Работа с архивами
Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
С уважением
ФИО
Дата.
Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения. Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.
Когда вам пришлют информацию, пишите следующий запрос, про следующего предка.
От директора архива запросы направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю.
Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы
Что архивы сделают для вас бесплатно
- подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы,
- прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий,
- избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий,
- нахождении на излечении,
- получении образования;
- лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселенных, лишенных избирательных прав и др.);
- пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны;
- реабилитации.
Что архивы делают за деньги
Что хранится в архивах
Какой можно получить ответ
Что можно и чего нельзя
Особые случаи
Если документов нет
Самостоятельная работа в архиве
Предположим, вы собираетесь поехать в другой город, поработать в архиве и найти сведения о своих предках. Если вас туда не приглашали, что случается, не надо бросаться туда очертя голову, не исключено, что в архиве и нет нужной вам информации. Прежде чем ехать, советую написать туда письмо следующего содержания на имя директора архива.
Сначала шапка – адрес архива, директору, фамилия имя отчество директора.
От такого-то (ваша ФИО), проживающего по адресу (это чтобы вам могли ответить).
Потом, конечно, обращение.
Потом сообщаете, что вам собственно нужно:
Я занимаюсь исследованием своей родословной (или назовите другой повод, ну, например должен получить подтверждение родства для получения наследства, или занимаюсь научными исследованиями по такой-то проблеме) и хотел бы поработать в читальном зале вашего архива. Меня интересуют следующие документы: (перечислите). Не могли бы вы сообщить, имеются ли в ваших фондах эти документы, выдаются ли они исследователям и каковы условия работы в читальном зале вашего архива.
С уважением
Подпись.
Можно, конечно, поехать и без подготовки, и без предварительного письма, но, тем не менее, лучше спросить. Вам обязательно ответят – архивы отвечают на письма.
Если вам ответили положительно, покупаете билет и отправляетесь. Если нужных вам документов нет, напряженно соображаете, в каких других документах может быть информация о ваших предках, и по их поводу уже звоните по телефону. Вас уже знают, вы скажете, что писали письмо, получили ответ, что нужных вам документов нет, а нет ли случайно других, таких-то и таких-то… Директор вам ответит, у нее список есть.
Кстати, если нужны были вам метрические книги и в архиве говорят, что их нет, позвоните на всякий случай в соответствующий ЗАГС. Известны случаи, когда метрические книги, которым по все правилам полагалось бы быть в архиве, обнаруживались в «родном» ЗАГСЕ, и никто их не собирался никуда сдавать. Может, имеет смысл и в ЗАГС заодно съездить.
Ехать нужно не меньше, чем на неделю, иначе ничего не найдете. Поселиться в гостинице, сейчас, как правило, можно без проблем в любом городе (если, конечно, там в это время не проходят крупные спортивные соревнования или что-то в этом роде). Кроме того, совсем не обязательно все время пребывания в архиве жить в одной гостинице, вы можете и переехать. Если наладить хорошие отношения с работниками архива, они вам могут и дешевую гостиницу посоветовать. Я сама слышала, как одной женщине советовали остановиться при монастыре, где имелось что-то вроде гостиницы для паломников.
Как только поселились, отправляйтесь в архив. Дело в том, что ни в одном архиве не выдают документы сразу, сначала надо их заказать, а выдают их, как правило, на следующий день. В некоторых архивах (в Воронежском, например), даже и описи нельзя посмотреть без предварительного заказа. Бывают архивы, в которых документы выдают через неделю после заказа (хотя и очень редко), тогда вам точно не на неделю надо ехать, а, как минимум, на целый отпуск.
Так вот. В архиве вам надо сначала записаться в читальный зал (не стесняйтесь спрашивать как, вам все с готовностью объяснят), посмотреть описи, заказать нужные вам документы, узнать, когда вам их выдадут…
Кстати…
Люди часто злятся, что им медленно выдают заказанные дела. Им кажется, что это как в библиотеке — чтобы принести заказанное дело, нужно просто взять его на полке и принести. А вот ничего подобного. Допустим, вы заказали метрическую книгу. Это огромный талмуд, по площади чуть больше канцелярского дела, но по толщине не меньше двадцати сантиметров. Все это дело нужно внимательно перелистать, прежде чем вам его дать, и проверить, нет ли каких повреждений, все ли листочки на месте. Допустим, в архиве сидит 30 человек, каждый заказал по метрической книге, а перелистывает их все одна усталая женщина. Конечно, она делает это медленно и долго.
Допустим, она устала до такой степени, что не заметила вырванного листа.
В начале каждого дела есть листочек, на котором вы расписываетесь, подтверждая, что вы это дело получали. Так вот, если в следующий раз, когда она отдохнула, отсутствующий лист заметила, то. Что произойдет, по вашему? Посмотрят на листочек, там ваша подпись последняя, до этого вырванных листов не было и все. Ваша репутация загублена.
Или вот еще раздражают посетителей архивов женщины, которые сидят в читальном зале и смотрят, что посетители делают с заказанными делами, и не разрешают им передавать дела друг другу. Зря раздражаетесь. Они вас же берегут. Вот устанет эта женщина, задумается, а в это время, кто-то возьмет и сделает что-то плохое с полученным вами делом. И опять-таки, пострадаете вы. И это не выдумки, такие случаи бывали.
Так что, не раздражайте архивистов, не утомляйте их своими криками, от этого только хуже будет. Ну, а если они увидят, что вы это понимаете, может, они будут к вам получше относиться, помогут побыстрее скопировать, например, нужные страницы.
Кстати, один совет. Описи не всегда бывают достаточно подробными, но во всех архивах медленно, но целенаправленно, потихоньку идет работа по улучшению учета, по систематизации, по оцифровыванию и так далее и тому подобное. Допустим, в основной описи просто написано, что есть ревизская сказка за такой-то год. А в подробной описи, которая еще только готовится и в читальный зал не выложена, эта ревизская сказка описана подробно, с указанием того, какая деревня находится на какой странице. Без этой, отсутствующей в читальном зале описи, вы будете два дня листать эту жуткой величины ревизскую сказку, только чтобы найти нужную деревню. А с ней вы сразу откроете нужную страницу и найдете все за пять минут. Работники разных отделов архива, как правило, не знают, что происходит в чужих отделах, так что если вы спросите в читальном зале, вам скажут, что ничего подобного нет. Все знает только директор. Если директор будет к вам хорошо относиться (а вы уже познакомились, переписывались и разговаривали по телефону), она вас направит к нужному человеку, если такой есть, и это значительно облегчит процесс.
Итак, ваша цель – найти своих предков. До этого вы отправляетесь, допустим, после обеда в архив (потому что вам обещали дело выдать только тогда), работаете там до вечера, уходите, а что делать все остальное время?
Да, опять кстати, если дело вы не досмотрите, то оно останется лежать в читальном зале, и на следующий день вы сможете его начать смотреть прямо с момента открытия читального зала.
Очень советую в этом городе посетить краеведческий музей, там тоже может быть полезная информация, которая натолкнет вас на мысль, какие документы еще заказать. Запишитесь в самую крупную местную библиотеку, поищите там разнообразные справочники, сходите в зал периодики, поищите старые газеты и журналы, где может содержаться нужная вам информация. Найдите интернет-кафе (или интернет-зал в той самой крупной библиотеке, куда вы уже записались) – если у вас возникнут трудности в поиске, можно ведь зайти на наш форум и посоветоваться.
Постарайтесь познакомиться с каким-нибудь местным жителем, который одновременно с вами работает в архиве. Вдруг вам что-нибудь еще понадобится, тогда вы сможете его попросить об этом – за деньги или за ответную аналогичную услугу. Знакомиться удобно в начале и конце работы читального зала, в обед или выходя покурить – приставать к людям в читальном зале крайне неудобно. Там все молчат.
Если вы имеете склонность к поиску однофамильцев, найдите их в этом городе заранее и встречайтесь с ними по возможности. Лучше не напрашиваться в гости, а ходить, допустим, в кафе чай пить – кто знает, понравитесь вы друг другу или нет.
Допустим, вы целую неделю ходили в архив каждый день и нашли то, что хотели. Выписать вы, конечно, все можете, но скопировать – далеко не всегда. Чтобы получить заверенную выписку из документа или его копию, надо, чтобы эту выписку или копию сделали. Вам могут сказать, что копия будет готова через месяц, архив ничего не высылает, приезжайте через месяц и возьмите. Или, скажут вам, познакомьтесь с кем-нибудь и попросите знакомого получить копию или выписку и переслать.
Во-первых, их можно уговорить. Как ни странно, работники архивов в большинстве своем не берут взяток, но уговорить их, попросить, и даже заплатить за сверхурочную работу можно, только постарайтесь, чтобы это не выглядело как взятка. Не знаю, почему, но не любят они этого.
Во-вторых, можно уехать и сделать заказ по почте на копирование нужных вам страниц – фонд такой-то, дело такое-то, страницы такие-то. Но в этом случае, с вас попытаются, скорее всего, взять плату как за полноценный поиск. Выбирайте этот путь только в том случае, если способны по телефону объяснить, что уже приезжали, сами все нашли, и это не было поиском, это было копированием. Это сложно.
В-третьих, вы можете действительно попросить знакомого, с которым познакомились, работая в читальном зале.
Главное — не скандалить и не паниковать.
Если будете работать в каком-либо областном архиве, разыскивая своих предков, очень советую почитать опись губернского жандармского управления. Во-первых, чтение это полезное — вы там можете найти сведения о каких-то своих предках и родственниках, которые могли и не совершать противоправных действий, но стать их жертвами, это значительно облегчит дальнейший поиск, в самом деле даже и фотография может оказаться (в некоторых случаях), и адрес, и много интересных деталей. Во-вторых, описи напечатаны, как правило, на машинке и их просто удобно и легко читать. Да их просто интересно читать, эти описи. Кажый заголовок дела — как роман, состоящий из одного названия. А вот пример: Дело по обвинению крестьянина хутора Чернышевка Острогожского уезда Моисеенко С.С. за высказывание против царского правительства о неумении вести войну и пропаганду содержания сказки «Конек-Горбунок».
Порядок обращения в архив
Российский государственный архив кинофотодокументов — одно из крупнейших хранилищ в мире, занимающееся собиранием, хранением, учетом, научной обработкой и использованием кинофотовидеодокументов.
Все документы архива доступны для пользователей архивной информации.
Работа с киновидеофотодокументами начинается со знакомства с НСА архива для информации об их наличии на хранении в РГАКФД и поиска интересующих документов.
В архиве осуществляется консультирование пользователей архивной информации по содержанию находящихся на хранении киновидеофотодокументов и интересующей тематике.
Посетители (пользователи архивной информации) имеют право:
Получать информацию о составе и содержании киновидеофотодокументов архива в целом и об отдельных киновидеофотодокументах.
Получать информацию о распорядке работы читальных залов, перечне услуг, оказываемых архивом, и действующем Прейскуранте платных услуг.
Знакомиться со всем имеющимся научно-справочным аппаратом архива,
в том числе:
каталогами киновидеофотодокументов (традиционными и электронными);
тематическими перечнями кинодокументов;
монтажными листами (описями) кинодокументов и фотоальбомов, описаниями видеодокументов;
а также:
с нормативно-методическими пособиями, информационными материалами, имеющимися в справочно-информационном фонде архива;
с периодическими и книжными изданиями и др., имеющимися в научно-справочной библиотеке архива.
Время работы читальных залов.
Для работы в архиве необходимо:
Накануне визита заказать пропуск в архив по телефонам:
+7 495-563-14-63 (читальный зал кинодокументов)
+7 495-563-39-96 (читальный зал фотодокументов)
Для прохода на территорию архива обязательно иметь при себе паспорт.
Иметь при себе гарантийное письмо на имя директора архива (см. Образец гарантийного письма), если работа ведётся от организации или учреждения.
Частное лицо, при посещении архива пишет личное заявление, в котором указывает свои паспортные данные.
Приехав в архив, подписать гарантийное письмо или личное заявление у директора архива, следовать в читальные залы для отбора киновидеофотодокументов по каталогам и просмотра техническими средствами.
Изготовленные копии киновидеодокументов выдаются только после оплаты заказа по безналичному расчёту после поступления денег на расчётный счёт архива.
Заказ на изготовление копий фотодокументов отдаётся в работу только после оплаты по безналичному расчёту, после поступления денег на расчётный счёт архива.
Изготовленные копии киновидеофотодокументов выдаются на руки пользователю архивной информации или могут быть высланы по почте, только иногородним пользователям архивной информации. Все почтовые расходы производятся за счёт пользователя архивной информации.
С разрешения руководства архива можно пользоваться для работы персональным компьютером.
Пользователей архивной информации могут сопровождать переводчики и помощники.
Пользователи архивной информации могут заказывать либо изготавливать самостоятельно арендуемыми техническими средствами архива или собственным техническим средством копии архивных киновидеодокументов, печатных изданий в объеме не более 100 листов (кадров, электронных образов) в течение рабочего дня на возмездной основе при соблюдении требований подпунктов 4.2.21 — 4.2.25 Регламента.
Пользователь архивной информацией обязан:
Осторожно и бережно относиться к киновидеофотодокументам, обеспечивать их сохранность. На каталожных карточках и монтажных листах (описях) запрещается делать пометы, исправления, подчёркивания, вынимать и перекладывать каталожные карточки из ящиков.
Не передавать копии архивных киновидеофотодокументов третьей стороне без письменного разрешения руководства архива.
Не производить на компьютерах читальных залов архива копирование и модификацию электронных ресурсов, не загружать и не устанавливать программы, не вносить изменения в файловую структуру и не менять структуру расположения папок, не использовать компьютеры читальных залов архива для передачи информации через информационно-телекоммуникационные сети, не выгружать с них информацию на съемные носители.
ПРИМЕЧАНИЕ
До оказания услуг архивом пользователю архивной информации по приобретению архивных копий, между сторонами заключается Договор, в котором оговариваются все права и обязанности сторон, в том числе по соблюдению Федерального Закона № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г., Гражданского кодекса Российской Федерации (часть 4, раздел 7) «Права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации» и Устава РГАКФД.
