"Этапы реализации проекта"
При организации проектной деятельности можно придерживаться следующего алгоритма:
формулирование гипотезы (для исследовательского проекта);
формулирование цели (конкретных задач, связанных с решением проблемы);
определение этапов работы
подбор методов и средств решения проблемы;
проведение исследовательской или иной работы по решению проблемы;
получение и анализ данных;
оформление данных в виде текста (схемы, рисунка и др.);
обсуждение и корректировка данных;
выражение ожидаемого результата (представление).
Краткая характеристика наиболее важных действий в представленном алгоритме.
Тема выбирается и формулируется с учетом определенных обстоятельств:
учитывается содержание школьных программ;
учитывается возраст и уровень подготовки обучающихся;
учитываются интересы и потребности обучающихся (познавательные, прикладные, творческие, ценностные и др.);
учитываются особенности личности обучающихся;
учитывается практическая значимость ожидаемых результатов.
Формулировка темы должна быть краткой, понятной, проблемной, смыслосодержащей.
темы могут формулироваться в рамках одного или нескольких школьных предметов;
темы могут отражать социальные, культурологические, экономические, экологические, политические и другие проблемы;
темы могут иметь комплексный характер.
Обоснование актуальности: в школьных условиях актуальность выполнения проекта полезно рассматривать с позиции практических ожидаемых результатов. При обосновании актуальности темы проекта важно ответить на следующие вопросы:
Почему выбрана данная тема?
Почему тема действительно интересна для ученика, чем интересна с практической точки зрения?
Какие новые знания предполагается получить?
Каков замысел проекта в целом?
Что уже имеется по данной теме, а что нового предстоит сделать ученику?
Определение проблемы.
Проблема — это вопрос, ответ на который не содержится в накопленном знании обучающегося. Проблему лучше формулировать в виде вопроса. Пример проблемы: есть ли общее в национальных традициях народов нашего села?
Формулирование гипотезы (для исследовательского проекта). Гипотеза должна быть проверяемой и, по возможности, простой, но, самое главное, содержать нечто новое для ученика. Гипотеза может выступать в двоякой роли: как предположение о связи между наблюдаемыми явлениями и внутренней производящей основой (объяснительная гипотеза) или как предположение о той или иной форме связи между наблюдаемыми явлениями (описательная гипотеза).
Пример описательной гипотезы: состояние окружающей среды зависит не столько от концентраций выбрасываемых предприятиями химических веществ, сколько от того, что мы не смогли обеспечить качественную их очистку.
Пример объяснительной гипотезы: Если (идея и замысел гипотезы), то (предполагаемый результат); так как (объяснение эффекта). Если мы изучим культуру, традиции людей разных национальностей нашего села, то это позволит нам ……
Формулирование цели: в цели формулируется общий замысел проекта. Поэтому необходимо стремиться к лаконичному и предельно точному в смысловом отношении формулированию цели.
Цель всегда формулируется в соотношении с темой проекта. «Что ты хочешь создать в результате проектирования? (Какой продукт (результат) получить?)» Такими продуктами могут быть: описание и характеристика объектов и явлений, логическая схема, модель, чертежи, текст любого документа, план создания чего-либо (парка, дендрария), компьютерная программа, макет, карта, прибор, сценарий мероприятия, серия плакатов, рекламный буклет, техническое устройство, видеофильм, сайт, выставка, газета / журнал, справочник, учебное пособие, экскурсия и т.д.
Содержание задач:
Познавательные задачи — связаны с изучением особенностей объектов (предметов) окружающего мира, способов (методов) решения проблем; овладением умениями работы с источниками; постановкой эксперимента (организация и проведение опытов).
Преобразовательные задачи — связаны с усвоением умений практического характера, направленных на улучшение состояния объектов окружающего мира.
Задачи самообразования — связаны с усвоением знаний и умений для самостоятельного решения возникающих учебных и других проблем
Творческие задачи — связаны с реализацией потенциала личности обучающегося, необходимого для создания оригинальных результатов проектирования — сочинения, схемы, конструкции, модели.
Организационные задачи — связаны с усвоением умений самоорганизации: грамотной постановки задач, определения методов их решения, планирования собственной работы.
Для выражения задач, как и в случае постановки цели, лучше использовать глаголы:
изучить литературу по теме и выяснить…
ознакомиться с методами …
создать модель (методику) …
провести серию опытов …
апробировать модель (методику) …
предложить способы решения … и др.
Как и любая деятельность, проектная деятельность имеет свои этапы.
Характеристика этапов реализации проекта
Содержание работы
Деятельность обучающихся
Деятельность учителя (руководителя)
1. Выдвижение идеи проекта (сроки ….)
Предварительное формулирование темы и основных целей выполнения проекта
Обсуждают идею, собирают информацию, выдвигают свои формулировки тем
Разъясняет смысл проектирования, участвует в обсуждении идеи, помогает формулировать тему и цели
2. Составление письменного плана выполнения проекта (сроки ….)
Определение источников информации, выбор методов выполнения и формы представления отчета, распределение обязанностей между участниками проекта (для группового проекта), составление плана действия
Вырабатывают конкретный план индивидуальных и совместных действий, формулируют задачи
Разъясняет смысл планирования, корректирует планы работы, помогает сформулировать задачи
3.Выполнение проекта (сроки ….)
Осуществление действий по сбору необходимой информации
Выполняют исследовательскую, информационную, практико- ориентированную работу по проекту, советуются между собой и учителем, накапливают материал
Наблюдает за работой и косвенно руководит (корректирует действия)
4.Завершение проекта (сроки ….)
Предварительный анализ полученной информации, или оценка созданного объекта
Анализирует информацию, выясняют ее недостатки, оценивают созданный собственным трудом объект
Помогает выполнить анализ, участвует в оценке созданного объекта как рядовой участник
5. Подготовка отчета по проекту (сроки ….)
Работа по оформлению отчета в соответствии с выбранной формой
Работа над отчетом- читают, считают, анализируют, пишут, составляют литературу, оформляют отчет, готовят выступление
Помогает составлять отчет, корректирует окончательный вариант отчета и выступления
6. Представление отчета и его оценка (сроки ….)
Определение ценности выполненного проекта
Отчитываются о результатах своей работы, обсуждают, оценивают достоинства и недостатки проекта
Слушает, задает вопросы, оценивает усилия учащихся, креативность и качество использования источников, выступления, проект в целом
Важное правило: каждый этап работы над проектом должен иметь свой конкретный продукт!
(например, это могут быть сформулированные задачи, вопросы, план действий, список литературы, набор фото, схемы и др.)
Результатом (продуктом) проектной деятельности может быть любая из следующих работ:
письменная работа (эссе, реферат, аналитические материалы, обзорные материалы, отчёты о проведённых исследованиях, стендовый доклад и др.);
художественная творческая работа (в области литературы, музыки, изобразительного искусства, экранных искусств), представленная в виде прозаического или стихотворного произведения, инсценировки, художественной декламации, исполнения музыкального произведения, компьютерной анимации и др.;
материальный объект, макет, иное конструкторское изделие;
отчётные материалы по социальному проекту, которые могут включать как тексты, диаграммы, мультимедийные продукты и др.
Оформление проекта Общие требования
Несмотря на разнообразие проектов, все они в своем завершенном виде, в виде конечного продукта, должны отвечать определенным общим требованиям. Требования эти продиктованы необходимостью обеспечения максимального удобства для тех, кто в будущем будет работать с проектом.
Паспорт проектной работы (приложение к лекции)
Паспорт проектной работы используется дважды, а иногда и трижды.
Вначале — как методическая разработка проекта, которую руководитель проектной группы утверждает у заместителя директора школы перед началом работы над проектом.
Затем уточненный паспорт проекта становится вступлением к проектной папке (портфолио проекта), представляемой на защите проекта.
Наконец, расширенный вариант паспорта проектной работы может стать описанием проекта, подготовленным для публикации.
паспорт проектной работы состоит из следующих пунктов (в зависимости от специфики образовательного учреждения и конкретного проекта в паспорт проектной работы могут быть внесены разнообразные изменения и дополнения):
Оформление проектной папки
Проектная папка (портфолио проекта) — один из обязательных выходов проекта, предъявляемых к защите (презентации) проекта.
Смысл предъявления папки на защите — показать ход работы проектной группы.
Кроме того, грамотно составленная проектная папка позволяет:
четко организовать работу каждого участника проектной группы;
стать удобным коллектором информации и справочником на протяжении работы над проектом;
объективно оценить ход работы над завершенным проектом;
судить о личных достижениях и росте каждого участника проекта на протяжении его выполнения;
сэкономить время для поиска информации при проведении в дальнейшем других проектов, близких по теме.
