Какое количество наемных работников может быть у ИП на ЕНВД и ПСН
Индивидуальный предприниматель, совмещающий систему налогообложения в виде ЕНВД и ПСН, вправе иметь наемных работников,средняя численность которых не превышает 100 человек за налоговый период. Условие – средняя численность наемных работников, занятых в предпринимательской деятельности, в отношении которой применяется патентная система налогообложения, за налоговый период (срок, на который выдан патент) не превышает 15 человек. Письмо Минфина России от 22 августа 2014 года № 03-11-11/42180.
Среди условий, позволяющих применять как патентную систему налогообложения, так и спецрежим в виде ЕНВД, значится количество работников. Для использования ПСН оно не должно превышать 15 человек по всем осуществляемым видам предпринимательской деятельности, для уплаты единого налога – 100 человек.
На какое количество работников должен ориентироваться предприниматель, который занимается несколькими видами деятельности и поэтому применяет оба упомянутых спецрежима?
Согласно разъяснениям Минфина России, такой индивидуальный предприниматель вправе иметь наемных работников средней численностью не более 100 человек за налоговый период (квартал). Однако для этого им должно быть соблюдено следующее требование. Средняя численность наемных работников, занятых в предпринимательской деятельности, в отношении которой применяется патентная система налогообложения за налоговый период (срок, на который выдан патент) не должна превышать 15 человек.
Расчет средней численности
Среднюю численность работников определяют в порядке, установленном приказом Росстата от 28.10.2014 № 428, где приведены указания по заполнению формы федерального статистического наблюдения № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» (далее – указания).
Согласно пункту 77 данных указаний, в среднюю численность работников включают:
- среднесписочную численность работников;
- среднюю численность внешних совместителей;
- среднюю численность сотрудников, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам.
Однако индивидуальный предприниматель на патентной системе налогообложения при подсчете средней численности наемных работников не должен учитывать тех, кто находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Это же относится к сотрудникам, которые были в отпусках по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома (п. 81.1 указаний).
Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании их списочной численности. В пункте 79 указаний перечислены работники, которые включаются в эту списочную численность целыми единицами (например, сотрудники, находящиеся в ежегодном или учебном отпуске, совершившие прогулы, находящиеся на больничном, работающие неполный рабочий день, находящиеся в отпусках без содержания и т.д.).
На основании вышесказанного делаем вывод, что патентную систему налогообложения вправе применять тот индивидуальный предприниматель, средняя численность сотрудников которого вместе с внешними совместителями и работающими по гражданско-правовым договорам составляет до 15 человек (включительно).
Что касается самого индивидуального предпринимателя, то он при подсчете наемных работников не учитывается (письмо Минфина России от 28.03.2013 № 03-11-12/38).
П.Р. Сидоров, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»
Бухгалтерия.ру рекомендует
Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Журналы для бухгалтера и предпринимателя >>
Как ИП нанять сотрудника. Пошаговая инструкция по оформлению
С расширением бизнеса приходит необходимость в поплнении штата. Разберем пошагово, как происходит наем сотрудника индивидуальным предпринимателем и что нужно учесть при этом.
Иллюстрация: Gustavo Fring/pexels
Найм сотрудника ИП. Общие положения
Перед тем, как перейти непосредственно к пошаговой процедуре найма сотрудника, скажем пару слов о лимитах наемного персонала для ИП в разных ситуациях.
Максимальное количество работников, которых ИП может принять в штат, зависит от нескольких факторов.
Система налогообложения
На УСН максимальное количество сотрудников составляет – 130 человек (АУСН – 5 человек). На ПСН – 15 человек.
Обратите внимание, что в расчет берется не реальное количество сотрудников, а их средняя численность, которая вычисляется по определенной формуле. При этом в ней учитываются внешние совместители и исполнители по ГПД.
Кроме того, как нанимать сотрудников, нужно знать, как платить взносы и налоги. Об этом рассказали эксперты на вебинаре «Клерка» по всем новым правилам 2023 года для ИП.
Отнесение ИП к субъектам МСП
Если ИП рассчитывает на господдержку для субъектов МСП, он должен отвечать определенным условиям, одно из которых – ограниченное количество сотрудников.
Для микропредприятий лимит по работникам составляет – 15 человек, для малых предприятий – 100 человек, для средних – 250 человек.
