Рко что это в бухгалтерии

Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?

Расходный кассовый ордер (РКО) как отдельная юридическая категория закреплен в РФ постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Согласно данному правовому акту РКО должны использоваться организациями для выдачи наличных денежных средств из кассы. РКО создаются в 1 экземпляре, подписываются руководителем организации, а также главным бухгалтером либо лицом, имеющим необходимые полномочия.

Наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с постановлением № 88 — КО-2. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.

Бланк РКО вы можете бесплатно скачать по ссылке ниже:

Пошаговая инструкция по оформлению РКО от экспертов КонсультантПлюс:
Оформляйте РКО по унифицированной форме N КО-2 в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
В строке «Основание» в РКО нужно отразить содержание хозяйственной операции. Например, по данной строке …
Продолжение смотрите в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе. Это бесплатно.

Обязательно ли оформление расходного кассового ордера

В соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012 российские организации вправе не использовать формы учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм соответствующих источников. Один из альбомов данного типа включен в структуру постановления № 88, и в нем отражена форма КО-2.

Вместе с тем в соответствии с тем же источником обязательными остаются формы документов, которые утверждены уполномоченными структурами на основании федеральных законов. Так, в соответствии с п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовые операции должны оформляться хозсубъектами посредством расходных кассовых ордеров, соответствующих номеру 031002 по классификатору ОКУД, то есть именно тех, что предусмотрены постановлением № 88.

В соответствии со ст. 34 закона «О Центральном банке РФ» от 10.07.2002 № 86 за Банком России закреплено право устанавливать порядок ведения кассовых операций для юрлиц в целом, а также упрощенный порядок — для ИП и субъектов малого бизнеса. Поэтому положениям указания № 3210-У обязаны следовать все налогоплательщики в статусе юрлиц, предприниматели и субъекты малого бизнеса. Таким образом, законодательство предписывает российским организациям использовать именно ту форму расходного кассового ордера, которая установлена постановлением № 88.

Однако индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов или физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У). Таким образом, если предприниматель учитывает движение средств бизнеса в книгах учета доходов (и расходов), то РКО он может не оформлять.

Подробнее о кассовой дисциплине читайте здесь.

В каких источниках права приводится образец заполнения расходного кассового ордера

Заполнение расходного кассового ордера федеральным законодательством не регламентируется. В постановлении № 88 даны краткие указания, касающиеся применения и заполнения формы РКО:

• в строке «Основание» ордера должно фиксироваться содержание операции;
• в строке «Приложение» следует отражать перечень прилагаемых документов.

В указании № 3210-У содержится следующая информация о заполнении расходных кассовых ордеров:

• Кассир проверяет наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя. При оформлении РКО на бумажном носителе – соответствие подписей образцу.
• Проверяется соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
• Кассир проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
• Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю, указанному в РКО или доверенности. Получатель идентифицируется по документу, удостоверяющему личность, – обычно это паспорт. Кассир сверяет данные о получателе денег в РКО с данными удостоверяющего личность документа.
• Получатель денежных средств обязательно проставляет подпись на РКО, если ордер составлен в электронном виде, то возможно его подписание электронной подписью.

Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры

Образец заполнения РКО должен соответствовать следующим ключевым критериям:

• если предприятие не имеет структурных подразделений, в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк;
• нумерация РКО должна соответствовать очередности, установленной в журнале регистрации учетных документов (форме КО-3, введенной постановлением № 88);
• в графе «Код ОКПО» фиксируются сведения из государственной статистики;
• дата составления ордера должна соответствовать дате, когда наличные средства были выданы из кассы;
• сумма прописывается в рублях с использованием запятых, например 100,45 руб.;
• в графе «Сумма» фиксируется сумма денежных средств, выдаваемых из кассы, прописью, причем количество рублей следует обозначать фразой, начинающейся с заглавной буквы, копейки — цифрами;
• аналогично правилам, сформировавшимся для графы «Сумма», заполняется графа «Получил».

Перечисленные пункты отражают проблемные, дискуссионные моменты, распространенные среди российских бухгалтеров, которые обсуждают те или иные примеры заполнения расходных кассовых ордеров.

