Первичная документация: срок хранения
Документы первичного учета составляют в момент осуществления хозяйственных операций. Список первичных документов в зависимости от типа сделки может быть разным. Разные у этих документов и сроки хранения.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении хранения документации устанавливает такие правила:
первичные документы, бухгалтерские регистры, финансовая отчетность, аудиторские заключения подлежат хранению организацией в течение сроков, устанавливаемых правилами архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ);
учетная политика и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ);
организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ); — хранение документов бухгалтерского учета должен организовать руководитель компании (п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).
Общий срок хранения документов, согласно Налоговому кодексу – 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Сроки хранения отдельных первичных документов установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В таблице представлены основные первичные документы со сроками их хранения.
| Тип документа | Когда составляется | Срок хранения |
|---|---|---|
| Договор | При обсуждении условий сделки | Договоры аренды недвижимого имущества – 10 лет, движимого имущества – 5 лет после истечения срока действия договора. Договоры банковского счета – 5 лет. Договоры дарения имущества – до ликвидации организации. Договоры о сотрудничестве с международными и иностранными организациями – постоянно. Договоры об оказании аудиторских услуг – 5 лет. Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи — 5 лет после истечения срока действия договора. |
| Выписка с расчетного счета | При оплате по сделке | 5 лет |
| Кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, БСО | При оплате по сделке | 5 лет |
| Товарная накладная | При получении товара или услуги | 50 лет |
| Акт выполненных работ/оказанных услуг | При получении товара или услуги | 50 лет |
Обязательные первичные документы
Перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:
бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
акт выполненных работ (оказанных услуг).
Договор
Заключается при осуществлении сделки. В нем прописываются детали предстоящих операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг. Договор оформляется в двух экземплярах с подписями каждой из сторон.
Для некоторых сделок письменная форма договора не требуется. Например, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.
Счет на оплату
В счете на оплату которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги. Если покупатель согласен с условиями сделки, он оплачивает выставленный счет.
Кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Эти документы позволяют подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.
К этой группе платежных документов также относятся платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом.
Товарная накладная или товарный чек
Накладные используются преимущественно организациями для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.
Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Лицо, отпускающее товар, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.
Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.
Счет-фактура
Счет-фактура контролирует движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам.
Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.
О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:
- перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
- закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
- в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.
Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Обратите внимание! В ст. 23 и 24 НК РФ внесены поправки, которые увеличили сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их требуется в течение 5 лет вместо четырех.
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
Разбираемся со сроками на примере
ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .
Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
Документ ООО «Ландшафтный дизайн»
Срок хранения согласно перечню
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности
В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним
В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ
Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат
Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Реестр сведений о доходах физлиц
Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет)
Трудовые договоры и личные карточки работников
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Табели, журналы учета рабочего времени
Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.
Карточки учета основных средств
Не менее 5 лет после выбытия объекта
Декларации (расчеты) по всем видам налогов
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)
Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета
Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет
Отчетность в статистику:
– годовая и с большей периодичностью, единовременная;
– полугодовая и квартальная;
– Постоянно*.
– 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых.
– 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных.
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах
Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.
Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.
Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.
ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.
Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .
Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.
Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2021 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2035 года.
Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2021 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2026 года.
Итоги
Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).
Как правильно хранить документы
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые нельзя выбрасывать даже после того, как вы закрыли бизнес. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а от каких можно избавиться, и узнали, какие еще есть варианты.
Зачем хранить документы
Пока компания или ИП ведут дела с партнером, они хранят все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.
То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.
По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:
- документов налогового учета;
- кадровых;
- бухгалтерских.
Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.
Виды документов и сроки хранения
Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании или у ИП, а затем их передают в архив.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним завершили. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2022 года, а закончили работу в 2023 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2024 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
Или другой пример: перенос убытков с прошлых лет, чтобы учесть их в текущем году на ОСН или УСН «Доходы минус расходы». Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как бизнес перенесет весь убыток.
В таблице — виды документов со сроками хранения.
Налоговый и бухгалтерский учет
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета |
| 5 лет | Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции. |
Бухгалтерская (финансовая) отчетность.
Кадровые документы
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 3 года | Графики отпусков |
| 5 лет | Табели, журналы учета рабочего времени. |
Личные дела сотрудников.
Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда.
Как хранить документы правильно
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании или ИП в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.
Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.
Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
Дальше можно передавать документы в архив.
Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности архивных документов.
Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.
В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.
Соблюсти основные правила работы архивов небольшой организации или ИП может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.
Как хранить документы в электронном формате
Многие компании и ИП давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.
А вот оцифровать все документы в компании или у ИП и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.
Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:
- хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
- у компании или ИП должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
- соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
- проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.
Если большая часть документов в компании или у ИП изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.
Ошибки при хранении документов
Рассказываем об основных ошибках, которые допускают компании и ИП при хранении документов.
Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.
Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров.
Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.
Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания. Но учтите: даже со справкой документы надо будет восстановить, просто она поможет отсрочить исполнение требования налоговой о представлении бумаг.
В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.
Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию или ИП.
Обработать тысячу платежей за день
Ответственность за нарушение правил хранения
За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.
| Нарушение | Штраф | Основание |
|---|---|---|
| Отсутствие документов бухучета | От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц. От 2500 до 5000 ₽ — для малых предприятий. |
Что делать, когда срок хранения документа истек
Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании или ИП могут грозить штрафы.
Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
Вот как уничтожить документы с истекшими сроками хранения по правилам:
1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет документы. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь. ИП, работающий без персонала, может обойтись без комиссии и сделать все сам.
2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.
3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.
Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.
Как и сколько хранят документы по бухучету, отчетности и налогообложению
Организации и ИП создают различные документы в процессе своей деятельности. Они обязаны в течение установленных сроков хранить первичку, регистры бухучета, отчетность, другие документы по ведению бухучета и составлению отчетности, а также документы, необходимые для налогообложения (далее — документы по бухучету и налогообложению) (п. 1 ст. 18 Закона N 57-З, подп. 1.14 ст. 22 НК).
Организует хранение документов по бухучету и налогообложению руководитель организации. Он несет за это административную ответственность. При хранении документов нужно обеспечить их защиту от несанкционированного доступа (п. 2 и 3 ст. 18 Закона N 57-З).
Обратите внимание!
Должностное лицо организации или ИП, которые не обеспечили сохранность документов по бухучету и налогообложению, могут оштрафовать в размере от 4 до 35 базовых величин (далее — БВ) (ч. 3 ст. 12.32 КоАП).
Справочно
1 БВ с 01.01.2022 составляет 32 руб. (постановление N 792).
Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения организации создают архив. Одной из его задач является учет документов и обеспечение их сохранности (ч. 1 п. 4, абз. 3 п. 5, ч. 2 п. 205, п. 269 Правил работы архивов N 143).
Обратите внимание!
Временное хранение документов — хранение документов организациями и ИП в течение установленных сроков до момента их уничтожения (абз. 7 ч. 1 ст. 2 Закона N 323-З).
Архивы организаций создают по решению их руководителей. В организациях, в которых штатная единица работника архива отсутствует, функции по приему, хранению, учету и использованию архивных документов выполняют лица, назначаемые руководителем (ч. 3 и 4 ст. 13 Закона N 323-З).
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передают и по истечении сроков временного хранения их уничтожают в установленном порядке. Вместе с тем в исключительных случаях такие дела могут быть переданы в архив по решению руководителя организации (п. 98, гл. 13 Правил работы архивов N 143).
Обратите внимание!
Организации, ИП, представительства иностранных организаций могут передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы в госархивы, территориальные (городские или районные) архивы, иные организации на основании договора хранения (ч. 3 ст. 12, ст. 21 Закона N 323-З).
Если документы по бухучету и налогообложению утрачены либо уничтожены, факт их утраты (уничтожения) нужно документально подтвердить. Например, в случае пожара следует обратиться в соответствующее подразделение МЧС и получить документ, удостоверяющий пожар. При хищении документов следует написать заявление в органы внутренних дел и впоследствии получить документ о результатах расследования факта хищения.
Утерянные документы подлежат восстановлению. Например, чтобы восстановить товарные, товарно-транспортные накладные и акты выполненных работ (оказанных услуг), можно обратиться к контрагентам.
2. Сроки хранения документов
Документы по бухучету и налогообложению, которые включены в Перечень N 140, как правило, хранят в течение установленных сроков. Некоторые документы хранят постоянно. Продолжительность хранения зависит от вида документа. Кроме того, на сроки хранения большинства из них влияет проведение или непроведение налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — налоговая проверка).
Уменьшить установленные сроки хранения документов нельзя. Их увеличение допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации, решению ИП (п. 4 примечания к постановлению N 140, п. 52 Правил работы архивов N 143).
Обратите внимание!
За уничтожение должностным лицом организации или ИП бухгалтерских документов (документов учета доходов и расходов, применяемого при УСН) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков хранения их могут оштрафовать в размере от 50 до 100 БВ (ч. 2 ст. 12.32 КоАП).
Справочно
1 БВ с 01.01.2022 составляет 32 руб. (постановление N 792).
Сроки хранения документов исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 7 примечания к постановлению N 140).
Пример. Определение даты, с которой исчисляют сроки хранения первички
Первичные учетные документы оформлены в январе — декабре 2022 г. и сформированы в делопроизводстве за 2022 г. Их хранят в течение 3 лет после проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет. Сроки хранения исчисляют с 01.01.2023.
С 27.10.2022 сроки хранения документов в Перечне N 140 установлены в разрезе 3 групп субъектов (графы 3, 4 и 5 Перечня N 140):
— госорганы, иные госорганизации, подчиненные им (входящие в состав, систему) органы и (или) организации, негосударственные организации, которые являются источниками комплектования госархивов (далее — организации — источники комплектования госархивов);
— организации, подчиненные госорганам, иные госорганизации (входящие в их состав, систему), негосударственные организации с долей госсобственности в уставном фонде более 50%, которые не являются источниками комплектования госархивов (далее — организации — не источники комплектования госархивов);
— иные негосударственные организации, которые не являются источниками комплектования госархивов, ИП (далее — иные организации, ИП).
Сроки хранения типовых документов по бухучету и налогообложению представлены в виде таблиц 1 и 2 (гл. 13 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня N 140).
В таблице 1 указаны сроки хранения документов, одинаковые для всех групп субъектов:
| Вид документа | Основание (пункт Перечня N 140) | Срок хранения | Примечание |
| Переписка по вопросам бухучета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности | 189 | 1 год | После проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет |
| Регистры бухучета и приложения к ним (книги журнал-главная, оборотные ведомости, журналы-ордера, книги учета ассигнований и фактических расходов, карточки аналитического учета кассовых расходов и др.) | 198 | ||
| Кассовые книги | 199 | ||
| Сведения и переписка об учете фондов, лимитов зарплаты и контроле за их распределением, расчетов по перерасходу и задолженности по зарплате, удержаниях из зарплаты, из средств государственного социального страхования, выплате пособий, пенсий, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам | 203 | ||
| Справки на оплату отпусков в связи с обучением | 218 | ||
| Журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, счетов-фактур, доверенностей и др. | 200, 236 | ||
| Исполнительные листы | 220 | 1 год | После их исполнения и проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после их исполнения |
| Документы о результатах инвентаризации (протоколы, инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акты и др.) | 234 | 1 год | После ликвидации ОС, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после ликвидации ОС |
| Документы по учету валютных операций (платежные требования, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные ордера и др.) | 193 | 3 года | После проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет |
| Кассовые книги по валютным операциям | 194 | ||
| Документы по учету средств государственных внебюджетных фондов (платежные требования, распоряжения банков, мемориальные ордера и др.) | 196 | ||
| Первичные учетные документы и приложения к ним (приходные и расходные кассовые ордера, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты, акты сдачи-приемки, списки, описи, инвентарные карточки, книги, журналы и др.) | 197 | ||
| Документы о проведении зачетов взаимных требований (акты, справки, сведения, реестры и др.) | 201 | ||
| Акты сверки расчетов между организациями | 202 | ||
| Документы по начислению зарплаты работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.) | 205 | ||
| Документы о премировании работников (докладные записки, расчеты, списки и др.) | 209 | ||
| Журналы регистрации расчетно-платежных ведомостей по зарплате, ведомостей выдачи матпомощи и др. | 210 | ||
| Документы о выплате пособий, пенсий, об оплате листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения и др.) | 215 | ||
| Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях имущества (справки, акты, обязательства, переписка и др.) | 216 | ||
| Рекламационные акты потребителей по забракованной продукции | 217 | ||
| Листки нетрудоспособности | 219 | ||
| Журналы регистрации листков нетрудоспособности | 223 | ||
| Гарантийные письма | 221 | ||
| Журналы регистрации исполнительных листов | 222 | ||
| Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты, переписка и др.) | 224 | ||
| Документы об использовании услуг электросвязи (счета-фактуры, расшифровочные ведомости, переписка и др.) | 225 | ||
| Документы о налогообложении организаций (налоговые декларации, расчеты, отчеты, переписка и др.) | 227 | ||
| Документы о подтверждении применения нулевой ставки НДС (заявления о ввозе товара и уплате НДС, марки таможенного контроля и др.) | 228 | ||
| Документы об образовании, распределении, накоплении средств в обороте и о расчетах по средствам в обороте (справки, расчеты, переписка и др.) | 229 | ||
| Документы о расходах на приобретение оборудования, производственных и жилых помещений (заявки, справки, лимиты, расчеты и др.) | 230 | ||
| Доверенности на получение или выдачу денег, имущественных, материальных и других ценностей | 233 | ||
| Документы по распределению прибыли и покрытию убытков организации (решения, протоколы и др.) | 235 | ||
| Учетные документы (книги учета доходов и расходов, книги учета товаров (готовой продукции) и др.) | 237 | ||
| Приходно-расходные книги по учету бланков строгой отчетности | 239 | ||
| Расчетно-платежные ведомости по зарплате, ведомости выдачи матпомощи, списки работников на перечисление зарплаты и других выплат на счета в банк | 206 | 3 года | При отсутствии лицевых счетов — 55 лет |
| Положения о премировании работников организаций | 208 | 3 года | После замены новыми, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после замены новыми |
| Переписка о выдаче и возврате бюджетных ссуд | 213 | 3 года | После возврата (погашения) бюджетной ссуды |
| Документы о социальных налоговых, имущественных налоговых вычетах и других вычетах при удержании подоходного налога (договоры, справки, квитанции и др.) | 226 | 3 года | После окончания срока действия договора, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после окончания срока действия договора |
| Образцы подписей материально ответственных лиц (МОЛ) | 231 | 3 года | После увольнения, смены МОЛ, проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после увольнения, смены МОЛ |
| Договоры о материальной ответственности | 232 | ||
| Книги учета депонированной зарплаты | 211 | 3 года | |
| Документы к годовой бухгалтерской и (или) финансовой отчетности (таблицы, доклады и др.) | 188 | 5 лет | |
| Переписка о передаче клиентов и банковских операций из одних банков в другие | 190 | ||
| Переписка об открытии и ведении счетов юрлиц-нерезидентов | 191 | ||
| Справки о балансодержателе и балансовой стоимости | 212 | ||
| Документы по открытию, переоформлению и закрытию текущих (расчетных) и других банковских счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, договоры, справки, карточки и др.) | 214 | 5 лет | После закрытия банковского счета, выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки. Если налоговая проверка не проводилась — 10 лет после закрытия банковского счета |
| Книги покупок | 238 | 5 лет | С даты последней записи, при условии проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет с даты последней записи |
| Лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты работникам | 204 | 55 лет |
В таблице 2 указаны сроки хранения документов, которые отличаются по группам субъектов и (или) имеют различные дополнительные условия для их применения:
Обратите внимание!
Изменения с 27.10.2022 в Перечне N 140 для всех групп субъектов:
— данный Перечень не содержит срок хранения в отношении актов проверок кассы;
— документы по открытию, переоформлению и закрытию текущих (расчетных) и других банковских счетов, по оформлению полномочий на распоряжение ими (заявления, договоры, справки, карточки и др.) хранят 5 лет вместо 3 после закрытия банковского счета. Они выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки. Если она не проводилась — 10 лет после закрытия банковского счета;
— лицевые счета (расчетные листки) по начислению зарплаты работникам хранят 55 лет вместо 75;
— расчетно-платежные ведомости по зарплате, ведомости выдачи матпомощи, списки работников на перечисление зарплаты и других выплат на счета в банк при отсутствии лицевых счетов хранят 55 лет вместо 75.
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex