В ведомости на аванс уменьшена сумма на размер раннее выплаченных отпускных
Добрый вечер!
Начислила аванс. При формировании платежной ведомости на аванс обнаружила, что у одной сотрудницы сумма к выплате меньше на сумму отпускных, которые я выплатила раннее, 06 августа. Стала анализировать, везде ставила период начисления август. А в ведомости на выплату стоит июль (скрин прилагаю). Почему в этой ведомости вылез июль, не знаю. Данная ведомость подтверждена загрузкой из банка.
Подскажите, как следует поступить.
С уважением, Тузова Е. А.
Обсуждение (11)
Добрый день!
Ведомость, которая у Вас на картинке, это ведомость на перечисление отпускных? Верно? Если в этой ведомости нажать на «за июль 2021» — то что за информация будет отображена?
Насколько я поняла, проблема возникает в другой ведомости — в ведомости на выплату аванса?
Уточните, пожалуйста, Вы сумму аванса начисляете документом «Начисление за первую половину месяца»? Аванс начисляете за август?
Если часть отпуска сотрудника приходится на август, то, при начислении аванса, программа должна была уменьшить сумму аванса на дни, приходящиеся на отпуск. В документе «Начисление за первую половину месяца» какая сумма начислена этому сотруднику?
Приложите, пожалуйста, по этому сотруднику отчет «Расчетный листок (за первую половину месяца)».
Доброе утро!
Да, это ведомость на перечисление отпускных, на сумму которых уменьшается аванс к выплате у сотрудницы. При нажатии на «за июль 2021» — прилагаю скрин. Да, проблема возникает в ведомости на аванс. Сумму аванса начисляю документом «Начисление за первую половину месяца» за август. Отпуск у сотрудницы с 9 по 11 августа. Сумма аванса начислена правильно за 7 дней (23 000 руб./22 дня*7 дней).
С уважением, Тузова Е. А.
Спасибо за уточнения! Попробую смоделировать Вашу ситуацию.
Некорректное поведение программы может возникать из-за непоследовательного формирования или проведения документов.
Смоделировала Вашу ситуацию: Отпуск, Ведомость на выплату отпуска, Начисление за первую половину месяца, Ведомость на выплату аванса. Программа корректно заполняет все ведомости.
Попробуйте в копии базы отменить проведение всех этих четырех документов. И затем последовательно
1. провести Отпуск
2. сформировать новую ведомость на выплату отпуска и провести ее.
3. начислить аванс в документе Начисление за первую половину месяца, и провести его.
4. сформировать новую ведомость на выплату аванса.
Если программа ведомость сформирует верно — значит дело в непоследовательном формировании и проведении документов.
Меньше, больше или равно зарплате: «прозрачно» об отпускных
По закону у каждого трудящегося есть право на 28 дней отпуска за рабочий год. У некоторых профессий — врачи, учителя, работники вредных производств — отпуск больше.
Воспользоваться правом на отпуск можно через полгода работы в компании. Каждый отработанный месяц «стоит» 2,33 дня отпуска. Через шесть месяцев у нового сотрудника в запасе ровно 14 дней отдыха.
Еще есть особые категории работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы. В частности, это женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, несовершеннолетние работники, совместители (им отпуск полагается одновременно с отпуском по основной работе), а также те, кто воспитывает ребенка-инвалида, и многодетные с тремя и более детьми до 12 лет (ст. 122, 286, 262.1, 262.2 ТК РФ).
В отпуск не входят государственные праздники. Если вы взяли 10 дней отдыха, и на них выпадает 12 июня, то выход на работу отложится — праздник переносится на рабочий день. Но дополнительные отпускные за такой празднично-отпускной день не выплачивают.
Отпускные дни, которые вы не истратили, копятся. Но начальника оштрафуют, если сотрудник не был в отпуске больше двух лет (ст. 124 ТК РФ и ст. 5.27 КоАП РФ). Для работника график отпусков — тоже обязательный документ. Отказываться от отпуска значит нарушать внутренний трудовой распорядок (ст.192 ТК РФ). За это работнику может грозить дисциплинарное взыскание.
Деньги вместо отпуска — только при увольнении
В некоторых случаях работодатель компенсирует работнику неистраченные дни отдыха. Не ходить в отпуск, а взять деньгами можно в двух случаях.
При увольнении, когда остались неистраченные дни отпуска
Если сотрудник решил уволиться, компания возместит ему неистраченный отпуск. Например, человек отработал шесть месяцев и «накопил» свои 14 дней. Написал заявление об увольнении, а в отпуске не был. В таком случае компания выплатит компенсацию за эти 14 дней.
И наоборот: с того, кто отработал первые полгода, успел отгулять 28 дней и после решил уволиться, могут удержать часть выплат. Потому что половину этого срока работник отгулял как бы авансом. По закону удержать можно не более 20% от выплачиваемой при увольнении зарплаты. Если они не покрывают долг, остаток можно получить, только если работник согласится вернуть его добровольно.
За дни сверх обычных 28-ми (для некоторых профессий)
Если вы учитель или врач, не собираетесь в отпуск, а хотите получить выплаты, можно написать заявление на имя руководителя. Платить или нет — остается на усмотрение начальства. Надо учитывать, что деньгами компенсируют не весь отпуск, а только дни свыше обязательных 28.
Как считают отпускные
Порядок действий такой: за две недели до отпуска оформляют приказ и сотрудник его подписывает; потом составляют записку-расчет, где указано, сколько положено отпускных. Расчет можно попросить в бухгалтерии.
По закону выплаты должны быть сделаны не позже чем за три дня до отпуска. Это с учетом выходных, праздничных и рабочих дней.
В расчет СДЗ не входят периоды отпуска, больничного, командировок и других дней, когда сотрудник также получает не обычную зарплату, а средний заработок. Расчет регулируется статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней зарплаты №922.
Можно самостоятельно рассчитать отпускные — например, с помощью онлайн-калькулятора.
Почему отпускные меньше зарплаты
Неприятный факт: часто отпускные оказываются меньше зарплаты.
Зарплату за отработанные дни считают просто: оклад делят на количество рабочих дней в месяце и умножают на количество отработанных дней. Например, в августе этого года 23 рабочих дня, а в мае — 20. Один рабочий день в мае будет стоить дороже, чем в августе.
Средний дневной заработок — основа отпускных — считается по календарным, а не рабочим дням. Поэтому обычно СДЗ меньше, чем стоимость рабочего дня.
Когда отпуск приходится только на рабочие дни — например, понедельник, вторник и среду, — то за эти три дня человек получает три СДЗ. А из его зарплаты вычитают три рабочих дня, которые, как правило, стоят дороже.
Отпускные могут оказаться неприятно маленькими:
- если сотрудник был в декрете, на больничном, в командировке, в отпуске, участвовал в днях сдачи крови;
- когда в течение года было повышение зарплаты;
- в течение года не было премий (или были, но не за работу, а поощрительные выплаты в честь юбилея, например);
- в месяце есть праздничные дни.
Особый случай: сотрудники на больничном, в декрете и владельцы бизнеса
Если сотрудник долгое время был на больничном, ему не оформляли отпуск, а затем он уволился — полагается компенсация. Потому что в стаж работы включают и те дни, когда человек фактически не работал, но место за ним сохранялось.
Бывает, что сотрудник, который собирается в отпуск, только вернулся из декрета. Тогда отпускные рассчитывают исходя из оклада, который указан в трудовом договоре. То же и с теми, кто только что устроился на работу.
Отпуск и выплаты в связи с ним по закону положены только наемным работникам (ст.114 ТК РФ). Если отдыхать собирается индивидуальный предприниматель, то ему не нужно оформлять себе выплаты. Потому что он, с точки зрения закона, сам является нанимателем.
Для сотрудников компаний, где принято выдавать зарплату в конверте, по «серой» схеме, ситуация осложняется. Так как отпускные рассчитывают по официальному годовому доходу, то стоит заранее выяснить детали у бухгалтера. Если в вашем трудовом договоре и во всех официальных бумагах стоит небольшой символический оклад, то и расчет отпускных выплат по всем нормам закона, к сожалению, будет не в вашу пользу.
Читайте также
Вакансии дня
HeadHunter
Новости и статьи
Сервисы для соискателей
Молодым специалистам
- Уведомления в мессенджер
Сегодня на сайте 1480453 вакансии , 65398997 резюме , 2072195 компаний и за неделю 3971765 приглашений
Очевидное в неочевидном: аванс с зарплаты
Перед бухгалтерами, которые занимаются расчетом зарплаты, часто возникает вопрос: можно ли выплачивать аванс в процентном соотношении согласно отработанному сотрудником времени, а не за половину месяца? Еще один актуальный вопрос касается удержания НДФЛ с аванса. «Расчет» попросил Юлию Рыбалко, ведущего специалиста по расчету заработной платы юридической компании «ПРИОРИТЕТ», ответить на вопросы.
Для начала обратимся к положениям Трудового кодекса, которые регулируют вопросы выплаты заработной платы. Так, согласно ТК РФ заработная плата устанавливается для работника трудовым договором в соответствии с системами оплаты труда, которые действуют у конкретного работодателя, – об этом сказано в статье 135 ТК РФ. Кроме этого, Трудовой кодекс устанавливает выплату зарплат не реже чем каждую половину месяца.
Точные даты выплаты заработной платы законодательно не установлены, в ТК РФ лишь зафиксировано, что выплаты должны происходить не позднее 15 календарных дней со дня окончания того периода, за который зарплата начислена. Эти даты устанавливаются работодателем в таких документах, как: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный или трудовой договоры (ст. 136 ТК РФ).
В трудовом законодательстве нет понятия «аванс». Это выражение принято в обиходе, а по сути это оплата труда за первую половину месяца. Алгоритм расчета аванса на законодательном уровне также не закреплен. Однако Минтруд России в своем письме от 10 августа 2017 года № 14-1/В-725 уточняет, что для расчета и выплаты аванса за первую половину месяца его необходимо считать пропорционально отработанному времени. При этом нужно учитывать не только оклад работника за время, которое он трудился, но и надбавки, которые носят компенсационный и стимулирующий характер и расчет которых не зависит от оценки итогов работы по итогам месяца.
На мой взгляд, этот способ расчета аванса контролирующими органами рекомендован абсолютно справедливо. Именно такой метод исключает для работодателя риски при переплате денежных средств сотруднику, которые возникают в случае, если компания выплачивает работникам фиксированную сумму аванса, а также риск возможности не удержать НДФЛ при окончательном расчете заработной платы за месяц.
Метод работодателя
Несмотря на рекомендации Минтруда, многие организации продолжают выплачивать аванс как фиксированную сумму от дохода сотрудника. В большинстве случаев компании выбирают один из двух вариантов расчета аванса: фактическая сумма или процентная ставка от заработной платы.
В первом варианте, когда аванс определен как фиксированная сумма, компания рискует переплатить сотруднику, ведь в этом случае выплата не зависит от того, трудился ли фактически сотрудник или отсутствовал по какой-либо причине. Нередки случаи, в которых по итогам работы за месяц зарплата оказывается значительно меньше выплаченного аванса, который зафиксирован в нормативно-правовых документах работодателя. С такой проблемой, думаю, сталкивался не один работодатель, поэтому в настоящее время среди коммерсантов получил наибольшее распространение вариант оплаты в процентном соотношении к заработной плате. По моим наблюдениями процент аванса составляет 40%.
Почему компании выбирают именно такой подход? Поскольку величины аванса и заработной платы должны быть примерно равны, а НДФЛ 13% удерживается при выплате именно заработной платы, а не аванса, то получается, что если разделить оставшиеся 87% поровну, аванс как раз составит 40%. Больший процент выплаты сотруднику лучше отнести к заработной плате, так как после перечисления аванса могут возникнуть непредвиденные ситуации, работник может заболеть, взять отпуск за свой счет или уволиться. Из-за таких непредвиденных ситуаций и возникают вопросы, которые так тревожат бухгалтера, ведь именно он занимается расчетом заработной платы.
Так как же поступать в перечисленных выше случаях, как применять фиксированный аванс и при этом не нарушать законодательство и права сотрудника?
Формула расчета
Я рекомендую использовать наиболее безопасный для работодателя способ: выплачивать аванс фиксированной суммой в размере 40% от заработной платы, но при условии, что работник будет получать зарплату за первую половину месяца пропорционально отработанному времени. То есть аванс нужно установить процентом, но производить корректировку суммы за фактически отработанное время. В этом случае при расчете аванса необходимо руководствоваться табелем учета рабочего времени за первую половину месяца. Если сотрудник по какой-либо причине не отработал все дни, то вы можете скорректировать размер аванса пропорционально отработанному времени.
Формула для расчета при таком подходе будет выглядеть следующим образом:
| Величина аванса | : | рабочие дни за период начисления аванса | х | фактически отработанные сотрудникам дни за указанный период |
При таком способе расчета аванса переплаты по итогам месяца не возникнет, даже если сотрудник уйдет в отпуск с 13 числа, неважно на какое количество календарных дней, так как аванс по этой схеме скорректирован на фактически отработанное время. Если сотрудник уходит в отпуск с 16 числа, также не возникнет переплаты из-за выплаченного аванса.
Отпускные без нарушений
Обратите внимание, при таком подходе к расчету аванса не будет нарушений в сроках выплаты как самого аванса, так и отпускных. Нам известно, что законодательством установлен срок выплаты отпускных за 3 полных календарных дня до начала дней отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК РФ), а аванс выплачивается в сроки, установленные работодателем.
Из положений трудового законодательства следует и то, что заработная плата может выплачиваться чаще, чем каждые полмесяца. Таким образом, если компания устанавливает процентную выплату аванса, то при использовании предложенной формулы переплаты по итогам месяца у сотрудника не возникнет, НДФЛ будет удержан правомерно.
Однако, чтобы исключить любые претензии к работодателю со стороны Роструда, я рекомендую выплачивать аванс пропорционально отработанному работником времени, так компания будет придерживаться разъяснений, данных специалистами Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации.
Расчет заработной платы при отпуске
Если сотрудник был в отпуске полный месяц – с первого числа по последнее – зарплату за этот месяц ему не начисляют, он получает только отпускные. Но так бывает редко. Чаще всего в один месяц попадают и отпускные, и рабочие дни. Тогда зарплату за такие месяцы нужно считать особым образом, ведь этот месяц был отработан не полностью.
Как считать отпускные, мы рассказали здесь. В этой статье на примерах расскажем, как рассчитывать заработную плату за месяц, на который выпадает отпуск, и с какими трудностями можно столкнуться.
Формула расчета зп после отпуска
Все зависит от того, какую систему оплаты труда применяет ваша организация, какие условия оплаты и премирования прописаны в трудовом договоре с работником и локальных документах компании.
Проще всего, если зарплата сотрудника напрямую зависит от отработанного времени или проделанной работы. Тогда алгоритм расчета никак не будет отличаться от обычного.
Пример 1:
Продавцы в магазине работают в режиме «2 через 2», и в трудовом договоре прописана оплата 3 000 руб. за двухдневную смену. Обычно в месяц они отрабатывают 7-8 смен, и им выплачивают 21-24 тыс. руб. за минусом НДФЛ. Но с 1 по 15 марта один продавец был в отпуске, и на период с 16 по 31 марта пришлось только 4 смены. Поэтому ему начислили зарплату 12 000 руб. (3 000 руб. х 4 смены).
Пример 2:
На предприятии действует сдельная оплата труда. Работники получают зарплату за количество выработанных деталей – по 200 руб. за каждую деталь. Дневная норма – 8 деталей. Один из сотрудников с 1 по 22 марта был в отпуске, поэтому на март пришлось только 5 рабочих дней. Норму за эти дни он выполнил, и ему начислили за 40 деталей 8 000 руб. (40 х 200 руб.). Если в фирме предусмотрена премия за выполнение плана, то процент начислят на эти 8 000 руб.
В последнем примере зарплата сотрудника за март получилась ниже МРОТ. Но ничего противозаконного в этом нет и доплачивать работодатель этому сотруднику не должен. По статье 133 ТК РФ сотрудник должен получить зарплату не ниже МРОТ, если отработал полный месяц. В нашем случае работник работал только часть месяца, а при полном месяце его заработок был бы выше МРОТ.
Расчет зарплаты после отпуска при окладной системе
Если у сотрудника оклад, алгоритм будет другой. Нужно рассчитать стоимость одного рабочего дня и умножить на количество дней, которые сотрудник отработал в этом месяце.
Пример
Оклад бухгалтера 43 000 руб. С 4 по 24 марта она была в отпуске. Всего в марте 2019 года 20 рабочих дней. Из них бухгалтер отработала только 6 дней. Расчет зарплаты в месяц отпуска будет выглядеть так: 43 000 / 20 х 6 = 12 900 руб. – эту сумму за вычетом НДФЛ бухгалтер получит за март.
Как начисляют премию, если сотрудник был в отпуске
Все зависит от порядка, который прописан во внутренних документах компании.
Добавим в последний пример условие, что по итогам месяца сотрудникам начисляют премию в размере 30% от оклада.
Если по документам фирмы премию по итогам месяца выплачивают вместе с зарплатой за этот месяц, наш бухгалтер получит 30% от платы за фактически отработанное время вместе с зарплатой: 12 900 х 30% = 3 870 руб. Итого зарплата за март: 12 900 + 3 870 = 16 770 руб. На руки за вычетом НДФЛ – 14 590 руб.
Но в некоторых организациях премию платят на месяц позже, когда точно будут известны показатели деятельности за месяц. Тогда наш бухгалтер в месяце отпуска получит неполную зарплату, но полную премию за прошлый отработанный месяц: 43 000 х 30% = 12 900 руб. – премия Всего 25 800 рублей, на руки за вычетом НДФЛ – 22 446 руб.
А вот в следующем месяце все будет наоборот: бухгалтер получит зарплату за полный месяц, если отработает его полностью, а премию за неполный.
Вычеты по НДФЛ с зарплаты после отпуска
Если сотруднику положены вычеты по НДФЛ, их нужно сделать в полном размере независимо от того, работал сотрудник полный месяц или нет. Может случиться так, что зарплата окажется меньше вычетов. Тогда в этом месяце НДФЛ с зарплаты не удерживают, а остаток вычета переносят на следующий месяц (письма Минфина России от 14.08.08 № 03-04-06-01/251 и от 26.09.2013 г. № 03-04-06/39970).
Пример:
Сотрудница большую часть месяца была в отпуске и отработала только 1 день. Зарплата за этот день составила 1300 руб. У этой сотрудницы двое маленьких детей, и ей положен вычет по 1400 руб. на каждого ребенка, всего 2800 руб. (п.п.4 п.1 ст. 218 НК РФ). Это больше, чем зарплата за месяц. Значит сотруднице выплатят все 1300 руб. без удержания НДФЛ, а остаток вычета в 1500 руб. перенесут на будущий месяц, и в следующем месяце ее вычет будет уже не 2800, а 4300 руб.
Но так делают только в пределах одного календарного года (вычет с декабря на январь перенести нельзя) и только, если зарплата сотрудницы с начала года не достигла лимита в 350 тысяч рублей.
Страховые взносы с зарплаты после отпуска начисляют в общем порядке. Если в этом месяце были необлагаемые выплаты по статье 422 НК РФ, их из базы вычитают.
Нужно ли платить аванс в месяце, на который приходится отпуск
В законах нет термина «аванс» – так называют зарплату за первую половину месяца. По закону работодатель обязан платить зарплату не реже, чем 2 раза в месяц (ст. 136 ТК РФ). Платить ли аванс в том месяце, когда сотрудник находился в отпуске, зависит от того, работал ли он с 1 по 15 число месяца.
Если всю первую половину месяца сотрудник не работал, то и аванс ему не полагается, потому что отработанного времени не было. Это не будет нарушением норм ТК о двукратной выплате зарплаты.
Если в промежутке с 1 по 15 число были и дни отпуска, и рабочие дни, аванс перечислить нужно, даже если сотрудник отработал только один день. Размер зависит от политики компании – по отработанному времени или в процентах от оклада. Если не перечислить аванс, фирма нарушит требование о том, что зарплату нужно платить дважды в месяц. За это нарушение фирму оштрафуют в соответствии с ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, а за повторное нарушение – от 50 до 100 тысяч рублей.
Итак, как наглядно видно из наших примеров, расчет зарплаты и отпускных – сложный участок бухгалтерии, потому что для каждого вида выплат действуют свои правила, которые зависят от системы оплаты труда, особенностей расчета среднего заработка, региональных надбавок. Любая ошибка в расчете зарплаты тянет за собой ошибки в расчете налогов, взносов и неточности в отчетах. А это грозит недоимками, штрафами и обязанностью сдавать уточненные расчеты.
Если у вас есть сомнения относительно правильности начисления зарплаты в период отпуска сотрудника, или вы хотите убедиться, что у вас на этом участке все в порядке – свяжитесь с нами.
Мы проведем для вас пересчет заработной платы и вы сможете не только оперативно исправить ситуацию, но и оценить все преимущества сервисов при переходе на аутсорсинг зарплаты , имея на руках конкретные цифры и факты.
- Расходы на заработную плату персонала за период (виды и правильность начислений, отражения в учете и документарного оформления).
- Корректность расчета налогооблагаемой базы.
- Своевременность выплаты зарплаты и налогов, соблюдение сроков выплаты отпускных.
- Правильность расчета среднего заработка для отпусков, больничных, командировок.
- «Зарплатную» отчетность: по НДФЛ и страховым взносам.
По итогам ревизии мы предоставляем подробный отчет с описанием каждого недочета или ошибки и связанных с ними последствий