За сколько дней до отпуска выплачиваются отпускные

Как и когда выплачивать отпускные: напоминание для кадровиков и бухгалтеров

Начнем с основ. Сотрудник, уходящий в ежегодный оплачиваемый отпуск, имеет право на выплату среднего заработка за весь отпускной период. Такая денежная выплата называется отпускными.

Ежегодный оплачиваемый отпуск — это период отдыха, гарантированный трудовым законодательством работникам. Отпуск оплачивается работодателем и длится в общем случае 28 календарных дней.

Минимальный срок, за который должны быть выплачены отпускные, составляет три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Осталось разобраться, три календарных или рабочих дня имеются в виду.

Календарные или рабочие?

Действительно, формулировка, использованная в ст. 136 ТК РФ, не содержит уточнений, перечислять отпускные за три календарных или рабочих дня. Однако по общему правилу, если сроки выполнения обязательств не установлены в рабочих днях, их следует исчислять в календарных (ст. 14 ТК РФ).

При этом если окончание срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то отпускные перечисляются в предшествующий рабочий день (ч. 8 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № Таким образом, правильно, когда отпускные перечисляются за три календарных дня до начала отпуска.

Но есть еще загвоздка: надо ли в трехдневный срок засчитывать сам день выплаты отпускных? Роструд, к сожалению, этот момент не поясняет, зато по этому вопросу есть арбитражная практика.

Что говорят суды

У судей насчет того, входит ли день выплаты отпускных в трехдневный срок, единства нет. Некоторые их них полагают, что входит (определения Кемеровского облсуда от 26.01.2017 № 33-942/2017, Ленинградского облсуда от 06.08.2015 № 33-3731/2015).

Другие же арбитры говорят, что между датой начала отпуска и датой выплаты отпускных должно пройти три полных дня, отсчитываемых с 00 ч. 00 мин. (решения Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21-46/2018, Челябинского облсуда от 17.09.2015 № 11-11043/2015).

Учитывая сложившуюся арбитражную практику, безопаснее выдавать отпускные не за три дня до отпуска, а за четыре.

Так, если работник идет в отпуск с 16 августа, выдать отпускные лучше не позднее 12 августа. Если выплатите их 13 августа, до начала отпуска может не пройти три полных дня.

Еще больше об отпуске и отпускных в 2021 году рассказал эксперт в записи вебинара на «Клерке»: посмотреть можно прямо сейчас.

Ответственность за просрочку выплаты отпускных

Невыплата работнику отпускных в установленный законодательством срок может обернуться штрафом (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Причем к ответственности привлекут не только организацию, но и должностное лицо компании, например, директора.

для юрлица — от 30 000 до 50 000 руб.;
для должностного лица — от 10 000 до 20 000 руб. (или предупреждение);
для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

При повторном нарушении штраф за неперечисление отпускных в срок возрастет.

Кроме того, за несвоевременную выплату отпускных работник вправе получить компенсацию (ст. 236 ТК РФ), которую рассчитывают исходя из количества дней просрочки и действующей ставки Банка России. Компенсацию работодатель должен самостоятельно начислить работнику, и даже тогда, когда вины компании в просрочке «отпускного» платежа нет.

Можно ли выплатить отпускные пораньше?

Ответ на этот вопрос содержится в Письме Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1. Ведомство сообщает, что ТК РФ не содержит запрещений на перечисление отпускных в более ранний срок. Поэтому выплатить деньги работнику, уходящему в отпуск, можно и ранее трехдневного срока.

За сколько дней до отпуска выплачивают отпускные по закону

Каковы сроки выплаты отпускных в 2023 году в частных фирмах

То, когда выплачивают отпускные в частных фирмах, закреплено в ст. 136 ТК РФ. Там сказано, что оплата отпуска осуществляется за 3 дня до его начала. В данном случае имеются в виду календарные дни (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Роструд в письме от 06.06.2018 №ТЗ/3464-6-1 объяснил, что эти 3 дня должны быть полными. То есть если, к примеру, работник при 5-дневной рабочей неделе выходит в отпуск в понедельник, то четверг — крайний срок для выплаты отпусных.

