Как красиво написать о нехватке работников предприятия

Как красиво написать о нехватке работников предприятия

Один из самых быстрых способов снизить производительность сотрудников — вовлечь их во столько проектов, чтобы у них не оставалось времени глубоко погрузиться в проблему.

Маргарет Лусиано, адъюнкт-профессор менеджмента и организации в бизнес-колледже Смила Университета штата Пенсильвания, в качестве примера вспоминает историю из международной страховой компании, где она когда-то работала. Менеджер, которая традиционно демонстрировала высокие результаты, обнаружила, что из-за нехватки персонала тратит по 10% своего времени на каждую из 10 проектных команд.

Она просто не успевала заниматься личными обязанностями — все ее рабочее время занимали встречи (иногда две одновременно), разочарованные команды и плохие результаты.

В такой ситуации особенно важно расставить приоритеты и отложить все, что возможно. Так ли необходимо ежегодно обновлять систему каждый год или достаточно сделать это через год? Неотложные задачи распределяйте стратегически, в идеале — последовательно. Если выделить менеджеру четыре недели на каждый проект и одну неделю между ними, все 10 проектов будут завершены за год, и еще останутся 2 недели на заслуженный отпуск.

Для руководителя важнее добиться того, чтобы сотрудники сконцентрировались на работе, а не просто получить их время. Не стоит бороться за один проект с ущербом для других — помогите команде работать на результат.

Отдавайте приоритет ключевым потребностям клиентов

Традиционно бизнес-образование учит, как важно иметь разнообразный портфель клиентов и продуктов, чтобы снизить риск и сделать компанию сильнее. Действительно, концентрироваться всего на нескольких крупных клиентах потенциально ненадежно. Однако в ситуации, когда бизнес не может качественно управлять всей клиентской базой, уделять внимание всем понемногу — не выход: неудовлетворенные услугами клиенты могут обратиться к другому поставщику.

Во многих сферах (например, инвестициях, страховании и здравоохранении) наблюдается тренд на значительный рост числа политик, клиентов или пациентов на одного сотрудника. Маргарет Лусиано рассказывает, что еще два года назад управляющий активами в компании, где она работала, должен был связываться с 60 клиентами в неделю.

Фото в тексте: PeopleImages.com — Yuri A / Shutterstock

Сейчас нагрузка того же сотрудника выросла до 246 — это менее 10 минут на клиента. На установление новых контактов или исследование рынка ресурсов уже не оставалось. Качество обслуживания страдало, а сотрудник постоянно перерабатывал и в итоге просто уволился из компании.

Иногда расстановка приоритетов означает отказ от некоторых клиентов. Однако решения могут быть и менее кардинальными. Возможно, вместо персональных звонков раз в неделю достаточно настроить автоматический email или регулярную рассылку?

Изучите, как алгоритмы или даже ручная сортировка в Excel поможет определять самых приоритетных клиентов на неделю — например, тех, чьи инвестиции особенно зависят от волатильного рынка.

В идеале решение позволит сократить нагрузку сотрудников и сохранить клиентскую базу. Но если это невозможно, стоит сконцентрироваться на ключевых заказчиках, пусть и за счет диверсификации портфеля.

Ищите быстрые решения

Постарайтесь определить, какие меры существенно улучшат ежедневную работу команды и при этом могут быть реализованы менее чем за неделю. Вот лишь несколько примеров.

• Автоматизируйте ввод данных. Попробуйте отказаться от бумажных анкет и создать электронные формы, которые клиенты смогут заполнять сами.
• Избавьтесь от ручной работы. В некоторых случаях несколько формул Excel могут сэкономить часы труда.
• Упростите процедуры. Возможно, операцию можно одобрить не за три этапа, а за один. Еще один вариант — повысить порог суммы, которая не потребует одобрения.
• Используйте цифровые решения. Документы совместного пользования избавят от необходимости тратить часы на внесение правок от 10 разных людей.

В случае менее частых задач, например, ежемесячных отчетов, эти изменения должны быть реализованы еще быстрее. Для этого можно привлечь внешних консультантов или субподрядчиков.

Инвестиции в улучшение процессов могут быть дороги, но они обходятся дешевле в долгосрочной перспективе.

Нехватка кадров вынуждает многих работодателей значительно повышать нагрузку. И это время, когда пора улучшить качество процессов, отдать приоритет ключевым клиентам и продуктам, а также сократить — не увеличить — количество текущих проектов на сотрудника.

Фото на обложке: hxdbzxy / Shutterstock

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Как рассказать о своих слабых сторонах и не лишиться шанса на оффер

Для чего работодатели спрашивают про слабые стороны?

На интервью такой вопрос задают по нескольким причинам:

• работодатели ценят в кандидатах самокритичность — задавая такой вопрос, они хотят понять, насколько вы критично относитесь к своим навыкам, опыту, личным качествам, способны ли к самоанализу и пониманию зон для своего развития;
• иногда интервьюеру нужно оценить, можете ли вы говорить на не очень комфортные темы, насколько уверенно себя ведете в таких ситуациях;
• так как слабые стороны есть у всех, работодателям важно понимать, насколько именно ваши слабые стороны могут помешать вам выполнять обязанности, которые предполагает вакансия.

Чтобы не испортить положительное впечатление, нужно понимать, что можно говорить о своих слабых сторонах, а о чем лучше умолчать.

О чем лучше умолчать

Не стоит говорить о тех своих отрицательных качествах и недостатках, которые могут негативно сказаться на выполнении ваших обязанностей. Например:

• секретарю, делопроизводителю, бухгалтеру лучше не говорить о недостаточной внимательности к деталям;
• бизнес-тренеру не стоит говорить о нелюбви к публичным выступлениям и презентациям;
• менеджеру проектов не нужно говорить о неспособности работать в условиях многозадачности и сжатых сроков.

Кроме того, работодатели отрицательно оценят стандартные заготовки: «я перфекционист и трудоголик», «сильно увлечен работой и нет времени на отдых», — а также качества, которые могут помешать выполнять работу на высоком уровне на любой должности: «я не очень пунктуальна», «мне сложно соблюдать дедлайны», «я не люблю, когда меня критикуют».

И конечно, не стоит говорить о том, что у вас нет недостатков: помните, что способность к самоанализу — очень важное качество, которое ценят в соискателях.

Как лучше говорить о своих слабых сторонах

Расскажите честно работодателю о том, каких навыков у вас нет (или они недостаточно сильные), какого опыта у вас не хватает, чтобы выполнять вашу работу на более высоком уровне. Вместе с этим расскажите о том, что вы понимаете, как над этим работать и, возможно, уже начали это делать.

• «Мне не приходилось готовить много презентаций в PowerPoint, поэтому мне есть чему поучиться, чтобы делать презентации более интересными».
• «У меня есть трудности с делегированием задач, важные задачи стараюсь делать самостоятельно, но начала работать над этим — стараюсь всё больше задач передавать команде».
• «Я не работал с Tableau, но работал с другими аналитическими инструментами, поэтому уверен, что быстро изучу новую для себя программу».

Если вы знаете, что у вас не хватает каких-то навыков или опыта, указанного в вакансии, вы можете сказать об этом на интервью как о своей слабой стороне. Но обязательно добавьте, что вы знаете, как этот навык быстро освоить, и что у вас были аналогичные примеры в прошлом.

Также можно рассказать о своих качествах, которые негативно влияют на вашу работу, но вы понимаете, как это влияние снизить:

• «Я — “сова”, утром мне сложно выполнять задачи, требующие высокой концентрации и внимательности, но я научился распределять свое рабочее время так, что утром выполняю рутинные операции, а во второй половине дня — более сложные и творческие».
• «Я не люблю считать, но так как в работе мне иногда приходится работать с цифрами, я научился использовать Excel на необходимом для меня уровне».
• «Я не очень комфортно себя чувствую во время публичных выступлений, но я стараюсь развивать этот навык на выступлениях перед более маленькой аудиторией и уже начинаю чувствовать себя более уверенно».

Можно рассказать о достаточно «безобидных» слабых сторонах, которые, скорее всего, никак влияют на успешность вашей работы, например:

• «Во мне не очень сильны лидерские качества» (при условии, что вы не претендуете на управленческую роль).
• «У меня не развиты навыки продаж» (конечно, если вы пришли устраиваться не на должность, напрямую связанную с продажами).

Что еще важно учитывать

При рассказе о своих слабых сторонах оставайтесь спокойным и уверенным, не извиняйтесь и не смущайтесь. Слабые стороны есть у всех, и очень важно, что вы о них знаете, умеете о них говорить и понимаете, как над ними работать. Кроме того, говорите честно о своих слабых сторонах. Любые попытки придумать работодатель быстро обнаружит, и это может быть причиной отказа в приеме на работу.

Теперь вопрос о ваших слабых сторонах не застанет вас врасплох. Еще до собеседования продумайте ответ на него, это поможет вам создать положительное впечатление о себе и получить желаемую работу.

�� Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в «шапке» статьи ⏫

Читайте также

Вакансии дня

HeadHunter

Новости и статьи

Сервисы для соискателей

Молодым специалистам

• Уведомления в мессенджер

Сегодня на сайте 1480174 вакансии , 65403680 резюме , 2072641 компания и за неделю 4266057 приглашений

Служебная записка о необходимости нового сотрудника

Способность к решению сложных задач достигается за счет профессионализма персонала и количества сотрудников. Работа организации со временем может усложняться. В этом случае возникает потребность в расширении штата. Для реализации этой потребности нужна служебная записка о необходимости нового сотрудника.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Функции служебной записки

Служебная записка – это документ внутреннего характера. Составляется для донесения до высшего начальства какой-либо информации. Как правило, в записках содержатся просьбы. Если специалисты не справляются с нагрузкой, если объем работы увеличился, можно составить записку о необходимости принятия на работу нового сотрудника.

Записка оформляется в свободной форме. Но в ней должны присутствовать обязательные сведения. В частности, это ФИО и должность просителя, сформулированная просьба, основание для этой просьбы. Нужно также указать руководителя, которому адресуется записка.

Образец служебной записки

Руководителю отдела кадров Кольцову А.В.

От главбуха Ивановой Д.Д.

30 июня 2020 года

О потребности в приеме на работу нового сотрудника

За последние 3 месяца в отделе бухгалтерии наблюдается резкое увеличение объема работы. Связано это с расширением производства. В частности, был введен полиграфический цех. Это привело к перегруженности специалистов. Перегруженность негативно отражается на качестве учета.

В связи с этим прошу принять на работу нового бухгалтера. Полагаю, что это ускорит ведение учета, уменьшит количество ошибок.

Как бизнес справляется с дефицитом сотрудников

Дефицит персонала за последний год обострился — это признают и официальные исследователи.

Так, в декабре 2022 года аналитики Банка России заявили, что после мобилизации во многих отраслях усилилась нехватка рабочей силы, а безработица осталась на низком уровне.

Лаборатория конъюнктурных опросов Института экономической политики (ИЭП) им. Гайдара в октябре 2022 года провела опрос предприятий. Выяснилось, что на фоне мобилизации российская промышленность столкнулась с рекордной нехваткой кадров — в последний раз такой уровень дефицита персонала был в 1996 году. Самый большой отток — на предприятиях легкой промышленности, в машиностроении и на пищевых производствах.

В феврале 2023 года Минстрой сообщил о нехватке примерно 200 000 сотрудников в строительной отрасли и 90 000 — в ЖКХ.

Мы спросили предпринимателей из разных сфер, сталкиваются ли они с дефицитом сотрудников и где ищут подходящих специалистов.

