Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты как отчитаться

Каким документом подтвердить расходы, оплаченные банковской картой

Нередко расходы на закупку товаров, материалов либо услуг для компании оплачиваются банковской картой. При таком способе оплаты не всегда есть в наличии привычный всем бумажный первичный документ, необходимый для подтверждения расхода в целях налога на прибыль. В таким случае для подтверждения расходов можно применять слипы и квитанции электронного терминала

О том, как подтвердить расходы с банковской карты, Минфина отвечал в письме от 24.03.21 № 03-03-07/21069.

Любой расход, который бухгалтерия принимает в расчет при исчислении налога на прибыль, должен быть экономически обоснован и документально подтвержден. Это требование налогового законодательства, установленное статьей 252 НК РФ, известно каждому бухгалтеру.

Но, статья 252 НК РФ не содержит перечня документов, которые можно применять для подтверждения произведенных расходов.

Ранее по этой же теме:

О первичных документах учета говорится в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичный документ может быть составлен на бумаге или в электронном виде. Электронный документы должен быть подписан электронной подписью. Обязательные реквизиты перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Специалисты Минфина России в письме от 24.03.21 № 03-03-07/21069, кроме отсылок к статье 252 НК РФ и статье 9 Закона №402-ФЗ, ссылаются на пункте 3.1 Положения об эмиссии платежных карт, утвержденного ЦБ РФ 24.12.04 № 266-П. В нем установлено, что при совершении операции с использованием платежной карты составляется документ на бумажном носителе и, или в электронной форме. Он является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и подтверждает их совершение.

Подтверждением платежа с банковской карты могут быть слип, квитанция электронного терминала или другой «бумажный» документ, которым можно подтвердить факт совершения операции.

Кроме того, расходы, оплаченные с банковской карты, можно подтвердить кассовым чеком. Только, не стоит забывать, что чеки имеют перечень установленный перечень обязательных реквизитов, без который чек нельзя применять для подтверждения расходов.

Разбирайтесь в вопросе в бератором «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Перечисляем деньги под отчет на банковскую карту сотрудника

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.

Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.

Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.

При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.

Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).

Важно! Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:

• с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
• с командировочными расходами;
• с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.

Для перечисления подотчетных денег на банковскую карту работника, в компании издается приказ, образец которого приведен ниже:

ПРИКАЗ №2/1

о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника

9 января 2019 г. г. Москва

В целях приобретения хозяйственных товаров

1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:

номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.

2. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г. Ромашкину.

Генеральный директор Д.И. Лютиков

Как отмечают финансисты, «…учитывая положения ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288)».

Фрагмент Положения:

_____________ Д.И. Лютиков

«01» января 2019 г.

О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»

Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.

ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами

Настоящее Положение разработано в соответствии:

• с Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. № 3210-У;
• Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ;
• Приказом Минфина России «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 г. №94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.

Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.

Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.

Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».

Основание для выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.

Приказ должен содержать следующие сведения:

• дата;
• фамилия имя отчество (ФИО) подотчетного лица;
• сумма аванса;
• срок, на который перечисляется аванс;
• подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности.

Способы выдачи подотчетных сумм

Подотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Проблемы с блокировкой банковской карты

В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.

Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).

В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).

Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.

Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.

В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.

Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.

Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.

Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).

Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».

Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?

Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».

Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

Авансовый отчет оплата картой: Особенности и правила оплаты авансового отчета с использованием банковской карты

Авансовый отчет – это документ с прилагаемыми оправдательными документами, подтверждающими расход подотчетным лицом средств, полученных от организации для выполнения служебного задания или на некие хознужды организации.

В любой организации (даже самой небольшой) могут быть авансовые отчеты.

Рассмотрим пошагово, какие расходы можно отражать, а также как сформировать Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3.

Авансовые отчеты находятся в разделе Банк и касса

Открывается Журнал Авансовые отчеты (список). По кнопке Создать создается новый Авансовый отчет, который впоследствии будет в данном списке.

Пример 1: Авансовый отчет

Заполняются сведения об Организации, Подотчетном лице, ставится дата документа. В Авансовом отчете существует ряд вкладок, которые необходимо заполнить. Начинаем с вкладки Авансы.

По кнопке «Добавить» можно подобрать Выдачу наличных, если денежные средства выдавались из кассы, либо Списание с расчетного счета, если подотчетная сумма перечислялась на корпоративную или личную карту сотрудника.

Также можно выбрать Выдачу денежных документов: например, если организация ранее приобрела Билеты или Талоны на бензин и передала их Подотчетному лицу.

Далее переходим к заполнению остальных вкладок, на основании оправдательных документов. Вкладка Товары заполняется, если на подотчетные средства приобретались материалы, сырье, товары и прочее, которые подлежат дальнейшему учету в организации.

Если в оправдательных документах выделен НДС и организация находится на ОСНО, то прямо в Авансовом отчете можно заполнить данные счета-фактуры, выставленного на организацию, на основании которого можно принять НДС к вычету.

В случае, если счет/фактура отсутствует, а есть только чек, то такой НДС спишется на затраты, к вычету его предъявить нельзя.

