Что такое адаптация персонала

Адаптация персонала в организации: нет «текучке», да прибыли!

Любая компания «держится» на своих сотрудниках — именно от них зависит успех, прибыль, развитие и другие необходимые бизнесу составляющие. Но что делать, если механизм набора персонала постоянно дает сбои: новые люди уходят, не проработав дольше испытательного срока, а те, кто остается, долго не могут «включиться» в работу и начать приносить пользу? Возможно все дело в неправильной системе адаптации персонала, и в этой статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с этим явлением.

Почему важна адаптация персонала?

После того как подписан трудовой договор с новым перспективным сотрудником, не время останавливаться на достигнутом. Первый месяц работы — самый опасный период, ведь именно в это время принимается большинство [1] решений об увольнении со стороны персонала. Смена места работы всегда связана со значительными изменениями в жизни человека, ведь он мгновенно получает сразу несколько новых ролей — подчиненный, руководитель, коллега. Поэтому не стоит удивляться тому факту, что для полной адаптации к новым условиям необходимо время. А вот сколько времени для этого понадобится, во многом зависит от фирмы.

Подавляющее большинство — до 80% [2] компаний — признаются, что считают своей обязанностью разрабатывать и поддерживать системы адаптации персонала. Ведь это необходимо в первую очередь для того чтобы снизить масштабы так называемой текучки кадров, явления весьма вредного для любой компании. Ущерб от него выражается прежде всего в затратах — здесь и усиленная работа отдела кадров, и время рядовых сотрудников, назначенных кураторами, и упущенная польза, которую мог бы принести недавно нанятый сотрудник, подавший заявление об увольнении.

С развитием интернета «текучка кадров» приобрела дополнительный негативный эффект. Теперь она приносит ущерб репутации. Сотрудники, не прошедшие адаптационный период, склонны обвинять в этом (и часто — не без оснований!) именно компанию. Все претензии появляются в виде негативных отзывов, подрывая авторитет фирмы.

Поэтому управление процессом адаптации персонала сейчас считается одним из приоритетных в кадровой политике организации. Но перед тем как перейти к действиям, нужно разобраться с теоретической составляющей вопроса.

Виды и этапы адаптации

На протяжении первых месяцев работы процесс «привыкания» персонала условно разделяют на несколько стадий.

Этап анализа уровня подготовки

Что он умеет делать, а чему его нужно учить? Здесь нужно составить четкий список, который будет отвечать на эти вопросы. Желательно наличие плана введения в курс дела. Если до этого сотрудник работал или стажировался на той же должности — это прекрасная новость. Тогда процесс привыкания значительно сократится.

Этап ориентации в новых условиях

Первое знакомство с самим процессом работы — это не одномоментное событие, а процесс. Понемногу человек осознает, что конкретно ему предстоит делать, начинает понимать суть своих будущих действий, принимает правила фирмы. В этом может помочь четкая должностная инструкция, но она нужна только для первичного ознакомления, а дальше играет роль только практика.

Этап действенной ориентации

Здесь начинается переход от теоретических знаний и представлений к действиям. Но это не значит, что можно оставить сотрудника без присмотра. Адекватной мерой станет наличие куратора. Он не должен подавлять самостоятельность нового специалиста, но должен вместе с ним разбирать ошибки и давать общую оценку выполненным задачам. Кстати, на этом же этапе происходит формирование личных, более «человеческих» отношений сотрудника с коллегами.

Этап функционирования или ассимиляции

И наконец, наступает долгожданный для руководителей и владельцев компаний этап, когда сотрудник начинает показывать стабильные результаты в работе. Сложности в трудовом процессе и отношениях с коллегами практически неизбежны, но их преодоление ведет к завершению адаптации. Этот период может настать через 3–5 месяцев работы, а иногда затягивается на срок более года — здесь многое зависит не столько от характера и навыков сотрудника, но и от адаптационных мер, предпринятых компанией.

Разделяют также несколько типов адаптации персонала, среди которых основными признаются два: производственная и внепроизводственная.

Первый вид имеет довольно широкие границы и несколько аспектов [4] :

• В самом начале процесса адаптации работник может подвергнуться психологическим и/или физическим нагрузкам, непривычным с точки зрения организма.
• Темпы повышения эффективности труда.
• Выстраивание отношений с коллегами, подчиненными и руководством, при которых он станет полноправным и принимаемым всеми членом коллектива.

Непроизводственная адаптация — более тонкая материя. Здесь играют роль бытовые условия в офисе, а также неформальное общение с коллегами и выработка стиля поведения на корпоративных мероприятиях.

Этапы адаптации больше связаны с производственным типом, хотя важность второго (непроизводственного) — безусловна.

Универсальный инструмент HR-менеджера в деле адаптации персонала

Единая внутренняя сеть, или интранет, решает множество задач. И одна из них — ускорение темпов адаптации персонала. Существует два подхода в организации такой сети, и каждый из них мы рассмотрим отдельно.

Корпоративный портал

Внутренний сайт компании — это что-то вроде общей базы данных. Он крайне полезен в работе, ведь теперь для того чтобы получить нужный документ или какую-то информацию, не нужно идти (отправлять письмо или совершать звонок) в другой отдел. Все необходимое всегда под рукой — в общем или ограниченном доступе, и это очень удобно. Еще корпоративный портал может содержать форум для общения сотрудников, различные списки задач по отделам и тому подобные «фишки» для организации рабочего процесса. К адаптации персонала внутренний сайт имеет непосредственное отношение — новичку проще найти конкретную информацию или ответ на вопрос самостоятельно, не отвлекая куратора.

