Форма окуд 0504805 когда применяется

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Носова Екатерина Евгеньевна

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Минфина России от 17 ноября 2016 г. N 02-07-10/67862 О формировании извещения по форме 0504805

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе (далее — Департамент) Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел запрос с просьбой составить Извещение (по форме, имеющим код по ОКУД 0504805) по контракту и сообщает.

Унифицированные формы документов для оформления организациями государственного сектора фактов хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета установлены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее — Приказ N 52н, Методические рекомендации).

В соответствии с Методическими указаниями, утвержденными Приказом N 52н Извещение (ф. 0504805) используется при оформлении расчетов, возникающих по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств между субъектами учета, в том числе при межведомственных и межбюджетных расчетах.

Извещение (ф. 0504805) формируется в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждого учреждения (обособленного подразделения, филиала), участвующего в приемке-передаче объектов учета.

Следует отметить, что Приказ N 52н не устанавливает нормы о формировании Извещения исключительно передающей стороной.

Таким образом, получатель имущества вправе самостоятельно сформировать Извещение и направить его в адрес соответствующего отраслевого департамента Минфина России.

Заместитель Директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе

С.В. Сивец

Обзор документа

Разъяснен порядок составления извещения (ф. по ОКУД 0504805).

Названный документ используется при оформлении расчетов, возникающих по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств между субъектами учета, в том числе при межведомственных и межбюджетных расчетах.

Извещение формируется в 2 экземплярах, по одному для каждого учреждения (обособленного подразделения, филиала), участвующего в приемке-передаче объектов учета.

Действующий порядок не требует, чтобы извещение заполнялось исключительно передающей стороной.

Получатель имущества вправе самостоятельно сформировать извещение и направить его в адрес соответствующего отраслевого департамента Минфина России.

<Письмо> Казначейства России от 08.06.2021 N 92-10-05/3186 "Об использовании Извещений (ф. 0504805) Российской Федерации в целях отражения в учете взаимосвязанных показателей по предоставленным субсидиям"

В целях обеспечения сверки взаимосвязанных операций и отражения в бюджетном учете расчетов по субсидиям, предоставленным бюджетным и автономным учреждениям (далее — Учреждения), в отношении которых функции и полномочия учредителя выполняет Министерство здравоохранения Российской Федерации (далее — Учредитель), и в рамках полномочий, переданных согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 15.02.2020 N 153 «О передаче Федеральному казначейству полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им казенных учреждений», Межрегиональное бухгалтерское Управление Федерального казначейства (далее — Межрегиональное бухгалтерское УФК) сообщает.

В соответствии с положениями приказа Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению», в целях отражения в бюджетном (бухгалтерском) учете взаимосвязанных операций, формирующих расчеты по предоставленным субсидиям бюджетным и автономным учреждениям, оформляется Извещение (ф. 0504805) <1>.

<1> Представление Извещения не отменяет обязанности представления отчетов о результатах использования субсидии, установленных нормативными документами и соответствующими соглашениями.

Пунктом 203 приказа Федерального казначейства от 11.01.2021 N 2н «Об утверждении Графика документооборота при централизации учета и признании утратившим силу приказа Федерального казначейства от 31 декабря 2019 г. N 41н» установлено оформление и предоставление соответствующих Извещений (ф. 0504805) в электронном виде в подсистеме учета и отчетности государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами «Электронный бюджет» (далее — ПУиО ГИИС «Электронный бюджет»).

Учитывая изложенное, Учредителю и получателям субсидий необходимо обеспечить проведение мероприятий, направленных на сверку показателей, оформление и согласование в электронном виде Извещения (ф. 0504805) в части взаимосвязанных операций, формирующих расчеты по предоставленным субсидиям в следующем порядке:

— на основании учетных данных Учредителя в срок до 28.06.2021 в ПУиО ГИИС «Электронный бюджет», Межрегиональным бухгалтерским УФК обеспечивается оформление и направление получателям субсидий проектов Извещения (ф. 0504805) в электронном виде;

— в период с 28.06.2021 по 05.07.2021 получателями субсидий производится сверка показателей проекта Извещения (ф. 0504805) и уточнение (изменение) суммы использованных средств;

— по результатам произведенной сверки и уточнения показателей, уполномоченными лицами (Руководителем и Главным бухгалтером) Учредителя и получателя субсидий производится согласование Извещения (ф. 0504805) с подписанием его усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП);

— на основании Извещения (ф. 0504805) подписанного ЭП получателем субсидий и Межрегиональным бухгалтерским УФК в бюджетном (бухгалтерском) учете, соответствующие бухгалтерские записи по взаимосвязанным расчетам отражаются на 30.06.2021.

В последующих кварталах, оформление Извещения (ф. 0504805) в целях отражения в бюджетном (бухгалтерском) учете взаимосвязанных операций, формирующих расчеты по предоставленным бюджетным и автономным учреждениям субсидиям будет, производиться в аналогичном порядке. Более подробно порядок оформления в ПУиО ГИИС «Электронный бюджет» Извещений (ф. 0504805) по взаимосвязанным операциям, связанным с предоставлением субсидий бюджетным и автономным учреждениям, описан в инструкции, размещенной на сайте Межрегионального бухгалтерского УФК в подразделе «Электронный бюджет — Подсистема учета и отчетности — Модуль ведения бюджетного (бухгалтерского) учета учреждений — Инструкции и методические материалы».

Новые формы первичных документов

Каким нормативным актом утверждены новые формы первичной учетной документации, применяемой государственными (муниципальными) учреждениями? С какой даты следует применять такие формы? Отличаются ли они от ранее действовавших форм?

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н) утверждены новые формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, используемых государственными (муниципальными) учреждениями, а также Методические указания по их применению (далее – Методические указания). Данные документы и регистры следует применять при формировании учетной политики на 2015 год. С вступлением в силу Приказа № 52н утрачивает силу ранее действующий Приказ № 173н[1]. В статье проведем сравнительный анализ новых и старых форм первичных документов.

Прежде всего, напомним, что непосредственно самим приказом Минфина, как и раньше, утверждаются лишь те формы первичных документов, которые относятся к классу 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД[2]. Теперь перечень таких документов расширился в первую очередь за счет включения в него тех документов, которые ранее утверждались различными постановлениями Госкомстата РФ и относились к классу 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД.

Насколько изменились коды и названия форм первичных документов, рассмотрим в таблице:

В соответствии с Приказом № 52н

В соответствии с Приказом № 173н

Номер формы первичного документа

Название формы первичного документа

Номер формы первичного документа

Название формы первичного документа

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов

Акт о приеме-передаче здания (сооружения)

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)

на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)

Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)

Акт о списании транспортного средства

Акт о списании автотранспортных средств

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда

Меню-требование на выдачу продуктов питания

Ведомость на выдачу кормов и фуража

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону

Накладная на отпуск материалов на сторону

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов)

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Акт приемки материалов (материальных ценностей)

Акт о приемке материалов

Акт о списании материальных запасов

Табель учета использования рабочего времени

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях

Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам

Табель учета посещаемости детей

Акт о списании бланков строгой отчетности

Уведомление по расчетам между бюджетами

Уведомление о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнованиях)

Акт о результатах инвентаризации

Акт приемки-передачи кассовых выплат и поступлений при реорганизации участников бюджетного процесса

Справка о финансировании и кассовых выплатах

Далее рассмотрим порядок заполнения новых форм первичных документов (в таблице они выделены) в соответствии с Методическими указаниями, приведенными в приложении 5 к Приказу № 52н.

Рекомендации по заполнению новых форм

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101). Этот документ заменил сразу три ранее применявшихся учреждениями формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 (далее – Постановление № 7):

акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001);
акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030);
акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

В связи с этим акт по форме 0504101 теперь составляется при оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, в том числе вложений в объекты недвижимого имущества (здания, сооружения и проч.). Кроме того, данный акт применяется при оформлении приема-передачи как одного, так и нескольких объектов нефинансовых активов (то есть групп объектов).

Согласно методическим указаниям акт по форме 0504101 используется для оформления следующих операций:

передача нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями), в том числе при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения);
передача имущества в государственную (муниципальную) казну, в том числе при изъятии органом, осуществляющим полномочия собственника государственного (муниципального) имущества, объектов нефинансовых активов из оперативного управления (хозяйственного ведения);
передача имущества в качестве взноса в уставный капитал (имущественного взноса);
изменение правообладателя государственного (муниципального) имущества при иных основаниях, за исключением приобретения имущества на государственные (муниципальные) нужды (нужды бюджетных (автономных) учреждений), продажи государственного (муниципального) имущества. При этом учреждению дается право в рамках формирования учетной политики установить порядок применения акта по форме 0504101 при приобретении, безвозмездной передаче, продаже объектов нефинансовых активов.

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102). Структура и предназначение данной формы во многом повторяет ранее применяемую учреждениями форму 0306032 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств», утвержденную Постановлением № 7, с той лишь разницей, что новая форма используется шире.

Новая форма накладной, по сравнению с ранее применяемой формой, используется для оформления и учета перемещения внутри учреждения не только основных средств, но и других объектов нефинансовых активов, в частности:

нематериальных активов;
готовой продукции, произведенной учреждением.

Накладная (ф. 0504102) выписывается передающей стороной (структурным подразделением – отправителем) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получающей и передающей сторон. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у материально ответственного лица, передающего объект, третий экземпляр передается материально ответственному лицу, принимающему объект.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103). Данный акт применяется учреждениями вместо утвержденной Постановлением № 7 формы 0306002 с одноименным названием и практически полностью совпадает с ней. Однако в новой форме, в отличие от ранее применяемой формы, дополнительно необходимо указывать реквизиты договоров о проведении работ и сроки их выполнения.

Установлено, что учреждение вправе использовать акт по форме 0504103 при модернизации нематериальных активов, если это зафиксировано в учетной политике.

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). Данный акт совмещает в себе информацию, ранее указываемую отдельно в следующий формах, утвержденных Постановлением № 7:

в акте о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003);
в акте о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033).

Таким образом, теперь акт по форме 0504104 составляется на один или несколько объектов нефинансовых активов по одной группе государственного (муниципального) имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). На объекты недвижимого имущества акт оформляется с указанием информации, содержащейся в кадастровом паспорте объекта недвижимости.

В соответствии с Методическими указаниями акт по форме 0504104 составляется комиссией по поступлению и выбытию активов на основании ее решения о необходимости списания объектов основных средств, нематериальных активов, иных материальных ценностей (кроме сырья, материалов, а также готовой продукции, произведенной учреждением) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию нефинансовых активов.

Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105). Данный акт заменил ранее применявшуюся учреждениями форму 0306004 «Акт о списании автотранспортных средств», утвержденную Постановлением № 7. Обе формы применяются для отражения операций по списанию автотранспортного средства.

Стоит отметить, что структура и порядок заполнения данных документов практически совпадает, с той лишь разницей, что новая форма акта более адаптирована для применения учреждениями государственного сектора.

Требование-накладная (ф. 0504204). Эта форма более компакта по сравнению с ранее применяемой одноименной формой 0315006, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а (далее – Постановление № 71а).

Несмотря на это, предназначение указанных форм и правила заполнения совпадают. Как и раньше, требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами, а также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Составляет требование-накладную материально ответственное лицо структурного подразделения-отправителя, передающего материальные ценности подразделению-получателю (например, со склада – на склад; со склада – в структурное подразделение и др.) или другому материально ответственному лицу, в двух экземплярах, один из которых служит основанием для передачи ценностей, а второй – для их принятия.

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205). Оформлять такой документ учреждения обязаны вместо ранее используемой формы 0315007 «Накладная на отпуск материалов на сторону», утвержденной Постановлением № 71а.

Накладная по форме 0504205 применяется для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям) – получателям, организациям, в том числе с привлечением организаций, осуществляющих перевозку, на основании договоров (контрактов) и других документов.

Накладная по форме 0504205 выписывается в двух экземплярах учреждением-отправителем на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов при предъявлении представителем учреждения (организации) – получателя; организации, осуществляющей перевозку, на основании доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в установленном законодательством порядке. Один экземпляр является основанием для отпуска материалов, второй – передается представителю учреждения (организации) – получателя материальных ценностей.

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206). Данная форма введена впервые и ранее аналогов не имела. Согласно Методическим указаниям карточка (книга) (ф. 0504206) применяется для учета имущества, которое выдается в личное пользование работнику (служащему) при исполнении им служебных обязанностей.

В карточке регистрируется выданное в пользование имущество по наименованиям, отраженным в графе 1, с указанием нормы выдачи, нормативного срока использования (при наличии), количества выданных материальных ценностей.

При возврате имущества регистрируется количество сданного имущества по наименованиям с указанием количества возвращенного (сданного) имущества, даты возврата и подписи лица, которое приняло сданное работником (служащим) имущество.

При формировании карточки (книги) (ф. 0504206) в целях учета имущества учреждения, выданного работникам (служащим), реквизиты, отражающие индивидуальные характеристики лица, получившего имущество (размеры головного убора, одежды, обуви и т. д.), могут не заполняться.

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207). Это абсолютно новая форма. Составлять ее придется учреждениям при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов) в том числе от сторонних организаций (учреждений). Приходный ордер служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения поступивших материальных ценностей. В нем указываются сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости.

Бухгалтерия учреждения отражает в приходном ордере корреспонденцию счетов и оформляет отметку о принятии к учету и оприходовании материальных запасов (материальных ценностей).

При наличии количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика) комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет акт приемки материалов (ф. 0504220), который является правовым основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику).

Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220). Теперь такой акт составляется вместо ранее используемой формы 0315004 «Акт о приемке материалов», утвержденной Постановлением № 71а.

Сравнивая эти формы, отметим, что информация, указываемая в них, практически совпадает. Поэтому перейти на новую форму учреждениям не составит труда.

Расчетная ведомость (ф. 0504402). Структура такой ведомости во многом повторяет одноименную форму 0301010, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. При этом новая форма более адаптирована для применения учреждениями именно государственного сектора.

В соответствии с Методическими указаниями расчетная ведомость (ф. 0504402) применяется для отражения начислений по заработной плате работников, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).

Авансовый отчет (ф. 0504505). Согласно Приказу № 52н авансовый отчет перенесен из регистров бухгалтерского учета к первичным документам. В связи с этим изменился код формы. Ранее применялся код 0504049.

Как и раньше, авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. При этом указания по его заполнению несколько скорректированы.

Согласно новой редакции таких указаний подотчетное лицо при оформлении авансового отчета приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет утверждаются руководителем учреждения или лицом им уполномоченным.

На оборотной стороне такого отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Помимо введения новых форм первичных документов, следует отметить изменение порядка заполнения действующих форм, в частности:

более подробно описываются правила заполнения табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421). Приведена таблица с условными обозначениями, которые используются для оформления такого табеля;
извещение (ф. 0504805) теперь используется при оформлении расчетов, возникающих по операциям приемки-передачи имущества, обязательств не только между учреждением и созданными им обособленными структурными подразделениями (филиалами), но и между другими субъектами учета, в том числе при межведомственных и межбюджетных расчетах;
основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835) теперь являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости), а не ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);
значительно скорректирован порядок применения и заполнения уведомления по расчетам между бюджетами (ф. 0504817).

Проанализировав новые формы первичных документов, утвержденные Приказом № 52н, которые дополнили перечень действующих форм учетной документации государственного сектора управления, отметим, что большинство из них повторяют структуру и порядок заполнения аналогичных унифицированных форм, установленных соответствующими приказами Госкомстата. Тем самым, взяв за основу единые унифицированные формы, Минфин адаптировал их для применения учреждениями государственного сектора. Отдельные формы (0504206, 0504207) введены впервые и ранее аналогов не имели.

Также обратите внимание, что принятие Приказа № 52н повлечет за собой внесение значительных изменений в инструкции по бухгалтерскому учету, установленные отдельно для казенных, бюджетных и автономных учреждений. Напомним, что проекты изменений в данные инструкции размещены на сайте Минфина, однако в них не были учтены новые формы первичной документации. Возможно, с изданием Приказа № 52н эти проекты будут отредактированы окончательно и приняты в скором времени.

В следующем номере журнала читайте о новых формах регистров бухгалтерского учета и порядке их применения.

[1] Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

[2] Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011 93, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.

Обзор изменений в первичке и регистрах бухучета в бюджетных организациях

Приказ от 15.06.2020 № 103н [1] внесет изменения в Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, которым утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, и методические указания по их применению (далее — приказы № 103н, № 52н, Методические указания).

Что необходимо учесть бухгалтеру автономного учреждения с вступлением в силу этих изменений?

уточняется порядок оформления и составления документов, в том числе в электронном виде;
вводятся новые формы документов и порядок их заполнения;
вносятся изменения в порядок заполнения действующих форм документов.

Порядок оформления и составления документов

В целях отражения в бухгалтерском учете информации об объектах бухучета, возникающих при осуществлении фактов хозяйственной жизни, каждый факт подлежит оформлению первичным учетным документом (сводным первичным учетным документом).

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Согласно дополнениям, вносимым в разд. 1 «Общие положения» Методических указаний (приложение 5 к Приказу № 52н), оформляющая часть документа должна содержать:

подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни (сделки, операции), за его оформление и ответственных за содержащиеся в документе данные (за соответствие содержащихся в документе данных фактам хозяйственной жизни), а также должностных лиц, на которых возложено ведение бюджетного (бухгалтерского) учета, в случаях, когда подпись предусмотрена формой документа (подпись главного бухгалтера (бухгалтера), уполномоченного им лица), либо в случаях, когда в первичном учетном документе предусмотрено отражение данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета. Названные должностные лица подписывают первичные учетные документы с указанием даты подписания документа;
должности исполнителя, подписи (с расшифровкой) и контактные данные (номер контактного телефона (при наличии), электронный адрес).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются:

в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной подписью (далее — электронный первичный учетный документ, электронный регистр, вместе — электронные документы);
на бумажном носителе — в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов и (или) в случае, если федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

При необходимости представления другому лицу или в государственный орган (по требованию) документа на бумажном носителе, который был сформирован в электронном виде, учреждение обязано за свой счет изготавливать копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра. Копии электронного документа заверяются в порядке, установленном в учетной политике учреждения.

Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на первичном учетном документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.

Документы, формы которых не унифицированы, принимаются к бухгалтерскому учету в случае их составления по формам, установленным учетной политикой учреждения, и при условии, что такие документы содержат обязательные реквизиты, предусмотренные п. 25 СГС «Концептуальные основы» [2] .

Аналогичные положения также вводятся в указанный стандарт (Приказ Минфина РФ от 30.06.2020 № 130н).

Унифицированные формы электронных документов, установленные Приказом № 52н, применяются учреждением в целях ведения им бухгалтерского учета при условии закрепления таких требований в его учетной политике.

Электронные документы, предусмотренные Приказом № 52н, применяются субъектами учета согласно принятой учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2021 (п. 2 Приказа № 103н).

Учреждение вправе предусмотреть в учетной политике формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам электронных документов при отсутствии технической возможности их формирования и хранения в виде электронных документов. При этом в бухгалтерскую службу должен быть представлен электронный образец такого документа в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных.

Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии, иные поля унифицированной формы документа, предусмотренные для отражения бухгалтерских записей, в случае оформления лицом, ответственным за совершение факта хозяйственной жизни, электронного первичного учетного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (далее — ЭЦП), не заполняются.

Учреждение вправе включить в первичный учетный документ, сформированный на основе унифицированных форм документов (электронных документов), дополнительные реквизиты (данные) при условии обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляются формирование и обмен информацией и документов в электронном виде (в форме электронных документов).

