Личное дело ученика: требования и рекомендации по оформлению
На каждого ученика, который зачислен в первый класс или переведен в вашу школу, необходимо составить личное дело. В личное дело включается карточка ученика и пакет документов, предоставляемый родителями при зачислении. Если документы составлены на иностранном языке, вы обязаны потребовать предоставить их нотариально заверенный перевод.
Родителей также необходимо ознакомить с Политикой об обработке персональных данных и назвать сотрудников, которые будут иметь доступ к личным делам детей. Личные дела может вести секретарь, делопроизводитель, классный руководитель или другой уполномоченный сотрудник, согласно Положению об обработке персональных данных. Сотрудник должен быть проинформирован об ответственности за разглашение персональных данных и подписать обязательство о неразглашении. Личные дела зачисленных в 1 класс необходимо оформить до начала нового учебного года. С образцом обязательства, а также памяткой по формированию личного дела ознакомьтесь в приложении к статье.
Оформляем правильно документы прибывающих и выбывающих
Получение личных дел из других школ оформляют по акту приема-передачи. Оригинал подписывают только если предоставлены все документы. В случае, если каких-то документов не хватает, это необходимо отметить в акте.
В личное дело, которое составила прежняя школа, необходимо включить согласие родителей на перевод, приказ о зачислении, заявление о приеме в порядке перевода, выписку из журнала с текущими оценками, заявление о выборе языка образования. В личные дела как «новых», так и «старых» учеников не нужно включать грамоты и другую информацию о достижениях.
Если родители забирают личное дело в связи с переводом в другую школу, то требовать справку о зачислении в другую школу не нужно. Об этом нам говорит ч. 4 ст. 44 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-03 о правах, обязанностях и ответственности в сфере образования родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся, где прописывается, что мамы и папы несут ответственность за получение образования ребенком. Таким образом, личное дело необходимо выдать по требованию заявителя.
Ведем и храним личное дело
Требования о порядке оформления, ведения и хранения личных дел необходимо установить в локальном акте школы. Даже если какие-то из этих требований не прописаны явно или не указаны вовсе, нужно придерживаться главного принципа ведения личного дела: наличие исчерпывающего списка документов и хронологический порядок подшивания (по мере предоставления документов родителями). В случае необходимости внести исправление (правку, однако, можно вносить только в те документы, которые оформляла школа) неверные данные нужно зачеркнуть и проставить подпись «Исправленному верить», заверенную печатью.
Личные дела учеников одного класса помещают в общую папку и размещают в алфавитном порядке. К папке также необходимо приложить список учеников с соответствующими номерами личных дел. В случае запроса личного дела, его можно выдать только под подпись. Личные дела необходимо хранить в запирающемся шкафу. Дела выбывших и выпускников передаются в архив, где хранятся три года, затем они подлежат уничтожению.
Каковы сроки хранения документов образовательных учреждений?
На какие нормативные документы ссылаться при составлении номенклатуры в вузе?
Ответ
Нормативные документы для определения сроков хранения документов образовательных учреждений
Для того чтобы определить сроки хранения интересующих вас документов, определим для начала, на какие нормативные правовые и методические документы нам ориентироваться и каков их статус (действующие / отмененные). Это необходимо сделать еще и по потому, что в настоящий момент ведомственный перечень для такой большой, в масштабах страны, отрасли, как «образование» еще не вступил в действие. Это означает, что научные и образовательные организации (научно-исследовательские, высшие, средние специальные, общеобразовательные, дополнительного образования) при составлении индивидуальных номенклатур дел и определении сроков хранения документов, особенно специфической для образовательной учебной отрасли, испытывают сложности, так как просто не находят «своих» документов в действующих перечнях и методической базе. Предлагаем рассматривать личные дела студентов (учащихся, слушателей и т.д.) как документы по личному составу контингента учащихся, очевидно, что учащийся и руководитель образовательной организации не находятся в статусах «работник» – «работодатель», но такое допущение поможет нам выстроить логику рассуждений и определить сроки хранения документов.
Перечислим важные для нас документы:
- Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения» (утвержден приказом Министерства просвещения СССР от 30.12.1976 № 176[1]; далее – Перечень 1976).
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988; отменен приказом Росархива от 08.10.2020 № 131[2]; далее – Перечень 1988).
- Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения[3] (далее – Методические указания). Этот документ является действующим. Но парадокс заключается в том, что составлены эти Методические указания на основании Перечня 1988, признанного отмененным.
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019).
- Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу»[4].
История изменений сроков хранения документов по личному составу
До 1967 г. основные виды документов по личному составу (личные дела, лицевые счета, карточки учета работников) имели постоянный срок хранения. С 1967 г. до середины 90-х гг. ХХ века срок их хранения соответствовал «75 лет – Возраст ЭПК». С середины 90-х гг. ХХ века и до вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ[5] и внесения соответствующих изменений в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» был установлен срок хранения «75 лет ЭПК». Далее после очередной редакции Федерального закона № 125-ФЗ документы по личному составу:
- законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет;
- законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Для документов с 1967 г. сроки хранения были дифференцированы на две группы:
- Для организаций, являющихся источниками комплектования.
- Для организаций, не являющихся источниками комплектования.
Для документов организаций второй группы устанавливались только временные сроки хранения без отметки «ЭПК». Для отдельных видов документов (личных дел, списков работников, личных карточек работников, книг учета и алфавитов личных дел) организаций первой группы срок хранения «Постоянно» был заменен на «75 лет – Возраст ЭПК». Исключения были сделаны только для отдельных личных дел (номенклатурных, руководящих работников, творческих работников, работников, имеющих степени, звания, награды) и их должностных карточек, для которых был оставлен срок хранения «Постоянно».
Для документов с 2000 г. дифференциация сроков хранения для организаций, являющихся источниками комплектования, и для организаций, не являющихся источниками комплектования, была отменена, как и срок хранения «75 лет – Возраст ЭПК», где «– Возраст» был снят.
Как исчислять срок хранения личных дел, завершенных до 2000 года
Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет – «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет – «В», где «В» возраст лица к моменту окончания дела. Например, человек уволился с места работы, когда ему было 36 лет (полных), значит, срок хранения его личного дела в архиве организации составляет 39 лет (75 лет – 36 лет = 39 лет).
С 1967 г. срок хранения «протоколов и постановлений аттестационных комиссий» был уменьшен до «25 лет»; а «списков лиц, окончивших курсы, школы и сдавших техминимум» до «3 лет (после внесения данных в личное дело (карточку)».
С 1989 г. срок хранения для «протоколов заседаний, постановлений аттестационных квалификационных комиссий» был установлен «15 лет ЭПК» и «15 лет». Для «протоколов заседаний, постановлений аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним» установлен срок хранения «10 лет» (ст. 485 Перечня 2019).
«Личные дела слушателей курсов повышения квалификации» предлагаем хранить 10 лет, так как протоколы, в которых должен быть зафиксирован факт завершения «повышения квалификации» хранятся 10 лет (ст. 485 Перечня 2019).
Вывод
С учетом вышеизложенного, в номенклатуре дел вашего учебного заведения вы можете указать следующие сроки хранения личных дел:
[1] Приказ Министерства Просвещения РФ от 15.04.2021 № 175 «О признании не действующим на территории Российской Федерации приказа Министерства просвещения СССР от 30 декабря 1980 г. № 176 "О введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения"»).
[2] «О признании не подлежащими применению актов Главного архивного управления при Совете Министров СССР, решений коллегии Главного архивного управления при Совете Министров СССР и актов Главного архивного управления при Совете Министров РСФСР».
[3] Утверждены Министерством общего профессионального образования РФ 11.05.1999.
[4] Согласовано ЦЭПК при Росархиве 23.12.2014.
[5] Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"».
Личное дело ученика. Вопрос.Сколько хранится личное дело ученика в школе? И что в нём,собственно,имеется?
Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль) . В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.
В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья) , заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.
Сколько хранятся личные дела учеников в школьном архиве?
Сколько хранятся личные дела учеников в школьном архиве?
50 лет хранятся сведения
о формировании, ведении и хранении личных дел учащихся
5.6. Личные дела окончивших Школу или выбывших по иным причинам заместитель директора передает в архив, где они хранятся на протяжении 75 лет, согласно Номенклатуре дел.
Читайте также:
Срок хранения личных дел учеников в архиве школы и возможность получения дубликата свидетельства о рождении
Сколько по времени хранятся личные дела учеников в архиве школы. (нужна копия свидетельства о рождении для обращения в суд для выдачи дубликата свидетельства о рождении)