Первичные документы по учету основных средств
Акт о приеме (поступлении) оборудования оформляется при поступлении на склад оборудования, которое в последующем будет принято к учету в качестве ОС.
Составляется данный акт в 2-х экземплярах комиссией по приему оборудования, утверждается руководителем или иным уполномоченным лицом. В состав комиссии может входить подрядчик, выполняющий дальнейший монтаж этого оборудования.
После заключения комиссии акты передают:
- первый экземпляр в бухгалтерию;
- второй экземпляр на склад или забирает подрядчик с пометкой «на ответственное хранение».
В 1С печатная форма Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14) формируется из документа Поступление (акты, накладные). PDF
Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж по форме ОС-15
Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж оформляется при передаче оборудования в монтаж, который может быть выполнен как подрядным способом,так и хозяйственным способом.
Составляется данный акт в 2-х экземплярах приемочной комиссией:
- один экземпляр передается в бухгалтерию;
- второй экземпляр забирает подрядчик, выполняющий монтаж оборудования.
Если монтаж осуществляется подрядной организацией, осуществляющей поставку оборудования, то Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15) не составляется. В таком случае оборудование в монтаж передается подрядчику по Акту о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14). При этом подрядчик:
- должен входить в приемочную комиссию;
- расписывается в Акте о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14) и забирает себе его копию с пометкой «на ответственное хранение».
В 1С печатная форма Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15) при подрядном способе формируется из документа Передача оборудования в монтаж. PDF
По результатам монтажа оформляется:
- Акт о приеме передачи объекта основных средств – если объект ОС готов к эксплуатации;
- Акт о выявленных дефектах оборудования – если обнаружены дефекты и объект не пригоден к эксплуатации.
Акт о выявленных дефектах оборудования по форме ОС-16
Акт о выявленных дефектах оборудования оформляется, если выявлены дефекты:
- во время приема оборудования;
- в процессе монтажа, наладки;
- по результатам испытаний;
- в процессе использования, по результатам контроля.
Акт составляется в количестве, равном заинтересованным участникам. Например, экземпляр для организации, подрядчика, изготовителя, перевозчика и т.д.. Он подписывается представителем с каждой стороны.
В акте должны быть указаны:
- выявленные дефекты;
- мероприятия (работы) по их устранению;
- исполнители;
- сроки исполнения.
В 1С печатная форма Акт о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16) не реализована.
Принятие к учету и ввод в эксплуатацию ОС
Особенности документального оформления
При поступлении ОС поставщик составляет документы в зависимости от квалификации ОС у себя в учете:
- если объект ОС учитывается поставщиком как товар, то как правило отгрузка осуществляется по обычной товарной накладной, например, по форме ТОРГ-12;
- если осуществляется передача объекта ОС, бывшего в употреблении, то как правило составляется акт о приеме передачи объекта ОС, который будет являться первичным документом при принятии к учету объекта в состав ОС.
Также для учета дополнительных затрат, связанных с поступлением ОС и доведением их до рабочего состояния, должны быть в наличии правильно оформленные первичные документы, например, акты на оказание услуг, бухгалтерские справки и др. (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ).
Объекты, удовлетворяющие критериям ОС, принимаются к учету в качестве основных средств (п. 4 ПБУ 06/01).
Следовательно, все объекты не требующие монтажа и пригодные к использованию в деятельности организации или объекты ОС, предназначенные для запаса, должны быть приняты к учету в состав основных средств при поступлении их в организацию (п. 39 Методических указаний по бухгалтерскому учету ОС, утв. Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н, п. 4 ПБУ 06/01, Письмо Минфина от 18.04.2007 N 03-05-06-01/33, Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).
Акт о приеме-передаче объекта основных средств
Акт о приеме-передаче объекта основных средств формируется при принятии к учету внеоборотных активов в качестве ОС и вводе их в эксплуатацию:
- для объектов не требующих монтажа — в момент поступления объекта ОС;
- для объектов требующих монтажа – после приема объекта из монтажа и сдачи его в эксплуатацию.
- передающей стороной при передаче ОС бывшего в эксплуатации в двух экземплярах — для передающей и получающей стороны. Акт утверждается руководителями обеих организаций;
- принимающей стороной при принятии к учету ОС в одном экземпляре, если
- происходит реализация объекта в качестве товара другой организацией в результате торговой деятельности;
- ОС создается для собственных нужд.