В состав проектной папки (портфолио проекта) входят:
планы выполнения проекта и отдельных его этапов (для долгосрочных проектов это могут.быть недельные или помесячные планы.
Для проекта, выполняемого в ходе проектной недели, — ежедневные. В таких планах указывается индивидуальное задание каждого участника проектной группы на предстоящий промежуток времени, задачи группы в целом, форма выхода очередного этапа);
промежуточные отчеты группы;
вся собранная информация по теме проекта, в том числе необходимые ксерокопии и распечатки из Интернета;
результаты исследований и анализа;
записи всех идей, гипотез и решений;
отчеты о совещаниях группы, проведенных дискуссиях, «мозговых штурмах» и т.д.;
краткое описание всех проблем, с которыми приходится сталкиваться проектантам, и способов их преодоления;
эскизы, чертежи, наброски продукта;
материалы к презентации.
В наполнении проектной папки принимают участие все участники группы.
Защита проекта
1. Общие рекомендации:
хорошо воспринимается эмоциональное и короткое по времени (не более 15 минут) изложение материала с использованием интересных примеров;
логика изложения позволяет слушателям лучше понять выступающего;
следует употреблять только понятные термины;
хорошо воспринимается рассказ, а не чтение текста;
выступление выиграет, если будет максимально использоваться наглядный материал;
постарайтесь предупредить возможные вопросы.
2. Техника подготовки:
проведите предварительный хронометраж своего выступления и доведите его до нужной продолжительности;
выпишите на отдельные карточки ту часть содержания, которая прозвучит в выступлении, и разложите их по порядку;
заранее продумайте детали своего рабочего места;
приготовьте четкий и красочный наглядный материал;
проведите тренировочное выступление перед друзьями, родственниками.
3. Рекомендации выступающему:
начните свое выступление с приветствия;
огласите название вашего проекта, сформулируйте его основную идею и причину выбора темы;
не забывайте об уважении к слушателям в течение всего выступления (говорите внятно);
Работа с проектом: этапы, особенности и артефакты
Начинаем серию статей для быстрого погружения в проджект-менеджмент. Весь курс в видеоформате можно бесплатно пройти на GeekBrains. А здесь первый урок в текстовом виде — для тех, кому удобнее читать.
Этапы проекта
Любой проект состоит из четырёх этапов: инициализации, планирования, реализации и завершения. Рассмотрим каждый подробнее.
Инициализация. Заказчик приходит к проджект-менеджеру с запросом. Менеджер анализирует бизнес-идею (определяет содержание и длительность проекта), разрабатывает проектное задание и выполняет стратегическое планирование.
Планирование. Проджект-менеджер определяет, из каких специалистов будет состоять команда, каковы объёмы проекта, его этапы и контрольные точки для сверки с заказчиком. Также выявляет возможные риски и рассчитывает ресурсы.
Реализация. Проджект помогает команде создать конечный продукт или его часть — для этого отслеживает и контролирует каждый из этапов, решает проблемы, информирует заказчика о ходе проекта и управляет изменениями.
Завершение. Проджект-менеджер сдаёт продукт заказчику, оценивает уровень удовлетворённости клиента и приобретённый опыт. Фиксирует успехи, неудачи и их причины, чтобы стать эффективнее и избежать негативного опыта в будущем.
Проектные артефакты
Артефакты проекта — это физические носители информации, которые подтверждают договорённости и позволяют всем членам команды следить за ходом проекта. Например, договор, коммерческое предложение, техническое задание, сопроводительные документы, исполняемые файлы, исходные тексты, веб-страницы, файлы с данными и справочной информацией. При этом универсального набора артефактов не существует — на каждом проекте он свой.
Рассмотрим, как распределяются артефакты на каждом из этапов проекта. При этом от проекта к проекту набор будет немного разным.
Инициализация: техническое задание, коммерческое предложение, договор и приложение к нему, дополнительное соглашение.
Планирование: план проекта, дорожная карта, точки сверки и ресурсный план.
Реализация: акт сдачи-приёмки работ, замечания и доработки.
Завершение: инструкция по работе, обучение, акт сдачи-приёмки работ.
Так могут выглядеть основные артефакты по IT-проекту:
- Техническое задание (цели, требования, техническая документация).
- Паспорт проекта (свод данных, участники и их зоны ответственности).
- Макеты и дизайн.
- Результаты исследований.