Пошаговая инструкция для ИП по найму сотрудника
В целом, порядок найма работника для ИП ничем не отличается от его приема работодателем-организацией.
Процедура оформления сотрудника включает в себя следующие шаги:
Получение от работника документов.
Ознакомление сотрудника с локальным нормативными актами.
Заключение трудового договора.
Оформление приказа о приеме на работу.
Направление в СФР отчета ЕФС-1 о принятом работнике.
Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если он не имеет СНИЛС или не зарегистрирован в этой системе).
Направление в СФР сведений о застрахованном лице.
Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)
Оформление личной карточки сотрудника.
Рассмотрим более подробно каждый из указанных выше шагов.
Шаг 1. Получение от работника документов
При приеме на работу сотрудник обязан предоставить вам следующие документы:
Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Представление иного документа должно быть обусловлено определенными причинами, такими как, например, недостижение возраста 14 лет, утрата паспорта или его замена, наличие иностранного гражданства.
К иным документам относятся, в частности, свидетельство о рождении, временное удостоверение личности, паспорт иностранного гражданина.
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности.
Если сотрудник продолжает вести трудовую книжку на бумаге, он предоставляет ее работодателю вместе со справкой СТД-Р с предыдущего места работы или СТД-СФР, взятую в СФР лично.
Если трудовая книжка сотрудника ведется в электронной форме, то он предоставляет только сведения о трудовой деятельности, полученные с предыдущего места работы или запрошенные в СФР.
Если работник устраивается на первую работу к ИП, то указанные документы он не предоставляет, а трудовая его начинает вестись в электронной форме.
Если сотрудник с опытом работы не принесет справку о трудовой деятельности и трудовую книжку (если она ведется на бумаге), то учесть его трудовой стаж, полученный ранее, будет невозможно.
Рекомендуйте сотруднику обратиться за получением такого документа к предыдущему работодателю или в СФР.
СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Сотрудниками, зарегистрировавшимися в данной системе до 01.04.2019 года, предоставляется пластиковая карточка СНИЛС. А теми, кто встал на учет позднее, – уведомление о регистрации по форме АДИ-РЕГ.
Если сотрудник вообще не регистрировался в системе индивидуального (персонифицированного) учета, за него это делает работодатель. Подробнее об этом будет сказано ниже.
Военный билет.
Предоставляется только военнообязанными лицами и теми, кто подлежит призыву на воинскую службу.
Документ об образовании.
Если работа требует специальных знаний, работник обязан предоставить документ об образовании или наличии необходимой квалификации.
К таким документам относятся аттестаты об общем и среднем общем образовании, диплом (о среднем профобразовании, бакалавра, специалиста и магистрата).
Заявление о приеме на работу.
Этот документ не является обязательным к представлению работником, но на практике его составляют практически всегда.
В заявлении работник излагает свою просьбу о приеме на работу к ИП на конкретную должность и с определенного числа.
Требовать составление этого документа от работника работодатель не имеет права, так как он не является обязательным к представлению в рамках ст. 65 ТК.
Кроме указанных выше документов, у работника можно запросить в определенных случаях справку об отсутствии судимости, справку о том, является или не является он подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, справку о доходах (для вычетов по НДФЛ).
Шаг 2. Ознакомление сотрудника с локальным нормативными актами.
Перед подписанием трудового договора сотрудника нужно ознакомить с локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК).
Такими документами являются:
Правила внутреннего трудового распорядка.
Положение об оплате труда и премировании.
Правила и инструкции по охране труда.
Правила хранения и использования персональных данных.
ИП, являющиеся субъектами МСП, которые отнесены к микропредприятиям, вправе отказаться от ведения ЛНА. Но вместо них они обязаны прописать все существенные условия в трудовом договоре.
Ознакомление сотрудника с ЛНА производится под роспись на листе ознакомления с указанием ФИО работника и даты ознакомления. Кроме этого, такую отметку можно сделать и в трудовом договоре.
Шаг 3. Заключение трудового договора
Трудовой договор с сотрудником заключается в письменной форме в двух экземплярах в срок не позднее 3 дней с даты начала работы. Один экземпляр договора остается у работодателя, а один у работника. На экземпляре работодателя работник должен поставить свою подпись, подтверждающую получение своего экземпляра документа.
Кроме того, как нанимать сотрудников, нужно знать, как платить взносы и налоги. Об этом рассказали эксперты на вебинаре «Клерка» по всем новым правилам 2023 года для ИП.
Допускается заключение договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами.
ИП-микропредприятие, отказавшийся от ведения ЛНА, должен заключить с сотрудником типовой договор, в котором будут отражены условия, которые в обычном порядке регламентируются ЛНА. Если работодатель не отказывается от ЛНА, то и заключать договор по типовой форме он не обязан.
В трудовой договор с сотрудником нужно включить все обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК.
Шаг 4. Оформление приказа о приеме на работу
Прием на работу оформляется трудовым договором. По своему усмотрению, ИП может на основании договора оформить приказ о приеме на работу.
Этот документ составляется по форме Т-1 (для одного работника) или Т-1а (для нескольких работников). Допускается разработка собственной формы, но такой документ должен отвечать условиям трудового договора.
При заполнении приказа по форме № Т-1 нужно учесть следующие моменты:
Дата приказа не обязательна должна совпадать с датой подписания договора. Законом не оговорено, в какой срок должен быть составлен приказ.
Если с сотрудником заключен бессрочный трудовой договор, то дату его окончания ставить не нужно.
Структурное подразделение и должность отражаются в приказе в соответствии со штатным расписанием (если оно есть).
Условия приема и характер работы, а также размер оклада прописываются так, как они отражены в трудовом договоре.
Данные об испытательном сроке вносятся только, если он предусмотрен трудовым договором.
Подписать приказ может как ИП, так и его уполномоченное лицо.
Если на работу принимаются несколько сотрудников, рекомендуем составить отдельно на каждого работника приказ по форме Т-1, а не общий Т-1а по всем.
Связано это с тем, что форма Т-1а содержит персональные данные каждого работника о сумме заработной платы. И это может вызвать определенные проблемы, так как с приказом должен быть ознакомлен каждый работник, в него включенный.
Шаг 5. Направление в СФР отчет СЗВ-ТД о принятом работнике.
После оформления трудовых отношений с работником в СФР необходимо направить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.
Сделать это нужно в течение одного рабочего дня со дня подписания приказа о приеме на работу или трудового договора (если приказ не оформлялся).
Заполнению в данном случае подлежит только Титульный лист и подраздел 1.1 (аналог отмененного СЗВ-ТД).
Форма этого документа, а также порядок его заполнения приведены в постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.
Шаг 6. Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если он не имеет СНИЛС или не зарегистрирован в этой системе)
Как было сказано выше, при отсутствии у сотрудника регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета работодатель обязан самостоятельно зарегистрировать его в СФР.
Если ИП принимает работника на дистанционную работу и обмен документами происходит с таким работником в электронной форме, то регистрировать его в СФР не нужно.
В этом случае сам работник должен обратиться в Социальный фонд с анкетой по форме форме АДВ-1. Единственное исключение из этого – если работник выбрал регистрацию в СФР через работодателя (п. 2 письма ПФР от 28.06.2019 № 09-19/13246).
Работодатель должен передать сведения о работнике в территориальный орган СФР, потом получить там же документ о регистрации и передать его сотруднику.
Для регистрации работника в СФР потребуется направить в территориальный орган СФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 . Потом следует получить в том же органе документ, подтверждающий регистрацию, и передать его работнику.
Шаг 7. Направление в СФР сведений о застрахованном лице
После получения от работника сведений о застрахованном лице их нужно передать в СФР в трехдневный срок.
Сведения направляются в фонд в электронной форме через систему социального электронного документооборота – СЭДО (постановление Правительства от 23.11.2021 № 2010)
СЭДО – бесплатный электронный сервис, интегрированный в бухгалтерские программы. Для подключения к нему необходимо в бухгалтерской программе включить данную опцию.
Требования к порядку обмена документами и их форма размещены на сайте СФР, в разделе СЭДО.
Шаг 8. Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)
Внесение записи в бумажную трудовую книжку производится только, если работник продолжает ее вести.
Для сотрудников,которые впервые принимаются на работу, автоматически начинают оформляться электронные трудовые книжки, а точнее, на них формируются сведения о трудовой деятельности.
Запись в трудовую книжку нужно внести в срок не позднее 5 рабочих дней с даты вынесения приказа о приеме на работу или подписания трудового договора (если приказ не оформлялся).
