Как составить должностные карты

Зачем нужна карта должности

Карта должности является главным элементом при подборе персонала. Она представляет собой документ, в котором описаны обязанности и требования к работнику, а также элементы корпоративной культуры. Документ используется при приеме новичков, чтобы они в максимально короткие сроки поняли, что ожидает от них работодатель.

Функциональные обязанности

В основе карты должности лежит перечень функциональных обязанностей. Это список задач, которые работнику предстоит выполнять. При формировании списка обязанностей учитывается карта рабочего дня, то есть распорядок и все выполняемые процессы.

Карта должности выгодна и работодателю, и сотрудникам. HR-специалист сравнивает резюме кандидата с картой и определяет, подходит ли тот на должность. Если требования совпадают с качествами соискателя, то HR-работник приглашает его на собеседование и трудоустраивает. Но если видны явные расхождения, то на кандидата не тратят время.

Сотруднику тоже гораздо проще работать, когда есть перечень должностных обязанностей. Из списка работник видит, ему предстоит делать. С первого дня в компании он начинает приносить предприятию экономическую выгоду. Благодаря этому новичок чувствует себя уверенно, а значит, более лояльно относится к работодателю.

Карта должности и регламент

Готовая карта очень похожа на регламент, ведь в нем также собраны все действия работника в течение дня. Однако карта гораздо информативнее. Ведь кроме действий персонала, в ней содержатся требования к работникам (в том числе социально-демографические), навыки, опыт, ключевые показатели эффективности.

При составлении карты важно понимать отличия между должностными и функциональными обязанностями. Функциональные обязанности – это общий список действий и задач для работника.

Должностные – это тот же список, но максимально конкретизированный. Именно они ложатся в основу карты должности.

Два вида обязанностей выполняют разную функцию в регулировании работы отдела:

• должностные необходимы для нормативного урегулирования задач. Именно с этим перечнем знакомят новичка в первую очередь после приема на работу. Если его действия отличаются от описанных в регламенте, то его наказывают;
• функциональные нужны для того, чтобы сотрудник приносил компании экономическую прибыль. Обязанности прописываются в трудовом договоре, должностной инструкции или в отдельном документе.

Создание должностного функционала

Главная ошибка в большинстве должностных инструкций заключается в их излишнем формализме и завышенном объеме. Информация тяжело воспринимается как исполнителем, так и работодателем, что мешает обеим сторонам сконцентрироваться на важным моментах. Поэтому вместо должностных инструкций рекомендуется использовать должностной функционал или карту должности. Этот документ можно уместить в 1–2 листа.

Карта используется при открытии новой вакансии, при составлении программ обучения новичков и опытных сотрудников, а также при оценке работников для выплаты премий. Вот что регулирует документ:

• цели, которые необходимо достигать ежемесячно или ежеквартально;
• зоны ответственности, которые берет на себя каждый сотрудник;
• порядок подчинения, иерархию сотрудников;
• перечень поставленных задач;
• критерии для оценки работы и расчета премии.

С помощью карты должности можно решить несколько задач:

• подобрать среди всех соискателей того кандидата, который максимально соответствует профилю должности, то есть сможет эффективно выполнять задачи;
• оценить конкретного кандидата или уже действующего члена команды;
• построить комплексную систему обучения персонала;
• сформировать кадровый резерв;
• убрать из коллектива функциональные конфликты, когда сотрудники не могут поделить обязанности;
• справедливо рассчитать размер оклада, премий по KPI для каждой должности.

Составление карты должности

Составлением карты занимается HR-специалист. Однако для некоторых должностей разумно передавать формирование документа руководителю отдела. Особенно, если должность предполагает выполнение сложных и нестандартных задач. Но процесс формирования карты одинаков.

Сначала необходимо проанализировать корпоративную культуру организации, чтобы определить, каким социально-демографическим или поведенческим характеристикам должен соответствовать работник.

Затем на основе организационной структуры, стратегических целей и планов прописываются функциональные обязанности. Если в отделе уже разработаны регламенты и должностные инструкции, можно взять их за основу и детализировать каждое действие.

После этого можно сформировать таблицу в программе и заполнить ее. Обычно карта занимает 1–2 листа. Первую часть документа можно посвятить требованиям компании. Вот что там следует указать:

• требуемые знания и навыки. Этот раздел рекомендуется разделить, чтобы указать несколько видов навыков – профессиональных, коммуникативных и дополнительных;
• опыт работы. Важно указать минимальный стаж, который должен быть у работника в момент прихода в компанию. Нужно выбрать тот срок, за который сотрудник успеет сформировать нужные навыки;
• обязанности. Все обязанности тоже нужно разделить на группы. Например, есть прямые обязанности. У менеджера по продажам это будет взаимодействие с клиентами, сопровождение сделки. Но также у него будет ряд дополнительных обязанностей, которые необходимы для поддержания порядка и организации работы. Это поддержание чистоты на рабочем месте, соблюдение техники безопасности, создание внутренней отчетности, сохранение оборудования в надлежащем виде. Важно помнить, что взаимодействие с коллегами тоже являются частью обязанностей, то есть от работника ожидается поддержание рабочей и позитивной атмосферы в коллективе.
• зона ответственности. Она определяется на основе специфических обязанностей. Но есть и универсальная зона ответственности, которая должна быть у работника любой должности. Это соблюдение правил и норм поведения, техники безопасности, а также сохранение оборудования, материалов;
• показатели эффективности. Они также определяются на основе функционала и стратегической цели, которой достигает компания с помощью сотрудника. Например, для менеджера отдела продаж показателями эффективности являются количество клиентов, сделок, итоговая выручка с личных продаж и средний чек.

Вторая часть документа должна быть отведена под обязанности компании. Ведь карта должности используется в том числе и для работника, чтобы он получил полное представление о процессе работы. Чтобы прописать вторую часть карты, необходимо ответить на вопросы:

1. Как организовано рабочее место?
2. Какая система оплаты труда (расчета итоговой зарплаты) принята в компании?
3. Есть ли дополнительные социальные гарантии и какие?
4. Какая система оценки работы принята в фирме?
5. Какие возможности для карьерного или профессионального роста есть?
6. Чем компания отличается от аналогичных работодателей?

Чтобы подробно описать рабочее место и его организацию, необходимо оценить, насколько оно соответствует нормам ТК. Оно должно быть оснащено техническими средствами, используемыми в работе, материалами и инструментами.

Система оплаты труда описывается с помощью нескольких пунктов:

• периодичность выплат;
• наличие и размер гарантированного минимума (оклада);
• принцип расчета остальной части зарплаты;
• наличие надбавок за стаж работы, за категории;
• расчет дополнительных выплат – отпускных, больничных, стипендий, командировочных.

Необходимо описать дополнительные социальных гарантии. Вот что подразумевается в этом блоке карты должности:

• медицинское страхование;
• льготы и выплаты сотрудникам, у которых есть дети;
• оплата обучения, сторонних тренингов;
• поддержка работников, которые участвуют в профессиональных конкурсах и представляют на них свою компанию;
• оплата фитнеса и других услуг.

Вместе с описанием обязательных выплат необходимо дать подробное объяснение, как производится оценка работы сотрудника. Ведь от нее часто зависит размер премиальных начислений. Например, в карте должности для отдела продаж оценка менеджеров может производиться так:

• с помощью опроса и обратной связи клиентов;
• с помощью CRM-системы, в которой отображен весь процесс взаимодействия с покупателем;
• по выполнению поставленного личного плана;
• по результатам проверок по чек-листам развития;
• по итогам тестирования после обучения.

Дополнительные методы формирования карты должности

Существует несколько дополнительных приемов, с помощью которых можно повысить эффективность от карты должности. Например, можно при составлении документа взять за основу конкурентов. Необходимо найти компанию, у которой уже есть эффективный перечень функциональных обязанностей. Профиль должности, особенности оценки, требования и другие детали переносятся в свой документ.

Вместе с этим можно провести интервью со своим персоналом. В каждом отделе необходимо найти наиболее продуктивных работников. Важно понять, что их объединяет. Возможно, у них схожее образование, опыт работы или уровень компетенций. Эти же требования нужно предъявлять ко всем соискателям на свободные аналогичные вакансии. Затем необходимо сформировать карту рабочего дня лучших сотрудников. Важно понять, какими процессами они занимаются на протяжении своей рабочей смены и сколько времени тратят на каждое полезное действие. На основе полученных данных можно сформировать обязанности для других работников.

Если у руководителя нет времени на составление карты должности, но хочется получить выгоды от ее использования, он может обратиться к сторонним специалистам. Например, в консалтинговую компании или к частному эксперту. Они сформируют требования к сотрудникам, чтобы те приносили максимум прибыли работодателю.

Должностная инструкция

Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.

Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.

Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.

Зачем нужна должностная инструкция

Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.

В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины.

Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.

Виды должностных инструкций

Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.

Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.

Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.

Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.

Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.

На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой-то из видов работ.

В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.

Что должно быть в должностной инструкции

У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.

Чаще всего структура должной инструкции такая:

• заголовок;
• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;
• взаимодействие.

Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.

Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.

Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф-редактором; офис-менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.

Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.

Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.

Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.

Как утвердить должностную инструкцию

Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.

Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.

Образец должностной инструкции

Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:

Должностная карта обязанностей сотрудника. Как составить?

Должностная карта включает в себя основную цель должности и содержит значимые процессы функционала. В ней описываются все действия, которые обеспечивают вам достижение цели в компании. Количество функций зависит от сложности каждой должности, а их подробное описание содержит все требования к действиям сотрудника и предназначено для анализа, самоанализа.

Также должностная карта:

1. помогает выявить эффективные и неэффективные процессы в подразделении, компании;
2. является профессиональным стандартом;
3. представляет собой инструмент исследования вашего рабочего времени;
4. выступает средством создания единого понятийного поля между сотрудником и руководителем;
5. является инструментом для карьерного роста и автоматизации бизнес-процессов в компании.

Должностная карта НЕ РАВНО должностная инструкция!

Важно отличать должностную карту и должностную инструкцию. Как правило, должностная инструкция в компаниях является формальностью и не слишком используется в вашей дальнейшей работе. К тому же эти инструкции:

• составляются довольно шаблонно,
• не меняются годами,
• имеют мало отношения к реальным задачам, которые выполняет тот или иной сотрудник.

Такой актуальный инструмент, как должностная карта позволяет вовлечь сотрудника в работу, помогает без страха перейти на KPI мотивацию.

В каждой компании есть основные и вспомогательные процессы и чем дольше работает сотрудник, тем их становится больше. При этом руководитель не всегда знает о том, что же делает сотрудник и может представлять ситуацию совершенно не так, как она есть на самом деле. Как вы уже знаете — есть ваша картина мира и руководителя, и если они не совпадают в понимании вашей загруженности, тогда и возникают претензии с обеих сторон. И именно такой инструмент, как должностная карта, поможет эти две картины мира привести к одной реальности, чтобы все и всем были довольны.

Зачем нужна должностная карта?

Она помогает понять:

1. Какую зону ответственности вы можете взять на себя, а от чего — отказаться.
2. Какую цель вы должны достигать регулярно и не забывать о задачах, которые помогут добиваться этого.
3. Какой круг задач необходимо решать вам на постоянной основе.
4. По каким критериям будет оцениваться ваша деятельность руководителем.

Очень важно отнестись к созданию должностной карты со всей серьезностью, потому что именно она является залогом построения правильной KPI-мотивации и представляет собой динамичный инструмент, который отображает реальный функционал каждого члена команды.

Как составлять должностную карту?

Правильно составлять должностную карту — самостоятельно и лучше всего делать это в программах для интеллект-карт или диаграмма связей (список которых вы уже имеете). В них вы сможете легко изменять, дополнять, структурировать информацию. Алгоритм построения должностной карты:

Шаг 1. Мозговой штурм. В центре карты нужно написать должность и приступить к мозговому штурму – в течение нескольких дней вспоминайте абсолютно все задачи, обязанности, которые делаете и заполняйте карту. Затем — объедините функции по рубрикам и продолжите добавлять свою карту.

Шаг 2. Дополняем карту задачами из системы. Здесь на помощь придет Битрикс24, потому что там зафиксированы абсолютно все задачи, которые выполняет любой из сотрудников.

Шаг 3. Выполните хронометраж. Это поможет выявить те задачи, на которые вы, вероятнее всего, не обратили внимания и не внесли их в карту, хотя постоянно делаете. Это возможно из-за того, что не придаете значения таким заданиям, находитесь «в потоке».

Шаг 4. Подробное описание всех функций. Пропишите, что включает каждая из функций.

Шаг 5. Структурируйте. На этом этапе важно выявить повторы, распределить все пункты по группам, удалить те задачи, которые были лишь единожды и не повторялись, либо же наоборот – зафиксируйте те, которые вы выполнили только 1 раз и хотели бы в дальнейшем получать такие задания.

Шаг 6. Отдайте составленную должностную карту руководителю. Он сможет проанализировать ее и снять лишние задачи, автоматизировать некоторые из них. Если же должностную карту составлял кто-то из сотрудников, то он передает ее вам на проверку, чтобы вы могли по системе Бирикс24 отследить, все ли функции он вписал, а затем уже передать ее руководителю.

Как оформить должностную инструкцию

Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

составлял должностные инструкции

Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.

Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.

Что такое должностная инструкция

Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.

Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному : должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.

Для каких целей используется

Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.

При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.

В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.

Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.

• Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.

Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.

Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.

А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

1. Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
2. Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
3. Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
4. Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов и военнослужащих.

Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.

Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.

Как вести бизнес без штрафов

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же . Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

1. Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
2. Наименование документа.
3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
4. Дата составления документа.
5. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.

Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:

• все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;
• если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
• суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.

Вот что является характерными признаками трудовых отношений:

1. Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
2. Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
3. Работник выполняет трудовые функции за плату.
4. Между работником и работодателем есть подчиненность.
5. Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.

Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Содержание должностной инструкции

Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.

Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.

Общие положения. В этом разделе можно указать:

• кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;
• требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
• чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.

Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.

Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.

Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.

Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.

Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.

Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016 , но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.

Порядок внесения изменений

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.

Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.

Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.

Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:

1. Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
2. Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

• Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.
• Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».
• А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.