Что такое кадровый учет

Кадровый учёт в организации

Все организации, даже если у них нет наёмного персонала, обязаны вести кадровое делопроизводство. В статье расскажем, зачем вести кадровый учёт, какие документы являются обязательными, какую ответственность несёт организация в случае нарушений и почему уже сейчас необходимо перевести кадровый учёт в электронный формат.

Почему организации должны вести кадровый учёт

Кадровый учёт необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приёме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.

На организациях-работодателях лежит ответственность по регулированию трудовых отношений с наёмным персоналом. Этого требует трудовое законодательство. Ведение кадрового делопроизводства приводит к обороту большого объёма документов. При этом кадровые документы подлежат строгому учёту и регистрации.

Все организации, за исключением микропредприятий, должны иметь локальные нормативные акты (ЛНА), регулирующие специфику взаимодействия с сотрудниками. Помимо обязательной кадровой документации, есть документы, которые нужно вести только при определённых условиях. Например, при работе в опасных условиях труда.

Ведение кадрового учёта необходимо, поскольку:

этого требует трудовое законодательство;
отношения между наёмным персоналом и работодателем должны быть упорядочены;
это позволяет установить двухстороннюю связь между сторонами трудовых отношений;
при правильном ведении документов можно избежать спорных и конфликтных ситуаций, а также штрафов.

Документы кадрового учёта

Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, есть кадровые документы, которые могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы. Поэтому их ведение тоже является обязательным

Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса. Например, микропредприятия могут вести упрощённый кадровый учёт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.

В общий список обязательных кадровых документов входят:

трудовые договоры и допсоглашения к ним;
трудовые книжки;
личные дела;
личные карточки;
приказы (о приёме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счёт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
командировочные документы;
табели по учёту рабочего времени работников;
должностные инструкции;
положение об оплате труда;
расчётный лист;
согласие на обработку персональных данных и др.

Более подробно о документах, которые необходимы при ведении кадрового делопроизводства, мы рассказывали в нашей статье об обязательных документах кадровой службы.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта

Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, деятельность ИП и юрлиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет. Такие наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).

Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:

нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений в отчётных документах;
нарушение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников;
нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.

Почему следует перевести кадровое делопроизводство в электронный формат

Сейчас любая организация с работниками может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Основное преимущество кадрового ЭДО — возможность оптимизации делопроизводства за счёт экономии средств, автоматизации процессов и практически полной цифровизации кадровых документов (Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ).

Работодатель может заключить трудовой договор с соискателем, который проживает в другом городе. Для обмена документами с удалённым работником потребуется организовать ЭДО, обеспечить сотрудника электронной подписью.

Пока что кадровый электронный документооборот необязателен для работодателей, однако власти планируют перевести всех на КЭДО до 2024 года. Срок не точный и может быть перенесён, однако переход на обязательный КЭДО неизбежен. Поэтому с учётом преимуществ ЭДО перевести кадровое делопроизводство в электронный формат стоит уже сейчас.

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.

Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.

Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.

Важнейшая составляющая кадрового учета — кадровое делопроизводство. Ознакомьтесь с основными принципами его осуществления в экспертной статье, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите к ней бесплатный пробный доступ.

Документы кадрового учета

Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.

К документам кадрового учета относятся:

приказ о приеме на работу (Т-1) — не является обязательным;
контракт с сотрудником (ТД-1);
трудовая книжка (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н) в электронном или бумажном виде;

Об особенностях оформления трудовых книжек смотрите в материале «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

личная карточка сотрудника (Т-2);
документы о переводе (Т-5);
приказ об оформлении отпуска (Т-6);
график отпусков (Т-7);
штатное расписание (Т-3);
табель учета рабочего времени (Т-12);
приказ об увольнении (Т-8).

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили особенности ведения электронных трудовых книжек. Получите бесплатный пробный доступ к материалу на данную тему.

Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:

коллективный договор;
правила внутреннего распорядка;
положения об оплате труда;
положение о персональных данных сотрудников;
положения об охране труда;
положение о премировании;

ВАЖНО! Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.

Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.

Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника.

Ознакомьтесь с порядком издания должностных инструкций.

То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.

Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности. При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа. Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.

В последнее время все большую популярность обретает электронный кадровый документооброт (ЭКД), позволяющий обмениваться кадровыми документами в электронном виде. Для этого необходимо наличие специального программного обеспечения и ЭЦП у работника. Основые принципы ЭКД изложены в ст. 22.1 ТК РФ.

Как организаовать ЭКД в организации, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):

Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.

Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.

Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.

Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, 145, 145.1, 146-147, ст. 215-217 УК РФ.

Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ.

Размер штрафа на основании данной статьи НК РФ зависит от типа информации, запрошенной проверяющим ведомством.

Итоги

Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета.

Кадровый учет

Кадровый учет — это систематический процесс сбора, хранения и обработки информации о сотрудниках в организации. Он включает в себя следующие аспекты:

Регистрация сотрудников: Создание и поддержание базы данных, включающей информацию о каждом сотруднике, такую как имя, дата рождения, адрес, контактные данные, образование, опыт работы и другие персональные и профессиональные детали.
Учет карьерного развития: Отслеживание карьерного пути сотрудников в организации, включая их текущую должность, дату приема на работу, переводы, продвижения и увольнения.
Учет рабочего времени: Отслеживание рабочего времени сотрудников, включая учет рабочих часов, отпусков, больничных и других видов отсутствия.
Зарплата и вознаграждение: Расчет заработной платы, начисление бонусов, компенсаций и других видов вознаграждения для сотрудников.
Налоги и социальные отчисления: Расчет и уплата налогов и взносов в социальные фонды от заработной платы сотрудников.
Управление документами: Хранение и обработка документов, связанных с занятостью сотрудников, таких как договоры о приеме на работу, трудовые книжки, заявления на отпуск и другие.
Учет обучения и развития: Отслеживание обучения и профессионального развития сотрудников, включая участие в тренингах, курсах повышения квалификации и сертификацию.
Управление производительностью: Оценка и управление производительностью сотрудников, проведение аттестации и оценок, разработка планов по улучшению результативности.
Соблюдение законодательства: Соблюдение законодательства в области труда, включая правила занятости, рабочего времени, защиты прав сотрудников и другие нормативные акты.
Отчетность и анализ: Подготовка отчетов о состоянии кадрового состава, зарплате, производительности и других аспектах управления персоналом для принятия решений руководством организации.

Кадровый учет играет важную роль в управлении персоналом и помогает организации эффективно управлять своими ресурсами, соблюдать законодательные нормы и обеспечивать благоприятные условия труда для сотрудников.

Виды кадрового учета

Кадровый учет включает в себя несколько видов, в зависимости от того, какая информация учитывается и для каких целей. Вот основные виды кадрового учета:

Основной (базовый) кадровый учет: Включает в себя основные данные о сотрудниках, такие как ФИО, дата рождения, адрес, паспортные данные, образование, трудовая история, должность и другие общие сведения.
Учет рабочего времени: Этот вид кадрового учета фиксирует рабочее время сотрудников, включая начало и конец рабочего дня, перерывы, отпуска, больничные и дни отсутствия. Это помогает расчету заработной платы и контролю за соблюдением рабочего времени.
Учет заработной платы и компенсаций: В рамках этого учета регистрируются все выплаты сотрудникам, включая базовую заработную плату, бонусы, надбавки, налоги и удержания. Это важно для финансовой отчетности и удовлетворения налоговых обязательств.
Учет обучения и развития: В этом виде учета отслеживается обучение и профессиональное развитие сотрудников, включая проведение тренингов, курсов, сертификацию и другие мероприятия, направленные на повышение квалификации.
Учет бонусов и поощрений: Этот вид кадрового учета включает в себя данные о различных бонусах и поощрениях, предоставляемых сотрудникам за выдающиеся достижения или выполнение определенных задач.
Учет отпусков и больничных листов: Здесь регистрируются дни отпуска, больничные листы и другие виды временного отсутствия сотрудников.
Учет кадровых перемещений: Этот вид учета отслеживает перемещения сотрудников внутри организации, изменения в должностях и структуре предприятия.
Учет личных данных и конфиденциальной информации: Здесь регистрируются личные данные сотрудников и другая конфиденциальная информация, связанная с их здоровьем и безопасностью.
Учет оценок и производительности: Этот вид учета включает в себя данные о производительности сотрудников, оценках, результатах аттестаций и других факторах, влияющих на их эффективность.
Учет кадровых резервов: В этом виде учета определяются потенциальные кандидаты на замещение ключевых позиций в будущем.

Различные организации могут варьировать виды кадрового учета в зависимости от своих потребностей и специфики деятельности.

Обязательные кадровые документы

Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:

1. Внутренний распорядок. Предусмотрены статьей 189 ТК. В этом документе четко прописывается процедура принятия сотрудников на должность и их увольнения по разным основаниям, возможные санкции, обязанности участников трудовых правоотношений.

2. График выхода в оплачиваемый отпуск. В нем указывается, в какое время в течение года сотрудник может воспользоваться оплачиваемым отпуском. Наличие этого документа регламентируется статьей 123 ТК.

3. Штатное расписание. В нем указывается, какие должности предусмотрены на предприятии и сколько сотрудников на них работает, описывается структура компании и другие особенности. Необходимость в этом документе закреплена в статье 57 ТК.

4. Журнал прохождения инструктажей. В этом документе делаются отметки о том, что сотрудник прослушал инструктаж по соблюдению техники безопасности на производстве. Наличие подписи сотрудника в журнале освобождает от ответственности работодателя при возникновении аварий и чрезвычайных происшествий, если они произошли по вине работника. Документ предусмотрен статьей 212 ТК.

5. Инструкция по охране труда. Основной документ, в котором описываются правила поведения сотрудника во время нахождения на производстве. Наличие инструкции является обязательным согласно ст. 212 Трудового кодекса.

6. Табель учета рабочего времени. Документ, в который вносится отработанное время сотрудника. Это обязательный документ, который является основанием для начисления заработной платы.

7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.

8. Положение об оплате труда. В документе отражается порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные дни и сверх установленного лимита часов в неделю. Кроме того, в Положении указывается, в каких случаях и каком размере работник может получать премии за результаты своего труда. Документ составляется согласно Постановлению Министерства труда № 69.

9. Книга учета трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки работодателю и выдача ее на руки работнику при увольнении и других предусмотренных законом случаях.

10. Журнал учета бланков трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт поступления на предприятие чистых трудовых книжек и их расходование при приеме на работу новых сотрудников.

Знакомимся с кадровым учётом: как он устроен, зачем нужен и чем занимаются кадровики

Гайд для погружения в тему. Рассказываем, что такое учёт кадров, в каких программах его ведут, какие документы нужно оформлять и за что штрафуют.

Кадр: фильм «Доброе утро» / Paramount Pictures

Назрин Остаева

Кадровый учёт должны вести все компании и индивидуальные предприниматели. Для этого бизнесу нужны компетентные сотрудники, которые знают Трудовой кодекс РФ и умеют работать с разными кадровыми документами.

Начните изучать тему с этого гайда Skillbox Media. В нём мы собрали самое важное о кадровом учёте для предпринимателей, руководителей и будущих специалистов отдела кадров.

Что такое кадровый учёт кадровый учёт по кадровому учёту
Какие знания и навыки нужны специалистам
Какие инструменты используют для учёта
Какие кадровые документы нужно оформлять
Когда и куда передавать кадровые данные
Что будет, если не вести кадровый учёт
Как узнать больше об управлении персоналом

Что такое кадровый учёт

Кадровый учёт, или кадровое делопроизводство, — ведение всех документов, которые связаны с сотрудниками. Например, составление должностных инструкций, заполнение табеля рабочего времени, оформление отпуска, трудоустройства и увольнения. По закону кадровый учёт обязателен. Часто за него отвечают сотрудники HR-департамента, но так происходит не всегда.

Вести кадровый учёт должны и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Он обязателен для любого бизнеса, у которого есть наёмный персонал, даже если в компании работает один сотрудник или у неё есть только учредитель. Документы кадрового делопроизводства подают в разные контролирующие органы. Если не делать этого, бизнес понесёт ответственность — о ней поговорим ниже.

Кадровый учёт не нужен только индивидуальным предпринимателям без наёмных сотрудников.

Требования к ведению кадрового учёта прописаны в Трудовом кодексе РФ и дополнительных документах. Например, Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 утверждает унифицированные формы документов для учёта труда и его оплаты — сейчас они не обязательны, но их часто используют. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержатся общие требования к оформлению документов. В Законе об архивном деле №125-ФЗ указано, как нужно хранить кадровые документы.

В разных компаниях за кадровый учёт отвечают разные специалисты. В больших компаниях им занимаются специалисты по кадровому учёту — их называют кадровиками. Они работают в отделе кадров, а он относится к HR-департаменту.

В небольших компаниях функции специалистов по кадровому учёту может выполнять собственник бизнеса. Ещё их могут передать HR-менеджеру или бухгалтеру.

И большой, и малый бизнес может делегировать кадровый учёт: нанять внешнего специалиста или передать задачи на аутсорсинг сторонней компании. Внешний специалист — рискованный вариант: если случится форс-мажор, компания может не успеть вовремя подать документы в контролирующие органы, и это повлечёт штрафы. В случае с компанией рисков меньше, главное — выбрать надёжного подрядчика.

Обучение в Skillbox для старта и развития в HR

«Профессия Бухгалтер» — для тех, кто хочет начать карьеру или уже работает бухгалтером или кадровиком и хочет получить повышение.
«Профессия Управление персоналом 2.0» — для тех, кто хочет создавать и развивать команды, претендовать на должность старшего HR-менеджера.
«HR-менеджер с нуля» — для тех, кто хочет освоить профессию HR-менеджера, погрузиться в особенности работы и выбрать специализацию.

Зачем нужен кадровый учёт

Кадровый учёт нужен и контролирующим органам, и самим компаниям.

Контролирующим органам кадровый учёт нужен, чтобы получать сведения о сотрудниках компаний. Например, учитывать страховые взносы, чтобы потом рассчитать пенсию. Или узнать, где работает человек, чтобы вызывать его в военкомат через работодателя.

Компаниям кадровый учёт нужен, чтобы избегать штрафов и регламентировать отношения с сотрудниками. Грамотное кадровое делопроизводство сводит к минимуму конфликты с работниками. Они знают обо всех условиях работы и понимают, что защищены от произвола. Это отражается на их лояльности.

Поэтому кадровый учёт влияет и на репутацию компании. Если его нет, недовольные работники могут оставить негативный отзыв или пожаловаться на работодателя в контролирующие органы, а это плохо отразится на имидже компании. Лояльные сотрудники увольняются реже и не пишут негативных отзывов.

Чем занимаются специалисты по кадровому учёту

Специалисты по кадровому учёту или те, кто взял на себя их функции, готовят документы, ведут базы данных и взаимодействуют с контролирующими органами. Разберёмся подробнее.

Большую часть времени специалисты работают с документами. Они ведут личные дела сотрудников, оформляют взыскания и премирования, готовят трудовые договоры, документы об аттестации или переквалификации и множество других бумаг. Для этого они взаимодействуют с сотрудниками других отделов — например, с бухгалтерами, юристами, C& B .

Кроме того, специалисты по кадровому учёту проверяют и обновляют кадровые документы. Например, если сотрудник сменил фамилию, к трудовому договору составляют дополнительное соглашение. А если произошли изменения в бизнес-процессах, специалист обновляет должностные инструкции.

В базах данных кадровые специалисты хранят сведения о сотрудниках. Они ведут в базах, например, учёт отпусков и больничных. Или делают большую таблицу с данными каждого сотрудника: ФИО, датой рождения, контактами, должностными обязанностями, размером зарплаты и так далее.

Взаимодействие с контролирующими органами сводится к тому, что специалист по кадровому учёту отправляет им заявления, уведомления и отчёты. У каждого контролирующего органа — свои требования. Подробнее об этом мы поговорим ниже.

Чтобы выполнять все эти задачи, у специалистов должны быть теоретические знания и практические навыки. Человек без опыта и достаточной подготовки не сможет правильно вести делопроизводство.

