Какие основные функции выполняет инвентаризация

Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

• естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
• выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
• проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

• Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

• какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
• в какое именно время это следует осуществлять;
• перечисление видов активов, подлежащих проверке;
• назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
• возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

• сплошная инвентаризация – весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация – переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

• профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
• участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
• контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
• обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
• оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

• административных работников;
• сотрудников-бухгалтеров;
• внутренних аудиторов или независимых экспертов;
• представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

Проведение инвентаризации

Каждая компания обязательно должна периодически проверяться на материальные активы и различные обстоятельства, то есть необходима фиксация наличия и анализ состояния. Также должно наблюдаться соответствие фактического количества, ценности и состояния материальных активов цифрам, находящихся в бухгалтерских бумагах. Всем владельцам бизнеса непременно придется осуществить инвентаризацию имущественных фондов, товаров и других активов.

Когда инвентаризация необходима?

Ниже мы расскажем правила проведения этой операции, а также раскроем детали характерные для оформления документов.

Важность инвентаризации

Инвентаризацией называют периодический учет денежных средств, проводимый сравнением фактической информации, которую получают осуществлением процедуры по персональной проверке, с информацией в бухгалтерском учете.

Реальное состояние или численность активов для инвентаризации может не соответствовать задокументированным по множеству причин:

• влияние на конкретные материальные средства в естественном порядке, которое может изменить их количество, объем, вес, остаточную ценность (усушка, порча во время хранения, потеря при перевозке, испарение и т.п.);
• распознание злоупотребления при учете материальных ресурсов (некорректные замеры, вероятность обвесов, проведение хищений т.п.);
• Появление проблем, которые возникли при внесении сведений в бухгалтерскую документацию (описки, помарки, неточности, ошибки, исправления и другие неточности).

Процедура инвентаризации исключительна важна для любой организации.

Основные функции инвентаризации

1. Помогает объективно оценивать соответствие хранения товаров на складе требованиям.
2. По ней можно правдиво оценивать порядок ведения первичной документации и учета.
3. Является отражением практики ведения складного хозяйства.
4. Удостоверяет степень полноты и правдивости бухучета.
5. Исключает правонарушения и злоупотребления персонала.

Проведение инвентаризации по закону

Федеральное законодательство страны утверждает обязательность данной процедуры. Предприниматели обязаны периодически проводить инвентаризацию собственного, арендованного и хранимого имущества, а также своих денежных обязательств по двум нормативным документам:

• Федеральному закону от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Методическим рекомендациям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Оборудование и программное обеспечение для проведения инвентаризации товара

Для осуществления инвентаризации товара на складе вам понадобиться следующее оборудование и программное обеспечение:

— портативный компьютер, оснащенный встроенным сканером штрих-кодов, с помощью которого устройство сканирует информацию на продукции. Такой терминал собирает, обрабатывает и передает сведения о товарах в центральную базу, тем самым оптимизируя бизнес-процессы. — программное решение, позволяет интегрировать терминалы сбора данных в работу WMS/ERP склада быстро и без проблем. Учёт товаров станет проходить проще и быстрее. Самое главное, что ошибки, обусловленные человеческим фактором, пропадут навсегда. — это устройство для считывания штрих-кодов на упаковке товара с последующей передачей данных на ККТ, компьютер, POS-терминал. — устройство для оперативной маркировки товаров. Он позволяет нанести на этикетку любую нужную информацию: штрих-код, наименование, описание, состав, цену или артикул.

Причины проведения инвентаризации

В законодательных документах указано, что инвентаризация должна быть назначена в обязательном порядке организациям, независимо от формы собственности, в следующих ситуациях:

• при проведении процедуры покупки, аренды или реализации материальной собственности;
• если организация ликвидируется или реорганизуется в официальном порядке;
• когда материальная ответственность за какой-либо участок передается от одного лица другому;
• в случаях, когда государственное или муниципальное предприятие меняют форму собственности;
• при совершении актов воровства, нарушении условий хранения, отпуске и перемещении товара, наличии доказательств злоупотреблений и пр.;
• если наступило окончание внезапных экстремальных условий, например, стихийных бедствий, аварийных ситуаций, катастроф и других чрезвычайных обстановок;
• при прошествии 1 года с оформления последнего годового отчета по бухгалтерии (инвентаризацию можно продлить с 01 октября настоящего года).

Важно знать, что материальную ответственность несет группа лиц, а не отдельное лицо. Причиной для проведения инвентаризации может быть смена нынешнего руководителя группы на нового или смена состава, а также запрос участника данной группы.

Кем устанавливается режим процедуры?