Данные вносятся в книжку световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются.
Шаг 9. Оформить личную карточку сотрудника
Личная карточка сотрудника оформляется по желанию ИП. Делать это в обязательном порядке – не нужно.
Личная карточка составляется по унифицированной форме Т-2 на основании следующих документов:
Приказа о приеме на работу.
Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника.
Трудовой книжки (если она ведется) или сведений о трудовой деятельности.
Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП
Если ИП понадобился сотрудник, его нужно оформить по договору. Некоторым работникам подойдет договор ГПХ, другим — только трудовой. Это зависит от того, какую работу будет выполнять сотрудник — постоянную или разовую.
Если неправильно оформить работника, можно получить серьезный штраф или даже сесть в тюрьму. Конечно, это случается крайне редко, но законом такое наказание предусмотрено.
Чтобы все сделать по правилам, крупным компаниям нужно подготовить много кадровых документов, но микропредприятия могут действовать по упрощенной схеме. Правда, в этом случае документов тоже будет достаточно, но все же меньше, чем при стандартном оформлении.
В статье рассказываем, как ИП принять на работу сотрудника по трудовому договору по упрощенной схеме. Собрали шаблоны и подготовили примеры заполнения и оформления документов. Статья будет полезна ИП-микропредприятиям, которые впервые нанимают сотрудника в штат. Бизнесу, который уже давно работает с наймом, статья не подойдет.
Зачем оформлять сотрудника официально
Иногда предприниматели договариваются с работниками на словах: мол, ты продашь мой товар, а я тебе за это заплачу. Со стороны выглядит удобно: индивидуальный предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживают НДФЛ. Но это незаконно. Предпринимателя могут наказать.
ИП могут привлечь к административной, налоговой и уголовной ответственности.
| Ответственность | Что грозит ИП |
|---|---|
| Административная | Штраф до 10 000 ₽ |
| Налоговая | Взыскание НДФЛ и страховых взносов со всех выплат работнику. |
Кроме потенциальных проблем с трудовой инспекцией и налоговой еще есть риск конфликта с сотрудником. Когда заключен договор, там прописаны взаимные обязанности: что должен делать сотрудник, а что ему за это должен работодатель. В случае конфликта всегда можно открыть договор — там четко прописано, о чем вы договаривались изначально и какие условия обе стороны должны соблюдать. Договор защищает не только работника, но и работодателя.
Когда договора нет, может возникнуть ситуация, что сотрудник отказывается выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Например, взяли на работу менеджера по продажам и планировали, что он будет обзванивать клиентов после их визита в офис, а он отказывается это делать. И без договора работодатель никак не сможет законно на него повлиять.
Кроме того, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию и пожаловаться, что его специально не оформили официально. Если это получится доказать, трудовая инспекция начислит работодателю штраф и передаст сведения в налоговую. А та доначислит НДФЛ, взносы, пени и тоже оштрафует.
Чтобы избежать проблем, рекомендуем оформлять договор с работником.
Бесплатная регистрация ИП
- Без посещения налоговой и привязки к прописке
- Подготовим документы за вас
- Бесплатно откроем счет для бизнеса после регистрации
АО «Тинькофф Банк». Реклама
Что выбрать: трудовой договор или договор ГПХ
Вид договора зависит от особенностей работы сотрудника, которого вы планируете нанять. Подробно разобрали различия между трудовым договором и договором ГПХ в отдельной статье.
Здесь кратко напомним.
Если нужна разовая услуга или работа — например, продать партию товара, настроить рекламу магазина одежды, натянуть потолки в новом офисе, написать три статьи, — подойдет договор ГПХ.
В этом договоре вы прописываете конкретную услугу или список работ, вознаграждение за этот объем и сроки. Исполнитель должен выполнить условия этого договора, но вы не можете контролировать, где, когда и как он будет работать.
Можно заказать разработку сайта по договору ГПХ, но нельзя при этом заставить исполнителя приходить в офис с 09:00 до 18:00 и работать над сайтом под вашим контролем.
Если сотрудник должен постоянно выполнять работу — например, каждый день по графику продавать товар в вашем магазине, заниматься маркетингом компании в соцсетях из вашего офиса, — нужен трудовой договор.
По трудовому договору у сотрудника есть конкретные обязанности и зоны ответственности, за которые он отвечает. Сотруднику по трудовому договору можно обозначить рабочие часы, место работы, дресс-код и контролировать, как и где он выполняет свои обязанности.
ИП нанимает менеджера в салон по продаже окон и устанавливает, что обеденный перерыв длится с 12:00 до 13:00, а на рабочем месте нужно носить белый верх и черный низ. Если работник закрыл офис и пошел на обед в 14:00 или заявился на работу в джинсах с дырками на коленях, ИП может потребовать соблюдения правил и применить дисциплинарные меры — предупреждение, выговор, а в некоторых случаях увольнение.
Нельзя выбрать договор ГПХ для постоянного сотрудника, чтобы сэкономить. Если трудовая инспекция переквалифицирует такой договор в трудовой, придется оформить работника в штат и уплатить штраф — до 10 000 ₽.
Подписка на новое в Бизнес-секретах
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
План оформления сотрудника для микропредприятия
Чтобы оформить сотрудника, работодатель должен разработать и принять несколько внутренних документов: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных сотрудников, документы по охране труда и другие. Такие документы называют локальными нормативными актами.
Для микропредприятий закон предусмотрел упрощенную процедуру приема работников — без локальных нормативных актов. Все данные вносят в трудовой договор.
К микропредприятиям относят ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год меньше 120 млн рублей и менее 15 сотрудников в штате.
Проверить, входит ли ИП в категорию микропредприятий, можно на сайте налоговой службы. В строку поиска нужно ввести ОГРНИП, ИНН или ФИО предпринимателя.
Если ИП относится к микропредприятиям, можно оформить сотрудника по упрощенной схеме. При найме первого работника по трудовому договору будет чуть больше задач, чем при трудоустройстве следующих. В целом схема такая:
Почти на каждом шаге понадобится оформить кадровые документы. Сейчас закон разрешает разрабатывать свои формы. Главное, чтобы там были все необходимые сведения, которые прописаны в Трудовом кодексе РФ. Но удобнее воспользоваться унифицированными формами — это шаблоны кадровых документов.
Такие формы можно найти на любом бухгалтерском или правовом портале и скачать бесплатно. Для этого нужно ввести название документа и номер ОКУД, если знаете его. Или найти альбом унифицированных форм, где есть все шаблоны нужных документов.
Пройдемся по плану, как оформить сотрудника в ИП и разберем, что делать на каждом шаге и какие унифицированные формы понадобятся.
Шаг 1. Составить штатное расписание
Если у ИП еще не было сотрудников, первое, что нужно сделать, — оформить штатное расписание. Это документ, в котором отражена кадровая структура ИП: должности, сотрудники, зарплаты.
В альбомах унифицированных форм штатное расписание — форма Т-3, ОКУД 0301017.
В штатном расписании должны быть:
- Наименование работодателя — ФИО ИП полностью и код ОКПО. Этот код Росстат присваивает ИП на основании данных о регистрации из налоговой. Свой код ОКПО ИП может узнать на сайте Росстата: нужно ввести свой ИНН или ОГРНИП.
- Названия структурных подразделений, если они есть. Например, бухгалтерия, юридический отдел, отдел продаж.
- Номер подразделения. Нумерацию задает предприниматель так, как ему удобно. Например, 01 — бухгалтерия, 02 — юридический отдел, 03 — отдел продаж.
- Код должности — его надо взять из Общероссийского классификатора занятий — ОКЗ.
- Количество работников на этой должности. Число может быть и не целым — например, если вы планируете нанять сотрудника на 0,5 ставки.
- Оклад и надбавки. Оклад не должен быть ниже минимального размера оплаты труда — МРОТ, который принят в вашем регионе. Например, в январе 2023 в Санкт-Петербурге МРОТ — 23 500 ₽, а в Самаре равен федеральному — 16 242 ₽. Узнать актуальный МРОТ в своем регионе можно в поисковых системах.
- Итоговая сумма зарплаты.
ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание: по закону он не считается работником в своем бизнесе.
Штатное расписание утверждают приказом. Его можно составить в свободной форме, шаблона нет.
Шаг 2. Составить трудовой договор
Документы сотрудника. Чтобы оформить договор, нужно запросить у сотрудника такие документы:
| Для всех сотрудников | Для некоторых категорий сотрудников |
|---|---|
| — паспорт; — СНИЛС — если его нет, придется получить через социальный фонд; —ИНН; — трудовая книжка, если она есть, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р |
— документы воинского учета для военнообязанных, например военный билет; — диплом или другой документ об образовании. Нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, медицинский диплом у врача или права у водителя; — справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, учителям и воспитателям; — медицинская книжка. Нужна, если работа связана с людьми: продавцам продуктов и непродовольственных товаров, парикмахерам, поварам |
Обязательные условия договора. Есть правила составления трудового договора, важно их соблюдать. ИП могут оштрафовать на сумму до 10 000 ₽, а за повторное нарушение — до 40 000 ₽.
В договоре обязательно должны быть:
- ФИО сотрудника и паспортные данные;
- информация о работодателе — ФИО ИП, его ИНН. Дополнительно можно указать банковские реквизиты ИП;
- населенный пункт и дата заключения трудового договора;
- срок договора — срочный или бессрочный. Если договор срочный, должна быть указана причина;
- подразделение, филиал, основной или дополнительный офис. Если основной офис в одном населенном пункте, а принимаете сотрудника в другой, то указывается еще адрес места работы;
- должность, профессия, специальность;
- дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
- условия оплаты труда — оклад, система премирования, если она есть;
- порядок выплат — по каким числам месяца выплата зарплаты за первую и вторую половину месяца, куда она перечисляется, форма и способ ее выплаты;
- режим работы и отдыха;
- гарантии и компенсация за вредные условия труда, если результаты спецоценки их предусматривают. Но в случае с ИП-микропредприятием, скорее всего, условия труда у работника обычные и этот пункт можно пропустить;
- пункт про государственное обязательное социальное страхование работника;
- характер работы: в офисе или ездить по клиентам — например, для медицинского представителя;
- условия труда на рабочем месте по результатам спецоценки: оптимальные, допустимые, вредные, опасные.
Если не внести какие-то из обязательных условий, у договора все равно будет юридическая сила. Но, чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.
Дополнительные условия договора. Кроме обязательных условий в договор можно вписать все, что нужно, если это не ухудшает условия работы сотрудника. Например:
- испытательный срок. Если его не указать, сотрудник сразу принимается на постоянную работу или на определенный срок, если договор срочный;
- улучшение бытовых условий работника и его семьи. Например, ИП оплачивает аренду квартиры, которую снимает сотрудник;
- должностные обязанности, если нет должностной инструкции.
Можете составить свой трудовой договор или воспользоваться типовой формой.
Трудовой договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель — на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу.
Перед подписанием трудового договора дайте сотруднику под подпись изучить положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации, правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, положение об оплате труда и другие локальные нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью, если они у вас есть.
Лучше, если еще перед началом работы сотрудник будет понимать, какие конкретно задачи он должен выполнять и какую информацию вы считаете секретной и не хотите разглашать.
Если работодатель решает издать приказ о приеме на работу, то лучше это сделать сразу после заключения трудового договора.
Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу
Приказ оформляют, если это удобно работодателю. Закон этого не требует.
В альбомах унифицированных форм шаблон приказа о приеме на работу — форма Т-1, ОКУД 0301001.
Заполнить форму нужно так:
Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке, если она есть у работника
В 2023 году заполнять трудовую книжку нужно только тем работникам, у которых бумажная трудовая книжка уже есть и они решили продолжать ее вести.
Для тех, кто впервые устраивается на работу, заводить бумажную трудовую книжку не надо. Но в любом случае нужно передавать информацию о работниках в Социальный фонд РФ. Часто это называют электронной трудовой книжкой. Термин неофициальный, потому что никакой книжки нет: это электронный отчет, который вы отправляете в социальный фонд, но он прижился среди работодателей.
По новым правилам нужно сдавать в социальный фонд отчет по форме ЕФС-1 с разделом 1 и подразделом 1.1. Его нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда происходят какие-то кадровые изменения, например прием на работу, перевод на новую должность, увольнение и другие.
По каждому сотруднику подают отдельный отчет после изменений:
- если приняли на работу — не позднее рабочего дня, следующего за датой подписания трудового договора или датой приказа о приеме на работу;
- если уволили — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа об увольнении;
- в остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца.
Бывает так, что человек дорожит своей трудовой и все еще хочет продолжать вести ее в бумажном виде. Тогда вы должны вносить в нее записи и правильно ее хранить.
