Договор как основной инструмент документооборота юридических лиц

Работа с договорными документами

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Планирование и исполнение проектных задач

• планирование — для составления плана проекта;
• отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

• черновики;
• согласованные материалы;
• скан-копии подписанных оригиналов;
• вспомогательные файлы.

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

• подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
• настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
• подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Договорные документы

В современном мире бизнеса и юридической сферы правильное и эффективное управление договорной документацией является неотъемлемой частью успешной работы компании. Договорные документы играют важную роль в установлении прав и обязанностей между сторонами, а также в регулировании отношений в рамках сделок и соглашений. Они определяют условия сотрудничества и защищают интересы всех сторон.

Что такое договорные документы

Договорная документация (договорно-правовые документы) представляет собой письменные соглашения, заключаемые между двумя или более сторонами, которые регулируют их взаимоотношения. Эти документы описывают условия и предмет соглашения, устанавливают права и обязанности каждой стороны, а также определяют сроки и порядок выполнения обязательств.

Заключение договорных документов является важным этапом в бизнес-процессе и имеет ряд значительных преимуществ и выгод для сторон, которые вступают в соглашение.

Виды договорных документов

К договорным документам относятся:

1. Договоры купли-продажи — определяют условия сделки, включая цены, сроки поставки, гарантии и другие важные аспекты.
2. Договоры аренды — регулируют отношения между арендодателем и арендатором недвижимости или других объектов. В них фиксируются условия аренды, такие как сроки, арендная плата, ответственность сторон, права и обязанности каждой из них.
3. Лицензионные соглашения — к ним относятся документы, устанавливающие условия предоставления права на использование интеллектуальной собственности, такой как программное обеспечение, патенты, торговые марки и другие объекты.
4. Кадровые договоры — регулируют отношения между работодателем и работником. Примеры таких документов: трудовые договоры, дополнительные соглашения, контракты на выполнение определённых работ и другие документы, связанные с трудовыми отношениями.
5. Соглашения о конфиденциальности — используются для защиты конфиденциальной информации организации или клиента. В них определяются условия использования и раскрытия конфиденциальной информации, а также меры по её защите.
6. Удостоверяющая документация — это документы, подтверждающие заключение и действительность договора. Виды удостоверяющей документации включают акты выполненных работ, акты приёмки товаров или услуг, подтверждение платежей, письма о намерениях и др.

Правила работы с договорной документацией

Оформление договорных документов требует точности и внимания к деталям. Правильное составление документов и включение необходимых элементов являются ключевыми аспектами, позволяющими избежать конфликтов в будущем. При работе с договорной документацией важно учитывать следующие правила:

• Чёткость и ясность. Документы должны быть составлены ясно и понятно, чтобы избежать двусмысленности и недоразумений между сторонами. Важно использовать точные термины и определения, чтобы исключить возможность разночтений.
• Полнота и детальность. Договоры должны содержать все существенные условия и положения, которые могут повлиять на права и обязанности сторон. Необходимо учесть все возможные сценарии и предусмотреть механизмы решения споров и разногласий.
• Соблюдение правовых норм. При составлении договоров необходимо учитывать законодательство и юридические требования, действующие в соответствующей юрисдикции. Это позволит избежать недействительности или незаконности документов.
• Прозрачность и согласованность. Важно обеспечить полную прозрачность и согласованность документации между сторонами. При внесении изменений или поправок необходимо согласовать их и внести соответствующие изменения в документы.
• Юридическое сопровождение. В некоторых случаях целесообразно привлечь юриста или специалиста в области договорного права для проверки и сопровождения договорной документации. Это поможет убедиться в соответствии документов правовым нормам и защитить интересы сторон.

Соблюдение этих правил при оформлении и работе с договорной документацией позволяет создать чётко структурированные документы, которые будут основой для успешного взаимодействия и сотрудничества между сторонами.

Сроки и порядок хранения договорной документации

Как правило, юридически значимые документы должны храниться на протяжении определённого периода времени, установленного законодательством. Сроки хранения могут варьироваться в зависимости от типа документа и отрасли деятельности организации. Например, для налоговой отчётности срок хранения составляет 5 лет, для бухгалтерских документов — 4 года, для трудовых договоров — 75 лет и т.д.

Правильный порядок хранения договорной документации включает не только соблюдение установленных сроков хранения, но и организацию системы архивирования и доступа к документам. Важно создать структурированную систему классификации и индексации договоров для быстрого доступа к документам.

Для обеспечения сохранности документов и предотвращения их потери или повреждения важно применять соответствующие методы хранения. Пример: использование архивных шкафов или специализированных электронных систем управления документами. Важно также предусмотреть резервное копирование и защиту данных от несанкционированного доступа.

Однако с течением времени традиционные методы работы с договорной документацией становятся всё более устаревшими и неэффективными. Сложности в управлении большим объёмом бумажных документов, высокие затраты на их хранение и поиск, а также риски, связанные с потерей или повреждением, стимулируют организации к переходу на электронный документооборот.