Далее при необходимости заполняется вкладка Возвратная тара, если таковая имелась при приобретении Товаров.

Если из подотчетных средств производилась Оплата поставщику за услуги, учитываемые на счете 60 или 76, то заполняется вкладка Оплата.

Все остальные расходы подотчетных сумм, подтвержденные любыми первичными документами, можно зафиксировать на вкладке Прочее. На данной вкладке вносятся все сведения о прилагаемых первичных документах. Первичные документы могут быть как внешние – чек, счет-фактура и т.д., так и внутренние – Приказ, акт на списание и прочее.

Прочие – расходы, которые не включились в остальные вкладки (не МПЗ с количественным учетом, не Оплата, с учетом по поставщику услуг)

К Прочим могут относиться и Командировочные расходы, на основании Командировочного удостоверения, с оплатой суточных расходов (обратите внимание, что согласно ст.

217 НК РФ регулируется максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 рублей при командировке по России и 2500 в другие страны. Т.е.

суточные сверх этих норм должны облагаться НДФЛ), но расходы по командировке лучше проводить отдельным Авансовым отчетом по Командировке (ниже рассмотрен пример).

Если к Авансовому отчету приложен счет-фактура, с выделенным НДС, то ставится флаг СФ и на этом основании НДС можно предъявить к вычету

В ситуации, когда к Авансовому отчету прилагаются документы с признаками бланка строгой отчетности (ж/д или авиабилеты), также с выделенным НДС (вместо счета-фактуры), тогда в Авансовом отчете проставляются флаги СФ и БСО. При проведении Авансового отчета автоматически создается запись о полученном Счете-фактуре и НДС можно предъявить к вычету.

• При приобретении материалов могут возникнуть дополнительные расходы по доставке, сборке и прочее. Данные расходы учитываем на вкладке Прочее, на их сумму можно увеличить стоимость приобретенного материала (товара), оприходовав их на необходимую номенклатуру и на тот же счет, что и сам материал (товар)
• При проведении Авансового отчета формируются проводки по всем проведенным операциям
• А также (при ОСНО) формируются записи на вкладке НДС предъявленный
• По кнопке Печать из Авансового отчета можно распечатать сам Авансовый отчет, а также (при приобретении Товаров) Приходный ордер (М-4)

В нижней части Авансового отчета заполняются сведения о Назначении, количестве приложенных документов, которые в последствии отразятся в печатном виде. Также там отражаются все сведения о полученном авансе, общей сумме расхода по Авансовому отчету, а также сумма оставшегося аванса, либо перерасхода.

1. На основании Авансового отчета можно создать ряд документов, что облегчит внесение данных
2. Если при проведении Авансового отчета сумма аванса остается с минусом (перерасход), организация обязана возместить подотчет выплатой через кассу или перечислением на карту.

В случае, если сумма аванса израсходована не полностью, осталась у Подотчетного лица – данная сумма подлежит возврату в кассу либо на Р/с организации. Если планируется в ближайшее время расход данным Подотчетным лицом, то сумма аванса остается (можно не сдавать), а при оформлении следующего Авансового отчета автоматически встает в документе, как имеющийся аванс.

Пример 2: Авансовый отчет по командировке

По командировкам целесообразно заполнять отдельный авансовый отчет.

При создании Авансового отчета по командировке Суточные установлены автоматически, согласно ст.217 НК РФ. Если в организации локальными документами установлен другой размер суточных, то можно внести изменения, но с сумм превышения максимального размера нужно удерживать НДФЛ.

• Также в Авансовом отчете автоматически отражается имеющаяся у Подотчетного лица сумма Аванса.
• Также можно внести еще сумму Аванса по кнопке Добавить
• В поле Расходы сотрудника, подтвержденные документально по кнопке Добавить регистрируются все первичные документы, подтверждающие расходы в командировке
• При заполнении сведений можно также в столбце НДС изменить % НДС, а в столбце Учет НДС внести необходимые данные документа для предъявления НДС к вычету
• Если расход подтвержден Бланком Строгой отчетности (Билетом), то Учет НДС заполняется по чеку, с указанием перевозчика

Расходы сотрудника заполнить интуитивно достаточно легко, имея соответствующие документы. Во всех остальных моментах Авансовый отчет и Авансовый отчет по командировке практически идентичны.

1. При проведении создаются проводки
2. А также (при ОСНО) заполняется вкладка НДС предъявленный
3. По кнопке Печать и Создать на основании открываются те же возможности, что и в обычном Авансовом отчете.
4. Подводя итог, можно сказать, что Авансовый отчет в 1с Бухгалтерия – достаточно простой в заполнении, интуитивно понятный документ, в котором можно корректно отразить все документально подтвержденные расходы Подотчетного лица, связанные с деятельностью организации.

Остались вопросы? Звоните нашим специалистам по номеру телефона +7 3532 43-05-17. Обязательно проконсультируем!

Расчеты с подотчетными лицами в 1С:ERP

Рассмотрим Расчеты с подотчетными лицами в двух разрезах: выдача денежных средств и приемка авансовых отчетов.

Какими документами можно оформить выдачу денежных средств подотчетнику

Выдача денежных средств оформляется либо расходным кассовым ордером (РКО), либо списанием безналичных денежных средств. В обоих документах по выдаче денежных средств есть операция специального вида:

1. В Расходном кассовом ордере (Казначейство / Касса / Расходные кассовые ордера) — операция Выдача подотчетнику.

Рисунок 1 — Операция Выдача подотчетнику в расходном кассовом ордере

В РКО указываем подотчетное лицо, сумму и кассу выдачи, срок подотчета.

Рисунок 2 — Заполнение РКО по выдаче подотчетнику

2. В безналичных платежах (Казначейство / Банк / Безналичные платежи) — операция Выдача подотчетнику.

Рисунок 3 — Создание безналичного списания по операции Выдача подотчетнику

В Списании безналичных денежных средств по операции Выдача подотчетнику также указываем подотчетное лицо, сумму перечисления, расчетный счет организации, с которого будет произведено списание денежных средств, и расчетный счет подотчетника для получения средств.

Рисунок 4 — Заполнение безналичного списания по операции Выдача подотчетнику

На вкладке Расшифровка платежа как в РКО, так и в безналичном списании заполняем статью ДДС.

Рисунок 5 — Заполнение статьи ДДС при Выдаче подотчетнику

Также в обоих документах есть реквизит для установки срока подотчета: на вкладке Основное в поле Отчитаться выбираем период времени, по истечении которого хотим получить отчет, и система автоматически заполнит граничную дату для подотчета.

Рисунок 6 — Заполнение реквизита Отчитаться при выдаче денежных средств

В каком рабочем месте можно проверить не закрытые отчетами расчеты с подотчетными лицами

В разделе Казначейство в блоке Подотчетники есть рабочее место Авансовые отчеты к оформлению.

Рисунок 7 — Местонахождение рабочего места Авансовые отчеты к оформлению

В рабочем месте можно вести оперативный контроль денежных средств, выданных подотчетному лицу, но не закрытых отчетами, а также закупок, произведенных подотчетным лицом, но не закрытых оплатой. Чтобы отчитаться за вышеуказанные операции нажимаем по кнопке Оформить авансовый отчет или Оформить платеж соответственно.

Рисунок 8 — Рабочее место Авансовые отчеты к оформлению

В журнале отражаются данные по подотчетному лицу, есть ли сумма аванса или закупки, просрочен ли отчет, если ли перерасход.

Какими документами можно принимать отчеты от подотчетника

В разделе Казначейство в блоке Подотчетники есть рабочее место Авансовые отчеты.

Рисунок 9 — Местонахождение рабочего места Авансовые отчеты

В рабочем месте Авансовые отчеты показаны все документы, которыми оформляются все отчеты с подотчетниками: авансовый отчет, поступление денежных документов, приобретение товаров и услуг.

Рисунок 10 — Виды документов по расчетам с подотчетниками

• В документе Авансовый отчет можем отразить операции по закупке, расходам и оплате поставщику.
• Приобретение товаров и услуг в рабочем месте Авансовые отчеты — это обычное оформление приобретения, но с видом хозяйственной операции Закупка через подотчетное лицо.
• Поступление денежных документов в рабочем месте Авансовые отчеты существует для целей оприходования денежных документов через подотчетника.

Как оформить выдачу денежных средств подотчетнику через расходный кассовый ордер

Для оформления выдачи подотчетнику заходим в Казначейство — Касса — Расходные кассовые ордера и создаем новый РКО с видом операции Выдача подотчетнику.

В РКО на вкладке Основное заполняем дату выдачи, операцию (Выдача подотчетнику), кассу выдачи, ФИО подотчетного лица (из справочника физ. лиц), подразделение, сумму и в какой срок необходимо отчитаться.

Рисунок 11 — Создание и заполнение расходного кассового ордера по операции выдача подотчетнику

Далее на вкладке Расшифровка платежа заполняем статью ДДС и заявку на расход ДС (в случае, если ведется учет выдачи денежных средств по заявкам).

Рисунок 12 — Заполнение статьи ДДС в РКО

Проводим расходный кассовый ордер и формируем проводки регламентированного учета.

Рисунок 13 — Формирование проводок регламентированного учета по РКО

Т.к. выдача подотчетнику в нашем примере оформлена в валюте рубли, то сформирован счет по дебету 71.01 (Расчеты с подотчетными лицами).

Аналогично подразделение по дебету заполнено данными из РКО.

Рисунок 14 — Заполнение проводок регламентированного учета по дебету

Счет и Подразделение по кредиту заполнены из справочника Кассы.

Рисунок 15 — Заполнение проводок регламентированного учета по кредиту

После проведения наш РКО появился в рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению, где выданная сумма денежных средств отражена в графе Аванс, и что за выданный аванс следует отчитаться.

Т.к. дата, заполненная в РКО в реквизите «Отчитаться» превышает текущую дату, то в рабочем месте система подсказывает и указывает сумму красным цветом в графе Просрочен отчет.

Рисунок 16 — Авансовые отчеты к оформлению после проведения выдачи денежных средств подотчетнику

Как оформить авансовый отчет

В системе есть отчет Контроль денежных средств у подотчетных лиц, в который заходим из рабочего места Авансовые отчеты по одноименной гиперссылке.

Рисунок 17 — Открытие отчета Контроль денежных средств у подотчетных лиц

Как видим, в отчете по нашему подотчетнику из примера выданная сумма зафиксирована в графе Выдано авансов, Незавершенные операции на конец периода и наличие просрочки по отчету. Также зафиксировано состояние операции как «не завершена» и показаны рекомендации, что делать по этому подотчетному лицу.

Оформить отчет по выданным средствам можно несколькими вариантами.

1. В рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению становимся на строку с данными по подотчетнику, по которому требуется создание авансового отчета и нажимаем на Оформить авансовый отчет.

Система создает предзаполненный документ Авансовый отчет.

Рисунок 18 — Создание авансового отчета, вариант №1

2. В рабочем месте Авансовые отчеты.

Рисунок 19 — Создание авансового отчета, вариант №2

В документе Авансовый отчет можем отразить операции по трем типам операций:

• закупки — для выбора уже созданных или создания новых и отражения в табличной части документов по закупке товарно-материальных ценностей подотчетным лицом (Приобретения товаров и услуг), документа Приобретение денежных документов и документы по бронированию электронных билетов;
• расходы по командировкам (питание, проживание, проезд и т.п.);
• оплата поставщику — для отражения факта оплаты подотчетным лицом поставщику по ранее оказанным услугам или поставленным товарам.

Рисунок 20 — Создание документов закупки из формы Авансового отчета

Как оформить закупку у поставщика для целей подотчета

Закупку товарно-материальных ценностей подотчетным лицом можем оформить документом Приобретение товаров и услуг 3 способами:

• из рабочего места Авансовые отчеты (рис. 10);
• из документа Авансовый отчет (рис. 20);
• из раздела Закупки — Документы закупки (все) создаем документ Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо.

Рисунок 21 — Создание документа Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо

От обычной закупки данный документ будет отличаться тем, что в поле хоз. операции будет отражена операция Закупка через подотчетное лицо.

В документе заполняем поля: подотчетное лицо, склад, номенклатуру, количество цену, подразделение.

Рисунок 22 — Заполнение документа Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо

Проводим документ и отражаем проводки регл.учета.

Рисунок 23 — Отражение проводок регламентированного учета документа Приобретение товаров и услуг

Смотрим, что счет по дебету 10.05 заполнен из групп настроек финансвого учета номенклатуры: для номенклатуры «Аккумулятор» настроена группа фин. учета «Запасные части», для которой установлен счет учета стоимости номенклатуры 10.05.

Рисунок 24 — Заполнение счета Дт в проводках регламентированного учета

Счет по кредиту 71.01 закрывает расчеты с подотчетными лицами и заполнен в соответствии с выбранной операцией по документу Закупка через подотчетное лицо. Подразделение Кт — подразделение из документа Приобретение товаров и услуг.

Для закрытия подотчета важно, чтобы подразделение, по которому были выданы денежные средства, было идентично с указанным с Приобретением товаров и услуг.

Если же подразделение отличается, то получим такое отображение расхождений в системе, когда выдача ДС прошла по одному подразделению, а закупка по другому.

Рисунок 25 — Отражение расхождения подразделений в Авансовых отчетах к оформлению

Как распечатать авансовый отчет после оформления Приобретения товаров и услуг

В документе Приобретение товаров и услуг по гиперссылке Включить в авансовый отчет создаем на сумму приобретения авансовый отчет.

Рисунок 26 — Создание авансового отчета на основании Приобретения товаров и услуг

После успешной подвязки авансового отчета к Приобретению товаров и услуг гиперссылка Включить в авансовый отчет будет заменена на гиперссылку Включен в Авансовый отчет _№ от _, по которой можно провалиться в сам авансовый отчет.

Рисунок 27 — Подвязка авансового отчета к Приобретению товаров и услуг

Для выведения на печать авансового отчета нажимаем по кнопке Печать.

Рисунок 28 — Печать авансового отчета

Оформление оплаты поставщику подотчетным лицом

Для отражения факта оплаты поставщику подотчетным лицом заходим в рабочее место Авансовые отчеты к оформлению, становимся на строку с нашим подотчетником и нажимаем Оформить авансовый отчет.

По умолчанию система весь остаток задолженности по подотчетнику отразит на вкладке Расходы. Для переноса суммы на вкладку Оплата поставщикам в табличной части на строке с суммой двойным кликом выводим панель команд, где выбираем Перенести строку в оплаты поставщикам.

Рисунок 29 — Создание оплаты поставщикам через авансовый отчет

На вкладке Оплата поставщикам заполняем наименование поставщика, корректируем сумму (сумма оплаты поставщику), выбираем объект расчетов (документ приобретения), номер, дата.

Рисунок 30 — Заполнение Оплаты поставщику по Авансовому отчету

Проводим документ и отражаем в регламентированном учете. Соответственно счет дебета 60.01 взят из групп настроек финансового учета объектов расчетов (накладная, договор или т.п).

Рисунок 31 — Проводки регламентированного учета Авансового отчета

Переходим в рабочее место Авансовые отчеты к оформлению и видим отражение оплаты поставщику в уменьшение остатка непогашенной задолженности по выданным денежным средствам.

Рисунок 32 — Обновление суммы непогашенной задолженности после проведения авансового отчета по оплате поставщику

Как оформить возврат денежных средств от подотчетника

На остаток задолженности оформим возврат денежных средств в кассу организации. Для этого в рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению нажимаем на Оформить платеж и выбираем Возврат наличными.

Система создаст уже предзаполненный на неизрасходованный остаток денежных средств Приходный кассовый ордер по операции Возврат от подотчетника.

Рисунок 33 — Создание Приходного кассового ордера по операции «Возврат от подотчетника»

Проводим документ и отражаем в регламентированном учете.

Рисунок 34 — Отражение в регламентированном учете Приходного кассового ордера по операции «Возврат от подотчетника»

Проверка закрытия взаиморасчетов по подотчетнику

Для проверки закрытия подотчета по данному подотчетному лицу можем зайти в отчет Контроль операций с денежными средствами.

Незавершенных операций на конец периода по нашему подотчетнику нет и никакие действия по подотчетнику не ожидаются.

Рисунок 35 — Проверка статуса подотчетника в отчете Контроль операций с денежными средствами

Также для проверки сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 (Регламентированный учет / Стандартные бухгалтерские отчеты). Незакрытых взаиморасчетов по подотчетнику нет.

Рисунок 36 — Формирование Оборотно-сальдовой ведомости по счету 71

Авансовый отчет — как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8

Опубликовано 22.10.2014 16:30 Administrator Просмотров: 171401

С оформлением авансовых отчетов регулярно сталкивается практически каждый бухгалтер.

Для кого-то эта операция уже привычная и рутинная, а кто-то только начинает разбираться с особенностями данного документа.

В своей статье я подробно расскажу о том, как работать с авансовыми отчетами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 и на какие моменты нужно обратить особое внимание.

Для того, чтобы ввести в программу новый авансовый отчет, необходимо перейти на вкладку «Банк и касса» и выбрать пункт «Авансовые отчеты».

Добавляем новый документ, выбираем организацию (в том случае, если в базе ведется учет по нескольким организациям) и подотчетное лицо. Поле склад необходимо заполнить, если по авансовому отчету оформляется поступление товаров или материалов.

В документе несколько закладок. Рассмотрим, в каком случае заполняется каждая из них.

Самая первая закладка называется «Авансы», она предназначена для ввода информации о документе, которым выданы денежные средства сотруднику в подотчет. В том случае, если работник сначала получил необходимую для оплаты сумму, а потом за неё отчитывается, нужно заполнить эту закладку.

Добавляем новую строку и выбираем нужный вид документа (это может быть расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета), а затем и сам документ, которым отражена выдача денег (можно добавить такой документ непосредственно во время работы с авансовым отчетом).

Хочу обратить ваше внимание, что в документе обязательно должен быть указан вид операции «Выдача подотчетному лицу» (для выдачи наличных средств) и «Перечисление подотчетному лицу» (для списания с расчетного счета), иначе вы не сможете его выбрать в авансовом отчете.

Следующая закладка «Товары» предназначена для ввода информации о приобретенных подотчетным лицом ТМЦ. Добавляем новую строку и выбираем товар из справочника «Номенклатура», указываем количество, цену и сумму.

В том случае, если поставщиком предъявлен счет-фактура, по которому НДС может быть принят к вычету, необходимо установить галочку «СФ» и заполнить реквизиты. При проведение авансового отчета документ «Счет-фактура полученный» будет создан автоматически.

Закладка «Возвратная тара» заполняется в том случае, если сотрудник получил у поставщиков тару, которую необходимо вернуть.

На закладку «Оплата» вносится информация о суммах, уплаченных подотчетным лицом поставщику в счет оплаты приобретенных ранее ТМЦ, услуг или авансом за будущие поставки.

На закладке «Прочее» указывается информация о командировочных расходах (суточные, билеты и пр.). Нужно обязательно внимательно заполнить поле «Счет затрат» и выбрать все доступные субконто, а также установить галочку «СФ» при её наличии.

Проводки документа могут отличаться в зависимости от того, какие из закладок заполнены. В нашем случае, документ формирует следующие движения по счетам.

• Для того, чтобы распечатать авансовый отчет предназначена кнопка «Авансовый отчет (АО-1)», расположенная в верхней части формы.
• Если у вас остались вопросы по заполнению авансовых отчетов в программах 1С, то вы можете задать их в х к статье.
• А если вам нужно больше информации о работе в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, то вы можете бесплатно получить нашу книгу по ссылке.
• Автор статьи: Ольга Шулова

Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту в 1С

Приобретение ГСМ через подотчетное лицо по безналичному расчету подразумевает использование корпоративной карты. Для данного способа характерны все те же особенности, что и приобретение за наличные по розничному договору купли-продажи:

• необходимость авансового отчета об использованных средствах;
• невозможность принять к вычету и в налоговых расходах выделенный в кассовом чеке НДС.

