Кто подписывает трудовую книжку при увольнении

Кто вправе расписаться и выдать трудовую книжку при увольнении

Законодательство предусматривает взаимодействие двух сторон — работодателя и работника. Но четко не указано, кто подписывает трудовую книжку при увольнении работника — кадровик, директор, бухгалтер или, может, секретарь.

Кто вправе подписывать и выдавать документы, связанные с работой

ТК РФ и иные подзаконные акты требуют, чтобы при увольнении и передаче документов, связанных с работой, в них стояла подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, но четко не указывают, кто это лицо.

руководитель организации (ИП);
его представитель, действующий по доверенности, где обязательно прописано, что он вправе заменить подпись директора в трудовой книжке при увольнении собственной подписью;
назначенный руководителем работник — кадровик, секретарь, бухгалтер, заместитель — кто угодно, у кого имеется необходимый опыт работы и знания.

Учитывая эти правила, запись об увольнении в трудовой книжке удостоверяется либо самим директором, либо его доверенным лицом, либо назначенным сотрудником.

Как передать полномочия

Если в компании отсутствует кадровый специалист, кто подписывает трудовые книжки, если нет кадровика, решает руководитель. Он вправе сделать это самостоятельно с учетом правил ведения документа, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Второй вариант — выпустить приказ, которым назначить конкретного работника (указать должность), который сможет выполнять все обязанности в кадровой сфере.

Еще одна возможность делегировать полномочия — оформить доверенность на сотрудника компании, который сможет подписывать документы, связанные с рабочей деятельностью, и выдавать их сотрудникам. Чтобы не возникло споров, может ли бухгалтер подписать трудовую книжку или секретарь, ответим — может, но при условии, что у него имеются на это полномочия, и они зафиксированы как в доверенности, так и в договоре.

Расписывается ли сам сотрудник в ТК

Часто возникает вопрос, нужна ли подпись работника в трудовой книжке при увольнении или достаточно только данных уполномоченного лица. В прежних правилах оговаривалось, что работник тоже расписывается, чтобы подтвердить факт ознакомления с записями. Но в действующих нормативных актах такая запись не указана как обязательная.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести бумажную трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как заполнить документ при увольнении

Независимо от того, кто расписывается в трудовой книжке при увольнении, необходимо соблюдать определенные правила. Среди них:

Как ознакомить с записями в трудовой книжке

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: как ознакомить с записями в трудовой книжке. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.

Ознакомление с записями в трудовой книжке — это обязательная процедура, предусмотренная действующим законодательством. Факт уведомления работника о содержании документа о трудовом стаже должен быть подтвержден документально.

В процессе работы

По постановлению правительства от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан ознакомить сотрудника с внесенными сведениями в его документе о стаже. Сведения о каждой новой записи, внесенной в трудовую книжку работника, фиксируются в его личной карточке. Вот в личной карточке работник и ставит свою подпись об ознакомлении.

Бывает, что структурные подразделения организации находятся в разных городах. Тогда доведение соответствующих сведений и информации осуществляется заочно, сотруднику высылается извещение с последующей отметкой об этом в личной карточке. При проведении проверок такой способ ознакомления вызывает вопросы, поэтому мы рекомендуем прикалывать к личной карточке расписку работника, в которой он пишет, что с записями в трудовой книжке ознакомлен.

Это не совсем обычный способ, но он не противоречит законодательству. В законодательстве не указано, каким образом процесс ознакомления необходимо организовывать, поэтому и электронный способ обмена сведениями подходит, но для такого способа взаимодействия у персонала должны быть электронные подписи.

При увольнении

В соответствии с пунктом 35 правил ведения и хранения книжек, при увольнении все сведения, которые были внесены в трудовую сотрудника, должны заверяться подписью работодателя или уполномоченного им лица, печатью организации и подписью самого сотрудника.

На практике работодатели лично редко заверяют документы о стаже работы своих сотрудников, обычно это делегируется ответственному сотруднику, уполномоченному приказом. В этом случае ответственное лицо вносит запись в книжку, указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку. Некоторые делопроизводители при ознакомлении работника с внесенной записью ставят «ознакомлен» или «с записью ознакомлен» в трудовой книжке, и некоторые проверяющие на это указывают. Формально такая запись не нужна, нормативные документы не предписывают вносить подобное. Тем не менее, это не является ошибкой и инспектора об этом знают.

Образец с записью в трудовой книжке «ознакомлен»

Ошибки заполнения

Работник оставляет только свою подпись

Инспекторы говорят, что в этом случае непонятно, работник ли это расписался или кто-то иной. Формулировка такая: личная подпись без расшифровки теряет смысл, так как не позволяет понять, кто ее поставил

При ознакомлении указывается дата

Дата и так уже указана в первом столбце

Пишут слово «ознакомлен» или что-то еще в разных вариациях, например, «с записью в трудовой ознакомлен» или «трудовую на руки получил»

Формально закон это делать не обязывает, кроме того, подтверждением получения книжки на руки является подпись сотрудника в книге учета движения, там же и дата указывается

Работник подписывается и указывает только свою фамилию

Инспекторы настаивают, чтобы указывались фамилия и инициалы, причину см. в пункте 1

Записи заверяются печатью отдела кадров

В этом случае инспектора указывают на однозначную ошибку и ссылаются на пункт 35 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225

Образец ознакомления работника с записью в трудовой книжке

Важно! Правильное ознакомление в книжке — это когда есть подпись сотрудника, его фамилия и инициалы. Нужно ли писать в трудовой книжке ознакомлен или не писать, решать вам. Не всем инспекторам эта запись нравится, но и за нарушение ее считать нельзя.

Что касается печати организации, то ее ставят, если она есть. Если ее нет, то ничего не ставят. Если проштамповать оттиском отдела кадров или какой-то еще личной печатью, это фиксируется как однозначное нарушение, и организация может быть подвергнута административному наказанию по статье 5.27 КоАП РФ. Когда ставить печать — до или после подписи человека — это на усмотрение работодателя.

Нюансы

Если человек сменил фамилию (например, в связи с вступлением в брак), сведения об этом указываются на титульном листе. Фамилия работника, указанная при ознакомлении с информацией об увольнении, должна совпадать с той, что указана на титульном листе документа. Ошибки при смене фамилии имеют неприятные для работника последствия при оформлении пенсии.

На что обратить внимание при выдаче трудовой книжки при увольнении

К огда необходимо отдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику? Где он должен расписаться? Как работодателю обезопасить себя, если трудовая бывшего работника осталась у него? Когда ее можно будет вернуть бывшему работнику по почте? Как оформить документы в случае вынужденного восстановления на работе из-за задержки выдачи трудовой книжки?

Процедура передачи трудовой книжки

При получении трудовой книжки работник расписывается 3 под записью об увольнении, в личной карточке 4 и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 5 (см. «!» в Примерах 1, 2 и 4).

См. статью «Выдаем сотруднику документы при увольнении» журнала № 8′ 2017

Увольнение в выходной день

Вопросы возникают, когда последний день срока трудового договора приходится на нерабочий день. Ведь днем прекращения трудового договора является последний день работы сотрудника, и именно в этот день должна быть выдана трудовая книжка (ст. 84.1 ТК РФ). Но как это сделать, если у всех выходной?

Пример 1. Подпись работника в трудовой книжке ниже записи об увольнении

Пример 2. Подпись работника в разделе XI личной карточки работника (форма № Т-2) при увольнении

Пример 3. Вычисляем дату выдачи трудовой книжки

При увольнении сотрудника его последний рабочий день выпал на 8 апреля 2018 года (это выходной день – воскресенье).

В данном случае днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день, то есть работник должен быть уволен в понедельник 9 апреля 2018 года (трудовая книжка выдается и расчет с работником производится в этот день).

Пример 4. Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!