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета является допустимым изменение (сужение, расширение) размеров граф и строк с учетом значений показателей, а также включение дополнительных строк и создание вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.

В случае, если при обмене информацией в форме электронных документов предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии.

Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.

Новые формы первичных учетных документов

Код формы

Наименование формы

Решение о командировании на территории РФ

Изменение решения о командировании на территории РФ

Решение о командировании на территорию иностранного государства

Изменение решения о командировании на территорию иностранного государства

Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема

Отчет о расходах подотчетного лица

В приложении 5 предусматривается порядок заполнения указанных форм, в котором отмечено, что эти документы оформляются в электронном виде.

Новые формы регистров бухгалтерского учета

Код формы

Наименование формы

Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет

Журнал операций межотчетного периода

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами

Также предусматривается порядок заполнения указанных регистров. Соответствующие дополнения вносятся в приложения 3, 4, 5 к Приказу № 52н.

Изменения в порядке заполнения отдельных первичных документов

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). В порядке заполнения данного документа уточнено, что он составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании мягкого инвентаря, посуды и однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью от 3 000 руб. до 100 000 руб. (до внесения изменений — от 3 000 руб. до 40 000 руб.) включительно за единицу и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.

Требование-накладная (ф. 0504204). Согласно поправкам данный документ не применяется для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Такие операции нужно будет оформлять приходным ордером (ф. 0504207).

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). В порядке заполнения данного документа уточнено, что он применяется для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 10 000 руб. (до внесения изменений — до 3 000 руб.) включительно за единицу.

Расчетная ведомость (ф. 0504402). В порядке заполнения данного документа дополнено, что этот документ применяется для отражения начислений по заработной плате работников в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).

Платежная ведомость (ф. 0504403). Согласно поправкам данная форма применяется в случаях начисления заработной платы, иных выплат с оформлением расчетной ведомости (ф. 0504402).

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425). Уточнен порядок заполнения данной формы в отношении заполнения данных в графе 9. В действующем порядке вместо графы 9 ошибочно указана графа 12.

Авансовый отчет (ф. 0504505). В порядке заполнения данного документа дополнено, что он применяется для учета расчетов с подотчетными лицами при условии оформления на бумажном носителе.

Кассовая книга (ф. 0504505). Дополнен порядок формирования данной формы в электронном виде. В частности, записи в электронную кассовую книгу вносятся в момент подписания кассиром ЭЦП каждого приходного кассового ордера, расходного кассового ордера либо скан-копий указанных документов, содержащих собственноручные подписи. Квитанция к приходному кассовому ордеру, сформированному в электронном виде, подписывается ЭЦП главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром. Формирование электронной кассовой книги осуществляется ежедневно, включая рабочие дни, в которые кассовые операции не проводились.

Табель учета посещаемости детей (ф. 0504608). В порядке заполнения данного табеля уточнено, что дни посещения ребенком учреждения в табеле не отмечаются, если иное не предусмотрено учетной политикой. Дни непосещения отмечаются в соответствующей графе так:

«В» — выходные дни;
«НУ» — неявка по уважительной причине;
иными буквенными обозначениями, предусмотренными учетной политикой (например, «НБ» — неявка по болезни; «НЯ» — неявка без уважительной причины (по пропущенным дням, подлежащим оплате согласно условиям договора).

Извещение (ф. 0504805). Порядок заполнения данной формы изложен в новой редакции, согласно которой она используется:

при оформлении бухгалтерского документа в целях обеспечения своевременного отражения бухгалтерских записей согласно первичному учетному документу по взаимосвязанным операциям между субъектами учета (в частности, по расчетам, возникающим по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств между субъектами учета, в том числе при межведомственных и межбюджетных расчетах, по расчетам между государственными (муниципальными) бюджетными и автономными учреждениями и учредителями, расчетам между органами, осуществляющими кассовое обслуживание по поступлениям (выбытиям) в бюджет (из бюджета));
при оформлении первичного учетного документа в целях отражения взаимосвязанных операций между субъектами учета (возникающих объектов учета (их изменений), по которым не установлены унифицированные формы первичных учетных документов (формы электронных первичных учетных документов), — в частности операций, возникающих при предоставлении межбюджетных трансфертов с условиями при передаче активов, включая операции, формирующие расчеты по возврату неиспользованных средств межбюджетного трансферта; предоставлении с условиями при передаче активов бюджетным и автономным учреждениям субсидий (грантов) из бюджетов бюджетной системы РФ, бюджетными (автономными) учреждениями, включая операции, формирующие расчеты по возврату указанных субсидий (грантов).

Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Порядок применения данной справки изложен в новой редакции, согласно которой она используется:

при формировании первичного учетного документа в целях отражения операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, для отражения которых не установлены унифицированные формы первичных учетных документов (формы электронных первичных учетных документов), операций, в результате которых не требуется представления плательщиком (физическим, юридическим лицом) первичного учетного документа для совершения факта хозяйственной жизни;
при формировании бухгалтерского документа для отражения бухгалтерских записей на основании первичного учетного документа в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных ЭЦП, при отсутствии возможности в оформленном первичном учетном документе заполнения раздела «Отметка о принятии к учету» (при передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета и формированию отчетности централизованной бухгалтерии), при отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с исправлением ошибок, выявленных субъектом учета, проверяющим органом.

Также установлен порядок заполнения справки в зависимости от факта хозяйственной жизни, в отношении которого она составляется.

Изменения в порядке заполнения отдельных регистров бухгалтерского учета

Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0504031). В порядке заполнения данной формы дополнено, что инвентарная карточка открывается при принятии инвентарного объекта нефинансового актива к бухгалтерскому учету, закрывается — при прекращении признания (выбытии с бухгалтерского учета) инвентарного объекта нефинансового актива.

Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). В порядке заполнения данной формы уточнено, что она предназначена для учета группы однородных объектов ОС — мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории), иных объектов ОС, входящих в комплекс объектов основных средств, признаваемый для целей бухгалтерского учета единым инвентарным объектом (оконечных устройств сигнализационной сети, систем вентиляции, пожаротушения (например, камер видеонаблюдения, кондиционеров, периферийных устройств, являющихся оконечными устройствами сигнализационной сети, приборов, устройств средств измерения, управления; средств преобразования, принятия, передачи, хранения информации), средств вычислительной техники и оргтехники), а также предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 100 000 руб. включительно (далее — инвентарная группа объектов).

Инвентарной группе объектов присваивается внутренний порядковый инвентарный номер инвентарной группы, формируемый как совокупность инвентарного номера инвентарной группы и порядкового номера объекта, входящего в комплекс.

Опись инвентарных карточек по учету нефинансовых активов (ф. 0504033). Дополнено, что в отношении инвентарных карточек (ф. 0504031, 0504032), сформированных в форме электронного документа, данная опись не составляется.

Главная книга (ф. 0504072). Уточнен порядок заполнения данного регистра. В частности, при открытии главной книги в ней записываются суммы остатков на начало года и на начало периода (месяца, дня) в соответствии с заключительным балансом за истекший год с учетом изменений входящих остатков по счетам учета согласно журналу операций межотчетного периода, обороты по дебету и кредиту за соответствующий период и с начала года, исходящие остатки по счетам учета, итоговые данные за соответствующий период, номера журналов операций (ф. 0504071). Остатки на начало года и на начало (конец) периода (месяца, дня) по соответствующим счетам аналитического учета рабочего плата счетов (0 205 00 000 «Расчеты по доходам», 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам», 0 210 10 000 «Расчеты по налоговым вычетам по НДС», 0 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты», 0 304 04 000 «Внутриведомственные расчеты», 0 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами») отражаются в соответствии с регистрами бухгалтерского учета по дебету и (или) по кредиту (развернуто). Показатели остатков на начало года, на начало периода, на конец периода в главной книге отражаются в положительном значении показателя.

[1] Приказ вступает в силу с момента регистрации в Минюсте. На момент подготовки номера документ находился на регистрации.

[2] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

Форма окуд 0504805 когда применяется