Карточка учета организации что это

Оформление карточки учета организации

Согласно ФЗ «Об обороне» от 31.05.1996 № 61 (пп. 6 п. 1 ст. 8), все организации должны вести воинский учет (ВУ). Для этого работодатели оформляют карточки учета и предоставляют их в военкоматы или городские администрации. Рассказываем, как работодателю оформить карточку по форме 18.

Для чего организации ведут воинский учет сотрудников

С введением электронного взаимодействия между госорганами военные комиссариаты получают информацию из ФНС автоматически или по запросам. Военкоматы вправе запрашивать сведения о юрлицах и проверять, ведут ли работодатели и образовательные учреждения воинский учет.

Обязанность по ведению ВУ установлена ст. 8 ФЗ «Об обороне» и ст. 4 ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». Такое правило закрепили, чтобы военные комиссариаты получали достоверные данные о количестве военнообязанных граждан, об их месте работы или учебы. Это позволяет проверять данные ВУ, оперативно взаимодействовать с военнообязанными и проводить призывные мероприятия.

Для чего нужна карточка учета организации по форме 18

Это отчет, в котором содержатся основные показатели результатов ведения ВУ и бронирования граждан, пребывающих в запасе. Сведения требуются военкомату для сводного учета по итогам года.

Юрлица по способу ведения ВУ подразделяются на два вида:

• ведущие простой ВУ;
• компании, которые проводят бронирование граждан, пребывающих в запасе.

Высшие учебные заведения осуществляют ВУ сотрудников, студентов последних курсов и аспирантов.

Куда сдавать форму 18

Карточка учета организации составляется в трех экземплярах, заполняется с двух сторон. Заполненный документ подписывается и заверяется директором предприятия. После этого бланк направляется:

• первый экземпляр — в районную комиссию по бронированию;
• второй — в военкомат;
• третий — остается в организации.

Правила в регионах могут отличаться.

Если бланк предоставляется впервые, его регистрируют в журнале регистраций. Отметка об этом ставится на всех экземплярах. Регистрационный номер должен соответствовать номеру п/п записи в журнале.

Также присваивается буквенный код А или Б:

• А — осуществляется только ВУ;
• Б — осуществляется ВУ и бронирование граждан, пребывающих в запасе.

Сроки предоставления карточки учета

Этот отчет относится к обязательным документам, составляемым при ведении ВУ. Первично его сдают в течение двух недель со дня внесения фирмы в ЕГРЮЛ.

Также бланк необходимо направлять в военный комиссариат не только при создании организации, но и в конце года (по окончании отчетного периода). Конкретный срок сдачи уточняйте в военкомате. В Кемеровской области форму 18 сдают в октябре.

Порядок заполнения формы 18

Бланк содержится в письме Министерства культуры РФ от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА «О предоставлении карточки учета организации». Это не единая форма, бланк отличается в субъектах РФ.

• дату заполнения;
• регистрационный номер;
• сведения о руководителе (должность, Ф.И.О.);
• сведения о сотруднике, осуществляющем ВУ в организации (должность, Ф.И.О.);
• сведения об организации (наименование, дата, место регистрации, юрадрес, фактический и почтовый адрес, основные коды ОКВЭД, ИНН, ОГРН и т. д.);
• сведения о сотрудниках, пребывающих в запасе;
• иные сведения.

При бронировании граждан, пребывающих в запасе, в карточке указываются количество забронированных граждан, пребывающих в запасе, номер и раздел перечня должностей и профессий, по которым осуществляется бронирование граждан.

Организациям, которые используют программы для кадрового документооборота, доступно автоматическое формирование карточки. Она формируется на основании сведений о ВУ сотрудников, которые вносят в карту сотрудника.

Заполненный документ подписывается руководителем и заверяется печатью. Бланк оформляют в формате А5.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить карточку учета организации по воинскому учету (форма 18). Используйте эти инструкции бесплатно.

Воинский учет: оформление карточки учета организации

Форму 18 (воинский учет) работодатели должны заполнять и ежегодно сдавать в военкомат. Эта обязанность не зависит от формы собственности и способа управления юридического лица. Рассказываем, что это за документ и как его правильно оформить.

Назначение воинской учетной карточки

Порядок ведения воинского учета (ВУ) определен на законодательном уровне. Как прописано в Федеральном законе от 28.03.1998 № 53-ФЗ , такая обязанность возникает у каждой организации еще в момент регистрации (п. 7 ст. 8).

После внесения записи в ЕГРЮЛ регистрирующий орган в течение 5 дней обязан сообщить сведения о новом юрлице в целый ряд инстанций, в числе которых есть и территориальный военный комиссариат (п. 11 Правил, утв. постановлением Правительства РФ № 1092 от 22.12.2011 ).

Военкомат ставит юридическое лицо в собственный реестр и сразу же начинает с ним взаимодействовать. Работодатель, в свою очередь, обязан учитывать всех своих работников, своевременно информировать военкомат обо всех изменениях и передавать данные о положении текущих дел. Для этих целей применяется сводная карточка организации для военкомата (форма 18).

У воинского учета есть две разновидности (это зависит от типа юрлица):

1. Простой.
2. Специальный — предусматривающий бронирование рабочих мест для лиц, пребывающих в запасе.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести воинский учет. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы все сделать по правилам заполнения формы 18 по воинскому учету, при составлении документа вам потребуется образец заполнения (карточка по форме 18). В ней необходимо указывать сведения о всех особенностях ведения ВУ и случаях бронирования граждан. Этот отчет работодатели и учебные заведения заполняют один раз в два года.

Кому и когда сдавать

Воинскую учетку компании должны в первый раз заполнить и сдать в территориальный военкомат и районную комиссию по бронированию в течение двух недель со дня государственной регистрации и внесения сведений в ЕГРЮЛ.

В образовательных организациях, кроме данных о работниках, обязаны подавать сведения о воинской обязанности студентов и аспирантов.

Документ всегда составляется в трех экземплярах:

1. Для военкомата.
2. Для комиссии.
3. Остается в организации.

При первоначальном направлении карточки в комиссию по бронированию, ее там регистрируют в специальном журнале. Ей присваивают регистрационный номер, который потом необходимо проставлять на всех бланках.

Как правильно заполнить форму 18 для военкомата

Чтобы заполнить отчет, следуйте инструкции по заполнению формы 18 (карточки учета организации): сперва возьмите бланк карточки (он представлен в Письме Министерства культуры РФ от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА). Точный порядок заполнения приведен в Приложении № 2 к вышеуказанному письму Минкультуры.

Бланк отчета состоит из одного двустороннего листа. При заполнении отчет закодируйте, для того чтобы было сразу понятно, какой тип ВУ ведет компания:

• код А — только ВУ;
• код Б — ВУ и бронирование «запасников».

Заполнить его совсем не сложно, основная задача — внести в него все обязательные сведения. Пошаговую инструкцию, как заполнить форму 18 по воинскому учету, покажем на образце заполнения карточки.

Шаг 1

Первым делом указываем дату заполнения и регистрационный номер, название компании, данные ее руководителя и работника, который уполномочен вести ВУ (должность, фамилию имя и отчество). Указываем дату, место регистрации и адреса компании (юридический, фактический, почтовый).

Шаг 2

Затем в таблице приводим основные идентификационные коды организации (ОКВЭД, ИНН, ОГРН и т.д.).

Шаг 3

Теперь приступайте к заполнению данных, которые и интересуют военкомат: о сотрудниках, подлежащих воинской обязанности и пребывающих в запасе. Классифицируйте по званиям, как в нашем примере заполнения формы 18 по воинскому учету для организации. Кроме того, укажите число лиц, имеющих мобилизационное предписание, и количество призывников (граждан РФ, которые достигли возраста 18 лет, но еще не служили в армии). Здесь же указываем, сколько забронировано граждан, пребывающих в запасе, и ставим отметку о том, ведет ли юридическое лицо бронирование.

Если в компании предусмотрено бронирование граждан, пребывающих в запасе, то в карточке следует указать количество забронированных граждан, номер и раздел перечня должностей и профессий, по которым осуществляется их бронирование. Заполненный бланк подписывает руководитель фирмы и заверяет его круглой печатью (при наличии).

Порядок ведения картотеки организаций и заполнения карточек учета организаций (форма N 18)

1. Картотека организаций ведется в районной комиссии и состоит из карточек учета организаций (форма 18), размещенных в алфавитном порядке по наименованиям организаций. Картотека включает два раздела:

раздел А — организации, где ведется только воинский учет граждан, пребывающих в запасе;

раздел Б — организации, где ведется воинский учет и бронирование граждан, пребывающих в запасе.

2. Карточка учета организации заполняется и представляется в районную комиссию всеми организациями, расположенными на территории муниципального образования.

3. Карточки учета организаций регистрируются в районной комиссии в журнале регистрации карточек учета организаций (с указанием номера по порядку, наименования организации, раздела картотеки, к которому отнесена организация, и даты первичной регистрации). Регистрационный номер организации соответствует порядковому номеру записи в журнале регистрации.

После отнесения организации к разделу А или Б картотеки в регистрационном номере дополнительно указывается раздел картотеки (например, 121-А).

Карточка учета организации заполняется в двух экземплярах. На экземпляре, который остается в деле организации, в районной комиссии ставится отметка о регистрации.

4. В организациях, ведущих только воинский учет граждан, пребывающих в запасе, подпункт 10.2 не заполняется.

5. Пункт 12 заполняется только в организациях, осуществляющих бронирование граждан, пребывающих в запасе.

6. В случае снятия организации с учета в районной комиссии (ликвидация организации) в строке «Отметка о снятии с учета (ликвидации организации)» указываются дата и номер решения вышестоящей организации, решение ликвидационной комиссии или другие причины.

В ходе ведения картотеки организаций сведения в карточках учета организаций ежегодно уточняются в сроки, установленные для представления отчета.

Отчетность в военкомат

Организации, в которых работает хотя бы один мужчина, должны вести воинский учёт по специальной форме.

Исключениями можно считать случаи, когда:

• Он освобождён от службы на законных основаниях.
• В организации работают женщины, которые не имеют военной специальности (а если есть, то необходимо вести такой же ВУ).

В статье мы разберём, какие документы необходимо заполнять работодателю для воинского учёта и как их подготовить. А также поговорим об изменениях и нововведениях в законодательстве об отчётах в военкомат.

Какую отчётность сдавать в военкомат

Несмотря на то, что граждане сами должны взаимодействовать с военкоматами, работодателю делегировали одну из задач – передавать в ведомство данные о военнообязанных (трудоустроены ли они в компании или нет; были ли уволены забронированные сотрудники).

По Постановлению Правительства № 719 от 27.11.2006 и Методическим рекомендациям Генштаба Вооружённых Сил от 11.07.2011 было принято решение создать 10 форм по сдаче отчётности.

1. План работы по воинскому учёту.
   Обязательный документ, который должен быть в компании. Обычно он согласовывается до конца текущего года. То есть, например, работодатель должен утвердить План на 2024 год до 31 декабря 2023 года.
2. Отчётный список сотрудников, которых нужно поставить на воинский учёт.
   До 1 ноября 2023 года документ считается дополнительным, поскольку военкоматы теперь сами собирают информацию. Если же её не будет, работодателю пришлют официальный запрос, который нужно отправить до 31 октября включительно.
3. Также дополнительно нужно заполнить Карточку на каждого такого работника и сдать вместе со списком.
4. Данные о тех, кто был принят на работу или же уволен.
5. Отчётность о сотрудниках, у которых изменилась основная информация (место жительства, состояние здоровья, должности).
6. Если же было обнаружено, что сотрудник представил поддельные воинские документы или же внёс изменения самостоятельно и без согласования, об этом нужно сообщить в военкомат с помощью специальной формы Сведения.
7. Список сотрудников в возрасте 15—16 лет (если есть).
8. Карточка учёта организации (Форма № 18)
   Такой же обязательный документ, как и План работы, о котором мы говорили выше.
9. Отчёт о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (форма № 6).
10. Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами (руководителями, специалистами, квалифицированными рабочими и служащими) на период мобилизации (Форма № 19).

Формы 6 и 19 считаются дополнительными – их нужно заполнять только тем организациям, которые бронируют своих сотрудников.

Образец заполнения карточки учёта организаций по форме № 18

Карточка учёта организации – основной документ, в котором указывается следующая информация:

• Личные данные компании (название, ФИО руководителя, юридический и фактический адреса, ИНН, ОКПО, ОКВЭД и т.д.).
• Количество всех сотрудников.
• Кто из них считается гражданами, пребывающими в запасе, и кто подлежит призыву в армию.
• Есть ли забронированные сотрудники.

Будьте внимательны: единого образца, как должна выглядеть эта форма, нет. При этом чтобы всё-таки правильно её заполнить, лучше обратиться в военкомат или воинскую комиссию, которые могут предоставить нужный бланк.

Образец заполнения карточки учёта организаций по форме № 6

Отчёт о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (форма №6) – это отдельный документ, в котором работодатель должен обозначить конкретные цифры (сколько руководителей / специалистов / служащих и рабочих, имеющих звание после прохождения военной службы).

Забронированный работник – это гражданин, на которого оформлена отсрочка от воинской службы в случае мобилизации. Бронь обычно предоставляется работникам государственной службы, IT-компаний (аккредитованным), банков, заводов и других объектов ВПК, СМИ и организаций, которые следят за безопасностью, например, полиция.

Унифицированной формы также нет. Лучше всего обратиться за бланком строгой отчётности в военкомат или же можно ориентироваться на образец и рекомендации по заполнению, которые написаны в письме Минкультуры РФ от 03.11.2003 № 125-01-16/24.

Образец заполнения карточки учёта организаций по форме № 19

Форма № 19 – это Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами на период мобилизации и военного времени. Помимо данных по всем сотрудникам и их статусу (бронирование в запасе или нет), в них указываются:

• Сколько человек останется на месте работы в этот промежуток времени.
• Какова потребность на расчётный год (сколько организации нужно, чтобы деятельность компании не заканчивалась).
• Что в итоге остаётся – избыток рабочих ресурсов или же, наоборот, некомплект.
• Процент обеспеченности.

Бланк образца может часто меняться, поэтому рекомендуем взять его в местном военкомате с необходимыми рекомендациями по заполнению.

Как подготовить отчётность в военкомат в 2023 году

Поскольку граждане призывного возраста не всегда отмечаются в военкоматах, на работодателей возложили часть ответственности – передавать данные о некоторых изменениях, о которых мы говорили выше.

Чтобы подготовить отчётность в военкомат, нужно следовать 3 правилам:

1. В качестве обязательных документов на трудоустройство просите документ, в котором написан воинский статус. Это может быть военный билет или же справка из военкомата.
2. Ведите учёт всех сотрудников призывного возраста, проверяйте и актуализируйте все изменения, которые могут повлиять на статус военнообязанного.
3. Перед сдачей соберите все необходимые документы, запрашиваемые военкоматом.

Обязательные формы для сдачи – план работы + карточка учёта организации (форма № 18), сведения о тех, кто был принят на работу или же уволен; годовой отчёт, где указаны сотрудники, которых нужно поставить на ВУ.

Если ваша организация предусматривает бронирование, не забудьте заполнить формы № 6 и 9!

Помимо воинской отчётности, важно отправить в федеральные органы сведения о сотрудниках, с которыми приостановили трудовой договор во время мобилизации.

Вы можете сделать это в электронном виде с помощью сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Более подробно о том, что делать работодателю во время частичной мобилизации, вы можете прочитать в нашем материале.

Ответственность за нарушение правил ведения воинского учёта в компании

За их несоблюдение работодатели несут административную ответственность в виде денежного штрафа.

Новые штрафы за нарушения ведения воинского учёта

С 1 октября согласно № 404-ФЗ вводятся новые более суровые штрафы для работодателей за несоблюдение правил воинского учёта.

Тип нарушения	Сумма (в рублях)
	Для ЮЛ	Для ДЛ
Не представили данные о новых или уволившихся сотрудниках	—	40 000 – 50 000
Не передали информацию работнику о вызове в военкомат по повестке	60 000 – 80 000 400 000 – 500 000 (во время мобилизации)	60 000 – 80 000 (во время мобилизации)

* ДЛ – должностное лицо, ЮЛ – юридическое лицо

** Законные основания описаны в ст. 19.38, 21.1, 21.2, 21.4 КоАП

Напоминаем, что военный учёт и штрафы за несоблюдение правил относятся только к организациям. Работодатели, которые имеют статус индивидуального предпринимателя, освобождаются от ведения учёта.

Однако если же ИП – сам военнообязанный, то он должен вести учёт за себя. Если же предприниматель не явится по повестке в военкомат, будет вынужден заплатить 10 000 – 30 000 в качестве штрафа.

Сроки направления сведений

План работы по воинскому учёту и бронированию – до 31 декабря предыдущего года.

Карточка учёта организации сдаётся вместе с Планом работы по воинскому учёту каждый год.

Сверка документов – раз в год (дата устанавливается военкоматами).

Список сотрудников 15-16 лет (если они есть) – ежегодно (дату также устанавливает военный комиссариат).

Сведения о фальсификации документа для ВУ сотрудником – в течение 5 дней.

Любое другое сведение, которое запросит военкомат, руководитель должен представить в течение 14 дней после получения.

Также в 2023 году были внесены новые сроки, которые прописаны в № 127-ФЗ. Теперь вместо двух недель, вы должны сдать:

• Сведения в военкомат о сотрудниках, состоящих на воинском учёте или не состоящих, но обязанных состоять – в течение 5 дней.
• Данные о выявленных гражданах, не состоящих на ВУ – в течение 3-х рабочих дней.

Как отправить отчётность в военкомат

Все документы по воинскому учёту сдаются в военкомат, к которому территориально относится компания (по регистрации организации). Затем можно использовать два варианта: отправить туда отчётность заказным письмом или же отдать лично в учреждение.