Подробности см. здесь.

Безопаснее рассчитаться с работником раньше, чем выплатить отпускные позже установленного срока. Если срок все-таки нарушен, работник вправе требовать компенсацию за несвоевременную оплату отпускных в размере не менее 1/150 ставки ЦБ РФ по ст. 236 ТК РФ, а трудовики выпишут штраф на работодателя и на руководителя по ст. 5.27 КоАП. Даже однодневное нарушение срока выплаты отпускных фирмой может привести к штрафам в размере (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):

1 000–5 000 руб. (для ИП);
10 000–20 000 руб. (для должностных лиц);
30 000–50 000 руб. (для юрлиц).

В некоторых случаях возможно и уголовное преследование.

Как выдать отпускные, если работник просит срочный отпуск с завтрашнего дня, узнайте в «КонсультантПлюс». Переходите к мнению эксперта, получив пробный доступ к системе бесплатно.

При зачислении отпускных на банковский счет сотрудник вправе ожидать и более раннего получения денежных средств: бухгалтерия обычно переводит отпускные за несколько дней до крайнего срока (3–5), чтобы их успели зачислить.

Когда должны платить отпускные государственным служащим

За сколько дней оплачиваются отпускные до отпуска госслужащих? В соответствии с п. 10 ст. 46 закона «О государственной гражданской службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ работодатель госслужащего обязан перечислить ему отпускные за 10 календарных дней до отпуска.

При этом в данном случае нормы, закрепленные в законе № 79-ФЗ, приоритетны перед теми, что утверждены в положениях ТК РФ (ст. 73 закона № 79-ФЗ). Нормы ТК РФ в рамках трудовых отношений с участием госслужащих применяются, если аналогичные по направленности нормы отсутствуют в указанном федеральном законе.

При задержке отпускных государственного служащего в отношении его работодателя также могут быть применены штрафные санкции, аналогичные тем, что установлены для частных работодателей. При этом «процентные» санкции применяются именно по ТК РФ, поскольку в законе № 79-ФЗ нет альтернативных им норм.

Итоги

Отпускные в коммерческих фирмах выплачиваются за 3 календарных дня до отпуска, на госслужбе — за 10 календарных дней. При задержке отпускных к работодателю могут быть применены санкции по КоАП РФ (штрафы) и ТК РФ (проценты на сумму задолженности по отпускным).

Узнать больше о специфике расчета отпусков вы можете в статьях:

«Расчет количества дней отпуска в 2023 году — пример»;
«Расчет компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ».

А правильно рассчитать сумму отпускных вам поможет наш онлайн-калькулятор.

Отпуск в 2023 году: важные нюансы для бухгалтера

Отпускные нужно посчитать за каждый день отпуска исходя из среднего дневного заработка. Расчет зависит от того, в каких днях вы предоставляете отпуск – календарных или рабочих.

Если отпуск выпадает на нерабочие праздничные дни, за них отпускные не рассчитывайте. А вот выходные дни оплатите, если отпуск в календарных днях.

Учтите: оплата за каждый день отпуска не должна быть меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Напомним, что последний с 1 января 2023 года увеличен до 16 242 руб.

Отпуск с последующим увольнением оплатите в обычном порядке. Если при увольнении у сотрудника есть неиспользованный отпуск, то за него нужно рассчитать компенсацию.

Срок выплаты отпускных

Сроки выплаты отпускных в 2023 году не изменились. Перечислите их минимум за 3 календарных дня до начала отпуска. Если день выплаты совпал с выходным или нерабочим праздничным днем, перечислите средства накануне. Их можно выдать и с зарплатой, важно не пропустить срок. За выплату отпускных не вовремя грозит ответственность.

При расторжении трудового договора компенсацию за неиспользованный отпуск по общему правилу нужно выдать в день увольнения.

НДФЛ с отпускных в 2023 году

Налог удержите на дату оплаты отпуска.