- Итоги встреч и других коммуникаций.
- Список задач.
- Итоги проекта (доступы, документация, права).
- Планы на будущее (доработки).
Сбор артефактов
Проджект-менеджер собирает артефакты проекта во время согласования требований с заказчиком и уточнения деталей — лучше показаться дотошным и избежать недоразумений, чем поскромничать и недопонять клиента.
Проджект обсуждает требования с командой, чтобы быть уверенным, что каждый понял свою задачу и выполнит работу корректно. Это ещё один этап, на котором формируются артефакты проекта.
Проджект-менеджер согласовывает результаты с конечными пользователями — это подтверждает, что команда делает именно то, что нужно заказчику.
Результаты каждой встречи фиксируются — это позволяет избегать многих неприятных ситуаций. Например, если заказчик попросит разработать новую фичу, которая не была прописана в изначальном техническом задании, — будет возможность обсудить условия дополнительной оплаты и новые сроки. Клиент не сможет сказать, что он говорил о ней ранее и вы обещали реализовать её в рамках стандартной оплаты. Также это не позволит заказчику выставить одни требования, а затем сказать: «Я видел это совсем иначе». У вас всё зафиксировано!
После встречи проджект рассылает её итоги всем участникам проекта, а клиента просит подтвердить, что он тоже ознакомился с ними. Если он не отвечает, то менеджер не стесняется напомнить о письме.
Виды артефактов
Артефакты делятся на формальные и неформальные.
Формальные — обязательные, прописанные в договоре, на которых стоят реквизиты заказчика и исполнителя. Также к формальным артефактам относится документация и элементы, которые указаны в официальных документах. Если в договоре написано, что исполнитель обязан предоставить результаты исследования, то они будут формальным артефактом.
Неформальные артефакты — вся остальная информация: итоги переписок, сообщения в мессенджерах, записи с флипчарта, на котором команда фиксирует ход проекта, стикеры с канбан-доски и даже матрица RACI.
Виды заказчиков
Заказчиков принято разделять по двум принципам. Первый — по традиционному объёму документации, который необходимо вести по проекту. Второй — с точки зрения того, как происходит процесс взаимодействия до запуска проекта. В этой классификации выделяют четыре вида заказчиков:
- Государственный заказчик (управление, больница, школа).
- Близкий к государственной сфере.
- Бизнес-заказчик.
- Стартап (небольшой бизнес-заказчик).
Есть и другая категоризация заказчиков — по ней они могут быть внутренними и внешними. Внутренний заказчик — это смежный отдел. Если GeekBrains закажет IT-решение у отдела разработки, входящего в Mail.ru Group, то станет для него внутренним заказчиком — всё будет происходить в рамках одной компании. Если GeekBrains поставит задачу разработать IT-решение стороннему подрядчику, то выступит для него внешним заказчиком.
Зона ответственности заказчика
Работая в любом проекте, нужно понимать, к кому и с каким вопросом обращаться: что может решить заказчик, что руководитель, а когда стоит получить больше информации от команды. Чтобы не растеряться в самый неподходящий момент, на старте нужно распределить зоны ответственности. Один из классических инструментов для этого — матрица RACI.
Матрица RACI — это таблица, в которой проджект-менеджер по горизонтали вписывает зоны ответственности, а по вертикали — исполнителей и другие действующие лица на проекте (заказчиков, членов команды, подрядчиков). Этот инструмент помогает распределить ответственность ещё на этапах инициализации и планирования проекта.
В матрице выделяется четыре зоны ответственности: R — responsible (исполняет), A — accountable (несёт ответственность) C — consult before doing (консультирует до исполнения), I — inform after doing (оповещает после исполнения). Рассмотрим это на примере.
По горизонтали прописаны зоны ответственности, а по вертикали — действующие лица. Анна разрабатывает устав, а Бен несёт ответственность за выполнение этой задачи. Если у кого-то из членов команды появится вопрос про устав, он сразу поймёт, к кому обратиться.
Чтобы составить матрицу RACI, нужно выполнить следующие шаги:
- Составить список процессов или зон ответственности.
- Выделить функциональные роли.
- Назначить встречу с заказчиком и командой.
- Описать матрицу.
- Определить несоответствия (опционально).
- Проконтролировать выполнение назначенных ролей.
При этом важно соблюдать основные принципы:
- A должен быть в каждой задаче только один.
- R должен быть в каждой задаче, и их может быть несколько.
