Как написать докладную на сотрудника за невыход на работу

Работник не вышел на работу и не выходит на связь

За невыход на работу без уважительной причины работника можно уволить. Но, если работник не выходит на связь, сделать это затруднительно. С такой проблемой столкнулись многие работодатели, учитывает массовый отъезд из-за мобилизации. ТК РФ обязывает работодателя до принятия строгих дисциплинарных мер к работнику выяснить были ли у него уважительные причины для отсутствия на рабочем месте.

Чаще всего работники предупреждают о том, что не выйдут на работу по тем или иным причинам. Если этого не произошло, выяснять причину придется работодателю.

Факт невыхода на работу оформляется актом об отсутствии на рабочем месте. В основе акта может быть служебная записка от непосредственного руководителя, менеджера по кадрам или любого другого работника компании. Подтвердить отсутствие на работе можно распечаткой из системы контроля, если в компании установлена пропускная система.

Если работника не будет несколько дней, акты придется составлять ежедневно. Когда сотрудника нет несколько недель или месяцев, можно составлять акт раз в неделю или раз в месяц. Но, составлять их нужно постоянно. В табеле учета рабочего времени эти дни отмечайте буквенным кодом «НН».

Нужно ли разыскивать работника

Как минимум нужно попытаться дозвонится работнику или его родственникам. Если связи с ним нет, нужно направить по адресу регистрации письмо с описью о вложения или телеграмму с требованием дать объяснение о причинах отсутствия на работе.

Если все попытки связаться с работником окажутся неудачными (телефон отключен, письмо вернулось в связи с отсутствием адресата или по истечении срока хранения в почтовом отделении) нужно составить акт о невозможности получить объяснения.

Эти документы понадобятся, если вы примите решение уволить работника, а он появится.

Порядок увольнения пропавшего работника законом не определен. Обычно работодатели после того, как попытки связаться окажутся безрезультатными, увольняют таких работников за прогул. Здесь есть риск того, работник появится через пару месяцев с документами, подтверждающими уважительную причину отсутствия на работе, например, попал в больницу. Тогда работника придется восстанавливать.

Лучше дождаться выхода работника на связь или на работу. Тем более что это не несет финансовых затрат. Дни, отмеченные в табеле кодом «НН» не оплачиваются. А на его рабочее место вы вправе нанять временного работника.

Алгоритм действий работодателя

Получить докладную или служебную записку об отсутствии работника на рабочем месте

Служебную или докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте составляют в произвольной форме. Важно в ней точно указать данные работника (ФИО, должность, подразделение) и время (в часах и минутах) отсутствия на работе.

Составить Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Акт об отсутствии на рабочем месте более четырех часов подряд составляется в произвольной форме. В него вносятся данные из служебной записки:

• Название акта и дата его составления;
• ФИО, должность и подразделение, в котором числится работник;
• Дата и точное время, в течение которого сотрудника не было на работе;
• Подтверждение акта: подписи работников, их ФИО и должности. Желательно, чтобы акт подписали как минимум трое человек.

Ознакомьте работника с актом

Работника, по которому зафиксирован прогул нужно ознакомить с актом. Лучше всего это сделать одновременно с затребованием у него письменного объяснения о причинах отсутствия. Неознакомление работника с таким актом не несет никаких рисков, поскольку не является нарушением процедуры, установленной ст. 193 ТК.

Если с работником нет связи, акт и требование предоставить объяснение нужно направить ему по почте письмом с описью вложения.

У сотрудника есть два рабочих дня, чтобы объяснить причины прогула (ч. 1 ст. 193 ТК). Срок исчисляйте с даты, когда работник получил письмо. Ее он проставит в уведомлении о вручении.

Попытайтесь выяснить причины отсутствия

Связаться с работником или его родственниками по телефону или прийти к нему домой. Отправить по адресу регистрации акт отсутствия на работе и требование предоставить объяснения. Если попытки связаться окажутся неудачными (телефон отключен, письмо вернулось в связи с отсутствием адресата или по истечении срока хранения в почтовом отделении) составьте акт о невозможности получить объяснения.

Отмечайте отсутствие в Табеле учета рабочего времени

Как правило, на момент составления акта еще неизвестно, по каким причинам работник не вышел на работу. В табеле до выяснения причины, проставляется буквенный код НН или цифровой код 30. Затем этот код либо сохранится, либо будет заменен на код «ПР» — прогул.

Работник вышел на связь

Если с работником удастся связаться и уважительной причины невыхода на работу не будет, отметка НН в табеле меняется на обозначения прогула – код ПР. Ранее внесенный код просто зачеркивается и рядом пишется новый.

Каким может быть финал

Первый – продолжать попытки связаться с работником.

Второй – уволить его за прогул, а в случае суда – обосновать, что компания приняла меры, чтобы получить объяснения.

Если примите решение уволить за прогул, учитывайте, что взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня, когда обнаружили проступок. В этот срок не входит период болезни, отпуска работника, время на учет мнения профсоюзной организации (ч. 3 ст. 193 ТК).

В день увольнения рассчитайте сотрудника, выплатите зарплату за отработанные дни и компенсацию за неиспользованные дни отпуска и оформите трудовую книжку.

Как правильно оформить прогул работнику по ТК РФ?

Согласно ТК РФ прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте согласно рабочему графику без уважительных причин. Он признается грубым нарушением работником трудовой дисциплины и условий трудового договора с работодателем, а также несоблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

На нашем сайте вы можете ознакомиться с порядком составления правил трудового распорядка и скачать образец заполнения данного документа. Читайте статью «Правила внутреннего трудового распорядка – образец 2022-2023».

А что же понимают под прогулом современные работодатели? Конечно, неявка работников на работу вовремя может доставить руководству компании немало хлопот. И работодатели часто припугивают персонал увольнением за опоздание на работу, задержку после обеденного перерыва, ранний уход с работы и т. д. Но перечисленные ситуации, как правило, не являются прогулами.

Ситуации, в которых отсутствие работника на работе (рабочем месте) признается прогулом, рассмотрели эксперты КонсультантПлюс. Если у вас есть доступ к К+, переходите к Путеводителю по кадровым вопросам, если доступа нет, получите его бесплатно.

С другой стороны, в ТК РФ нет четкого перечня уважительных причин. Наши законодатели оставляют данный вопрос на усмотрение руководства предприятия. Видимо, руководитель должен самостоятельно оценить степень уважительности причины отсутствия на рабочем месте. К уважительным причинам можно отнести болезнь, смерть близких людей, стихийные бедствия, ДТП на дороге, жилищные проблемы, требующие незамедлительного решения, и др. Каждое подобное отсутствие должно быть подтверждено больничным листом, справкой из медицинского учреждения, ГИБДД, управляющей жилищной компании и т. д.

ВАЖНО! Если сотрудник заранее в устной форме предупредил руководителя о своем отсутствии на работе, прогулом это считаться не будет. Особенно когда данный факт смогут подтвердить другие работники предприятия — непосредственные свидетели.

Прогулы сотрудников могут создать проблемы в деятельности организации, в том числе финансовые. К примеру, сбой в производственном процессе предприятия, функционирующего по непрерывному циклу, неподписанный договор на крупную коммерческую сделку, в результате которой предприятие могло увеличить объем выручки, и т. д.

Важные условия для признания прогула

В судебной практике известны случаи, когда прогульщики выигрывали судебные процессы по причине неправильно оформленного и документально не подтвержденного факта прогула и восстанавливались на работе. Вот почему работодатель должен тщательным образом оформить все документы, связанные с прогулом. При этом не стоит делать это задним числом. Как показывает практика, такие факты доказуемы и суд встанет на сторону сотрудника, допустившего прогулы.

В каких же случаях отсутствие сотрудника на работе расценивается как прогул:

• При отсутствии работника на рабочем месте в течение всей рабочей смены (даже если она длится менее 4 часов).

Если за сотрудником документально не закреплено рабочее место и он находился на территории организации, работодатель не сможет поставить ему официальный прогул. Вывод: закрепляйте за каждым сотрудником рабочее место в трудовом договоре при его поступлении на работу.

• При отсутствии сотрудника на рабочем месте более 4 часов.

При этом если сотрудника не было ровно 4 часа, такое отсутствие не будет считаться прогулом.

• При отсутствии на работе по неуважительным причинам.

Каждое свое отсутствие на рабочем месте сотрудник должен подтвердить оправдательными документами. К примеру, больничным листом, вызовом в суд или на дознание, справкой из медицинского учреждения и другими документами. При этом уволить беременную женщину, которая допустила прогул, работодатель не имеет права.

• При доказанности факта прогула.

Каждый прогул должен быть документально зафиксирован. В противном случае, если работник обратится в суд, правосудие будет не на стороне работодателя.

Бланк и образец акта о невыходе на работу вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Статья 81 ТК РФ в 2022-2023 годах

В ст. 81 ТК РФ, а именно подп. «а» п. 6, говорится о том, что в случае прогула работодатель на законных основаниях может уволить работника. При этом должны быть соблюдены условия, о которых говорилось ранее.

Но всегда ли руководитель должен уволить работника за прогул? Данная статья дает ему право сделать это, но не устанавливает такую обязанность. Законодатели оставляют право выбора за руководством компании. Оно может вынести сотруднику выговор, замечание или просто оставить прогул без внимания.

В некоторых случаях увольнение работника возможно из-за его ухода в самовольный отпуск без предупреждения руководства. На каждом предприятии должен быть составлен ежегодный график отпусков. Он доводится до сведения работников. Отсутствие графика признается нарушением норм трудового законодательства.

Узнайте, как правильно составить график отпусков, и скачайте его бланк на нашем сайте. Читайте статью «График отпусков – бланк и образец заполнения на 2023 год».

Но в любом случае уход в отпуск без согласования с руководством является нарушением трудовой дисциплины, и сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул.

Вам также могут быть полезны статьи:

;.

Порой бывает и так, что прогулом заканчивается желание работника уволиться по собственному желанию. Сотрудник пишет заявление на увольнение и, не отработав 2 недели, не выходит на работу в положенное время.

Если работодатель увольняет работника за прогул, он делает соответствующую отметку в его трудовой книжке со ссылкой на ст. 81 ТК РФ.

Как доказать прогул работника

Основная сложность при документальном оформлении прогула работника состоит в том, чтобы доказать неуважительность причины его отсутствия на рабочем месте. В некоторых случаях работник не может поставить руководителя в известность о своем отсутствии на работе по объективным причинам. К примеру, произошла аварийная ситуация на дороге, сотрудника неожиданно госпитализировали в реанимацию и т. д.

ВАЖНО! Не нужно сразу же в день прогула готовить приказ об увольнении или дисциплинарном взыскании. Главное — зафиксировать факт отсутствия человека на его рабочем месте в присутствии нескольких свидетелей.

Для этого отдел кадров должен составить акт об отсутствии сотрудника в произвольной форме на бланке компании. Он подписывается свидетелями, которые могут подтвердить ситуацию. Помимо этого, в акте следует указать место составления, дату и обязательно точное время, Ф. И. О. сотрудника, составившего данный документ, а также свидетелей.

После составления акта и до выяснения причин отсутствия потенциального прогульщика на рабочем месте (если оно есть) в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 и Т-13 проставляется отметка «НН» (неявка по невыясненным причинам). В дальнейшем, если сотрудник представит оправдательные документы, отметка «НН» исправляется, к примеру, на «Б» (больничный лист). При отсутствии у работника таких документов проставляется «ПР» (прогул).

Пример отражения в табеле (в форме Т-13) прогула подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный доступ к К+ и переходите к образцам (в т.ч. в формате excel).

На нашем сайте вы можете узнать порядок заполнения табелей учета рабочего времени, а также скачать их бланки. См. статьи:

• «Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк»;.

Когда сотрудник появится на рабочем месте, с него следует в обязательном порядке взять объяснительную в письменной форме о причинах прогула (при отсутствии оправдательных документов). Известны случаи, когда уволенный за прогул работник подал на своего работодателя исковое заявление в суд о незаконном увольнении и выиграл судебный процесс.

Почему же увольнение может быть признано незаконным, если факт прогула был доказан? Сотрудник может сослаться на последний абзац ст. 192 ТК РФ и тот факт, что работодатель даже не поинтересовался причинами прогула и не оценил тяжесть проступка и обстоятельства его совершения.

ВАЖНО! В случае прогула обязательно требуйте с работника письменное объяснение.

Но бывают случаи, когда работники отказываются давать пояснение о причинах прогула в письменной форме. Тогда работодателю следует выдать работнику под роспись уведомление о необходимости представить объяснительную. В документе нужно указать количество дней, в течение которых работник должен пояснить свое отсутствие. Это 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).

Если работник отказался получать уведомление или не представил объяснительную по истечении установленного времени, это также следует зафиксировать актом в присутствии свидетелей.

Документальное оформление прогула работника

Итак, мы разобрались, в каких случаях отсутствие сотрудника на рабочем месте считается прогулом и как его доказать. А как оформить прогул работника и его последствия документально?

Окончательное решение о наказании работника за прогул принимает сам работодатель. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:

• Увольнения. При увольнении за прогул не нужно составлять 2 приказа — о наложении дисциплинарного взыскания и расторжении трудового договора. Достаточно приказа о расторжении трудового договора. В качестве основания для такого приказа указываются докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени, то есть документы, которые доказывают факт прогула и обосновывают увольнение.
• Дисциплинарного взыскания. Оно оформляется приказом руководителя учреждения. Этот приказ не имеет унифицированной формы, поэтому каждое предприятие может разработать свой образец приказа. За основу можно взять унифицированные формы других приказов, чтобы не забыть указать в документе все необходимые реквизиты. К примеру, приказ по форме Т-6 о предоставлении сотруднику отпуска.

В таком приказе необходимо отразить следующие моменты:

• факт нарушения работником трудовой дисциплины, то есть самого прогула, с указанием его даты;
• документы, которые доказывают факт прогула работника (докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени);
• вид наказания (последствия нарушения): выговор, замечание, лишение очередной премии и т. д.

На нашем сайте вы можете скачать пример бланка приказа о дисциплинарном взыскании. См. статью «Приказ о дисциплинарном взыскании – образец и бланк».

Для того чтобы при необходимости наказать работника за прогул, работодатель должен при приеме на работу ознакомить его с трудовыми обязанностями (трудовым договором, должностной инструкцией) и правилами внутреннего трудового распорядка под личную роспись. Тогда после вынесения решения об увольнении или дисциплинарном взыскании, в случае если сотрудник обратится в суд, будет больше шансов, что правосудие встанет на сторону работодателя.

Итоги

Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов в соответствии с рабочим графиком. Это грубое нарушение работником трудовой дисциплины, условий трудового договора с работодателем и правил внутреннего трудового распорядка. Для признания прогула необходимо соблюдение ряда условий:

• отсутствие работника на рабочем месте в течение всей рабочей смены;
• отсутствие сотрудника на его рабочем месте более 4 часов;
• отсутствие на работе по неуважительным причинам;
• доказанность факта прогула.

В случае прогула работодатель должен потребовать с работника письменное объяснение его отсутствия на рабочем месте. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:

• увольнения, которое оформляется приказом о расторжении трудового договора с работником;
• дисциплинарного взыскания, которое также оформляется соответствующим приказом.

Каждый неправильно оформленный документ может повлиять на исход судебного процесса не в пользу работодателя, если сотрудник обратится в суд из-за незаконного увольнения. Так что все документы должны быть составлены надлежащим образом в нужное время и при необходимости подписаны свидетелями данной ситуации.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте – это документ, в соответствии с которым руководитель предприятия ставится в известность о том, что один из его подчинённых не присутствует на работе. Процедура утверждения факта опоздания или прогула всегда сопровождается дополнительными бумагами.

Файлы для скачивания:

Понятие рабочего места

Все права и обязанности работника перед работодателем прописываются в его трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте работодателя. Под рабочим местом принято понимать пространство, в котором находится подчинённый во время выполнения своих должностных обязанностей. Это может быть кабинет, цех и так далее. Однако в силу слабой регламентации положений трудового договора может сложиться ситуация, в которой документ не будет содержать указания на конкретное место. В таком случае рабочим местом будет считаться вся территория предприятия, которая в отдельных случаях может достигать колоссальных размеров. И даже если работник будет находиться в столовой, привлечь его к дисциплинарной ответственности за отсутствие на рабочем месте не выйдет.

Именно поэтому рекомендуется прописывать все, даже самые тонкие моменты, подробно, обращая внимание на всевозможные детали.

Отсутствие на рабочем месте

Трудовой кодекс, а именно статья 81, содержит в себе упоминание такого понятия, как отсутствие на рабочем месте. По смыслу закона его можно разделить на две большие группы:

• отсутствие в течение четырёх часов и более;
• отсутствие менее четырёх часов подряд.

В первом случае речь пойдёт о прогуле, который в свою очередь является основанием для расторжения трудового договора в одностороннем порядке по инициативе работодателя. Второй случай также предусматривает грубое нарушение трудовой дисциплины, тем не менее наказание в виде увольнения за него не предусмотрено. Обычно в такой ситуации речь заходит о замечании или выговоре. Строгость взыскания определяется конкретными обстоятельствами и временными рамками опоздания.

Роль записки

Особенность докладной записки как формы документа заключается в том, что она всегда пишется нижестоящим сотрудником вышестоящему. В данном случае официальная бумага будет составляться на имя руководителя организации, ведь только он вправе применять к своим подчинённым дисциплинарные взыскания.

Необходимо учесть, что все доступные наказания прописаны в статье 192 Трудового кодекса. Использовать иные штрафные санкции нельзя по закону. В противном случае работник сможет оспорить решение директора в трудовую инспекцию или суд.

Процедура

Любое нарушение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка должно актироваться должным образом. Первым делом коллеги нарушителя утверждают сам факт совершения дисциплинарного проступка, о чём и составляется акт. В нашем случае это будет акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Следующим шагом сотрудник, который непосредственно обнаружил нарушение дисциплины, составляет докладную записку на имя директора, которую прикладывает к акту и передаёт вместе с ним. В записке подробно, но ёмко излагается суть произошедшего. Ответственное лицо также вправе предложить начальнику какие-то конкретные санкции, которые следует применить к нарушителю.

Напоминаем, что администрация фирмы не вправе применять дисциплинарное взыскание, предварительно не взяв со своего подчинённого объяснения. Это будет расценено как грубейшее нарушение трудового законодательства.

Форма документа

По состоянию на сегодняшний день любая записка может быть написана в свободной форме без использования общеобязательных бланков. Настоящая официальная бумага относится к этой же категории документов и не является исключением из общего правила.

Написать записку рекомендуется на чистом листе бумаги формата А4 или А5. Использовать черновики крайне нежелательно. Исполнить содержание документа можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за составителем. Отметим, что юридическая сила документа не может зависеть от способа написания его текста, тем не менее на практике предпочтение обычно отдаётся именно печатному варианту.

Инструкция по написанию докладной записки

Любая записка по своей структуре крайне схожа с заявлением и состоит из тех же структурных элементов: шапка с обозначением отправителя и адресата, предмет и подпись ответственного сотрудника. Следует уделить достаточное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами, обозначив в правом верхнем углу листа бумаги, кому и от кого подаётся записка. ФИО и должность руководителя пишется в дательном падеже, а затем чуть ниже — те же самые данные, но уже о заявителе, и в родительном падеже. Далее проставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги.

Ниже по документу берёт своё начало основная часть, в которой необходимо описать случившийся инцидент со ссылкой на составленный и подписанный акт об отсутствии работника на рабочем месте, если таковой уже подготовлен. В данном случае очень важно обозначать временные рамки с точностью до минуты, ведь от этого зависит разграничение опоздания от прогула. Затем предлагаем применить к нарушителю конкретные штрафные санкции, ссылаясь на положения статьи 192 Закона о труде. Оставлять ссылки на законодательство необязательно, однако крайне рекомендуется.

Примерный образец

Как только с основной частью будет закончено, можно переходить к заверению записки автографом. Необходимо проставить лишь одну подпись, принадлежащую составителю. Итоговый вариант вместе с актом передаётся на стол директору компании для принятия дальнейших управленческих решений. Вероятнее всего будет издан приказ о применении выговора или замечания. В отдельных случаях дело может дойти и до увольнения.

Докладная записка о прогуле работника

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте — это документ, адресованный руководителю. Ее цель — уведомить о нарушении и побудить работодателя принять решение по проблеме.

Скачать образец докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте без уважительной причины

Зачем нужна записка о прогуле

Прогул — серьезное нарушение трудовой дисциплины, являющееся основанием для увольнения. В соответствии со ст. 81 ТК РФ, отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего трудового дня либо более четырех часов подряд в течение трудового дня является причиной, по которой работодатель вправе расторгнуть с сотрудником трудовой договор.

Этот поступок нельзя оставить без внимания. Недобросовестного подчиненного, не явившегося на работу без уважительной причины, привлекают к ответственности. Но сначала составляется служебка об отсутствии работника на рабочем месте, и готовит ее начальник отдела на имя вышестоящего руководителя. Сообщить работодателю о прогуле коллеги вправе любой сотрудник по собственному желанию.

Правила составления

Поскольку нет утвержденных правил, как пишется докладная записка на сотрудника за прогулы, учтите следующие обязательные пункты:

• в шапке указывается наименование организации, в которой трудится человек;
• Ф.И.О. работодателя;
• ниже указывается Ф.И.О. и должность автора;
• указывается название документа — «Докладная»;
• далее описывается ситуация. Обязательно надо указать должность и Ф.И.О. коллеги, не явившегося на рабочее место, продолжительность его отсутствия на работе, последствия этого. В документе следует обратиться к руководителю с просьбой рассмотреть инцидент и принять меры в связи с прогулом;
• в конце указывается Ф.И.О. составителя, его должность и дата.

Мы подготовили образец служебной записки об отсутствии работника на рабочем месте, который легко взять за основу. Но обратите внимание, возможно, в вашей организации введен специальный бланк для такого случая.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие спорные ситуации могут возникнуть при увольнении за прогул и как их решить. Используйте эти инструкции бесплатно.

В случае невыхода на работу составляется не только служебная записка о прогуле без уважительной причины, но и акт об отсутствии на рабочем месте. Эти документы направляются на рассмотрение руководителю.

После возвращения сотрудника на работу он обязан изложить причину отсутствия в объяснительной и передать ее руководителю. Ее тоже примут и учтут при разбирательстве.

После изучения позиций всех сторон руководство примет решение о дальнейших действиях. Если решат уволить нарушителя дисциплины, такое решение оформляют соответствующим приказом.