Что такое предварительный контроль
Перейти к содержимому

Что такое предварительный контроль

  • автор:

45. Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. Поэтому есть выразительное название совокупностей видов контроля – контрольный трезубец.

Он включает следующие виды контроля: предварительный, текущий, заключительный контроль.

1.Предварительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется на стадии разработки планов и формирования организационной структуры. Он осуществляется еще до начала выполнения той или иной задачи. Контролируется точность выполнения определенных правил, процедур, инструкций по разработке планов, формированию структуры организации.

Каким путем осуществляется этот контроль?

Путем создания сертификатов, стандартов, должностных инструкций, служебных правил разного рода. То есть если поставлена определенная задача, то предварительный контроль нацелен на обоснование средств реализации этой задачи.

Предварительному контролю подлежат материальные, финансовые и человеческие ресурсы. Как? Для материальных ресурсов – основа предварительного контроля – это стандарты качества, проверки материального оборудования. Финансовые ресурсы контролируются по текущему финансовому плану. И наконец, человеческие ресурсы контролируются путем оценки деловых качеств, анализа знаний, умений, навыков, которые будут необходимы при выполнении задания ( например. Минимально допустимый уровень образования или стажа)

Итак. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Объектами предварительного контроля являются:

а) человеческие ресурсы, включая анализ квалификационного, возрастного, профессионального и творческого потенциала исполнителей

б) материальные ресурсы, включая выбор поставщиков, потребителей; проверку закупленной продукции на ее соответствие требованиям по качеству; создание запасов, исключающих ажиотаж при закупке;

в) финансовые ресурсы, в первую очередь бюджет, представляющий собой сводку основных источников поступлений и основных направлений расходования средств, гарантирующий хорошую финансовую обеспеченность организации;

г) фактор времени

Цель предварительного контроля: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности действий и решений Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано.

Виды контроля в менеджменте

Контроль в менеджменте — это процесс оценки реального состояния дел организации с последующим сравнением его с запланированными показателями роста, развития.

Контроль является непрерывным процессом. Это циклический вид административной деятельности, состоящий из трех этапов:

  • наблюдения;
  • оценки;
  • урегулирования выявленных проблем.

Под контролем должны находиться:

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.

  • цели;
  • ход выполнения плана;
  • развитие процесса.

Если контроль осуществляется лицами, не зависящими от рабочего процесса, то его называют ревизией или проверкой.

Помимо фиксации отклонений, выявления тенденций развития и разработки необходимых мероприятий, важной функцией контроля является создание и своевременная коррекция системы отчетности по финансовым и производственным показателям.

В соответствии с временным периодом осуществления контроля, его принято делить на три вида: предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный

Главной задачей этого вида является проверка готовности к осуществлению следующей стадии деятельности. К сферам, в рамках которых проводится такая проверка, относятся:

  1. Распределение финансов, включая создание бюджетов, составление смет.
  2. Составление характеристики материальных ресурсов, предполагающее определение качества материалов, использованного в производстве сырья.
  3. Создание кадрового резерва, предполагающее проверку навыков и знаний, уточнение квалификации задействованного на предприятии персонала.

Также на этом этапе производится проверка условий, в которых будут выполняться дальнейшие работы. На практике эти условия можно найти в учредительных документах, договорах с подрядчиками, технологических инструкциях.

Текущий

Реализация этой разновидности контроля возможна исключительно в процессе проведения работ. Объектом оценивающих мероприятий в этом случае выступает деятельность сотрудников, а целью является недопущение или своевременная коррекция отклонений.

Условием эффективной реализации является наличие точно сформулированных промежуточных целей, по которым можно отследить допущенные отклонения. Кроме того, необходима отлаженная информационная система, по каналам которой максимально быстро передаются сведения об итогах работы.

Заключительный

Этот вид осуществляется по окончании работ. Его основная цель — предотвращение вывода на рынок бракованной продукции. Сопутствующая — построение эффективной системы мотивации на основе качества проделанной работы.

На этом этапе топ-менеджмент может получить актуальную информацию о корректности системы планирования, особенностях функционирования производства, произошедших сбоях, позитивных моментах.

Формы контроля

Помимо классификации по временному признаку, существует разделение по степени охвата, характеру осуществления.