Удержать все эти вещи в голове непросто, но благодаря практике можно стать эффективным проджект-менеджером. Попробуйте начать свой путь в профессии с бесплатного курса GeekBrains. Желаем удачи!
Разработка проекта: этапы и методологии для успешной реализации
Каждый проект — это уникальное мероприятие. Несмотря на это, процессы разработки и управления проектами поддаются определенной стандартизации.
Некоторые методологии могут применяться для всех типов проектов в разных областях. Другие подходят только для управления конкретными проектами.
Правильно подобранные подходы и методы обеспечат стабильность в работе продукта, безопасность и устойчивость функциональных особенностей. Но, прежде, чем узнать особенности главных моделей управления, рассмотрим этапы типичного проекта.
Разработка проекта обычно включает в себя следующие этапы:
— Определение стратегии (описание требований, оценки их реализации, бюджета и возможности выполнения работ для клиентов на взаимных условиях).
— Анализ (исследование определенных функций, связей и атрибутов).
— Проектирование (сбор данных).
— Реализация (разработка продукта, взаимодействие команды для достижения поставленных целей).
— Тестирование (испытание продукта).
— Внедрение (запуск продукта, тестирование клиентами).
— Техническая поддержка (постоянное взаимодействие с клиентами).
Чередование этапов может меняться, исходя из выбранной модели процесса разработки проекта.
Начиная новый проект, менеджер должен выбрать способ коммуникации со всеми заинтересованными сторонами. Именно это решение, в итоге, определит будущее рабочего процесса и эффективность работы.
Существует много подходов к разработке и управлению проектами. Прежде, чем сделать выбор, нужно четко понимать и оценить каждую методологию, ведь все они подразумевают разные стратегии, способствующие успешной реализации проекта.Грамотно подобранная методология — это еще и правильные принципы управления, командная работа и много других преимуществ.
Методы разработки проектов, как и любые бизнес-модели, имеют свои особенности, преимущества и недостатки.
В некоторых главное — скорость реализации проекта. Другие ориентированы на управление сотрудничеством или охват составляющих проекта.
Составы ключевых этапов проекта
Проникая в тонкости сокровенного знания о проектной практике, начинающий профессионал-PM или человек, готовящий себя стать проект-менеджером, должен свободно ориентироваться в основном терминологическом аппарате этого рода деятельности. Часто приходится слышать вопрос о том, как грамотно сформулировать этапы выполнения проекта. Действительно, это задача сложная. Но давайте сначала задумаемся, а принято ли в профессиональной среде оперировать понятием этапов? И в каких случаях это не только возможно, но и необходимо делать?
Определение понятий
Те из нас, кто имеет определенный опыт управления проектами или хотя-бы небольшой теоретический задел, знакомы с рядом явлений, которые менеджер использует, чтобы представить жизненный цикл инвестиционной задачи и спланировать ее решение. Список этих категорий на первый взгляд прост, в его составе:
- фаза жизненного цикла;
- веха;
- стадия;
- этап;
- процесс управления.
Предложенные понятия в практике часто используют как синонимы. И если поискать в источниках, то есть вероятность обнаружить, что и словари «грешат» круговыми определениями данных философско-прикладных категорий. Можно заметить и в научной литературе, что «фаза – это стадия», «стадия – это этап» и даже веха определяется как некий этап пути. Как же быть, ведь нам нужно оперировать точным восприятием явлений?
Я предлагаю выполнить процедуру, которую мы уже однажды делали с категориями проектных задач, целей и проблем. Усилим здравое разумение и посмотрим на представленные выше понятия с позиции обычного эмпирического опыта. Ниже показана таблица, в столбиках которой проставлены исследуемые категории, а в табличной части мы будем помещать определения, образы, примеры, которые соответствуют им. Начнем с понятия «фаза». В чем состоит суть данного понятия? Чем его можно охарактеризовать, какими отличительными качествами?
Фазам проектной реализации посвящена статья на тему жизненного цикла проектной задачи. Эмпирически больше всего я воспринимаю фазу как длящееся и выраженное состояние выполнения проекта, например, фаза разработки или фаза завершения. Этих положений у проектной задачи несколько, и они всегда повторяются, хотим мы этого или нет. Принципов разбиения проекта на фазы может быть несколько, но подход к их формулированию един – с позиции длящегося состояния.
