Как перейти на электронный документооборот

Переход на ЭДО: с чего начать

Цифровизация набирает обороты. Документы всё чаще оформляются только в электронном формате, поэтому документооборот происходит тоже в электронном виде. В связи с этим многие организации выбирают переход на ЭДО.

Обязательно ли переходить на ЭДО? Закон не обязывает всех переходить на электронный документооборот, но к этому подталкивает время, партнеры и современные технологии. Несмотря на то, что переход на электронный документооборот не обязателен, многие компании уже сделали это.

Разбираемся, в чём преимущества перехода на ЭДО и как организовать электронный документооборот.

Сравнение документооборотов в бумажном и электронном виде

Основные критерии, по которым сравнивают два вида документооборота — стоимость и «времязатратность».

Стоимость пакета документов при среднем объёме в шесть листов формата A4 — 9 рублей. Чтобы отправить документы по почте, придётся заплатить от 40-60 рублей. Курьерская служба запросит в 10 раз больше, стоимость услуг также будет зависеть от точки назначения. Организация архива потребует аренды отдельного помещения. Стоимость будет зависеть от площади и региона.

Затраты на бумагу

Электронный документооборот исключает затраты на приобретение бумаги и предметов канцелярии. Стоимость отправки электронных документов составит от 5 до 9 рублей за документ в зависимости от оператора, за входящие платить не придётся. Географическая удалённость роли не играет.

Условия хранения документов в электронном формате зависят от оператора ЭДО. При бумажном документообороте на распечатывание документов, их подписание и проставление печатей может уйти целый день. А в случае отсутствия лица, уполномоченного подписывать документы — до нескольких дней.

Срок получения отправленных документов может занимать от нескольких дней до двух недель, если документы были переданы по почте, либо от одних до четырёх суток, если для передачи использовалась курьерская служба.

При переходе на ЭДО подписание документов в электронном виде уполномоченным сотрудником занимает всего несколько минут. В системах ЭДО можно «по одному щелчку мыши» массово подписывать документы. При этом документы достигают получателя уже через несколько секунд после того, как были отправлены.

Как только получатель подписывает документ электронной подписью, оба участника электронного взаимодействия получают доступ к подписанному оригиналу документа.

Способы реализации ЭДО

Если вы решили организовать обмен документами в электронном виде, необходимо определиться, каким образом он будет реализован. Возможны два варианта.

Обмен электронными документами напрямую можно начать на основании соглашения с контрагентом, которое будет регламентировать порядок и условия документооборота. Такое соглашение необходимо, если участники взаимодействия используют неквалифицированную электронную подпись. Применение квалифицированной электронной подписи в документообороте заключения специального соглашения не требует. При таком способе реализации ЭДО документы можно отправлять по электронной почте.

Плюс такого способа

Для передачи документов не нужно подключаться к системе оператора ЭДО и платить ему за услуги. Однако минусов больше: не все документы можно передавать контрагенту напрямую, нет автоматизации обработки документов, и в связи с этим — возможности организовать документооборот в больших объёмах.

Это обмен документами через оператора электронного документооборота. Пользователь подключается к системе ЭДО оператора, присоединяется к регламенту обмена и работает в специальном сервисе. У операторов ЭДО есть все необходимые возможности (технологические, правовые, кадровые) для обеспечения правомерного обмена электронными документами любого типа.

Как перейти на электронный документооборот

Начните переход на ЭДО поэтапно. Для перехода необходимо:

Внести изменения в учётную политику

В учётной политике потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться электронной подписью.

Разработать схему документооборота

Необходимо решить, кто из сотрудников, задействованных в работе с документацией, сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи и тому подобное.

Выбрать оператора ЭДО

При выборе оператора убедитесь, что есть поддержка роуминга. Кроме того, следует отталкиваться от количества ваших контрагентов, работающих с этим оператором. Обращайте внимание на отзывы. Если оператором предусмотрен пробный период, протестируйте СЭД сами.

Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП. Кроме того, для работы с электронной подписью потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – программное обеспечение, предназначенное для шифрования и расшифровки.Такая программа нужна, чтобы подписывать электронные документы и проверять подпись. Для платной СКЗИ необходима лицензия .

Определить способ работы с ЭДО

Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса (например, онлайн-сервиса «Астрал.Докс») или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учётными системами клиентов.

Подключение контрагентов

Возможность организовывать обмен документами со своими контрагентами возникает лишь в том случае, если все участники подключены к СЭД. Необязательно, чтобы это была одна система — контрагенты могут быть подключены к разным операторам. Крупные операторы поддерживают и развивают технологию роуминга. Сама технология находится на раннем этапе развития, поэтому можно воспользоваться альтернативными вариантами организации обмена документами с партнёрами через операторов электронного документооборота.

Одним из вариантов является работа с несколькими операторами. Поскольку участники обмена никак не ограничены в выборе оператора, они могут быть подключены к нескольким системам одновременно. Подключиться к общей системе можете либо вы, либо ваш контрагент.

Если регистрация в нескольких системах по каким-либо причинам не подходит вам или вашему контрагенту, вы можете обратиться к своему оператору с предложением наладить сообщение между вами и вашим партнёром. Контрагенту с аналогичным вопросом следует обратиться к своему оператору.

Как перейти на электронный документооборот

Составить схему бизнес-процессов и матрицу документооборота. В каждой компании есть определенный регламент, как сотрудникам работать с документами. Например, менеджер отдела продаж формирует две накладные: одну передает в бухгалтерию, вторую — на склад. Бухгалтер по накладной выписывает счет-фактуру и тоже передает на склад. После этого кладовщик собирает заказ и вместе с документами передает логисту. Документы, подписанные клиентом, возвращаются в компанию и подшиваются в папку «Готово».

Обычно порядок работы с документами прописан в локальных документах или сотрудники пользуются устным регламентом. Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно составить схему, как сотрудники взаимодействуют между собой, какие документы перемещаются внутри бизнеса, а какие — выходят за его пределы. По такой схеме проще составить матрицу документооборота — перечень документов, которые оформляются в компании, и фамилии сотрудников, задействованных в процессе.

Пример схемы бизнес-процесса и работы с документами в компании (источник: https://ecm-journal.ru/mkdo)
Рассчитать объем документооборота. Когда матрица готова, вы можете рассчитать, сколько документов ежемесячно оформляют сотрудники и сколько — получают от контрагентов. Рассчитать объем документооборота необходимо, чтобы правильно выбрать подходящую систему ЭДО. Стоимость услуг операторов ЭДО зависит от количества документов или от объема памяти в облачном хранилище. Например, если компания отправляет до 50 электронных документов в год, она платит 500 ₽, если 200 документов в год — 1400 ₽, если 500 документов в год — 2400 ₽.

Если решение о переходе принимают владельцы бизнеса, акционеры или финансовая служба, аргументировать необходимость электронного документооборота поможет калькулятор для расчета эффективности внедрения ЭДО.

У своих клиентов я видела: подключили ЭДО, заплатили 1500−2000 ₽ за электронную подпись и столько же за услуги оператора, а выгоды никакой — оказалось, что бизнес отправляет от силы три документа в год.

Оксана Бондаренко

Директор аутсорсинговой компании «Учёт и Право»

Перевести документы в цифровой формат. Сначала нужно оцифровать — отсканировать — имеющийся бумажный архив документов, продумать систему их идентификации. Можно использовать буквенную аббревиатуру и порядковый номер документа, например, идентификационный номер накладных будет Н1, Н2 Н3 и так далее. Для удобства электронные документы сортируют по отделам или по типам.

Затем нужно создать шаблоны для новых документов и использовать их внутри системы. Сотрудники просматривают историю документооборота по старым сделкам и на основе шаблона готовят новые документы.

Выбрать систему ЭДО. Между разными системами электронного документооборота налажен роуминг, чтобы компании, работающие в разных системах, могли обмениваться документами. Поэтому можно выбрать любого оператора ЭДО, например, СБИС, Контур.Диадок, «Экспесс документ» или «Дело».

Сравните тарифы разных операторов, оцените их функционал и интеграцию с другими сервисами, которыми уже пользуется компания, например, 1С или «Битрикс».

Получить электронную подпись. Электронный документ перед отправкой подписывается квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Ее получают в удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством цифрового развития. Подать заявку на получение подписи можно онлайн, но получить сертификат ключа ЭЦП — только в офисе удостоверяющего центра. Поэтому выбирайте центр в своем городе.