К акту должна прилагаться вся техническая документация по объекту ОС.
Существует несколько унифицированных форм акта о приеме-передачи объекта основных средств:
- Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОС-1);
- Акт о приеме-передаче зданий (сооружений) (форма ОС-1а);
- Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОС-1б);
В 1С печатный бланк Акт о приеме-передаче объекта основных средств формируется только по форме ОС-1 из документа Поступление (акт, накладная) и документа Принятие к учету. PDF
Инвентарная карточка учета объекта основных средств
Учет ОС ведется по инвентарным карточкам, которые заводятся на каждый объект. В инвентарной карточке отражаются все операции,осуществляемые с объектом ОС с момента принятия его в состав ОС (п. 12, п. 13 Методических указаний по бухгалтерскому учету ОС, утв. Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н)
Инвентарная карточка учета объекта основных средств используется для учета наличия и движения основных средств.
Оформляется в единственном экземпляре на основании первичных передаточных документов. В последующем в карточке отражаются данные на основании первичных документов:
- о перемещении объектов ОС;
- об изменении параметров учета ОС (стоимости, срока полезного использования и прочего) при модернизации, ремонте и т.д.;
- выбытии ОС.
Существует несколько форм инвентарной карточки учета основных средств:
- Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма ОС-6) – для учета одного объекта ОС;
- Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма ОС-6а) – для группового учета однотипных объектов ОС, оформляется на
- однотипные объекты ОС, имеющие одну техническую характеристику и одинаковую стоимость;
- все объекты ОС, поступившие в эксплуатацию по одному производственно-хозяйственному назначению в рамках одного календарного месяца.
В 1С печатный бланк Инвентарной карточки формируется только по форме ОС-6 PDF из справочника Основные средства.
Прочие операции по учету ОС
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме ОС-2
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств применяется для оформления изменения местонахождения ОС в пределах организации, а также при смене материально-ответственного лица.
Оформляется материально-ответственным лицом, передающим объект основных средств в трех экземплярах:
- первый экземпляр передается в бухгалтерию;
- второй передается материально-ответственному лицу, получателю объекта ОС;
- третий экземпляр остается у материально-ответственного лица, сдатчика объекта ОС.
Подписывается материально-ответственными лицами.
В 1С печатный бланк Накладной на внутреннее перемещение по форме ОС-2 формируется из документа Перемещение ОС . PDF
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме ОС-3
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых объектов ОС применяется для оформления приема-сдачи объектов из ремонта, модернизации, реконструкции.
Оформляется в зависимости от способа выполнения ремонта, реконструкции, модернизации ОС:
- в одном экземпляре, если работы выполнены хозяйственным способом;
- в двух экземплярах, если работы выполнены подрядным способом.
Подписывается приемной комиссией (уполномоченным лицом на приемку объектов ОС) и представителем (подрядчика, подразделения) осуществляющего ремонт, модернизацию или реконструкцию объектов ОС.
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых ОС утверждается руководителями организации-получателя или уполномоченным лицом.
В 1С печатная форма Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых объектов ОС (форма ОС-3) не реализована.
Выбытие ОС
Акт о приеме-передаче объекта основных средств
Акт о приеме-передаче объекта основных средств формируется при выбытии объектов из состава ОС в связи с передачей его другой организации, например, при реализации ОС.
Оформляется передающей стороной в двух экземплярах и более, в зависимости от количества участников сделки.
Акт о приеме-передачи объекта ОС утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. К акту должна прилагаться вся техническая документация по объекту ОС.
Существует несколько форм акта о приеме-передачи объекта основных средств:
- Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОС-1)– для оформления передачи всех объектов основных средств, кроме зданий и сооружений;
- Акт о приеме-передаче зданий (сооружений) (форма ОС-1а) – для оформления передачи зданий и сооружений;
- Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОС-1б)– для оформления передачи нескольких объектов ОС.
В 1С при передаче ОС печатный бланк Акт о приеме-передаче объекта основных средств формируется только по форме ОС-1 из документа Передача ОС. PDF
Акт о списании объекта основных средств
Акт о списании объекта основных средств формируется при выбытии объектов ОС по причине непригодности к эксплуатации.
Оформляется в 2-х экземплярах специально созданной комиссией:
- первый экземпляр передается в бухгалтерию.
