Вопрос: Организация находится в г. Новосибирске. У нее имеется обособленное подразделение в г. Москве, которое не является представительством или филиалом организации. Кто может подписывать справку по форме 2-НДФЛ и справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений для расчета пособий (больничных) при увольнении работника? Может ли работник подписывать справку по доверенности? Если нет, то каким образом выдавать справку в день увольнения ввиду удаленности? Будет ли нарушением отправлять справки в день увольнения по почте на имя самого сотрудника? Нужно ли при этом сотруднику оформлять заявление с просьбой направить справку по такому-то адресу? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2016 г.)
Организация находится в г. Новосибирске. У нее имеется обособленное подразделение в г. Москве, которое не является представительством или филиалом организации.
Кто может подписывать справку по форме 2-НДФЛ и справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений для расчета пособий (больничных) при увольнении работника? Может ли работник подписывать справку по доверенности? Если нет, то каким образом выдавать справку в день увольнения ввиду удаленности? Будет ли нарушением отправлять справки в день увольнения по почте на имя самого сотрудника? Нужно ли при этом сотруднику оформлять заявление с просьбой направить справку по такому-то адресу?
Прежде всего отметим, что нормы ст. 84.1 ТК РФ, устанавливающие общий порядок увольнения работника, не предусматривают безусловной обязанности работодателя выдать работнику справку о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ, утверждена приказом ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@; далее — справка 2-НДФЛ), а также справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы. (утверждена приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н; далее — справка 182н). Такая обязанность согласно трудовому законодательству возникает у работодателя только после направления ему работником соответствующего заявления в письменной форме (ст. 62 ТК РФ).
Вместе с тем следует иметь в виду, что обязанность предоставить работнику в день увольнения справку 182н устанавливается п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», а также п. 2 Порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы. утвержденного приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н (далее — Порядок). При этом указанные нормативные акты не ставят возникновение такой обязанности в зависимость от наличия или отсутствия заявления работника.
Правила заполнения справки 182н установлены п.п. 5-7 Порядка. Однако данные нормы не содержат положений о том, кто вправе подписывать указанную справку. Тем не менее из самой формы данной справки, а также примечаний к ней следует, что ее должен подписывать руководитель организации либо руководитель ее обособленного подразделения. Следовательно, если работник, подписывающий справку 182н, назначен руководителем обособленного подразделения организации в г. Москве и имеет соответствующую доверенность, то он вправе подписать такую справку самостоятельно.
Если же обособленное подразделение не имеет руководителя, то справка должна быть подписана руководителем организации. В этом случае, как справедливо отмечено в вопросе, справка не может быть выдана работнику обособленного подразделения в день его увольнения. В данной ситуации работодателю следует направить по известному ему адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия работника на отправление справки по почте указанный работник уведомляет об этом работодателя в письменном виде (п. 2 Порядка).
Что же касается справки 2-НДФЛ, то безусловной обязанности работодателя выдать ее при увольнении работника налоговое законодательство так же, как и трудовое, не устанавливает. По аналогии со ст. 62 ТК РФ такая справка выдается работнику лишь по его письменному заявлению (п. 3 ст. 220 НК РФ). Заполненная форма справки подписывается на каждой странице в поле «Налоговый агент» (раздел I Порядка заполнения формы сведений о доходах физического лица «Справка о доходах физического лица» (форма 2-НДФЛ), утвержденного приказом ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@). Анализ же поля «Налоговый агент» формы справки 2-НДФЛ показывает, что подпись в данном поле может проставить как налоговый агент, так и его уполномоченный представитель. Отсюда следует, что данная справка может быть подписана как руководителем организации, так и любым представителем данной организации, действующим на основании доверенности. Сведения о документе, подтверждающем полномочия представителя, отражаются в соответствующей графе справки 2-НДФЛ.
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Правовой консалтинг является уникальной услугой индивидуального консультирования по правовым вопросам, которая предоставляется пользователям непосредственно во время работы с системой ГАРАНТ.
Основные преимущества услуги Правового консалтинга:
Удобство использования — в любой момент при работе с системой ГАРАНТ можно обратиться за персональной консультацией и получить ответ на интересующий вопрос, ответы хранятся в системе ГАРАНТ и содержат гиперссылки на дополнительные тематические материалы, содержащиеся в системе.