Но у этой разновидности есть свои недостатки. Например, сотрудники далеко не всегда воспринимают появление портала с восторгом. Зачастую они видят в нем лишние проблемы и дополнительную работу и не спешат активно использовать внутреннюю сеть, ведь «до этого и так все хорошо работало». Новичок, осознавая отношение коллектива к такому порталу, перенимает его, и большинство достоинств инструмента остаются незадействованными. Если корпоративный портал уже развит и выполняет свои функции — это прекрасно. Но для новичка процесс адаптации становится легче лишь отчасти. Идея портала базируется на решении производственных задач, то есть ее основной охват — это профессиональная адаптация персонала. А социально-психологический аспект остается практически незадействованным.

Корпоративная социальная сеть

Для людей крайне важно общение, причем как деловое, так и неформальное — все мы с удовольствием пользуемся «общественными» социальными сетями вне работы, будь то Facebook, «ВКонтакте» или «Одноклассники». Успех корпоративных аналогов основан именно на этом принципе: все рабочие процессы строятся на базе социальной составляющей. То есть задачи, которые выполняет интранет в компании, не меняются, меняется лишь отношение — скучная обязательность уступает место искренней заинтересованности.

Что еще отличает «офисную» социальную сеть от портала? Это широкие возможности, которые связаны не только с решением рабочих вопросов, но и с более личными и «по-человечески» интересными функциями:

• Информирование сотрудников о событиях фирмы (корпоративы, мастер-классы, конференции).
• Возможность проведения онлайн-конференций и вебинаров, совместных «мозговых штурмов».
• Наличие RSS-потоков.
• В корпоративной социальной сети практически всегда есть встроенный мессенджер.
• Отслеживание вовлеченности сотрудников в решение задач.

Корпоративная социальная сеть играет значительную роль в адаптации персонала организации и решает многие ее проблемы. Новый сотрудник мгновенно «погружается» не только в рабочие процессы, но и в саму жизнь офиса. Здесь он находит информацию о событиях, узнает своих коллег, а также легко может донести собственные мысли и идеи, удовлетворить потребность в самовыражении. Помимо этого все функции корпоративного портала остаются неизменны — общая информационная база помогает быстрее освоить тонкости рабочего процесса, руководителям проще отслеживать выполнение задач, а подчиненным — сдавать отчеты.

Управление процессами адаптации персонала легче осуществить с помощью современных методов, причем корпоративная социальная сеть справляется с этой задачей лучше многих. Это единое информационное и социальное пространство, где адаптация происходит естественно, не оказывая дополнительной нагрузки на нового сотрудника. Такой подход позволяет снизить масштабы текучки кадров, что способствует уменьшению затрат на поиск и обучение персонала.

Как адаптировать новых сотрудников в компании и сократить расходы на подбор персонала

Согласно исследованию TalentTech, Нетологии и FL.ru, только у 30% россиян был план адаптации при выходе на новую работу, а от 15% до 29% увольнялись по собственному желанию в первые месяцы после трудоустройства. Если бюджет на наём ограничен, такие показатели могут существенно повлиять на финансовое благополучие компаний.

О том, как эффективно организовать онбординг сотрудников и уменьшить расходы на подбор и адаптацию персонала, рассказывает Оксана Белан, эксперт исследовательской компании 4Service Group.

Оксана Белан

Руководитель платформы SREDA, эксперт
4Service Group

Неправильно выстроенный процесс адаптации обходится бизнесу в круглые суммы

В классических HR-подходах главная цель адаптации нового сотрудника ― знакомство с культурой, ценностями, укладом, бизнес-процессами компании, а также освоение корпоративных приложений и сервисов. Всё это позволяет быстро и эффективно ввести новичка в работу, минимизировать риск ошибок с его стороны и добиться максимального вовлечения нового члена команды в будущем.

При этом требования персонала к работодателю растут несмотря ни на что. Так, в мае 2020 года компания 4Service Group провела онлайн-опрос, чтобы исследовать влияние пандемии на рынок труда России и понять, как изменились факторы выбора работодателя.

По итогам опроса выяснилось, что требования к работодателю не снизились: 73% респондентов, которые находились в поиске работы, согласились бы только на лучшие условия, чем были раньше, а 58% ожидали прежний или более высокий уровень заработной платы.

Процесс адаптации можно назвать фильтром, который помогает понять, насколько человек вписывается в общий пазл компании и насколько работодатель соответствует ожиданиям новичка.

Если посмотреть на американский рынок, то, согласно исследованию компании по подбору и найму персонала Jobvite, 43% новых сотрудников увольняются после приёма на работу по причине несоответствия ожиданий.

В России в первые месяца после трудоустройства по собственному желанию увольнялись от 15% до 29% сотрудников в зависимости от возраста — по данным TalentTech, Нетологии и FL.ru.

Процесс адаптации сотрудников влияет на качество найма. А это обходится бизнесу в круглые суммы. По мнению Ксении Сухановой, руководителя модуля TalentTech.Адаптация, при увольнении сотрудника во время испытательного срока повторный наём может стоить компании до 20% от годовой зарплаты сотрудников.

Если исключить ошибки на этапе адаптации, то можно оптимизировать расходы. Для этого нужно выстроить действенную стратегию онбординга и освоить инструменты для погружения персонала в рабочую среду.

Далее рассмотрим каждый этап онбординга и способы адаптации сотрудника.

Адаптация — многоуровневый процесс

Для разработки эффективной стратегию онбординга нужно понимать, из каких этапов состоит адаптация. Для этого потребуется встать на место сотрудника и представить, какие вопросы, страхи и сомнения появляются в его голове в первые рабочие дни.

Также стоит помнить, что акклиматизация в новой компании — это достаточно стрессовый период и от того, насколько компания проявит заботу, зависит успех дальнейшего взаимодействия компании и сотрудника.

