Как заполнить табель учета рабочего времени: как правильно его составить и оформить — инструкция по составлению и заполнению
Рассмотрим одну из операций, постоянно проводимых кадровиками и бухгалтерией. Разберемся, как правильно вести, заполнять и оформлять табель учета рабочего времени вручную. А также определим, для чего это требуется, какие бланки подойдут, что за реквизиты при этом потребуются, что за отметки проставлять и тому подобное.
Что это за документ и зачем он нужен
В него вписывается информация о том, сколько часов фактически протрудился каждый конкретный человек из всего персонала и какое количество неявок он совершил за отчетный период. Его наличие обязательно, согласно постановлению № 1 Госкомстата, принятому 05 января 2004 года.
Он полезен, так как помогает:
- объективно отражать степень занятости персонала;
- регистрировать опоздания, отгулы и прогулы и таким образом реагировать на нарушения и чутко контролировать процесс производства;
- получать точную статистику и на ее основании осуществлять аналитику.
Бухгалтер должен знать, как делать табель учета рабочего времени на зарплату, чтобы правильно начислять сотрудникам организации оклады, премии, компенсации. Кадровику это необходимо для отслеживания явок и обоснования наложенных штрафов, взысканий или других санкций.
Данный документ выдается сразу после увольнения (по запросу бывшего подчиненного), а также может быть затребован налоговой службой в процессе проверки.
Кто его заполняет
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.
В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Как правильно составить и вести табель учета рабочего времени за месяц
Действующее законодательство гласит, что делать это можно по одному из следующих методов:
- сплошной – регистрируются не только явки или прогулы, но и все изменения привычного графика;
- по отклонениям – фиксируются лишь отступы от стандартного режима труда, например, командировки.
Гораздо более применимым на практике является первый вариант, потому что здесь все автоматизировано почти полностью. Плюс, он позволяет корректнее суммировать потраченные часы из разных смен и видеть при этом потенциальные сверхурочные, что помогает более гибко корректировать дальнейший график персонала.
Существует ли какая-то унифицированная форма
Да, Госкомстат утвердил два вида табелей учета рабочего времени: Т-12 и Т-13. Хотя строго придерживаться именно их необязательно – если нужно, фирма вправе придумать и использовать свои, просто типовые удобнее, так как они хорошо знакомы и другим организациям.
Более востребованной является Т-13, потому что она представлена не только в бумажной, но и в электронной версии, поэтому ее можно интегрировать в карточно-пропускную систему и вносить данные о прогулах и опозданиях автоматически. Главное – отладить ПО, чтобы не возникало ошибок.
Т-12 интереснее бухгалтерам, так как позволяет отразить оклады, премии и прочие отчисления, но провести ее через ПК пока нельзя, и в этом ее сравнительный минус.
Чем еще отличаются формы
Сферами применения: как уже ясно из вышеописанного, Т-13 актуальна на предприятиях, где важно строго контролировать опоздания. А Т-12 подходит в тех случаях, когда нужно подробно описывать характер денежных расчетов с сотрудниками: для этого в ней даже предусмотрен специальный раздел под номером 2, который остается пустым отдельным отражением зарплат.
Пошаговая инструкция по составлению и заполнению табеля учета рабочего времени на бланке Т-13
Сразу важное уточнение: в качестве метода выбираем сплошной – в данном случае он удобнее и нагляднее.
Шаг первый: Наименование организации и ее структурной единицы
В самом верху следует указать название компании и то ее подразделение, специалист которого создавал документ, допустим, производственный цех или отдел маркетинга.
Шаг второй: ввод кода по ОКПО
Под данной аббревиатурой скрывается информация из Общероссийского классификатора компаний всех ОПФ, хранящаяся в базе Росстата. Внимание, вписывать ее необходимо строго в специальную шапку в правом верхнем углу как:
- 8 цифр – для официально зарегистрированных юрлиц;
- 10 – для ИП (индивидуальных предпринимателей).
Шаг третий: внесение номера и даты
Решая, как оформить табель учета рабочего времени, непременно учитывайте следующий момент: № ему присваивается строго по соблюдаемому на предприятии порядку, по состоянию на последний день текущего месяца, что обязательно и письменно отражается в предназначенных для этого полях – так, как показано ниже:
Шаг четвертый: выбор отчетного периода
Обычно это промежуток между началом и концом периода отчета (рассматриваемый нами документ является регулярным). В случае с нашим примером – с 01 по 30 июня.
Шаг пятый: ввод данных о сотруднике
Каждому вносимому в документ человеку присваивается отдельная строка. Он также получает индивидуальный номер, который впоследствии проходит через всю внутреннюю документацию, сохраняется в течение срока службы и не передается кому-то еще вплоть до увольнения (и даже в течение определенного срока после него).