Выше в качестве иллюстрации приведен пример двух схем фазовой разбивки проекта. С точки зрения ЖЦ фазы проекта венчают вехи – важные, значимые события его реализации. По временной шкале они представляют собой событийные точки. Фазы проекта делятся на стадии – восходящие периоды развития, отделяющие собой качественные состояния фазы. Например, стадия принятия решения о старте проекта или стадия формирования проектной команды. Более динамической категорией, чем фазы и стадии, являются процессы управления, имеющие следующие черты:
- представляют собой последовательность работ;
- связаны с управлением, основаны на регламентирующей базе;
- могут относиться к проекту в целом или к отдельной его фазе.
Этапы же являются частями процессов управления, включающих в себя однородные по сути составы работ. Таким образом, этап – это динамическая категория, которая может повторяться на каждой фазе проекта. Например, этап анализа. В небольших проектах этапы, фазы и стадии действительно сливаются в синонимы. В крупных мероприятиях этапы наиболее выражены в процессах инициации, завершения, планирования и организации исполнения.
Этапы процессов инициации и завершения
Мы с вами исследуем процедуры регулярного управления проектами, принимая за основу достаточно высокую планку их развития в компании. Это вполне оправдано. Какой смысл детально описывать этапы каждого из процессов для небольшого по масштабам проекта? Как говорится, «бери и делай!». Другой вопрос, когда проекты включают сложные по реализации элементы, а масштаб решаемых задач значительный. Любой проект начинается с процедур инициации, этапы данной группы процессов следующие.
- Формирование инициативного предложения по проекту.
- Разработка бизнес-плана, ТЭО, концепции проекта.
- Принятие решения о необходимости выполнить проект.
- Назначение куратора.
- Уточнение и детализация целей, границ проекта и его результатов.
- Выяснение ограничений и дополнительных требований.
- Разработка черновой версии организационной структуры мероприятия.
- Составление черновой версии устава и издание приказа о старте проекта и назначении PM.
- Чистовое описание проектного продукта.
- Проработка ограничений, требований и рисков реализации.
- Прояснение интересов и ожиданий участников.
- Выработка показателей и КФУ проекта.
- Уточнение необходимого состава процессов управления.
- Формирование укрупненного плана работ.
- Согласование и утверждение итоговой версии устава и укрупненного плана.
В настоящем разделе мы исследуем процессы инициации и завершения, которые имеют несколько схожих черт. Основными задачами инициации являются однозначное определение проекта и формулирование его целей, результатов, установление заинтересованных сторон и их ожиданий. Инициация выполняется на старте проекта и в начале каждой из его фаз.
Проект рано или поздно завершается, и очень важно грамотно его «припарковать». Помимо закрытия проекта по факту его успешной реализации данные процедуры могут быть выполнены на каждой фазе мероприятия, когда принимается решение о досрочном прекращении работ. Помимо процесса закрытия проекта или его фазы к данной группе относится также и процесс, связанный с процедурой извлечения уроков и приращения опыта. Процедуры закрытия включают следующие основные этапы.
- Передача результатов заказчику, ввод в эксплуатацию.
- Подготовка финального отчета и обмен финансово-учетными документами.
- Архивирование документации проекта.
- Закрытие проекта приказом по компании.
Работа по извлечению уроков – весьма интересный и полезный процесс. Сюда включаются: презентации для проектного комитета и для других менеджеров компании, анализ и документирование выводов по успехам, проблемам и ошибкам проекта. На итоговом совещании выводы озвучиваются и принимаются рекомендации, подлежащие последующему исполнению.
Этапы процессов планирования
Процессы планирования проекта начинаются от момента запуска проекта и реализуются вплоть до завершающих стадий. Это многократные процедуры, реализуемые на каждой фазе решения проектной задачи. Целями этих процессов являются: детальная разработка содержания, выработка плана действий по управлению проектом и составление календарного расписания работ. Визуальная поэтапная модель процессов планирования предлагается вашему вниманию далее.
Рассмотрим основные этапы создания планов проекта.
- Планирование целей и границ проекта . Этот этап также называется определением содержания (продукта как предмета планируемого мероприятия и требований к нему). Результатами этапа являются концепция, ТЭО, ТЗ и проектно-сметная документация.
- Разработка структуры проекта . В наиболее полном варианте в этап входит создание деревьев целей, задач, организационной структуры, плана по вехам, начало разработки иерархической структуры работ (ИСР) и структуры потребляемых ресурсов.