По степени охвата

Степень охвата оценивается по количеству учтенных в процессе оценки рабочих моментов. Принято выделять сплошной тип и выборочный:

  1. Сплошной предполагает наблюдение за всеми структурными элементами предприятия и протекающими в них процессами. Он предпочтителен в ситуациях, когда пропуск брака на следующие этапы представляется невозможным. Особенно часто реализуется при единичном производстве.
  2. Выборочный представляет собой точечный контроль, элемент дополнительной проверки технологического процесса. Он больше подходит для массового производства, где продукция выпускается крупными партиями, и сплошная проверка сильно бы затормозила весь рабочий процесс.

По характеру осуществления

По характеру осуществления контроль бывает активным и пассивным.

  1. Активная форма призвана предупреждать отклонения от плана, опережать возникающие отклонения.
  2. Пассивная, наоборот, реализуется параллельно с возникновением неурядиц: при обнаружении сбоя система реагирует усилением контроля, обнаружением объективных причин, изменением методов управления.

Значение контроля в менеджменте

Правильное построение системы контроля позволяет:

  1. Вовремя получать информацию, недостающую для принятия определяющих управленческих решений.
  2. Обеспечивать эффективность хозяйственной деятельности.
  3. Отслеживать выполнение правил и требований, закрепленных во внутренних документах организации.
  4. Удерживать деятельность в законном русле, учитывать федеральные и региональные законы.
  5. Сохранять материальные активы, защищать их от расхищения.

Кроме того, контролирующие мероприятия необходимы для предупреждения утечки информации, определяющей успешность бизнеса.

Примеры разновидностей контроля

Поскольку основной функцией предварительного контроля является предупреждение отклонений в работе, хорошим примером этой разновидности служит график планового ремонта оборудования.

Ткацкий цех приобретает программу, отслеживающую сроки проверки технического состояния станков. Благодаря этому большинство потенциальных источников неисправностей устраняется до поломок, оборудование работает в полном объеме, без простоев.

Сущность текущего контроля заключается в оперативном реагировании на возникающие в процессе работы проблемы. Яркий пример — отслеживание объемов продаж.

Большинство офисов федерального банка выполняет план продаж на 90-100%. В некоторых отделениях наблюдается отставание от плана. Руководство проводит анализ, выявляет недостаточное знание сотрудниками продуктовой линейки, поручает провести дополнительное обучение. В результате отстающие офисы приближаются к среднему результату.

По окончании работ выполняется заключительный контроль. Этот тип позволяет определить результативность, найти ошибки в организации труда, сделать выводы для дальнейшего успешного планирования.

В конце года администратор магазина получает статистические данные от кадровой службы, согласно которым текучесть персонала по сравнению с предыдущим периодом повысилась на 30 процентов. Анализ показывает, что повышение количества увольнений связано с изменением системы мотивации, необоснованным увеличением норм выработки. Проработка этих моментов позволит стабилизировать текучесть, снизить расходы на обучение, адаптацию.

Контроль действий сотрудников: виды, методы и инструменты

Контроль действий сотрудников

Контроль действий сотрудников — одна из главных задач руководителя в компании. В одних организациях ее осуществляют автоматические системы, в других — системы видеонаблюдения, а в третьих — сами менеджеры и их помощники.Для контроля персонала существуют десятки методик, но не каждую из них может применить у себя российская компания. Мы собрали самые популярные и понятные способы проверки деятельности подчиненных, которые помогут повысить продуктивность команды почти любому бизнесу.

Для чего нужно контролировать сотрудников

Со стороны контроль за работой сотрудников выглядит как акт недоверия руководителя к подчиненным. Но мониторинг команды — лишь один из инструментов управления компанией наравне с планированием и обучением. Когда его используют правильно, подчиненные становятся более продуктивными, а руководители тратят меньше времени на организацию труда.

Контроль за сотрудниками решает сразу несколько задач бизнеса. Рассмотрим основные возможности, которые получает компания, когда начинает следить за действиями подчиненных.

  • Оценить эффективность работы. Контроль деятельности сотрудников помогает понять, насколько эффективно работает коллектив. Он показывает, кто в команде приносит лучшие результаты, а кто только имитирует деятельность тратит деньги организации. Также мониторинг персонала помогает выявить слабые места в трудовом процессе команды.
  • Обеспечить выполнение задач в срок. Когда сотрудники знают, что их работу контролируют, у них появляется меньше соблазна нарушать сроки. Специалисты работают более эффективно, а руководитель благодаря отслеживанию действий персонала вовремя выявляет проблемы и находит способы их устранить.
  • Повысить качество работы. Контроль помогает выявлять ошибки и недочеты в работе сотрудников. Также процедура показывает, кто из персонала хуже справляется со своими обязанностями. Это улучшает качество работы и мотивацию персонала.
  • Обеспечить безопасность на рабочем месте. Мониторинг персонала необходим, когда трудовой процесс коллектива связана с рисками для жизни и здоровья. Контроль за соблюдением правил и инструкций по безопасности на рабочем месте помогает предотвратить несчастные случаи и обеспечивает безопасность специалистов.
  • Защитить коммерческие данные. Недобросовестные подчиненные могут использовать доступы к базам данных, аккаунтам и оборудованию, чтобы украсть частные сведения компании и использовать их в своих целях. Например, продать конкурентам или передать в руки третьих лиц. Отслеживание действий сотрудников помогает защитить конфиденциальные данные организации от кражи и утечки.
  • Предотвратить мошенничество. Сотрудники могут недобросовестно вести учет финансов и выводить деньги из компании с помощью незаконных методов. Контроль за финансовыми операциями и бухгалтерской документацией поможет выявлять мошеннические действия и предотвращать материальные потери.

Каким должен быть контроль сотрудников

Важно не путать контроль подчиненных с откровенным шпионажем и нарушением личного пространства. Если руководитель установит камеры в каждом метре офиса и поставит над подчиненными надзирателя — это не вызовет ничего, кроме раздражения. Все меры контроля действий сотрудников должны существовать в рамках закона и здравого смысла, особенно, если они подразумевают слежку в режиме реального времени.

Главный критерий для внедрения каких-либо инструментов мониторинга в компании — обоснованность. Вы должны понимать, какие задачи решит та или иная мера контроля, и уметь донести ее пользу членам команды. Не нужно внедрять методики мониторинга, если вы не понимаете, зачем они нужны, даже если их уже используют конкуренты.

Виды контроля сотрудников

виды контроля сотрудников

Руководители компаний и подразделений используют разные виды проверки деятельности подчиненных. Одни оценивают результаты работы, другие — определенные этапы. Рассмотрим основные способы контроля сотрудников, которые применяют российские менеджеры.

Оценка результатов

Подход предполагает контроль сотрудников через оценку результатов их работы. Результативность труда измеряют различными показателями: объемами продаж, количеством заявок, обработанными звонками, отгруженными тоннами. Методика помогает руководству выявить сильные и слабые стороны работы персонала и принять меры по улучшению результатов.

Это наиболее универсальный способ измерить качество работы сотрудников в организации.

Предварительный контроль

Предварительный контроль персонала – это процедура, которую проводят перед началом трудовой деятельности. Он включает в себя проверку знаний и навыков сотрудников, а также оценку наличия необходимых ресурсов и материалов. Метод контроля используют, чтобы убедиться, что у команды достаточно навыков и компетенций для выполнения определенных задач.

Предварительный контроль в компании снижает риск того, что сотрудники не успеют выполнить работу или сделают ее некачественно. С ним руководители видят потенциальные проблемы и могут устранить их еще до запуска проекта.

Проверка этапов работы

Проверка этапов работы – это способ, который подразумевает разбиение работы на отдельные этапы и контроль за выполнением каждого из них. Поэтапный подход используют при управлении профессиональными командами, которые могут самостоятельно организовать себя.

Это не строгий способ контроля сотрудников, который основывается на доверии, так как при нем проверяется лишь формальное выполнение этапов. При этом, руководитель зачастую не видит «внутренностей» работы и не может полноценно контролировать каждого члена коллектива.

Поэтапный контроль помогает находить проблемы на ранних этапах рабочих процессов и находить пути для их устранения. С ним работа команды становится эффективнее, при этом, никто из коллектива не переживает, что за ним слишком строго следят.

Периодический контроль

Периодический контроль помогает оценить продуктивность команды в большом временном разрезе. Подход строится на том, что руководитель мониторит работу подчиненных через определенные интервалы времени. Например, раз в день, неделю или месяц.

Периодический контроль — один из самых популярных видов мониторинга. Его используют в компаниях, где подчиненные заняты однотипной работой. В таких организациях персонал регулярно отчитывается перед начальством в устной или письменной форме.

Инструмент позволяет руководству следить за работой персонала и выявлять проблемы, нарушения или отклонения от плана. Также периодический контроль помогает сотрудникам оценить свой прогресс и улучшить качество труда.

Контроль на определенных этапах работы

Метод контроля предполагает контроль за работой сотрудников на этапах трудового процесса, которые наиболее важны для показателей бизнеса. Эти этапы могут быть связаны с прибылью организации, сроками выполнения заказов, качеством продукции и другими KPI. Мониторинг помогает выявить проблемы на этапах работы.

Выбор способа контроля зависит от задач компании, особенностей ее деятельности и потребностей персонала.

Методы контроля сотрудников

методы мониторинга сотрудников

Руководители используют разные методы контроля персонала, чтобы управлять подчиненными. Одни подразумевают личное включение менеджера в процесс мониторинга, а другие проходят без его участия. Методики объединяет одно — с ними лидеру легче управлять командой и достигать результатов.

Для лучшего результата в компаниях комбинируют методы контроля — это делает надзор за качеством исполнения работы максимально прозрачным. Например, берут ручной мониторинг через планерки и объединяют его с автоматизированным через сервисы учета рабочего времени.

Рассмотрим несколько популярных методов контроля сотрудников, которые используют в современных компаниях.

Планерки

Планерки – это регулярные встречи руководства с сотрудниками для обсуждения текущей работы, принятия решений и обсуждения новых идей. Инструмент помогает установить доверительные отношения между руководством и персоналом, выявить ошибки и недоработки в трудовом процессе, а также принять меры для их устранения.

Этот метод мониторинга действий сотрудников подходит для бизнеса без строгой иерархии, где участники коллектива могут открыто обсуждать проблемы между собой. Подход подразумевает высокую степень доверия и не используется в командах, которые привыкли работать под строгим надзором.

Тайный покупатель

Для мониторинга трудовой деятельности сотрудников приглашают специально обученных людей — тайных покупателей. Они покупают товары и услуги компании, а также параллельно оценивают сервис, скорость решения проблемы и другие параметры. Инструмент используют в разных сферах бизнеса — от розничных сетей до интернет-провайдеров.

Преимущество метода — возможность выявить неочевидные особенности работы специалистов. Например, узнать, насколько они приветливы, соблюдают ли они скрипты, соответствует ли их внешний вид внутренним правилам бизнеса. Такой анализ более информативен, чем сухая оценка на соответствие KPI.

Возможная субъективность — главный недостаток подхода. При такой оценке невозможно исключить человеческий фактор и личную неприязнь. Чтобы результаты проверки были максимально непредвзятыми, покупатели не должны быть как-либо связаны с сотрудниками.

Аудио и видеонаблюдение

Аудио и видеонаблюдение – распространенный метод наблюдения за работой сотрудников. Инструмент используют в компаниях, где важна конфиденциальность информации или где существует высокий риск кражи, нарушения правил безопасности.

Наблюдение за персоналом в аудиоформате обычно применяют в коллцентрах или отделах продаж. Звонки с клиентами прослушивают специальные люди, которые потом выделяют ошибки сотрудников, нарушения регламентов и скриптов.

Нормирование труда

Нормирование труда – это метод контроля мониторинга работы сотрудников, который используется для определения стандартов труда и времени, необходимого на выполнение определенной задачи. Этот метод контроля помогает руководству оптимизировать трудовой процесс и увеличить эффективность персонала.

Для контроля за сотрудниками через нормирование труда нужно определить нормы производительности и качества работы для конкретной должности или задачи. Их можно установить на основе опыта предыдущих работников или на основе средних значений в отрасли. Затем нужно разработать план для каждого рабочего, который будет включать в себя описание задач и время на их выполнение.

После этого руководитель определяет степень выполнения задач каждым работником и сравнивает их результаты с установленными нормами производительности и качества работы. После этого становится понятно, насколько эффективен труд того или иного специалиста.

Отчетность

Отчетность — метод мониторинга работы сотрудников, при котором персонал представляет отчеты за определенный период, которые затем анализирует руководитель с помощью определенных критериев оценки. Инструмент помогает контролировать достижение целей, выполнение задач и общую продуктивность команды.

Отчеты могут быть устными и письменными, содержать только конкретные данные или свободное описание трудового процесса. Формат отчетности определяет руководство в зависимости от области деятельности и задач бизнеса.

Аттестация

Аттестация – это метод контроля, который используют для оценки профессиональных знаний и навыков сотрудников. Подразумевает проверку компетенций специалиста через тесты, практические задания, интервью, экзамены и другие форматы.

Аттестация проводится регулярно и позволяет руководству выявить проблемы в работе персонала, чтобы принять меры по их устранению. Этот метод контроля также помогает определить потребности в дополнительном обучении и развитии.

Выбор методов контроля сотрудников зависит от конкретных задач компании и особенностей ее деятельности. Где-то лучше сработает проверка тайными покупателями, а где-то — отчеты и нормирование труда. Каждый инструмент обладает сильными и слабыми сторонами, на которые стоит смотреть при выборе методики.

Автоматизация

Автоматизация — подход к мониторингу персонала, при котором отслеживание происходит через программное обеспечение на компьютере или другом устройстве. Система автоматически фиксирует ошибки, простои, переходы на сомнительные сайты и другие нарушения в трудовой деятельности, и передает данные руководству.

Инструмент позволяет контролировать удаленных и офисных работников и знать в деталях, как проходит их рабочий день. Программа также считает время, потраченное человеком на работу, количество выполненных задач и другие важные показатели.

Контроль разных типов сотрудников

Подход к контролю работы персонала зависит от того, какие задачи выполняет человек в команде. Проще всего оценить рабочий процесс рядовых сотрудников, деятельность которых подчиняется регламентам и четким показателям эффективности. Само наличие KPI уже намекает на то, за чем именно стоит следить.

В предыдущих разделах мы рассмотрели методы надзора за линейными работниками. Но иногда в компаниях есть не только рядовой персонал, но и удаленные сотрудники, руководители, а также люди, занятые абстрактной деятельностью — творчеством, креативом, мотивацией. Обычно у них нет строгих регламентов, а показатели эффективности сильно размыты. Но даже в таком случае их труд полезно отслеживать и оценивать. Рассмотрим, как это лучше сделать.

Удаленные сотрудники

удаленные сотрудники

Если сотрудники физически не присутствуют в офисе, один из способов их контролировать — установить на ПК систему учета рабочего времени. Это специальная программа, которая отслеживает, на какие сайты заходит человек, во сколько начинает и завершает работу.

Также следует проводить через корпоративную систему проверки действий сотрудников, контроль KPI или соблюдение графика. Но эти инструменты не дают такой подробной картины, как системы учета рабочего времени.

Руководители

Если в компании всего пара руководителей, которые управляют всем штатом, их работа не нуждается в контроле. Когда же в организации существует более сложная иерархия, у топ-менеджеров появляется задача проследить за работой подчиненных — руководителей отделов.

Контроль за деятельностью руководителей обычно сводится к проверке результатов работы, но может подразумевать и экспертную оценку. Обычно экспертами выступают высшее руководство, приглашенный специалист, а иногда даже подчиненные менеджера.

Творческие сотрудники

Если работник занимается монотонной работой, его эффективность обычно легко оценить. Достаточно посчитать объем товаров и услуг, которые он производит за определенный отрезок времени. Когда же человек выполняет в организации более абстрактную работу, например, генерирует идеи, измерить его труд становится сложнее.

Для оценки труда творческих сотрудников используют экспертную оценку. Но в компаниях обычно не держат отдельного человека, который бы следил за работой персонала. Поэтому контроль над сотрудниками сводят к отчетности.

Для творческих работников не всегда получается вывести ключевые показатели эффективности. А отчет — универсальный способ убедиться, что на работе человек занимался своими задачами, а не имитировал занятость.

Еще больше об измерении эффективности труда сотрудников вы можете узнать в нашей статье: Оценка эффективности персонала: критерии и методики

Системы для автоматического контроля сотрудников

Bitcop структура дня

Сервис Bitcop автоматизирует контроль действий сотрудников в компании. Программное обеспечение автоматически фиксирует действия специалиста за компьютером в системе и передает данные руководству. Помимо этого, программа позволяет:

  • отслеживать время начала и окончания работы каждого сотрудника;
  • оценивать продуктивность персонала на рабочем месте;
  • фиксировать сервисы и программы, с которыми работает сотрудник в течение дня;
  • делать скриншоты монитора работника в случайный момент времени;
  • отслеживать затраты времени персонала на те или иные задачи;
  • блокировать нежелательные сайты и ресурсы, чтобы сотрудник не мог зайти на них с рабочего компьютера;
  • отслеживать поисковые запросы, которые вводит работник;
  • предотвращать утечку конфиденциальных данных компании.

Ошибки в контроле персонала

Когда в компании проводят контроль над работой персонала, допускают частые ошибки:

  • Контролируют сотрудников не постоянно, а только время от времени. Это приводит к тому, что выводы о деловой активности работников получаются необъективными.
  • Отслеживают каждый мелочный шаг в работе сотрудников. В результате персонал чувствует себя под постоянным надзором, перенапрягается и утрачивает способность самостоятельно принимать решения.
  • Используют незаконные и неэтичные инструменты контроля. Даже если
    подчиненные не знают, что за ними следят, со временем они об этом догадываются.
  • Слишком строго следят за работой сотрудников. Такой подход к контролю указывает на недоверие и напоминает труд надзирателей на каторге, поэтому вызывает у работников отторжение.
  • Имитируют контроль, но на самом деле ни за чем не следят. Иллюзия мер без их реального применения лишь тратит деньги компании и не приносит реальной пользы.
  • Не используют результаты контроля. Если по итогам мониторинга руководители ничего не меняют в управлении, его внедрение не имеет смысла.
  • Используют только субъективные методы оценки труда. Такой подход подразумевает предвзятость, значит, кто-то из работник может столкнуться с несправедливой оценкой своей деятельности.
  • Не дают обратную связь трудовым кадрам по результатам контроля. Из-за этого специалисты не понимают, что им нужно улучшить в рабочем процессе, и никак не меняют свое поведение.

Мониторинг сотрудников «для галочки» не принесет результатов, даже если будет проведен по всем стандартам. Чтобы сделать контроль персонала инструментом управления, а не простой формальностью, его нужно внедрять осознанно.

Резюме

Подведем итоги статьи и выделим основные преимущества внедрения анализа работы:

Что такое предварительный контроль

Как контролировать процесс работы и оценивать полученный результат: рассуждаем о ключевых компетенциях руководителя, которые должны развивать HR-службы.

Для чего необходим контроль

Контролировать работу сотрудников необходимо для того, чтобы вовремя разрешать проблемы, возникающие в ходе выполнения задач. Контролировать работу можно по-разному, и правильно выбранный вид контроля может являться нематериальным фактором мотивации сотрудников.

Чтобы выбрать оптимальный вид контроля, руководителю нужно учитывать два параметра: специфику задачи и специфику личности сотрудника, которому задача будет поручена. Чтобы охарактеризовать специфику задачи, нужно прежде всего ответить на вопрос, что более важно при ее выполнении-процесс или результат? В задачах результата значим конечный итог, он есть, и его можно измерить. В задачах процесса нужно, чтобы сам процесс шел определенным образом.

Пример
Командир ставит перед отрядом задачу: копать с утра и до заката с получасовым перерывом на обед и пятиминутным отдыхом каждый час. Если цель задачи — построить к вечеру оборонительное укрепление, чтобы сдержать нападение, — это задача результата. Если цель — посмотреть, как копают, с какой скоростью и соответствует ли качество работы нормативам, — это задача процесса.

Также специфику задачи характеризуют простота, новизна, важность, срочность. К специфике личности сотрудника относится компетентность в выполнении поставленной задачи, мотивация, ответственность, самостоятельность и инициативность, ориентированность на процесс или результат. Посмотрим, как в зависимости от специфики задачи и личности сотрудника выбирать наиболее эффективный вид контроля.

Виды контроля: специфика выбора

В практике управления используются пять видов контроля: итоговый (аттестация как вид итогового контроля в данном случае не рассматривается), предварительный, поэтапный, периодический, выборочный. Они отличаются друг от друга расстановкой так называемых точек контроля. Точки контроля — это моменты времени в процессе выполнения задачи, когда руководитель проверяет работу сотрудника.

Итоговый контроль, или контроль по результату. Этот вид контроля характеризуется тем, что точка контроля одна, и она совпадает с моментом достижения цели. Вплоть до срока выполнения задачи сотрудник работает самостоятельно.

Преимущества итогового контроля значительны: максимальная экономия времени руководителя, стимул для развития самостоятельности сотрудника, высокий уровень мотивации сотрудника (если для него подходит этот вид контроля). Однако итоговый контроль сопряжен с максимальными рисками.

Во-первых, при некорректной постановке задачи или неправильном понимании задачи подчиненным необходимая работа может быть не выполнена.

Пример
Руководитель, ставя задачу подчиненному, нечетко сформулировал, что предполагается получить в результате: «Нужно привлечь на свою сторону как можно больше клиентов компании «О. «». В итоге может оказаться, что сотрудник потратил все силы на то, чтобы привлечь на свою сторону много клиентов, но нерентабельных, и компания будет рассчитывать на меньшую прибыль, чем могла.

Во-вторых, при итоговом контроле велик риск, что задача может быть не выполнена в требуемом объеме или качестве. Это может произойти, если исполнитель непрофессионален, недисциплинирован, или не мотивирован.

Таким образом, итоговый контроль стоит использовать при выполнении простых, краткосрочных задач (специфика задачи приоритетна) и выбирать в качестве исполнителя сотрудника опытного, ориентированного на результат, самостоятельного и инициативного. Именно инициативный сотрудник, столкнувшись с проблемами, придет к руководителю за дополнительной информацией.

Вернемся к нашему примеру «копать с утра и до заката». Допустим, командир поставил цель, чтобы к вечеру оборонительное укрепление было готово. Итоговый контроль возможен лишь в том случае, если все его бойцы десятки раз выполняли поставленную задачу, прекрасно осознают, что от качества их работы зависит их жизнь, а если они закончат раньше, то смогут лучше отдохнуть и подготовиться к бою. Предоставленная бойцам самостоятельность будет свидетельствовать о доверии командира и являться нематериальной формой мотивации, сплачивать коллектив и укреплять моральный дух.

Если у командира нет уверенности в том, что бойцы построят укрепление в срок и подготовятся к бою, нужно использовать другие виды контроля.

Предварительный контроль

Уменьшить риски итогового контроля можно, поставив еще одну точку контроля между постановкой цели и ее достижением, то есть использовать предварительный контроль. Практика показывает, что в таком случае лучше всего проверить работу сотрудника, когда до срока выполнения работы остается 1/3 отведенного времени, и 2/3 оставить для самостоятельной работы.

Конечно, не все задачи можно контролировать таким образом. Например, построив дом на 2/3, вряд ли целесообразно перестраивать его заново. Однако для большинства тактических задач предварительный контроль является очень удачным. Преимущества его те же, что и итогового. Оставив 2/3 времени на самостоятельную работу, можно создать атмосферу доверия и приучить сотрудника к самостоятельности. А вот минусов меньше — чуть больше времени на проверку и риск серьезных перенапряжений в случае экстремальных ошибок. Поэтому предварительный контроль стоит использовать, если задача не является абсолютно новой, корректировка допустима, период выполнения не очень длительный.

В данной ситуации выбор контроля определяется не столько задачей, сколько тем, есть ли у вас подходящий исполнитель. Еще раз вернемся к примеру «копать с утра и до заката». Если бойцы опытны и самостоятельны, но их компетентность относительно возведения укреплений все-таки стоит проверить (делают это всего лишь второй или третий раз), то, имея в запасе еще одну точку контроля, у командира будет больше уверенности в том, что отряд успеет завершить укрепление в срок.

Поэтапный контроль

Поэтапный контроль применим к задачам, которые можно разделить на этапы. В конце таких этапов и стоит расставить точки контроля.

Такой вид контроля целесообразно применять, во-первых, если есть опытный, ориентированный на результат, самостоятельный и инициативный сотрудник (такой, о которым мы говорили выше), но задача длительная, сложная, новая и важная. С помощью поэтапного контроля можно минимизировать риск невыполнения конечной цели. Во-вторых, этот контроль применим при простых задачах, но с сотрудником, профессионализм которого или индивидуально-личностные качества вызывают сомнения. Такими качествами могут быть, например, ориентация на процесс, а не результат, невнимательность, склонность к внешней референции (то есть сотрудник требует поддержки и оценки). Используя поэтапный контроль, можно выявить проблемные зоны в работе сотрудника и вовремя их скорректировать.

Периодический контроль

Точки контроля в этом случае ставятся через определенные промежутки времени,например каждый день в 9.00, каждую пятницу в 17.00, каждый последний день месяца и т. п.

К преимуществам периодического контроля можно отнести тот факт, что и руководитель, и сотрудник знают, когда будет проверяться ход работы. Минусов гораздо больше: высокая частота проверок и, следовательно, значительные временные затраты. Периодический контроль превращается в процедуру, а значит, становится рутинным и может вызывать демотивацию сотрудников. Чтобы этого избежать, периодический контроль лучше использовать при выполнении задач процесса, а не результата, то есть там, где необходимо поддерживать рабочее состояние, быть в курсе происходящего и нет необходимости выделять этапы.

Например, текущая ситуация с клиентами, норма визитов к клиентам, рекламации, объем продаж за период — эти параметры необходимы руководству отдела продаж, чтобы принимать решения и поддерживать продажи на заданном уровне. Периодический контроль (например, летучки, планерки один раз в неделю) в данном случае становится процедурой и применяется ко всем сотрудникам.

Есть еще случаи, в которых необходим периодический контроль. Это сложные, новые, «одноразовые», экстремальные задачи с большим числом неизвестных параметров. При таких задачах ситуация меняется постоянно, а важность задач велика. Например, за две недели необходимо привлечь на сторону компании ключевых клиентов компании-конкурента, иначе доля компании на рынке снизится в 1,5 раза. Такие задачи поручаются лучшим исполнителям, и контроль не вызывает демотивации в силу сложности самой задачи. Руководитель и сотрудник встречаются для обмена мнениями и согласования действий.

Периодический контроль применим и в ситуациях, когда задача проста, привычна, но сотрудник с ней не справляется. С помощью периодического контроля можно выяснить, почему сотрудник не справляется с работой, принять решение об обучении недостающим навыкам, переводе на другой участок работы или увольнении.

Выборочный контроль

Этот вид контроля отличается от других тем, что исполнитель не знает, в какой момент времени его будут проверять, но знает, что именно выборочный вид контроля будет использован (точки контроля выбираются произвольно).

Выборочный контроль удобен для руководителя, так как время выбирается по его усмотрению и проверяется неподготовленный результат.

Минусы очень серьезны, так как выборочный контроль демотивирует большинство сотрудников, создает атмосферу недоверия, вызывает стресс. Здесь велика вероятность необъективности. Однако существуют ситуации, в которых применение выборочного контроля обосновано.

Во-первых, это задачи процесса, связанные с соблюдением стандартов и технологий. Неожиданность контроля здесь принципиальна. Например, в мерчендайзинге таким образом хорошо проверять правильность выкладки товара. В производстве лекарственных препаратов — качество выпускаемой продукции. Чтобы снизить демотивацию, выборочный контроль необходимо применять ко всем сотрудникам, занятым в процессе, превратить его в общую процедуру.

Во-вторых, выборочный контроль применим, если сотрудник недисциплинирован, его ответственность оставляет желать лучшего или нужно постоянно держать его в тонусе. Вспомним наш пример с копающим отрядом бойцов. Если предположить, что противник условный и речь идет об учениях, бойцы могут расслабиться и копать не с полной отдачей. Командиру стоит периодически заглядывать на позицию и убеждаться в том, что дела идут как надо.

В-третьих, выборочный контроль может пригодиться при коучинге. Например, руководитель, лично проводя коучинг сотрудника, может договориться с ним таким образом: «Как только у меня появится свободная минута, я прихожу, и мы продолжаем совместную работу».

Простые правила мотивирующей критики

В заключение остановимся на еще одном важном моменте. Выбирая вид контроля, помните, что принципиальное значение для мотивации сотрудника имеет то, как при контроле осуществляется обратная связь. Особенно если руководителю требуется указать на недостатки в работе. Вот несколько простых правил, которые помогут сделать обратную связь мотивирующей:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *