Как оприходовать алкоголь в егаис

Как оприходовать алкоголь в егаис

При работе с ЕГАИС сотрудники сталкиваются с трудностями: сложно оформить возврат, неудобная реализация алкоголя, при инвентаризации приходится все пересчитывать. Бармен может принять пересорт или забыть отсканировать бутылку, а бухгалтер — отправить неверные данные в ЕГАИС. Разбираться с ошибками и нести ответственность приходится бухгалтеру. В результате — потерянные нервы, время и деньги.

Если автоматизировать процессы, то получится:

• исключить ошибки при приеме алкоголя от поставщика,
• сократить время на учет,
• избегать штрафов за ошибки при передаче данных в Росалкогольрегулирование.

Без ошибок принимать алкоголь, формировать накладные в ЕГАИС и сразу оформлять возврат

Ошибки появляются, когда ресторан принимает алкоголь от поставщиков. Сотрудники не всегда фиксируют фактические расхождения в накладной — не замечают пересорт или принимают продукцию с неверными акцизными марками. Если сотрудники по ошибке реализовали алкоголь, который еще не отразили в учете — это серьезное нарушение.

В системе MixCart можно сканировать товар с простого смартфона — программа выявляет пересорт продукции и расхождения в акцизных марках, сразу сигнализирует об ошибках. Неподходящий товар можно вернуть, а в ЕГАИС отправить только принятые позиции. Все наименования из товарной накладной автоматически выгружаются и в ЕГАИС, и в программу учета, которой пользуется ресторан — например, iiko, r_keeper. Алкоголь сразу можно продавать, не нужно ждать бухгалтера.

При работе с ЕГАИС сотрудники сталкиваются с трудностями: сложно оформить возврат, неудобная реализация алкоголя, при инвентаризации приходится все пересчитывать. Бармен может принять пересорт или забыть отсканировать бутылку, а бухгалтер — отправить неверные данные в ЕГАИС. Разбираться с ошибками и нести ответственность приходится бухгалтеру. В результате — потерянные нервы, время и деньги.

Если автоматизировать процессы, то получится:

• исключить ошибки при приеме алкоголя от поставщика,
• сократить время на учет,
• избегать штрафов за ошибки при передаче данных в Росалкогольрегулирование.

Без ошибок принимать алкоголь, формировать накладные в ЕГАИС и сразу оформлять возврат

Ошибки появляются, когда ресторан принимает алкоголь от поставщиков. Сотрудники не всегда фиксируют фактические расхождения в накладной — не замечают пересорт или принимают продукцию с неверными акцизными марками. Если сотрудники по ошибке реализовали алкоголь, который еще не отразили в учете — это серьезное нарушение.

В системе MixCart можно сканировать товар с простого смартфона — программа выявляет пересорт продукции и расхождения в акцизных марках, сразу сигнализирует об ошибках. Неподходящий товар можно вернуть, а в ЕГАИС отправить только принятые позиции. Все наименования из товарной накладной автоматически выгружаются и в ЕГАИС, и в программу учета, которой пользуется ресторан — например, iiko, r_keeper. Алкоголь сразу можно продавать, не нужно ждать бухгалтера.

Как вести учет алкогольной продукции

Участники алкогольного рынка в текущем году столкнулись с очередными изменениями законодательства: Минфин и Росалкогольрегулирование сообщают о необходимости поштучного учета алкогольной продукции, что ведет в первую очередь к значительным изменениям в работе ЕГАИС, перестройке учета на местах. Означает ли это, что в связи с детализацией и все большей прозрачностью данных, отражаемых в системе, алкогольные декларации отменяются? Как вести бухгалтерский учет алкогольных операций и минимизировать учетные ошибки? Рассмотрим в статье.

Поштучный учет

С 1 июля 2018 года учет оборота маркируемого алкоголя ведется поштучно. Соответствующие изменения внесены в ФЗ №171, регулирующий алкогольный рынок России в настоящее время. Методика организации учета по новым правилам размещена на сайте Росалкогольрегулирования. Отменены обязательные ранее бумажные справки, сопровождающие алкогольную продукцию. Чиновники считают, что это уменьшит трудозатраты организаций по учету алкоголя.