Если списывается автотранспорт, то дополнительно с актом необходимо передать документ, подтверждающий снятие автотранспорта с учета в ГИБДД;
- второй экземпляр остается у материально-ответственного лица за объект ОС.
Акт о списании объекта ОС утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом.
На основании акта о списании объекта основных средств приходуются на склад металлолом или прочие материальные ценности, появившиеся в результате списания объекта ОС.
Существует несколько форм акта о списании объекта основных средств:
- Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма ОС-4);
- Акт о списании автотранспортных средств (форма ОС-4а);
- Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма ОС-4б);
В 1С печатный бланк Акта о списании объекта основных средств формируется только по форме ОС-4 PDF из документа Списание ОС .
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательстваПомогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
В данной статье мы расскажем о том, как с помощью.Приобретение оборудования, движимого и недвижимого имущества практически всегда связано с...
(5 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Как грамотно учесть покупку основного средства по ФСБУ
Бухучет основного средства, приобретенного по договору купли-продажи или поставки, зависит от размера первоначальной стоимости.
Стоимость
Купленные основные средства приходуйте по первоначальной стоимости. При ее определении учтите в том числе расходы на приобретение и монтаж, скидки от поставщиков, плату за отсрочку/рассрочку, оценочное обязательство по будущему демонтажу, утилизации и т. д.
Если первоначальная стоимость основного средства не превышает лимит, установленный в организации, то спишите его стоимость в расходы, подробнее – в рекомендации. Лимит по стоимости установите с учетом критерия существенности (п. 5 ФСБУ 6/2020). При этом максимального предела в ФСБУ 6/2020 нет.
Документы
Документальное оформление покупки основного средства после перехода на ФСБУ 6/2020 не изменилось, подробнее – в рекомендации. В частности, покупку основного средства оформите следующими документами:
- договор купли-продажи;
- акт приема-передачи по форме № ОС-1, № ОС-1а или № ОС-1б, если продавец учитывал имущество как основное средство;
- товарная накладная по форме ТОРГ-12, если продавец реализует товар.
Проводки
Затраты по приобретению основного средства отражайте на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» или счете 07 «Оборудование к установке» по правилам ФСБУ 26/2020.
В учете сделайте следующие проводки:
- Дебет 08 (07) Кредит 60 (76) – отражена стоимость имущества, приобретенного за плату, которое будет учтено в составе основных средств;
- Дебет 08 (07) Кредит 23 (26, 70, 76. ) – отражены затраты на приобретение имущества, которое будет учтено в составе основных средств;
- Дебет 19 Кредит 60 (76) – отражен НДС по приобретенному имуществу, которое будет учтено в составе основных средств, и затратам на доведение его до состояния, пригодного к использованию.
Капвложения отразите в составе основных средств на дату, когда объект пригоден к использованию и находится по своему месторасположению (п. 18 ФСБУ 26/2020).
Дебет 01 (03) субсчет «Основное средство в эксплуатации» Кредит 08 (07) – принято к учету и введено в эксплуатацию основное средство по первоначальной стоимости.
Если основное средство начнут использовать позже, тогда временно отражайте его на субсчете «Основное средство на складе (в запасе)»:
Дебет 01 (03) субсчет «Основное средство на складе (в запасе)» Кредит 08 (07) – учтено имущество в составе основных средств по первоначальной стоимости.
Амортизацию начисляйте, как только начнете фактически эксплуатировать объект. Независимо от того, оформили ли его полный ввод в эксплуатацию или частично используете еще не готовый объект.
Учет поступления основных средств
Когда на предприятии начинают функционировать новые материальные активы, их поступление должно быть правильно оформлено, поскольку показатель стоимости введенных на баланс имущественных активов напрямую влияет на многие другие производственные факторы. Процедура оприходования основных средств должна соответствовать нормативным требованиям, подтверждаться документально и быть корректно проведена по бухгалтерским счетам.
Рассмотрим, какими путями могут попадать на предприятие основные имущественные фонды, как их правильно проводить по процедуре учета, в каких документах отображать.
Документальная регламентация поступления основных фондов
Для учета поступивших в организацию материальных активов следует руководствоваться официальными нормативными актами:
- Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01;
- Приказом об утверждении ПБУ Министерства финансов России от 30 марта 2001 г. N 26н;
- классификацией основных имущественных активов по амортизационным группам (утверждена постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 г. № 1).
Первичные документы – основания для учета вводимых основных фондов
Никакой имущественный актив не может возникнуть на предприятии «из ниоткуда»: его введение обязательно сопровождается рядом документальных подтверждений. На основании первичной документации, соответствующей конкретной группе производственных активов, и происходит оформление каждого объекта или их группы на балансовый учет. В зависимости от принадлежности к группе объектов, введение актива может сопровождать следующая «первичка»:
- акт приема-передачи – для приемки различных объектов предусмотрена определенная его форма (ОС-1а – предусмотрена для сооружений и зданий; ОС-1 – для остальных одиночных объектов; ОС-1б – для групп основных средств, исключая сооружения и здания);
- накладная (акт) приема оборудования – для оборудования, которому не требуется предварительный монтаж (форма ОС-14);
- акт (накладная) приема-передачи оборудования с целью произвести монтажные работы – форма ОС-15.
На каждый новый объект из поступивших в эксплуатацию основных фондов необходимо завести специальную инвентарную карточку по установленному образцу:
- для одиночного объекта ОС – по форме ОС-6;
- для нескольких сгруппированных объектов – по форме ОС-6а.
В ней средству присваивается уникальный инвентарный номер, постоянный на все время эксплуатации актива (обычно это порядковый номер в определенной серии).
В этих карточках впоследствии будет отражена вся «жизнь» основного актива на предприятии:
- поступление;
- амортизация;
- переоценка;
- модернизация;
- консервация-расконсервация;
- восстановление;
- выбытие (списание).
Результаты сводятся в единую инвентарную книгу, где окончательно производится учет основных фондов, которую нужно оформлять по форме ОС-6б.
В конце каждого месяца по инвентарным карточкам составляется учетная ведомость динамики основных фондов.
Первичная стоимость ОС
В данные учетные документы в обязательном порядке заносится первичная стоимость основных производственных фондов, ее составляют затраты, которые по факту понесло предприятие на:
- приобретение;
- доставку;
- монтаж;
- сооружение;
- приобретение сырья для создания;
- уплату госпошлины на получение права и др.
ВАЖНО! В первичную стоимость поступивших основных фондов не входит сумма налога НДС и других сборов, подлежащих возмещению.
Аналитический и синтетический и учет ОС
Синтетический учет – это отображение первоначальной (в некоторых случаях, восстановительной) стоимости основного имущественного фонда на счете 01 «Основные средства».
Аналитический учет – отражение динамики каждого конкретного основного средства в любой момент времени (в результате данных этого учета всегда можно узнать, в каком состоянии находится каждый конкретный актив и какова его стоимость на текущий момент).
Каким путем могут поступать на предприятие основные активы
Основные фонды могут поступать в распоряжение предприятия различными способами. Самые распространенные из них следующие:
- покупка у поставщика за денежный эквивалент;
- создание собственными силами предприятия;
- получение в дар (безвозмездно) согласно договору;
- внесение в ООО уставного капитала или его доли;
- бартер;
- получение за вознаграждение в форме, отличной от денежной, по соответствующему договору.
Учет в зависимости от способов поступления ОС
Учет каждого объекта основных средств происходит по-разному, способ зависит от официального источника, откуда основной актив попал на предприятие. Разные пути обусловливают не только различную первоначальную стоимость, но и отличающиеся бухгалтерские нюансы.
- Покупка у поставщика. Нужно учесть полностью все расходы, включая транспортные и монтажные, при этом исключая НДС. По бухгалтерии это будет проведено таким образом:
- стоимость приобретенного актива без НДС (дебет 08, кредит 60);
- дополнительные траты на доставку, монтаж, наладку и т.п. (дебет 08, кредит 60 или 76);
- выделение НДС (дебет 19, кредит 60 или 76);
- введение основного актива в эксплуатацию (дебет 01, кредит 08).
- Принятие по договору дарения. Нужно принять во внимание рыночную цену объекта, актуальную на момент принесения в дар (сумму нужно документально обосновать).
ВНИМАНИЕ! Предприниматели и организации не могут делать друг другу «подарки» на суммы, превышающие 5 минимальных заработных плат.
- Д08 К98/2 — объект-основной актив получен безоплатно и принят к учету;
- Д01 К08 — данный материальный актив вводится в эксплуатацию;
- Д98/2 К91 – списание амортизации со счета 98 в «прочие доходы».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если вносится средство на значительную сумма, превышающая 200 минимальных оплат труда, то оно должно быть дополнительно оценено независимым специалистом.
Данные для бухгалтерского учета:
- имущественный актив вводится вкладом в уставной капитал (дебет 08, кредит 75);
- основной актив вводится в эксплуатацию (дебет 01, кредит 08).
- оплата труда подрядчиков (дебет 08, кредит 60 или 76);
- стоимость сырья, материалов (дебет 08, кредит 10);
- все остальные затраты, понесенные при создании ОС (дебет 08, кредит 60 или 23, 25, 26, 76);
- выделение НДС по всем типам расходов (дебет 19, кредит 60 или 23, 25, 26, 76);
- ввод нового актива в эксплуатацию (дебет 01, кредит 08).
- прием средства к учету (дебет 01, кредит 08);
- средство учтено и вводится в эксплуатацию (дебет 01, кредит 08).
Неучтенные основные средства
Периодически на всех предприятиях проводится инвентаризация – дополнительный, промежуточный учет всех имущественных активов. Иногда результатом проведенной инвентаризации может стать обнаружение одного или нескольких основных средств, не поставленных на учет ранее.
Такие фонды подлежат обязательному оприходованию.
Для этого нужно выяснить их рыночную стоимость, которая будет действительна на момент обнаружения (этот момент и определит дату внесения на баланс). Учет должен быть произведен на счете «Основные средства» (дебет 01, кредит 91).
Порядок документального оформления основных средств
Документальное оформление учета основных средств: поступление ОС в фирме
Правила документального оформления поступления ОС на предприятие в российской нормативной базе не закреплены. Вместе с тем отдельные положения содержатся в законе о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а до 01.01.2022 имелись в методических указаниях по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н.
С 01.01.2022 бухчет ОС регулируется новым ФСБУ 6/2020. Методички № 91н утратили силу, но на практику документооборота кардинально это не влияет.
Документы по ОС на все случаи жизни вы найдете в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ можно получит бесплатно.
В частности, в учете следует отразить факт поступления ОС в тот момент, когда произошло подписание акта приемки-передачи ОС руководителем компании. Такой акт следует составлять на каждый отдельный инвентарный объект. Исключение предусмотрено только для однотипных объектов ОС, имеющих одинаковую стоимость, которые фирма принимает к учету единовременно: в такой ситуации достаточно будет составить 1 общий акт по всем таким однородным ОС.
Какой-либо формы указанного акта, которая была бы обязательна к применению всеми компаниями, законодателем в настоящее время не установлено. Поскольку такой документ является первичным, фирма самостоятельно может разработать для своей практики форму такого акта (в силу ст. 9 закона № 402-ФЗ) или воспользоваться бывшими ранее (до 01.01.2013) обязательными унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7. В то же время, оформляя документы после 01.01.2022, нужно учитывать требования нового ФСБУ 27/2021.
Постановление Госкомстата № 7 содержит следующие формы актов, которыми фирма имеет право задокументировать поступление ОС:
-
. Это стандартный шаблон, который компания может использовать применительно к любому вновь поступающему объекту ОС за исключением зданий (для них предусмотрен специальный шаблон по форме ОС-1а). . Такой шаблон фирма может применить, если принимает к учету не один объект, а сразу группу однородных. . Актом по такой форме компания может оформить поступление в распоряжение фирмы (на ее склад) оборудования, которое в будущем (после осуществления монтажа), будет использоваться в качестве ОС. Передачу ОС в монтаж оформляют актом по форме ОС-15.
ВАЖНО! Независимо от того, каким актом оформлялось поступление ОС в фирму, принятие его в эксплуатацию на производство все равно следует задокументировать актом по типовой форме ОС-1.
После того как акт о поступлении составлен, он вместе с сопроводительными документами технического характера об оборудовании передается в бухгалтерию фирмы. Бухгалтерия, в свою очередь, открывает инвентарную карточку по каждому объекту ОС (форма карточки ОС-6) либо по группе однородных объектов ОС (форма карточки ОС-6а). Возможно также ведение инвентарной книги (форма ОС-6б).
О том, когда применение инвентарной книги оказывается целесообразным, читайте в материале «Унифицированная форма № ОС-6б — бланк и образец».
Порядок оформления выбытия ОС в компании
Наиболее часто встречающиеся ситуации выбытия ОС из производственной активности связаны с одним из следующих обстоятельств:
- фирма решила продать ОС;
- ОС предприятия признается подлежащим списанию.
Каждое из приведенных выше обстоятельств требует специфического документального оформления.
Если фирма продает свое ОС, то, как и в случае с покупкой, необходимо составить акт приемки-передачи ОС. Он составляется по правилам и по формам, описанным выше в отношении ситуации с поступлением ОС в фирму. Т. е. если компания продает ОС, не являющееся зданием, то акт может быть составлен по форме ОС-1. Если же продается здание, то наиболее подходящий шаблон для акта — ОС-1а. А в случае, когда компания продает одновременно группу однородных ОС, следует оформить выбытие актом ОС-1б.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Составлять указанные выше акты следует не только в ситуации, когда происходит непосредственно продажа ОС, но и при передаче объекта фирмой в уставный капитал иной организации, а также при безвозмездной передаче третьему лицу.
Оформлять такие документы надо обязательно в любом случае, независимо от того, кем является покупатель (физическим лицом или компанией). На это указало УМНС РФ по г. Москве в письме от 17.05.2004 № 26-12/33266.
Второй возможный вариант — ОС в компании устарело, полностью прослужило отведенный временной отрезок либо сломалось в результате воздействия каких-либо внешних факторов, при этом восстановление или ремонт такого ОС нецелесообразны с экономической позиции для фирмы. Такое ОС должно быть списано.
Но для этого требуется создание специальной комиссии из экспертов производства, которые решат, следует списывать такое ОС или нет.
Если такая комиссия решит не восстанавливать объект ОС, а полностью его списать, то после получения письменного решения комиссии компания должна будет задокументировать факт выбытия ОС специальным актом. Его форма, так же как и по ранее описанным документам, может быть разработана фирмой самостоятельно или выбрана из унифицированных. В последнем случае это будут такие формы:
-
— если фирма списывает один объект ОС, который не является автотранспортом (для автотранспорта следует применить форму ОС-4а); — когда осуществляется списание не одного объекта ОС, а группы однородных.
После того как акт о выбытии ОС составлен, специалист бухгалтерии проставляет в инвентарной карточке объекта отметку о том, что ОС выбыло.
Как учесть продажу основного средства, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
О том, какие проводки делаются при выбытии ОС и как рассчитать коэффициент выбытия, читайте в статье «Формула расчета коэффициента выбытия основных средств».
Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены
На практике встречаются ситуации, когда фирма забывает оформить прием ОС соответствующим актом, мотивируя это тем, что обязательной для применения формы такого акта законодатель не установил.
Такой подход неверен, поскольку с 01.01.2013 компаниям предоставлено право самим разрабатывать формы учетных документов, в том числе и форму акта о приемке-передаче ОС. Единой обязательной формы нет. Но это не значит, что акт можно не составлять. Ведь если акт отсутствует, это означает, что фирма фактически признает, что объект ОС пока еще не готов для использования.
ВАЖНО! Только после подписания акта о приемке-передаче фирма может открывать инвентарную карточку по объекту ОС.
Вместе с тем на практике некоторые организации нарушают порядок документального оформления основных средств, открывая сначала инвентарные карточки (в момент поступления объектов в компанию), а затем только подписывая акт (когда ОС готов к эксплуатации).
Инвентарная карточка — документ, который выступает в роли биографии для объекта ОС. Фирма ведет такую карточку на протяжении всего срока службы ОС. Новая карточка может заводиться, только когда объект прошел коренную модернизацию, в результате которой в старой карточке фирма уже не может зафиксировать все характеристики ОС.
Поэтому если компания с некоторой периодичностью переоформляет карточки по каким-либо объектам, то данные действия тоже следует считать ошибочными.
Итоги
Порядок документального оформления поступления в фирму и выбытия из компании объектов ОС во многом схож: подписывается соответствующий акт, после чего создается инвентарная карточка либо в такой карточке проставляются необходимые отметки. Компаниям важно понимать: несмотря на то, что унифицированных форм актов сегодня не установлено, сама необходимость оформления таких документов сохраняется.