Основные требования к информации
Основными требованиями, предъявляемыми к информации, являются следующие:
Актуальность. Означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению;
Достоверность. Определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи;
Достаточность. Свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования возможных новых состояний данного процесса;
Доступность. Связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае ее полезность очень низка;
Полезность. Информация не должна содержать не используемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации;
Готовность. Информация не должна нуждаться в дополнительной переработке:
Однозначность. Информация не должна допускать различных толкований;
Аутентичность. Обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами или иностранными словами усложняет понимание и практическое использование информации.
Прежде чем использовать ту или иную информацию, следует выявить ее меру соответствия существующей коммуникационной обстановке, имея ввиду, что:
Информация обладает большим воздействием, если ее содержание соответствует ожиданиям объекта управления;
Сила воздействия информации пребывает в некоторой пропорции к числу фактов, уже имеющихся в распоряжении объекта управления, причем, не вызывая у последнего отчуждения, она может повторяться до пяти раз;
Информация более убедительна, если она не содержит противоречивых фактов и когда коммуникатор строит сообщение с учетом социально-психологических установок объекта управления;
Информация, которая несет факт, противоречащий предыдущей информации, уменьшает на определенную величину доверие к первому факту;
Информация становится действеннее, если содержащиеся в ней факты приводятся в строго логической последовательности.
Итак, информация, исходящая из властных структур, может иметь большее управленческое воздействие и соответственно, дает больше возможностей для достижения поставленной задачи.
Источники информации
Главным источником информации для органов государственного управления является Конституция и законы, акты Президента и Правительства Российской Федерации, законы и нормативные акты органов представительной власти субъектов Российской Федерации, а также акты федеральных органов государственного управления, издаваемых в пределах их компетенции.
Указанные документы составляют организационно-правовую базу деятельности органов государственного управления и в то же время многоканальный источник информации.
Другим источником информации являются приказы, отчеты, справки органов государственного управления отраслевой и межотраслевой компетенции. На основе этих документов органы государственного управления общей компетенции следят за выполнением органами управления отраслевой и межотраслевой компетенции, возложенных на них задач и функций, принятых планов, программ.
Определяемая задачами и функциями органов государственного и муниципального управления информация является одной из главных форм в деятельности органов государственного управления. Наиболее достоверным источником внешней информации являются бюллетени государственной отчетности, подготавливаемые статистическими органами. Органы государственного управления получают от статистических органов до 40 видов информации разнообразного характера.
Важное значение имеет внутренняя информация. К ней относятся протоколы заседаний коллегий органов управления, отчеты об итогах работы, справки о ходе выполнения актов вышестоящих органов, поручений и т.д.
Не менее важным источником являются письменные и личные обращения граждан в органы управления. На основе обобщения обращений граждан, критических выступлений в средствах массовой информации органы государственного управления принимают нормативные акты. Информация от населения может поступать в виде:
Предложения – это пожелания и рекомендации граждан, касающиеся совершенствования деятельности местных управленческих структур, совершенствования правопорядка и т.д.;
Заявления – просьбы об удовлетворении личных прав свобод, сигналы о каких-либо недостатках в работе предприятий, учреждений и т.д.;
Жалобы – сообщение о нарушении прав, свобод или интересов граждан, установленных государственным или местным законодательством.
Эта информация — важный источник социальной информации о потребностях, запросах и настроениях населения, необходимый для успешного функционирования органов государственного управления.
Основные требования к информации
Основными требованиями, предъявляемыми к информации, являются следующие:
1. Актуальность. Означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению;
2. Достоверность. Определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи;
3. Достаточность. Свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования возможных новых состояний данного процесса;
4. Доступность. Связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае ее полезность очень низка;
5. Полезность. Информация не должна содержать не используемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации;
6. Готовность. Информация не должна нуждаться в дополнительной переработке:
7. Однозначность. Информация не должна допускать различных толкований;
8. Аутентичность. Обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами или иностранными словами усложняет понимание и практическое использование информации.
Прежде чем использовать ту или иную информацию, следует выявить ее меру соответствия существующей коммуникационной обстановке, имея ввиду, что:
1. Информация обладает большим воздействием, если ее содержание соответствует ожиданиям объекта управления;
2. Сила воздействия информации пребывает в некоторой пропорции к числу фактов, уже имеющихся в распоряжении объекта управления, причем, не вызывая у последнего отчуждения, она может повторяться до пяти раз;
3. Информация более убедительна, если она не содержит противоречивых фактов и когда коммуникатор строит сообщение с учетом социально-психологических установок объекта управления;
4. Информация, которая несет факт, противоречащий предыдущей информации, уменьшает на определенную величину доверие к первому факту;
5. Информация становится действеннее, если содержащиеся в ней факты приводятся в строго логической последовательности.
6. Итак, информация, исходящая из властных структур, может иметь большее управленческое воздействие и соответственно, дает больше возможностей для достижения поставленной задачи
Информация (от лат. informatio, разъяснение, изложение, осведомленность) — сведения о чем-либо, независимо от формы их представления.
В современной науке рассматриваются два вида информации:
· Объективная (первичная) информация — свойство материальных объектов и явлений (процессов) порождать многообразие состояний, которые посредством взаимодействий (фундаментальные взаимодействия) передаются другим объектам и запечатлеваются в их структуре. [1]
· Субъективная (семантическая,смысловая, вторичная) информация – смысловое содержание объективной информации об объектах и процессах материального мира, сформированное сознанием человека с помощью смысловых образов (слов, образов и ощущений) и зафиксированное на каком-либо материальном носителе.
С точки зрения информатики, информация обладает рядом фундаментальных свойств: новизна, актуальность, достоверность, объективность, полнота, ценность и др.
В настоящее время существуют следующие виды информационных ресурсов:
1) Средства массовой информации. К ним относятся различного рода новостные и семантические сайты (или электронные версии СМИ). Их отличительной чертой является высокий уровень посещаемости (например, сайт НТВ, "Вести" и т.п.), быстрая смена информации, наличие видеоряда на сайте.
2) Электронные библиотеки. Электронная библиотека — распределенная информационная система, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнородные коллекции электронных документов через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде.
3) Электронные базы данных. В самом общем смысле база данных — это набор надписей и файлов, специальным образом организованных. Один из типов баз данных — это документы, набранные при помощи текстовых редакторов и сгруппированные по темам. Другой тип — это файлы с электронными таблицами, которые объединены в группы по характеру их использования.
4) Сайты. Корпоративный сайт — это Интернет-ресурс, посвященный какой-то организации, фирме, предприятию. Как правило, он знакомит пользователей с фирмой, направлениями и видами ее деятельности, отражает различные справочные материалы: прайс-листы, условия поставок и оплаты; рекламную информацию: наличие сертификатов качества, участие в выставках, публикации в прессе т.п.; контактную информацию.
В отличие от корпоративного сайта выделяют персональный и любительский сайт, домашнюю страничку. Они отличаются полнотой представляемой информации и профессионализмом исполнения.
Как правило, на сайте можно познакомиться с информацией узкотематической направленности. Глубина ее раскрытия может быть разной: от чисто ознакомительной, поверхностной до высокопрофессиональной, освещающей все стороны деятельности. Определяет информативность сайта его владелец. На сайтах может быть представлено большое количество гиперссылок, которые помогают ориентироваться в нем.
5) Сервисы — это группа сайтов, на которых можно воспользоваться разнообразными сервисными услугами: электронным почтовым ящиком, блогом (а также познакомиться с правилами его ведения), поиском, различными каталогами, словарями, справочниками, прогнозом погоды, телепрограммой, курсами валют и т.д. Например, Яндекс, Рамблер и т.п.
Информационный портал — это веб-сайт, организованный как многоуровневое объединение различных ресурсов и сервисов, обновление которого происходит в реальном времени. Примером информационного портала может служить портал информационной поддержки единого государственного экзамена
Требования, предъявляемые к информации
Успешное выполнение программы экономического анализа во многом зависит от информационного обеспечения.
Информация независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям анализа, объективно отражать процессы производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Должно достигаться единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также плановых данных), устранение дублирования в первичной информации.
| — отбор информации — вторичная расчетная аналитическая информация — расчеты и результаты факторного анализа — рейтинговые оценки — документы оформления результатов факторного анализа — графики и т.п. |
| — материалы, акты, заключения аудиторских, ревизионных и др. проверок — техническая и технологическая документация — специальные обследования (хронометраж) — реклама |
| -финансовая отчетность — управленческий учет и отчетность — данные синтетического и аналитического учета — стат. учет и отчетность — налоговая отчетность — первичные документы — машинные источникиинформации |
| — законы, указы, постановления, приказы — хозяйственно-правовые документы — прейскуранты, ценники, справочники — производственные и финансовые бизнес-планы, сметы (бюджеты) |
| Источники информации |
| Официальные документы и нормативно-плановые источники |
| Учетные источники информации |
| Внеучетные источники информации |
| Деловая информация для выбора управленческого решения |
Рисунок 1 – Источники информации в анализе
Требования, предъявляемые к экономической информации:
1) полнота данных и рациональность, т.е. при анализе необходимо иметь информацию в полном объеме, отражающую ту или иную деятельность предприятия, рациональность предполагает достаточность данных;
2) аналитичность данных, т.е. информация должна характеризовать не только абсолютное значение показателей, но и их динамику. Это требование важно в отношении показателя «затраты». В то же время существует проблема идентификации информации, что ведет к повышению затрат на сбор информации, ее передачу и хранение. Недостаток информации приводит к снижению уровня обоснованности принимаемых решений.
3) достоверность, т.е. объективность исследуемых явлений, обеспечивается проведением контроля, ревизий, аудита, а также несением ответственности за искажение информации;
4) оперативность получения информации, т.е. информация должна быть готова к использованию в любой момент времени;
5) сравнимость данных в процессе проведения динамического и структурного анализа;
7) перспективность, заключается в необходимости составления прогнозов;
8) аддитивность – сводимость соответствующих показателей с применением стоимостной оценки.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету, где наиболее полно отражены хозяйственные явления, процессы и результаты.
Процесс подготовки к анализу включает обеспечение сопоставимости данных, упрощение числовой информации, использование средних и относительных величин, сокращенного аналитического баланса и др.
Система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование ее данных. Вместе с тем она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Задачи Data Mining. Информация и знания
Сейчас остановимся на еще не рассмотренном понятии информации . Несмотря на распространенность данного понятия, мы не всегда можем точно его определить и отличить от понятия данных. Информация , по своей сути, имеет многогранную природу. С развитием человечества, в том числе, с развитием компьютерных технологий, информация обретает все новые и новые свойства.
Обратимся к словарю. Информация (лат. informatio) —
- любые сообщения о чем-либо;
- сведения, являющиеся объектом хранения, переработки и передачи (например генетическая информация);
- в математике (кибернетике) — количественная мера устранения неопределенности (энтропия), мера организации системы; в теории информации — раздел кибернетики, изучающий количественные закономерности, которые связаны со сбором, передачей, преобразованием и вычислением информации .
Информация — любые, неизвестные ранее сведения о каком-либо событии, сущности, процессе и т.п., являющиеся объектом некоторых операций, для которых существует содержательная интерпретация .
Под операциями здесь подразумевается восприятие, передача, преобразование, хранение и использование. Для восприятия информации необходима некоторая воспринимающая система, которая может интерпретировать ее, преобразовывать, определять соответствие определенным правилам и т.п. Таким образом, понятие информации следует рассматривать только при наличии источника и получателя информации , а также канала связи между ними.
Свойства информации
- Полнота информации .
Это свойство характеризует качество информации и определяет достаточность данных для принятия решений, т.е. информация должна содержать весь необходимый набор данных.
Пример. «Продажи товара А начнут сокращаться» Эта информация неполная, поскольку неизвестно, когда именно они начнут сокращаться.
Пример полной информации . «Начиная с первого квартала, продажи товара А начнут сокращаться.» Этой информации достаточно для принятия решений.
Информация может быть достоверной и недостоверной. В недостоверной информации присутствует информационный шум , и чем он выше, тем ниже достоверность информации .
Ценность информации не может быть абстрактной. Информация должна быть полезной и ценной для определенной категории пользователей.
Это свойство характеризует степень соответствия информации реальному объективному состоянию. Адекватная информация — это полная и достоверная информация .
Информация должна быть актуальной, т.е. не устаревшей. Это свойство информации характеризует степень соответствия информации настоящему моменту времени.
Информация должна быть понятна тому кругу лиц, для которого она предназначена.
Доступность характеризует меру возможности получить определенную информацию. На это свойство информации влияют одновременно доступность данных и доступность адекватных методов.
Информация носит субъективный характер, она определяется степенью восприятия субъекта (получателя информации ).
Требования, предъявляемые к информации
- Динамический характер информации .
Информация существует только в момент взаимодействия данных и методов, т.е. в момент информационного процесса. Остальное время она пребывает в состоянии данных.
Информация извлекается из данных. Однако в результате использования одних и тех же данных может появляться разная информация . Это зависит от адекватности выбранных методов обработки исходных данных.
Данные, по своей сути, являются объективными. Методы являются субъективными, в основе методов лежат алгоритмы, субъективно составленные и подготовленные. Таким образом, информация возникает и существует в момент диалектического взаимодействия объективных данных и субъективных методов.
Для бизнеса информация является исходной составляющей принятия решений.
Всю информацию, возникающую в процессе функционирования бизнеса и управления им, можно классифицировать определенным образом. В зависимости от источника получения, информацию разделяют на внутреннюю и внешнюю (например, информация , описывающая явления, происходящие за пределами фирмы, но имеющие к ней непосредственное отношение).
Также информация может быть классифицирована на фактическую и прогнозную. К фактической информации о бизнесе относится информация , характеризующая свершившиеся факты; она является точной. Прогнозная информация является рассчитываемой или предполагаемой, поэтому ее нельзя считать точной, она может иметь определенную погрешность.