2.3 Организация труда и расчет численности работающих
В данном разделе обосновывают режим работы цеха (прерывный или непрерывный, количество рабочих смен в сутки, их начало и продолжительность). На основе этих данных составляют график сменности для основных рабочих. Рассчитывают годовой баланс рабочего времени для одного рабочего, коэффициент списочного состава, определяют численность работающих.
Выбор графика сменности. При выборе графика сменности учитывают режим производственного процесса и законодательство по труду. Трудовым законодательством установлена продолжительность рабочей недели 40 ч при нормальных условиях труда и 36 ч при вредных условиях труда.
В цехах по обработке цветных металлов возможны как прерывный (табл.8), так и непрерывный режим работы (трехсменная работа — 8 ч/смену или четырехсменная по 6 ч/смену)(табл. 9).
Трехбригадный график в прерывном производстве
Примечание. 1,2,3 — номера смен; х — выходной день.
В прерывных производствах число рабочих смен на протяжении суток совпадает с числом бригад.
График сменности позволяет определить количество выходных дней в году по формуле
, (21)
где Ц — цикл сменооборота, дн.; В- количество выходных дней в цикле сменооборота, дн.
Цикл сменооборота — это количество дней, в течение которых бригада отрабатывает все смены.
Количество выходных дней для приведенного графика сменности
дн.
С учетом праздничных дней (11 дн.) общее количество нерабочих дней в году -115,3.
Четырехбригадный график в непрерывном производстве при длительности смены 8 ч
Количество выходных дней в году у работающих по данному графику
дн.
В данном случае наблюдается переработка, т.е. рабочая неделя длится больше 40 ч.
Необходимо рассчитать переработку рабочего в неделю.
Количество рабочих часов в году: (365- 91,25) х 8 = 2190 ч.
Количество рабочих недель в году: 365:7 = 52,142.
Количество рабочих часов в неделю: 2190 : 52,142 = 42 ч.
Переработка в неделю: 42 — 40 = 2 ч.
Переработка в год: 2 х 52,142 = 104,284 ч или 104,284 : 8 = 13 дн.
Дни переработки могут быть использованы рабочим как отгулы, в качестве дополнительного отпуска.
После этого необходимо определить профессиональный состав, квалификацию и распределение обязанностей внутри бригады.
На основании всех этих данных устанавливается численность рабочих.
Расчет численности работающих выполняют раздельно по категориям: рабочие (основные, вспомогательные), руководители, специалисты, служащие. Различают явочное, списочное и штатное количество рабочих.
Явочное количество — это число работников, которое ежесуточно должно быть на производстве. Явочное количество рабочих определяют по нормам численности на обслуживание единицы оборудования:
где А — число единиц оборудования на операции, ед; Hо — норма численности на обслуживание единицы оборудования, чел/ед.; с — число смен в сутки, ед.
При непрерывном режиме работы рассчитывают штатную численность Чшт, учитывающую подменных рабочих, число которых равно количеству рабочих одной смены:
Списочная численность Чсп учитывает в том числе рабочих, отсутствующих на производстве по разным уважительным причинам (отпуск, командировки, болезни, учеба):
где Ксп коэффициент перехода от явочной (штатной) численности к списочной, который определяют по данным баланса рабочего времени одного рабочего (табл. 11).
Кейс по расчету численности сменного персонала от HR-ПРАКТИКА
Вместо предисловия
Этот кейс — невыдуманный пример из практики работы специалиста компенсациям и льготам, экономиста или нормировщика.
Одному из коллег задача показалась трудной, пришлось подробно разбирать логику решения, так рабочая задача превратилась в учебный кейс.
Вводные кейса
Склад, компании, торгующей электротехнической продукцией в сентябре текущего года должен отгрузить 39288 единиц товара.
По норме один складской работник отгружает 52 единицы товара в час.
Складские работники работают в режиме 6 дней в неделю с 9 до 18 часов с перерывом на обед.
Планируется, что склад перейдет на круглосуточный режим работы без выходных и перерывов.
- Рассчитать необходимую штатную численность персонала на заданный объем работы.
- Рассчитать необходимую численность персонала на восьмичасовую смену при шестидневной рабочей неделе с выходным днем в воскресенье.
- Рассчитать необходимую численность персонала на смену при круглосуточном режиме работы без выходных и перерывов.
Решение задачи 1.
Необходимая штатная численность персонала в нашем случае не зависит от применяемого режима работы, так для ее расчета используется всего две величины — количество часов. которое нужно отработать, чтобы отгрузить продукцию в заданном объеме, и норма рабочего времени по производственному календарю.
Чтобы рассчитать численность сотрудников склада для штатного расписания, сначала определяем, сколько часов они должны отработать в сентябре месяце, для которого мы делаем расчет штатной численности.
Для этого наш плановый объем (39288 единиц товара) делим на норму выработки (52 единицы товара в час) — 39288/52=756 часов.
756 часов — это количество рабочих часов, за которое будут отгружены 39288 единиц товара.
В сентябре норма времени по производственному календарю для 40-часовой рабочей недели составляет 176 рабочих часов.
Для расчета нужного количества сотрудников склада делим количество рабочих часов, которые нам нужны на отгрузку планового объема (756), на норму рабочего времени по производственному календарю сентября (176 часов) — 756/176=4,3 (сотрудника).
Итак, по нашим расчетам, для выполнения работы нам хватит 4-х работников.
Если поделить на четверых 0,3 недостающей штатной единицы, то получится, что нагрузка на одного сотрудника составит 108%.
Это соответствует переработке на 40 минут ежесменно, при превышении значения загрузки, равного 115% количество штатных единиц целесообразно увеличить до 5.
Решение задачи 2.
Рассчитываем, сколько сотрудников склада должны выходить в смену при шестидневном режиме работы с одним выходным днем.
Сначала нам нужно рассчитать объем работы на одну смену.
Это несложно — при шестидневной неделе склад работает в сентябре 26 дней.
Делим месячный объем на количество смен, получаем объем отгрузки за одну смену — 39288/26=1511 — столько единиц товара склад должен отгрузить в сентябре за одну смену.
Смена длится 8 часов, для того чтобы понять, какой объем сотрудник склада осилит за 8 часов, умножаем норму выработки (52 единицы товара в час) на количество часов в смену (8).
52*8=416 единиц товара сотрудник успеет отгрузить за 8 часов
Ну а дальше все совсем просто — есть объем на смену (1511 единиц товара), есть норма выработки на смену (416 единиц товара на одного сотрудника) — 1511/416=3,6 сотрудников на смену, из чего следует, что целесообразно выводить в смену 4-х сотрудников склада.
Возможно, нагрузка будет неравномерно распределена по сменам, тогда в какие-то дни нам хватит 3-х, а в другие дни будут загружены 4 сотрудника.
Итак, задача решена — в смену длительностью 8 часов при шестидневной рабочей неделе, в зависимости от нагрузки, нам нужно 3 или 4 сотрудника.
Решение задачи 3.
Оно аналогично решению задачи 2, отличаются лишь используемые для расчета значения.
В сентябре 30 дней, склад работает днем и ночью, соответственно, количество смен (ночных и дневных) в сумме равно 60.
Делим объем работы на количество смен — 39288/60=655 единиц товара в смену.
Рассчитываем норму выработки на 12-часовую смену — 52*12=624 единицы товара сотрудник успеет отгрузить за смену.
Далее делим объем на сменную выработку и получаем расчет необходимой численности на смену.
655/624=1,05, итак, в смену при круглосуточном режиме работы и длительности смены 12 часов в смену нам нужно выводить одного сотрудника.
Резюме
Конечно, выполняя расчеты в кейсе, я сознательно упростил его решение.
В частности, не применялся коэффициент потерь рабочего времени, норма выработки по умолчанию включала в себя все виды затрат рабочего времени, загрузка по сменам по умолчанию считалась равномерной.
Тем не менее кейс, как мне кажется, полезен для демонстрации принципов решения схожих задач.
Если вы захотите сделать расчет точнее, рекомендую почитать про 12 принципов расчета численности персонала.
Всем успехов и правильных расчетов!
Автор: Денис Карандашев
Калькулятор расчета численности рабочих
Данный калькулятор разработан для управления численностью рабочего персонала. С помощью калькулятора Вы можете оценить фактическую загрузку работников подразделения и рассчитать оптимальную численность рабочих.
Расчёт численности рабочих с помощью калькулятора осуществляется в четыре этапа. Подробные инструкции по проведению расчётов на каждом из этапов приведены ниже. Формулы расчёта численности рабочих указаны в интерфейсе калькулятора.
Для демонстрации работы калькулятора мы заполнили его данными об участке приёмки продукции на склад условной компании, занимающейся производством строительных материалов. Выполняя собственные расчёты, вы можете заменить данные в оранжевых полях на свои цифры.
Методы расчёта численности рабочих
До начала расчёта численности рабочих необходимо ответить на два вопроса:
В каких единицах будет измеряться объем работы?
На какой именно объем работы считать численность?
Выбор единиц объёма зависит от системы управленческого учёта компании. Для расчёта численности надо брать те данные, которые регулярно учитываются и могут быть проанализированы по разным факторам. Например, на складе мы можем измерять объем работы в килограммах, в паллетах, в коробах, в заказах и так далее. Для примера расчёта мы выбрали паллеты, так как в нашем случае по ним ведётся весь учёт. Вес продукции, количество коробок и количество заказов в нашем случае являются параметрами паллеты – вес на паллете, количество на паллете и т.д.
Объем работы может каждый день изменяться, а численность должна быть более – менее постоянной. Поэтому часто возникает вопрос, – на какой объем работы считать численность – на максимальный, на средний, на минимальный? Есть простое и типовое решение этого вопроса – считать на 85% от максимального. Тогда максимальная интенсивность работы будет не выше 15% от нормы, что допустимо. Для более точных расчётов можно использовать калькулятор устойчивости хроноряда.
Расчёт численности рабочих проводится на одну смену. В условиях стабильных объёмов работы сменная численность меняться не должна, и целевая численность смены будет равняться целевой численности подразделения на месяц, квартал или год. Если в течение суток работает несколько смен, общую численность можно посчитать умножением количества смен на численность одной смены. Если в течение суток разный объем работ (например, ночью склад отгружает в два раза больше, чем днём), то делается два сменных расчёта – на дневную и на ночную смену. Если объем работы сильно меняется в течение месяца, нужно определить целевой объем для расчёта с помощью калькулятора целевых объёмов (см. выше).
Этап 1. Расчёт времени работы на единицу объёма работы.
На первом этапе расчёта численности рабочих необходимо определить, сколько человеко-часов требуется для обработки одной единицы объёма работы (в нашем случае – для приёмки и постановки на хранение одной паллеты). Для этого необходимо провести фотографию рабочего времени и определить его структуру. Пример структуры рабочего времени приёмщика:
Для расчёта времени работы на единицу продукции нам потребуется доля времени на неустранимые перерывы (в примере — 13%) и доля времени на отдых и личные надобности (в примере — 20%). Также понадобятся данные хронометража оперативной работы, который поможет установить среднее время выполнения операций с одной единицей объёма. В нашем примере это время на сканирование и перемещение одного поддона – 0,007 часа (42 секунды). Время работы на единицу объёма равно времени оперативной работы (0,007 часа) с учётом времени на отдых (+20%) и на неустранимые перерывы (+13%).
В норму времени не должно включаться время непроизводительной работы и время на устранимые перерывы (на схеме выделены оранжевым). Однако, данное решение необходимо поддерживать организационными мероприятиями – наладить обеспечение приёмщиков поддонами, повысить трудовую дисциплину. В консалтинговых проектах мы составляем отдельный план мероприятий по повышению производительности труда.
Этап 2. Расчёт нормы выработки в смену.
Норма выработки в смену равна продолжительности смены (за вычетом подготовительно-заключительно времени и времени на организацию рабочего времени), делённой на время работы на единицу объёма работы. Для расчёта в калькуляторе необходимо указать соответствующее время в часах.
Этап 3. Расчёт целевой численности рабочих.
Целевая численность равна объёму работы в смену (в штуках), делённому на норму выработки в смену.
Округление получившейся расчётной численности рабочих производится по следующему правилу: численность округляется вверх, если после округления загрузка каждой штатной единицы не превысит 115%. То есть целевая численность менее 1,15 штатной единицы округляется до 1, а более 1,15 округляется до 2. Целевая численность менее 2,3 штатной единицы округляется до 2, а более 2,3 – до 3. И так далее. Исходя из этого принципа, любая целевая численность выше семи штатных единиц округляется в меньшую сторону.
Этап 4. Анализ и планирование персонала.
Получившийся расчёт численности рабочих демонстрирует, что приёмщики продукции на нашем складе перегружены (фактическая загрузка более 115%). В результате продукция принимается с задержками и общая эффективность работы склада снижается. При этом остальные сотрудники недозагружены. Кладовщики простаивают более половины рабочего времени. Расчёт целевой численности рабочих помогает выровнять загрузку персонала (а значит, повысить производительность) и одновременно снизить расходы на персонал, согласно примеру, почти на 30%.
Как пользоваться калькулятором численности рабочих
После ввода своих данных вы можете провести расчёт численности рабочего персонала в режиме онлайн. Если вам необходимо изменить структуру калькулятора (добавить строки, поменять формулы), вы можете скачать Excel-файл и вносить в него правки. Также вы можете заказать разработку калькуляторов численности, норм труда и проект по оптимизации расходов в нашей компании.
Формула труда
ООО «Формула труда» оказывает профессиональные услуги по нормированию труда, планированию оптимальной численности персонала и разработке систем материального вознаграждения. Заказать наши услуги можно как в Москве, так и в других регионах России.
Норма часов при сменном графике работы по Трудовому кодексу
Имея объективные причины, работодатель может установить для работников сменный режим труда, что разрешено ст. 103 ТК РФ.
В качестве объективных причин трудовое законодательство называет такие критерии производственного процесса, как:
- протяженность производственного цикла больше максимально определенной законодательством длительности ежедневного труда;
- интенсификация использования производственного оборудования для увеличения выпуска готовой продукции.
В качестве примера приведем процесс производства продукции на конвейерной линии непрерывного цикла. Производственное оборудование в этом случае должно работать круглосуточно, включая субботу и воскресенье — традиционные выходные дни. Данный режим загрузки оборудования создает необходимость в аналогичном графике труда работников, занятых на производстве. Таким образом, описанный производственный процесс требует введения сменного режима труда.
График работы в смену предполагает занятость в процессе труда групп работников. Каждая группа обеспечивает обслуживание производственного цикла в рамках нормальной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.
График сменности, ограничения его применения
График сменности — это локальный нормативный акт, определяющий условия труда работников, которые трудятся посменно. Разработка этого документа, а также его утверждение и обязательное доведение до сведения работников, занятых в процессе труда на условиях сменности, — обязанность работодателя.
В ст. 103 ТК РФ отмечается, что по общему правилу график сменности является частью коллективного договора, следовательно, он должен быть согласован с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В случае отсутствия коллективного договора и/или представительного органа работников график сменности в виде отдельного правового акта утверждает руководитель.
График сменности в обязательном порядке должен содержать существенные условия работы в сменном режиме:
- количество смен за учетный период;
- длительность рабочего времени за смену, время ее начала и окончания;
- перерывы на отдых и прием пищи;
- время ежедневного и еженедельного отдыха;
- расписание чередования смен.
При составлении сменного графика аналитики трудового права предлагают руководствоваться актуальными положениями Методических рекомендаций по организации многосменной работы производственных объединений (предприятий) промышленности, утвержденных Госкомтрудом СССР (Москва, 1988).
В приведенном выше примере логично и эффективно использовать график сменности 4 бригад, которые работают в следующем режиме: 3 бригады обеспечивают рабочий процесс круглосуточно в 3 смены по 8 часов, четвертая отдыхает.
ВАЖНО! Если трудовой договор с работником содержит условие о сменной работе, наниматель обязан уведомить его о графике сменности на следующий учетный период не менее чем за месяц до начала его действия (ст. 103 ТК РФ).
Итак, в нашем примере график сменности выступает инструментом, созданным работодателем для обеспечения рабочего цикла, технологически имеющего большую продолжительность, чем максимальная, определенная законом длительность ежедневного труда. Это влечет за собой необходимость работы в вечерние и ночные часы.
Трудовое законодательство, защищая права работника, вводит определенные ограничения на использование труда вечером и ночью и, как, впрочем, при любом режиме рабочего времени, требует установленного соотношения времени труда и отдыха.
ТК РФ устанавливает следующие ограничения:
- ст. 103 запрещает привлечение к работе 2 смены подряд;
- ст. 96 запрещает использовать в ночное время (по ТК РФ это промежуток с 22 до 6 часов) труд беременных женщин и работников до 18 лет и ограничивает возможность использования труда инвалидов, лиц с семейными обязанностями в отношении малолетних детей и других лиц, требуя их письменного согласия на работу в ночное время, при условии, что она разрешена им по медицинским показаниям.
Об особенностях организации работы в ночное время читайте в материале «Работа в ночное время по Трудовому кодексу (нюансы)».
Норма часов при сменном графике работы, суммированный учет рабочего времени
Трудовое законодательство нормирует нормальную продолжительность трудовой недели — не более 40 часов в общем случае. Сокращенная неделя и меньшая продолжительность ежедневного труда закреплены ТК РФ для определенных групп работников в силу их возраста, состояния здоровья, прохождения обучения, а также занятости на работе с вредными или опасными условиями труда (ст. 92, 94 ТК РФ). Эти нормы общеприменимы, в том числе и для режима сменной работы.
Однако нанимателям, практикующим сменный труд работников, часто сложно выдержать принцип нормальной длительности рабочей недели, составляющей не более 40 часов. Это связано со спецификой производственного процесса. В этом случае ст. 94 ТК РФ разрешает работодателю использовать суммированный учет рабочего времени.
Получите пошаговую инструкцию по введению суммированного учета рабочего времени на предприятии, оформив пробный бесплатный доступ к системе КонсультантПлюс.
При подсчете отработанного времени за базовый отрезок принимается месяц, квартал или год. Этот период для подсчета количества рабочих часов называется учетным. Время, потраченное работником на выполнение трудовых обязанностей в учетном периоде, не должно быть больше нормального количества часов рабочей недели, кратного количеству недель.
Следовательно, при применении суммированного учета рабочего времени 1 отдельная смена может отличаться по продолжительности как в большую, так и в меньшую сторону. Но в целом количество отработанных часов за принятый в качестве учетного отрезок времени должно быть не больше установленного для этого периода при условии нормальной продолжительности труда.
ТК РФ ограничивает длительность учетного периода: он не может быть более 1 года. Применение суммированного учета рабочего времени затрагивает основополагающие права работника — на труд и отдых. Именно поэтому оно должно быть оформлено отдельным локальным правовым актом работодателя либо положением о правилах внутреннего распорядка.
Итоги
Некоторые производственные процессы (непрерывные, технологически сложные или имеющие продолжительные производственные циклы) требуют организации работы в сменном режиме. При сменном графике работы сложно соблюсти нормальную продолжительность труда, приходящуюся на рабочую неделю (40 часов). Поэтому при таком режиме труда ТК РФ допускает возможность иного определения нормы рабочего времени. Эта норма устанавливается для определенного учетного периода (месяца, квартала или года).
Познакомиться с практическими решениями сложных вопросов начисления заработной платы можно на нашем форуме. Например, по этой ветке можно почитать про примеры «из жизни» и задать свой вопрос.