Практически все детали инвентаризации предоставляются к заполнению руководством организации, также они изложены в Методических рекомендациях. Эти нюансы должны быть зафиксированы в документах предприятия. Руководство должно предоставить следующие сведения:

• сколько инвентаризаций требуется к проведению в течение рабочего года;
• точное время проведения процедуры;
• перечень видов активов, проверка которых необходима;
• назначение руководителя и членов комиссии по инвентаризации;
• вероятность внезапной инвентаризации.

Что подлежит проверке

В зависимости от вида имущества, включенного в инвентарную ведомость, различают ее форму:

• сплошная инвентаризация – полный имущественный фонд, который соответствует правам собственности организации, арендованные или материальные ценности в ответственном хранении, также возможны неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация – переучет проводится на означенной доле имущества (только на активах, которые находятся в ведении определенного лица, имеющего материальную ответственность, либо соединенные территориально).

Инвентаризация проводится на следующих объектах, которые являются группами материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Так как инвентаризация признана обязательной и постоянной мерой, существование специальной постоянной комиссии по инвентаризации в организации является логичным исходом. Они несут определенные обязательства:

• проведение профилактических мер, чтобы сохранить материальные активы;
• участие в решении проблемных ситуаций, касающихся подробностей хранения и возможности порчи имущественных активов;
• контролирование документации по материальным ценностям;
• обеспечение осуществления процедуры инвентаризации во всех её аспектах (объяснение нюансов членам комиссии, проведение проверки, сбор необходимой документации);
• оформление результатов инвентаризации.

Над составом комиссии работает руководство организации, ее регистрация происходит в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Можно включить следующих членов комиссии:

• сотрудников бухгалтерии;
• работников администрации;
• независимых экспертов и внутренних проверяющих;
• любых сотрудников независимо от специальности, которые работают в организации.

Когда имущественные активы небольшие по объему, то допускается предоставление функции инвентаризационной комиссии ревизионной комиссии, когда она осуществляет деятельность в организации.

Важно знать, что не присутствие даже одного члена комиссии при проведении инвентаризации оглашает процедуру недействительной.

Шаги проведения инвентаризации на предприятии

Разберем все шаги проведения инвентаризации. Процедура должна полностью соответствовать Методическим указаниям:

1. Этап подготовки. Перед началом инвентаризации необходимо принять следующие меры:

• оформление главой приказа о осуществлении инвентаризации в организации;
• контроль готовности комиссии к инвентаризации (или ее создание при первичной процедуре);
• установка дней процедуры проверки;
• утверждение списка фондов для инвентаризации;
• предоставление инвентаризационной комиссии необходимых сведений, которые касаются учета имущественных активов, в виде расписок от лиц с материальной ответственностью.

2. Процедура проверки. Участники комиссии по инвентаризации в полном составе осуществляют проверку (расчет, выявление и анализ) фактического наличия, качественного выражения, положения имущественных ценностей или коммерческих договоренностей. Для подобных целей необходимо создать соответствующие условия (приостановить работу организации как минимум на 3 дня, глава компании должна позаботиться о наличии конкретных приборов, инструментария и тары для обмера, взвешивания и остальных способов проверки, может понадобиться практическая помощь рабочей силы, например, для перемещения имущества). При осмотре обязательно присутствие лица, несущего материальную ответственность за объект. Если процедура затягивается на несколько дней, то комиссия должна опечатать место при выезде.

3. Опись. Занесение результатов проверки в инвентаризационные акты (необходимо составление 2 экземпляров или более). Отдельная фиксация осуществляется по проверке собственного, арендованного и хранимого имущества.

4. Анализ документации. Сравнение информации в документах с сведениями, которые находятся в бухгалтерских бумагах. Фиксируется соответствие или несоответствие. Если было замечено несоответствие, то необходимо составление сличительной ведомости с объяснением причиной нестыковки.

5. Оформление результатов. По исходу инвентаризационной проверки необходимо установить полное соответствие данных бухгалтерского учета реальным сведениям. Для этого можно использовать следующие механизмы:

Пресс-центр

Инвентаризация (или переучет) – это фактический пересчет всех средств, которые числятся на балансе организации. Пересчету подвергаются все материальные и нематериальные ценности, включая сырьевую базу, канцелярию.

Провести ее правильно можно с первого раза при условии правильной подготовки.

Инвентаризация – это

Каждое предприятие на регулярных основаниях проводит переучет. Это нужно для соблюдения правильного учета складских запасов. От качества работы сотрудников, их обращения с имущественными ценностями компании зависят фактические показатели по остаткам.

• Основные средства (инвентаризация ОС);
• Финансовые вклады;
• Производственные запасы;
• Материальные активы;
• Нематериальные активы;
• Товары/продукция (инвентаризация ТМЦ);
• Прочие ценности, являющиеся материальными или нематериальными ценностями предприятия.

Для пересчета финансовых обязательств проводится подсчет кредитных и других договоров. Все товарные и денежные кредиты, займы, вложения также должны отражаться в ведомости.

Инвентаризация – это получение данных о фактических остатках и выявление несоответствия между фактическими данными и сведениями учетной документации. Процедура проводится с целью выявления фактических размеров, исчисления отклонений и расхождений план-фактных показателей.

Под объемом принято понимать совокупность того, что находится в собственности магазина или предприятия. Это то, что подлежит пересчету.

Изменения вносятся в управленческий и бухгалтерский учет. За каждой вещью установлено материально-ответственный сотрудник.

Бухгалтерия видит данные по:

• Приходу;
• Списаниям;
• Расходам.

Переучет должен проводиться с определенным интервалом (например, ежемесячно, ежеквартально и т. д.). Регулярность и качество переучета позволяет вести достоверный учет по объемам продукции, сырьевой базы и другим ценностям.

Цели инвентаризации

Переучет позволяет решить ряд важных задач:

1. Определить фактическое количество ценностей организации путем выявления неучтенных позиций, недостачи, пересорта и т. д. Кроме того, в ходе переучета параллельно проводится проверка состояния товара.
2. Сопоставить реальные количества с данными учетных баз. Все несоответствия фиксируются документально, после чего привлекаются материально ответственные лица.
3. Выровнять данные в учетных документах для последующего корректного учета.
4. Контроль качества и полноценности системного учета. Речь идет о проверке документов, отражающих состояние товарно-материальных и прочих ценностей предприятия.
5. Мониторинг соблюдения дисциплины по использованию и хранению ОС.

Инвентаризация подразумевает проверку состояния запасов компании, корректности отражения данных в базе данных, а также контроль соблюдения правил хранения.

Преимущества инвентаризации для сотрудников

Как показывает практика, регулярный и фактический пересчет – лучший способ для своевременного выявления недобросовестных действий со стороны работников. Это могут быть как целенаправленные действия, так и ошибки, связанные с человеческим фактором, безответственностью.

Если переучет рассматривается как формальность, то пользы от него будет мало. Документы с данными, не соответствующими действительности, никому не нужны. Поэтому очень важно вносить в бланки и ведомости только реальные сведения.

Как правило, фиктивная документация является следствием:

• Повышенной загруженности сотрудников;
• Проведения недобросовестных действий и махинаций по отношению к ТМЦ.

Чтобы устранить первый фактор, нужно назначить работника, который будет заниматься исключительно переучетом. Например, можно на время освободить штатного сотрудника от выполнения непосредственных обязанностей либо привлечь аутсорсингового специалиста.

Такой подход позволит провести точные подсчеты и подвести итоги по остаткам. Не стоит пытаться загрузить персонал дополнительной работой, поскольку это может привести к ошибкам в расчетах, снижению качества выполнения основных обязанностей.

Чтобы исключить вероятность недобросовестных действий, нужно привлечь сторонних экспертов. Попытки провести инвентаризацию силами компании будут безрезультатными. Сотрудники будут просто вписывать те показатели, которые нужны им.

Типы инвентаризации

Тип переучета зависит от поставленных целей. Процедура может быть полной или частичной, плановой или внеплановой, охватывать конкретное подразделение или всю организацию.

В зависимости от назначения

Классифицируется с учетом ситуации:

. Проводится по календарному графику на основании предварительно подписанного приказа. К мероприятию готовятся заранее, персонал информируется заранее. График проведения утверждает руководитель в начале отчетного года;
• Внеплановая. Проводится с целью выявления фактов хищений, недостач. Назначается при замещении материально ответственных лиц для исключения непонятных ситуаций после назначения нового сотрудника. Также внеплановая инвентаризация проводится после техногенных и стихийных бедствий;
• Повторная. Приказ о ее проведении выписывается при наличии спорных моментов по результатам первичного переучета. А также если имеются подозрения по отношению к материально ответственным лицам, есть вопросы относительно качества выполняемой работы;
• Контрольная. Проводится непосредственно после плановой с целью проверки достоверности расчетов. На момент ее проведения помещения должны оставаться закрытыми.

Переучет может проводиться в одной либо нескольких вышеперечисленных формах. Такие процедуры могут назначаться как руководителем предприятия, так и начальством подразделения либо проверяющими инстанциями.

