Какие документы подтверждают расчеты наличными денежными средствами

Энциклопедия решений. Расчеты наличными денежными средствами (октябрь 2023)

Платежи на территории Российской Федерации осуществляются путем наличных и безналичных расчетов (абзац второй п. 1 ст. 140 ГК РФ).

Расчеты с участием физических лиц, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности (когда хотя бы одна из сторон является физическим лицом), могут осуществляться наличными средствами без ограничения по сумме (п. 1 ст. 861 ГК РФ).

Согласно п. 2 ст. 408 ГК РФ при наличных расчетах между физическими лицами исполнение обязательств может подтверждаться распиской в получении исполнения полностью или в соответствующей части (распиской в получении денежных средств).

Юридические лица и ИП в основном используют безналичную систему расчетов, поскольку для них установлен лимит расчетов наличными денежными средствами. Предельный размер расчетов наличными деньгами между ними составляет 100 000 руб. (п. 6 Указания ЦБР от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов", далее — Указание N 3073-У).

При осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа юридические лица и ИП обязаны использовать контрольно-кассовую технику (ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). В ст. 2 Закона о ККТ перечислены определенные обстоятельства, при которых организации и индивидуальные предприниматели могут производить расчеты без применения ККТ.

Следует помнить, что юридическое лицо обязано хранить свободные денежные средства на банковских счетах в банках. При этом в кассе юридического лица могут храниться наличные деньги только в пределах лимита остатка денежных средств. Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка допускается лишь в исключительных случаях, например, в дни выплаты зарплаты (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Что касается индивидуальных предпринимателей, субъектов малого предпринимательства, то они лимит остатка наличных денег могут не устанавливать (абзац десятый п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Законодательством установлен закрытый перечень целей, на которые юридические лица и ИП вправе расходовать наличные денежные средства, поступившие в их кассу в виде выручки (п. 2 Указания N 3073-У). Среди данных целей в частности присутствует оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.

Какие документы подтверждают расчеты наличными денежными средствами

ГК РФ Статья 861. Наличные и безналичные расчеты

1. Расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами (статья 140) без ограничения суммы или в безналичном порядке.

2. Расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами с учетом ограничений, установленных законом и принимаемыми в соответствии с ним банковскими правилами.

(в ред. Федерального закона от 26.07.2017 N 212-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

3. Безналичные расчеты, за исключением расчетов цифровыми рублями, осуществляются путем перевода денежных средств банками и иными кредитными организациями (далее — банки) с открытием или без открытия банковских счетов в порядке, установленном законом и принимаемыми в соответствии с ним банковскими правилами и договором.

(в ред. Федеральных законов от 26.07.2017 N 212-ФЗ, от 24.07.2023 N 339-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Расчеты цифровыми рублями осуществляются путем перевода цифровых рублей Банком России в рамках платформы цифрового рубля в соответствии с законодательством Российской Федерации о национальной платежной системе.

Нюансы документального оформления кассовых операций

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.

В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:

1. Установления лимита остатка кассы:

• право не устанавливать лимит получили ИП и организации — субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале «Малые предприятия вправе хранить в кассе любую сумму наличных»);
• предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.

Как рассчитать лимит остатка кассы, читайте здесь.

1. Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты сейчас могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
2. Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять (на выбор):

• на бумажном носителе с заполнением от руки;
• на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
• в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.

Эксперты «КонсультатПлюс» разъяснили порядок оформления кассовых операций:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Последние нововведения в кассовых операциях

Следующие крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

• Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
• Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
• Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
• Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
• Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом здесь.

Последняя редакция кассового порядка введена с 30.11.2020 (указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). С этой даты:

• были внесены изменения в оформление расчетов с подотчетниками;
• обособленным подразделениям разрешили не вести кассовую книгу, если они не хранят деньги, а сдают их в кассу юрлица;
  исключено требование отражать в платежной ведомости депонирование не выданной в срок зарплаты;
• кассиров обязали проводить контроль платежеспособности наличных денег при их приеме и запретили им выдавать банкноты даже с одним повреждением (такие банкноты нужно сдавать в банк);
• определены правила ведения кассовых операций с применением автоматических устройств без участия работника.

Кассовые операции: что к ним относится

К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

• прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
• выдача наличности (расходные операции).

Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.

Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

С 30.11.2020 при приеме наличных денег кассир должен проводить контроль их платежеспособности в соответствии с Указанием ЦБ от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособные банкноты и монеты кассир обязан принимать. Это банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки, без повреждений или имеющие повреждения следующего характера:

• банкноты: загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратившие углы, края;
• монеты, имеющие мелкие механические повреждения.

Кассирам запрещено выдавать банкноты, имеющие одно и более из повреждений, указанных в абз. 6–15 п. 2.9 положения ЦБ РФ № 630П (их нужно сдать в банк):

• загрязнение поверхности лицевой и (или) оборотной сторон, приводящее к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
• посторонние надписи, состоящие из двух и более знаков;
• посторонний рисунок, оттиск штампа;
• контрастное пятно диаметром 5 мм и более;
• разрыв края банкноты длиной 7 мм и более;
• сквозное отверстие, прокол диаметром 4 мм и более;
• нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой;
• утраченный угол площадью 32 кв. мм и более;
• утраченный край, вследствие чего размеры банкноты по длине и (или) ширине уменьшились на 5 мм и более;
• частично утраченный красочный слой в результате потертости и (или) обесцвечивания.