Вот по каким правилам надо заполнять бумажную трудовую:
- Нельзя сокращать и использовать аббревиатуры. Если принимаете сотрудника в отдел продаж и развития, то нельзя написать «отд. продаж и разв-я».
- Пишите строго в полях формы, заходить за них нельзя.
- Нельзя использовать римские цифры.
- У каждой записи свой порядковый номер, его ставят напротив даты приема на работу, а не напротив наименования работодателя. Если трудовая книжка закончилась, вшейте вкладыш и продолжайте нумерацию.
Заполнить бумажную трудовую книжку нужно так.
Как оформить работника на полставки
В законе полставки и другие виды частичной занятости называются «неполное рабочее время».
Неполным рабочим временем считают сокращенную рабочую неделю, например три рабочих дня в неделю при пятидневке, или сокращенный рабочий день, например 4 часа вместо 8.
Прием сотрудника на неполный рабочий день — такая же процедура, как и обычное оформление в штат: нужно подготовить трудовой договор, вписать информацию в трудовую книжку, если она есть.
В трудовом договоре и приказе о приеме на работу нужно указать график: например, «работает на условиях неполного рабочего времени 5 дней в неделю с понедельника по пятницу с 09:00 до 13:00».
Если сотрудник работает меньше 4 часов в день, можно не устанавливать обеденный перерыв, но об этом нужно написать в трудовом договоре.
Оклад в трудовом договоре указывают полностью — сумму, которая зафиксирована в штатном расписании. А получать работник будет только за то время, которое работал. Чтобы не было разночтений, укажите в договоре, что заработная плата начисляется пропорционально отработанному времени.
В трудовой книжке писать о том, что сотрудник работает неполный рабочий день, не нужно. Запись делается так же, как и для работников на полный день.
Как оформить работника временно
Трудовые договоры бывают бессрочные и срочные.
Бессрочный договор заканчивается, когда его расторгают по инициативе работника, работодателя или по причинам, не зависящим от них.
Срочный договор действует до определенной даты или события. Даже если сотрудник работает хорошо, работодатель может его уволить. Временных сотрудников оформляют по срочному трудовому договору.
Чтобы оформить срочный трудовой договор, должна быть причина из ТК РФ, и ее нужно указать в договоре: сроки проекта, на который принят сотрудник, сезонная работа или трудоустройство на время декрета основного сотрудника.
Предлагать всем сотрудникам срочные трудовые договоры, даже если работа постоянная, могут ИП — субъекты малого бизнеса. У них в штате должно быть не более 35 человек или до 20 в розничной торговле и сфере бытовых услуг.
По закону срочный договор можно заключить на срок до 5 лет. Если срок подошел, а вы не уволили сотрудника или он не ушел сам, договор автоматически становится бессрочным.
Временного сотрудника оформляют так же, как и постоянного: готовят трудовой договор, заполняют трудовую книжку, если она есть.
Может ли ИП нанимать работников
Кадры – один из главных ресурсов любого бизнеса. Часто индивидуальные предприниматели начинают деятельность самостоятельно, без привлечения работников. Но если говорить о настоящем предпринимательском успехе, то добиться его в одиночку очень сложно. Может ли ИП нанимать работников? Есть ли здесь какие-то ограничения?
Кто может быть работодателем
Работодателями в трудовых отношениях могут быть как юридические, так и физические лица. Причём Трудовой кодекс различает обычное физическое лицо и индивидуального предпринимателя, наделяя их разными правами и обязанностями.
Так, обычное физлицо может заключить трудовой договор с домашним персоналом или с другим исполнителем в целях личного обслуживания. Однако заносить запись о приёме на работу в трудовую книжку такой работодатель не имеет права. До 2006 года этого права не было и у предпринимателей, поэтому и возникал вопрос: «Может ли ИП нанимать работников»?
В 2023 году ответ на этот вопрос, конечно, положительный. Принимая сотрудника на работу в ИП, предприниматель несёт те же самые обязанности работодателя, что и организация, за небольшим исключением. Например, выплачивать компенсацию по сокращению штата обязаны только работодатели-юридические лица.
Обязанности работодателя
Знать про обязанности работодателя желательно еще до того, как ИП принять на работу сотрудника. Трудовое законодательство РФ достаточно жёсткое и больше направлено на защиту работников, чем на интересы бизнеса.
ИП с наёмными работниками должен:
- заключить письменный трудовой договор;
- довести до работника информацию о его должностных обязанностях и ознакомить с локальными трудовыми актами;
- создать безопасное рабочее место и обеспечить работника всем необходимым для выполнения трудовой функции;
- выплачивать заработную плату не реже двух раз в месяц;
- за свой счёт перечислять страховые взносы за работника и предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск;
- своевременно удерживать НДФЛ с зарплаты и других выплат персоналу и перечислять налог в бюджет;
- сдавать отчётность по работникам в ИФНС и фонды;
- вести кадровую документацию.
Чтобы снизить административную и финансовую нагрузку, некоторые ИП с работниками стремятся вместо трудового договора заключать договор ГПХ. По такому договору отношения сторон переходят из трудовых в гражданско-правовую плоскость.
Заказчик в этом случае платит за исполнителя меньше страховых взносов, не оформляет выплаты по временной нетрудоспособности и материнству, не оплачивает отпуск, не обязан создавать условия труда и т.д. Иногда это действительно оправдано. Например, вам в бизнесе требуется какая-то разовая услуга или определённый объём работ. Нанимать работника в штат в этом случае необязательно.
Но учитывайте, что госорганы (ИФНС, фонды, трудовая инспекция) могут проверить, были ли у вас основания заключить договор ГПХ. В статье 5.27 КоАП РФ есть даже специальная санкция за заключение гражданско-правового договора при наличии фактических трудовых отношений. Для ИП это штраф на сумму от 5 до 10 тысяч рублей.
Сколько работников может быть у предпринимателя
Сколько человек разрешено нанимать ИП с работниками в 2023 году? На этот вопрос можно получить очень разные ответы, чаще всего называют 100 человек. На самом деле ограничения по количеству работников связаны не с организационно-правовой формой работодателя (ИП или ООО), а с выбранным налоговым режимом.
Если предприниматель работает на УСН, то нанимать он может не больше 130 человек, а на автоматизированной упрощёнке всего 5 человек. На ПСН — не более 15 работников по среднесписочной численности. Рыболовецкие производства на ЕСХН могут принять до 300 человек. А для тех, кто выбрал общую систему налогообложения, ограничений по персоналу нет, поэтому теоретически среднесписочная численность у ИП с работниками может быть любой.
Кроме того, если предприниматель претендует на государственную поддержку субъектов малого и среднего бизнеса, то количество работников тоже имеет значение. Микропредприятие может иметь не более 15 сотрудников, малое предприятие — не более 100 человек, а численность среднего предприятия не должна превышать 250 работников.
Надо ли оформлять на работу родственников ИП
Должен ли предприниматель оформлять договор, если у него работают родственники? Здесь всё зависит от характера отношений. Понятия семейного бизнеса для ИП нет, даже если речь идет о супругах, имеющих общий бюджет.
Если это действительно нерегулярная помощь, за которую предприниматель не платит, то здесь можно применять статью 37 Конституции РФ. Согласно этой норме каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, в том числе, оказывать кому-то услуги или выполнять работы безвозмездно.
Но чаще всего под якобы безвозмездной помощью родственников скрываются всё-таки трудовые отношения, имеющие регулярный характер, предполагающие выполнение конкретных обязанностей и получение определённого вознаграждения.
Даже если вы заключите письменный договор безвозмездного оказания услуг, решать, есть ли здесь признаки трудовых отношений, будет суд. ФНС и Роструд при обнаружении неоформленного работника, конечно, настаивают на том, что это нарушение трудового законодательства и прав самого сотрудника. Положительная судебная практика по вопросу привлечения к ответственности работодателя-ИП имеется, но разбирательство в суде будет тщательным.
Таким образом, деятельность ИП с работниками, которые являются его родственниками, тоже подпадает под нормы трудового законодательства. Кроме того, не забывайте, что неоформленный вами родственник не будет иметь трудового стажа и пенсионных накоплений. Будете ли вы за свой счет содержать его в пожилом возрасте? Не лучше ли заключить трудовой договор и обеспечить ему получение пенсии?
Как оформить работника ИП
А теперь краткая инструкция о том, как ИП принять на работу сотрудника. Оформление работника в 2023 году происходит по нормам Трудового кодекса.