Полевое довольствие что это

Командировочные расходы и полевое довольствие. Новые нормы

Постановлением от 8 февраля 2002 г. № 93 Правительство РФ утвердило новые нормы расходов на выплату суточных и полевого довольствия. Эти нормы должны применяться с 1 января 2002 года. Если суточные или довольствие выдаются в пределах норм, то их сумма учитывается при налогообложении прибыли и не облагается налогами. В этой статье мы рассмотрим особенности бухгалтерского и налогового учета таких выплат и порядок их налогообложения.

Расходы на командировки

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные):
• другие расходы, которые сотрудник оплатил с разрешения руководителя фирмы (например, затраты на оформление визы, загранпаспорта и т. д.).

Если командировка сотрудника связана с производственной деятельностью фирмы, то эти расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль. Исключение из этого порядка предусмотрено для суточных. Суточные уменьшают прибыль только в пределах установленных норм. Напомним, что до 2002 года помимо суточных также нормировались расходы по найму жилого помещения. Теперь такого ограничения нет.

Особенности выплаты суточных

• не уменьшает налогооблагаемую прибыль;
• облагается налогом на доходы физических лиц;
• облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

ЕСН на суточные, выданные сверх норм, не начисляется. Связано это с тем, что по НК РФ этим налогом не облагаются любые выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль (в том числе сверхнормативные суточные).

Особенности оплаты других расходов по командировке

Все расходы сотрудника, связанные с командировкой, уменьшают налогооблагаемую прибыль. Однако бухгалтер должен помнить, что такие расходы должны быть подтверждены документами (счетами на оплату услуг гостиницы, железнодорожными и авиационными билетами и т. д.). Обратите внимание: не учитываются при налогообложении прибыли расходы на обслуживание сотрудника в барах, ресторанах, номере, рекреационно-оздоровительных объектах. Эти расходы должны оплачиваться сотрудником за счет суточных.
Не позднее пяти дней после возвращения из командировки сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1), к которому прилагаются все документы.
Напомним, что в 2001 году в себестоимость включались затраты по найму жилых помещений даже в том случае, если у сотрудника не было документов, подтверждающих эти расходы. Теперь такие расходы при налогообложении прибыли не учитываются. Однако эти расходы могут быть оплачены за счет фирмы. Если расходы оплачиваются из расчета 12 рублей в сутки, то их сумма не облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. ЕСН на сумму расходов, не подтвержденных документами, не начисляется независимо от их размера.
Сумма НДС, уплаченная при покупке проездных билетов, постельных принадлежностей в поездах, а также при найме жилья, принимается к налоговому вычету. НДС исчисляется расчетным путем по ставке 16,67 процента от общей суммы этих расходов (без налога с продаж).
Расходы на командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль в том отчетном периоде, в котором авансовый отчет был утвержден руководителем фирмы. Поэтому если сотрудник прибыл из командировки, например, 30 марта, а авансовый отчет был утвержден в апреле, то командировочные расходы учитываются при налогообложении прибыли только во II квартале.

Пример 1.
ЗАО «Актив», расположенное в Москве, направило своего сотрудника А.Н. Иванова в командировку в Санкт-Петербург на 15 дней. Перед отъездом Иванову были выданы деньги в сумме 15 000 руб. на оплату командировочных расходов. По приказу руководителя «Актива» командированным сотрудникам суточные выдаются в размере 300 руб. в день. Поэтому Иванову было дополнительно выдано 4500 руб. (300 руб. x 15 дн.). «Актив» уплачивает взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента.
При выдаче денег Иванову бухгалтер «Актива» должен сделать запись:

Дебет 71 Кредит 50
– 19 500 руб. (15 000 + 4500) – выданы деньги Иванову на оплату командировочных расходов.

После возвращения из командировки Иванов представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие его расходы. Общая сумма расходов Иванова составила 14 550 руб., в том числе:
– на проезд до Санкт-Петербурга и обратно – 1800 руб. (в том числе налог с продаж – 86 руб.);
– на проживание в гостинице – 11 250 руб. (в том числе налог с продаж – 536 руб.).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:

Дебет 19 Кредит 71
– 286 руб. ((1800 руб. – 86 руб.) x 16,67%) – учтен НДС по расходам на проезд;
Дебет 19 Кредит 71
– 1786 руб. ((11 250 руб. – 536 руб.) x 16,67%) – учтен НДС по расходам на проживание;
Дебет 26 Кредит 71
– 12 478 руб. (1800 – 286 + 11 250 – 1786) – учтены расходы на проезд и проживание Иванова;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 2072 руб. (286 + 1786) – принята к вычету сумма НДС по командировочным расходам;
Дебет 26 Кредит 71
– 4500 руб. – учтены суточные, выданные Иванову.
Сумма суточных, выданных Иванову сверх установленных норм, составит:
4500 руб. – 100 руб. x 15 дн. = 3000 руб.

Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль, облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
При начислении этих налогов бухгалтеру нужно сделать проводки (порядок применения стандартных налоговых вычетов не рассматривается):

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 390 руб. (3000 руб. x 13%) – удержан налог на доходы физических лиц с суммы сверхнормативных суточных;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 6 руб. (3000 руб. x 0,2%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

За время командировки Иванов израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Сумма перерасхода должна быть ему возмещена. Эта сумма составит:
4500 руб. + 1800 руб. + 11 250 руб. – 15 000 руб. = 2550 руб.
При выплате денег Иванову бухгалтеру нужно сделать запись:

Дебет 71 Кредит 50
– 2550 руб. – выплачены деньги Иванову.

Обратите внимание: до 2002 года размер суточных был установлен в валюте той страны, куда направлялся сотрудник. Начиная с 2002 года все нормы установлены в долларах США. В связи с этим у бухгалтеров появилась дополнительная работа. Так, если работник был командирован в страну, где доллары США не обращаются (например, в европейские государства), то бухгалтеру следует пересчитать суточные сначала в рубли, а затем в валюту той страны, куда был направлен сотрудник.

Пример 2.
ООО «Пассив» направило своего работника Д.Н. Петрова в командировку в Германию на четыре дня. По приказу руководителя «Пассива» суточные при загранкомандировках выдаются в пределах норм, установленных Правительством РФ. Норма возмещения суточных за каждый день пребывания в Германии составляет 58 долл. США. Суточные были выданы Петрову в евро. Билеты на перелет, а также расходы по оформлению выездных документов фирма оплачивала самостоятельно.
Официальный курс, установленный Банком России, на день выдачи подотчетных средств составил:
– доллар США – 30,58 руб./USD;
– евро – 26,99 руб./EUR.
Петрову полагаются суточные в размере:
(58 USD x 4 дн. x 30,58 руб./USD : 26,99 руб./EUR = 263 EUR.
Для оплаты других командировочных расходов Петрову дополнительно выдано 700 евро. Общая сумма денег, выданных Петрову, составила 963 евро (263 + 700).
При выдаче денег бухгалтер сделал запись:

Дебет 71 Кредит 50
– 25 991 руб. (963 EUR x 26,99 руб./EUR) – выданы Петрову деньги на оплату командировочных расходов.

После возвращения из командировки Петров представил счет на проживание в гостинице на сумму 540 евро (180 EUR x 3 дн.). Выданная под отчет сумма оказалась больше фактических расходов работника. Поэтому остаток валюты в размере 160 евро (963 – – 540 – 263) должен быть возвращен в кассу «Пассива».
На дату утверждения авансового отчета курс евро составил 27,11 руб./EUR.
Бухгалтер «Пассива» должен сделать проводки:

Дебет 71 Кредит 91-1
– 116 руб. ((27,11 руб./EUR – 26,99 руб./EUR) x 963 EUR) – отражена курсовая разница по подотчетным средствам;
Дебет 26 Кредит 71
– 14 639 руб. (540 EUR x 27,11 руб./EUR) – учтены расходы на проживание Петрова;
Дебет 26 Кредит 71
– 7130 руб. (263 EUR x 27,11 руб./EUR) – учтены расходы на выплату Петрову суточных;
Дебет 50 Кредит 71
– 4338 руб. (160 EUR x 27,11 руб./EUR) – остаток неизрасходованной валюты возвращен в кассу.

Расходы на выдачу полевого довольствия

• геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций;
• лесоустроительных организаций;
• организаций, разрабатывающих месторождения драгоценных металлов и камней со сроком отработки до семи лет.

• за работу в районах Крайнего Севера, в Хабаровском и Приморском краях и в Амурской области – 200 рублей в сутки;
• за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в этих районах, – 75 рублей в сутки;
• за работу в полевых условиях в других районах – 150 рублей в сутки;
• за работу на базах геолого-разведочных организаций в других районах – 50 рублей в сутки.

• заболели;
• находятся в отпуске по беременности и родам;
• выполняют государственные обязанности.

• могут ежедневно возвращаться с места работы к месту жительства (при условии, что работник на дорогу тратит не больше четырех часов);
• находятся в ежегодном отпуске или на санаторно-курортном лечении;
• находятся в командировке (таким сотрудникам вместо довольствия выдаются суточные).

Полевое довольствие отражается в учете в том же порядке, что и заработная плата.

А. Исанова, эксперт журнала "Московский бухгалтер"
Д. Смотров, аудитор
Материал предоставлен журналом "Практическая бухгалтерия"

Размер и нормы полевого довольствия

Профессии бывают разные. Далеко не каждая предполагает нахождение в теплом кабинете офиса или на улицах больших городов. Есть ряд специальностей, связанных с работой в условиях, далеких от комфортных. Кроме того, после окончания работы не получится вернуться в уютное жилище, к семье и привычному быту. Тем, кто надолго покидает дом в связи с работой, нужно где-то ночевать, питаться, обеспечивать ежедневные потребности. Работодателю придется как-то компенсировать такие затраты и неудобства. Законодательный способ такой компенсации называется назначением полевого довольствия.

Расскажем, как рассчитывается и от чего зависит размер полевого довольствия, как изменились его нормы с 2017 года, а также особенности его налогообложения.

Что такое полевое довольствие

Словосочетание «полевое довольствие» употребляется для выражения определенного возмещения сотрудникам за их труд в полевых условиях или работу, связанную с пребыванием в экспедициях, своего рода аналог суточных, выплачиваемых командированным работникам. Это могут быть профессии:

• геодезиста;
• геолога;
• археолога;
• экспедитора и др.

Между тем ключевое понятие «полевые условия» в законе не раскрывается. Трудовой кодекс в ст. 168.1 оговаривает только необходимость выплаты средств на возмещение некоторой доли расходов таких трудящихся.

СПРАВКА! Более 10 лет назад понятие полевых условий и полевого довольствия было раскрыто в «Положении о выплате полевого довольствия работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах», утвержденном Постановлением Министерства труда РФ № 56 от 15 июля 1994 года, ныне утратившем силу.

Расшифровать понятие полевых условий можно, исходя из данных, приводимых в законодательстве. Рассмотрим их основные критерии:

1. Главный признак полевых работ – то, что они производятся вне постоянного места жительства персонала.
2. Продолжительность такой работы – полевой сезон, то есть срок, определенный для выполнения заданий (может отличаться у разных профессий). Так, геологи могут трудиться в полевых условиях по полгода и даже больше, экспедиция может продлиться не один месяц и т.д.
3. Трудовые и бытовые условия изначально не обустроены, этим занимаются сами сотрудники.
4. Место постоянного нахождения персонала расположено за пределами крупных населенных пунктов.
5. Характерны поездки сотрудников по служебным делам, которые нельзя признать командировками с точки зрения трудового права.

ВАЖНО! Критерии эти условны, их перечень открыт, его дозволено утверждать предприятиям самостоятельно в соответствии с собственными потребностями, отражая в своей внутренней учетной политике.

Чем регламентируются полевые работы

Полевые работы с точки зрения закона представляют собой особые условия труда. Это обстоятельство непременно должно отражаться при заключении трудовых отношений, то есть прописываться в трудовом договоре. Там должно быть отмечено, что условия труда являются полевыми и предусмотрен порядок начисления и выплаты этой компенсации.

Работодатель также может инициировать, наряду с трудовым договором, подписание соглашения о дополнительных условиях труда, включающих полевые. Допускается также издание специального Положения о полевых работах.

Кроме трудового договора, документами, могущими подтвердить факт полевых работ или их экспедиционного характера в случае трудового спора или обращения в суд, то есть с правовой точки зрения, являются:

• колдоговор;
• приказ руководства о направлении сотрудника или группы для работ в указанных условиях;
• табель учета рабочего времени таких сотрудников;
• отчет работника об экспедиции или полевых работах и т.п.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! В трудовом договоре или Положении о полевом довольствии работодателю следует предусмотреть и утвердить перечень документов, подтверждающих полевые условия работы персонала.

Какие средства возмещает полевое довольствие

Трудовой кодекс обязывает работодателя обеспокоиться возмещением следующих затрат персонала в полевых условиях:

• денег, потраченных сотрудниками на проезд до места полевых работ и домой, а также на служебные разъезды в полевой период;
• средств, заплаченных за наем жилья во время таких работ;
• оплаты бытовых расходов персонала;
• других оговоренных затрат персонала.

Вопрос: Облагаются ли выплаты полевого довольствия страховыми взносами? Включается ли размер полевого довольствия в расчет по страховым взносам?
Посмотреть ответ

Какие работодатели должны выплачивать полевое довольствие

До 2009 года, когда утратило силу выше упоминавшееся Положение № 56, полевое довольствие могло быть начислено только узкому профессиональному кругу, занимавшемуся геолого-разведочной или топографо-геодезической деятельностью.

С 17 июля 2009 года отмена этого Положения распространила требование Трудового кодекса относительно выплаты полевого пособия на все виды деятельности, если они подпадают под критерии полевого характера работ, что зафиксировано в правоустанавливающих документах (прежде всего, трудовом договоре).

Кому не положено полевое довольствие

Данные компенсации не будут начисляться сотрудникам, которые:

• могут в течение 4 часов или менее возвращаться домой от места работ;
• во время полевого сезона находятся в обычном ежегодном отпуске;
• являются командировочными (вместо полевого довольствия они получат суточные).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сотрудникам, заболевшим во время полевых работ, полевое довольствие продолжает выплачиваться.

Вопрос: Облагается ли НДФЛ выплата работодателем полевого довольствия в размере, превышающем 700 руб. за каждый день нахождения работника в полевых условиях?
Посмотреть ответ

Внутренние нормы полевого довольствия

Ориентируясь на определенный размер данных выплат, компания разрабатывает собственные («внутренние») нормы. Они вводятся для того, чтобы адекватно определить сумму расходов, учитываемую для налогообложения. Если суммы укладываются в установленные нормы, эти затраты попадают под такие ограничения с точки зрения налоговиков:

• данная сумма снизит налогооблагаемую прибыль предприятия;
• с нее не предусмотрен налог на доходы физлиц;
• для нее не действителен ЕСН (даже если сумма не вложится в нормы);
• с этой суммы не нужно платить взносы в соцфонды (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Норма начисляется за каждые сутки пребывания в полевых условиях. Ранее действовавшее Постановление № 56, упраздненное в 2009 году, требовало установления размера полевого довольствия кратным размеру суточных для командированных сотрудников. На сегодня это требование не обязательно.

Можно закрепить нормы полевого довольствия по-разному:

• в твердой сумме, одинаковой для всех сотрудников;
• дифференцированно, в зависимости от климатических и других условий для работы, а также самих трудовых функций.

К СВЕДЕНИЮ! Чем корректнее обоснованы нормы полевого довольствия, тем меньше риск внимания к ним налоговых органов.

Особенности выплаты полевого довольствия

Особый характер полевых работ диктует и нюансы компенсационных выплат. Так, например, до отъезда и начала работ нельзя с точностью предугадать, в какую сумму выльются компенсируемые расходы. Между тем средства должны быть на руках у сотрудников до начала работ, так как многие расчеты потребуется производить предварительно. Выход нашелся в использовании механизма дачи средств «под отчет»:

• сотрудник в произвольной форме пишет заявление на выдачу ему определенной суммы наличными в качестве полевого довольствия;
• руководитель визирует заявление, отдельно отмечая сумму, срок выдачи и дату выплаты;
• после истечения срока, указанного в заявлении (это будет уже после окончания полевого сезона), в течение 3 суток сотрудник должен предъявить по полученным средствам авансовый отчет и подтверждающие затраты документы в бухгалтерию или руководству.

ВАЖНО! Являясь компенсацией, выплата полевого довольствия не входит в заработную плату сотрудника. С точки зрения бухгалтерии, это расходы по обычным видам деятельности.

Полевое довольствие: кому полагается?

Полевое довольствие (ПД) полагается работникам, если их трудовая деятельность осуществляется не в комфортном офисе, а в сложных полевых условиях – без бытовых удобств, вне обустроенного рабочего места, за пределами населенных пунктов городского типа. С 2019 года установлен предельный размер такой выплаты, не облагаемый НДФЛ.

Выплаты полевого довольствия: за что полагаются

В ныне действующих нормативных документах нет определения, что такое «полевое довольствие», хотя этот термин встречается в российском законодательстве. Например, в ст. 168.1 Трудового кодекса РФ он упоминается, как один из видов расходов, которые возмещаются сотруднику за счет работодателя. Из содержания статьи следует, что его выплачивают как компенсацию издержек, которые связаны с проживанием работника вне его постоянного местожительства, если это вызвано характером выполняемой работы.

Более подробное определение полевого довольствия имелось в постановлении Минтруда РФ № 56 от 15.07.1994 года, которое сейчас упразднено. В нем говорилось, что ПД компенсирует работником повышенные расходы при работе в полевых условиях, то есть когда их быт и труд не обустроен, а трудовая деятельность ведется за пределами населенных пунктов городского типа. Несмотря на то, что полевое довольствие в 2020 году нигде не определено, на указанное устаревшее постановление можно ориентироваться, чтобы понять суть данной выплаты.

Главная особенность ПД – работник получает эту компенсацию за самостоятельное обустройство своих бытовых и трудовых условий в месте, где ему приходится работать. Если, например, при вахтовом режиме труда обустройством места работы, проживания, организацией питания и прочими вопросами занимается работодатель, то в полевых условиях их решением занимается сам сотрудник. Так, он может купить себе палатку, специальное снаряжение, продукты питания, настроить и оплатить мобильную связь, интернет и т.д. Расходы, необходимые ему для выполнения работы и нормальной жизнедеятельности, компенсируются работодателем. В частности, ПД получают геологи, геодезисты, археологи, представители других специальностей, вынужденные трудиться в полевых условиях.

Какие именно возмещаются расходы, и в каких объемах, фиксируется либо в локальных нормативных актах предприятия (например, коллективном договоре или Положении о ПД), либо в трудовом договоре с «полевым» работником. Максимального и минимального размера полевого довольствия отечественное законодательство не содержит. Вопрос о величине и порядке выплаты ПД решается работодателем.

Размер полевого довольствия в 2020 году, не облагаемый НДФЛ

Федеральный закон № 381 от 30.10.2018 внес поправку в ст.217 Налогового кодекса РФ, где перечислены все виды денежных поступлений, освобождаемых от уплаты налога на доходы физического лица (НДФЛ). Законодатели определили максимальный размер ПД, не облагаемый подоходным налогом – 700 рублей в сутки. То, что превышает эту сумму, является налогооблагаемой базой. С нее удерживается НДФЛ в процентных соотношениях (ставках), установленных ст.224 НК РФ.

Новое правило стало действовать с января 2019 года. Ранее, независимо от размера полевого довольствия, НДФЛ с него не удерживался. Но теперь правила изменились. Как рассчитывается налог с полевого довольствия, рассмотрим на примерах.

Пример

Геолог Зверев выехал в разведывательную экспедицию на два месяца (60 дней). После возвращения ему было выплачено полевое довольствие в размере 39 000 рублей (650 руб. х 60 дней). Так как суточная выплата ПД не превышала 700 руб., он получил общую сумму довольствия без вычета подоходного налога.

Другой пример

1. Вначале определяется необлагаемая НДФЛ сумма: 700 руб. х 40 = 28 000 руб.
2. Затем она вычитается из полной суммы полевого довольствия: 32 000 руб. – 28 000 руб. = 4000 руб.
3. 13-процентный налог удерживается с 4000 руб.

Платятся ли с полевого довольствия страховые взносы

Согласно пп.2 п.1 ст.422 Налогового кодекса РФ, денежные средства, возмещаемые работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами. Так как полевое довольствие – одна из форм таких компенсационных выплат сотрудникам, страховые взносы с него не платятся.

Полевое довольствие что это

Письмо Минфина России от 10.02.2020 № 03-15-06/8619

Комментарий

В письме от 10.02.2020 № 03-15-06/8619 Минфин России пришел к выводу, что полевое довольствие страховыми взносами не облагается.

Полевое довольствие выплачивается работникам, которые трудятся в полевых условиях, в т.ч. в экспедициях. Цель выплаты – компенсировать дополнительные расходы работника, проживающего вне места постоянного жительства (ст. 168.1 ТК РФ).

Размер и порядок выплаты устанавливаются трудовым или коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами, установлен в статье 422 НК РФ.

Так, страховыми взносами не облагаются все компенсации, связанные с выполнением работником трудовой функции (в пределах установленных законом норм) (абз. 10 пп. 1 ст. 422 НК РФ). Поскольку полевое довольствие является компенсационной выплатой, страховыми взносами она не облагается.

При этом факт полевой работы сотрудников должен быть установлен в коллективном договоре, трудовых договорах, соглашениях, локальных нормативных актах. Нормировать полевое довольствие в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 422 НК РФ, не требуется.

Выплата полевого довольствия в расчете по страховым взносам отражается (см. Порядок, утв. приказом ФНС России от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@):

• по строкам 030 подраздела 1.1 (Расчет сумм взносов на обязательное пенсионное страхование) и подраздела 1.2 (Расчет сумм страховых взносов на обязательное медицинское страхование) Приложения 1 к разделу 1 Расчета;
• по строке 020 Приложения 2 (Расчет сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) к разделу 1 Расчета;
• в строках графы 140 подраздела 3.2.1 (Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица) раздела 3 Расчета.

Кроме того, полевое довольствие нужно отразить:

• по строкам 040 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1 Расчета;
• по строке 030 Приложения 2 к разделу 1 Расчета.

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта: