Как отразить в трудовой книжке переименование организации

Нужно ли править кадровые документы при смене названия фирмы

В силу каких-то причин фирма может сменить свое название или переименовать структурное подразделение, или должность, которую занимает работник.

При таких изменениях, как правило, трудовые функции работникам фирма не меняет. Например, сотрудник трудился инженером в ООО «Вымпел», затем фирма сменила название, и он стал работать также инженером, но в ООО «Восход». Или другой пример. Сотрудник работал в АО «Прогресс» экономистом, а затем его должность переименовали, и она стала называться «финансовый менеджер». При этом трудовые функции у работника не изменились.

При смене названия фирмы документы по переводу сотрудника не оформляют. Ведь работник как трудился на своем посту в организации, так и трудится там. Однако внести записи о том, что фирма переименована, нужно. Во-первых, в трудовой книжке работника нужно сделать очередную запись в разделе «Сведения о работе» в графе 3, например с такой формулировкой: «Акционерное общество „Пегас” с 31 октября 2017 года переименовано в Акционерное общество „Прима”».

Во-вторых, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем нужно указать новое название фирмы. Соглашение оформляют от нового имени компании:

Запись в трудовой книжке и дата оформления дополнительного соглашения должны совпадать с датой свидетельства о внесении изменений в учредительные документы компании, чье название изменилось.

Если фирма заменила название структурного подразделения, отдела или должности, но при этом их функции не изменились, оформлять перевод сотрудников нет необходимости.

В такой ситуации, так же как и при смене названия фирмы, вносят соответствующие изменения в трудовую книжку работника и оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.

В трудовой книжке сотрудника в разделе «Сведения о работе» в графе 3 указывают, например: «Цех заготовки и обработки с 31 октября 2017 года переименован в цех предварительной сборки».

Как оформить изменение в трудовом договоре, покажет пример.

Если помимо изменений названий отделов, цехов, должностей и т. д. меняются и трудовые функции работников, то необходимо оформить их перевод.

Заполнение СЗВ-ТД при переименовании организации (до ЗУП 3.1.10.348 / 3.1.13.120)

Начиная с ЗУП 3.1.10.348 / 3.1.13.120 информация о переименовании организации вводится документом Регистрация трудовой деятельности .

Подробнее см. — ПРИМЕР ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

• Заполнение СЗВ-ТД в ЗУП 3 при переименовании организации
• Пример 1. Организация переименована вначале года и сотрудник уволен в январе 2020 г.
• Пример 2. Организация переименована вначале года и сотрудник уволен в январе 2020 г.

Заполнение СЗВ-ТД в ЗУП 3 при переименовании организации

При переименовании организации в новой форме СЗВ-ТД следует установить флажок Переименование организации :

Появятся дополнительные реквизиты, которые следует заполнить:

• В поле Сведения указывается, что «такая-то организация переименована в такую-то».
• В поле Наименование документа – название документа-основания о переименовании организации.
• Поле Дата переименования – фактическая дата переименования.
• Поля Дата документа , Номер документа , Серия документа – реквизиты документы-основания о переименовании.

По кнопке Заполнить автоматически подтянуться данные по сотрудникам с информацией о кадровых движениях по сотрудникам.

Рассмотрим на примере какие сведения по сотрудникам попадают в расшифровку по кадровым мероприятиям, если было переименование организации.

Пример 1. Организация переименована вначале года и сотрудник уволен в январе 2020 г.

01.04.2019 г. сотрудник Ромашкин Р.Р. был переведен на другое место работы. 01.01.2020 г. организация была переименована. 17.01.2020 г. работник уволен.

В СЗВ-ТД в расшифровку по кадровым мероприятиям включатся данные о переименовании организации без указания должности и подразделения сотрудника и с данными о документе-основании о переименовании.

Заполняются сведения об увольнении сотрудника 17.01.2020 г.:

Т.к. сведения на сотрудника представляются впервые в 2020 г., то необходимо в отчет включить сведения о кадровом состоянии работника на 1 января 2020 г. Т.е. следует показать последнее кадровое событие, произошедшее накануне 1 января 2020 г. В нашем примере это будет кадровый перевод 01.04.2019 г. на другое место работы с указанием реквизитов приказа:

Пример 2. Организация переименована вначале года и сотрудник уволен в январе 2020 г.

01.02.2018 г. сотрудник Астров принят на работу в должность Менеджера в Отдел сбыта готовой продукции по Приказу №2 от 01.02.2018 г. Данные в ЗУП 3 внесены на 01.01.2019 г. документом Начальная штатная расстановка ( Главное – Данные на начало эксплуатации — Начальная штатная расстановка ). По сотруднику в январе 2020 г. не было никаких кадровых мероприятий.

В СЗВ-ТД автоматически в расшифровку по кадровым мероприятиям включатся данные о переименовании организации без указания должности и подразделения сотрудника и с данными о документе-основании о переименовании:

Т.к. сведения на сотрудника представляются впервые в 2020 г., то необходимо в отчет включить сведения о кадровом состоянии работника на 1 января 2020 г. Т.е. следует показать последнее кадровое событие, произошедшее накануне 1 января 2020 г. В текущих версиях ЗУП 3, если данные внесены Начальной штатной расстановкой , то в СЗВ-ТД потребуется вручную добавить последнее кадровые мероприятие с указанием реквизитов приказа. В нашем примере это будет прием сотрудника на работу 01.02.2018 г.:

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Действия кадровика при переименовании организации

В процессе хозяйственной деятельности по различным причинам возникает необходимость изменить наименование юридического лица. После смены названия потребуется корректировка документации компании. Разберемся, как правильно внести запись о переименовании в кадровые документы.

Какие документы надо оформить кадровику при переименовании организации

Кадровику при изменении названия работодателя потребуется внести сведения о переименовании юридического лица в следующие документы:

• трудовые книжки, которые ведутся в бумажном виде;
• передать информацию о новом наименовании в Социальный фонд по форме ЕФС-1;
• личные карточки работников;
• оформить дополнительное соглашение к трудовым договорам.

Как сделать запись в трудовой книжке о переименовании организации

При ведении бумажных трудовых книжек внесение записи в ТК о переименовании работодателя производится в следующем порядке:

1. Графы 1 (порядковый номер) и 2 (дата) не заполняются.
2. Запись вносится в графу 3 «Сведения о работе». Укажите старое наименование организации, дату, с которой произошло наименование, и новое название.
3. В графе 4 укажите документ, на основании которого вносится запись об изменении названия (например, приказ работодателя).

Как сделать допсоглашение

Потребуется направить работникам уведомление о смене наименования работодателя и сообщить о необходимости заключить допсоглашение к трудовому договору. Как разъяснено специалистами Роструда на информационном портале Онлайнинспекция.рф, при большом количестве сотрудников допускается составить одно уведомление о переименовании работодателя, к которому приложить лист ознакомления с документом всех работников организации. При составлении допсоглашения придерживайтесь следующих правил:

1. Укажите разделы ТД, в которых фигурирует прежнее название работодателя и которые в связи с этим подлежат изменению (как правило, преамбула и раздел с реквизитами).
2. Укажите, что остальные условия ТД остаются неизменными.
3. Составьте допсоглашение в двух экземплярах, один из которых, после его подписания, передайте работнику.

к трудовому договору от 08.10.2015 № 48-ТД

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru-Плюс» (ООО «Clubtk.ru-Плюс»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Воронова Андрея Викторовича, действующего на основании Устава, с одной стороны,

и Клубтэкаева Клара Карповна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны,

вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 08.10.2015 № 48-ТД о нижеследующем:

1. В связи с переименованием Работодателя изменить в преамбуле трудового договора «Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» (ООО «Clubtk.ru»)» на «Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru-Плюс» (ООО «Clubtk.ru-Плюс»)».
2. Изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора «Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» (ООО «Clubtk.ru»)» на «Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru-Плюс» (ООО «Clubtk.ru-Плюс»)».
3. Иные условия трудового договора остаются неизменными.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как сменить наименование организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие нюансы учитывать при корректировке кадровых документов

При изменении наименования и корректировке кадровой документации следует учитывать следующие нюансы:

Переименование организации: образец записи в трудовой книжке

Вопрос со сменой названия организации порождает массу вопросов. Ведь приходится вносить поправки в уставные документы, изменять печать, сертификаты ЭЦП, корректировать множество других документов. Один из них – трудовая книжка каждого сотрудника. Разбираемся, как делать запись в трудовой книжке о переименовании организации. Образец такой – в конце статьи.

Зачем организации менять название

Статья 1473 ГК РФ предписывает в п. 3 каждой организации, работающей в России, иметь наименование. Это официальное название вносят в уставные документы.

Но иногда возникает необходимость в смене официального наименования предприятия. Вот наиболее частые основания для движения в сторону нового названия фирмы и внесения правок в устав:

• слияние двух и более предприятий воедино с образованием нового ЮЛ;
• выделение из предприятия дочерней структуры как нового ЮЛ;
• изменение формы собственности предприятия (к примеру, реорганизация ОАО/ПАО в ЗАО);
• желание владельца предприятия заменить название на более благозвучное.

Что бы ни служило причиной переименования, прежде всего, новое название должно быть закреплено путем внесения его в ЕГРЮЛ и устав компании. Только после этого новое наименование можно применять в качестве официального.

Отметим, что перемена названия – сложный и трудоемкий процесс, поскольку изменения должны быть внесены практически во все документы компании. Кадровые документы, в т. ч. и трудовая книжка также должны отражать факт смены названия.

На каком основании можно внести пометку в трудовую книжку

Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 № 69 требует от сотрудников кадровой службы внесения в неё полного наименования предприятия. В случае если компания имеет и сокращенное название, оно также должно быть внесено в книжку.

Поэтому после того, как предприятие прошло через процедуру смены официального наименования, в трудовой книжке каждого работника сотрудник отдела кадров должен указать специальной записью факт переименования и новое полное (а при необходимости – еще и сокращенное) название.

Инструкция требует, чтобы после каждой записи в трудовой книжке стояла ссылка на статью ТК РФ либо другой документ, который служит правовой базой для внесения данной записи. В случае с переименованием таким базовым документом выступает внутренний акт, где зафиксировано решение о переименовании. Это может быть:

• решение собрания акционеров;
• приказ совета директоров;
• другой документ сходного назначения.

Как вносить запись о переименовании в трудовую книжку

В отношении оформления данной записи действуют те же требования, что продиктованы Инструкцией относительно других записей:

• разборчивый почерк;
• чернила только синего, фиолетового или черного цвета;
• отсутствие зачеркиваний, помарок и штриховок (а также текстового корректора).

Вносят образец записи в трудовой книжке о переименование организации новой строкой после последней из имеющихся записей в 3-й графе. При этом графы с датой и номером (1-я и 2-я) не подлежат заполнению.

Содержание записи должно отражать суть произошедшего переименования.

Далее показан образец записи в трудовой книжке о переименование организации: