Когда можно уничтожать старые счета-фактуры?
Изменения в часть первую НК РФ, которые касаются срока хранения документов налогового учета, вступили в силу 17 марта 2021 года. Разберемся, как теперь рассчитать срок хранения счетов-фактур.
Срок хранения счетов-фактур удлинили
С 17 марта изменен срок хранения налоговых документов. Раньше НК РФ требовал хранить документы налогового учета в общем случае в течение 4 лет. Теперь этот срок увеличен до 5 лет. Это требование относится и к счетам-фактурам.
Поправка внесена Федеральным законом от 17 февраля 2021 года № 6-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации»
Срок хранения счета-фактуры
Срок хранения счета-фактуры, на основании которого НДС начисляется к уплате в бюджет, нужно считать в таком порядке:
- начало – с 1 января года, следующего за тем, в котором счет-фактура отражен в книге продаж;
- окончание — 31 декабря пятого по счету года.
Срок хранения счета-фактуры, на основании которого НДС принимается к вычету, нужно считать в таком порядке:
- начало – с 1 января года, следующего за тем, в котором фирма заявила вычет НДС — целиком или его последнюю часть;
- окончание — 31 декабря пятого по счету года.
То есть общее правило таково: счет-фактура должен храниться в течение 5 лет после года, в котором последний раз вы отразили его в книге продаж или книге покупок.
Срок хранения электронных счетов-фактур такой же, как бумажных — не менее пяти лет (ст. 317 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236, п. 4.2 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237).
Сколько хранить книгу продаж
Документы регистрируют в книге продаж тогда, когда у фирмы возникает обязанность начислить НДС.
НДС начисляют либо в момент отгрузки товара, либо в день получения предоплаты от покупателя (в зависимости от того, какое из этих двух событий произошло раньше). В обоих случаях продавец выписывает счет-фактуру. В первом случае счет-фактуру регистрируют в книге продаж в день отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Во втором – в день поступления денег на расчетный счет или в кассу.
Срок хранения книги продаж — 4 года с даты последней записи, в том числе в дополнительном листе книги продаж.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Сколько хранить книгу покупок
В книге покупок документы регистрируют тогда, когда фирма использует вычет по НДС и выполняет условия:
- купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, в том числе и для перепродажи, и оприходованы;
- счет-фактура составлен по установленной форме и заполнен в соответствии с правилами, изложенными в Постановлении правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Срок хранения книги покупок — 4 года с даты последней записи, в том числе в дополнительном листе книги покупок. Такой же срок установлен для журнала учета полученных и выданных счетов-фактур.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Сроки хранения других документов по НДС
Вспомним сроки хранения других документов, применяемых в расчетах НДС.
Товарную накладную № ТОРГ-12 нужно хранить 5 лет после года, в котором накладную последний раз учитывали в бухгалтерской отчетности, но не меньше 4 лет после года, в котором последний раз документ использовали при расчете налогов и в налоговой отчетности.
Срок хранения УПД — 5 лет. Его считают так же, как срок по товарной накладной. А если по УПД заявлен вычет НДС — то 5 лет после года, в котором НДС принят к вычету в последний раз.
Всегда есть, что обсудить. Решаем проблемы вместе. Присоединяйтесь к группе ВК Бухгалтерия.ру
Когда счёт-фактуру нужно хранить дольше 5 лет
Общий порядок хранения счетов-фактур прописан в правилах заполнения счёта-фактуры. Там говорится и о хронологии, и о пятилетнем сроке хранения.
Но вот как раз срок хранения может быть другим – в зависимости от хозяйственной ситуации.
Общий порядок хранения счетов-фактур
Порядок хранения счетов-фактур регулируют Правила ведения счетов-фактур, утверждённые постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно пункту 10, счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления (составления – в случае если документ не подлежит направлению покупателю) или получения за соответствующий налоговый период.
Срок хранения электронных счетов-фактур тот же, что у бумажных – 5 лет. Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны. Об этом говорится в письме ФНС от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984.
Начало отсчёта срока хранения счетов-фактур
Срок хранения налоговых документов составляет 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). К налоговым документам относятся и счета-фактуры.
Но одного только указания на предельный пятилетний срок недостаточно. Нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать.
Разъяснения давал Минфин. Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться после окончания периода, в котором он в последний раз использовался для составления налоговой отчётности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см., например, письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).
Пример. Как определить начало срока хранения счета-фактуры
Фирма отгрузила покупателю товар и выставила счёт-фактуру № 200 от 2 июля 2021 г. Этот счет-фактура отражена в декларации за 3 квартал 2021 года. Значит, отсчёт срока хранения счета-фактуры начнётся 1 октября 2021 г., составит 5 лет и закончится 30 сентября 2026 г.
Для участников региональных инвестиционных проектов срок хранения налоговых документов составляет 6 лет (п. 3 ст. 89.2 НК).
Когда срок хранения счета-фактуры продлевается
Общий обязательный пятилетний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться, причём существенно. Это связано с переносом налоговых вычетов по НДС по правилам пункта 2 статьи 171 НК РФ.
Вычеты НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента принятия на учёт товаров (работ, услуг). То есть, если фирма заявит вычет с переносом, то хранить счёт-фактуру придётся дольше.
Пример. Как рассчитать срок хранения счета-фактуры при переносе вычета
Для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учёт в июле 2021 г. Поставщик предъявил счет-фактуру № 200 от 2 июля 2021 г. Несмотря на то, что условия для вычета выполняются, фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3-й квартал 2022 г. Пятилетний срок хранения начнёт течь 1 октября 2022 г. и закончится 30 сентября 2027 г.
Если фирма заявит вычет на максимально разрешённый срок, то хранить счёт-фактуру придётся фактически 8 лет.