За основу моделирования процесса адаптации возьмём этапность онбординга персонала в средних и крупных организациях — эти процессы можно сокращать или расширять под задачи бизнеса:

• знакомствос компанией: предаптационный период и корпоративная адаптация;
• забота: организационная, техническая и социальная адаптация;
• обучение: профессиональная адаптация;
• интеграция: взаимодействие с наставником и внедрение в рабочие процессы;
• реагирование: сбор обратной связи от сотрудника, HR, наставника и руководителя.

Рассмотрим детально каждый этап.

Предаптационный период: первое знакомство с компанией и её представителями

Обнаружение вакансии и изучение отзывов о работодателе

На этом этапе кандидат ещё не является сотрудником компании, но от упаковки вакансии и репутации компании в открытых источниках зависит решение кандидата об отклике на предложение о работе.

Согласно исследованию Хабр Карьеры и агентства Hays, 59% респондентов в первую очередь изучают отзывы бывших сотрудников — такое же количество специалистов ищет информацию о компании до отклика на вакансию. 34% вряд ли будут откликаться на вакансию компании с плохими отзывами, а 11% точно не откликнутся.

Глобальное исследование, в котором приняли участие 200 000 человек из 32 стран, включая Россию, показало, что 96% сотрудников, сменивших место работы, проверяли репутацию потенциальных работодателей. 91% изучали хотя бы один ресурс для оценки бренда перед тем, как откликнуться на вакансию. И 55%, если находили негативные высказывания о компании, не отправляли своё резюме.

Общение с рекрутером и выполнение тестового задания

Собеседование с руководителем, взаимная оценка возможностей сотрудника и компании

Согласование предложения о работе

На этом этапе компания должна предоставить чёткий список требований к кандидату и объективную информацию о работодателе.

Развёрнутые ответы на собеседовании помогут сформировать доверие сотрудника к организации, а достоверные данные исключат риск несоответствия ожиданиям.

Так, согласно тому же исследованию Хабр Карьеры и Hays, 20% опрошенных отказались от предложения о работе из-за несоответствия реального функционала и описания вакансии, 14% — из-за нечёткого функционала.

Среди других ключевых факторов, которые повлияли на решение отказаться от офера, соискатели отметили некорректное поведение представителей компании (29%), манеру проведения интервью (25%), личность руководителя (20%).

Корпоративная адаптация: сотрудник сопоставляет свои ценности и видение работы с мировоззрением и корпоративной культурой компании

Сюда входит изучение такой информации о компании, как:

• история, позиция на рынке, конкуренты, клиенты и партнёры;
• направления деятельности, стратегические цели и приоритетные задачи;
• миссия, ценности, особенности корпоративной культуры;
• организационная структура, политика вознаграждений, критерии оценки эффективности;
• правила коммуникации с сотрудниками и руководством, чтобы эффективно общаться и решать рабочие задачи;
• истории успеха и карьерного роста действующих работников для понимания возможностей карьерного развития.

Познакомиться с корпоративной культурой новому сотруднику поможет приветственный тренинг, который обычно проводится в формате встречи, вебинара или предзаписанного видео. При использовании последнего формата не стоит забывать своевременно актуализировать информацию.

Стоит отдельно отметить значение сильной корпоративной культуры для процветания компании, в частности благодаря привлечению ценных сотрудников, для которых важно находиться в комфортной корпоративной среде с близкими по духу коллегами.

По данным кадрового агентства «Визави Консалт», 45% сотрудников покидают компанию из-за несовпадения личных ценностей с корпоративными.

Организационная адаптация: условия труда

• Правила внутреннего трудового распорядка, график работы, пиковые нагрузки, сверхурочные, командировки;
• Расположение отделов в офисе, места отдыха, приёма пищи и т.п.;
• Доступ к устройствам (ПК, телефон, оргтехника) и ресурсам компании (канцелярия, вода-чай-кофе и другие), правила работы с техникой;
• Организационно-бытовые вопросы: получение пропуска в офис и ключа от кабинета, место для личных вещей;
• Правила оформления рабочего места и уход за ним — например, в банках предъявляют жёсткие требования к внешнему виду рабочих мест, так как они представляют собой также и зону взаимодействия с клиентом.

Акклиматизация к условиям труда проходит в первый месяц работы, но график рабочего дня, нагрузок и командировок должен быть оговорен ещё на этапе собеседования — эти факторы часто становятся причиной отказа от дальнейшего сотрудничества.

По результатам глобального исследования компании Jabra, 59% опрошенных работников умственного труда отметили гибкий график как основной фактор при трудоустройстве. 65% респондентов предпочитают работать по собственному графику.

Согласно исследованию Работа.ру, график работы важен для 66% опрошенных россиян. Этот фактор по значимости идёт сразу после зарплатного вопроса.

Проявление заботы со стороны компании на этапе организационной адаптации убережет сотрудника от стресса, ощущения беспомощности и необходимости задавать коллегам большое количество вопросов.

Инструменты для онлайн-оценки кандидата: как выбрать наиболее подходящего сотрудника

Техническая адаптация: подключение к экосистеме организации

Новому члену команды потребуется:

• открытие доступов к корпоративным ресурсам (почте, системам учёта рабочего времени, планирования) и к ПО деятельности работника (CRM, кассовые программы и другие приложения для решения задач);
• инструктирование и обучение по работе с ПО;
• получение контактов технических специалистов и IT-поддержки.

Этап технической адаптации можно объединить с организационными процессами.

Социальная адаптация: работник изучает нормы поведения и общения, включается в систему взаимоотношений с коллегами

• атмосфера в коллективе, группы «по интересам»;
• стиль общения и нормы взаимодействия с руководителями, коллегами и подчинёнными;
• корпоративная конфиденциальность и этикет тем для обсуждения — например, что не нужно обсуждать с коллегами суммы сделок клиента или разглашать конфиденциальные данные компании или клиента, которые стали известны в процессе работы;
• значимые для компании торжества, правила празднования личных событий (день рождения, повышение и другое).

Задача компании — помочь новичку влиться в коллектив, предоставить общие вводные, информацию о смежных интересах и точках симпатии с другими членами коллектива. Также полезны рассылки с представлением нового сотрудника и проведение регулярных тимбилдингов.

Работа в дружелюбном коллективе и с коллегами по душе способствует максимально продуктивной работе. Согласно опросу 4Service Group, атмосфера в коллективе важна для 36% опрошенных россиян.

Этот этап ошибочно считается малозначительным. И зачастую специалист проходит социальную адаптацию в одиночку, что может стать причиной его ухода после испытательного срока. При отсутствии поддержки руководителя и команды сотрудник не будет чувствовать свою ценность для компании.

Профессиональная адаптация: знакомство с рабочими задачами, понимание своей роли в деятельности компании

Это самый значимый этап адаптации — новичок соприкасается с выполнением прямых обязанностей и осознаёт свою значимость в организационной структуре компании. Сотрудник изучает:

• должностные инструкции и стандарты работы: правила взаимодействия с клиентами, правила коммуникаций, предоставления услуг и другое;
• специфику выполнения рабочих задач: например, кассовую дисциплину, технологию приготовления кофе или алгоритм заправки автомобиля;
• информацию о продуктах, товарах, услугах компании;
• алгоритмы работы с жалобами, возражениями и сложными вопросами, поведение в чрезвычайных ситуациях;
• контакты ключевых лиц для внутреннего взаимодействия.

Задача этапа ― устранение пробелов в знаниях сотрудника и знакомство с правилами, по которым живёт компания.

Профессиональная адаптация сопровождается практическими заданиями с обратной связью — это поможет закрепить новые знания и внести необходимые коррективы в будущее поведение сотрудника.

31% участников опроса TalentTech, Нетологии и FL.ru рассказали, что им помогли бы адаптироваться объяснения, кто из коллег за что отвечает. Некоторые отметили, что пригодилась бы шпаргалка с информацией о коллегах, компании и принятом профессиональном сленге. А 18% опрошенных указали, что руководитель не мог найти время обсудить с ними цели и особенности рабочего процесса.

Интеграция в рабочие процессы: вливание в коллектив

Состоит из следующих этапов:

• передача наставнику — с инструкцией для наставника, в которой описаны его обязанности, реперные точки контроля, сроки предоставления обратной связи;
• выдача наставником практических заданий, исходя из плана задач для новичка;
• предоставление обратной связи по итогам выполнения задач;
• контроль действий нового сотрудника для их корректировки и исключения риска ошибок.

Это ключевой этап на пути к полноценному погружению новичка в работу и интеграцию в компанию, так как нацелен на формирование практического опыта жизни в команде.

Сбор обратной связи по итогам адаптации

Помогает сопоставить результаты онбординга с впечатлениями всех участников процесса:

• оценить настроение сотрудника, качество адаптации ― проводится HR-специалистом в формате анкетирования и интервью;
• составить чеклист от руководителя и наставника для оценки полученных знаний и навыков, индикаторов конструктивного и нежелательного поведения, вовлечённости новичка;
• проанализировать успешность обучения и заключение HR-специалиста на основании обратной связи от сотрудника, руководителя и наставника.

Этот этап важен для оценки настроений сотрудника и своевременной обработки возражений.

Обратная связь коллег помогает понять, справился ли новичок со своими обязанностями и стоит ли продолжать сотрудничество.

А конструктивная обратная связь сотрудника помогает HR-специалисту выявить зоны роста в процессе адаптации — например, несвоевременное предоставление заданий, отсутствие обратной связи руководителя по итогам выполнения задач, длительный процесс открытия доступов к техническим ресурсам компании.

Итак, мы увидели, что адаптация ― это объёмный разноуровневый процесс, на каждом этапе которого сотрудника должен сопровождать коллега, который поможет акклиматизироваться к новой среде и должности.

Для получения максимальной результативности онбординга следует закрепить ответственных. Это поможет оптимизировать время HR-специалиста или руководителя на работу с новым членом команды, что позволит не снижать показатели производительности компании в целом.

курс

HR-аналитика
и автоматизация

Узнать больше

• Научитесь опираться на точные данные, а не на предположения
• Сократите расходы за счёт эффективной настройки
  HR-процессов
• Узнаете, как увеличить эффективность и производительность сотрудников

Состав группы поддержки нового специалиста зависит от размера компании

Для определения коллег, ответственных за онбординг, поможет визуализация: с кем сотрудник взаимодействует при первом контакте, кто сопровождает его дальше.

По опыту 4Service Group, в компаниях со штатом до 50 человек без ущерба для бизнеса подбор и внедрение может провести непосредственный руководитель, так как объём информации невелик. В этом случае ввод нового сотрудника в должность и коллектив не затратит много временных и эмоциональных ресурсов.

Если в организации несколько кросс-функциональных команд и иерархия уровней управления, адаптация будет многоуровневой и это потребует большего количества вовлечённых персон. Сотрудник будет поэтапно перемещаться от рекрутера к специалисту по адаптации, а от него к руководителю, наставнику — и обратно.

Рекрутер после первых контактов исключается из общего процесса коммуникаций. Остальные участники вовлечены в процесс каждый по своему сценарию:

• HR-специалист отвечает за отлаженность организационных процессов, назначает обучение (см. выше разделы корпоративной и профессиональной адаптации), отслеживает, на каком этапе адаптации находится сотрудник, контролирует выполнение плана онбординга и вовлечённость участников;
• руководитель проводит собеседования, контролирует освоение знаний, оценивает результаты сотрудника, принимает решение о продолжении или прекращении сотрудничества;
• наставник сопровождает новичка при выполнении практических задач, предоставляет ответы на вопросы, контролирует действия нового сотрудника, отвечает за его готовность к самостоятельному исполнению служебных обязанностей.

Чтобы чётко разграничить зоны ответственности, лучше составить инструкцию и ряд чеклистов для всех ролей. Подходящие методы помогут эффективно вовлечь представителей компании для равномерного касания с сотрудником на каждом этапе.

Это трудоёмкий процесс, облегчить который помогут технические решения и инструменты автоматизации. С их помощью процесс внедряется единожды и циклично повторяется с минимальными затратами усилий.

Какие технические решения могут упростить процесс адаптации

Автоматизированные сервисы для сбора и аналитики отзывов сотрудников позволяют оценить репутацию работодателя. При наличии негативных комментариев привлечение специалистов по работе с отзывами поможет минимизировать их влияние.

Воронки подбора помогают упростить работу рекрутера. На них можно переложить оценку кандидата на входе, чеклисты оценки компетенций, автообзвон кандидатов для назначения интервью или предоставления обратной связи по итогам собеседования.

Чатбот берёт на себя роль персонального куратора участников процесса:

• отправляет приветственные рассылки, чеклисты для выполнения задач наставника, руководителя и сотрудника;
• собирает данные о сотруднике, например, дату рождения, интересы;
• отвечает на популярные вопросы;
• напоминает о сроках и встречах;
• интересуется настроением, отправляет опросы;
• информирует о результатах получения обратной связи.

Платформы для обучения и оценки персонала:

• автоматизируют и консолидируют тренинговые материалы по адаптации в едином канале;
• минимизируют затраты времени и усилий на обучение;
• предоставляют расписание обучающих мероприятий;
• отправляют напоминания о назначенных курсах и оценках;
• проводят тестирование знаний;
• назначают практические задания и напоминают наставнику о предоставлении обратной связи;
• отображают аналитику результативности обучения, успешности адаптации и активности нового сотрудника.

Резюмируем

Онбординг новых сотрудников ― важная составляющая в процессе управления персоналом. Эффективный менеджмент адаптации помогает новичкам быстро интегрироваться в организационную культуру, ценности и работу.

• позволяет избежать значительных затрат на поиск и обучение новых сотрудников;

• положительно влияет на внешний и внутренний имидж компании — в случае успешного онбординга сотрудник не только останется удовлетворен и не будет оставлять негативных отзывов, а будет готов рекомендовать компанию;
• помогает определить, принесёт ли новый сотрудник прибыль компании и как скоро.

Понимание задач адаптации поможет разработать чёткую стратегию привлечения кандидатов, удержать и повысить эффективность новичков с первых дней работы. А автоматизация сократит затраты времени, усилий и избавит от рутинных процессов.

Читать также

Исследование: россияне ценят в HR-менеджерах коммуникабельность и честность, а возраст не имеет значения

Советы от HR: как пройти собеседование для релокейта в заграничную компанию

Никаких чаек на рабочем месте. Как руководителю стать эффективнее

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Адаптация новых сотрудников: внедряем и экономим бюджет компании

Отсутствие адаптации в компании может привести к потерям. Новый работник почувствует себя ненужным и уволится. Компании придется нанимать новых работников, а это бьет по бюджету. В статье мы расскажем о способах построения онбординга в компании, которые сэкономят время и бюджет департаментов.

Адаптация новых сотрудников

Новая работа — стресс. Новичков терзают вопросы, связанные с рабочими обязанностями, коллегами, руководством. Период адаптации занимает от 1 до 4 месяцев. Все остальное время сотрудники беспокоятся по поводу работы. Работодателю важно, чтобы процесс был безболезненным. Некоторые компании делают пребординг (подготовка к выходу на новое место). Иногда работники не выдерживают и увольняются, не отработав и месяца. Работодатель начинает поиски заново и тратит деньги компании на найм. Успешная адаптация персонала поможет избежать таких неприятностей.

Зачем компаниям программы адаптации?

Причины, по которым компании внедряют и развивают адаптационные процесс: 1. Повышение трудоспособности. Работник адаптируется, начинает работать наряду со старенькими работниками и приносит пользу компании 2. Сокращение текучки. Новичок адаптируется, понимает, что в компании развита корпоративная культура, у него достойные условия работы, о нем заботятся, и вероятно задержится минимум на 3 года 3. Экономия времени непосредственного руководителя. Налаженный процесс помогает отделам лучше взаимодействовать друг с другом и погружать в рабочую атмосферу работника 4. Стресс уменьшается 5. Лояльность повышается Какие факторы могут повлиять на адаптацию: 1. Открытость компании к приходу новеньких 2. Размер компании. В маленьких компаниях процесс адаптации проходит быстрее и эффективнее 3. Корпоративная культура. Как она построена, есть ли готовая программа интеграции для новичков 4. Психологический климат в коллективе. При добрых коллегах новый сотрудник будет чувствовать себя лучше и быстрее начнет вникать в работу 5. Навыки управления. У непосредственного руководителя и у топ-менеджеров 6. Мотивация сотрудника. Новая работа для него просто очередной этап в жизни или он планирует долго работать в этой компании 7. Должность. Высокая должность, большая нагрузка, высокий уровень ответственности тормозят адаптацию 8. Личностные особенности сотрудника: коммуникативные навыки, эмоциональный интеллект, образование, квалификация 9. Соответствие навыков и компетенций должностным обязанностям

Виды адаптации

Адаптация может быть: Первичной — для сотрудников без трудового опыта Вторичной — для людей с опытом работы Но такое деление не может охватить все направления адаптации, поэтому выделяют еще семь видов: 1. Социальная адаптация — знакомство с атмосферой компании, интеграция, принятие норм и правил компании, взаимодействие с рабочей средой 2. Производственная адаптация — включение сотрудника в работу производства, изучение трудовых норм, знакомство с техническими нюансами компании: например изучение ПО 3. Профессиональная адаптация — приобретение новых знаний и умений, оценка перспектив роста, возможность обучения и повышения квалификации 4. Физиологическая адаптация — привыкание к графику работу и нагрузке 5. Психологическая адаптация — построение отношения с отделом и руководством, налаживание контакта в коллективе 6. Организационная адаптация — знакомство с структурой компании: кто чем занимается, какая иерархия. Новый сотрудник должен четко понимать, кто он в структуре 7. Экономическая адаптация — процесс привыкания к уровню зарплаты, премии дополнительных системам вознаграждения 3 подхода к адаптации: Оптический. Работодатель наблюдает за сотрудником, не давая ему помощи и поддержки. Зарплату, точный круг обязанностей и другие нюансы руководитель обсуждает после испытательного срока. Если сотрудник не нравится, его просто увольняют. Это неудачный подход, так как у работника может возникнуть ощущение беспомощности и ненужности Армейский. Сотруднику дают самые сложные и ответственные задачи в период испытательного срока. Процесс адаптации становится адом. Остаются на таком месте только самые целеустремленные сотрудники. Только потом они могут начать мстить или расслабиться. Такой подход тоже стоит применять Партнерский. Работодатель оказывает поддержку новичку. Прикрепляет наставника, отправляет на обучение, знакомит с отделами и помогает влиться в коллектив. Это эффективный подход, который стоит внедрить каждой компании Есть компании, в которых нет отдела адаптации персонала, но чтобы достичь целей компании, они развивают руководителей отдела, высшее руководство, менеджеров, чтобы те смогли с легкостью помочь новому сотруднику влиться в коллектив. Получается, что каждый сотрудник может быть наставником. Одна из компаний внедрила систему стартапов. Когда под каждый проект набирается группа сотрудников, и они работают над ним. Работника сразу погружают в стартап, когда один стартап закрывается, сразу открывают другой, где новичок опять же может адаптироваться, проявить себя и познакомиться со всеми коллегами. Хорошо, когда в компании нет системы штрафов, процентов для персонала. Как показывает практика, в таком бизнесе сотрудники работают эффективно на общие цели, а процент текучки очень низкий.

Этапы адаптации нового сотрудника

Для разработки плана адаптации, нужно мыслить как новый работник и вспомнить все свои страхи.

Ознакомление

Длится в течение испытательного срока, примерно 3 месяца. За это время работник знакомится с корпоративной культурой, атмосферой в коллективе, обязанностями. И делает выводы: совпадают ли его ценности и ожидания с тем, что предлагает работодатель. Работодатель наблюдает за новичком и оценивает его потенциал, опыт и профессиональные возможности. По итогам отдел кадров готовит документы либо для принятия сотрудника в штат либо на увольнение.

Приспособление

Второй этап длится от месяца до года. Длительность зависит от нагрузки, уровня ответственности, помощи руководителя и атмосферы в коллективе.

Ассимиляция

На этом этапе: 1. Работник принят в коллектив и осознает свое место в команде 2. Эффективность повышается 3. Работник научился разделять срочные и повседневные задачи Как же ускорить адаптацию нового сотрудника? В новичка еще до выхода на работу вложены время и деньги, поэтому работодатель часто форсирует процесс адаптации. Это можно делать, следуя инструкции. 1. Разработать план адаптации. Это документ для руководителя и HR, где расписаны мероприятия и программы, которые должен пройти новичок. В него нужно включить:

Вместе с изменениями в компании программа адаптации тоже изменяется. 2. Провести обучение. Оно может быть исключительно для новичка или для всех сотрудников: индивидуальное или групповое, в онлайн или оффлайн формате 3. Прикрепить наставника. Именно к этому человеку сотрудник сможет обращаться по всем вопросам 4. Наладить контакт с руководителем. Выделить время для обратной связи, пройтись по чек-листу оценки, позадавать вопросы. Руководитель должен сразу отметить и выяснить причины дезадаптации сотрудника. Ее можно отличить по следующим признакам:

5. Внедрить нового сотрудника в коллектив. Новичка нужно представить, рассказать отделу про его обязанности, а лучше всю эту информацию продублировать всем на почту. Можно устроить тимбилдинг. Может быть сотрудник отлично покажет себя в спортивных соревнования, на творческих мастер-классах. Новичок может не захотеть проявлять инициативу, но нужно дать ему такую возможность поучаствовать в жизни коллектива.

Резюмируем

Адаптация — это не обучение новой работе. Это процесс погружения в рабочую среду, коллектив, обстановку, изучение внутренней кухни организации.

Процесс адаптации можно сравнить с первым свиданием. Обе стороны присматриваются друг к другу. Найм специалистов — процесс кропотливый и затратный, поэтому работодатель заинтересован в эффективности и скорости нового сотрудника. Ему важно, чтобы адаптация прошла комфортно, ведь тогда работник будет приносить пользу.

В каждой компании это разный процесс. Некоторые работодатели сразу бросают новичка в процесс работы, а некоторые бережно относятся и помогают во всех вопросах.

Адаптация не равна испытательному сроку по длительности. Она может длиться дольше. Ускорить ее можно, если разработать четкий план, прикрепить наставника и дать возможность учиться.

Адаптация новых сотрудников в компании

Когда специалист переходит на новое место работы, он ожидает, что компания поможет ему приспособиться к новым условиям. Однако далеко не все организации разрабатывают планы для включения сотрудников в рабочий процесс и пускают новичков в свободное плавание. Рассказываем, что такое адаптация, как проводить ее в компании, какие инструменты подходят для этой задачи.

Маркетинг

E-commerce в России: анализ, ведущие игроки и потенциал на будущее

E-commerce в России: анализ, ведущие игроки и потенциал на будущее

Что такое адаптация сотрудников

Адаптация — это процесс приспособления нового сотрудника к работе в компании. Он происходит при знакомстве с членами команды, внутренним распорядком и должностными обязанностями.

В процессе адаптации специалист приобретает новые навыки, проходит обучение, привыкает к организации рабочих процессов и тонкостям внутренней кухни. В этом ему помогают HR-специалист, руководитель отдела и корпоративный тренер. В маленьких компаниях познакомить нового специалиста с его обязанностями может старший коллега, который работает в организации давно.

Главная задача адаптации — включить сотрудника в работу с минимальными затратами времени и усилий и отсутствием стресса.

Виды адаптации сотрудников

В зависимости от опыта новичка процесс адаптации персонала делят на два типа:

• первичный — человек устраивается на рабочее место сразу после вуза, приобретает первый опыт взаимодействия с коллективом;
• вторичный — работник уже имеет минимум одну запись в трудовой книжке и меняет команду, работодателя, должность или специализацию.

В зависимости от новых реалий, в которых сотрудник будет находиться, выделяют следующие виды адаптации:

• профессиональная — приобретение новых навыков и знаний, оценка собственных возможностей как специалиста;
• производственная — включение в новые условия труда, знакомство с оборудованием, изучение правил его эксплуатации и техники безопасности;
• социальная — принятие новой психологической роли;
• финансовая — приспособление к изменению уровня дохода, появлению дополнительных расходов (на дорогу до работы, питание);
• психофизиологическая — привыкание к новым условиям среды, например графику, режиму работы и отдыха, дресс-коду и другим нюансам.

Зачем помогать сотрудникам в адаптации

Адаптация — это естественный механизм человеческой психики, который происходит самостоятельно. Однако с грамотной помощью извне процесс проходит быстрее и менее болезненно.

Если у новичка есть грамотный наставник, снижается риск того, что специалист не выдержит непривычных условий и уволится сразу после окончания испытательного срока. Очередной уход не справившегося с обязанностями или растерявшегося нового сотрудника — это время, финансы и другие ресурсы компании, потраченные впустую.

Правильная адаптация в организации поможет повысить лояльность «свеженанятого» специалиста — он захочет расти карьерно и финансово и приносить максимум пользы.

Основные проблемы новых сотрудников

Почти все сотрудники испытывают на новом месте одни и те же проблемы. В первую очередь они страдают из-за психологического дискомфорта от требований даже очень лояльного руководства (просто за счет того, что они им в новинку), боятся проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички часто ощущают себя не на своем месте, из-за чего дистанцируются от коллег, а иногда даже задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока.

Среди наиболее частых проблем новых сотрудников можно выделить:

• недостаток навыков самоорганизации;
• слабый уровень адаптации к новой среде;
• стеснение при общении с коллегами и руководителями;
• отсутствие практических навыков или недостаточный уровень компетентности.

Затруднять процесс адаптации могут и субъективные переживания:

• неуверенность в собственных силах;
• боязнь допустить простую ошибку, показаться коллегам непрофессионалом;

• страх не понравиться руководству или другим сотрудникам, стать изгоем в коллективе;
• опасение потерять работу, грубо нарушить правила компании;
• нежелание сближаться с командой, эмоциональная отстраненность.

Что влияет на адаптацию нового сотрудника

То, насколько быстро новичок адаптируется к новым условиям, зависит от множества факторов. Ответственность за это в равной степени берут на себя компания и специалист.

С позиции компании на процесс адаптации влияют:

• масштабы организации и стандартизированность рабочих процессов;
• наличие корпоративной культуры, технологий интеграции новых сотрудников, программ обучения и наставничества;
• открытость команды к появлению в коллективе новых людей;
• заинтересованность руководства и других сотрудников в адаптации нового персонала;
• условия труда, график и комфорт на рабочем месте;
• качество микроклимата в команде;
• управленческие навыки руководителей среднего и высшего звена.

Факторы, которые влияют на адаптацию со стороны сотрудника:

• наличие опыта работы на похожих должностях и в аналогичных компаниях;
• готовность учиться (в том числе и на собственных ошибках);
• настрой человека на длительную работу в коллективе, желание стать частью команды;
• должность, обязанности, объем ответственности и задач на рабочем месте;
• соответствие знаний и навыков сотрудника занимаемой в компании должности;
• образование и уровень квалификации новичка;
• психологические качества — устойчивость к стрессу, эмоциональный интеллект, эмпатия;
• коммуникативные способности, открытость новому.

Кто отвечает за адаптацию сотрудников

Часто в компаниях нет четкого распределения, кто из специалистов несет ответственность за адаптацию сотрудников. Иногда никто из членов команды не берет на себя задачи по онбордингу. Тогда новички сами находят себе наставника в лице более опытного сотрудника, обучаются всему самостоятельно и при необходимости обращаются к нему за помощью.

Обычно с новым членом команды сначала взаимодействует рекрутер. После того, как новичок проходит отбор на должность, менеджер по подбору персонала передает сотрудника в руки других специалистов. Ими могут быть:

Подбирает обучение, отслеживает динамику адаптации сотрудника, отвечает за его психологический настрой, вовлеченность и мотивацию. Также специалист контролирует сроки и соответствие планам онбординга, составляет характеристики сотрудников по итогам процесса.
• Руководитель отдела или компании. Отвечает за приобретение новичком необходимых для работы знаний и навыков, принимает выполненные задачи, оценивает их качество, помогает исправить ошибки и воспитывает у специалиста самостоятельность.
• Наставник или тренер. Сопровождает нового члена команды в течение всего периода обучения, дает мотивацию и эмоциональную поддержку. Специалист помогает обрести необходимые навыки для работы, влиться в коллектив и найти общий язык с руководством.

Лучше подготовить четкие инструкции и чек-листы для адаптации новеньких в компании со списком ответственных лиц. Это поможет стандартизировать процесс онбординга и исключить из него лишних сотрудников.

Методы адаптации персонала

Каждая компания располагает собственными инструментами для ускорения адаптации. Они зависят от специфики должности новичка, нюансов корпоративной культуры и других особенностей. Однако можно выделить методы, которые подойдут большинству организаций. Они помогают сотрудникам оперативно влиться в работу и начать приносить пользу бизнесу — быстрее окупить затраты на поиск своей кандидатуры и содержание рабочего места.

Разработка планов адаптации

Компания может разработать свои документы и методические материалы с описанием всех этапов адаптации, которые сотрудники смогут использовать как инструкции. Они будут отражать ключевые положения онбординга, например:

• сценарий ознакомительной экскурсии по офису — расположение кабинетов, туалета, переговорной, места отдыха и столовой;
• внутренние правила и законы — график работы, совещаний и корпоративных мероприятий, особенности дресс-кода;
• порядок трудоустройства — подписание договора, длительность испытательного срока;
• коммуникации в коллективе — рабочие чаты и мессенджеры, доступ к корпоративной почте или CRM-системе.

Любую из CRM-систем можно интегрировать со Cквозной аналитикой Calltouch. Объедините нужные для анализа данные и контролируйте ключевые показатели в одном окне. Детальные отчеты помогут качественно анализировать маркетинг и продажи.

• Настройте передачу данных между нужными сервисами в 2 клика
• API и Webhooks

План по адаптации регулярно обновляют, корректируют с учетом изменений в организации, появления новых правил.

Обучение и тренинги для новичков

Быстро ввести сотрудников в курс дела помогут обучающие мероприятия — тренинги, семинары и практикумы. Они могут быть индивидуальными и групповыми, практическими и теоретическими.

Многие компании автоматизируют процесс обучения и разрабатывают онлайн-курсы, создают чат-ботов и обучающие рассылки для новых сотрудников. Например, вы можете записывать видеоуроки, оценивать уровень знаний работников с помощью специальных анкет и тестов.

Персональные и групповые наставники

Некоторые организации нанимают в команду специалистов, которые выступают в роли менторов для новичков, или назначают эту задачу кому-то из руководства. Наставники сопровождают новых сотрудников в течение всего периода обучения, оказывают в том числе и необходимую моральную поддержку, отвечают на все вопросы по рабочим обязанностям.

Коммуникация и знакомство с руководством

Важный этап системы адаптации персонала — личное знакомство новичка с руководителем и получение фидбэка от него. В одних компаниях сотрудник встречается с начальством сразу, как начинает работать, в других — только спустя время.

Выделите время и пригласите новичка на встречу с руководством, где он сможет задать вопросы и поделиться своими впечатлениями о работе. Дайте первую обратную связь и расскажите, что стоит улучшить в работе. Обязательно отметьте достижения. В дальнейшем такие встречи станут нормой для сотрудника. Он научится работать с замечаниями и взаимодействовать с вышестоящими членами команды без робости.

Внедрение специалиста в коллектив

Чтобы интегрировать сотрудника в коллектив, представьте его членам команды, расскажите специалисту про его обязанности и зону ответственности. Ключевые моменты лучше сообщать человеку в письменном виде, например по электронной почте. Это снизит риск того, что он упустит важные нюансы. Кроме того, если новый специалист что-то забудет, он всегда сможет вернуться к вашему сообщению.

Пригласите новичка на корпоративное мероприятие и покажите, как принято общаться в команде. Первое время сотрудник может отстраняться и проявлять минимум инициативы, но когда почувствует себя полноценным членом коллектива, включится в процесс.

Этапы адаптации сотрудников

Чаще всего адаптация персонала в организации проходит в три этапа: ознакомление, приспособление и ассимиляция. Людям требуется разное количество времени, чтобы дойти до третьего шага, но обычно это занимает не более 6–12 месяцев.

Ознакомление

Новичок только пришел в команду, проходит испытательный срок. Он изучает цели и задачи организации, ее структуру, внутренний распорядок и знакомится с коллегами. Он сравнивает свои ожидания с реальным положением дел в компании, а также принимает решение, стоит ли оставаться в ней работать на постоянной основе.

На стадии ознакомления новенький максимально показывает себя, а работодатель оценивает его личностные и профессиональные качества. Если человек показывает хорошие результаты и соответствует новой должности, ему предлагают постоянную работу. Если новичок не раскрывается во время испытательного срока, с ним расторгают договор.

Приспособление

Сотрудник уже разобрался в устройстве компании и теперь узнает ее в деталях. Все действия специалиста контролирует куратор — разбирает с ним ошибки, дает оценку работы.

Кроме того, на этом этапе новичок налаживает взаимоотношения с другими членам команды и руководством. Обычно стадия приспособления занимает 3–6 месяцев, в редких случаях — до 12 месяцев.

Ассимиляция

Специалист привыкает к месту работы. Он четко знает свои обязанности, осознает свою ценность для команды и минимально нуждается в сторонней помощи. У сотрудника достаточно знаний и навыков, чтобы самому обучать новичков.

Продукты Calltouch помогают оптимизировать работу команды. Например, Антифрод Calltouch выявляет и помечает специальным тегом сомнительные звонки, чтобы менеджеры не тратили ресурсы на обработку нецелевых обращений. С его помощью вы сможете контролировать работу рекламных подрядчиков, отключать ненадежные площадки и экономить маркетинговый бюджет.