Какими документами оформляются кассовые операции

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

(ПКО); (РКО); ; ; ;
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

• «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы»;
• «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?»;

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по ссылке.

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Документирование приходных кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

При получении ПКО кассир:

• Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
• Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
• Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
• Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Расходные кассовые документы

Расходными документами по кассе являются:

• расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

• расчетно-платежная ведомость — форма по ОКУД 0301009 (см. «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49»);
• платежная ведомость — форма по ОКУД 0301011 (см. «Зарплатная ведомость формы Т 53 (скачать бланк)»).

При получении указанных документов кассир:

• Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
• Проверяет наличие подтверждающих документов.
• Идентифицирует получателя (с 30.11.2020 требование об обязательной идентификации получателя при помощи документа, удостоверяющего личность, отменено, поэтому кассир сам может решить, какое подтверждение личности требовать от получателя денег).
• Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по ссылке.

Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО. С 30.11.2020 проставлять в ведомости пометку о депонирвании зарплаты не обязательно.

Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен также проверить:

• соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
• подтверждение личности доверенного лица.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Кассовая книга

Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. С 30.11.2020 подразделениям, которые не хранят деньги, а сдают их в кассу юрлица, разрешено кассовую книгу не вести.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.

Итоги

Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

Чтобы быть в курсе всех изменений в порядке работы с ККТ и денежной наличностью, читайте нашу рубрику «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

Чем ИП подтверждать доходы и факт наличных расчетов?

Некоторые ИП без работников до 1 июля следующего года вправе работать без кассовых чеков. Также они вправе вести кассовые операции в упрощенном порядке. А чем же подтверждать факт наличных расчетов, если покупатель потребует документ? Да и с подсчетом доходов лучше не ошибаться. Поэтому хоть обязанности и нет, ПКО все-таки лучше оформлять.

Освобождение от ККТ не запрещает выдавать расчетный документ

ИП без наемных работников при реализации товаров собственного производства, выполнении работ, оказании услуг вправе не применять ККТ при наличных расчетах до 1 июля 2021 года. Эта привилегия предусмотрена для таких ИП статьей 2 Федерального закона от 6 июня 2019 г. № 129-ФЗ, который внес поправки в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» № 54-ФЗ.

Предоставляя освобождение, закон № 129-ФЗ не установил обязанность ИП выдавать вместо чека какой-либо другой документ. Об этом не раз оповещал и Минфин. Но и выдавать подтверждающий документ не запрещено. То есть можно, нарушением это не будет.

ПКО: оформлять или не оформлять?

Многие ИП работают на спецрежимах, в частности на УСН. Применение УСН, с одной стороны, предполагает ведение кассовых операций в установленном порядке, на основании Указания ЦБ от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Прием наличных денег через ККТ и оформление наличных операций через кассу фирмы – не одно и то же. Кассовый аппарат – это не касса предприятия. В главной кассе хранятся все наличные деньги компании (в пределах установленного банком лимита), а в денежном ящике кассового аппарата хранится выручка от реализации товаров за день. В конце каждого дня выручка сдается в главную кассу предприятия и оформляется соответствующими документами учета.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Так, для оформления приема наличных денег в кассу существует кассовый документ под названием приходный кассовый ордер — ПКО. Это форма № КО-1, которая утверждена постановлением Росстата от 18 августа 1998 г. № 88.

С другой стороны, Указание № 3210-У дает возможность ИП, которые ведут учет доходов и расходов, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, применять упрощенный порядок ведения кассовых операций. Этот порядок заключается в том, что кассовые документы, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, могут не оформляться (подп. 4.1 п. 4 Указания № 3210-У).

Вместе с тем пункт 5 Указания № 3210-У не запрещает им оформлять эти документы. С ними вести учет денежных средств и доходов гораздо удобнее и больше соответствует требованиям НК РФ.

ПКО относится к первичным учетным документам (подп. 4.1 п. 4, п. 5 Указания № 3210-У).

Налогоплательщики, применяющие УСН, обязаны вести учет доходов и расходов в книге учета (КУДиР) (ст. 346.24 НК РФ). Форма и порядок ее заполнения утверждены приказом

Минфина от 22 октября 2012 г. № 135н. А доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы, отражаются в КУДиР на основании первичных документов.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

ПКО: выдавать или не выдавать?

Таким образом, пока ни законодательство о применение ККТ, ни порядок ведения кассовых операций не обязывают ИП без наемных работников выдавать покупателю документ, подтверждающий оплату. Но и не запрещает.

Поэтому ИП может при приеме наличных денег за оказанные услуги выдать физическому лицу по его требованию квитанцию к ПКО (подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У).

Именно этот документ до введения обязательного применения ККТ содержит сведения о расчете и подтверждает факт его осуществления.