В зависимости от объема

. Ежегодно компания в обязательном порядке проводит ревизию всех своих ценностей. Это обязательная процедура, предшествующая составлению годового отчета по бухгалтерии. Проводится по активам фирмы, материалам, товарам и различным соглашениям с третьими лицами; . Проводится по подразделению, отделу, направлению. Например, пересчет кассы, складских запасов либо по определенному виду продукции. Может назначаться при смене материально ответственных лиц.

В зависимости от размера процедуры

При условии правильного проведения переучета удается получить правильный отчет, содержащий фактические данные. Такие документы позволят руководителям провести анализ текущего положения дел и внести правки по каждому подразделению либо по всему предприятию.

С учетом масштаба охвата выделяют следующие типы инвентаризации:

• Сплошная. Пересчитываются все ценности по всем ответвлениям, отделам. За каждым закрепляется инвентаризационная комиссия и проверяющие лица. Ведущие компании привлекают независимых ревизоров;
• Выборочная. Проверке подлежат отдельные ценности, которые находятся в области ответственности конкретного работника. Чаще всего проводятся в компаниях с большим ассортиментом товара или широким спектром услуг либо в фирме с филиалами.

С учетом условий проведения

Процедуру вправе утверждать и определять дату проведения может не только руководство предприятия. С учетом обязательности, переучет может быть:

• Обязательным (проводят согласно действующему законодательству);
• Инициативным (проводится по инициативе руководителя).

По способу проведения

Инвентаризация может быть:

• Натуральной. Сотрудники на самом деле идут и выполняют поставленные задачи, правильно все подсчитывают, оформляют. О регулярности и корректности проведения такого мероприятия может говорить то, что учетная информация совпадает с реальными результатами. В таком случае все направления компании будут функционировать эффективно;
• Документальной. Работники ищут продукцию и финансовые активы по документальным данным.

Закон об инвентаризации

Порядок и сроки переучета регулируются приказом Минфина и Федеральным законодательством о бухгалтерском учете.

Итак, ревизия должна проводиться в следующих случаях:

• Отчеты составлялись более года назад;
• По факту смены материально ответственного лица;
• Перед закрытием или реструктуризации организации;
• При выявлении признаков порчи имущества, хищения и других незаконных действий со стороны сотрудников;
• Перед продажей, сдачей в аренду, сменой собственника;
• При преобразовании;
• После техногенных и стихийных бедствий (пожары, потопы и т. д.).

За соблюдения законодательных требований отвечает директор предприятия и бухгалтер.

Порядок и сроки

Дата и порядок процедуры назначается руководителем компании. Если инвентаризация является инициативой контролирующих инстанций, то сроки проведения устанавливают они, о чем информируют проверяемых лиц.

Этапы

Переучет состоит из 4 этапов:

1. Подготовка. Составление документов, ведомостей для заполнения, утверждение комиссии, определение дат и сроков.
2. Пересчет. Работники или представители проверяющей компании проводят подсчеты, взвешивание для получения данных по реальному объему ТМЦ.
3. Сличительная процедура. Фактические результаты сравнивают с планом, утверждаются несоответствия, выявляются причины.
4. Завершение. К ответственности привлекаются виновные лица, обновляется база данных, оформляется соответствующая документация.

Что касается последнего этапа, перед наказанием виновных лиц проводится повторная проверка результатов.

Состав инвентаризационной комиссии

Как уже говорилось выше, мероприятие может проводиться штатными сотрудниками или аутсорсинговыми специалистами (услуга независимой инвентаризации). Контроль всей процедуры осуществляют члены инвентаризационной комиссии.

Должность не указывается в трудовой книге. Как правило, комиссия включает:

• Сотрудников организации;
• Представителя руководства;
• Работника бухгалтерского отдела;
• Начальника или мастера соответствующей службы (например, инженер, юрист, финансист и т. п.);
• Если переучет проводится в торговой точке, в комиссию включают представителя отдела экономической безопасности.

Перечень документов

Каждый этап должен проводиться в соответствии с установленными стандартами. Проводится заполнение актов, описей, ведомостей. Их наличие позволяет упростить последующий анализ ситуации.

Точный перечень бумаг определяется с учетом отрасли и имеющихся ценностей.

Список наиболее распространенных форм

• Опись ОС – ИНВ-1;
• Ярлык – ИНВ-2;
• Опись товарно-материальных ценностей – ИНВ-3;
• Акт об отгрузке товаров – ИНВ-4;
• Опись о ТМЦ, находящихся на ответственном хранении – ИНВ-5;
• Сличительная ведомость с результатами расчетов ТМЦ – ИНВ-19;
• Бланк, в который вносятся изменения – ИНВ-24 (итоговый документ);
• Ведомость для итоговой сверки – ИНВ-26.

Рекомендации Профсостав – как провести переучет быстро и точно

Сроки проведения зависят от:

• Площади объекта;
• Обширности ассортимента;
• Количества складских запасов.

Если эти моменты не принято во внимание, процедура может затянуться.

Чтобы избежать всевозможных проблем и ошибок, возьмите на заметку несколько простых рекомендаций:

1. Подготовьте команду к монотонной и рутинной работе, которая требует внимания.
2. Проведите инструктаж. Заранее и детально объясните правила использования техники для считывания штрихкодов и т. д.;
3. Напечатать описи.
4. Не предпринимать попыток скрыть признаки хищения.
5. Провести двойной пересчет, чтобы исключить ошибки, связанные с человеческим фактором. Лучше всего, если одну и ту же партию пересчитает несколько человек.
6. Внести результаты в документы, поместить в архив.

И помните, что у линейных сотрудников вашей организации очень низкая мотивация делать всё точно и быстро. Именно по-этому независимая инвентаризация как услуга набрала большую популярность среди организаций, которые хоть раз считали свои запасы самостоятельно.

Этапы успешного переучета

Пошаговый алгоритм выглядит так:

1. Выбор комиссии.
2. Составление и подписание приказа.
3. Подготовка необходимых инструментов.
4. Подсчет ТМЦ по зонам и материально ответственным лицам.
5. Сводка остатков, выявления фактических показателей.
6. Представление данных о недостачах, пересортице, излишках.
7. Подписание актов, опрос сотрудников.
8. Списание недостачи, заполнение ведомостей.

Как выровнять расхождения

Учетной политикой любой организации регламентируется порядок отражения недостающих и лишних объектов, выявленных при пересчете. Если это ИП, достаточно краткого описания всех пунктов.

Как правило, материальная ответственность за недостачу делится между виновными лицами. Но руководство вправе поступить по-другому:

• Все излишки отнести к результатам работы предприятия. Найти виновных, попросить объяснения. Разобраться в причинах появления излишков;
• Если размер недостачи не превышает установленных норм, их списывают на издержки. Для этого подписывается соответствующий приказ;
• Если недостающего товара больше нормы либо выявлены факты умеренной порчи имущества, нужно указать виновное лицо. Он должен объяснить причины. Если определить виновника невозможно, недостачу списывают в счет издержек.

Результаты вносятся в отчеты, затем подбиваются итоги по остаткам. Незначительные расхождения являются нормой для любого предприятия.

Независимый аудит подразумевает отсутствие личной заинтересованности специалистов в результатах инвентаризации, что, в свою очередь, помогает показать реальное положение дел на предприятии.

Заказывая инвентаризацию в специализированной компании, вы можете избежать временных и финансовых затрат на аудит, так как отпадает необходимость дополнительно нагружать собственных сотрудников.

Далеко не каждая фирма имеет в своем штате сотрудников, которые обладают достаточной квалификацией для проведения экспертной оценки хозяйственных активов. Обращаясь к сторонним специалистам, вы можете быть уверены в качестве проведенной инвентаризации.

Статистика показывает, что в случаях воровства на предприятии чаще всего виноваты сами сотрудники, при этом они не только наносят имущественный ущерб, но также подделывают документы, чтобы скрыть случаи воровства. Отчет о независимой инвентаризации подписывается экспертами и передается непосредственно в руки руководителя, что исключает возможность его подделки другими сотрудниками фирмы.

Независимая инвентаризация

– это возможность выявить реальное положение дел на предприятии. Наиболее эффективна такая процедура будет для мелких и средних предприятий, так или иначе связанных с торговлей или поставками товара. Проведение независимого аудита позволит вовремя заметить ошибки в работе сотрудников или целых отделов фирмы, а также исключить случаи воровства и подделки документов.

Независимая инвентаризация имущества в компании «ПрофСостав» — это выгодно. Заказав проведение аудита у нас, вы сможете спокойно продолжать производственный процесс, а, значит, не потеряете свои деньги из-за вынужденного простоя. Результаты инвентаризации будут доступны в максимально короткие сроки.

Инвентаризация: что это такое и для чего проводится проверка, определение и все тонкости процесса

Инвентаризация, что это такое простыми словами — это пересчет всего содержащегося на балансе предприятия. Считают все имущество, от зданий и сырья до канцелярии. Такая проверка выявляет недостатки, кражи и излишки. Провести ее несложно, если правильно подготовиться.

Определение

Регулярно каждая компания должна проводить подобный подсчет. Это главный метод контроля и учета всего, что есть на складе. От того, насколько качественно и внимательно сотрудники работают с имущественными ценностями, будут зависеть фактические остатки.

Что предстоит пересчитать:

производимая и созданная продукция;

иные материальные и нематериальные элементы на балансе.

Чтобы пересчитать финансовые обязательства, нужно посчитать кредитные и другие договоры. Все, что относится к товарному или денежному кредиту, займу, вложению — тоже учитывается и вносится в ведомость.

Инвентаризация — это определение действительных остатков и выявление расхождения факта с документально учтенным.

Цель — выявить фактические размеры, высчитать отклонения и расхождения реального с планом. Объем — сумма того, что есть в магазине или компании. Это все, что необходимо считать.

Ручной подсчет уместен для частичной или выборочной проверки, а также при выполнении ревизии в небольших компаниях. Автоматизированный пересчет позволяет уменьшить срок проведения мероприятия и исключить ошибки человеческого фактора.

Программные продукты от Клеверенс помогают решить задачи инвентаризации на складах и в магазинах любого масштаба ( «Склад 15» , «Магазин 15» ). По отзывам наших клиентов издержки сокращаются до 70%.

Все изменения должны быть учтены в управленческом и бухгалтерском учете. У каждой вещи есть материально ответственное лицо. Если кладовщик принимает на хранение товар, он отвечает за него. Изменения отражаются в программе, бухгалтерия видит их все:

Каждый месяц или другой равный период нужно проводить переучет, чтобы знать о достоверных объемах товара, сырья и прочих ценностей.

В упрощенном виде подсчет выглядит так:

Остаток на начало периода + пришедшее количество — израсходованные материалы = результат на конец срока.

Чтобы узнать первое число, распечатывают имеющиеся данные из программы. Если программный учет не ведется, то поднимают информацию из прошлой процедуры пересчета.

Основные законодательные документы

Существует специальный нормативный приказ, который определяет, в каком порядке и на каких правилах осуществляется процедура. Это условие министра финансов, изданное 13 июня 1995 года. Номер документа №49.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Для чего проводится инвентаризация

Целей у этого мероприятия несколько:

Определение фактического количества имущества, числящегося за организацией. Смысл в нахождении неучтенного, недостатков и пересортицы, а также — в проверке состояния.

Сопоставление реальных размеров запасов и прочего с базами данных. Нужно найти отличия и ответственных лиц.

Выравнивание. Чтобы дальнейшая хозяйственная деятельность велась правильно и без ошибок.

Контроль полноты учета. Насколько полно отражается все, что есть в фирме, в системе.

Отслеживание соблюдения правил использования и хранения основных средств.

Инвентаризация — это проверка состояния всех ценностей фирмы, отражения правильности изменений и условий хранения.

Как пересчеты приносят пользу сотрудникам и компании в целом

В большинстве случаев настоящий и регулярный подсчет позволяет вовремя выявить злоупотребление положением работниками, невнимательность и безответственность.

Если переучеты проходят только на бумаге, толку от них не будет. Это бессмысленные протоколы и ведомости, которые просто лежат горой в архиве. Смысл имеют только реальные мероприятия.

Создавать фиктивную документацию подчиненные будут в двух случаях, если:

перегружены основной работой;

проводят махинации с вверенными ценностями.

Чтобы повысить процент действительного пересчета в первом случае, нужно выделить сотрудника, который будет заниматься только этим. Это может быть внутренний человек, временно освобожденный от прямых обязанностей, либо внешний приглашенный ревизор. Так получится максимально точно все пересчитать и подбить остатки. Попытка просто загрузить работников дополнительными задачами может закончиться неверными данными и некачественными подсчетами, плохо выполненными основными заданиями в течение дня.

Во втором случае несоответствия могут выявить только эксперты со стороны. Все попытки провести переучет своими силами не будут давать действительных результатов. Это просто отписки и заполненные бумаги с придуманными цифрами.

Разновидности

Инвентаризация — это способ сравнить настоящие остатки с теми, которые отражаются в базе. Это контроль наличия и сохранности имущества путем перепроверки и ручного пересчета. Есть разные виды процедуры в зависимости от задач, которые стоят перед компанией. Полная или неполная, запланированная, контрольная или повторная. Она может инициироваться проверяющими органами или руководителями, охватывать только одно подразделение или полностью фирму.

По назначению

Делится в зависимости от событий:

Плановая. Она выполняется согласно календарю и подписанному заранее приказу. К ней готовятся и о ней знают за несколько месяцев. График утверждается в начале года руководителем.

Внеплановая. Такая инвентаризация является способом определить наличие и размер хищений, недоимок. Ее назначают при смене ответственного лица, чтобы передать ответственность новому сотруднику. Проводят после стихийных бедствий, пожаров, прорывов труб.

Повторная. Ее начинают, если есть сомнения в уже полученных результатах и составленных документах. Если есть подозрения в отношении ответственных лиц, в их объективности и качестве работы.

Контрольная. Организуется сразу после плановой для проверки качественного пересчета. Обязательное условие — провести до открытия помещений.

Может проводится один вид или несколько. Каждый является законным и обоснованным, инициируется не только руководителем всей компании, но и начальником подразделения, а также проверяющими органами.

По объему

Инвентаризация — это проверка состояния ценностей организации. Она может быть:

Полной. Раз в год фирма должна проводить ревизию всего, что у нее есть. Это нужно для создания годового бухгалтерского отчета. Формируется в отношении финансовых активов предприятия, материалов, товаров и взаимодействия с другими лицами.

Частичная. Охватывает подразделение, отдел, направление. Может быть проведена только в кассе, на складе, даже в выделенном виде продукции. Часто назначается во время смены материально ответственного лица в отношении всего, чем управлял предыдущий сотрудник на этом посту.

По степени охвата

Что означает инвентаризация, если она правильно проведена — верный отчет, в котором будут представлены все реальные показатели состоящего на балансе вплоть до ручки младшего секретаря. Руководство сможет проанализировать текущую ситуацию и откорректировать работу каждого подразделения отдельно или всего организма в целом.

В зависимости от размеров мероприятий проверка может быть:

Выборочная. Проверяются отдельные ценности, закрепленные за человеком. Практикуется в организациях с большим ассортиментом и широким перечнем услуг или в фирме с отделениями по разным адресам.

Сплошная. Проводится везде, даже если у компании несколько ответвлений, подчиненных отделов. В каждом назначается своя комиссия и проверяющие, это может быть приглашенный ревизор.

По обязательности проведения

Утверждать о необходимости процедуры и назначать дату осуществления способен не только руководитель компании. По обязательности делят учет на:

Обязательный. Его проводят в соответствии с законодательством страны.

Инициативный. Организуется по решению директора.

По методу проведения

Инвентаризация, что это значит? Это способ проверки, какие остатки совпадают с виртуальными в программе, а какие отличаются. Так определяется, какие сотрудники работают качественно, а какие — безответственно. С помощью пересчета можно выявить воровство на рабочем месте, излишки и объемы загруженности склада.

Учет может быть:

Натуральным. Когда работники действительно пошли и выполнили задачу, все подсчитали, оформили и учли. Если это делается регулярно, то информация в программе отражает реальную картину, а работа всех частей организации будет эффективной.

Документальным. Когда сотрудники занимаются поиском подтверждения наличия вида товаров или финансовых активов в документах.

Закон об инвентаризации

Основной бумагой, регулирующей порядок и сроки проведения, считается приказ Минфина. Также перечень обязательств закреплен в ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этим бумагам, проводить ревизию всех остатков нужно, если:

прошел год, перед составлением отчетов;

изменилось материально ответственное лицо;

был установлен факт кражи, порчи, злоупотребления положением;

компания закрывается или реорганизовывается;

планируется сдавать имущество в аренду, продавать, передавать;

произошел пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.

Ответственность за соблюдение этих законов лежит на руководителе фирмы и на бухгалтере.

В каком порядке и когда проходит

Обычно назначает дату и сроки инвентаризации руководитель компании. Если пересчет формируется по инициативе контролирующих органов, то определением чисел для проведения назначают они и передают проверяемым лицам.

Процедура

Инвентаризация проходит в 4 этапа:

Подготовительный — когда готовятся нужные документы, ведомости под заполнение, формируется комиссия, устанавливаются сроки и даты.

Счетный — сотрудники или проверяющий орган все подсчитывают, взвешивают, занимаются поиском реального количества ценностей.

Сличительный — сравнивается факт с планом, утверждаются расхождения, выявляются причины различий.

Заключительный — виновные наказываются, данные в базе обновляются, результаты оформляются документально.

Во время последнего этапа недобросовестные сотрудники несут наказание только после перепроверки расчетов.

Кто проводит

Мы уже упоминали, что реализацией всего действа может заниматься внутренний сотрудник или привлеченный. Контролировать процесс будет инвентаризационная комиссия. Это люди, которых выбирает руководитель.

Должность не прописывается в трудовой книжке. В состав обычно входят:

представители руководящих должностей;

начальник или мастер финансовой, инженерной, юридической или иной служб;

в магазинах дополнительно — ведущий специалист отдела экономической безопасности.

В составе встречаются члены подразделения внутреннего аудита, сторонние привлеченные ревизоры, представители контролирующих органов.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Бумаги, составляемые в процессе

Каждая процедура проводится по стандартам. Заполняются акты, описи, ведомости. После их написания будет проще анализировать сложившуюся ситуацию.

Таблица документов

Необходимость заполнения бумаг зависит от отрасли и наличия ценностей на балансе. Список форм, которые нужны чаще других:

Опись основных средств

Акт товаров, которые были отгружены

Опись ТМЦ на ответственном хранении

Акт ценностей в пути

Акт учета основных средств, ремонт которых не закончился

Акт инвентаризации расходов будущих периодов

Проверка количества наличных

Опись ценных бумаг и бланков

Акт проверки правильности учета расчетов с поставщиками и клиентами

Сличительная ведомость с результатами — как прошел пересчет основных средств

Сличительная ведомость — результаты пересчета ТМЦ

Общая ведомость для сверки и подведения итогов

Если все было сделано правильно, составляется форма ИНВ-24, куда вписываются все изменения.

6 секретов успешного мероприятия: как сделать все оперативно и без ошибок

Чтобы правильно рассчитать сроки, которые потребуются на выполнение, нужно учитывать:

насколько большой ассортимент;

количество товаров на складах.

Если не учесть эти детали, процесс гарантированно затянется. Чтобы сделать все быстро и эффективно, необходимо следовать простым советам:

Подготовить себя и сотрудников, что работа будет монотонная, долгая и требующая внимательного отношения.

Обучить персонал — заранее и подробно объяснить, как пользоваться техникой, что требуется считывать для пересчета.

Распечатать описи из базы — с указанием суммы ценностей или без нее.

Не поддаваться на предложение скрыть следы хищения.

Двойной счет — считают не роботы, а люди, поэтому лучше, если кто-то поможет пересчитать.

Получившиеся документировать и хранить отдельно в архиве.

Важно обучить людей, назначенных пересчитывать, работе с техникой, которая значительно сократит процесс пересчета. Лучше использовать для этих целей качественное оборудование с программным обеспечением, без которого оно не будет работать. Софт не исказит результатов, не даст повода снова пересчитывать весь массив. Отлично для этих целей подходит проверенное оборудование с программным обеспечением от Клеверенс.

Инструкция: 8 поэтапных шагов успешной инвентаризации

Если раньше ревизий не проводилось, вот последовательный перечень действий, что и после чего делать:

подготовить и подписать приказ;

сформировать инструменты для процесса;

подсчитываются ТМЦ по участкам и ответственным лицам;

сводятся остатки, выявляются реальные значения;

представляются недостачи, пересортица;

подписывают акты, берутся объяснительные с персонала;

списывается недостаток, заполняются документы.

Что делать с недостачами и излишками

Учетная политика любого предприятия должна отражать порядок, в котором будут фиксироваться недостающие объекты пересчета и лишние. Для ИП достаточно создать приказ и кратко описать в нем все пункты.

Все, чего не хватает, обычно требуют с виновных лиц. Но руководители могут поступить иначе:

Все выявленные лишние элементы относят на результаты деятельности организации. Определяют виновных, берут с них объяснительные. Выявляют причины появления лишнего.

Если недостачи в пределах норм, можно списать их на издержки обращения. Для этого руководитель подписывает специальный приказ.

Если недостачи превышают нормы или найдена умеренная порча имущества, указывается виновный сотрудник. С него берется объяснение причин. Если невозможно определить, кто виноват, списывается на издержки.

Любой результат отражается в отчете, по нему подбиваются остатки.

Почему факт и план не всегда должны совпадать

В 90% случаев идеальное совпадение сумм по бумагам и в реальной жизни оказывается фикцией. Даже если процесс полностью автоматизирован, человеческий фактор исключить нельзя. Все работники — люди, им свойственно ошибаться.

Расхождения должны быть. Незначительные, в небольших суммах. Иначе это не проведенный пересчет, а просто переписывание средств из программы. Небольшие отклонения говорят о том, что учет ведется. Особенно это касается крупных предприятий с широким ассортиментом. Если там указывается идеальное совпадение фактического количества с плановым есть три пути. Склад либо не открывался никогда, либо на самом деле никто его не считал. Или оборудование для подсчета оказалось неисправным.

Проведение инвентаризации позволяет узнать, как обстоят дела на складе, в основных средствах и финансах компании. Главное — взять подходящее качественное оборудование и программное обеспечение. С его помощью можно выполнить пересчет. Отлично для этих целей подходят готовые комплекты для магазина, склада и государственных учреждений от компании Клеверенс. Она надежная и проверенная временем, пользоваться удобно, результаты точные.