ЭЦП выдают на имя сотрудника с правом действовать от лица компании. Например, электронную подпись можно оформить для руководителя и главного бухгалтера — они подписывают финансовые и налоговые документы, договоры с контрагентами.

Стоимость ЭЦП зависит от сферы ее применения. Например, для налоговой отчетности можно оформить электронную подпись за 1500 ₽, а для участия в тендерах — за 3000 ₽.

Чтобы сэкономить, необязательно оформлять ЭЦП для внутреннего документооборота — работать в системе ЭДО сотрудники могут по логину и паролю. Но у каждого сотрудника должна быть своя пара логина и пароля, чтобы понимать, кто подготовил документ, внес в него правки и согласовал. Если после ряда согласований документ отправляют контрагентам — его подписывает руководитель квалифицированной электронной подписью.

Основной этап — регламентировать ЭДО, пригласить контрагентов перейти на электронный документооборот

Регламентировать ЭДО. Необходимо подготовить инструкцию по работе с ЭДО: кто и какие документы создает, кто их проверяет и подписывает, как именно обмениваться файлами внутри коллектива и со сторонними контрагентами.

Желательно назначить ответственного, который будет помогать сотрудникам освоить систему ЭДО. Он должен отвечать на вопросы, помогать решить проблемы при работе с ЭДО, общаться с технической службой оператора электронного документооборота. Дополнительные функции можно прописать в соглашении к трудовому договору или мотивировать назначенного сотрудника премией за увеличенный объем работы.

Автоматизация бизнес-процессов и ЭДО — не одно и то же. Зачастую проблемы возникают из-за непонимания принципа работы систем ЭДО. Большинство пользователей считает, что система электронного документооборота будет выполнять работу за них, однако это не так. Создавать, проверять и отправлять документы в системе должны сами сотрудники.

Яна Шабанова

Директор по развитию приложений для бизнеса в Atos

Пригласить действующих контрагентов. Всем контрагентам необходимо сообщить, что ваша компания переходит на электронный документооборот, и предложить — последовать вашему примеру для ускоренного взаимодействия. Информировать контрагентов можно с помощью централизованной рассылки или персонально.

С контрагентами, которые согласны перейти на новый формат сотрудничества, заключают соглашение о применении ЭДО. Необязательно оформлять письменное соглашение, достаточно получить положительный ответ в переписке или в устной беседе.
Не все контрагенты захотят переходить на электронный документооборот, поэтому вряд ли получится полностью отказаться от бумажных документов.

Мы занимаемся электронной коммерцией, и у нас есть клиенты по всей стране. Чтобы не отправлять им бумаги в письмах — перешли на ЭДО. В итоге электронное взаимодействие налажено с 88% клиентов, остальным — по-прежнему отправляем оригиналы документов Почтой России.

Убедить клиентов переходить на ЭДО бывает непросто. Приходится объяснять разницу, рассказывать о преимуществах и приводить примеры из собственной практики.

Интересно, что некоторые из клиентов не подозревают, что уже подключены и используют ЭДО. Например, они сдают электронно только налоговую отчетность, хотя могут использовать систему, чтобы обмениваться документами с контрагентами.

Николай Истомин

Директор по развитию платформы онлайн-торговли uniSiter

Сообщать новым клиентам об ЭДО. Сотрудники, которые работают с новыми клиентами или отвечают на входящие звонки, должны сразу предупреждать клиентов о возможном электронном взаимодействии. Проще с начала сотрудничества использовать выбранный формат, чем потом менять сложившиеся процессы.

Электронный документооборот (ЭДО): для чего он нужен и как организовать его в компании

Рассказали, как оптимизировать рабочие процессы с помощью ЭДО. Узнайте, как облегчить обмен документами с сотрудниками, партнёрами и налоговой.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Об электронном документообороте рассказала

Татьяна Сергеева

Юрисконсульт RTM Group в области ИТ.

При ведении любого бизнеса нужно обмениваться документами — например, договорами с поставщиками, актами выполненных работ, счетами на оплату и так далее. Можно делать это в бумажном виде и тратить время и деньги на распечатку и доставку документов, а можно перейти на электронный документооборот (ЭДО) и управлять всеми документами в цифровом формате.

В статье для Skillbox Media рассказываем главное об электронном документообороте. Материал будет полезен предпринимателям и руководителям компаний, которые планируют переходить на ЭДО, а также всем специалистам, которые будут с ним работать.

ЭДО
• Какие есть виды ЭДО
• В чём преимущества и недостатки ЭДО
• Какие компании обязаны использовать электронный документооборот система ЭДО
• Как получить электронные подписи для ЭДО
• Как выбрать оператора ЭДО на электронный документооборот

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.

Электронные документы — цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.

Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить ниже.

Системы ЭДО — сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.

Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.

Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО — компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги — например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.

Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем ниже.

В общих чертах электронный документооборот работает так же, как и обычный: документ составляют → подписывают с одной стороны → направляют другой стороне → подписывают с другой стороны → передают один экземпляр обратно. Но в ЭДО вместо подписи от руки — электронная подпись, вместо почты или курьерской службы для доставки — сервисы в интернете.

Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты — например, на бумагу и доставку.

Курсы Skillbox для тех, кто хочет научиться организовывать работу бизнеса

• «Эффективный руководитель» — научиться распределять ресурсы и сокращать издержки компании, разобраться в микроменеджменте и грамотно организовать бизнес-процессы.
• «Основы предпринимательства: начни свой бизнес» — погрузиться в детали организации бизнеса и разобраться, как юридически грамотно вести бизнес без штрафов и санкций.

Внутренний и внешний виды ЭДО

Электронный документооборот делят на два основных вида: внутренний ЭДО и внешний. Внутренний ЭДО — это оборот внутри организации, внешний — это когда документы отправляют кому-то вне компании. Внутренний и внешний ЭДО используют в разных целях, они по-разному организованы.

Внутренний ЭДО. Предназначен для работы с документами внутри компании. Например, для обмена отчётами, договорами и другими документами, которые не требуют подключения внешних сторон.

Внутренний оборот не регулируется законодательством, поэтому каждая компания устанавливает свои правила обмена документами. Обычно сотрудники используют сетевые папки или обмениваются всем необходимым по корпоративной электронной почте. В некоторых крупных компаниях есть специальное ПО для этого.

Внутренний ЭДО позволяет компании оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упрощает передачу информации между разными отделами.

Внешний ЭДО. Ускоряет процессы обработки документов при взаимодействии с внешними структурами — партнёрами, клиентами или государственными органами.

Например, с помощью внешнего ЭДО обмениваются счетами-фактурами, договорами с поставщиками, налоговой и бухгалтерской отчётностью и другими документами, требующими участия внешних сторон.

При внешнем ЭДО, кроме правил компании, нужно соблюдать установленные контрагентами правила составления документов, а в некоторых случаях и обязательные требования законодательства.

Кроме того, ЭДО подразделяют по процессам. Например, есть ЭДО для работы с бухгалтерскими, корпоративными, трудовыми документами и так далее.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.

• Сокращает издержки — например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.
• Ускоряет процесс подписания документов — хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.
• Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами — например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.
• Оптимизирует работу с документами внутри компании — например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.
• Оптимизирует поиск документов — позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.
• Минимизирует «человеческий фактор» — в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.
• Предупреждает возможные ошибки — например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.
• Позволяет использовать систему как хранилище — подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.
• Обеспечивает защиту документов — все файлы шифруются и надёжно хранятся.

К недостаткам ЭДО можно отнести:

• Возможные технические сбои. Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов.
• Риски безопасности. В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью.
• Затраты на подключение — на покупку и настройку ПО, а также на обучение сотрудников.

Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.

Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным калькулятором эффективности на сайте налоговой службы.

Бизнес обязан использовать электронный документооборот в некоторых случаях — например, для обмена документами с некоторыми государственными структурами. Подробнее об этом говорим в следующем разделе.

Какие компании обязаны использовать электронный документооборот

В большинстве случаев переход на ЭДО — дело добровольное. Если компания хочет оптимизировать процесс работы с документами, сделать его упорядоченным, быстрым и надёжным, переход на электронный документооборот поможет ей в этом.

Но в некоторых случаях компаниям нужно использовать ЭДО обязательно. Вот эти случаи.

Компании занимаются оборотом маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система маркировки «Честный знак». Раньше сведения в неё передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года так делать нельзя. Сейчас данные в «Честный знак» нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства №2464 и №64.

Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в Распоряжении Правительства №792-р. Например, к ним относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и так далее.

Компании работают с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. К таким товарам относятся, например, холодильники, стиральные машины, бульдозеры. Полный их перечень приведён в Постановлении Правительства №1110.

Использовать НСП должны все компании и ИП, которые занимаются оборотом прослеживаемых товаров — например, импортируют их, перепродают, утилизируют или конфискуют.

НСП работает таким образом. Партии импортного товара присваивают регистрационный номер. Этот номер нужно указывать в документах, связанных с этим товаром, — например, в счетах-фактурах или декларациях по НДС. Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. Для этого нужно подключить ЭДО.

Компании участвуют в госзакупках . Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот. Это требование действует с января 2022 года.

Также наличия ЭДО требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты.

Компании сдают отчётность в госорганы. Бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут бухгалтерский учёт. Также в электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:

• компании с численностью работников больше 100 человек, а также предприятия с годовым оборотом свыше 10 млрд рублей — отчётность по всем налогам;
• компании с численностью работников от 10 до 100 человек — формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, отчётность в Социальный фонд России.

Бухгалтерскую и налоговую отчётность сдают через платформы, которые используют для ЭДО, — подробнее о них говорим ниже. Для сдачи отчётности нужна электронная подпись.

Если компания небольшая, она может подавать налоговую отчётность через сервис ФНС без участия оператора ЭДО. Так можно сдавать все формы налоговой отчётности, кроме деклараций по НДС.

Планируется, что ЭДО станет обязательным для всех компаний и ИП. Об этом говорится в Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанной правительственной комиссией. Всё больше документов будут переводить в электронную форму, большее число субъектов обяжут перейти на ЭДО — как внешний, так и внутренний. Например, с 2024 года переход на электронный документооборот станет обязательным для всех бюджетных учреждений.

Как работает система ЭДО

В классическом сценарии работы ЭДО участвуют три стороны: отправитель электронного документа, получатель и оператор ЭДО. Также есть вспомогательные стороны:

• удостоверяющий центр (УЦ) — организация, которая выдаёт электронные подписи;
• госорганы — регуляторы процессов электронного документооборота.

Они взаимодействуют друг с другом по такой схеме.

Этап 0. Госорганы выдают лицензии, устанавливают правила ведения ЭДО, проводят проверки, ведут реестры и так далее. Например, ФНС ведёт реестр доверенных операторов ЭДО.

Этап 1. Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью, при необходимости зашифровывает и направляет получателю через оператора.

Этап 2. Оператор отправителя фиксирует дату и время поступления документа и проверяет его (если есть такая договорённость). Затем направляет документ оператору получателя — с указанием даты и времени отправления.

Этап 3. Оператор получателя делает то же самое со своей стороны и направляет документ получателю.

Этап 4. Получатель проверяет документ, подписывает его электронной подписью и направляет обратно через своего оператора.

Большая часть процесса автоматизирована: действия операторов ЭДО могут занимать несколько секунд, если не требуется дополнительных проверок.

Таким образом, чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Подробнее об этом — в следующих разделах.

Электронные подписи в ЭДО: какие есть виды и как их получить

Согласно закону, есть два вида электронных подписей (ЭП) — простая и усиленная. Они отличаются друг от друга порядком получения и проставления, надёжностью, а также сферами применения. Разберём подробнее.

Простая электронная подпись (ПЭП). Представляет собой набор данных, который генерируется программой по команде пользователя и затем присоединяется к электронному документу. Например, ПЭП можно создать в документах Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство.

Также к ПЭП относят код, который присылают в СМС, электронных письмах или пуш-уведомлениях для подтверждения действий пользователя в интернете — например, оплаты в интернет-магазине или входа на портал «Госуслуг». Человеку нужно ввести полученный код в форме сервиса — это считается подписанием и подтверждением операции.

Усиленная электронная подпись. Отличается от простой подписи тем, что состоит из зашифрованного набора символов. Она может не только зафиксировать факт подписания, дату, время и авторство, но и отслеживать изменения документа.

У усиленной подписи есть два подвида:

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Такие подписи создают с помощью специального ПО, которое не требует сертификации. НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего документооборота.

Во внутреннем электронном документообороте можно использовать разные виды ЭП. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись. В некоторых случаях подписывать электронные документы можно только с помощью неё — например, если документы предназначены для передачи отчётности в налоговую, работы с государственными информационными системами, участия в электронных торгах и так далее.

С 2022 года компании и индивидуальные предприниматели могут получить КЭП бесплатно в налоговой. Подробнее об этом — в разъяснении ФНС. Также получить электронные подписи можно у некоторых операторов ЭДО, аккредитованных Минцифры .

Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать

Операторов ЭДО на рынке довольно много. К ним относятся, например, «Контур.Диадок», «1С-ЭДО», СБИС. Полный список аккредитованных операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.

Бизнес может выбрать любого оператора из списка. Мы рекомендуем обращать внимание на такие параметры:

• функциональность сервиса;
• ценовую политику и пакеты услуг;
• совместимость с другими системами;
• поддерживаемые форматы документов (например, акты, накладные, договоры, счета-фактуры);
• возможность международного обмена документами;
• дополнительные расходы (например, на специальное ПО);
• какие электронные подписи нужны для работы компании;
• работает ли оператор в системе «Честный знак» — актуально для компаний, которые занимаются оборотом маркированных товаров.

Например, оператор «СБИС» подходит для внутреннего и внешнего документооборота, в том числе международного, и требует наличия КЭП. А в сервисе Legium.io допускается использование НЭП.

Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов

Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.

• Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.
• Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.
• Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.
• Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

• Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.
• Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.
• Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.
• Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.
• Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

• Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП — она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.
• Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.
• Продумать процессы обмена документами — внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.

• Провести тестовый обмен документами.
• Разработать порядок работы по ЭДО — назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

• Внести изменения в учётную политику — написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
• Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.
• Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.
• Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.

Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить документально в договорах с контрагентами. Если компания или ИП планируют использовать ПЭП или НЭП, это нужно зафиксировать в дополнительных соглашениях, чтобы у таких подписей появилась юридическая сила.

Главное об электронном документообороте в 5 пунктах

• Электронный документооборот (ЭДО) — процесс обмена электронными документами.
• ЭДО бывает внутренний и внешний. Внутренний ЭДО используют для работы с документами внутри компании, когда не нужно подключать внешние структуры. Внешний ЭДО — для работы с партнёрами, клиентами или государственными органами.
• В большинстве случаев на ЭДО переходят добровольно, но в некоторых случаях работа с электронным документооборотом обязательна. Например, если компания занимается оборотом маркированных товаров, работает с прослеживаемыми импортными товарами или участвует в госзакупках.
• Для того чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись — это можно сделать в налоговой.
• Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить в договорах и дополнительных соглашениях с контрагентами. Иначе обмен документами могут признать несогласованным, а документы недействительными.

Другие материалы Skillbox Media для руководителей

• Как управлять бизнес-процессами, чтобы всё работало по плану и бизнес не терял деньги
• В чём разница между цифровизацией и цифровой трансформацией бизнеса и как они могут двигать компанию вперёд
• Когда компании нужна система ERP, сколько это стоит и зачем учиться работать с ней
• Для чего нужны программы «1С», как они работают и как их внедрить в компании
• Как управленческий учёт помогает принимать верные решения и как его организуют в компаниях

Папки с общим доступом для всех сотрудников. Как правило, хранятся на серверах компании.

Госзакупки — система, с помощью которой государственные компании ищут поставщиков товаров, работ и услуг.

Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Учитывая, что никакого закона о переходе на электронный документооборот не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

По деньгам

Сформировать документ на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакет документов на 6 листов формата А4, — 9 руб.

Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб.

Отправить Почтой — 40–60 руб., курьером — обычно дороже более чем в 10 раз, зависит от места назначения.

Отправить — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО, не зависит от места назначения.

Затраты на аренду помещения под архив зависят от площади и региона.

Не требует затрат на аренду помещения под архив. В Диадоке документы хранятся бесплатно.

По времени

Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии.

Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов.

Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток.

Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.

Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток.

Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется.

Переходите на ЭДО

Начните обмениваться документами с контрагентами онлайн

Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый

Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.

Шаг второй

Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.

Шаг третий

На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

• Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
• С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
• Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
• С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.

Шаг четвертый

Когда вы примерно поняли, какой именно документооборот хотите получить и как его организовать, пришло время выбрать оператора. Посмотрите, какие решения и по какой цене они предлагают, и определите того, кто вам подходит.

Удобнее всего начать с работы через веб-интерфейс. Посмотрите небольшое видео с конференции DiadocDay, чтобы узнать о преимуществах этого способа:

Шаг пятый

Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.

Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.