Кто сдает сзв м кадровик или бухгалтер

Кто сдает отчетность по форме СЗВ-М в 2022 году?

Отчет СЗВ-М кто должен сдавать — отдел кадров или бухгалтерия?

Если в штате предприятия есть только бухгалтер в единственном лице, занимающий позиции и финансового работника, и кадрового, то вопрос «Кто сдает СЗВ-М?», конечно, не возникнет. Этот бухгалтер и будет формировать данную отчетность.

Причем если на фирме 10 человек и менее, то отчетность могут принять и в бумажном варианте. Если же численность более 10 чедовек, СЗВ-М должна быть сформирована только в электронном виде. Это прописано в п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

В крупных компаниях на момент внедрения этого отчета у многих появился вопрос: а кто сдает СЗВ-М — отдел кадров или бухгалтерия? В каком подразделении собирается вся необходимая для отчета информация?

Как правило, большинство компаний используют программу 1С для учета данных своих сотрудников. Доступ к этой программе есть и у финансового отдела, и у кадрового персонала. У каждого сотрудника есть права на просмотр той информации, которая нужна ему для работы. То есть увидеть реквизиты работников может и бухгалтер-расчетчик, и сотрудник отдела кадров.

Законодательно этот момент не прописан, и стоит полагать, данный вопрос должен решить руководитель предприятия, назначив ответственное за сдачу лицо.

ВАЖНО! Штраф за несвоевременную подачу данных или за подачу недостоверной информации составляет 500 руб. за каждого сотрудника. Так что руководитель должен быть уверен в профессионализме назначенного человека, чтобы избежать получения штрафов на фирму. Подробнее о штрафах читайте здесь.

Существует один нюанс, говорящий, на наш взгляд, в пользу отдела кадров как специалистов, более подходящих для формирования этого отчета.

Например, сотрудник был принят на работу 28 февраля. СНИЛС у данного сотрудника еще не оформлен. Соответственно, для регистрации этого работника в системе персонифицированного учета из отдела кадров будет сформирован запрос в ПФР на предоставление номера СНИЛС. В среднем ответ на этот запрос приходит только через 3 недели. И срок представления информации будет пропущен, ведь отчет мы должны были сдать до 15-го марта.

См. также:

«Как сдать СЗВ-М, если у сотрудника нет СНИЛС»;
«СНИЛС отменили — что взамен?».

На данный момент ПФР вроде обещает, что этот процесс будет ускорен, но пока никаких официальных поправок не принято. И по всей видимости, именно сотрудник отдела кадров будет первым на предприятии, обладающим информацией о наличии или отсутствии СНИЛС и, соответственно, о возможности включения нового работника в отчет СЗВ-М. И сможет при получении заветного номера сразу подать форму СЗВ-М с признаком «Дополняющая».

Чтобы понять, кто сдает СЗВ-М и какие еще признаки необходимо в ней указывать, давайте разберемся в этой форме.

Что такое форма СЗВ-М и кто сдает ее в ПФР?

Форма СЗВ-М — это сведения о застрахованных лицах компании-работодателя. С 30.05.2021 она утверждена постановлением ПФР от 15.04.2021 № 103п. Скачать бланк можно ниже, а почитать об изменениях здесь.

Построчный порядок заполнения СЗВ-М смотрите в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

Сдается эта форма в территориальное отделение ПФР до 15-го числа каждого месяца.

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны сдавать все организации и ИП, которые имеют трудовой договор либо договор ГПХ хотя бы с одним сотрудником, вознаграждения по которому облагаются страховыми взносами.

О том, какие именно выплаты облагаются страховыми взносами, подробно рассказано в статье «Что является объектом обложения страховыми взносами?».

Даже если в ООО числится только директор, с которым заключался трудовой договор, заработная плата которому не начисляется, или директор сам себя отправил в бессрочный отпуск — все равно сдать форму на самого себя необходимо. Такие пояснения приведены в письме от 06.05.2016 № 08-22/6356. Сотрудники, начислений зарплаты по которым не было, также должны быть отражены в данной отчетности.

ВАЖНО! Если у ИП нет работников, то сдавать данный отчет он не обязан!

Для чего это надо? Таким образом ПФР будет контролировать работающих пенсионеров для корректировки ежегодной индексации пенсии.

При формировании данной отчетности есть некоторые нюансы, на которые хотелось бы обратить внимание:

Если в отчетном периоде уже уволенному в прошлом месяце сотруднику вдруг перечислили премию, то в отчет все равно этого человека добавлять не надо, так как договора с ним уже нет.
Подача СЗВ-М не связана с наличием либо отсутствием выплат или начислений. Необходимо только наличие договора с работником. Так что не забудьте указать в форме и сотрудниц, пребывающих в отпуске по уходу за ребенком.

ВАЖНО! При отсутствии деятельности (все сотрудники отправлены в неоплачиваемый отпуск, например), но при наличии оформленных трудовых отношений СЗВ-М все равно необходимо подавать!

Если в организации работников нет (не заключены договоры) и не ведется деятельность, то отчет можно сдать и без списка застрахованных лиц, это следует из информации на сайте ПФР — там приведены данные о новом модуле проверки, который пропустит четвертый раздел без указанных данных.
Если в компании существуют договоры гражданско-правового характера, выплаты по которым начисляются не каждый месяц, то данные сотрудники все равно должны быть включены в отчет на постоянной основе, пока длится действие договора в соответствии со сроками.

Содержание отчета СЗВ-М

Итак, из чего же состоит отчет и как правильно его сформировать?

Во-первых, в нем указываются реквизиты страхователя — регистрационный номер страхователя в ПФР, полное или краткое наименование, ИНН и КПП. Все поля формы этого раздела являются обязательными к заполнению.

Во-вторых, это отчетный период. Период для представления отчета — месяц, данные можно подать и раньше, запрета на это не установлено. Но необходимо помнить, что если в последние дни месяца после сдачи отчета вы примете на работу нового сотрудника, отчет будет считаться неверным и его придется дополнить.

В-третьих, важно указать тип формы — исходная, отменяющая или дополняющая. Определить тип формы поможет п. 13 Порядка заполнения формы, там прописаны все возможные варианты.

Ну и непосредственно сам раздел сведений о застрахованных лицах. В данном разделе необходимо указать следующие данные:

Фамилия, имя, отчество сотрудника (полностью, без сокращения имени-отчества до инициалов);
СНИЛС (указывается обязательно);
ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).

Сразу заметим, что закон от 01.05.2016 №136-ФЗ четко определил, что ИНН заполняется только в том случае, если он известен.

В соответствии с пояснениями к разделу 4 формы СЗВ-М, здесь указываются сведения о работниках, с которыми в указанном периоде существуют трудовые или ГП-договоры (на разовое выполнение работ или оказание услуг) либо другие виды контрактов, с выплат по которым перечисляются страховые взносы.

Образец СЗВ-М по новой форме можно скачать в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ:

Итоги

Кто именно будет формировать данные для проверяющих органов, должен решить непосредственно руководитель предприятия. Форма достаточно ясна, и заполнить ее не составит труда сотруднику, имеющему доступ к необходимой информации.

Кто сдает СЗВ-М: кадровик или бухгалтер?

Юлия Попик

Когда персонифицированную информацию о работниках вносит один сотрудник, а использует ее в отчетах другой – конфликт интересов, как правило, неизбежен. Если речь идет о работниках разных отделов – проблема только усугубляется. Однако, кто бы не сдавал СЗВ-М – бухгалтер или кадровик, – ответственность за ошибки платит компания, и, если сотрудников много, штрафы бывают весомыми.

Почему сдачу СЗВ-М лучше поручить кадровику

Отчет СЗВ-М содержит всего три колонки с данными, которые кадровик вбивает в базу при приеме на работу нового сотрудника:

фамилия, имя, отчество;
СНИЛС (страховой номер работника в ПФР);
ИНН работников.

В бухгалтерской программе (например, 1С) файл для отправки в ПФР можно сформировать, что называется, одним кликом. Основная проблема в том, что отчет СЗВ-М – ежемесячный, и крайний срок – 15-е число месяца, следующего за отчетным.

И все же не только регулярность вроде бы необременительной нагрузки вызывает порой яростное сопротивление бухгалтерии при наличии в компании отдела кадров.

Причина в том, что:

ИНН работников для отчетности в налоговую бухгалтеру не нужен (желателен, но 2-НДФЛ уходят и без него);
если в базе нет ИНН, нужно искать его на сайте ФНС, а это – время, к тому же результат не всегда положительный;
СНИЛС работники уже давно получают самостоятельно, от бухгалтера ничего не зависит, он может только тратить время на то, чтобы усовестить работника пойти в ПФР и без задержки передать информацию в отдел кадров;
если работник сменил фамилию (порой имя и даже отчество), бухгалтер узнает об этом, только когда отчет не принят из-за ошибок.

Таким образом, отчет СЗВ-М предполагает тесный контакт с работниками компании, что несвойственно для бухгалтера, чей удел все-таки цифры, а не люди. Кроме того, как показывает практика, назначение кадровиков ответственными за отчетность очень хорошо повышает их дисциплинированность и внимательность к персонифицированным данным.

Минусы передачи СЗВ-М в отдел кадров

В отличие от бухгалтеров, у кадровиков нет десятилетиями выработанного рефлекса сдавать отчетность как можно раньше, чтобы успеть своевременно исправить ошибки. Кроме того, если раньше ПФР давал возможность исправить ошибки без каких-либо санкций в 20-дневный срок после получения отрицательного протокола, то сейчас такого нет.

Все ошибки подлежат исправлению строго до 15 числа каждого месяца, с переносом на следующий рабочий день, если середина месяца выпала на:

выходной день;
государственный праздник.

Нет у кадровиков и рефлекса каждое утро проверять, не «прилетело» ли какое сообщение из ПФР по телекоммуникационным каналам связи. К счастью, на этот случай есть бухгалтерия, которая заметит отрицательный протокол и сообщит о проблеме кадровику.

Однако возлагать на бухгалтера отчетность, данные которой для него, по сути, кот в мешке, из-за его повышенного чувства ответственности – неразумно. Механическая работа, обзвон работников, препирательства с отделом кадров – все это отнимает время у бухгалтера. Время, которое необходимо для решения более глобальных вопросов, лежащих исключительно в компетенции бухгалтера.

Альтернативное решение с минимизацией ответственности

Вне зависимости от того, кто сдает СЗВ-М – бухгалтер или кадровик, – ответственность за несдачу (несвоевременное представление) отчета будет дорого стоить компании – 500 руб. за каждого отдельно взятого работника, в данных которого допущена ошибка (ошибки). Между тем, работники бухгалтерии или отдела кадров, если и понесут ответственность за огромные штрафы в ПФР, то в очень незначительной сумме.

отчет СЗВ-М, а также другие отчеты по работникам компании будут отправлены в ПФР и налоговую специалистами нашей компании;
мы компенсируем клиенту все финансовые потери, вызванные ошибками специалистов нашей компании.

Отметим, что мы возмещаем штрафы даже в том случае, если договор с клиентом уже расторгнут, но отчетность сдавали мы.

СЗВ-М в 2022 году: сроки сдачи, заполнение, бланк новой формы и образец

СЗВ-М — это форма отчетности о застрахованных лицах, которые работают на предприятии. Её ввели в 2021 году Постановлением Правления Пенсионного Фонда РФ от 15.04.2021 No 103П. Сдавать отчет в ПФР необходимо ежемесячно. Крайние сроки сдачи варьируются в каждом месяце от 15 до 17 числа. В этой статье мы подробно расскажем о порядке заполнения и других тонкостях работы с этим отчетом.

Кому нужно сдавать?

Организациям, предприятиям и индивидуальным предпринимателям — всем, у кого есть штат работников, оформленных по гражданско-правовым и трудовым договорам. В отчет необходимо включать даже сотрудников в отпуске или декрете, главное условие — наличие договора.

Если вы частный детектив, нотариус или предприниматель, у которого нет наемных работников, отчет сдавать не надо. Стоит учитывать, что работников, договор которых был расторгнут в отчётном периоде, тоже необходимо включить в отчет СЗВ-М.

Срок сдачи формы СЗВ-М

Обратите особое внимание на то, что отчёт за сентябрь 2022 года нужно сдать до 17 октября. За апрель — до 16 мая. За декабрь 2022 года — до 16 января 2023 года, а во всех остальных случаях крайним сроком будет 15 число следующего месяца. Задачу можно поручить кадровику или бухгалтеру. Это исключительно производственный вопрос, поэтому ответственного назначает директор предприятия. Если не успеть с отправкой документа до наступления крайнего срока, организация получит весомый штраф.

Какие штрафы предусмотрены

Тем, кто не уложится в сроки и не представит сведения вовремя, нужно будет заплатить штраф в размере 500 рублей за каждого оформленного работника. Кроме того, если сдать отчет вовремя, но не указать нескольких сотрудников, штраф также будет рассчитан по формуле 500 рублей за каждого пропущенного.

Точно такой же размер штрафа предусмотрен ПФР для тех, кто представит недостоверные, неполные или ложные данные по 4 части 17 статьи Закона No 27-ФЗ.

Учредитель или директор считается сотрудником. Обратите на это внимание.

Из чего состоит форма СЗВ-М

Реквизиты страхователя;
Отчётный период;
Тип формы;
Сведения о застрахованных лицах.