Вопрос: Как отразить в учете торговой организации расходы по уплате государственной пошлины за продление срока действия лицензии на розничную продажу алкогольной продукции на пять лет?
Торговая организация, осуществляющая продажу алкогольной продукции, до окончания срока действия лицензии уплатила госпошлину в размере 325 000 руб. за ее продление. В месяце уплаты государственной пошлины она подала заявление и пакет документов в лицензирующий орган.
В целях налогообложения прибыли организация применяет метод начисления.
Посмотреть ответ

Рассмотрим, как обстоят дела на практике. Для поштучного учета необходимы:

• увеличение количества складских работников, их обучение;
• покупка нового оборудования и ПО, без которых учет невозможен (генерация кодов групповой тары, непрерывного сканирования бутылок у производителя, сканирование при приемке товара для продажи и т.д.);
• доработка имеющегося ПО до требований законодательства, привлечение дорогостоящих специалистов для настройки ПО, организация хранения и корректного использования огромных информационных массивов.

Вопрос: Как вести «помарочный» учет алкогольной продукции и использовать оборудование?
Посмотреть ответ

При этом единого решения для всех участников сферы «алкогольного» бизнеса не существует: импортер алкоголя, производитель или организация, имеющая поставщиков в оптовом сегменте рынка либо в розничном – каждый столкнется с индивидуальными проблемами и будет вынужден в сжатые сроки создавать собственную систему учета. При этом ответственность за ошибки законодатель полностью возлагает на организацию, без поправок на срочность и объемность работ.

Пример: продавец алкоголя подчинился требованиям законодательства и полностью перешел на новую систему учета, понес затраты. Его партнер-поставщик не подключился к поштучному учету: отсутствуют свободные средства или процесс еще не завершен. Результатом станет возврат партии товара. Производитель вынужден организовывать учет и по бутылкам, и по групповой таре – непосредственно на конвейере, при упаковке или позже с помощью дискретного аппаратного комплекса. Импортер не сможет вести учет по групповой таре, ему нужно будет сканировать каждую бутылку при распаковке тары и самостоятельно формировать коды групповой тары, клеить этикетки на коробку заново с занесением новых данных в систему.

Внимание! Согласно ст. 14.16 КоАП РФ за нарушение правил в сфере оборота алкоголя и алкогольной продукции предусмотрены штрафы на должностных лиц от 10-15 тыс. рублей и выше в зависимости от тяжести правонарушения. На организацию может быть наложен штраф от ста тысяч до полумиллиона рублей.

Декларация отменена?

Взамен нововведений, в целях облегчить учетную работу организаций законодатель отменил подачу алкогольной декларации. Однако коснулось это решение далеко не всех. Алкогольная декларация подается в случаях:

• продажи пива, сидра, медовухи в розницу;
• невозможности использовать интернет для учета алкоголя;
• наличия небольшого пивного производства (до 300 000 декалитров в течение года);
• продажи алкоголя в самолете;
• закупки алкопродукции как сырья;
• перевозок нефасованного алкоголя;
• временного хранения алкоголя.

(см. ФЗ 278, ст. 1-11).

Исходя из вышесказанного следует, что декларация по ф. 11 не подается, если:

• у организации есть доступ в интернет, она пользуется ЕГАИС;
• организация не относится к общепиту;
• организация осуществляет продажу крепких напитков в розницу.

Форма 12 сдается по старым правилам: все организации – продавцы пива и аналогичных напитков обязаны предоставлять отчетность. Срок декларирования– не позднее 20 числа месяца после отчетного квартала.

Бухгалтерский учет

Алкоголь отражается в учете, прежде всего, по правилам, применяемым к МПЗ согласно ПБУ 5/01. В качестве примера рассмотрим проводки, применяемые организациями-производителями алкогольной продукции.

Согласно ПБУ алкоголь в данном случае – материальные запасы, предназначенные для продажи. Он учитывается на счете 43 «Готовая продукция» или 40 «Выпуск продукции». Теоретически можно учитывать алкоголь по фактической себестоимости или по нормативной, плановой, практически почти всегда применяются нормативные (плановые) цены.

Проводки (фактическая стоимость):

• Д43 К20 — в течение месяца готовая продукция поступает на склад.
• Д90/2 К43 — списывается себестоимость готовой продукции.

Способ применяется крайне редко: себестоимость в процессе выпуска продукции невозможно определить по факту, лишь в конце месяца, при подсчете всех затрат (прямых, косвенных).

Проводки (плановая стоимость). Плановые показатели и сумму отклонений можно учитывать на одном счете 43:

• Д43 К20 — в течение месяца продукция поступает на склад по учетным ценам.
• Д90/2 К43 — списана себестоимость в конце месяца по учетным ценам.
• Д20 К10, 70, 02 и др. затраты — в конце месяца отражены затраты на производство.
• Д43 К20 (сторно или прямая проводка) — отклонения фактической себестоимости от плановой.
• Д90/2 К43 (сторно или прямая проводка) — сумма отклонений в части реализованного алкоголя.

Допустимо использовать и счет 40 по следующей схеме проводок:

• Д20 К10, 70, 02 и др. затраты — в конце месяца отражены затраты на производство.
• Д40 К20 — зафиксирована фактическая стоимость продукции.
• Д43 К40 — учтена продукция по плановым ценам.
• Д90/2 К43 — списана плановая себестоимость.
• Д90/2 К40 — учтены в себестоимости отклонения: экономия или перерасход (сторно или обычная проводка).

При учете выручки могут использоваться следующие проводки:

• Д90/1 К62 — зафиксирована в учете выручка от продаж.
• Д90 К68 (по субсчетам) — начисление НДС и акцизов.

По аналогии, руководствуясь ПБУ 5/01 и иными нормативными актами, учитывают алкоголь и при его оптовой или розничной продаже. В этом случае используются стандартные проводки со счетами 41,42 и корреспондирующими им счетами.

Если организация использует алкоголь в розничной торговле, например, для приготовления коктейлей, можно пользоваться и счетом 10.

Изменения в учете крепкого алкоголя с 1 ноября 2020 года

С 1 ноября 2020 года Росалкогольрегулирование (ФСРАР) меняет методику учета оборота крепкого алкоголя в розничных магазинах. На первый взгляд все остается по-прежнему: вы также принимаете алкоголь по электронным накладным в ЕГАИС и сканируете при продаже. Однако меняется логика внутреннего учета, и поэтому мы рекомендуем всем организациям проверить, готовы ли они к нововведениям.

Переход на учет алкоголя на 1 регистре

Если вы не специалист по ЕГАИС, для понимания сути изменений нужно представить, как система “видит” ваш магазин.

С точки зрения ЕГАИС любая торговая точка состоит из трех “комнат”:

1 регистр — склад;

2 регистр — торговый зал;

3 регистр — здесь хранятся марки для каждой бутылки.

Ранее схема работы с ними была следующей: принимаем на “склад” (1 регистр), перемещаем в “торговый зал” (2 регистр). При продаже статус бутылки в ЕГАИС меняется, и она списывается со второго регистра.

С 1 ноября 2020 года ФСРАР обязывает розницу вести учет только на “складе” (1 регистре) и продавать алкоголь сразу оттуда. Сложность соблюдения этого требования в том, что у каждой организации сейчас есть остатки в “торговом зале” (на 2-ом регистре), и их нужно переместить на “склад” до 1 ноября.

Причем сделать это можно, только если сами остатки в порядке: количество алкоголя в системе соответствует факту по итогам инвентаризации, и к каждой бутылке есть сопроводительная справка Б. Давайте разберемся, как это проверить, и что делать в случае несоответствия.

Проблемы с остатками в ЕГАИС?

Оставьте заявку — мы поможем навести порядок с остатками и настроить правильное списание.
Работаем удаленно во всех регионах России!

Весь процесс можно разделить на 4 этапа:

1. Запросить остатки по 2 регистру в ЕГАИС.
2. Провести инвентаризацию в торговом зале (как минимум по старым маркам).
3. Сверить данные ЕГАИС и инвентаризации, списать или оприходовать позиции в случае расхождения.
4. Переместить весь алкоголь из торгового зала на склад с указанием данных из справки Б и переносом марки на 3 регистр.

1 этап: проверка остатков в ЕГАИС и в торговом зале

Запросите в ЕГАИС все остатки по 2 регистру и проверьте, нет ли там “минусовых” позиций. Если они есть, для решения проблемы нужно вспомнить причину их появления.

Причины могут быть следующими:

1. Марки не переносили со склада в торговый зал, а сразу продавали на кассе. В этом случае поможет перенос с 1 на 2 регистр.
2. Некорректное списание остатков торгового зала. В такой ситуации придется постепенно оприходовать их, с учетом ограничения не более 100 бутылок в месяц.

2 этап: инвентаризация

Если объем товара не позволяет быстро провести полную инвентаризацию, важно проверить хотя бы те категории, которые с наибольшей вероятностью могут оказаться проблемными.

В первую очередь обратите внимание на дорогой алкоголь, который не пользуется спросом. Возможно, он стоит на полке уже не один год, и поступил на баланс еще до того, как начала работать система ЕГАИС. Из-за этого у такого алкоголя нет “сопроводительной” справки, а значит, его практически невозможно переместить на склад.

Как поступить с таким товаром? Единственное законное решение: до 1 октября устроить распродажу или акцию, чтобы любым способом избавиться от него. Если сделать это не удастся, алкоголь придется списать, ведь продать его по ЕГАИС уже не получится.

Если вы помните, что ранее могли переносить алкоголь на 2 регистр без справок Б и ТТН, то такой алкоголь также важно найти и продать до 1 ноября. Так как у него нет сопроводительных документов, его нельзя перенести на склад, а значит, продать после вступления в силу нововведений уже не получится.

3 этап: сверка и коррекция остатков

По результатам инвентаризации корректируем остатки Торгового зала:

• списываем лишний алкоголь, который есть в ЕГАИС есть, но отсутствует по факту,
• оприходуем текущие минусовых остатки Торгового зала.

4 этап: перенос на склад

Сложность этого этапа в том, что накладные могут быть не связаны со справками Б. Найти соответствующую справку можно только в том случае, если вы знаете, по какой товарной накладной пришли конкретные бутылки. Чтобы сделать это, посмотрите дату розлива на самой бутылке и найдите бумажную накладную, соответствующие этой дате.

Чтобы ускорить и упростить этот процесс, справки Б “подбирают” по дате и из всего списка справок на эту дату выбирают ту, которая пришла позже всех. Как правило, такой метод позволяет определить верные справки для большинства позиций, хотя риск ошибки, конечно, остается.

После восстановления справок возвращаем товар на 1 регистр, а затем ставим на баланс акцизные марки (на 3 регистре).

Как видите, процесс подготовки к новым правилам учета достаточно трудоемкий, и может занять не один месяц. Изначально планировалось, что продажу из торгового зала запретят уже с 1 июля, но из-за пандемии окончательный срок был сдвинут до 1 ноября. Тем не менее, откладывать подготовку на последние дни не стоит, особенно если ранее вы не проводили инвентаризации алкоголя со старыми марками.

Нужна помощь со списанием остатков в ЕГАИС?

Оставьте заявку — мы поможем навести порядок с остатками и настроить правильное списание.
Работаем удаленно во всех регионах России!

Как подключить бизнес к ЕГАИС

Степан открыл кафе: в нем решил продавать не только десерты и кофе, но и глинтвейн. Для продажи алкоголя нужно подключиться к системе ЕГАИС. Рассказываем, кто обязан подключаться к ЕГАИС и как это правильно сделать.

Что такое ЕГАИС

ЕГАИС — единая государственная автоматизированная информационная система. В ней отслеживают оборот алкогольной и спиртосодержащей продукции — можно посмотреть путь товара от производителя к конечному потребителю через оптовых и розничных продавцов.

Система помогает бороться с подделками — на любом этапе видно, что происходит с алкоголем. Если он куда-то пропадет или его подменят, можно найти ответственного.

Как бизнес взаимодействует с ЕГАИС

Как система ЕГАИС получает информацию и следит за оборотом:

1. Производитель либо импортер сообщает в систему, сколько сделал или ввез алкоголя.
2. Когда магазин или точка общепита закупает партию алкоголя, производитель, импортер или оптовик отправляет информацию в ЕГАИС — кому, какой товар и в каком объеме он продал. Информацию о товаре продавец алкоголя передает покупателю в электронной товарно-транспортной накладной — ТТН. Этот документ используют при передаче алкоголя между контрагентами.
3. Покупатель при получении партии сверяется с ТТН. Количество алкоголя в реальности должно соответствовать данным электронной накладной. Если все в порядке, покупатель подтверждает закупку в ЕГАИС. Если есть расхождения, нужно составить акт об излишках или недостаче. Поставщик должен будет подтвердить этот акт.
4. Покупатель алкоголя загружает закупленные товары в кассовую программу, и при продаже конечному потребителю товар списывается из системы. В общепите товар списывается не при продаже, а при вскрытии бутылки.

Отправлять в ЕГАИС данные о поставке нужно не позднее следующего рабочего дня, после того, как продали или получили алкоголь.

После того как компания или ИП подтвердили закупку, ЕГАИС отправляет уведомление, что данные зафиксированы. Только после этого сообщения можно продавать товары.

Подключаться к ЕГАИС нужно почти всем продавцам алкоголя:

• производителям, импортерам, оптовикам;
• розничным магазинам;
• общепиту.

Есть исключения — сельскохозяйственные производители вина и шампанского из собственного винограда и предприятия, которые покупают алкоголь как сырье, например кондитерские.

Как работать с ЕГАИС в рознице

Порядок действий будет отличаться для продажи крепкого алкоголя и для пива, но в любом случае понадобится онлайн-касса.

Как фиксировать продажу крепкого алкоголя. При продаже крепкого алкоголя каждую бутылку учитывают поштучно. На бутылке есть специальный опознавательный знак — федеральная специальная марка. Ее часто называют акцизной, но это ошибка — акцизных марок давно нет. По ней можно посмотреть данные о происхождении бутылки и убедиться, что это не подделка, товар продается законно и соответствует всем требованиям.

Чтобы считать марку для продажи крепкого алкоголя, понадобится двумерный сканер, его еще называют 2D-сканером. Обычный одномерный сканер для штрихкодов не подойдет. Если в магазине уже есть 2D-сканер, одномерный покупать не нужно — двумерный может считывать и марки, и обычные линейные штрихкоды остальных товаров.

Вот как происходит продажа и списание алкоголя:

1. Магазин принимает товары по электронной товарно-транспортной накладной и фиксирует закупку в ЕГАИС.
2. Когда посетитель покупает алкоголь, кассир сканирует штрихкод и марку 2D-сканером — то есть каждую бутылку нужно отсканировать два раза.
3. Данные о том, что бутылку купили, через кассовую программу передаются в ЕГАИС, и бутылка выходит из оборота.
4. На чеке дополнительно к обычному QR-коду печатается QR-код алкогольной продукции, по которому покупатель сможет удостовериться, что товар продается легально.

Как фиксировать продажу пива и слабоалкогольной продукции. Продажа пива почти не отличается от продажи остальных потребительских товаров. В ЕГАИС нужно фиксировать только закупку, когда магазин принимает товар. По проданному пиву отчитываются по итогам квартала — в декларации Росалкогольтабакконтролю.

Если магазин продает только крепкие алкогольные напитки, декларацию подавать не нужно — Росалкогольтабакконтроль уже получает всю информацию о продажах через ЕГАИС. А если продается и крепкий алкоголь, и пиво, отчитываться нужно только по продаже пива.

Как работать с ЕГАИС в общепите

Точно так же, как в рознице, продажу алкоголя нужно фиксировать поштучно, а продажу пива — партиями. Предприятия общепита обязательно подают за каждый квартал декларацию в Росалкогольтабакконтроль, независимо от того, продается там только крепкий алкоголь или пиво.

Отличие учета алкоголя в ЕГАИС для ресторанов и кафе: продажей считается вскрытие тары — бутылки или кеги. Если бутылку вскрывают не для клиента, а для приготовления какого-то блюда, это все равно продажа.

Федеральную специальную марку на крепком алкоголе тоже нужно считывать сразу после вскрытия бутылки — для этого, как и в магазине, понадобится сканер. Если у бармена нет доступа к системе, он может считывать коды 2D-сканером без подключения к компьютеру и сохранять их в текстовом виде. Потом он отправит их бухгалтеру или другому уполномоченному сотруднику, а тот подключится к системе и отправит данные в ЕГАИС.

Важный момент — если общепит покупает алкоголь изредка, например только вино для сезонного глинтвейна, может показаться, что проще купить его в розницу в обычном магазине. Но тогда продукция будет считаться контрафактом — в магазине вам пробьют обычный чек, в ЕГАИС зафиксируют, что товар вышел из оборота, а потом в вашем кафе он откуда-то появится снова. Получится, что данные в декларации о реализованной продукции не совпадут с данными из ЕГАИС, — можно получить штраф за нарушение учета алкогольной продукции.

Алкоголь для продажи обязательно нужно закупить у производителей, импортеров или оптовиков, подключенных к ЕГАИС, оформить партию товарно-транспортной накладной и зафиксировать это в системе.

Как подключить ЕГАИС

Разбираем пошаговый порядок действий для регистрации бизнеса в ЕГАИС.

Шаг 1. Купить защищенный USB-носитель. Он нужен для электронной подписи. Подойдет JaCarta или Рутокен ЭЦП 2.0. Они продаются в аккредитованных удостоверяющих центрах. На сайте Минцифры есть перечень со всеми аккредитованными центрами в разных городах.

Если магазинов или точек общепита несколько, компании или ИП нужно купить ключ для каждого.

Шаг 2. Получить КЭП и записать ее на USB-носитель. КЭП — это квалифицированная электронная подпись. Руководителям компаний или ИП такие подписи бесплатно выдает налоговая или ее доверенные лица. А работникам компаний или ИП — удостоверяющие центры за плату.

Шаг 3. Авторизоваться в личном кабинете ЕГАИС. Квалифицированная подпись нужна на этом шаге. Работать с ЕГАИС можно только в браузерах Internet Explorer или Microsoft Edge с эмуляцией Internet Explorer.

Разберем на скринах, как авторизоваться в ЕГАИС.

Шаг 4. Сгенерировать RSA-ключ. Это сертификат для защищенного соединения компьютера с сервером ЕГАИС. Его нужно сформировать на сайте ЕГАИС — если у бизнеса несколько подразделений, для каждого понадобится свой ключ.

Шаг 5. Скачать и установить транспортный модуль, УТМ. Это приложение, которое передает на сервер Росалкогольрегулирования данные о закупках и продажах. Его можно скачать при регистрации личного кабинета на сайте ЕГАИС.

Шаг 6. Настроить интеграцию УТМ и товароучетной системы. У самого транспортного модуля нет пользовательского интерфейса. Его нужно интегрировать в обычную учетную систему, которую будет использовать бизнес, например МойСклад или СБИС.

В товароучетной системе обычно есть блок ЕГАИС, в котором нужно ввести данные об ИП или компании и указать особенности учета, фасовки и маркировки продукции для вашего бизнеса. Чаще всего в этом блоке есть подсказки, что именно надо указать, чтобы настроить интеграцию.

Шаг 7. Подключить кассовую программу. Она должна быть совместима с ЕГАИС и поддерживать обмен данными с УТМ. Например, Контур.Маркет, СБИС Розница или Дримкас Учет.

Штрафы за нарушения работы с ЕГАИС

Продавать алкоголь, не подключившись к ЕГАИС, нельзя. Если подключиться к системе, но не сканировать товары — это тоже нарушение. Штраф можно получить даже случайно: например, если сканер не распознал деформированный код.

Сумма штрафов за нарушение работы с ЕГАИС:

• от 150 000 до 200 000 ₽ — для средней или крупной компании;
• от 75 000 до 100 000 ₽ — для малого предприятия;
• от 10 000 до 15 000 ₽ — для ИП и руководителя компании.

Помимо штрафа возможна конфискация продукции — предмета правонарушения.

ИП не могут продавать крепкий алкоголь и не сканируют федеральные специальные марки, но могут получить штраф за ошибки при оприходовании полученной партии пива.

Если информация в декларации о проданном алкоголе не совпадает с ЕГАИС, бизнес могут лишить лицензии на продажу алкоголя.