Как оформить кадровые документы при смене наименования структурного подразделения (отдела) организации
Меняется наименование структурного подразделения (отдела) организации. Трудовые функции и наименования должностей работников подразделения не меняются. Какие записи делаются в трудовой книжке? Какие документы нужно составить? Требуется ли заключать дополнительное соглашение с сотрудниками этого отдела?
Согласно части второй ст. 57 ТК РФ такое условие, как место работы, является обязательным для включения в трудовой договор. Частью четвертой ст. 57 ТК РФ предусмотрено, что в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, в том числе об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте.
Согласно ст. 72.1 ТК РФ постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем является переводом на другую работу. Перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей ст. 72.2 ТК РФ.
В данном случае планируется изменить условие трудовых договоров о месте работы работников, которым является структурное подразделение, не являющееся обособленным. Изменение наименования подразделения, как следует из вопроса, не сопровождается изменением трудовой функции работников и наименований их должностей. В данной ситуации изменение структурного подразделения не происходит. Ведь сотрудники не переходят на работу в другое структурное подразделение. Поэтому говорить о переводе на другую работу в данном случае нельзя.
Напомним, что по общему правилу, установленному ст. 72 ТК РФ, условия трудового договора могут быть изменены лишь письменным соглашением сторон. Исключение из этого правила составляют только случаи, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.
Одним из таких исключительных случаев является изменение условий трудового договора по инициативе работодателя в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.
В случае спора суд обязательно будет проверять, можно ли было сохранить прежние условия трудового договора. Доказать суду необходимость изменения условий трудового договора вследствие изменений организационных или технологических условий труда должен работодатель (п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). При отсутствии необходимых доказательств решение, как правило, принимается в пользу работника (смотрите, например, определение Рязанского областного суда от 22.07.2009 N 33-1214, постановление президиума Московского областного суда от 28.09.2005 N 532, решение Ржевского городского суда Тверской области от 31.05.2005 N 2-149).
Поскольку в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ, могут быть изменены любые условия трудового договора, за исключением трудовой функции, то допускается изменение и такого условия трудового договора, как место работы.
Следовательно, если изменение наименования структурного подразделения в рассматриваемом случае связано с изменением организационных или технологических условий труда, такое изменение не требует заключения с каждым работником соглашения к трудовому договору. О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора о месте работы, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ (часть вторая ст. 74 ТК РФ).
В то же время, если причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда, в данном случае отсутствуют, следует руководствоваться порядком, предусмотренным ст. 72 ТК РФ. Работодателю необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым работником, в котором следует зафиксировать новое название структурного подразделения.
Предупреждать работников за 2 месяца и ждать истечения этого срока в этом случае не надо.
При изменении наименования структурного подразделения необходимо приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица внести изменения в штатное расписание, так как оно должно содержать перечень структурных подразделений организации (указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). С новой редакцией штатного расписания работники должны быть ознакомлены под роспись (часть вторая ст. 22 ТК РФ).
Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, далее — Инструкция) указывает на то, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Инструкция не предусматривает конкретной формулировки записи в трудовой книжке в связи с изменением наименования структурного подразделения.
На наш взгляд, форма и порядок внесения такой записи аналогичны форме и порядку внесения записи о переименовании организации (п.п. 3.1 и 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается, например, такая запись: «Отдел N 1 с 01.03.2011 переименован в административно-хозяйственный отдел», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ работодателя об изменении штатного расписания, его дата и номер. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
11 марта 2011 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Преобразование отделов
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
1.По первому вопросу — вам не обязательно преобразовывать сектор в отдел, сектор может оставаться сектором и при наличии и 10 человек — право нанимателя. Законодательство устанавливает только нижнюю границу, с которой можно образовать структурное подразделение, верхней нет. Если наниматель решит преобразовать сектор в отдел (фактически сокращает сектор и вводит отдел), то на мой взгляд, проще сделать изменения в штатное и взять у работников заявления на перевод (если изменяются трудовые функции и т.п.) или перемещение в отдел, если все согласны (те, кто должен быть согласен) и сами написали заявления, сроки можно не соблюдать, перевести (переместить) и оформить всю документацию в любое удобное время. Если не согласны некоторые работники (у которых меняется наименование должности, заработная плата, должностные обязанности), тут совсем другие пути решения проблемы.
2. Преобразование из отдела в сектор при падении численности ниже минимальной необходимо, сроки не установлены, но думаю, изменения в штатное расписание вводятся в разумное время, чтобы выяснить согласны ли работники работать в секторе, в не в отделе (например начальник), у некоторых согласие не требуется — перемещение. Вариант: начальник отдела категорически несогласен быть (переводится) начальником сектора (иные предложения работы тоже не приемлет) и настаивает на сокращении. В этом случае отдел с одним начальником сохраняется 2 месяца.
3. Просто издаете приказ, изменяете штатное расписание — выделяете 2 сектора, часть работников перемещаете, часть переводите с их согласия. У тех, кто остался в отделе ничего не меняется.
Рекомендация: продумывать штатную структуру организации на годы вперед, закладывать разумную и продуманную схему, не допускать волюнтаризма и поспешности в принятии решений, иметь запас "прочности" в самих структурных подразделениях, не увлекаться дроблением и увеличением числа руководителей.
И иногда придерживаться принципа, что трудовая книжка работника не должна быть похожа по вине нанимателя на объемный роман.
27. Вопрос: Можно ли оформить переименование отдела организации по соглашению сторон трудового договора? (ст. 72 ТК РФ), либо это необходимо оформлять в соответствии со ст. 74 ТК?
Ответ: Трудовым кодексом РФ предусмотрено в числе обязательных условий трудового договора только условие о месте работы в случае, когда работник принимается именно для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, чем непосредственно работодатель. Условие об уточнении места работы с указанием структурного подразделения и его местонахождения по общему правилу отнесено к числу дополнительных условий трудового договора (ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ). Следовательно, если наименование структурного подразделения не указано в трудовом договоре с работником, то у работодателя не возникает обязанности заключать дополнительное соглашение к трудовому договору или получать письменное согласие работника при переименовании структурного подразделения, в котором трудится работник. Работодателю достаточно издать приказ о переименовании структурного подразделения и ознакомить с ним работника под роспись, затем внести соответствующие записи в личную карточку работника и при необходимости в трудовую книжку. Ряд авторов также считает, что изменение наименования структурного подразделения организации без изменения трудовой функции работников не требует уведомления работников о таком изменении в соответствии со ст. 74 Трудового кодекса РФ. Достаточным будет оформление дополнительного соглашения к трудовому договору и внесение изменений в трудовую книжку.
Бородина Н.И. в статье: «Если изменилось наименование структурного подразделения» представила следующие рекомендации:
«На основании ст. 74 Трудового кодекса РФ в случае, когда определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. Такие изменения могут произойти по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). Случай, когда меняют наименование структурного подразделения, относится к организационным изменениям, соответственно, работодатель должен соблюсти все требования трудового законодательства относительно работника».
В СПС КонсультантПлюс рекомендуем Путеводитель по кадровым вопросам. Изменение условий трудового договора глава 7. Переименование структурного подразделения.
Как сделать запись в трудовой книжке о переименовании отдела
Работодатель вправе формировать структуру организации так, как ему удобно: был сектор по рекламе, стал департамент рекламы, а в планах уже объединить его с департаментом продаж. Но обязанности работников остаются прежними. Как действовать в этой ситуации: отражается ли переименование подразделения в трудовых книжках сотрудников?
Правила внесения записей в трудовые книжки
Правила ведения бумажных трудовых книжек работников регулируются Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н.
Как отразить переименование структурного подразделения в трудовой книжке — на этот вопрос нам ответит только правоприменительная практика.
Как внести запись о переименовании подразделения
Прежде всего разберемся, когда вносится запись в трудовой о переименовании подразделения (сектора, департамента, участка, цеха и т. д.).
Есть работник Клубтэкаев Карл Константинович. Он трудится администратором в ООО «Clubtk.ru». В штатном расписании должность администратора отнесена к организационному отделу ООО «Clubtk.ru», но в трудовом договоре и в трудовой книжке господина Клубтэкаева это структурное подразделение не фигурирует.
А есть его супруга Клубтэкаева Клара Карповна. Она тоже работает администратором, только в ООО «КлубТК». И ее должность во всех документах указана как «администратор организационного отдела».
И вот оба ООО решили переименовать организационный отдел в административно-хозяйственный. Обязанности у четы Клубтэкаевых остаются прежними, меняется только название отделов, где они трудятся.
В первом случае никаких изменений в личных документах Клубтэкаева оформлять не нужно: достаточно приказа по организации о внесении изменений в штатную структуру.
А вот во второй ООО потребуется провести кадровые мероприятия. Как же их оформить? Иногда издают приказ о переводе и вносят аналогичную запись в книжку. Но сама структурная единица (участок, цех, сектор, департамент и т. п.), в которой работник выполняет обязанности, фактически остается той же самой, а изменению подлежит лишь ее наименование. Таким образом, переводом в рамках того значения, которое вкладывает в это понятие статья 72.1 ТК РФ , это переименование не является.
Более обоснованной является позиция, когда записи о переименовании структурного подразделения вносятся в таком же порядке, какой предусмотрен Приказом 320н при смене названия юрлица.
- Отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» указать: «Цех (отдел, участок, сектор и т. п.) _____(старое название) с ______202_ года переименован в цех (отдел, участок, сектор и т. п.) ____________ (новое название)».
- Графа 1 и графа 2 раздела «Сведения о работе» в этом случае остаются незаполненными.
- В графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (например, распорядительный документ о внесении изменений в штатное расписание).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как провести реорганизацию структурного подразделения организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как выглядит запись в трудовой книжке о переименовании отдела
Таким образом, в описываемой нами ситуации переименование подразделения в трудовой книжке Клубтэкаевой Клары Карповны рекомендуется оформить так:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Организационный отдел с 07.08.2023 переименован в административно-хозяйственный отдел | Приказ от 01.08.2023 № 21 | ||||
Перенесение даты смены названия в графу 2 также не рассматривается в качестве нарушения.