Заполненный образец РКО-2 вы можете бесплатно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Как заполнять расходно-кассовый ордер в банковской сфере

В указаниях Банка России от 30.07.2014 № 3352-У установлены формы документов, задействованных в кассовых операциях, которые обязательны для применения российскими кредитными организациями. В числе таковых — расходный кассовый ордер, за которым в ОКУД закреплен номер 0402009. Данный документ в целом схож с тем, что применяется юридическими лицами и ИП в общем случае — по форме КО-2. В указаниях № 3352-У также содержится инструкция по заполнению «банковского» варианта РКО.

Формулировки, содержащиеся в указании № 3352-У, отражают специфику заполнения формы 0402009 в корреляции с требованиями банковского законодательства. Например, в структуре данной формы есть пункт «Символы», в котором необходимо вписывать параметры, фиксирующие отнесение денежных сумм к той или иной категории. В составе формы КО-2 такой пункт отсутствует.

Итоги

Форма расходных кассовых ордеров утверждена законодательно и является обязательной к применению для всех субъектов предпринимательства. Исключение сделано только для ИП – при соблюдении ряда условий. У банковских организаций есть своя форма РКО.

О последних изменениях в порядке ведения кассовых операций читайте в статье «Порядок ведения кассовых операций в 2022 году».

Расчетно-кассовое обслуживание: что это и как его выбрать

Расчетно-кассовое обслуживание (РКО) — комплекс банковских услуг, необходимых для осуществления различных операций по счетам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Между банком и организацией или ИП заключается договор на РКО, в рамках которого можно открыть несколько счетов — как рублевых, так и валютных.

Стандартный договор на РКО включает в себя определенный пакет услуг:

1. Открытие и ведение расчетного счета, электронный документооборот.
2. Переводы денежных средств.
3. Дистанционное обслуживание и интернет-банкинг.
4. Эквайринг.
5. Операции с наличными, инкассация и самоинкассация.
6. Зарплатный проект.
7. Выпуск и обслуживание бизнес-карт.
8. Валютный контроль.

Чем полезно РКО и кому его стоит открывать

Формально юридические лица и ИП открывать расчетные счета не обязаны. На практике ведение бизнеса без расчетного счета либо существенно затруднено, либо попросту невозможно, так как:

• компаниям и ИП запрещены расчеты с любыми контрагентами на сумму свыше 100 тыс. руб. в рамках одного контракта без открытия расчетного счета;
• уплата налогов организациями должна осуществляться через расчетный счет;
• компаниям запрещено использовать для дальнейших расчетов поступившие к ним наличные за некоторыми исключениями (например, для выдачи зарплаты);
• компании и ИП без расчетного счета не допускаются к участию в госзакупках и тендерах;
• нельзя проводить валютные сделки с иностранными компаниями без открытия валютного расчетного счета. Как составить бизнес-план

Кроме этого, включенные в РКО услуги позволяют автоматизировать часть бизнес-процессов и пользоваться банковскими продуктами на выгодных условиях. Среди основных преимуществ РКО можно выделить:

• расчеты в режиме реального времени через интернет-банкинг и мобильные приложения;
• своевременные расчеты с контрагентами;
• своевременная уплата налогов и прозрачная налоговая отчетность;
• предоставление банком оборудования для приема оплаты банковскими картами;
• облегчение процесса выдачи заработной платы сотрудникам через зарплатный проект;
• упрощение авансовой отчетности с помощью бизнес-карт;
• получение кредитов и размещение депозитов на специальных условиях;
• доступ к сервисам поддержки клиентов.

Отличие РКО для юридических лиц и ИП

Компании и ИП заключают с банком договор на РКО с одинаковой целью — ведение бизнеса, поэтому различий между самими счетами нет. Но поскольку у ИП и организаций разный правовой статус, будут отличаться некоторые правила открытия и использования счетов.

Основные различия:

• Состав пакета документов и его объем для заключения договора.
• Правила проведения операций по счетам: ИП может использовать расчетный счет как личный после уплаты всех положенных отчислений.
• Набор банковских услуг.
• Лимиты по операциям с наличными и переводами.

Как открыть РКО

Прежде всего нужно выбрать банк, в котором будет открыт счет. Критериями оценки финансовой организации должны выступать:

• надежность: срок присутствия на рынке, место в рейтинге ЦБ, репутация, страхование денег на счетах;
• спектр услуг: дистанционные сервисы, зарплатный проект, участие в СБП и т. д.;
• стоимость обслуживания: тарифы, бонусы для клиентов;
• доступность: количество филиалов, время работы, дистанционное обслуживание. Открыть расчетный счет РКО

При выборе следует обратить внимание на условия тарифных планов, стоимость тех или иных услуг и сопоставить их в различных банках. Проверить, предоставляет ли банк нужные именно вам услуги, исходя из специфики вашего бизнеса (например, оборудование для эквайринга, инкассация). Для любого предпринимателя важно доступное кредитование, поэтому дополнительным плюсом будет, если банк предлагает специальные условия для владельцев счетов.

Еще одним важным показателем является продолжительность банковского дня: чем он длиннее, тем меньше риск опоздать с платежом. Следует оценить уровень сервиса и скорость обслуживания — это потребуется для оперативного решения сложностей, если они возникнут.

Необходимые документы

Список документов у разных банков может отличаться, но, как правило, они запрашивают у клиентов стандартный набор, а часть сведений из государственных органов получают сами.

Пакет документов для открытия РКО зависит от того, кто выступает заявителем — индивидуальный предприниматель или юридическое лицо:

Расходный кассовый ордер

Зачем нужен расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО, расходник) — один из первичных документов бухгалтерского учета. Его используют, когда предприятие выдает из кассы наличные средства на разные цели:

• зарплата или материальная помощь сотрудникам;
• перемещение средств на расчетный счет в банке;
• оплата контрагентам;
• под отчет работникам или иным лицам для выполнения разных задач.

У компании могут быть и другие ситуации, при которых нужно получить наличные из кассы. Например, сотрудники могут попросить деньги для покупки канцелярии. Или кто-то из персонала отправляется в командировку и ему необходимо взять средства на расходы. Цель не так важна, главное — правильно оформить выдачу наличных, чтобы у бухгалтерии не было проблем с итоговым балансом.

Правила оформления РКО

Для РКО разработан единый унифицированный бланк по форме № КО-2. Его можно заполнить от руки или на компьютере, правила от этого не меняются. Также оформить РКО позволяют программы для ведения бухучета, например, 1С.

Правила работы с кассовым ордером утверждены указанием Центробанка. Вот графы, которые нужно заполнить:

• Организация. Название и правовая форма.
• Код по ОКПО. Этот идентификатор выдает Росстат при регистрации компании.
• Структурное подразделение. Указывают при его наличии.
• Номер. Вписывают порядковый номер РКО.
• Дата составления. Оформление документа и выдача наличных всегда происходят в один день. Заполнять ордер задним числом или заранее нельзя.
• Корсчет, субсчет. Вписывают номер счета, на дебете которого будет отражена выдача наличных.
• Код аналитического учета. Указывают при наличии, если в компании используют соответствующую систему.
• Кредит. Здесь прописывают номер счета, по кредиту которого будет проведена выдача наличных;
• Сумма. Должна быть указана прописью.
• Код целевого назначения. Указывают, если нужно выдать деньги, поступившие в рамках целевого финансирования.
• Выдать. В эту графу вписывают ФИО получателя.
• Основание. Причина, по которой нужно выдать деньги. Например, командировочные расходы.
• приложение. Перечисляют документы, на основании которых будут выданы наличные. Например, для получения командировочных или материальной помощи нужно вписать номер приказа.

Документ подписывают все ответственные сотрудники: бухгалтер или руководитель и кассир, который выдает наличные. Также подпись ставит и получатель.

Можно использовать бумажный бланк и внести информацию от руки. Либо заполнить ордер на компьютере, а затем распечатать и поставить подписи. Если предприятие использует электронный документооборот, можно обойтись без бумажного экземпляра. Но в таком случае у всех фигурирующих лиц должны быть квалифицированные электронные подписи. Руководитель, бухгалтер, кассир и получатель средств заверяют ими ордер.

РКО оформляется в одном экземпляре и остается в бухгалтерии организации. Это внутренний документ, поэтому ни его копия, ни второй бланк вместе с деньгами не выдается.

Порядок работы с расходными кассовыми ордерами

Отдать распоряжение на выдачу наличных и оформить РКО может один из сотрудников организации:

• главный бухгалтер;
• бухгалтер;
• другая штатная единица, имеющая соответствующие полномочия.

Если указанных должностей в компании не предусмотрено, заполнить ордер может сам руководитель. То же относится и к работникам, выдающим наличные. Обычно эту операцию производит кассир. В зависимости от регламента компании, это может быть другой сотрудник или руководитель. Порядок работы с расходными кассовыми ордерами выглядит так:

• Бухгалтер (или иной уполномоченный сотрудник) оформляет РКО и выдает его получателю денежных средств.
• Кассир (или другой сотрудник) сверяет данные из ордера с паспортом получателя. Если выдача производится не внутри компании, а контрагентам, должна быть предъявлена доверенность на представителя.
• Также кассир проверяет, что на бланке есть подписи уполномоченных лиц: руководителя или бухгалтера. Если в приложении указаны документы, они должны быть представлены вместе с ордером.
• Кассир выдает указанную сумму.
• Получатель и кассир ставят в ордере подписи.

Данные по всем РКО записывают в журнал приходных и расходных кассовых документов. Для него есть специальная форма — КО-3. Также сведения нужно внести в кассовую книгу.

Выданные ордера хранят 5 лет после отчетного года, в котором они были оформлены. Это общее правило, прописанное в законе № 402-ФЗ. Если возникли разногласия, документы нужно хранить дольше, до выяснения всех обстоятельств. Подразумевается, что на предприятии есть архив, в котором организовано хранение документации.

Кто может не оформлять РКО

Оформлять расходные кассовые ордера необходимо всем юридическим лицам. Они соблюдают кассовую дисциплину в полном объеме, независимо от величины предприятия и выбранной системы налогообложения.

У ИП ситуация другая. Они также могут оформлять все первичные документы по общим правилам, но это не обязательно. Банк России позволяет ИП упрощенный порядок кассовых операций. Предприниматели получают некоторые поблажки и могут:

• не устанавливать лимиты по остаткам денежных средств;
• не оформлять кассовые документы;
• не использовать в работе кассовую книгу.

Это не значит, что ИП может вообще не оформлять документально операции с денежными средствами. Упрощенный порядок подразумевает только сокращение объема учета. Это позволяет малому бизнесу не нанимать в штат бухгалтера. Документация ИП зависит от выбранной системы налогообложения. Например, на патенте нужно заполнять книгу учета доходов, а на упрощенке — книгу учета доходов и расходов.

Штрафы за неправильное оформление РКО

Расходный кассовый ордер относится к первичным документам бухгалтерского учета. Грубые нарушения в работе с ними регламентируются ст. 120 Налогового Кодекса. По закону за отсутствие или неправильное оформление РКО предприятие будет оштрафовано:

• если правонарушения были в течение одного налогового периода — штраф 10 000 руб.;
• если правонарушения отмечены в течение нескольких налоговых периодов — штраф 30 000 руб.

Также из-за отсутствия ордера ФНС может не зачесть выданные денежные средства в расходы организации. Эта ситуация чревата для компаний, которые работают по упрощенной системе налогообложения «доходы минус расходы».

Грубым нарушением считается не только отсутствие бланка, но и его неправильное оформление. В документе нельзя допускать ошибки. Также указание Банка России запрещает вносить исправления. Если данные внесены неверно, ордер уничтожают и оформляют новый.

Чтобы не получить штраф, важно помнить, что расходные кассовые ордера заполняют по строго регламентированным правилам. Нужно вносить все данные в соответствии с требованиями закона и хранить документацию, чтобы предъявить ее в случае проверки.

Расходно-кассовый ордер

Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует платежи, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.

Важно учитывать, сумма, вписываемая в «расходник», не должна превышать 100 000 рублей. Все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации вправе самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке РКО всегда надо учитывать, что он должен обязательно включать наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, ордер необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Выписывать документ разрешают в рукописном и печатном виде. Формируется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

Отметим, к расходно-кассовому ордеру часто прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы, например, приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п. При этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то РКО удостоверять его подписью уже не обязательно.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывают полное название компании с указанием организационно-правового статуса, которая выдает деньги. Затем в поле под названием ОКПО вписывают соответствующий код, хотя это не обязательно. Далее указывают номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления, которая должна совпадать с днем выдачи денег из кассы.

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится:

• код структурного подразделения, выдающего деньги, при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии;
• номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности;
• код аналитического учета по необходимости;
• кредит, т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег;
• конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (Ф.И.О.), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции, например, выдача материальной помощи, аванс на командировку и т.д., а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывают сведения о прилагаемом документе: его наименование, номер и дата составления. В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен заверить руководитель организации или любое лицо, уполномоченное на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному РКО, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносят паспортные данные или сведения из любого документа, служащего удостоверением личности гражданина, который получает деньги из кассы предприятия, и кассир, их выдающей, также ставит на «расходнике» свою подпись.

После оформления расходно-кассового ордера

После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.

Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.