Кто несет ответственность за издание приказа

Кто несет ответственность за издание приказа

Приказ (приказание), порядок его отдачи и выполнения

39. Приказ — распоряжение командира (начальника), обращенное к подчиненным и требующее обязательного выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или устанавливающее какой-либо порядок, положение.

Приказ может быть отдан в письменном виде, устно или по техническим средствам связи одному или группе военнослужащих. Приказ, отданный в письменном виде, является основным распорядительным служебным документом (нормативным актом) военного управления, издаваемым на правах единоначалия командиром воинской части. Устные приказы имеют право отдавать подчиненным все командиры (начальники).

Обсуждение (критика) приказа недопустимо, а неисполнение приказа командира (начальника), отданного в установленном порядке, является преступлением против военной службы.

40. Приказание — форма доведения командиром (начальником) задач до подчиненных по частным вопросам. Приказание отдается в письменном виде или устно. Приказание, отданное в письменном виде, является распорядительным служебным документом, издаваемым начальником штаба (заместителем командира воинской части) от имени командира воинской части, помощником начальника гарнизона по организации гарнизонной службы (военным комендантом гарнизона) от имени начальника гарнизона.

(в ред. Указов Президента РФ от 25.03.2015 N 161, от 16.05.2017 N 210)

(см. текст в предыдущей редакции)

41. Приказ (приказание) должен соответствовать федеральным законам, общевоинским уставам и приказам вышестоящих командиров (начальников). Отдавая приказ (приказание), командир (начальник) не должен допускать злоупотребления должностными полномочиями или их превышения.

Командирам (начальникам) запрещается отдавать приказы (приказания), не имеющие отношения к исполнению обязанностей военной службы или направленные на нарушение законодательства Российской Федерации. Командиры (начальники), отдавшие такие приказы (приказания), привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приказ формулируется ясно, кратко и четко без употребления формулировок, допускающих различные толкования.

42. Командир (начальник) перед отдачей приказа обязан всесторонне оценить обстановку и предусмотреть меры по обеспечению его выполнения.

Приказы отдаются в порядке подчиненности. При крайней необходимости старший начальник может отдать приказ подчиненному, минуя его непосредственного начальника. В таком случае он сообщает об этом непосредственному начальнику подчиненного или подчиненный сам докладывает о получении приказа своему непосредственному начальнику.

43. Приказ командира (начальника) должен быть выполнен беспрекословно, точно и в срок. Военнослужащий, получив приказ, отвечает: «Есть» — и затем выполняет его.

При необходимости убедиться в правильном понимании отданного им приказа командир (начальник) может потребовать его повторения, а военнослужащий, получивший приказ, — обратиться к командиру (начальнику) с просьбой повторить его.

Выполнив приказ, военнослужащий, несогласный с приказом, может его обжаловать.

О выполнении полученного приказа военнослужащий обязан доложить начальнику, отдавшему приказ, и своему непосредственному начальнику.

Подчиненный, не выполнивший приказ командира (начальника), отданный в установленном порядке, привлекается к уголовной ответственности по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

44. Командир (начальник) несет ответственность за отданный приказ (приказание) и его последствия, за соответствие содержания приказа (приказания) требованиям статьи 41 настоящего Устава и за непринятие мер по обеспечению его выполнения.

Отменить приказ (приказание) имеет право только командир (начальник), его отдавший, либо вышестоящий прямой начальник.

45. Если военнослужащий, выполняющий приказ, получит от старшего командира (начальника) новый приказ, который помешает выполнить первый, он докладывает об этом начальнику, отдавшему новый приказ, и в случае подтверждения нового приказа выполняет его.

Начальник, отдавший новый приказ, сообщает об этом начальнику, отдавшему первый приказ.

Военнослужащий в целях успешного выполнения поставленной ему задачи обязан проявлять разумную инициативу.

Делопроизводство: оформляем приказ по правилам

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей <*> :

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт <*> .

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта <*> . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Внимание!
Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт <*> .

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя <*> :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);

— переносить слова (в виде «пере-вести»).

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно <*> :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа

Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Все реквизиты шапки приказа печатаются <*> :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Реквизит «Наименование организации». Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом <*> . Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм. Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт <*> .

Реквизит «Название вида документа». В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» <*> .

Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ. Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ <*> .

Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года. Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением <*> .

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) <*> .

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера <*> :

«к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;

«л» — для приказов со сроком хранения 3 года.

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением <*> .

Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.

Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту <*> :

— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;

— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм <*> .

Основная часть приказа

Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей <*> :

— распорядительной (рисунок 2).

Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка <*> .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится <*> .

Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ». В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» <*> .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа <*> .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка <*> .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля <*> .

В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др. <*> .

Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» <*> .

В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов. Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» <*> .

В конце распорядительной части ставится точка <*> .

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления <*> :

— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

— в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста. Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым. Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт. После каждого пункта основания следует поставить точку <*> .

Основание:	1.	Заявление от 07.05.2020.
2.	Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019.

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.

Заключительная часть приказа

Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).

Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются <*> :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце.

Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит <*> :

— из наименования должности лица, подписавшего документ. Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.

Внимание!
Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» <*> . Вместе с тем это противоречит ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности;

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее). Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).

Гриф согласования располагается сразу за подписью и должен иметь максимальную длину строки 73 мм. Интервал между строками самого реквизита — точно 14 пт. Гриф согласования начинается словом «СОГЛАСОВАНО». Оно оформляется прописными буквами, без кавычек и пробелов. Далее оформление будет зависеть от того, единолично или коллегиально производилось согласование <*> .

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор общества с ограниченной
ответственностью «Полоса»
Подпись П.П.Петров
ДД.ММ.ГГГГ

Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс <*> .

Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20

Реквизит «Виза». Приказы обязательно нужно согласовать как минимум с юрслужбой организации <*> . Поэтому данный реквизит является обязательным для всех приказов.

Виза располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа приказа слева. Допускается оформлять визу на оборотной стороне приказа. Если нужно оформить несколько виз, то они располагаются одна под другой в порядке визирования <*> . Максимально допустимая длина строки визы — 73 мм, а интервал между строками — точно 14 пт <*> .

Реквизит «Виза» включает в себя <*> :

— наименование должности лица, визирующего проект приказа;

— его собственноручную подпись;

Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

Отметка об ознакомлении. Она оформляется ниже реквизита «Подпись» <*> :

— на лицевой стороне последнего листа приказа либо

— на оборотной стороне приказа.

Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Ответственность в делопроизводстве: кто за что отвечает и как это закрепить документально?

В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.

Почему важно распределить ответственность?

Когда в офисе речь заходит об ответственности? Как правило, когда что-то идет не так, как должно, и нужно найти виновных. Распространено мнение, что ответственности как таковой в делопроизводстве нет, ведь серьезные задачи связаны с выполнением производственных планов, охраной труда и деньгами, а «перекладывание» бумаг в этот ряд поставить сложно. Мы не будем доказывать обратное, потому что наша аудитория – секретари и делопроизводители – знают цену ошибке. Многие секретари задаются вопросом разграничения ответственности в следующих ситуациях:

1. Произошла «локальная» неприятность: у руководителя возникает неудовлетворенность различными аспектами работы с документами, которая ограничивается внутренними разбирательствами.

2. Произошла «глобальная» проблема: ошибка при работе с документами влечет нежелательные последствия для организации и ее первого лица (репутационные, финансовые и так далее).

Об ответственности лучше задумываться не после нарушений, а «на перспективу» – то есть чтобы этих нарушений избежать. Для этого необходимо тщательно изучить нормативную базу и проработать локальные нормативные акты (далее – ЛНА), ведь когда нужно разобрать какое-то происшествие, прежде всего обращаются к этим документам.

Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).

Интересно, что зачастую результат таких «поединков» зависит от упорства и личных взглядов его участников. Так, в одних организациях на исполнителей возлагают много ответственности, а где-то, наоборот, виновным во всем признают секретаря. Принятие всей вины на свой счет чаще всего происходит из-за того, что секретарь:

• не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
• выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.

Для собственной безопасности и спокойствия секретарю важно «подстелить соломку» – выявить и регламентировать наиболее проблемные участки работы. Есть в этом вопросе и более масштабный аспект: распределение ответственности важно не только для спокойной работы, когда каждый сотрудник понимает свои задачи, но и для организации эффективного документооборота.

Стандарты для управления документами

Результаты работы организации зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – неотъемлемая часть любого делового процесса организации. Персонал, работающий с документами, должен быть квалифицированным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их недобросовестное выполнение. Об этом написано в международных стандартах, содержащих требования к системам менеджмента (например, в часто внедряемом на российских предприятиях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»). Не секрет, что в нашей стране принятие принципов, зафиксированных в этих стандартах, дается непросто – многие воспринимают их как изложенную непростым языком теорию, не имеющую ничего общего с действительностью. Но положения этих документов на самом деле очень полезны.

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019);

2. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011).

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

• всех участников процесса создания документов;
• лиц, участвующих в управлении документами;
• всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

В указанных нормативных актах между должностными лицами распределена ответственность за организацию документооборота (Таблица 2). В п. 3.1 МР по разработке ИД сказано, что аналогичные положения необходимо предусмотреть в разделе «Общие положения» локальной инструкции по делопроизводству.

Права, обязанности и ответственность должностных лиц следует зафиксировать в их должностных инструкциях. Чтобы нормативные и организационно-правовые документы организации были «рабочими» (иными словами – исполнялись всеми сотрудниками), необходимо обеспечить согласованность их положений. Так, в нашем случае в должностных инструкциях должны быть зафиксированы обязанности по работе с документами, предусмотренные инструкцией по делопроизводству для разных категорий должностей. Они должны быть зафиксированы в должностной инструкции руководителя структурного подразделения хотя бы кратко (Пример).

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа

В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?

На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).

Создание документов (документирование)

Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:

• качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
• своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.

Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:

• документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
• в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
• между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.

Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).

В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:

1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.

2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.

3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.

Исполнение документов (поручений)

В рамках организации исполнения документов нормативными актами по делопроизводству обязанности и ответственность распределены между разными категориями должностных лиц (Таблица 4). Если говорить обобщенно, то основная задача подразделений – исполнять документы в срок или своевременно уведомлять руководителя о необходимости эти сроки скорректировать. Довольно большой объем задач, объединенных понятием «контроль сроков исполнения», делегирован службе делопроизводства. «Досталось» и руководителю – вполне логично, что именно он осуществляет контроль «по существу».

Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:

1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.

2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.

Резюме

1. Эффективность документооборота напрямую зависит от нормативного регулирования. Для качественной и бесконфликтной работы все сотрудники должны понимать свои обязанности и ответственность. Распределение ответственности – одно из основных правил, устанавливаемых международными стандартами по управлению документами. Глобально ответственность распределена и в действующих в Российской Федерации нормативных и методических документах по делопроизводству – их положения необходимо перенести в локальную инструкцию по делопроизводству (раздел «Общие положения»).

2. Ответственность за работу с документами устанавливают в ЛНА, должностных инструкциях работников и приказах. Положения этих документов должны быть актуальными и согласованными между собой. Так, обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях, «разбросанные» по тексту инструкции по делопроизводству, должны совпадать с теми обязанностями, которые перечислены в приказе о назначении ответственных за делопроизводство, а в должностных инструкциях указанных в нем лиц должна быть зафиксирована соответствующая формулировка, хотя бы краткая.

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.

Приказ и распоряжение: чем отличаются и в каком случае использовать

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Владельцы бизнеса используют приказы и распоряжения, чтобы ставить задачи сотрудникам и быть уверенными в их выполнении. Не всегда понятно, когда какой документ пригодится. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, в каких ситуациях какой документ издавать и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. В трудовом кодексе эти документы часто равнозначны. Например, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдет любой из документов.

Понять, чем отличается приказ от распоряжения, помогут определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель компании или ее структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель или его заместитель, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга работников или вообще кого-то одного из них.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные различия между приказом и распоряжением. Собрали их в таблице.

Приказ	Распоряжение
Для чего издают	Для решения основных задач компании и кадровых вопросов.

Например, руководитель издал приказ о введении инструкции по технике безопасности.

Например, начальник отдела издал распоряжение о подготовке системы мотивации для менеджеров.

У штатного расписания нет срока действия, оно касается основных задач компании и распространяется на всех сотрудников.

У этой задачи есть срок действия, она оперативная, распространяется на конкретных сотрудников и с конкретным сроком.

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о правилах сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты

Реквизит	Требование к реквизиту
Название компании	Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе.

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Оформление приказа. Текст приказа состоит из двух частей: первая — это основания или причины создания документа, вторая — решение руководителя, которое начинается со слова «Приказываю».

Оформление распоряжения. В отличие от приказа, в распоряжении оснований и причин для издания документа может не быть. В таком случае оно начинается сразу с решения руководителя — например, со слова «Обязываю».

Что ждет компанию, если приказ и распоряжение были составлены неправильно

Вариантов последствий неправильного составления приложения или приказа масса. Все их в одной статье рассмотреть невозможно.

Главная проблема — когда в приказе или распоряжении непонятно написано, что и кому делать. В этом случае некого будет наказать за неисполнение. А перед контрагентами, государством или работниками отвечать придется.

Руководитель компании, бухгалтер или предприниматель не застрахованы от ошибок в распорядительных документах, даже если пользуются шаблонами.

Наиболее распространенные ошибки:

• указание неверных сведений, например паспортных данных, наименований должностей и подразделений, реквизитов компании;
• использование размытых и нелогичных формулировок, которые могут трактоваться двояко;
• отсутствие подписей или подпись лица, не наделенного соответствующими полномочиями;
• отсутствие ссылок на другие документы — например, в приказе о переводе сотрудника на другую работу нужно сослаться на заявление и согласие работника на перевод.

Ошибка в приказе или распоряжении приводит к тому, что документ становится недействительным — он как бы перестает существовать. В этом случае может ничего не произойти, а можно, например, получить штраф.

Если ошибки будут, к примеру, в распоряжении о рекламной стратегии, государство работодателя никак не накажет. А если при документарной проверке компании или ИП налоговая инспекция выявит нарушения в приказах или распоряжениях, которые влияют на размер налоговых обязательств, — это может привести к недоимке и, соответственно, штрафу по статье 120 или 122 налогового кодекса.

Если же ошибки будут в документах по кадрам, за это грозят штрафы от трудинспекции.

Штраф	Штраф при повторном нарушении
ИП и малое предприятие	От 1000 до 5000 ₽	От 10 000 до 20 000 ₽
Должностные лица	От 1000 до 5000 ₽	От 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
Средние и крупные компании	От 30 000 до 50 000 ₽	Штраф от 50 000 до 70 000 ₽

Есть еще один важный момент, который касается работодателя, неверно составившего приказ или распоряжение — при неправильном составлении документа сотрудник может подать в суд и выиграть его.

Например, если сотрудник отказался подписывать приказ об увольнении по собственному желанию, а его все равно уволили из компании, он может подать в суд на работодателя, получить компенсацию и восстановиться в должности.

Сотрудницу уволили неверно составленным приказом, а она восстановилась в должности и взыскала деньги

Что случилось. Сотрудницу МУП «Экоресурс» приказом уволили с должности администратора.

Какие ошибки. Выяснилось, что работодатель предложил сотруднице подписать заявление на увольнение по собственному желанию, а она отказалась. Приказ об увольнении, где была ссылка на заявление, оказался составлен неверно. Женщина обратилась в суд с просьбой восстановить ее на работе и взыскать с работодателя сумму, соответствующую ее зарплате с момента незаконного увольнения.

Решение суда. Сотрудницу восстановили на работе, а с компании взыскали зарплату за время, пока она вынуждено не работала.

То же самое относится к неверно составленному распоряжению. Например, если сотрудник не выполнил обязанности, описанные в распоряжении, получил за это дисциплинарное взыскание, но при этом документ был составлен неверно, сотрудник может подать в суд на работодателя и выиграть.

Примеры использования приказов и распоряжений в различных сферах деятельности

Распорядительные документы используют в различных сферах деятельности компании или ИП. Деление по типам распоряжений условное, поскольку один и тот же документ можно отнести сразу к нескольким видам. Например, распоряжения, предназначенные для бухгалтерии, сочетают в себе признаки финансового и надзорного документа.

Есть восемь видов распорядительных документов, каждый из которых регулирует определенную сферу внутри компании.

Структурные. Сюда относятся приказы и распоряжения, которые касаются создания, расширения, упразднения структурных элементов компании. Например, приказ о сокращении численности сотрудников или их частичном переводе на удаленку.

Организационные. Такие документы решают основные организационные вопросы компании, помогают поставить и достигнуть актуальных целей. Например, если нужно массово провести вакцинацию сотрудников в медучреждении или специальную оценку труда — СОУТ — рабочих мест.

Нормативные. К таким документам относятся приказы и распоряжения, в которых прописаны внутренние правила, принципы и распорядки в компании. Например, утверждение правил внутреннего трудового распорядка или штатного расписания.

Надзорные. В этих документах речь идет о проведении проверок, инвентаризации, аудита, контрольных мероприятий, а также об оформлении и сдаче различных отчетов.

Финансовые. Сюда относится все, что связано с финансовой аналитикой и планированием компании, ее финансовыми решениями. Например, приказ о наделении сотрудников правом подписи финансовых документов.

Отчетные. В отчетных распорядительных документах регламентируют мероприятия, которые проводятся в различных структурных подразделениях компании. Например, сюда относится приказ о проведении инвентаризации или аттестации сотрудников.

Информационные. К таким приказам и распоряжениям относятся документы, в которых начальство информирует сотрудников о деятельности организации. Например, о реорганизации компании или ее планах ближайшего развития.

Обеспечительные. В таких документах описываются правила обеспечения сотрудников ресурсами, которые необходимы для работы. Например, приказ о выдаче денег под отчет на командировку или об использовании бизнес-карты.