В первом разделе находятся поля с информацией о реквизитах страхователя. Во втором — период сдачи формы. В третьем необходимо указать тип формы (исходная, дополняющая, отменяющая), а в последнем — данные обо всех лицах, работающих в организации или учреждении, с которыми в отчетном периоде заключались, прекращались или продолжали действовать трудовые и гражданско-правовые договоры (на выполнение работ, оказание услуг, предоставление прав на произведения литературы, науки, искусства и т. д.).

Теперь рассмотрим более подробно, как заполнить каждый раздел, чтобы Пенсионный фонд принял ваш отчет.

Заполнение раздела № 1

наименование страхователя;
регистрационный номер в Пенсионном фонде РФ;
коды ИНН и КПП.

Если вы ИП, напишите фамилию, имя и отчество вместо наименования, строку для КПП оставьте пустой. Не ставьте прочерков и не зачеркивайте ненужные строки.

Заполнение раздела № 2

Здесь нужно будет написать месяц и год, за которые вы формируете документ. Поскольку отчет СЗВ-М сдается ежемесячно, впишите порядковый номер отчетного месяца (01 — январь, 02 — февраль и так далее) и год (цифрами) Больше вписывать ничего не нужно, переходим к следующему пункту.

Заполнение раздела № 3

исходная;
дополняющая;
отменяющая.

Нельзя выбирать одновременно несколько типов, поэтому сразу решите, какую информацию хотите донести до Пенсионного фонда РФ.

Заполнение раздела № 4

Это самый объемный раздел, представленный в виде таблицы. В него включают всех застрахованных сотрудников, директора или учредителя. Данные по каждому сотруднику вносите в новую строку, последовательно заполняя все четыре графы. В левом столбце укажите порядковый номер записи, далее ФИО застрахованного лица (в именительном падеже), а справа внесите информацию о СНИЛС и ИНН.

Обратите внимание! Если у организации нет сведений о текущем индивидуальном номере налогоплательщика одного из сотрудников, оставьте эту графу пустой.

Когда по СЗВ-М не нужно отчитываться

Отчёт используют для того чтобы предоставить информацию о застрахованных людях, которые работают в компании. Если таковых нет, то передавать сведения в ПФР не требуется. Например, форму точно не нужно будет сдавать самозанятым, юристам, дизайнерам интерьера и предпринимателям, у которых нет штата, оформленного по трудовому договору.

Учтите, что руководитель организации тоже считается застрахованным лицом.

Что делать, если во время заполнения была допущена ошибка

Если вы написали данные, не соответствующие действительности, ошиблись в ИНН сотрудника или не внесли всю необходимую информацию, эту ситуацию можно легко исправить.

Просто сформируйте форму СЗВ-М заново, но сделайте её не исходной, а дополняющей. Да, придется заполнить все поля заново, но так вы убережете компанию от штрафа. Самое главное — успеть направить дополняющие данные до истечения отчетного периода.

Еще можно отозвать уже направленный отчет. Для этого выберите отменяющий тип во втором разделе. Отправленная форма СЗВ-М перестанет считаться действительной, и вы сможете успеть сформировать новый, уже без ошибок.

Внимательно проверяйте каждый столбец. Чтобы упростить процесс, заранее сформируйте список в экселе.

Часто задаваемые вопросы

Кто сдает: кадровик или бухгалтер?

Форму СЗВ-М могут заполнить и бухгалтер, и сотрудник отдела кадров. Этот вопрос должен урегулировать руководитель предприятия. С точки зрения удобства, лучше доверить это дело кадровику, так как у него в быстром доступе есть информация обо всех, кто работает в организации.

Что делать, если не уложились в срок?

По закону все равно придется отчитаться, только уже со штрафом. Формулу расчета мы уже представили в одном из первых разделов статьи. То же самое будет, если допустить ошибку в заполнении столбцов или вписать заведомо ложные сведения.

Требуется ли указывать сотрудников, которые уволились в отчетный период?

Да, все действующие кадры, независимо от их статуса, необходимо вносить в таблицу. Если работник исполнял свои обязанности по гражданско-правовому или трудовому договору, обойти занесение не получится.

Форма отчета СЗВ-М максимально простая и не громоздкая, однако многие бухгалтеры и кадровики совершают ошибки при ее заполнении. А еще это одна из форм, по которой ежедневно выписывается наибольшее число штрафов.

Максимально минимизировать вероятность ошибки можно, используя сервисы для электронной отчетности.

Узнать подробнее о преимуществах электронной отчетности и подобрать тарифный план вы можете здесь.

Кто сдает СЗВ-ТД: кадровик или бухгалтер?

С 2020 года работодателей обязали передавать в ПФР «Сведения о трудовой деятельности». Записи из отчета СЗВ-ТД автоматически попадают в электронную базу, формируя электронную трудовую книжку каждого сотрудника. При этом на многих предприятиях возникает вопрос, кто же сдает СЗВ-ТД — кадры или бухгалтерия?

В каких случаях подается отчетность СЗВ-ТД

Сведения должны быть переданы в ПФР не позже 15 числа следующего месяца за отчетным. Работодатель заполняет СЗВ-ТД, если:

на работу принят новый сотрудник;
был оформлен постоянный перевод с одной должности на другую;
сотруднику установили новую профессию, специальность или присвоили другую квалификацию;
работник уволился из компании;
вступило в силу постановление суда о лишении права занимать определенную должность или установлен запрет заниматься конкретным видом деятельности;
компания переименовалась;
от сотрудника было получено заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Все данные в отчет включаются на основании кадровых документов предприятия. Образцы заполнения сведений о кадровых мероприятиях вы найдете здесь.

Кто сдает СЗВ-ТД — кадровик или бухгалтер?

Законодательство возлагает ответственность за передачу отчетов на работодателей – компании и ИП с работниками. Руководитель вправе сам выбрать отдел, отвечающий за представление СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, или назначить уполномоченное лицо, которое будет заниматься подготовкой отчетности.

На небольших предприятиях обязанности отдела кадров часто переданы бухгалтерии, поэтому вопроса, кто будет заполнять и сдавать форму, у них нет.

В организациях с большим штатом отчетность в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды отправляет бухгалтерия, а трудовыми книжками и прочими документами, связанными с движением персонала, занимается отдел кадров. Кому же передать обязанности по предоставлению сведений в ПФР?

Почему ответственность за СЗВ-ТД стоит возложить на отдел кадров

Отчет СЗВ-ТД содержит персональные данные сотрудника. Что указывают в форме:

фамилию, имя, отчество застрахованного лица;
дату его рождения;
номер СНИЛС.

Эту информацию получает отдел кадров при приеме на работу нового сотрудника.

В «Сведения о трудовой деятельности» заносятся кадровые события. Какие именно случаи нужно отражать в СЗВ-ТД, было перечислено выше. Прием, перевод, увольнение сотрудников — все это сфера деятельности кадровой службы предприятия.

Кроме того, цель новой отчетности – ведение трудовых книжек в электронном виде. Заполнением бумажных экземпляров трудовых занимается инспектор отдела кадров, поэтому логичное решение — доверить этому же лицу составление электронной формы ТК. Тем более, что обе записи, в ТК и СЗВ-ТД, должны быть идентичны (если сотрудник не выбрал электронную версию документа). Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки от работников тоже поступает в отдел кадров.

Еще одна причина для того, чтобы доверить заполнение СЗВ-ТД кадровой службе — сроки. Со следующего года информацию о приеме и увольнении нужно будет передавать в ПФР не позже следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Кадровику, непосредственно оформляющему такие приказы, гораздо проще оперативно составить нужную форму и отправить ее в Фонд, чем бухгалтеру, занимающемуся совсем другой работой, отследить появление новых приказов по кадрам, своевременно заполнить и передать отчет.

Стоит ли передавать обязанности по представлению СЗВ-ТД бухгалтерии

Финансовой и налоговой отчетностью организации, включая отчеты по страховым взносам, занимается бухгалтерия. Но формы для ПФР не содержат финансовых или стоимостных показателей. Отслеживать и оформлять кадровые изменения – задача кадровика, а не бухгалтера. Иногда ответственность за представление отчета в ПФР, даже при наличии отдела кадров, все равно возлагают на бухгалтерию. Вот список некоторых причин, из-за которых так происходит:

у бухгалтера есть действующая ЭЦП для подписания документов, у кадровика — нет;
у специалистов по кадрам нет доступа к программе отчетности, или выгрузка файла из имеющихся источников не организована;
бухгалтерия чаще отслеживает изменения в законодательстве и обновляет программы;
руководителю удобнее возложить ответственность за передачу отчетности на одного сотрудника, занимающегося отчетами;
бухгалтеру привычнее учитывать сроки подачи различных форм и соблюдать их.

Исходя из практики, если в компании отчеты в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) сдает бухгалтерия, а не кадровики, вероятнее всего, заполнять и отправлять СЗВ-ТД также придется ей.

При выборе лица или отдела, ответственного за представление сведений в ПФР, надо учитывать все обстоятельства и уровень загруженности специалистов. Окончательное решение о СЗВ-ТД, кто сдает форму — кадры или бухгалтерия, принимает руководитель. При необходимости компания вправе назначить другое уполномоченное лицо или отдел, отвечающий за отчетность по трудовой деятельности сотрудников.

Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.