Что должны знать и уметь специалисты по кадровому учёту

Специалисты, ответственные за кадровое делопроизводство, должны знать трудовое законодательство и кадровый документооборот, уметь составлять документы и работать в программах для автоматизации процессов. Чтобы освоить это, они получают профильное образование или учатся на практике.

Знания трудового законодательства и кадрового документооборота специалистам нужны, чтобы понимать:

когда и какие документы нужно готовить;
что в них должно быть и как их оформлять;
куда и когда их передавать;
как и сколько их хранить.

Если специалист знает всё это, он правильно оформляет документы. Если он не знает этого, то будет тратить много времени на изучение законодательства — или может ошибиться, и компанию оштрафуют.

Программы для автоматизации процессов используют в большинстве компаний. Поэтому специалисты должны уметь в них работать — редактировать информацию о сотрудниках, составлять документы, отправлять их контролирующим органам и самим работникам и так далее. Но этот навык не обязателен для трудоустройства в компании, которые не используют подобные программы или готовы обучать сотрудников.

Профильное образование для специалиста по кадровому учёту — среднее специальное или высшее по профилям «Управление персоналом» или «Документоведение и архивоведение».

Не все, кто работает с кадровым учётом, получают профильное образование. Бывает, что в делопроизводство переходят из смежных сфер, часто из бухгалтерии. Бухгалтеры уже умеют работать в программах для автоматизации и знакомы с порядком начисления зарплат. Если они изучат трудовое законодательство и документооборот, смогут работать с кадровым учётом.

Какие инструменты используют для кадрового учёта

Набор инструментов зависит от компании. В небольшом бизнесе, где работает несколько человек, могут использовать шаблоны документов, сохранённые в DOCX, и вести учёт в Excel или «Google Таблицах». В компаниях, где работает больше сотрудников, используют специальные сервисы — они автоматизируют и упрощают работу.

Сервисов много. Одно из самых популярных решений — российская программа «1C: ЗУП». В ней можно полностью автоматизировать делопроизводство — хранить данные о сотрудниках, оформлять электронные документы, вести электронные трудовые книжки, отправлять отчёты и справки в контролирующие органы и так далее. Она подходит и небольшим, и крупным компаниям.

Также компании могут пользоваться другими решениями — BambooHR, Zoho People, Workday, Oracle HCM Cloud и так далее. Выбор зависит от бюджета и потребностей бизнеса.

Кроме сервисов для автоматизации, многие компании пользуются ЭДО — электронным документооборотом. Он ускоряет процесс обмена документами с сотрудником и снижает затраты — документы не нужно печатать и отправлять по почте или курьером. Ими обмениваются в специальном сервисе — например, в HRlink, СБИС, EmplDocs. Многие из них можно интегрировать с «1С: ЗУП» и другими продуктами «1C».

Какие документы оформляют в рамках кадрового учёта

Список документов будет различаться в разных компаниях. Есть обязательные кадровые документы — их должны вести все. Но микропредприятия могут не готовить некоторые акты. Есть необязательные кадровые документы — компании ведут их по желанию.

Есть общие документы, которые регламентируют работу всех сотрудников, — локальные нормативные акты. Их составляют один раз, а потом знакомят с ними сотрудников под подпись. Есть документы, которые касаются каждого сотрудника, — например, трудовой договор или распоряжение о предоставлении отпуска. Их готовят каждый раз, когда с сотрудником происходит какое-то кадровое событие.

Мы расскажем об обязательных документах, которые есть в большинстве компаний. Вот список таких документов:

Трудовые договоры. По закону их составляют в бумажном виде в двух экземплярах. Один хранится у работодателя, другой — у сотрудника. Единого образца для составления трудового договора нет, но в статье 57 ТК РФ перечислены требования к содержанию. Например, в договоре должно быть описание условий труда и оплаты.

Правила внутреннего трудового распорядка. В них прописывают права и обязанности сотрудника и работодателя, меры поощрения и взыскания, режим работы и другие правила. Подробнее об этом написано в статье 189 ТК РФ. Правила трудового распорядка — это локальный нормативный акт: его составляют один раз, а дальше знакомят с ним сотрудников под подпись.