- Определение (уточнение) состава работ . Целью этого этапа является представление всей совокупности операций, необходимых для того, чтобы возник продукт, и цели проектной реализации были достигнуты. Среди инструментов этапа выделяется ИСР, наилучшим образом подходящая для создания такого представления.
- Определение состава потребляемых ресурсов . Предыдущие два этапа подготавливают почву для оценки потребности в ресурсах трех видов: расходуемых, возобновляемых и финансовых. Человеческие ресурсы, основные средства относятся к возобновляемым, материалы и комплектующие – к расходным ресурсам.
- Определение последовательности работ . Данный этап позволяет выстроить логику взаимосвязей операций. Ключевым инструментом этапа выступает сетевая модель проекта.
- Оценка продолжительности операций . В ходе этапа выполняется параметрическая оценка, оценка длительности по аналогам, оценка предложений исполнителей, экспертная оценка и т.п.
- Оценка затрат на выполнение работ . Целью данного этапа является уточнение стоимостных характеристик проектных задач с учетом объемов задействованных ресурсов, включая временные возможности и финансовые средства.
- Идентификация рисков и планирование их минимизации . Этап включает в себя почти полный комплекс мероприятий по управлению рисками: идентификацию, оценку, выработку стратегии и тактики регулирования и, наконец, создание плана защитных мероприятий.
- Календарное планирование проекта .
- Подготовка бюджета проекта .
- Выполнение вспомогательных планировочных мероприятий . В настоящий этап включается разработка планов поставок, коммуникаций и других обеспечительных планов. Помимо прочего выполняется организационное планирование, утверждается матрица ответственности, планируется привлечение, назначение персонала и его расстановка.
- Сбор сводного плана .
Этапы процессов организации исполнения
Процессы организации исполнения проекта находятся исключительно в зоне управленческих компетенций PM. Постановка задач, координация и оперативное реагирование, проявление качеств лидера и командного вдохновителя – все это должно выполняться на этапах данной группы процессов. Представим себе пример инвестиционного проекта по разработке и выводу на рынок новой услуги в компании, действующей на рынке B2С. Типовой состав этапов процессов организации будет включать следующее.
- Набор команды проекта . На этом этапе предстоит привлечь специалистов, владеющих технологией новой услуги. Следует решить вопрос о том, смогут ли эти люди стать лидерами инноваций, повести других за собой. Главное, чтобы в результате работы знания и навыки были распространены профессионалом по кругу исполнителей. Важно проработать вовлечение всех участников команды: систему мотивации, загруженность, распределение ролей и ответственности.
- Выбор поставщиков . Данный этап связан с потребностью формирования лучших рыночных и организационных условий для выполнения работ внешними подрядчиками и поставщиками. Часто используются инструменты конкурсного производства для отбора поставщиков на основе тендеров.
- Обеспечение надлежащего качества работ . В нашем примере этап состоит в том, чтобы установить параметры, определяющие понятие качества оказания услуги. Обязательно разрабатываются технологические требования к процедуре услуги, стандарт производства и коммуникаций с клиентами. Эти стандарты включаются в систему обучения персонала и аудита выполнения процедур.
- Обеспечение координации работ и исполнителей . Этап своей целью имеет обеспечение четкого взаимодействия участников за счет установленных приоритетов задач, согласований с функциональными руководителями, качественной информационной поддержки команды.
- Отладка управления ожиданиями заинтересованных сторон . Предполагается владение PM ценностными ориентациями и интересами стейкхолдеров проекта, построение эффективной модели коммуникаций с ними.
- Организация развития команды . Процедура делится на выполнение формальных управленческих задач и неформальных лидерских позиций: сплочения команды, укрепления духа коллективизма, товарищества и т.д.
- Организация распределения информации . Распределение и движение информации по адресатам в проекте должно быть организовано в принудительном, гарантированном режиме.
В настоящей статье мы разобрали понятие и содержание ключевых этапов основных процессов управления проектом. Сама природа и сущность этапа как объекта управления входит в противоречие с проектной действительностью. На мой взгляд, более верно говорить не об этапах, а о подпроцессах процессов управления. Причина этого состоит том, что процедуры управления носят растянутый, порой не диагностируемый по последовательности характер. В этих условиях выделить этап как отдельную часть проектного пути сложно. Во всяком случае, логика института PMI при разработке стандарта, сделавшего ставку на процессы, стала более очевидна.