Гарантия качества — служба Правового консалтинга состоит из квалифицированных экспертов в области бухгалтерского учета и налогообложения, трудового и гражданского права в сфере регулирования предпринимательской деятельности. Все ответы проходят обязательную дополнительную централизованную экспертизу рецензентами службы Правового консалтинга.
Оперативность — срок ответа на вопросы пользователя, принятые к рассмотрению, составляет два дня.
Для того чтобы воспользоваться услугой Правового консалтинга, выберите в основном меню системы ГАРАНТ раздел "Правовая поддержка" (или используйте сочетание клавиш Alt + F1) и в открывшемся окне введите свой вопрос.
Более подробную информацию о данной услуге Вы можете получить, обратившись к Разделу "Правовая поддержка" Руководства пользователя (клавиша F1) или у Вашего специалиста по обслуживанию.
Справка по форме по форме 182н: изменились подписи
В пакете документов, выдаваемых работнику при увольнении, есть справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих увольнению.
Справка о размере заработной платы за 2 года нужна, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха.
Форма справки и порядок ее выдачи установлены приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 года № 182н.
Приказом Минтруда России от 10 января 2022 года № 1н из формы справки удалили строку, отведенную Главному бухгалтеру, где он подписывал справку и отражал свои ФИО.
Теперь, с 20 февраля 2022 года справку будет подписывать только руководитель.
Причем, подписывать придется лично, поскольку Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» настаивает на том, что выдать справку по форме 182н о сумме заработка за 2 календарных года, предшествующих увольнению, в электронном виде нельзя.
Кому выдается справка по форме 182н
Справка по форме №182н выдается не только при увольнении, ее вправе запросить бывший работник.
Бывший работник может запросить справку о сумме заработка, на которую были начислены страховые взносы. Для этого нужно написать заявление. Причем, лично и на бумаге. Электронно такое заявление направить нельзя.
Работодатель обязан в течение трех дней ее выдать. За справкой могут прийти доверенные лица работника с нотариально заверенной доверенностью.
Структура справки № 182н
В справке №182н всего четыре раздела:
- Данные о страхователе. Это: полное наименование организации или подразделения (ФИО предпринимателя), ИНН, КПП, адрес, телефон, регистрационный номер страхователя и код подчиненности.
- Сведения о застрахованном лице: фамилия, имя, отчество, паспортные данные и адрес. И поля, где указывают периоды работы: даты начала и окончания.
- Сумма зарплаты и иных выплат, на которые были начислены страховые взносы.
- Информация об исключаемых периодах за каждый год с разбивкой по периодам: отдельно дни больничных, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.
Как проверить справку, полученную от работника
В справке и трудовой книжке, которые предоставил работник, должны совпадать:
- фамилия, имя и отчество работника;
- наименование работодателя, выдавшего справку;
- период работы человека у данного работодателя.
Подлинность паспорта нового сотрудника можно проверить на сайте МВД РФ, а существование работодателя, выдавшего справку, – по данным ЕГРЮЛ.
В подлинности начисленных сумм можно убедиться, сверив их с данными справки о доходах по форме 2-НДФЛ, которую также должен предоставить работник при поступлении на работу. Однако сумма дохода, указываемая в справке, не должна превышать предельную величину базы для начисления страховых взносов.
Чтобы проверить данные из справки сотрудника о его прежней зарплате, компания может направить запрос в ФСС.
Скачайте образец правильно заполненной справки в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
«Отмененная» справка 182н в 2023 году: кому выдавать, как заполнить
Как известно, с 1 января 2023 года была отменена справка № 182н, используемая работодателями для расчета сумм пособий, связанных с нетрудоспособностью работника. В статье рассмотрим, какие последствия для работодателя повлекла отмена справки и чем заменить старую форму в 2023 году.
Зачем нужна справка по форме № 182н
Изначально рассмотрим, для чего же предназначался рассматриваемый документ. Справка по форме № 182н отражала информацию о сумме заработка сотрудника за два года, предшествующих его увольнению из организации. Информация, указываемая в справке, в последующем использовалась для корректного расчета пособий по временной нетрудоспособности, то есть оплаты больничных.
Отмена справки с 01.01.2023
Начиная с 2023 года, согласно Приказу Министерства труда от 19.10.2022 № 677, справка по форме № 182н отменена. Также были упразднены:
- форма и порядок запроса для проверки данных о страхователе, который выдал указанную справку;
- заявление застрахованного лица о запросе сведений о заработной плате, используемых для получения справки.
То есть, отменена как справка, так и вся документация, способствующая ее получению. Причиной отмены стало формирование нового, но уже всем знакомого, Социального фонда России (СФР). И теперь, согласно новым правилам, информацию о заработке сотрудника для расчета пособия за первые 3 дня болезни работодатели должны получать через СФР, а каким образом — рассмотрим далее.
Аналог справки № 182н
Справка была полностью отменена, замен для нее не предусматривалось. Но как же теперь получать информацию о доходе сотрудника?
С нового года все работодатели обязаны ежемесячно предоставлять в ФНС персонифицированные сведения по своим сотрудником, которые как раз-таки и содержат информацию об их доходе. В последующем, налоговая служба передает эту информацию в Социальный фонд России (без участия в этой процедуре работодателя).
И теперь, чтобы получить данные о доходе по новому сотруднику работодателю нужно отправить соответствующий запрос в СФР — запрос осуществляется через систему социального электронного документооборота (СЭДО) по форме «Запрос сведений о заработной плате сотрудника».
При формировании запроса работодатель указывает календарные года, за которые необходимо получить доход, в ответ СФР присылает информацию о заработке сотрудника в разрезе всех работодателей за запрашиваемый период.
Узнайте, какие акции и скидки на продукты «1С» доступны для вас прямо сейчас
Всегда ли нужно отправлять запрос в СФР?
Запрос о заработке сотрудника за два предыдущих года направляется в СФР в том случае, если при наступлении страхового случая:
- сотрудник два предыдущих года работал в другой организации;
- сотрудника за два предыдущих года работал на вашем предприятии и в другой организации.
Если сотрудник два предшествующих года работал исключительно на вашем предприятии (то есть имеются все данные для расчета пособия), запрос делать не нужно.
Обратим внимание, что сотрудник имеет право на то, чтобы для расчета пособия по нетрудоспособности учитывался заработок исключительно текущего работодателя вне зависимости от периода его работы — в таком случае запрос, соответственно, тоже делать не нужно.
Выдача справки сотруднику
Несмотря на определение нового порядка получения данных для расчета пособий, предприятию следует учитывать 2 ситуации, когда необходимо выдать справку:
- Сотрудник был уволен в 2022 году.
- Сотрудник написал письменное обращение — заявление о предоставлении ему справки. Несмотря на отмену документа, отказать в выдаче предприятие не имеет — об этом свидетельствует ст. 62 ТК РФ.
Как же выдать справку, если форма была упразднена? Четкого ответа со стороны нормативно-правовых актов нет, но можно рассмотреть один из следующих вариантов:
1. Сформировать справку из используемого программного обеспечения по старой форме. Например, в «1С: Бухгалтерия предприятия» это можно сделать с помощью документа «Справка для расчета пособий (исх.)», которая располагается в Разделе «Зарплата и Кадры» — Блок «Пособия».
2. Выдать справку в произвольной форме.
Но учитывайте тот факт, что данные в справку включаются только по 2022 год включительно, с 2023 года все данные будут храниться в СФР, как отмечалось ранее, исходя из персонифицированных сведений по сотрудникам, которые подают работодатели.
Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?
Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.
Справка 182н для больничного
Что это за справка 182н — это отчет о начисленных выплатах за время работы, выдаваемый работнику в день увольнения. Она необходима для выплаты больничного на новом месте работы.
В день увольнения необходимо выплатить сотруднику всю заработную плату по последний день работы, все положенные компенсации и выходные пособия. Вместе с этим выдаются следующие документы:
- трудовая книжка или СТД-Р;
- информация о доходах за текущий год;
- справка о заработке для расчета пособий (182н);
- форма СЗВ-М;
- форма СЗВ-СТАЖ;
- разд. 3 расчета по страховым взносам;
- другие документы, в том числе по требованию работника.
Более подробно рассмотрим назначение и порядок заполнения формы, указанной в пункте 3.
Форма 182н
приказом Минтруда № 182н от 30.04.2013 утвержден бланк справки 182н для расчета больничного листа. С 20 февраля 2022 года применяется новая форма в редакции приказа Минтруда от 10.01.2022 № 1н . Изменения технические: убрана подпись главного бухгалтера. Ожидается, что нововведение ускорит оформление документа.
Сведения о заработке необходимы, чтобы новый работодатель получил информацию о ваших доходах. Она используется для расчета среднего заработка при назначении пособий:
- по болезни;
- отпуска по беременности и родам;
- по уходу за ребенком.
Вот как выглядит справка по форме 182н в 2022 году:
Правила заполнения
Посмотрим, что такое справка 182н и как заполнить документ за 2 года для больничного. При составлении справочного документа 182н необходимо привести сведения:
- о работодателе (раздел 1): наименование, ИНН, данные территориального органа ФСС, к которому относится организация, ее регистрационный номер, контактные данные компании;
- работнике (раздел 2): ФИО, паспортные данные, сведения о периоде его работы в организации;
- доходах сотрудника (раздел 3);
- периодах нетрудоспособности за время работы, периодах отсутствия, если сотруднику в это время начислялся доход, не подлежащий обложению страховыми взносами.
В разделе 3 приводятся данные о сумме начислений работнику. Установлено правило, за какой период выдается справка 182н при увольнении: за год увольнения и за два предыдущих календарных года. Указываются только суммы доходов, с которых компания исчислила страховые взносы.
Нередко возникает вопрос: почему форма 182н содержит сумму заработка, не равную суммам, указанным в 2-НДФЛ? Это связано с тем, что правительством РФ ежегодно устанавливается предельная величина заработка, с которого начисляются страховые взносы. Если доход работника с начала года превышает предельную величину, то страховые взносы в ФСС с суммы превышения не начисляются, и при расчете пособия они не учитываются.
Предельная база для начисления страховых взносов:
| Год | Предельная база для начисления страховых взносов в ФСС, руб. |
|---|---|
| 2016 | 718 000 |
| 2017 | 755 000 |
| 2018 | 815 000 |
| 2019 | 865 000 |
| 2020 | 912 000 |
| 2021 | 966 000 |
| 2022 | 1 032 000 |
Таким образом, если заработок сотрудника превысит эту величину, то в форме 182н указывают предельную базу. В справке о доходах и суммах НДФЛ указываются в полном размере доходы, облагаемые налогом на доходы физических лиц, в том числе и выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами. Этим и объясняется расхождение.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы и в какой срок нужно выдать работнику при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.
Порядок заполнения
Заполняем форму 182н пошагово.
Шаг 1. Выдаваемому документу необходимо присвоить порядковый номер и проставить дату создания.
Шаг 2. Заполняем данные организации в разделе 1.
Шаг 3. Заполняем данные работника в разделе 2.
Шаг 4. В разделе 2 указываем сроки работы в организации.
Шаг 5. В разделе 3 приводим сведения о заработке за 2020–2022 гг. Учитываем, что указывается только доход, который облагался страховыми взносами.
Шаг 6. Указываем наименование периода в справке 182н — периоды нетрудоспособности отражаем в разделе 4.
Шаг 7. И в заключение документ отдается на подпись ответственным лицам, при наличии ставится печать организации. С 20 февраля справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года главный бухгалтер организации не подписывает. Новый бланк содержит строку только для подписи руководителя организации.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать образец заполнения справки 182н при увольнении по собственному желанию в 2022 году
Скачать образец заполнения справки 182н по новой форме с 2022 г. с учетом декрета
- Юлия К.
Если устраивается работник, который является ИП с УСН 6% и платит фиксированный налог, то какую справку он должен предоставить для подтверждения заработка за 2021-2022 год для расчета больничного листа и оформление налогового вычета на ребенка?
Достаточно ли будет предоставить документ из ФСС РФ об уплате страховых взносов и 2НДФЛ для налогового вычета?