Положение о персональных данных

Его можно составить в произвольной форме, но оно должно соответствовать требованиям закона о персональных данных. В положении нужно указать состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке.

Согласие на обработку персональных данных. Его берут у каждого сотрудника — оно подтверждает, что работник знаком и согласен с условиями положения о персональных данных. Форма документа не регламентирована, но в нём должны быть все важные сведения: Ф. И. О. субъекта персональных данных, цель обработки и другие. Посмотреть список всех сведений можно в статье 9 №152-ФЗ.

Положение об оплате и нормировании труда. В нём прописывают все особенности труда и оплаты — например, условия выплаты премий, индексации зарплаты и другое. В законе нет требований к структуре и содержанию положения, но оно не должно противоречить Трудовому кодексу.

Личные карточки. Их заводят на каждого работника. В карточке указывают персональные данные сотрудника и информацию о его трудовой деятельности. Можно вести карточку по унифицированной форме Т-2 или разработать свою форму.

Трудовые книжки. Их тоже ведут на каждого работника, с 2021 года — в электронном виде. В трудовой книжке записывают данные о квалификации сотрудника, приёме на работу, повышениях, переводах, поощрениях, увольнении. В Приказе Минтруда №320 можно подробно прочитать о правилах ведения трудовых книжек.

Штатное расписание. В нём отражают структуру компании, состав и численность персонала, оклады сотрудников. Вести его можно по унифицированной форме Т-3. По закону расписание не обязательно, но контролирующие органы запрашивают его при проверках — поэтому его тоже ведут.

Табель учёта рабочего времени. В нём фиксируют отработанное время и количество неявок каждого сотрудника. Этот документ нужен, чтобы начислять пособия, зарплату, контролировать НДФЛ. Вести его можно по формам Т-12 или Т-13 или в свободной форме.

График отпусков. Его составляют каждый год на следующий год. В нём отражают очерёдность и продолжительность отпусков — прописывают, кто и когда отдыхает. График можно составлять по форме Т-7 или в свободной форме.

Также к обязательным относят все распорядительные документы — например, приказы о приёме на работу, о переводе на другую должность, увольнении, премировании. Все их можно составлять по унифицированным формам или в свободной форме так, чтобы они не противоречили требованиям закона.

Ещё есть необязательные документы, которые часто используют. Например, должностные инструкции. Они нужны, чтобы обозначить зоны ответственности сотрудников и решать спорные ситуации.

Все эти документы нужно хранить — от года до 75 лет. Точные сроки хранения каждого документа указаны в Приказе Росархива №236.

Какие данные о сотрудниках нужно сдавать и куда

Работодатели должны сообщать контролирующим органам почти всё — какую зарплату платят сотрудникам, на какие должности их переводят, какие суммы налогов удерживают. Набор сведений зависит от того, кто их получает.

Вот список органов, которые должны получать данные о сотрудниках:

ФНС (Федеральная налоговая служба). В неё нужно отправлять заявления и уведомления о начислении, удержании и перечислении налогов и сборов, декларации о доходах сотрудников. Порядок регламентирует статья 289 НК РФ.
СФР (с 2023 года Фонд пенсионного и социального страхования). В него нужно направлять заявления и уведомления о начислении и удержании пенсионных взносов и декларации о зарплате сотрудников. Отчёты подают по новой форме ЕФС-1.
ФСЗН (Федеральная служба занятости). Ей сообщают об изменении структуры организации, а также направляют уведомления о численности работников.
ФМС (Федеральная миграционная служба). Если компания работает с иностранными гражданами, она направляет в ФМС заявления и уведомления — например, о приёме на работу.
Росстат (Федеральная служба государственной статистики). В неё могут направлять данные о численности сотрудников, отчёты о средней заработной плате и другую статистику.

Большинство видов отчётности сдают регулярно — ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. Некоторые виды отчётности сдают, только если произошло событие, требующее отчёта. Например, данные в ФМС подают только тогда, когда компания принимает на работу или увольняет иностранного гражданина.

Что будет, если не вести кадровый учёт

За кадровым делопроизводством бизнеса следит ГИТ — Государственная инспекция труда. Она проводит плановые и внеплановые проверки и, если находит нарушения, привлекает к ответственности.

Плановые проверки проводят не чаще одного раза в два года — периодичность зависит от того, к какой категории риска отнесена компания. Но есть исключения. Если компания относится к малому бизнесу, её не проверяют три года с момента регистрации. О проверках сообщают за день или два, но могут не сообщить, если, по мнению ГИТ, это может повредить итогам проверки.

Во время плановой проверки ГИТ изучает, правильно ли оформлены документы, нет ли задержек зарплаты, в каких условиях трудятся работники. Во время плановой проверки могут проверять кадровый учёт в целом или только какую-то часть, например трудовые договоры.

Внеплановые проверки проводят, если есть основания. Например:

если во время предыдущей проверки ГИТ выявила нарушения, выдала предписание их устранить и срок исполнения этого предписания истёк;
произошёл несчастный случай на производстве;
в ГИТ обратились с жалобой сотрудники, представители профсоюзной организации или другие лица;
правоохранительные органы сообщили, что компания нарушает требования законодательства.

О внеплановых проверках не предупреждают. Во время них обычно изучают то, на что были жалобы. Например, если сотрудник пожаловался на отсутствие трудового договора, проверяют кадровые документы.

Мера ответственности, которую несёт работодатель, зависит от нарушения. Есть два вида ответственности за нарушения в ведении кадрового учёта:

Административная. Это штрафы до 500 тысяч рублей. Например, за отсутствие трудового договора должностное лицо могут оштрафовать на сумму до 20 тысяч рублей, ИП — до 10 тысяч рублей, юридическое лицо — до 100 тысяч рублей. За ошибки в трудовом договоре тоже могут оштрафовать на сумму до 100 тысяч рублей.

Человека, ответственного за кадровый учёт в компании, также могут дисквалифицировать — лишить права занимать должность на срок до трёх лет.

Уголовная. К ней привлекают за повторные нарушения или если государству причинён крупный либо особо крупный ущерб. Например, за выплату чёрной зарплаты могут лишить свободы на срок до двух лет или оштрафовать на сумму до 500 тысяч рублей.

Чаще всего применяют административные наказания. Если нарушений много, компания может заплатить штрафов на несколько миллионов рублей.

Как узнать больше об управлении персоналом

Управление персоналом — самостоятельная отрасль внутри компании. HR‑служба занимается не только кадровым учётом, но и рекрутментом, адаптацией, обучением, оценкой и развитием персонала. В Skillbox Media есть гайд по управлению персоналом, с которого можно начать погружение в тему.
Если вам интересно управление персоналом, изучите обзор профессии HR-менеджера. Разобрали в нём, как могут выглядеть задачи специалиста в разных компаниях и как стартовать в этой отрасли.
В Skillbox есть курс «Профессия Бухгалтер», с которого можно начать погружение в кадровый учёт и HR. На курсе учат работать в «1С: ЗУП» и вести бухучёт по российским стандартам. С этими навыками можно взять на себя больше задач и получить повышение или попросить о надбавке.
Также в Skillbox есть курс «Управление персоналом 2.0» для тех, кто хочет освоить профессию с нуля. На курсе есть не только теория и практические задания, но и и стажировка. В течение 40 дней сотрудники отдела рекрутмента Skillbox будут погружать пользователей в процесс поиска сотрудников — от составления заявки на подбор до подготовки и презентации оффера. Участники курса получат вознаграждение в 30 тысяч рублей за каждую закрытую вакансию, а в конце стажировки Skillbox предоставит им рекомендации для работодателей.

Другие материалы Skillbox Media о работе с персоналом

Какие есть методы управления персоналом: разбор для новичков
Как понять, что компании нужна диктатура: изучаем стили управления и ищем свой
Сотрудников нужно мотивировать: рассказываем, как работает мотивация персонала
Как устроен подбор персонала и что умеют (или должны уметь) рекрутеры : помогает ли мат управлять людьми и можно ли материться на работе

Compensations and benefits. Переводится как «компенсации и льготы». C& B-команды ведут базы зарплат, составляют бюджеты, управляют системами повышения доходов, бонусов и премий.