Шаг шестой: информация о часах и явках
Проанализировав, как ведется табель учета рабочего времени, приходим к логичному выводу: эти сведения заполняются в сокращенном формате – чтобы не перегружать бланк. В общем случае приняты такие условные обозначения:
- Я – явка (если прогула нет, то в ячейке снизу необходимо указать то время, в ч, которое человек фактически трудился за смену);
- К – командировка;
- В – выходной, положенный согласно законодательству;
- ОТ – предусмотренный (очередной) отпуск.
Шаг седьмой: вычисление конечного количества дней/часов
Наиболее верная и точная калькуляция осуществляется в 2 этапа:
- сначала в пятой графе – за каждые полмесяца;
- после – в шестой, итог за отчетный период.
Шаг восьмой: внесение сведений, позволяющих определить суммы выплат
Заполнить табель учета рабочего времени работников следует строго подходящими для этого кодами – они устанавливают тип и размер денежной компенсации, предусмотренной за тот или иной объем решенных задач. Существует целый список данных идентификаторов – он есть в открытом доступе, это справочная информация. В бланке (ниже на скриншоте) взятые два популярных:
- 2000 – трудозатраты;
- 2012 – отпускные.
Эти средства списываются на корреспондирующий (специальный бухгалтерский) счет. Он может быть разным – отдельно для оклада, командировочных, отпускных – или общим, сразу для всего.
Главное, что для каждого типа оплаты в девятом столбце необходимо указать число часов или дней, потраченных человеком на труд (фактически). Вот в «красной» ячейке приведены явочные и командировочные, а в «зеленой» – отпускные.
Если в течение рассматриваемого периода ко всему персоналу применим какой-то один вид зарплаты, то соответствующий ему код разрешено приводить в верхней части бланка, а седьмую с восьмой графы допустимо оставлять при этом пустыми.
Шаг девятый: сведения о поводах и продолжительности неявок
Во взятом нами примере составления и оформления табеля учета рабочего времени сотрудник на протяжении 13 суток не являлся на предприятие, но 3 из них был в служебной поездке, а 10 – отдыхал. Информацию об этом следует внести в 10-12й столбцы – причем обязательно буквенным сокращением, объясняющим причину, и цифрой, говорящей о сроке пропуска, в днях или часах:
Шаг десятый: подписи каждого ответственного лица
Необходимо проставить их в конце календарного месяца. Если брать наш случай, это обязанность менеджера (как уполномоченного подчиненного), начальника отдела и специалиста по кадрам. При отсутствии реквизитов хотя бы кого-то из них документ не может считаться действительным.
Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция
- Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № п\п бланка и дату его составления.
- Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
- В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
- В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
- В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
- В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
- В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.
Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.
Отметки об отпуске
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
- верного типа;
- должной продолжительности;
- подходящего метода (подряд или по отклонениям).
Они записываются следующими сокращениями:
Учебный (зарплата сохраняется)
Учебный (зарплата не сохраняется)
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства)
Уход за младенцем до 3 лет
Доп. (не оплачивается)
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый)
Прочие обозначения
Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:
Появление в праздник, в выходной (или приравненный к нему из-за карантина) день
Командировки, профессиональные курсы
Обучение без отрыва от производства
Учеба в ином населенном пункте, с прекращением труда
Отсутствие на месте
Прогул, но вынужденный, из-за неправомерного отстранения
Режим неполной смены
Неявка по уважительной причине (государственные или общественные обязанности)
Выходные или праздники
Причина не выяснена
Доп. выходной (оплачивается)
Доп. выходной (не оплачивается)
Простой, спровоцированный начальством
Простой, спровоцированный сотрудником
Простой в силу ни от кого не зависящих обстоятельств (велика вероятность, что в будущем его придется отрабатывать)
Отстранение с сохранением ЗП
Приостановка труда, вызванная задержками в ЗП
Цифровые коды оплаты труда
Стандартные отчисления (оклад, премиальная часть)
Деньги, предусмотренные ГПД
Выплаты по больничному
особие в связи с больничным
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Как правильно составлять табель учета рабочего времени на зарплату: образец заполнения Т-13 в 2021 году
Бланк обладает следующими реквизитами:
Вносить информацию необходимо строго по порядку, по описанной выше схеме.
Как правильно заполнять и считать табель рабочего времени: образец Т-12 в текущем году
По сравнению с предыдущей эта форма обладает сразу несколькими отличиями:
Это обуславливает немного другой алгоритм внесения отметок в соответствующие графы, но он тоже был весьма подробно рассмотрен выше.
Дата, подписи
Ответственный за создание документа сотрудник обязан указать, какую должность он занимает, а также расписаться, причем с расшифровкой, после чего передать деловую бумагу на рассмотрение начальнику своего структурного подразделения или, если его нет, непосредственно директору компании. Последний должен рассмотреть ее и при отсутствии ошибок утвердить, проставив аналогичные, но уже свои реквизиты.
Что делать после
Разберемся, как работать с табелем учета рабочего времени. Его следует распечатать, провести по всем заверяющим лицам, а потом начислить на его основании оклад или премию. Затем, когда документ будет уже не нужен, его необходимо сдать в архив и бережно хранить в течение 5 лет, чтобы была возможность предъявить его налоговой или увольняющемуся сотруднику.
Как устранить ошибки
Форма Т-13 удобна тем, что создается автоматически, из уже существующих в базе данных, поэтому при нормально настроенном ПО вся информация должна подставляться верно. Хотя для руководителя структурного подразделения это не повод расслабляться – перед подписью все равно лучше проверить.
Но даже если вы точно знаете, как делается и оформляется табель учета рабочего времени по форме Т-12, при заполнении вручную вы не застрахованы от описок и неточностей, допущенных по невнимательности. Если вы их обнаружили еще до визирования, это вообще не проблема – распечатку можно просто переделать. Если позже, придется создавать корректирующий документ, указывать в нем правильные данные и присваивать ему номер, следующий за неверным первичным. В качестве приложения к нему требуется служебная записка с подробным изложением причины внесения изменений и уточняющие бумаги, допустим, копия больничного листа, если исправляется прогул.
В противном случае любой недочет, обнаруженный в ходе налоговой проверки, грозит повлечь за собой штраф в размере 30-50 тысяч рублей (для юрлиц), а если ситуация повторится, то наложат еще более строгие санкции.
Мы подробно рассмотрели, как оформлять и заполнять табель учета рабочего времени для ИП и организаций, вручную внося соответствующие отметки. А программы, необходимые для автоматизации бизнес-процессов, а также ведения бухгалтерии, вы легко найдете в каталоге «Клеверенс»– обращайтесь для выгодного заказа надежного, функционального, удобного в освоении ПО.
Как вести Табель учета рабочего времени в 2023 году?
Обязанность вести табель учета рабочего времени установлена статьей 91 ТК РФ. В табеле учитывается время, отработанное работниками. Бухгалтерии этот документ нужен, чтобы обосновать правильно начисленную зарплату и компенсации.
Табель учета рабочего времени составляют ежемесячно. Срок хранения табеля учета рабочего времени составляет не менее 5 лет. На предприятиях с вредным и опасным производством срок хранения составляет 75 лет – это связано с тем, что данные могут понадобится для расчета льготного стажа при выходе на пенсию.
Что изменили в 2023 году и влияет ли это на табель?
С 2023 года изменения внесены в статьи 223 и 226 НК РФ. Все изменения касаются только НДФЛ и никак не затрагивают учет рабочего времени и порядок расчета заработной платы. Причем, в части НДФЛ изменился не порядок расчета налога, а только расчетный период, за который платится налог в бюджет, сроки его уплаты и появилась обязанность удерживать НДФЛ дважды: с аванса и итоговой выплаты зарплаты за месяц.
Итак, по НДФЛ с 1 января 2023 года изменился:
- расчетный период,
- дата признания дохода,
- сроки уплаты налога.
Расчетным периодом считается не месяц, как было раньше, а период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца.
- НДФЛ платим 28 числа каждого месяца и в оплату попадает налог, начисленный с зарплаты, выплаченной в период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего.
- На каждую дату выплаты считаем и удерживаем НДФЛ с зарплаты: и с аванса, и с итогового расчета за месяц.
- Заработную плату в 2023 году, рассчитываем как обычно, два раза в месяц за первую половину месяца и за вторую.
Изменений, которые повлияли бы на периодичность составления Табеля учета рабочего времени не было.
Большая часть бухгалтеров рассчитывают аванс по фактически отработанному времени. И они уже давно составляют табель дважды в месяц.
Но, есть и те, кто платит аванс в процентах от оклада или фиксированной суммой. В таком случае, как правило, табель составляют один раз в месяц. С 1 января 2023 года не было изменений, которые запрещали бы платить аванс в твердой сумме или процентом от оклада. Хотя в ТК РФ и установлена обязанность платить заработную плату за первую половину месяца с учетом фактически отработанного времени. Эта норма введена 20 лет тому назад (с 1 февраля 2002 года). В этом плане ничего с 1 января 2023 года не изменилось.
Если бухгалтерия решит с 2023 года перейти на выплату аванса по фактически отработанному времени, как того и требует ТК РФ, нужно начать формировать табель два раза в месяц. Но, это не из-за того, что произошли изменения в законодательстве. Просто рассчитать аванс по фактически отработанному времени без Табеля проблематично.
Табель учета рабочего времени, как и раньше, нужно составлять ежемесячно с первого по последнее число месяца. Но, вы если вы считаете аванс расчетным путем, за фактически отработанное время, вам нужно составлять табель 2 раза в месяц. Один раз в месяц — устроит только бухгалтерию, которая платит аванс в фиксированной сумме.
Формы табеля учета рабочего времени
Госкомстатом утверждены две формы табеля: № Т-12 и № Т-13. Их можно вести в ручном режиме или заполнять на компьютере.
Обычно форма Т-13 применяется в учреждениях и компаниях, где установлен автоматический турникет для прохода на территорию.
Форма Т-12 считается универсальной, она содержит дополнительный раздел 2, где должны быть отражены расчеты с работниками по оплате труда. Но, поскольку почти все компании ведут учет по расчетам с персоналом с бухпрограмме, этот раздел 2 остается пустым.
Коды для учета в табеле периода нахождения на работе
| Я (01) | работа в дневное время |
| Н (02) | работа в ночное время |
| РВ (03) | работа в выходные и праздники |
| С (04) | сверхурочная работа |
| ВМ (05) | работа вахтовым методом |
| К (06) | командировка |
| ПК (07) | работник на курсах повышения квалификации |
| ПМ (08) | работник на курсах повышения квалификации в другой местности |
| УВ (12) | на обучении без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
| ЛЧ (21) | сокращенный рабочий день по законодательству, например, для несовершеннолетних, инвалидов I или II группы |
| НС (25) | если компания по своей инициативе ввела режим неполного рабочего времени |
Коды для учета в табеле рабочего времени отпусков
Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:
| ОТ (09) | очередной оплачиваемый отпуск |
| ОД (10) | дополнительный оплачиваемый |
| У (11) | учебный ртпуск с сохранением ЗП |
| УВ (12) | учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
| УД (13) | учебный без сохранения ЗП |
| Р (14) | отпуск по беременности и родам |
| ОЖ (15) | отпуск по уходу за ребенком до 3 лет |
| ДО (16) | отпуск за свой счет |
| ОЗ (17) | отпуск без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
| ДБ | Дополнительный без сохранения ЗП |
Коды для учета в табеле рабочего времени периодов отсутствия на рабочем месте
| В (26) | выходные и праздничные нерабочие дни |
| Б (19) | больничный с выплатой пособия |
| Т (20) | больничный без выплаты пособия |
| ПВ (22) | вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
| Г (23) | неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
| ПР (24) | прогул без уважительных причин |
| ОВ (27) | дополнительный оплачиваемый выходной |
| НВ (28) | дополнительный неоплачиваемый выходной |
| ЗБ (29) | забастовка |
| НН (30) | невыясненная причина неявки |
| РП (31) | простой по вине работодателя |
| НП (32) | простой по не зависящим ни от кого причинам |
| ВП (33) | простой по вине работника |
| НО (34) | отстранение от работы (оплачиваемое) |
| НБ (35) | отстранение без сохранения ЗП |
| НЗ (36) | приостановка работы при задержке |
| НОД код рекомендован | нерабочие оплачиваемые дни либо «ОН» – оплачиваемый нерабочий день |
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как правильно считать часы в табеле рабочего времени
По графику сотрудник выйдет на работу в ночь на 1 января, праздничный день. Продолжительность его смены 8 часов – с 00.00 до 08.00. Как отразить работу сотрудника в табеле учета рабочего времени?
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для этого можно использовать унифицированную форму табеля, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы № Т-12 и Т-13), или форму, самостоятельно разработанную и утвержденную работодателем (ч. 2 и ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Табель, который ведется по унифицированным формам № Т-12 или Т-13, заполняется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее – Указания).
В соответствии с Указаниями продолжительность работы сотрудника в конкретный день указывается в табеле учета рабочего времени в часах и минутах, то есть нужно указывать фактическое количество часов и минут, отработанных сотрудником.
Промежуток с 22 часов до 6 часов считается ночным временем (ч. 1 ст. 96 ТК РФ). Таким образом, выйдя на работу в 00.00 часов и проработав до 08.00, сотрудник отработает часть смены в праздничный день в ночное время (с 00.00 до 06.00), а другую часть – в дневное время в праздничный день (с 06.00 до 08.00).
Из Указаний следует, что работа в дневное время обозначается в табеле буквенным кодом «Я» либо цифровым «01», работа в ночное время – буквенным кодом «Н» или цифровым кодом «02», а продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни – буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03». В нижней строке проставляется количество отработанных работником часов и минут. Для отражения в табеле дневной или ночной работы в выходные и праздничные дни специальных обозначений не предусмотрено. Фактически работник отработал 6 часов в ночную смену и 2 часа в дневную смену.
Таким образом, в табеле рабочего времени необходимо отметить:
- работу сотрудника в ночное время (с 00.00 до 06.00) – кодом «Н» или «02»;
- работу сотрудника в дневное время (с 06.00 до 08.00) – кодом «РВ» или «03» (если этот день является для него выходным днем по графику работы) либо кодом «Я» или «01» (если этот день для него рабочий по графику работы).
Поскольку работа в дневную и ночную смену была в рамках одной смены, отметки следует проставлять в одном поле, например, через знак дроби: в верхнем поле указать отметку о явке работника, а в нижнем фактически отработанное им время.
Сделать это можно, например, так (если 1 января является рабочим днем по графику сотрудника):
Табельный учет на примерах
Кейс №1. Общая схема учета времени и использования отчета «Табель»
Существует плановое и фактически отработанное время сотрудника. В программе эти виды времени учитываются с помощью разных объектов:
Плановое время учитывается с помощью:
- Графиков работы сотрудников , которые составляются на год вперед.
- Документа Индивидуальный график , который используется, если требуется внести какие-то изменения в график работы сотрудника на месяц (другой период). По нему определятся норма времени за месяц.
Фактическое время работы может регистрироваться:
- «Методом отклонений» — когда вносятся только документы, регистрирующие отклонения от графика сотрудника ( Больничный , Отпуск , Командировка и т.д.). В этом случае на основе внесенных отклонений определяется отработанное время сотрудником.
- Документом Табель . Этот документ в программе следует использовать только в том случае, если никаким другим способом нельзя учесть фактически отработанное сотрудником время. Во всех остальных случаях необходимо учитывать время «методом отклонений» и использовать отчет Табель .
- Документом Данные для расчета зарплаты . Внешний вид этого документа настраивается в Шаблоне ввода исходный данных . Это своего рода замена документа Табель . Этим документом можно учитывать время сводно. Но в текущих версиях 1С:ЗУП (3.1.4) сводный учет времени нельзя рекомендовать в случае появления у сотрудника неявки из-за наличия ошибки в программе.
Например, сотруднику Аспарагусову В.А. назначен сменный график работы и в январе 2017 г. отклонений от графика у сотрудника не было.
Необходимо составить табель учета рабочего времени для сотрудника.
В этом случае пользователь с правами Кадровика может составить отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) до того, как будет рассчитана заработная плата. То есть отработанное сотрудником время можно будет увидеть, не внося документа Табель :
По умолчанию отчет Табель размещается в разделе Зарплата . При необходимости пользователь с правами Администратора может настроить размещение этого отчета в разделе Кадры :
Кейс №2. Отражение отклонений в отчете «Табель»
Сотруднику Аспарагусову В.А. назначен сменный график работы и в феврале 2017 г. у сотрудника есть отклонения: болезнь, подтвержденная «больничным» листком, а также отпуск.
Необходимо определить отработанное сотрудником время и составить табель учета рабочего времени.
Рассмотрим схему регистрации времени неявок пользователями с правами Кадровика и Расчетчика :
Когда пользователь с правами Кадровика проводит документ неявки (это может быть Больничный лист , Отпуск , Командировка и т.д.), то эта информация сразу же отражается в отчете Табель . В нашем примере проводится документ Больничный лист и Отпуск . После этого информация о неявках отражается в отчете Табель :
Утверждение и проведение документа неявки Расчетчиком нужно для того, чтобы рассчиталась оплата за дни неявок (там, где это необходимо) и период неявки повлиял на расчет зарплаты (т.е. чтобы сработало вытеснение).
Кейс №3. Отражение работы в выходные праздничные в отчете «Табель»
Сотрудник Астров И.И. работает по графику пятидневки. 05 марта 2017 г. сотрудник в свой выходной выходит на работу по приказу руководителя.
Необходимо составить табель учета рабочего времени для сотрудника.
Рассмотрим, как отражается в отчете Табель время сверхнормативной работы, которое регистрируется документами Работа в выходные и праздники и Работа сверхурочно .
После проведения этих документов пользователем с правами только Кадровика , время еще не попадает в отчет Табель . Данные об отработанном сверх нормы времени появятся в табеле только тогда, когда документ Работа в выходные и праздники или Работа сверхурочно будет утвержден Табельщиком или Расчетчиком . Отметим, что права Табельщика могут быть назначены также пользователю с правами кадровика, в этом случае кадровик сможет сразу и ввести и утвердить эти документы.
В нашем примере пользователь с правами Кадровика оформляет документ Работа в выходные и праздники . В этом случае у пользователя нет возможности установить флажок Время учтено :
Поэтому время работы в выходной и не отражается сразу в отчете Табель .
Данный флажок доступен пользователю с правами Расчетчика или Табельщика . После установки этого флажка 05 марта в отчете Табель обозначается как РВ , а при расчете зарплаты производится начисление за работу в выходной:
Кейс №4. Использование документа «Индивидуальный график»
На апрель 2017 г. у сотрудника Аспарагусова В.А. меняется сменный график работы: сотрудник подменяет другого работника на часть смены 05 апреля, а в другой день — 08 апреля ему дают выходной. Об изменениях графика известно в начале месяца. При этом норма за месяц (154 часа) не меняется.
Необходимо учесть отработанное сотрудником время и составить табель учета рабочего времени.
В данном случае можно использовать документ Индивидуальный график ( Заплата – Учет времени – Индивидуальный график ), который заменит собой обычный график работы сотрудника на указанный месяц.
Пользователю с правами Кадровика документ Индивидуальный график недоступен. Его может вносить пользователь с правами Табельщика или Расчетчика . Другой вариант – это расширить права Кадровика .
В нашем примере мы расширим права пользователя с правами Кадровика . Для этого в разделе Администрирование – Настройка пользователей и прав выберем Кадровика и включим его в группу доступа Табельщики :
После этого у пользователя с правами Кадровика появляется дополнительный раздел в интерфейсе — Зарплата , где можно внести документ Индивидуальный график .
Указываем 05 апреля вместо выходного смену, а 08 апреля (в смену) – переносим выходной. При этом норма времени за месяц (154 часа) не меняется. При формировании отчета Табель данные попадают из документа Индивидуальный график :
Так как стал доступен раздел Зарплата , то отчет Табель можно формировать, выбрав в этом разделе Отчеты по зарплате .
Кейс №5. Использование документа «Табель»
В мае 2017 г. сотрудник Аспарагусов В.А. выходил не в свою смену 11 мая (Явка – 13 часов, Ночные – 2 часа), подменяя других сотрудников. Также ему были предоставлены 2 выходных дня (14 и 22 мая), вместо его смен. Об этих изменениях стало известно после окончания месяца. Также в течение месяца сотрудник болел.
Необходимо учесть отработанное сотрудником время и составить табель учета рабочего времени.
Так как фактическое время работы не соответствует плановому и изменения нельзя отразить только документами неявок, то в этом случае необходимо будет внести документ Табель ( Зарплата – Учет времени – Табель ). Прежде чем его заполнять потребуется оформить все оплачиваемые неявки с помощью соответствующих документов ( Больничный лист , Отпуск , Командировка и т.д.), чтобы рассчиталась оплата за эти дни. И только после этого вносить документ Табель .
В нашем примере вначале следует оформить документ Больничный лист , а затем создать документ Табель . Дни болезни автоматически будут обозначены буквой « Б », останется только внести фактически отработанное время сотрудником (исправить выходные на рабочие и дни): 11 мая – смена (Явка — 13, Ночные – 2), 14 и 22 мая – выходные.
При попытке провести документ Табель будет выдано сообщение о том, что фактическое время не соответствует плановому:
Для того чтобы стало возможным проведение документа Табель , пользователь с правами Администратора в разделе Настройка – Расчет зарплаты должен снять флажок Проверять соответствие фактического времени плановому :
Документом Табель следует пользоваться в крайнем случае, когда нет возможности отразить фактический график работы сотрудника методом отклонений. Документ Табель создает дополнительную нагрузку на систему, так как при начислении зарплаты для сотрудников, на которых введен табель, формируются дополнительные записи в регистре сведений Графика работы по видам времени по каждому виду времени на каждый день.
Кейс №6. Использование документа «Табель» при использовании особых условий труда
- класс условий по результатам спец.оценки – Подкласс 3.3 класса условий труда «вредный»;
- код позиции списка – 1110400а-19906;
- надбавка за вредность – 6%.
При работе сотрудников во вредных условиях труда можно использовать механизм особых условий труда. Этот механизм применяется, если в течение рабочего дня сотрудник может работать в разных условиях труда или условия труда сотрудника могут изменяться без изменения должности сотрудника.
Для подключения этой возможности в учетной политике организации следует установить флажок Использовать особые условия труда :
Появляется специальный справочник Условия труда ( Настройка – Предприятие – Условия труда ), где можно внести настройки по условиям. В нашем примере создаем новый элемент Горячий цех, где заполняем данные в соответствии с условиями задачи:
При работе механизма условий труда регистрировать работу сотрудника в тех или иных условиях можно только с помощью документа Табель . При этом внешний вид документа Табель изменяется:
Надпись «Условия труда не заданы» означает, что сотрудник работает в условиях, на которые он был принят.
Для того, чтобы зарегистрировать, что сотрудник работал в один день в разных условиях труда, следует щелкнуть по нужной дате и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных условиях и в таблицу Данные о времени внести информацию об условиях и часах работы:
Для того, чтобы зафиксировать работу целый день (16 июня) в других условиях (Горячем цеху), следует щелкнуть мышкой по дате и в открывшейся форме в поле внести новые условия труда – Горячий цех с в полях С и По указать дату работ:
В итоге в документе Табель дни работы в условиях, отличных от обычных, будут выделяться другим обозначением (в нашем примере буквами «ГЦ»):
Документ Начисление зарплаты и взносов также меняет свой вид — в нем появляется дополнительная колонка Терр., условия труда . Расчет начислений работ в разных условиях происходит пропорционально отработанному времени. И по каждой базе начисления рассчитывается свой процент Надбавки за вредные условия труда. Расшифровку расчетов можно получить, щелкнув по колонке Терр., условия труда .
- 15 (часы работы в Горячем цеху) * 200 (часовой тариф) = 3 000 руб.
- 153 (часы работы в Цеху №1) * 200 = 30 600 руб.
- 3 000 (доход от работы в Горячем цеху) * 6% = 180 руб.
- 30 600 (доход от работы в Цеху №1) * 4% = 1 224 руб.
Кейс №7. Использование документа «Табель» при использовании обособленных территорий
- на территории по умолчанию: 2 часа Явки, 2 часа Ночных;
- на Удаленном складе №2 – 11 часов Явки.
Так как сотрудник по условиям задачи может работать целый или часть дня на разных территориях и при этом организация не планирует на это время менять ему подразделение, то в этом случае удобно использовать механизм обособленных территорий.
Для его подключения следует в учетной политике организации установить флажок Использовать обособленные территории :
После этого в программе появляется справочник Территории ( Настройка – Предприятие – Территории ). Территории – это независимая классификация, которая появилась в дополнение к справочнику Подразделения . Для каждой территории можно указать свои регистрационный данные и/или особые территориальные условия. Данный справочник настраивается для каждой организации отдельно.
В нашем примере создается новый элемент — Склад удаленный №2, в котором указываются регистрационные данные:
При использовании механизма территорий перемещение между территориями может осуществлять с помощью:
- документа Кадровый перевод ;
- специального документа — Перемещение между территориями ;
- документа Табель , который незаменим в том случае, если сотрудник работает на разных территориях в течение одного дня.
Вид документа Табель при включении настройки учета по обособленным территориям меняется:
Надпись «Территории не заданы» означает работу сотрудника на своем рабочем месте.
Для того, чтобы зарегистрировать, что сотрудник работал в один день на разных территориях, следует щелкнуть по нужной дате и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных территориях и в таблицу Данные о времени внести информацию о работе на разных территориях. Так будут заполнены данные на 08 июля:
Для того, чтобы зафиксировать работу целый день (13 июля) на другой территории, следует щелкнуть мышкой по дате и в открывшейся форме в поле внести новые условия труда – Склад удаленный №2 и в реквизитах С и По указать день работы:
В итоге в документе Табель дни работы на разных территориях будут выделяться другим обозначением (в нашем примере буквами «С2»):
Документ Начисление зарплаты и взносов также меняет свой вид — в нем появляется дополнительная колонка Терр., условия труда . Расчет начислений за работы на разных территориях происходит пропорционально отработанному времени. Расшифровку расчетов можно получить, щелкнув по колонке Терр., условия труда .
- 20 000 (оклад) / 161 (норма за месяц) * 18 (часы работы на Удаленном складе №2) = 2 236,02 руб.
- 20 000 (оклад) / 161 (норма за месяц) * 143 (часы работы на территории по умолчанию) * 200 = 17 763,98 руб.
- 121,642 (стоимость часа для оплаты ночных) * 5 (ночные часы на Удаленном складе №2) * 20% (процент доплаты за ночные часы) = 121,64 руб.
- 121,642 (стоимость часа для оплаты ночных) * 49 (ночные часы на территории по умолчанию) * 20% (процент доплаты за ночные часы) = 1 192,09 руб.