Почему лучше вести договорную документацию в электронном виде

Переход на электронную документацию имеет ряд существенных преимуществ, которые делают этот шаг не только логичным, но и необходимым для современных организаций:

Улучшение эффективности работы.

Системы электронного документооборота позволяют автоматизировать рутинные процессы, такие как рассмотрение и утверждение документов. Это сокращает время на обработку и ускоряет процессы согласования. Кроме того, электронная документация позволяет вести учёт и мониторинг документов, упрощает поиск и анализ необходимой информации.

Использование электронных документов значительно снижает расходы на печать, доставку, хранение и обработку бумажных документов. Кроме того, риски потери, повреждения или подделки документов существенно сокращаются.

Электронные документы могут быть защищены паролями, шифрованием и другими методами безопасности, что обеспечивает конфиденциальность и предотвращает несанкционированный доступ к важным данным. Также можно устанавливать различные уровни доступа для разных пользователей, контролируя и ограничивая права на просмотр и редактирование документов.

Подключите Астрал.ЭДО, чтобы вести договорные документы в электронном виде и обмениваться ими с контрагентами, а также внутри организации. Для доступа к системе не нужно устанавливать никаких программ — достаточно ПК или мобильного устройства с выходом в интернет.

Управление договорами в 1С Документооборот

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Возможности программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в части управления договорной деятельностью компании

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Виды документов

Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.

Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.

Структура папок хранения документов

При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.

Права доступа к папкам

Для настройки видов и шаблонов договоров в первую очередь необходимо указать, что документ является договорным, установив признак «Является договором».

Установка признака документа

При установке признака «Является договором» автоматически будут выполнены следующие настройки:

• Использовать подписание должностным лицом – делает доступным для документа состояния «Подписан/Отклонен» и процесс «Подписание», а также появятся реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
• Вести учет по организациям – позволяет выбрать нашу организацию (в карточке документа организацию нужно выбирать в табличной части «Стороны»);
• Вести учет сторон – позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор, при этом можно проводить многосторонние сделки – выбирать несколько контрагентов;
• Вариант подписания устанавливается в состояние «Мы и контрагенты»;
• Учитывать срок действия – добавляет реквизиты «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления» на карточку договора;
• Учитывать сумму документа – включает в карточке поля «Сумма», «Валюта» и в т.ч. «НДС»;
• Учитывать недействующие документы – позволяет фиксировать расторжение договора. В карточке документа появляется флаг «Расторгнут» и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Для договора будет полезным включить настройки «Обязателен файл скан-копии оригинала» и «Обязательно указание ответственного».

Далее необходимо принять решение, нужно ли делать разграничение прав на уровне документов. Такая настройка значительно загружает сервер «1С:Документооборот», поскольку права на каждый документ будут рассчитываться динамически в реальном времени. Если такой подход все же необходим, то нужно установить флаги «Заполнение рабочей группы является обязательным» и «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

Установка флагов для разграничения прав

На вкладке «Нумерация» настраиваются нумераторы для каждого вида документа.

Настройка нумераторов

Присвоение номера производится в процессе регистрации – в результате выполнения задачи «Регистрация» или вручную при нажатии кнопки «Зарегистрировать». Для более подробной настройки нумераторов документов нужно перейти в раздел «Нормативно-справочная информация», пункт меню «Нумераторы».

Присвоение номера документа
Вкладка Нумераторы

Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.

Настройка нумератора

Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.

Указание вида документа

Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.

Периодичность нумератора

Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.

Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.

Настройка шаблона нумератора

Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.

Назначение шаблонов для документов

Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.

Определение ограничений для документов

На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.

Настройка реквизитов документов

Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.

Название документа
Формирование наименования документа

Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.

На вкладке «Файлы» можно приложить один или несколько шаблонов файлов печатной формы договора.

Добавление шаблонов документа

В «1С:Документооборот» есть интересный механизм автозаполнения шаблонов файлов, который позволяет автоматизировать подготовку типовых договорных документов, полностью исключив человеческий фактор на данном этапе, что приводит к значительному сокращению сроков подготовки и согласования договоров и приложений к ним, обеспечивает контролируемость и безопасность в управлении договорной работой, поскольку в данном случае можно быть точно уверенным, что документ будет подготовлен в строгом соответствии с требованиями и полностью соответствовать всем политикам и регламентам компании.

Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.

Список согласующих
Рабочая группа документа

Еще одной немаловажной настройкой документов является «Настройка доступности по состоянию». Здесь устанавливается доступность для редактирования различных реквизитов документа, в том числе возможность добавлять, удалять или редактировать файлы вложений в зависимости от состояния (статуса) документа – «Проект», «На согласовании», «Согласован», «Подписан», «Зарегистрирован» – для различных групп пользователей.

Настройка доступности по состоянию

Для настройки доступности по состоянию администратору системы необходимо войти в раздел «Настройка и администрирование», пункт меню «Настройка доступности по состоянию».

Настройка доступности по состоянию
Редактирование настройки доступности по состоянию

В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.

Установка доступности полей

Далее – для кого установлены данные настройки…

Выбор пользователей для настройки доступности

…и на какие виды документов они распространяются.

Определение видов документов для доступа

В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.

Готовый шаблон договорного документа

При создании нового договора открывается вкладка «Реквизиты».

Реквизиты договора

Обратите внимание, что наименование договора, которое формируется по установленному нами шаблону, сформировалось не до конца. Не волнуйтесь, это не ошибка, ведь у нас в договоре еще нет контрагента. Добавим контрагента в табличную часть «Стороны» и сохраним договор.

Добавление контрагента
Вкладка договора с реквизитами

Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.

При открытии уже созданного документа первой открывается вкладка «Обзор», на которой расположена общая сводка по документу, окно с файлами вложений и дополнительными статусами – наличие активных процессов, обсуждений во внутреннем форуме и состояние контроля документа.

Общая сводка по документу

Теперь «1С:Документооборот» готов к созданию и хранению договорных документов.

Электронный документооборот договоров в СЭД: от проекта до подписания

Л юбая компания в своей деятельности сталкивается с оформлением договоров. Чем она крупнее, тем объем договоров больше и упорядочить работу с ними важнее. Конечно, в договорной работе правят бал юристы. Но и мы можем внести свой существенный вклад, если поможем оптимизировать документооборот этих документов. В современном мире работу даже с бумажными договорами (которых пока большинство) выстраивают при помощи системы электронного документооборота (СЭД). Она оптимизирует работу, сокращает трудозатраты, дает возможность быстрого поиска информации на каждом этапе работы с договорами.

Схема 1. Начало жизненного цикла договора в СЭД

Далее в статье рассмотрим начальные этапы жизненного цикла договора в СЭД, показанные в Схеме 1. Разберем каждый из этих этапов подробно – объясняя, как на практике их можно выполнять.

См. статью «Договоры: предновогодние хлопоты» в № 12′ 2015

Включение проекта договора в СЭД

Все заключаемые компанией договоры мы вносим в СЭД, т.к. она накапливает базу данных по всей договорной информации: начиная от реквизитов контрагентов и заканчивая электронными копиями подписанных договоров.

На каждый проект договора в СЭД заводится карточка, в которой будет зафиксирована вся необходимая информация, т.к. ее много, она распределена по нескольким логичным вкладкам. На вкладке «Реквизиты» (Пример 1) заполняются:

• вид документа (договор или спецификация к договору, дополнительное соглашение к договору, дополнительное соглашение к спецификации);
• регистрационный номер и дата, проставленные со стороны контрагента;
• данные подписантов;
• тип договора;
• срок действия;
• сумма;
• данные исполнителя;
• краткое содержание.

Пример 1. Вкладка «Реквизиты» карточки договора (до его подписания сторонами)

Если запускается договор, подписанный со стороны контрагента, то он обычно уже содержит дату и номер, присвоенные контрагентом. Эти данные вписываем в соответствующее поле в карточке. Если инициатором заключения договора является наша организация, то эти регистрационные данные от контрагента вводятся уже после получения от него подписанного варианта договора.

Обратите внимание: датой заключения договора признается дата, когда сторона, подписавшая договор первой, получит экземпляр договора, подписанный второй стороной. Подробности в статье «Как изменить реквизиты договора» в № 8′ 2017

В карточке договора должны содержаться данные о подписантах: должности и Ф.И.О. Мы также фиксируем основные сведения о контрагенте на основании учредительных документов, но это заносится в отдельную форму в СЭД (Пример 3) и «привязывается» к карточке договора путем выбора контрагента из списка.

Важно зафиксировать тип договора, например:

• договор пожертвования,
• рамочный договор,
• договор поставки,
• договор апробации или др.

Срок действия договора тоже обязательно нужно отразить в его карточке в СЭД. Эти данные берутся из самого проекта документа. Часто бывает, что в нем не указываются конкретные даты. Тогда прояснить ситуацию помогает исполнитель, готовящий проект договора, к нему после заведения карточки приходит задача в СЭД о проверке ее данных и проставлении срока действия договора (задача из Примера 2 стартуется через кнопку «Отправить» Примера 1).

Часто в договорах содержится финансовая информация (о сумме всего договора, цене экземпляра продукции, тарифе на услугу и др.). Как минимум сумма договора должна быть зафиксирована в карточке договора. Мы еще часто помещаем краткое содержание (обычно из предмета договора и его ключевых параметров) в одноименном поле, в случае с дополнительными соглашениями или спецификациями здесь указываются основные моменты, послужившие созданию данного документа.