Какие документы нельзя подписывать электронной подписью работника

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде

Документы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и прохождении инструктажей по охране труда «выведены» из кадрового ЭДО.

Статьи 22.1 — 22.3 Трудового кодекса РФ, регулирующие ведение кадрового ЭДО «не работают» в части оформления ряда документов, которые по ТК РФ должны быть подписаны работником лично.

Кодекс ограничивает ведение электронного документооборота для:

• акта о несчастном случае на производстве,
• приказа об увольнении работника,
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Все вышеназванные документы можно оформлять только на бумаге. Работник должен подписывать их лично, «живой» подписью.

Разъяснения на этот счет вышли в письме Минтруда Письмо Минтруда РФ от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97.

Такие ограничения Минтруд объясняет защитой интересов работника, который вправе оспорить увольнение или нарушение его трудовых прав через суд.

Согласно статье 392 ТК РФ работник может обратиться в суд:

• с иском о нарушении его трудовых прав в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении,
• по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки, либо СТД-Р.

Что касается актов о несчастном случае и прохождении инструктажей по охране труда, эти документы нужно оформлять на бумаге, так как они имеют принципиальное значение для расследования несчастных случаев на производстве.

Вывод этих документов из системы электронного документооборота не даст возможности недобросовестным работодателям неправомерно и в одностороннем порядке внести изменения в электронный документ, в том числе «задним числом».

Какие документы можно вести в кадровом ЭДО

В перечень кадровых документов, которые можно вести в электронном виде, включены:

1. коллективный договор;
2. трудовой договор;
3. приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу;
4. соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
5. локальный нормативный акт;
6. график отпусков;
7. график сменности;
8. график работы на вахте;
9. отдельное соглашение к трудовому договору;
10. ученический договор и др.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Какие документы можно, а какие нельзя подписывать в КЭДО

КЭДО — удобное решение для бизнеса, которое помогает оптимизировать сразу несколько процессов и существенно ускоряет работу с сотрудниками.

• снижаются курьерские затраты;
• экономия средств на КДП;
• возможность за один день оформить любого, даже удаленного сотрудника;
• ошибки при оформлении не влияют на затраты компании (не нужно снова распечатывать исправленную версию и пересылать сотруднику на подпись);
• сокращается время, потраченное на найм и оформление сотрудника;
• высокий уровень безопасности персональных данных — нет риска, что бумажный носитель попадет не в те руки.

Каждая компания, в которой есть наемные работники, должна вести кадровые документы. Единого регламента по тому, какие именно — нет. Но есть обязательный список документов, вести который обязан каждый работодатель. Их могут проверить, при необходимости, контролирующие органы: ФНС, Социальный фонд России, Роскомнадзор, трудовая инспекция.

• трудовые договоры;
• личные карточки сотрудников
• трудовые книжки работников;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• расчетный лист и документ, утверждающий его формы;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• положение о персональных данных;
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
• табель учета рабочего времени;
• различные приказы.

Большинство документов из списка выше можно подписывать при помощи электронной подписи в системе HRlink. Каждый из этих документов можно подписывать ЭП разного уровня, более того, работник и работодатель могут, каждый со своей стороны, использовать разные типы ЭП.

Перечень документов на сегодня, которые нельзя подписывать короткий:

• приказ об увольнении;
• журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
• акт о несчастном случае на производстве;

Список документов, которые нельзя подписывать в КЭДО ,в скором времени может сократиться. В декабре 2022 года в Госдуму был внесен законопроект, который предлагает разрешить заверять электронной подписью. журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Из ч. 3 ст 22 ТК РФ планируется убрать ограничение на работу через КЭДО с документами, подтверждающими, что сотрудник прошел инструктаж, однако общий порядок оформления документов о проведении инструктажа по охране труда не изменится.

Нельзя с уверенностью сказать, что в скором времени абсолютно все документы можно будет вести в цифровом формате, полностью исключив бумажные оригиналы. Однако рынок уверенно движется в этом направлении.

Как выбрать электронную подпись для сотрудника

Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не так. В ноябре 2021 года в Трудовой кодекс внесены глобальные изменения. Федеральный закон 377-ФЗ разрешил всем работодателям электронный документооборот в сфере трудовых отношений и 5 видов электронных подписей для работников.

В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП, бесплатностью ПЭП. Рассказываем про электронные подписи с сайта госуслуг и госключ.

О чем узнаете

Электронные подписи для кадрового ЭДО

Какие электронные подписи бывают

Электронные подписи для работников бывают 5 видов. Простые электронные подписи — ПЭП и ПЭП госуслуги, усиленные неквалифицированные подписи — НЭП и НЭП госключ, усиленная квалифицированная подпись — КЭП.

Их особенности описаны в ст. 5 закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» и ст. 22.3 Трудового кодекса РФ.

Вид электронной подписи для работника зависит от информационной системы, которую использует работодатель. Таких систем две: информационная система работодателя и государственный портал «Работа России».

Работать в обеих системах нельзя. Работодатель выбирает какую-то из систем и указывает ее в локальном акте компании.

Какую ЭП разрешено работникам

Система работодателя	Работа России
КЭП	+	+
НЭП	+
НЭП госключ	+	+
ПЭП	+
ПЭП госуслуги	+

Какую ЭП разрешено работодателю

Руководитель подписывает любые кадровые документы КЭП, полученной в налоговой инспекции.

Кадровик и замдиректор тоже могут подписывать кадровые документы от имени работодателя по доверенности или приказу. Им потребуется КЭП для подписания трудовых договоров, договоров о матответственности и приказов о дисциплинарке. Но хватит НЭП, НЭП госключ, для подписания всех остальных документов. Например, приказы об отпуске подписывает кадровик НЭП, а директор трудовые договоры КЭП. Это требование ст. 22.3 ТК РФ.

В чем разница между ЭП

КЭП	НЭП	НЭП госключ	ПЭП	ПЭП госуслуги
от 1000 руб.	от 450 руб.	от 450 руб.	от 320 руб.	Бесплатно
Сложно получить	Легко получить	Легко получить	Легко получить	Легко получить
На токене, телефоне	В облаке	На телефоне	В облаке	На госуслугах
Надежная	Надежная	Надежная	Ненадежная	Надежная

Для каких документов подходят ЭП

На портале «Работа России» все виды документов разрешено подписывать КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги. В системе работодателя есть особенности, собрали их в таблице.

Трудовой договор, договор о матответственности, ученический, на получение образования, допсоглашения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении, его отзыв, уведомление об изменении условий ТД, приказ о дисциплинарном взыскании (ст. 22.2 ТК РФ).

Как ЭП выбирают работодатели

ПЭП используют те работодатели, которые хотят сэкономить и готовы небольшую часть документов подписывать на бумаге.

НЭП и КЭП выбирают те, кто желает подписывать документы с минимальными рисками. В отличие от ПЭП, эти виды подписи защищают подписанный документ от изменений. Работник не сможет потом заявить, что работодатель исправил текст приказа после его подписания.

НЭП госключ по защищенности такая же, как НЭП, КЭП. Но она не подойдет сотрудникам с кнопочными телефонами, для этой ЭП нужен смартфон.

За КЭП сотрудника нужно «гонять» в удостоверяющий центр. ПЭП госуслуги работник получит после подтверждения личности в МФЦ или с помощью банковского приложения. НЭП госключ выдадут тем, у кого есть ПЭП госуслуги.

Пошаговую инструкцию для перехода на электронный документооборот с работниками читайте в статье.

Покажем за 30 минут

• Как выпустить электронную подпись работнику
• Как выглядит электронный трудовой договор
• Что остается у кадровика при электронном документообороте

Про простую электронную подпись (ПЭП)

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

ПЭП безопаснее всего использовать для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска или подаст заявление на предоставление налогового вычета.

В информационной системе работодателя ПЭП нельзя подписывать трудовые договоры и несколько основных документов. Мы перечислили их выше.

Про простую ЭП с портала госуслуг (ПЭП госуслуги)

ПЭП госуслуги работник получает сам, когда регистрируется на портале госуслуг и подтверждает учетную запись в МФЦ или с помощью банковского приложения. ПЭП госуслуги выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет госуслуг.

Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

НЭП выпускает работодатель. Обычно в момент приема сотрудника. Если работаете в системе СБИС, тогда сможете выдавать подписи за пару кликов.

НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин-пароли для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.

НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

НЭП выбрал завод по производству оборудования. Их сотрудники подписывают электронно трудовые договоры, приказы об отпуске, о переводах, знакомятся с электронными инструкциями и локальными актами.

Электронная подпись для сотрудников

Про неквалифицированную электронную подпись, выпущенную с помощью госуслуг (НЭП госключ)

НЭП госключ работник получает сам. Он устанавливает на телефон приложение «Госключ» и регистрируется в нем по логину-паролю с сайта госуслуг. Учетная запись работника на сайте госуслуг должна быть подтвержденная.

С помощью НЭП госключ документы можно подписать только телефоном.

НЭП госключ подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. Докажет, что текст трудового договора, который подписал работник, работодатель потом не изменил.

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

КЭП выбрала консалтинговая фирма для договоров гражданско-правового характера. Будущие сотрудники получают квалифицированные подписи в филиалах удостоверяющего центра «Тензор» по всей стране. А потом подписывают КЭП договоры ГПХ, подряда, отчеты о выполненной работе, акты оказанных услуг.

Примеры документов, подписанных электронными подписями

Заявление с ПЭП

Увольнение с КЭП

Как быстро выдавать ЭП всем сотрудникам

Какие бы электронные подписи для работников вы ни выбрали, используйте СБИС. Программа поможет выдать электронные подписи для сотрудников и организовать ведение кадрового электронного документооборота с работниками. Просто, безопасно, дистанционно.

Расскажем и покажем за 30 минут

• Разницу между электронными подписями
• Как выпустить электронную подпись работнику
• Как происходит подписание кадровых документов электронно

У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?

Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.

У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.

Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица – СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст.17 закона 63-ФЗ от 06.04.11 «Об электронной подписи», п.6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11.

У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?

Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.

ЭЦП для работников: готовимся к кадровому электронному документообороту

Рано или поздно все организации переведут на «цифру» свои документы. Для начала нужно разобраться с легализацией этих документов, и в первую очередь с подписями для обычных сотрудников.

Если вы думаете, что для кадрового электронного документооборота нужны только квалифицированные электронные подписи, и это, в свою очередь, влечет существенные затраты, то это не так.

В статьях 22.2-22.3 Трудового кодекса РФ описаны системы, с помощью которых можно вести кадровые документы, правила перехода на ЭДО и требования к подписям сторон.

Какая подпись нужна обычным работникам

Электронные подписи для работников бывают трех видов:

• простая электронная подпись — ПЭП;
• усиленная неквалифицированная подпись НЭП;
• усиленная квалифицированная — КЭП.

Есть еще один бесплатный вариант, кадровый ЭДО на сайте «Работа в России». Но вряд ли это подойдет даже маленькой компании.

Для каких документов использовать ЭП

Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут простую и усиленную (квалифицированную и неквалифицированную) электронную подпись.

Для простого обмена документами можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Простую электронную подпись (ПЭП) вправе выдать работнику сам работодатель при приеме на работу.

Такая подпись формируется в информационной системе, которую применяет организация. Это может быть система собственной разработки или встроенный модуль в учетной программе.

Фактически это логин и пароль для доступа в личный кабинет работника. Простая электронная подпись при создании может использовать только пароль.

ПЭП можно подтвердить подписание работником документа. Это можно сделать через проставление метки в документе либо просто подтверждением просмотра.

Но такие подписи ненадежны. Работник может оспорить свою же простую подпись, поскольку она ненадежна, легко «вскрывается» и передается, ей может воспользоваться другой человек.

ПЭП можно применять для подписания обычных рабочих документов:

• приказ на отпуск;
• приказ в командировку;
• расчетный листок;
• табель учета рабочего времени;
• график работы;
• документы и графики по согласованию работ с другими отделами компании и т.п.;
• служебные записки.

ПЭП не подходит для заверения трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, с которыми работник должен был ознакомлен «под роспись» строго по ТК РФ.

Такая подпись не подойдет главбуху, менеджеру по кадрам, работникам, ответственным за подписание договоров. ПЭП нельзя применять при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

Усиленная электронная подпись

Усиленная ЭП делится на 2 группы:

• квалифицированная;
• и не квалифицированная.

При создании они не отличаются, главное различие затем — это УЦ. Есть аккредитованные УЦ и неаккредитованные УЦ.

Неаккредитованный УЦ сам подписывает свой сертификат.

Для аккредитованных УЦ подписывает главный УЦ пространства доверия РФ.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) так же, как и ПЭП, выпускает работодатель при приеме сотрудника на работу.

НЭП также выдают банки и ФНС. НЭП можно записать на флешки и выдать работникам.

НЭП можно разместить на сервере компании, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона.

Такая подпись подойдет для подписания большинства кадровых документов:

• должност­ных инструк­ций;
• локальных нормативных актов компании: положения об оплате труда, положения о премировании и т.п.,
• правил внутреннего трудового распорядка;
• документов по охране труда, сведений СОУТ.

Подпись подтвердит чтение и подписание работником документа организации.

Квалифицированная электронную подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) применима для всех операций с документами. Причем, не только кадровыми, но и при обмене электронными УПД, счетами-фактурами с партнерами и для сдачи отчетности в госорганы.

Главбуху и сотруднику, который ответствен за кадровый учет в компании, нужна КЭП.

Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность в ПФР и Росстат.

Бесплатно получить КЭП для организации в Удостоверяющем центре ФНС России вправе только директор. Для каждой организации выпускается одна ЭЦП, ключ которой скопировать невозможно.

Дополнительные подписи, например, вторую для главного бухгалтера или для сотрудника по доверенности, придется получать платно в обычных удостоверяющих центрах, аккредитованных налоговой.

• либо в компании при приеме на работу и подтверждаются в УЦ;
• либо непосредственно в удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минкомсвязи.

В основном задача УЦ — проверить, что человек, предоставляющий открытый ключ, действительно тот, кем он представился.

КЭП действует 1 год, затем ее нужно продлевать. С 1 июля 2021 года директора компаний, имеющие право действовать без доверенности, и ИП могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика — физического лица».

При потере такого ключа его вносят в список отзыва, с датой отзыва и датой внесения в список отзыва.

Где хранятся подписи

Электронные подписи могут хранится: в облаке или учетной системе компании; на флэшке; на идентификаторе TouchMemory (как таблетка для открывания дверей); в токене.

В основном используются токены. Для токена можно создать экспортируемый ключ и неэкспортируемый ключ.

Неэкспортируемый ключ извлечь из токена невозможно. Из USB и TouchMemory извлечь ключи можно.

Хранение ключей в автоматизированных системах не рекомендуется. Обычно ключи хранятся за пределами автоматизированных систем в хранилищах HSM.