Кейс №8. Регистрация времени с помощью документа «Данные для расчета зарплаты» (по дням)
Водитель Гвоздикин Ю.В. в августе 2017 г. работает на линии и на ремонте. Стоимость часа на линии составляет 200 руб., на ремонте – 100 руб. Данные по работе на линии и на ремонте вносят разные сотрудники: начальник транспортного цеха и начальник ремонтного цеха. Учет ведется по дням.
В августе сотрудник предоставляет больничных лист.
Необходимо учесть время работы сотрудника на линии и на ремонте.
Своего рода заменой документа Табель может служить регистрация времени работы с помощью документа Данные для расчета зарплаты , параметры которого настраиваются в Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени .
В разделе Настройка – Шаблоны ввода исходных данных создадим шаблон для видов времени – работа на линии и работа на ремонте. На вкладке Виды времени установим соответствующие флажки: Работа на ремонте и Работа на линии и переключатель Время вводится установим в положение Одним документом на весь месяц :
В разделе Зарплата – Данные для расчета зарплаты создаем документ Ввод времени работы на линии и ремонте (по дням) . Каждый пользователь заполняет свою строку.
Вид документа похож на Табель . Заполняем его:
По условиям нашей задачи регистрируем в базе Больничный лист сотрудника. Он введен для того, чтобы проверить как программа отрабатывает, когда введены одновременно документы неявки и Данные для расчета зарплаты .
Оплата работы на линии составит:
- 60 (часы работы на линии) * 200 (стоимость часа работы на линии) = 12 000 руб.
Оплата работы на ремонте равна:
- 12 (часы работы на ремонте) * 100 (стоимость часа работы на ремонте) = 1 200 руб.
При вводе информации о времени работы по дням через документ Данные для расчета зарплаты и появлении неявки, учет времени и расчета оплаты производится корректно.
Кейс №9. Регистрация времени сводно и проблемы в расчетах при появлении неявок
Водитель Гвоздикин Ю.В. в августе 2017 г. работает на линии и на ремонте. Учет времени в организации ведется сводно.
Необходимо учесть время работы сотрудника на линии и на ремонте сводно.
Для того, чтобы в документе Данные для расчета зарплаты регистрировать время сводно, следует в Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени после указания регистрируемых видов времени (в нашем случае — Работа на линии и Работа на ремонте), установить флажок В целом за период :
В журнале Данные для расчета зарплаты следует внести документ по Шаблону , в котором время указать по дням и часам сводно:
Если у сотрудника нет никаких неявок или есть неявки, которые начинаются с первых чисел месяца или заканчиваются последними числами месяца, то в этом случае в документе Начисление зарплаты и взносов время и расчет корректны. Если эти условия не выполняются, то отработанное время удваивается.
Из-за этой ошибки в текущих релизах 1С:ЗУП 3 (3.1.4) не рекомендуется вести учет времени сводно.
Кейс №10. Регистрация времени сводно при работе в выходные и праздники и проблемы в расчетах при появлении неявок
Сотрудник Астров И.И. с оплатой по окладу, работающий по пятидневке, выходит на работу в свой выходной день – 12 августа 2017 г. на 6 часов. Учет времени в организации ведется сводно.
Необходимо учесть время работы сотрудника сводно.
Для того, чтобы в документе Данные для расчета зарплаты регистрировать время сводно, следует в Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени после указания регистрируемых видов времени (в нашем случае – Явка), установить флажок В целом за период :
В журнале Данные для расчета зарплаты следует внести документ по Шаблону , в котором время указать по дням и часам сводно:
Документом Работа в выходные и праздники регистрируется работа сотрудника в его выходной день – 12 августа 2017 г. в течение 6 часов:
В этом случае при начислении заработной платы за август 2017 г. по сотруднику Оплата по окладу не будет рассчитана:
Для исправления ситуации учет праздничных дней можно вести через документ Данные для расчета зарплаты . Для этого в Шаблоне ввода исходных данных на вкладке Виды времени следует установить флажки для видов времени: Праздники и Праздники без повышенной оплаты :
В журнале Данные для расчета зарплаты необходимо заполнить информацию по работе сотрудника в свой выходной в течение 6 часов:
Документ Работа в выходные и праздники снимем с проведения.
После этого в документе Начисление зарплаты и взносов сумма по Оплате по окладу будет рассчитана, но при появлении неявок, которые начинаются не с первых чисел месяца или заканчиваются не последними числами месяца, в документе Начисление зарплаты и взносов отработанное время будет удваиваться.
Из-за этой ошибки в текущих релизах 1С:ЗУП 3 (3.1.4) не рекомендуется вести учет времени сводно.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно