Кто может быть секретарем общего собрания участников ооо

Возможно ли подтверждение протокола общего собрания председателем и секретарем общего собрания участников ООО? Возможно ли проведение очного собрания участников ООО в режиме видеоконференции?

Е.М. Тараненко,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

ВОПРОС

В п. 3 статьи 67.1 ГК РФ сказано, что принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения посредством очного голосования и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении общества с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

1. Председатель и секретарь общего собрания, как правило, в наших случаях не являются участниками общества (как правило, это генеральный директор), поэтому подходят ли они под первую часть п. 3 статьи 67.1 ГК РФ? То есть они подойдут под определение: «Иным способом, не противоречащим закону»?
2. Кроме того, в данной статье речь о решениях, принимаемых посредством ОЧНОГО голосования, а у нас они обычно проводятся с использованием средств цифровой и электронной связи и коммуникаций – их можно приравнивать к очным?

1. Подтверждение протокола общего собрания председательствующим и секретарем общего собрания участников ООО возможно отнести к «иным способам, не противоречащим закону» в соответствии с подпунктом 3 пункта статьи 67.1 ГК РФ. Это подтверждается также судебной практикой.
2. Если при проведении общего собрания с использованием средств цифровой и электронной связи (например, видеоконференции в Скайп, Zoom) обеспечивается удаленное совместное присутствие учредителей в режиме реального времени с возможностью обсуждения вопросов повестки дня и голосования по ним, то его можно считать очной формой проведения общего собрания учредителей. Если общее собрание проводится посредством средств цифровой и электронной связи без возможности совместного присутствия и голосование осуществляется путем обмена документами (в том числе электронными), то такое собрание возможно отнести только к заочным.

ОБОСНОВАНИЕ

Согласно пункту 1 статьи 37 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 04.11.2019, с изм. от 07.04.2020) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон об ООО) общее собрание участников общества проводится в порядке, установленном настоящим Федеральным законом, уставом общества и его внутренними документами. В части, не урегулированной настоящим Федеральным законом, уставом общества и внутренними документами общества, порядок проведения общего собрания участников общества устанавливается решением общего собрания участников общества.

Согласно пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения посредством очного голосования и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении общества с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Согласно пункту 3 статьи 181.2 Гражданского кодекса Российской Федерации о принятии решения собрания составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания. При этом протокол, подтверждающий факт принятия решения общего собрания участников общества об увеличении уставного капитала, и состав участников общества, присутствовавших при принятии указанного решения, должны быть подтверждены путем нотариального удостоверения (п. 3 ст. 17 Закона об ООО). Подтвердить указанные обстоятельства другими способами нельзя.

Пленум Верховного Суда РФ в п. 107 Постановления от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» разъяснил, что решения очных собраний участников хозяйственных обществ, не удостоверенные нотариусом или лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров и выполняющим функции счетной комиссии, в порядке, установленном пп. 1 — 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ, если иной способ удостоверения не предусмотрен уставом ООО либо решением общего собрания участников такого общества, принятым участниками общества единогласно, являются ничтожными применительно к п. 3 ст. 163 ГК РФ. Однако если протокол собрания ООО содержит оговорку о его юридической силе без нотариального заверения, подписан всеми участниками общества, имеющими 100% уставного капитала, то нотариальное удостоверение принятых решений не требуется (Определение Верховного Суда РФ от 29.07.2019 N 303-ЭС19-10964). Иным способом подтверждения может быть подписание протокола всеми участниками или частью участников с использованием технических средств (видеосъемки), позволяющих достоверно установить факт принятия решения.

Из анализа судебной практики следует, что если участниками общества единогласно принято решение об утверждении способа подтверждения принятия любых решений общим собранием участников, присутствующих при его принятии: любые решения общего собрания участников, принятые участниками общества, и состав участников, присутствующих при его принятии, подтверждаются путем составления протокола, который подписывается председательствующим и секретарем общего собрания (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 03.03.2017 N Ф03-635/2017 по делу N А51-17062/2016, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 15.07.2019 N Ф05-10792/2019 по делу N А40-185660/2018, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 18.09.2019 N Ф10-3785/2019 по делу N А83-14509/2018).

При этом решение общего собрания участников общества может быть принято без проведения собрания (совместного присутствия участников общества для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование) путем проведения заочного голосования (опросным путем). Такое голосование может быть проведено путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение. Решение общего собрания участников общества по вопросам, указанным в подпункте 6 пункта 2 статьи 33 настоящего Федерального закона, не может быть принято путем проведения заочного голосования (опросным путем) (п. 1 ст. 38 Закона об ООО).

Исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества. Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества. Не позднее чем в течение десяти дней после составления протокола общего собрания участников общества исполнительный орган общества или иное осуществлявшее ведение указанного протокола лицо обязаны направить копию протокола общего собрания участников общества всем участникам общества в порядке, предусмотренном для сообщения о проведении общего собрания участников общества (п. 6 ст. 37 Закона об ООО).

Проведение собрания с применением видеоконференцсвязи не запрещено Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», соответствует уровню развития телекоммуникационных систем связи и их правовому регулированию в системе действующего законодательства Российской Федерации. Современные решения видеоконференцсвязи (ВКС), обладающие функциональностью систем высокого класса и доступностью простого телефона, существенно расширяют возможности бизнес-коммуникаций, в связи с чем для участников собраний данный способ и менее затратен в финансовом плане, а также отвечает признакам бизнес-оперативности, в случае возникновения необходимости принятия срочных корпоративных решений (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.04.2013 N 15АП-4482/2013 по делу N А32-27215/2012, е ВАС РФ от 11.03.2012 N ВАС-1972/12 по делу N А40-113202/09-62-79).

Е.М. Тараненко,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

О секретаре общего собрания участников ООО

Закон об ООО не регулирует порядок деятельности, функции и обязанности секретаря общего собрания участников ООО.

Поэтому, общество вправе в уставе либо ином внутреннем документе установить порядок избрания (назначения) секретаря, а также его обязанность по подписанию протокола при проведении заседаний участников.

Следует заметить, что основными обязанностями секретаря общего собрания участников ООО являются ведение и подписание протокола при проведении собрания.

Однако на практике секретарь также может обеспечивать подготовку и проведение собрания; техническую сторону работы по организации собрания: рассылку материалов участникам, подготовку заседаний, оборудование места, где будут проходить заседания, всем необходимым и т.д.

Полный текст документа в КонсультантПлюс:

Остались вопросы? Обращайтесь к нашим Экспертам.

Помощь юриста для ООО и ИП

Письменные и устные консультации, а также подготовка документов для ООО и индивидуальных предпринимателей (ИП).

Наши специалисты быстро и качественно подготовят налоговые декларации 3 –НДФЛ в соответствии с действующим законодательством и на основе требований налоговых органов.

Кто может быть секретарем общего собрания участников ооо

12 МИН

Дата публикации: 29 мая 2023

Как провести собрание участников ООО

Чтобы принять решение о чём-то важном, участники ООО должны собраться вместе и проголосовать. Рассказываем, как провести такое собрание в очередном и внеочередном порядке.

Когда проводится собрание участников ООО

Общим собранием участников принимается большинство важных решений относительно деятельности ООО. Право голосовать имеют все участники, при этом количество голосов пропорционально их долям в уставном капитале общества, если иное не прописано уставом.

На общем собрании выносят решения по следующим вопросам:

• определение основных направлений деятельности общества, а также принятие решения об участии в ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций;
• утверждение устава общества, внесение в него изменений или утверждение устава общества в новой редакции;
• принятие решения о том, что общество в дальнейшем действует на основании типового устава или перестаёт действовать на его основании;
• изменение размера уставного капитала общества;
• изменение наименования общества;
• изменение места нахождения общества;
• избрание и досрочное прекращение полномочий ревизионной комиссии (ревизора) общества;
• утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;
• принятие решения о распределении чистой прибыли общества между участниками общества;
• принятие решения о реорганизации или ликвидации общества;
• образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий;
• принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющему, утверждение такого управляющего и условий договора с ним;
• утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества;
• принятие решения о размещении обществом облигаций и других эмиссионных ценных бумаг;
• назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг;
• решение иных вопросов, предусмотренных Законом № 14-ФЗ или уставом общества.
• назначения ликвидационной комиссии и утверждения ликвидационных балансов.

Порядок проведения собрания участников ООО

Есть два вида собраний: очередные и внеочередные.

Очередные проводят не реже раза в год, в любой день между 1 ноября и 30 апреля. На них обсуждают прибыль, дивиденды и планы компании на ближайший год.

Внеочередные собрания устраивают, чтобы принять важное решение, не дожидаясь очередного собрания: увеличить уставный капитал, выбрать нового директора или заключить крупную сделку. У крупной сделки одновременно есть два признака: выход за пределы обычной хозяйственной деятельности и цена сделки больше 25% балансовой стоимости активов общества. Такое собрание можно провести в любое время, но важно предупредить участников за 30 дней через заказное письмо или другим способом, указанным в уставе.

Как провести очередное собрание

Чтобы провести очередное общее собрание участников ООО, нужно пройти следующие этапы.

1

Провести регистрацию участников

Механизм проведения регистрации можно прописать в уставе или во внутреннем документе общества, регулирующем порядок проведения общего собрания.

Сведения о прибывших участниках вносят в специальный документ, утвержденный в ООО, например протокол регистрации или журнал регистрации. В нем следует указать:

• дату регистрации;
• место регистрации;
• время начала регистрации;
• Ф. И. О. и паспортные данные участников;
• подписи прибывших участников;
• время окончания регистрации;
• сведения о лице, осуществляющем регистрацию, и его подпись.

2

Открыть общее собрание

Собрание открывают во время, указанное в извещении о его проведении, но могут и раньше, если все участники общества уже зарегистрированы.

Открыть собрание могут:

• генеральный директор ООО;
• лицо, возглавляющее коллегиальный исполнительный орган ООО.

3

Избрать председательствующего на общем собрании

Председательствующего на собрании выбирают из числа участников ООО. Его выборы организует лицо, открывшее собрание.

Каждый участник имеет один голос, если другое не прописано в уставе. Кандидатура председательствующего выбирается большинством голосов от общего количества голосов участников, имеющих право голосовать на данном собрании.

4

Принять решения по вопросам, вынесенным на повестку

Решения на общем собрании принимаются открытым голосованием, если иной способ не предусмотрен уставом.

Обратите внимание, что если присутствуют не все участники, то не стоит принимать решения по вопросам, не указанным в извещении. Иначе в дальнейшем суд может признать их неправомерными, если отсутствующий участник заявит о своих правах.

5

Заполнить протокол общего собрания

Принятые на собрании решения нужно зафиксировать в протоколе.

• что заседание участников состоялось, а также результаты голосования и принятые решения;
• результаты заочного голосования, если оно было проведено.

Протокол собрания участников ООО составляется в письменной форме, в том числе электронно, и подписывается:

• при проведении очного заседания участников ― председательствующим на заседании и секретарем заседания;
• при заочном голосовании ― лицами, которые подсчитывали голоса или фиксировали результат подсчёта.

Копию протокола не позднее 10 календарных дней с момента его составления направляют всем участникам общества.

Принятие решения через заочное голосование (опрос)

Общество может не проводить полноценного общего собрания, а принять решение заочным голосованием. В таком случае процедура проведения собрания, описанная выше, не применяется.

Чтобы провести заочное голосование, участникам ООО отправляют физически или электронно документы со сведениями о голосовании.

Голосование считают состоявшимся, когда в нём приняли участие не менее пятидесяти процентов от общего числа участников. Решение считается принятым, если за него проголосовало большинство направивших документы о голосовании участников общества.

Убедиться, что вы всё делаете правильно, поможет сервис «Юрист для бизнеса» от СберБизнеса.

Как провести внеочередное собрание

Внеочередное общее собрание участников ООО проводится в случаях, определённых его уставом, и в других ― когда этого требуют интересы общества и его участников.

Порядок проведения внеочередного общего собрания участников может регулироваться внутренним документом, например положением об общем собрании, утверждённым общим собранием.

Чтобы провести внеочередное собрание, нужно предпринять следующие шаги.

1

Получить требование о проведении внеочередного собрания

Внеочередное общее собрание можно провести очно или дистанционно. Его должен созвать исполнительный орган ООО:

Внеочередное общее собрание созывается исполнительным органом ООО:

• по инициативе самого исполнительного органа ООО;
• по требованию другого лица, которое имеет право выдвинуть требование о проведении внеочередного собрания.

Право выдвигать это требование имеют:

• совет директоров (наблюдательный совет);
• ревизионная комиссия (ревизор);
• аудитор общества;
• участники общества, если в совокупности обладают не менее чем одной десятой от общего числа голосов всех участников.

Форма требования может быть произвольной. Укажите в нём перечень вопросов, вынесенных на повестку. Оно оформляется письменно и может быть передано:

• лично или через представителя;
• почтовым отправлением с уведомлением о вручении;
• иным способом, подтверждающим факт отправки и получения.

2

Принять решение о проведении внеочередного общего собрания или об отказе в его проведении

Требование о созыве на собрание должно быть рассмотрено в течение 5 календарных дней с момента его получения.

По итогам рассмотрения требования выносится решение о проведении внеочередного собрания или отказе от него. Это решение принимает исполнительный орган ООО:

• генеральный директор;
• управляющий, которому переданы полномочия генерального директора;
• совет директоров, если это предусмотрено уставом общества.

Общество может отказать в проведении внеочередного собрания, если:

• нарушен порядок предъявления соответствующего требования;
• предложенные вопросы не относятся к компетенции общего собрания;
• предложенные вопросы не соответствуют требованиям законодательства.

Отказ по иным основаниям суд может признать неправомерным и обязать общество провести внеочередное собрание.

3

Уведомить участников ООО о готовящемся собрании

Общество обязано уведомить своих участников о будущем собрании не менее чем за 30 календарных дней до даты его проведения.

Сделать это можно следующими способами:

• направить соответствующее уведомление по почте заказным письмом по адресу, указанному в списке участников;
• известить участника другим способом, предусмотренным уставом.

Вместе с уведомлением ООО обязано направить документы и информацию, необходимую для проведения собрания:

• годовой отчёт;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) и аудитора по результатам проверки годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;
• сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества, совет директоров (наблюдательный совет) и ревизионную комиссию (ревизоры) общества;
• проект изменений и дополнений, вносимых в устав, или проект устава общества в новой редакции;
• проекты внутренних документов общества;
• иная информация (материалы), предусмотренные уставом.

4

Получить от участников ООО дополнительные вопросы в повестку дня

Не позднее, чем за 15 календарных дней до проведения общего собрания, участники ООО могут дополнять повестку дня будущего собрания своими вопросами, кроме вопросов вне компетенции общего собрания и не соответствующих требованиям законодательства.

Если в повестку были включены дополнительные вопросы, то орган или лица, созывающие общее собрание, обязаны уведомить об этом всех участников не позднее чем за 10 календарных дней до собрания.

5

Провести внеочередное общее собрание участников

Внеочередное собрание участников необходимо провести не позднее чем через 45 календарных дней со дня принятия решения.

Если в течение 5 календарных дней с момента получения соответствующего требования решение принято не будет, либо в проведении собрания будет отказано, то лицо (орган общества), подавшее требование, может провести собрание по собственной инициативе.

Далее порядок проведения собрания такой же, как и при проведении очередного собрания.

Какие нужны документы для проведения собрания участников ООО

Для собрания с несколькими участниками нужно четыре документа:

• уведомление о собрании ― его отправляют за 30 дней заказным письмом, если в уставе не оговорен иной порядок;
• лист регистрации ― в него участники записываются перед собранием;
• протокол ― в нём указывают председателя и секретаря, результаты голосования и принятые решения.
• заявление в налоговую ― его нужно подать в течение трёх рабочих дней. Вместе с заявлением налоговикам отдают копию протокола или решения единственного участника.

Что будет, если провести собрание участников ООО неправильно

Если провести собрание не по правилам, любой из участников может оспорить его результаты. Также руководитель ООО, уклоняющийся от созыва собрания, может быть привлечен к административной ответственности по ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ в виде штрафа до 30 000 рублей.

Собрание участников ООО

Собрание участников ООО устраивают каждый раз, когда компания должна принять важное решение. Если из-за чьего-то решения компания обанкротится, тех, кто голосовал за, могут привлечь к субсидиарной ответственности. Это когда участники общества расплачиваются за долги компании своими деньгами и имуществом.

Участникам ООО важно не только участвовать в собраниях, но и следить, чтобы все ходы были записаны в документах.

Когда проводится собрание участников ООО

Собрание участников ООО — это встреча всех участников общества. На ней обсуждают все важные вопросы: от крупных сделок до ликвидации компании.

Есть два вида собраний: очередные и внеочередные.

Очередные нужно проводить не реже раза в год, в любой день между 1 ноября и 30 апреля. На них обсуждают прибыль, дивиденды и планы компании на ближайший год.

Внеочередные собрания устраивают, чтобы принять важное решение: увеличить уставный капитал, выбрать нового директора или заключить крупную сделку. Такое собрание можно провести когда угодно, главное — предупредить участников за 30 дней. По закону это делается заказным письмом, но можно указать в уставе свой способ: письмо по электронной почте, личное сообщение во Вконтакте или Фейсбуке.

Лучше отправить уведомление заказным письмом, если есть риск, что кто-то из участников не придет на собрание, а потом будет оспаривать его результаты в суде. С квитком об отправке письма проще доказать, что участника приглашали.

Устав в ООО

Порядок проведения общего собрания участников ООО такой:

• пригласить участников за 30 дней до собрания. В уставе компании можно прописать другой срок, но не меньше семи дней;
• внести дополнительные вопросы на обсуждение, если у кого-то из участников они есть. Вопросы записывают по порядку, этот список называется повесткой дня;
• зарегистрировать участников в листе регистрации. Для него есть отдельная форма, об этом ниже;
• вести протокол собрания;
• записать в протоколе решения по каждому вопросу с итогами голосования. Если у ООО один участник, вместо протокола будет решение единственного участника;
• заверить протокол или решение у нотариуса, если решили увеличить или уменьшить уставный капитал.

Вместо участника общества может голосовать его представитель по доверенности.

Какие нужны документы для проведения собрания участников ООО

Для собрания с несколькими участниками нужно четыре документа: уведомление о собрании, лист регистрации, протокол и заявление в налоговую.

Если у ООО один учредитель, документов два: решение и заявление в налоговую.

Уведомление о собрании. Если в уставе не прописано, как и когда предупреждать участников, уведомление отправляют за 30 дней заказным письмом.

Лист регистрации участников собрания. Перед собранием участники записываются в лист регистрации. На это отводят 15-30 минут, в зависимости от количества человек.

Протокол собрания. В каждом протоколе обязательно должно быть три вопроса:

• кто будет председателем и секретарем. Председатель ведет собрание, секретарь ведет протокол. Их выбирают из участников общества;
• как будут подтверждать состав участников и итоговое решение. За каждое решение участники ООО голосуют за или против, а еще должно быть понятно, кто вообще был на собрании. Обычно состав и решение подтверждают, когда подписывают протокол собрания;
• как будут подсчитывать голоса. Это делает секретарь или кто угодно из участников.

После этих трех вопросов в повестку дня добавляют тот, из-за которого все собрались. По каждому вопросу — отдельное голосование.

После собрания документ подшивается в книгу протоколов, где хранятся протоколы всех собраний. Каждый участник в любой момент может посмотреть эту книгу и попросить из нее выписку.

Решение единственного участника ООО. Единственному участнику ООО на собрание звать некого, поэтому вместо протокола он пишет свое решение.

Заявление об изменениях для налоговой. Собрание кончилось, теперь нужно рассказать налоговой, что изменится в компании. На это есть три рабочих дня.

Вместе с заявлением налоговикам отдают копию протокола или решения единственного участника.