Но, обо всем по порядку.

Пошаговая инструкция

10 мая Иванов А.П. получил на корпоративную карту денежные средства на приобретение ГСМ в размере 5 000 руб.

• 11 мая по карте уплачена сумма 2 400 руб.
• 15 мая по карте уплачена сумма 2 400 руб.
• 16 мая Иванов представил авансовый отчет, в соответствии с которым он осуществил заправку автомобиля Ford Mondeo бензином АИ-95:

• 11 мая кассовый чек на (60 л.) на сумму 2 400 руб. (в т. ч. НДС 20%);
• 15 мая кассовый чек на (60 л.) на сумму 2 400 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Кассовые чеки с выделенным НДС, подтверждающие расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету.

Рассмотрим пошаговую инструкцию — как в 1С провести оплату корпоративной картой. PDF

Перечисление на корпоративную карту

Расчеты по корпоративной карте учитываются по счету 55.04 «Прочие специальные счета» (план счетов 1С).

Пополнение корпоративного расчетного счета оформите документом Списание с расчетного счета вид операции Перевод на другой счет организации в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

Корпоративная карта, не привязанная к расчетному счету, заносится в справочник Банковские счета.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 55.04 Кт 51 — перечисление средств на корпоративную карту.

Оплата поставщику с корпоративной карты

1. Оплату с корпоративной карты отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.
2. Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

• Получатель — держатель корпоративной карты (подотчетное лицо);
• Назначение платежа — расшифровка платежа с выписки банка по корпоративной карте.

До тех пор, пока сотрудник не представит документы, подтверждающие расходы, все списания с корпоративной карты отразите по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» как суммы, выданные под отчет.

Оплата корпоративной картой проводки в 1С 8.3

• Рассмотрим проводки по корпоративной карте в 1С 8.3
• Документ формирует проводки:

• Дт 71.01 Кт 55.04 — списание денежных средств с корпоративной карты.

Вторую оплату по корпоративной карте оформите аналогично.

Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

ГСМ, учитываются на счете 10.03.1 «Топливо на складе» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (план счетов 1С).

Авансовый отчет сотрудника оформите документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Авансовые отчеты — кнопка Создать.

Рассмотрим особенности заполнения документа Авансовый отчет по данному примеру.

Склад — место хранения ГСМ. В данном примере это будет бензобак автомобиля, т. к. ГСМ сразу заправляются в автомобиль. Поэтому в справочник Склады вводится аналогичное наименование места хранения ГСМ.

1. На вкладке Авансы укажите ранее выданный аванс, в данном случае операции списания денежных средств с корпоративной карты.
3. На вкладке Товары укажите:

• Документ (расхода) — первичные документы, на основании которых приходуются ГСМ, в нашем примере это кассовый чек (чек ККТ);
• Номенклатура — наименование ГСМ из справочника Номенклатура.

Если в чеке ККТ НДС выделен отдельной строкой:

• Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ;
• Флажок СФ не устанавливается;
• Реквизиты счета-фактуры не заполняются, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже.

При отсутствии счета-фактуры, даже если НДС выделен в чеке ККМ, НДС нельзя принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ).

Расходы по бизнес-карте — как отразить в отчётности? — Сбербанк

10 МИН

Как отразить в отчётности расходы по бизнес-карте

Бизнес-картами можно оплачивать товары и услуги поставщиков, командировочные, покупку оргтехники, канцтовары в офис и даже деловые ужины. Рассказываем, как всё это многообразие включить в бухгалтерскую и налоговую отчётность.

Некоторые налоговые режимы предполагают, что налогооблагаемый доход можно уменьшить на сумму экономически оправданных расходов — таких, которые напрямую связаны с деятельностью компании и направлены на получение прибыли.

Расходы по бизнес-картам нужно учитывать:

• ООО и АО, независимо от режима налогообложения,
• ИП на общей системе налогообложения или упрощённой «Доходы минус расходы».

Чтобы предприниматель или компания могли отнести расходы по бизнес-карте в счёт уменьшения дохода, они должны быть не только экономически оправданы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Держатели карт обязаны собирать подтверждающие документы: чеки, квитанции, акты и пр., оформленные в соответствии с требованиями законодательства.

Иначе налоговая инспекция вычтет неподтверждённые суммы из перечня расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, и доначислит налоги.

ИП на патенте, ЕНВД или УСН «Доходы» могут не собирать документы по расходным операциям (налоговая их не проверяет) и не обязаны вести бухучёт.

ИП на УСН может пользоваться бизнес-картой в личных целях независимо от объекта налогообложения. Однако если предприниматель применяет УСН «Доходы минус расходы», личные траты в перечень расходов бизнеса не войдут.

Чтобы отчитаться за потраченные с бизнес-карты деньги, понадобится акт, кассовый чек, товарный чек или иной подтверждающий документ. Например, авансовый отчёт, если правила компании предусматривают его наличие. Если в кассовом чеке указан перечень покупок, то товарный чек не обязателен.

Данные документы должны содержать:

• наименование, порядковый номер и дату выдачи;
• наименование организации-покупателя (ФИО предпринимателя), ИНН;
• сумму;
• должность, ФИО продавца, его личную подпись и печать (при наличии; например, если делаете покупку в IKEA, попросите на кассовый чек поставить печать).

Если сотрудник был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Понадобится также перевод этих документов. Сделать его можно при помощи онлайн-переводчиков, особых требований Минфин не предъявляет.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским расходам относят:

• Расходы на проведение официального приёма: завтрака, обеда или иного мероприятия с участием приглашённых лиц и сотрудников компании. Это в том числе затраты на аренду помещения, его оформление и украшение, оборудование стендов и т.п.
• Расходы на сопровождение (проезд) приглашённых к месту проведения мероприятия и обратно.
• Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
• Оплату услуг переводчиков, если они не состоят в штате компании.

Чтобы бухгалтерия могла списать представительские расходы в счёт уменьшения прибыли, кроме стандартных первичных документов (чеки, квитанции и пр.) необходимо оформить и утвердить у руководителя организации:

• Приказ о проведении мероприятия. В нём надо указать цель мероприятия и перечислить участвующих в работников компании.

• Смету расходов на мероприятие.

• Отчёт о проведённом мероприятии. В отчёте указывают: время и место проведения мероприятия; программу мероприятия; состав участников (приглашенных и принимающей стороны); сумму расходов на организацию мероприятия. Если в результате мероприятия подписаны договоры, это тоже нужно отразить в отчёте.

На представительские расходы компания или предприниматель могут тратить не более 4% фонда оплаты труда за отчётный период.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, к командировочным расходам относят:

• суточные за каждый календарный день командировки (размер суточных определяет организация и утверждает отдельным документом);
• расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси или личной машине;
• расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы: например, стоимость аренды автомобиля, медицинской страховки на время командировки, услуг бизнес-залов и др.

При расчёте налога на прибыль командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчёта. На УСН командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчёта или на дату выплаты работнику возмещения, если он платил из личных средств. В данной ситуации работник сначала составляет авансовый отчёт и утверждает его у руководителя.

По командировочным расходам вы можете принять НДС к вычету, если есть счёт-фактура или другие документы, в которых НДС выделен отдельной строкой, а именно: — проездной билет, маршрут, квитанция электронного билета, квитанция на оплату такси; — бланк строгой отчётности по расходам на проживание.

С 1 июля 2019 года бланки строгой отчётности необходимо печатать только с помощью онлайн-кассы в фискальном режиме (ст. 2 54-ФЗ). Подойдут также онлайн-чеки.

Расчёты по бизнес-картам бухгалтерия отражает на следующих счетах:

• 51 «Расчетный счет», если бизнес-карта привязана к расчётному счёту организации;
• 55 «Специальные счета в банках», если для бизнес-карт открыт специальный счёт;
• Расчёты с подотчётными лицами отражаются по одноимённому счёту 71 в корреспонденции с соответствующими счетами.

Тип операции: сотрудник оплатил расходы бизнес-картой безналичным расчётом или получил наличные по карте.

Дебет — 71. Кредит — 55 или 51 (в зависимости от выбранной схемы учёта).

Тип операции: отражён отчёт сотрудника по израсходованным суммам (проводка делается на дату принятия авансового отчёта).

Дебет — 19, 25, 26, 44, 60, 76. Кредит — 71.

Тип операции: перечислены денежные средства с расчётного счета на бизнес-карту.Актуально только еслидля бизнес-карт открыт специальный счёт.

Дебет — 55. Кредит — 51. Для бизнес-карт, выпущенных к основному расчётному счёту, данной проводки нет.

Секретарь является держателем бизнес-карты, которая выпущена к расчётному счёту компании. Она оплатила канцтовары для отдела продаж на сумму 10 500 ₽, в том числе НДС 20% — 1750 ₽.

Секретарь сдала в бухгалтерию чеки, накладную и счёт-фактуру.

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет 71 Кредит 51 — 10 500 ₽ — переведено со специального счёта под отчёт секретаря.Дебет 10 субсчёт «Канцтовары отдела продаж» Кредит 71 — 8750 ₽ — подотчётные средства направлены на приобретение канцтоваров.

Дебет 19 Кредит 71 — 1750 ₽ — учтён НДС.

Как отчитаться о расходах по бизнес-карте

Если вы ИП на УСН 6% без сотрудников, вам не нужно отчитываться о расходах по бизнес-карте. Деньги на расчетном счете — ваши личные, и вы вправе использовать их по своему усмотрению. Налоговая не будет проверять эти расходы.

Если вы на УСН 15%, то вам нужно отчитаться по расходам, которые относятся к деятельности ИП. По этим расходам, даже если вы платите через бизнес-карту, должны быть подтверждающие документы: накладные, акты, чеки, бланки строгой отчетности.

Если вы ООО или ИП с сотрудниками, то сотрудники отчитываются обо всех расходах по бизнес-карте. Для этого сотрудник оформляет авансовый отчет и собирает первичные документы о расходовании.

Если регулярно поручаете сотруднику расходы, оформите бизнес-карту на его имя. Сотрудник не должен будет каждый раз писать заявление на выдачу ему денег: оплата или снятие наличных с бизнес-карты считается фактом выдачи денег под отчет.

Нет. Деньги, полученные со счета карты, считаются выданными сотруднику под отчет без заявления. При этом он все равно должен отчитаться обо всех расходах по карте.

Если сотрудник снял наличные или расплатился с бизнес-карты, то сумма расхода считается выданной ему под отчет. Сотрудник должен предоставить авансовый отчет и приложить подтверждающие документы: кассовые и товарные чеки, бланки строгой отчетности и прочее.

Да. Деньги организации принадлежат не ему, а организации. Поэтому учредитель отчитывается о расходах так же, как обычный сотрудник.

Утвердите список штатных и внештатных сотрудников, имеющих право получать подотчетные деньги. Список оформляется отдельным приказом руководителя или предпринимателя.

Если у вас ООО, добавьте в учетную политику:

• возможность выдавать подотчетные деньги безналичным способом (перечислять на личные или зарплатные карты сотрудников); порядок расчетов с подотчетными лицами; возможность возвращать неиспользованные подотчетные суммы на расчетный счет организации.
• порядок расчетов с подотчетными лицами; возможность возвращать неиспользованные подотчетные суммы на расчетный счет организации.
• возможность возвращать неиспользованные подотчетные суммы на расчетный счет организации.

Если вы ИП, сделайте внутренний приказ о выдаче подотчетных сумм, в том числе безналичным переводом.

1. Сотрудник, получивший деньги, заполняет авансовый отчет по форме N AO-1:
2. К отчету прикладывают все документы, подтверждающие расходы:
   • чеки из банкоматов о снятии и внесении наличных;
   • кассовые и товарные чеки;
   • бланки строгой отчетности;
3. Сотрудник сдает отчет в бухгалтерию и получает расписку о получении (отрезную часть формы N АО-1).
4. После того, как руководитель организации утвердил авансовый отчет, организация принимает на учет товары, работы или услуги, оплаченные подотчетным лицом. Бухгалтер оформляет проводку в бухгалтерском учете:
   «Дт 10 (08, 20, 26, 44) — Кт 71 Приняты к учету товары (работы, услуги), приобретенные подотчетным лицом».

В срок, установленный компанией или предпринимателем. Он устанавливается внутренним документом о выдаче денег под отчет или в каждом отдельном приказе. С 30.11.2020 по Указу ЦБ РФ отменен трехдневный срок сдачи авансового отчета.

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Сотрудник должен:

1. Написать заявление на выдачу ДС с указанием целей их расходования, необходимой суммы, даты составления и срока, на который выдаются ДС.

Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет. Оформить его вам помогут рекомендации от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Готовое решение.

1. Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.

1. В течение установленного работодателем количества рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.

Обратите внимание! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У требование о сроке сдачи авансового отчета в течение 3-х рабочих дней было отменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.

Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров. На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.

После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб.

Как возместить перерасход по авансовому отчету, читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Возмещаем затраты сотруднику правильно

Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.

Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.

Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.

Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Коммерческий директор ООО «Фрегат» Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.

Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.

Бухгалтер отразил в учете следующие записи:

Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;

Дт 19 Кт 73 — 5411, 75 руб. — отражен входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.

Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.

Что делать, если документы оформлены на работника?

Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Так как если принять данные расходы к учету по выписанным на работника документам, то велика вероятность их исключения из налогооблагаемой базы во время проверки налоговиками, поскольку фактически работник приобрел ТМЦ в собственность, а после реализовал работодателю.

Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

ВАЖНО! Работодатель в данном случае не является налоговым агентом (письмо Минфина РФ от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339).

Пример оформления налоговой декларации можно увидеть в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».

В бухгалтерском учете такую операцию необходимо зафиксировать следующими проводками:

• Дт 76 Кт 50 — оплачены ТМЦ;
• Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76 — ТМЦ оприходованы на основании закупочного акта или договора купли-продажи.

Продолжение примера 2

Предположим, что у Алексеева А. В. не оказалось с собой реквизитов компании и он оформил покупку на собственное имя.

Бухгалтерия после проверки первичной документации решила оформить поступление товаров от физического лица по договору купли-продажи. В бухучете это было отражено следующими записями:

• Дт 41 Кт 76 — 35 477 руб. — товары приняты к учету;
• Дт 76 Кт 50 — 35 477 руб. — товары оплачены физлицу.

Однако в случае, если работник действовал на основании доверенности, а номенклатура покупки соответствует целям, указанным при выдаче ДС под отчет, можно составить авансовый отчет, даже если первичка оформлена на сотрудника.

Совет: чтобы при оплате покупок для предприятия личными средствами сотрудников избежать споров с проверяющими и доначисления налогов, необходимо:

1. Выдать работнику доверенность на покупку ТМЦ.
2. Получить от продавца полный пакет первичных документов, подтверждающих покупку (документы должны быть оформлены на компанию, а не на работника).
3. Работнику написать заявление на компенсацию потраченных им ДС, приложив к нему всю первичную документацию (возможно и составление авансового отчета), и завизировать заявление у руководителя.

Итоги

Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет. На практике встречаются оба способа учета подобных операций.