Сроки уплаты НДФЛ с отпускных общие, к примеру:

с выплат за период с 23 мая по 22 июня налог перечислите 28.06.2023;
с 23 июня по 22 июля – 28.07.2023;
с 23 июля по 22 августа – 28.08.2023;
с 23 августа по 22 сентября – 28.09.2023.

Напомним, что такие сроки действуют с 1 января 2023 года.

Если отпуск переходящий, НДФЛ удержите и перечислите в общем порядке.

НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении также нужно удержать со всей суммы. Основание расторжения договора – сокращение штата, по собственному желанию или др. – значения не имеет.

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ

В 6-НДФЛ включите только те отпускные, которые вы фактически выдали. Например, в поле 020 раздела 1 расчета за полугодие укажите налог, удержанный с отпускных за последние 3 месяца отчетного периода (апрель, май и июнь). А в полях 021 – 023 отразите НДФЛ, который нужно перечислить по первому, второму и третьему срокам уплаты налога для этого отчетного периода.

Компенсацию за неиспользованный отпуск отразите в 6-НДФЛ в полном размере.

При заполнении расчета за 2023 год сведения об отпускных, компенсациях за неиспользованный отпуск и НДФЛ с них укажите также в справке о доходах и суммах налога физлица. К примеру, для отпускных укажите код дохода 2012, а для компенсации – 2013.

Страховые взносы с отпускных

Оплату отпуска нужно облагать страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также взносами на травматизм в обычном порядке.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении тоже облагайте взносами в полном объеме.

Налог на прибыль и отпускные

Если вы используете метод начисления, то отпускные при расчете налога на прибыль вы можете учесть, как и другие расходы на оплату труда, по мере начисления.

Если у вас есть резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то отпускные списывайте за счет него. Учтите, что формирование такого резерва — ваше право, а не обязанность.

При кассовом методе отпускные включайте в расходы при их выплате сотруднику.

Отметим, включить в расходы по налогу на прибыль можно только те отпускные, которые вы выдали по закону (например, для оплаты основного или допотпуска).

Компенсацию за неиспользованный отпуск также учитывайте в расходах на оплату труда в зависимости от метода учета доходов и расходов.

Обратите внимание, списывать компенсацию за неиспользованный отпуск за счет резерва на оплату предстоящих отпусков нельзя.

Порядок выплаты и обложения отпускных у бюджетных организаций

Бюджетные организации рассчитывают, выплачивают, облагают налогами и страховыми взносами отпускные так же, как и коммерческие организации. Однако есть особенности.

К примеру, в расходах на оплату труда они учитывают только те затраты, которые связаны с приносящей доход деятельностью и произведены за ее счет.

Как рассчитать отпускные в 2023 году и что делать, чтобы увеличить сумму

Отпускные — это выплата, представляющая из себя средний дневной заработок, умноженный на количество дней отдыха сотрудника. При этом нерабочие и праздничные дни, входящие в срок отпуска, не оплачиваются.

Каждому человеку положен ежегодный оплачиваемый отпуск, и работодатель обязан выплатить отпускные минимум за три дня до его начала, если заявление подано за семь рабочих дней, либо в течение первых трех дней отпуска. Отпускные рассчитывает бухгалтерия, однако знать, по какому принципу происходит расчет, стоит всем.

Отпускные не равны зарплате. При расчете первых берутся все совокупные рабочие доходы — оклад, премии, надбавки, выплаты за особые условия труда. Единственное, в расчет не берутся выплаты по больничному листу и отпускные за предыдущий период. Поэтому сумма за один день отпуска может быть как больше, так и меньше, чем среднедневной заработок только от зарплаты.

Когда сотрудник может взять отпуск

Любому сотруднику за полный отработанный год положено 28 дней оплачиваемого отпуска. Человек может разбивать их на части или брать подряд, но одна из частей обязательно должна длиться 14 дней.

Для сотрудников, работающих на предприятии больше года, отпуск возможен в любое удобное для них время. Только что устроившиеся могут взять отпуск только через полгода работы на новом месте. Если работник не ходит в отпуск более двух лет, то это нарушает ТК РФ.

Если с вами заключен срочный договор на сезонные работы, то отпуск вам все равно положен — порядка двух дней за каждый отработанный месяц.

Однако этот срок увеличивается двумя способами — дополнительные дни или удлиненный основной отпуск. Это два разных отпуска.

Удлиненный отпуск остается основным, и на него распространяются те же правила. Просто в течение года человек «зарабатывает» дней больше, чем по два в месяц. Вот кому положено больше 28 дней основного отпуска:

людям с инвалидностью — они должны отдыхать в год не менее 30 дней;
военнослужащим и росгвардейцам: 30–45 дней в зависимости от выслуги лет;
педагогам: 42–56 дней в году;
научным сотрудникам, которые работают в научных госучреждениях: 48 дней в году отдыхают доктора наук, 36 дней — кандидаты;
судьям, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета: 30 дней;
спасателям: 30–45 дней;
несовершеннолетним работникам: 31 день.

При этом суммировать дни отдыха по разным основаниям нельзя. Например, работающий в НИИ доктор наук с инвалидностью выбирает только один отпуск — 30 дней по инвалидности или 48 дней как доктор наук.

Дополнительный же отпуск прибавляется к основному. Он полагается отдельным категориям работников:

занятым на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
подписавшим трудовой договор с ненормированным рабочим днем;
работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
имеющим особый характер работы, например военнослужащим или сотрудникам МВД.

Какие выплаты включают в расчет, а какие не учитывают при расчете отпускных

Не все выплаты от работодателя включаются в зарплату, поэтому некоторые не учитываться при расчете среднесуточного заработка.

Что учитывается при расчете отпускных:

зарплата по окладу;
зарплата по тарифу;
сдельная зарплата
комиссионные вознаграждения;
выплаты процента от прибыли компании;
зарплата, выданная в неденежной форме;
надбавки и доплаты к тарифным ставкам;
гонорар или авторское вознаграждение;
премии.

Что не учитывается:

командировочные;
декретные пособия;
больничные;
ранее выданные отпускные;
материальная помощь;
возмещение за питание и прочее;
оплата путевок или обучения.

Как рассчитать количество дней отпуска

За 12 месяцев работы сотрудники на общих основаниях получают 28 дней отпуска. Значит, за полный месяц набирается по 2,33 дня. Сотруднику, отработавшему не весь календарный месяц, в отпускной стаж будет включаться:

полный месяц, если сотрудник работал половину дней или более;
этот месяц вообще не учтется в расчетах, если сотрудник отработал менее половины месяца.

Если сотрудник трудится неполный рабочий день, это не влияет на его отпускной стаж. Он имеет право на полноценный отпуск длительностью не менее 28 календарных дней.

Пример расчета. Вадим отработал в компании семь месяцев — с января по июль. 7 июля он решил взять отпуск на все дни, которые накопил. В его случае это:

2,33 × 6 = 13,98 дня. Отпуск не округляется, поэтому Вадим сможет пойти в отпуск на 13.

Июль не включается в расчет, так как это меньше половины месяца. Если Вадим возьмет отпуск после 15 июля, то дней будет на 2,33 дня больше, то есть 16,31 дня (16 полных суток).

Порядок расчета отпускных в 2023 году

За расчетный период при вычислении среднего заработка берется год, предшествующий тому месяцу, в котором человек планирует взять отпуск. То есть если сотрудник с нормированным графиком работы берет отпуск в августе 2023 года, то расчетный период — с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года.

В коллективном договоре и других трудовых договорах может быть предусмотрен другой период расчета, если он не ухудшает положение сотрудника.

Пример расчета. Жанна планирует в отпуск на семь дней в августе 2023 года. Ее оклад не менялся за последние 12 месяцев и составляет 50 тыс. рублей. Дважды она получала премию в размере оклада, то есть 100 тыс. рублей. Соответственно, среднедневной заработок составит:

(Оклад × 12 месяцев + Сумма премии) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 12 месяцев + 100 тыс. рублей) / 351,6 рабочего дня = 1 990,89 рубля.

Это среднесуточный (среднедневной) заработок Жанны. Следовательно, за семь дней отпуска она получит:

1 990,89 рубля × 7 дней = 13 936,23 рубля.

Пример расчета с периодом нетрудоспособности. Коллега Жанны — Оксана зарабатывает столько же и тоже получила премию в 100 тыс. рублей. Однако в октябре 2022 года она была на больничном восемь дней, за который она получила компенсанцию в 5,2 тыс. рублей. Получается, что полностью Оксана отработала только 11 месяцев, или 322,3 календарного дня.

Считаем количество календарных дней, приходящихся на отработанный период в октябре: (31 — 8)/31 × 29,3 = 21,73.

Значит, общее количество отработанных дней Оксаны составит: 322,3 + 21,73 = 344,03 дня.

Соответственно, среднедневной заработок Оксаны составит:

(Оклад × 11 месяцев + Сумма премии — больничные) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 11 месяцев + 100 тыс. рублей — 5,2 тыс. рублей) / 344,03 = 1 874,25 рубля.

А отпускные за семь дней составят:

1 874,25 рубля × 7 дней = 13 119,75 рубля.

Расчет отпуска для сотрудников с гибким рабочим графиком

Если человек работает неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, то меняется и формула расчета. Например, сотрудник проработал не все месяцы полностью. В этом случае сначала нужно определить, в скольких месяцах человек работал все дни и это количество месяцев умножить на 29,3. Затем нужно по отдельности рассчитать количество рабочих дней в месяцах, отработанных не целиком по такой формуле:

30, 31 или 28 дней в зависимости от месяца — 20 нерабочих дней х 29,3 / 30.

Этот расчет нужно произвести по всем не полностью отработанным месяцам. Далее результаты суммируются и зарплата за отчетный период делится на это число. Так мы получаем среднесуточную зарплату, которая умножается на количество дней отпуска.

Обратите внимание, что в продолжительность отпуска сотрудника с гибким графиком входят выходные дни, попадающие в этот период. А вот нерабочие праздничные дни не засчитываются в отпускной период.

Особенности расчета отпускных при увольнении

При увольнении работника по собственному желанию или по инициативе работодателя компания обязана выплатить все отпускные за накопленные дни отпуска. Никакие заявления для этого не потребуются. Это происходит автоматически.

Формула расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска в этом случае простая: средний заработок умножается на количество оставшихся отпускных дней. Среднесуточный доход при этом вычисляется по стандартной формуле, как и при расчете отпускных.

Обратите внимание: работнику, проработавшему 11 месяцев, компенсация полагается за полный год.

Что делать, чтобы отпускные были больше

Выгоднее всего брать отпуск в том месяце, в котором больше рабочих дней, ведь чем меньше дней в месяце, тем они дороже. А вот месяцы с официальными праздниками лучше не захватывать — они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются. Поэтому, если, например, взять отпуск в январе, можно потерять от 10% до 20% дохода.

В конце декабря можете получить хорошие отпускные и достаточно долго отдохнуть. В этом случае впереди будут новогодние каникулы, уже не входящие в отпуск, а зарплату за январь вам при этом начислят в полном объеме.

Главное — запомнить: если за расчетный период у вас были периоды-исключения, то вы получите чуть меньше отпускных, рассчитанных по упрощенной формуле. И наоборот: выходить в отпуск лучше после того, как в организации выплатили премию или повысили зарплату. Тогда эти суммы будут учтены при расчете отпускных.

Как получить отпускные: процедуры и сроки

Работодатель обязан выплатить сотруднику отпускные минимум за три календарных дня до отпуска. Если этот день выходной или праздник, то деньги переведут в предшествующий ему рабочий день.

Отпускные приходят на зарплатную карту. Выгоднее тратить эти деньги с карты, по которой вы получите повышенный кэшбэк.