Полина Миронова, руководительница отдела маркетинга фермы «Сом Сомыч», Тульская область

В 2022 году у нас из команды выбило двух постоянных сотрудников цеха из шести. Для нас это ощутимая потеря. Задачи, которые раньше выполняли двое, легли на одного. Чтобы не обрушить продажи, приходилось самой подменять рабочих и тратить много времени на подбор. Мы выполнили все обязательства и не потеряли клиентов, но ценой переработок и нервов.

Людей, которые хотят работать, в округе не осталось. Мы находимся в Тульской области и нанимаем местных из соседних сел. В городе искать бессмысленно — слишком далеко ездить на работу. Отток людей оказался очень большой: кто-то уехал в другой город, кто-то — в другую страну.

Мы перебрали пятерых сотрудников за год на одной позиции. Приходит человек, мы начинаем его курировать, элементарные задачи приходилось по десять раз объяснять. При этом качество выполнения низкое, доверия нет. А он чуть-чуть поработает, и такой: «Ой… тут что-то нужно делать? Нет, пойду дальше». Я это называю «синдром Колобка».

Был момент, когда у нас ушли все водители-экспедиторы. Некому было развозить продукцию — сотрудник заболел, и на смену пришлось выходить мне. Вообще, сейчас я в основном отвечаю за бренд, коммуникации, а тут села за руль, ездила по адресам, разгружала пакеты. За теми, которые были тяжелее 10 кг, попросила клиента спуститься, забрать самостоятельно. Нам срочно нужен был водитель.

Об открытой вакансии узнали в соседней деревне и попросились прийти. Я думала, что земляки выручат, но вместо этого столкнулась с молодыми людьми, которые внаглую стали требовать оплату в несколько раз выше рыночной. «Либо давай мне столько-то денег, либо работать не буду и никто не будет». Чистый шантаж. Мы себе не можем позволить столько платить — это придется рекомпенсировать и повышать цены на готовый продукт. А заказов и так стало меньше. Наши основные заказчики — отели и рестораны, они берут рыбу под количество своих клиентов, и в прошлом году оно уменьшилось.

Дефицит сотрудников есть и у моих коллег, и у клиентов. Я общалась с руководителем фруктового хозяйства в октябре — сады стоят, полные яблок. Я спрашиваю: «А что ж яблоки-то не собираете, жалко, пропадают?» Он: «Работников не могу найти». Я: «Как так? Это же сдельно — один раз собрали, сразу деньги получили» — «Они приходят, день поработают, зарплату заберут и пропадают».

На нехватку рук жалуются и владельцы ресторанов. Катастрофически не хватает поваров и линейного персонала — у одного клиента премиальный шеф-повар вынужден был вставать на выдачу блюд.

Кажется, что единственный мотиватор для работы сейчас — это долги. Люди на периферии набирают микрозаймов под огромный процент, не могут выплатить и попадают в долговую яму. Им звонят коллекторы, подают на них в суд, грозятся отнять имущество. Только эти обстоятельства заставляют их искать работу. При этом они хотят получить много, сразу и желательно ничего не делая. Культура работы ради внутреннего обогащения ушла, осталась только жажда наживы.

Константин Миронов, руководитель инжиниринговой компании «М-Сеть», Москва

Мы потеряли много монтажников и инженеров, когда начались восстановительные работы в Мариуполе. Из Москвы туда ехать не хотят даже за двойную оплату, но из регионов многие отправились в командировки на заработки. Обычно зарплата монтажника в регионе — 30 000 ₽, а в Мариуполе сейчас — в пять-шесть раз больше.

Мы тоже получили контракты в Мариуполе, выиграли конкурс. Но нам приходится конкурировать с бригадами, которые работают по-черному. У нас белая зарплата, трудовой договор, стабильные выплаты каждый месяц в рынке. После начала СВО мы подняли зарплаты в два раза. Но конкуренты все равно предлагают гонорары в несколько раз больше наших — думаю, потому, что не все компании платят налоги. Из-за этого работники от нас уходят к ним, но многие возвращаются, когда контракты заканчиваются. Я беру их назад на правах бригады на подхвате, но уже не доверяю — знаю, что могут уйти за длинным рублем.

Проблема профессиональных кадров была всегда. Монтажники, руководители проектов, инженеры нужны постоянно. Прораб — вообще болезненный вопрос. Взять готового сотрудника с рынка практически невозможно.

Брать на проекты низкоквалифицированных гастарбайтеров мы не можем. У нас тонкая работа — это не просто электричество положить, требуются знания, внимательность и вдумчивость. Они больше материала напортят, чем пользы принесут.

Мы брали ребят сразу после армии и института. Всех приходится обучать с нуля — даже если есть специальность «Автоматика», нет прикладных навыков. Мы тратим деньги и время на подготовку. Деньги не так страшно, они окупаются, а время — жалко. Особенно если работник у тебя всему научится, а потом уходит в более хлебное место.

Услуги хедхантеров и кадровых агентств не помогают. Они приносят около 30 резюме, мы отбираем несколько человек, хедхантер прозванивает кандидатов и проговаривает все условия. У нас срочные интересные проекты, можно выбирать объект, работать удаленно, жить в любом регионе России, работать в тепле, со спецодеждой и релокацией, получать зарплаты выше московских. Кандидат соглашается, мы назначаем время собеседования, но часто люди не приходят и пропадают — трубки не берут. Сейчас из 40 человек до работы доходит один. На подбор тратится колоссальное количество времени.

Тенденция рынка — прыгать с места на место. Были персонажи, которые поработали неделю, пропадали, не отвечали на звонки, а потом появлялись и спрашивали: «Где мои деньги?» Никакой ответственности за свой труд нет: не вышел на смену — а что такого?

Со старшим поколением проблем меньше: работники после 45, если не выходят, отзваниваются, предупреждают; если зарплата не устраивает — скажут об этом прямо. А молодое поколение не придет, не поговорит. Если что-то не так — меня не любят, не ценят, обидели, я не хочу. Низкий уровень социализации.

Рамиль Измайлов, владелец завода «Пружинный проект», Казань

В 2022 году мы потеряли много сотрудников. После объявления о мобилизации в конце сентября с завода уволились 30 человек — для нас это существенно.

Часть уволившихся уехала жить в другие страны, часть ушла работать на предприятия, где обещали бронь. К нам приходит либо совсем молодежь, либо мужчины предпенсионного возраста.

Возрастные мужчины не особо хотят работать. Некоторые из них говорили: «Зачем работать у вас за зарплату от 50 000 ₽? Я лучше за 30 000 пойду охранником, где ничего делать не нужно». И уходили на другие предприятия.

С молодежью дела обстоят не лучше. Мы ходили по училищам, где готовят токарей, слесарей. Просили в аудитории поднять руку, кто готов работать по профессии — никто не поднимал, всем нужна только корочка.

15 из 30 вакансий до сих пор не можем закрыть. Ищем сотрудников через сайты вроде Авито или HeadHunter, расклеиваем объявления на остановках и в подъездах домов, но этого мало. Хотим запустить реферальную программу «Приведи друга»: если кто-то из рабочих сможет привести к нам нового сотрудника и обе стороны останутся довольны, такой рабочий получит бонусы.

Стараемся расширить географию поиска: хотим купить вахтовый автобус, чтобы подвозить тех, кто хочет у нас работать, но живет далеко от завода.

Обучаем сотрудников с нуля. Найти готовых мастеров, по моим ощущениям, нереально. Чтобы вырастить сотрудника с нуля, нужен год. Сначала он делает более простые вещи и даже может случайно сломать станок. Со временем учится, перенимает опыт коллег. Мы даже выстроили систему наставничества — так у работников появляется мотивация расти.

Дмитрий Оглоблин, владелец сыроварни «Каменный Пояс», Московская область, Луховицы

У нас кадровый голод: нужны помощники технолога и продавцы. Мы готовы обучать людей, но никак не можем их найти.

В начале 2022 года нам пришлось расстаться с помощником технолога и несколькими разнорабочими. Помощник технолога, скорее всего, ушла по семейным обстоятельствам, потому что ее семья планировала переезд. Еще один фактор, который мог на нее повлиять, — тяжелая работа на ручном производстве. А разнорабочих, видимо, не устроила частичная занятость: в среднем три смены в неделю.

С тех пор, как сократилась численность, мы с трудом нашли двух разнорабочих среди местных жителей. Чтобы их привлечь, зарплату на этой позиции немного подняли.

Сейчас ищем 2—3 продавцов выходного дня, но вакансии закрываются долго: не всем подходит наш продукт и график смен, и не всегда нас устраивают результаты работы сотрудников.

Мы пробовали работать с десятками продавцов, но сработались только с тремя. Пока, где можем, прикрываем своими силами — иногда за прилавок встаю я и сотрудники цеха. Приглашаем студентов на подработки и оплачиваемые стажировки, но это не пользуется популярностью.

Нелегко находить и сыроваров. Такие эксперты есть, но они редко соглашаются на смену работы. Поэтому сейчас я варю сыр вместе с помощниками.

Алексей Сигаев, директор производителя сварочного оборудования «АСОИК», Пермь

После объявления мобилизации молодые сотрудники запаниковали: информация была противоречивая, неполная. Несмотря на увольнения по собственному желанию, многие рабочие потом вернулись, но их точное число не помню.

У нас в компании, как в строю: каждый сотрудник на вес золота. Пока глобально проблема с оттоком кадров нас не коснулась, но впереди, я думаю, предстоят еще волны мобилизации, и это уже может сказаться на АСОИК катастрофически. Сейчас я пытаюсь разобраться в том, как оформить бронь для сотрудников. Но это трудный процесс.

У нас в отрасли и так дефицит кадров. Мы занимаемся производством, проектированием и техническим обслуживанием сварочных комплексов. Нам нужны сотрудники с широким перечнем навыков и высоким уровнем квалификации, а таких всегда «днем с огнем». Сейчас по три открытых вакансии в каждом отделе, это девять человек.

Стараемся привлекать молодежь. Я считаю, что лучший сотрудник — тот, кого ты сам вырастил на производстве. Поэтому у нас проходят практику студенты разных сузов, набираются опыта и заодно втягиваются в производство. Правда, глобально проблему это не решает — людей все-таки не хватает.

Мария Маслова, основательница бренда нижнего белья GreenBra, Ижевск

С 2022 года всегда открытая вакансия швеи. Мы расширяемся: растут продажи, сняли дополнительное помещение и купили новое оборудование, поэтому нам нужно еще 5 швей. У нижнего белья свои особенности в пошиве из-за эластичных тканей и размера деталей. Даже если отклики на вакансию есть, далеко не у всех получается шить на практике. Собрать бюстгальтер гораздо труднее, чем худи, поэтому для поиска 5 швей нам нужно посмотреть примерно 70 кандидатов.

В Ижевске есть один техникум, где обучают на швей и закройщиков. В год он выпускает 20 человек, из них по специальности хотят работать только 12. За них огромная конкуренция — швейных производств очень много, отрасль сильно развивается.

А еще по причине сложности изделий нереально найти узкоспециализированных спецов: логистов, технологов, конструкторов.

Я решила выращивать кадры внутри производства. Например, заведующая производством — бывший закройщик, технолог работала у нас швеей, логист — мастером влажно-тепловой обработки тканей. Учимся всему сами: методом проб и ошибок.

Зато приятно замечать и положительный тренд — люди из других профессий становятся швеями. Раньше для них шитье было просто хобби, а сейчас им хочется работать руками и видеть результат.