухгалтерского учета и юридического обслуживания на аутсорсинг имеет несколько неоспоримых преимуществ. И главное из них — минимизация затрат через сокращение штрафов, пеней, судебных издержек и прочих аналогичных расходов. Кроме того, на аутсорсинге можно сэкономить: услуги наиболее подходящей вам юридической компании могут обойтись дешевле, чем выплата зарплаты штатному специалисту.

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга

Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.

В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.

Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:

• юридические услуги,
• бухгалтерские услуги,
• клининговые услуги,
• логистика,
• услуги питания и пр.

Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.

В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.

Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.

Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.

Способы получения бухгалтерских услуг

Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.

Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.

Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:

• штатный бухгалтер (удаленный, на неполную ставку, на полную ставку),
• бухгалтер-фрилансер,
• аутсорсинговая компания.

Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.

Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.

Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».

Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника

Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.

С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.

Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:

И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.

Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.

Покажем на примере:

Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.

Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.

Минусы аутсорсинга

Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:

• дешевле штатного бухгалтера;
• более гибкие договорные условия;
• отсутствие временных провалов в работе (отпуск или больничный штатного бухгалтера);
• возможность оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах за счет опыта работы в различных сферах и наличия нескольких специалистов.

Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:

• В больших аутсорсинговых компаниях за вашей фирмой закрепят специалиста, но в случае его увольнения, отпуска или болезни ваши дела будет вести другой сотрудник, который сразу не вникнет в тонкости именно вашего бизнеса, что может негативно сказаться на учете.
• Аутсорсеры обычно работают с предоставленной первичкой. Названивать вашим поставщикам с напоминанием о необходимости срочно прислать документы не входит в их обязанности.
• Услуги аутсорсера прописаны в договоре. За многие дополнительные услуги, которые штатник выполняет по должностной инструкции, аутсорсер будет брать отдельную плату.
• Многие бизнесмены любят видеть и напрямую контролировать рабочий процесс, что в условиях аутсорсинга проблематично.
• На штатного бухгалтера есть больше рычагов воздействия (например, в виде премии), что является несомненным плюсом для собственника бизнеса.
• Третьи лица имеют доступ к коммерческой тайне предприятия, да и ко всем несовершенствам учета и налоговым огрехам.
• Могут возникнуть проблемы с передачей бухгалтерской базы при расторжении договора.
• Ведение дел вашей фирмы передается от специалиста к специалисту, поэтому постоянного контактного лица может и не быть, что затрудняет процесс сотрудничества.

Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.

Бухгалтер-фрилансер

Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.

Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.

Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.

Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.

При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.

Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.

Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:

Итоги

Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.

Похожие публикации:

1. Как заморозить кредит в банке на время
2. Как подключить блок питания к асику s9
3. Какую локацию выбрать в nicehash
4. Офисы сбербанка где выдают дебетовую карту