Уважаемые заявители!
Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ) хранит документы органов военного управления, соединений, частей и учреждений Министерства обороны с 1941 года по настоящее время.
Рассмотрение писем и запросов граждан, воинских частей и организаций осуществляется по письменному запросу, поступившему:
— лично через приемную ЦА МО РФ;
— в форме электронного документа.
ЦА МО РФ осуществляет подготовку архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов по социально-правовым запросам (обращениям) граждан, связанным с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, определенных законодательством и международными обязательствами Российской Федерации, а также по запросам государственных и правоохранительных органов.
По запросам тематического, биографического (генеалогического) характера, в интересах отдельных граждан, а так же для подготовки очерков, книг, монографий выявление сведений архив не производит, данная информация изучается пользователями самостоятельно в читальном зале архива.
Правила оформления запросов
1. В запросе обязательно должны быть указаны сведения
на запрашиваемое лицо:
фамилия имя отчество (для женщин – фамилия в период прохождения военной службы, работы);
номер воинской части или ее наименование;
период прохождения службы (работы) в пределах месяца и года;
какие сведения необходимо подтвердить;
для предоставления в какую организацию;
фамилия имя отчество заявителя;
полный почтовый адрес с индексом.
2. Если служба (работа) проходила в нескольких воинских частях, запросы составляются по каждой воинской части отдельно.
3. В запросах о подтверждении ранений и заболеваний, следует указывать номер (наименование) госпиталя, в котором было закончено лечение.
4. Запросы о подтверждении награждения орденами и медалями СССР и РФ составляются с указанием степени награды, номера и даты указа Президиума Верховного Совета СССР или Президента РФ, приказа Министра обороны.
О подтверждении награждения нагрудными знаками, утвержденными в Вооруженных Силах СССР, следует указывать приказом командира какой воинской части или органа военного управления (организации) награжден
и дату награждения.
Запросы составляются по каждой награде отдельно.
5. Запрос должен быть понятным, изложен в лаконичной форме
и строго соответствовать образцу.
6. К запросу необходимо прилагать документ на право получения информации в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г.
№ 152-ФЗ «О персональных данных»:
копию документа, удостоверяющего личность,
копию документа на право истребования и получения информации
в отношении третьих лиц (доверенность) и др.
Заполнить формализованные анкеты на военнослужащего, проходившего службу по призыву, на офицера (военнослужащего, проходившего военную службу по контракту), на гражданское лицо, работавшее в воинской части (организации) можно с помощью электронных web-форм, перейдя по ссылке .
Как попасть в архив
Обращения граждан
- Главная / Обращения граждан
Обращения граждан
За справочной информацией о местах
хранения документов Вы можете обращаться в
Справочно-информационный Центр федеральных архивов ,
расположенный по адресу: 117993, г. Москва, ул. Профсоюзная, 82
Е-mail: sic_faa@mail.rgantd.ru
Уважаемый пользователь!
Этот раздел позволяет обратиться в Государственный архив РФ с запросом социально-правового характера о предоставлении архивной справки, архивной выписки, информационного письма:
- О подтверждении заработной платы и трудового стажа граждан, работавших в учреждениях и ведомствах высших органов власти бывшего СССР и РСФСР, а также Российской Федерации [1].
- О переименованиях и реорганизациях министерств и ведомств союзного и республиканского значения.
- О подтверждении награждения государственными и ведомственными наградами [2].
- О жертвах нацизма (подтверждения фактов: насильственного вывоза в Германию или на территорию стран ею оккупированных; пребывания в местах принудительного содержания и труда).
- О применении в 20-50 годы XX века политических репрессий к гражданам, проживавшим на момент ареста в г. Москве и Московской области.
Вашему вниманию предлагаются бланки типовых анкет-заявлений с учетом тематики запросов социально-правового характера, поступающих в ГА РФ. До их заполнения просим Вас ознакомиться с ПАМЯТКОЙ.
Анкета может быть отправлена с сайта в электронной форме, распечатана и отправлена почтой, а также передана в архив через приемную федеральных архивов, расположенную по адресу: г. Москва, ул. Большая Пироговская, 17, тел. (499) 246-08-05.
Все поля анкеты являются обязательными для заполнения (в случае отсутствия сведений укажите "не имею").
Анкеты без указания сведений о лице (учреждении) запрашивающем архивную справку, архивную выписку, информационное письмо и без сведений об адресе, по которому необходимо отправить ответ, к рассмотрению НЕ ПРИНИМАЮТСЯ.
Лица, запрашивающие архивную информацию, касающуюся третьих лиц, должны прилагать к анкете расписку, с указанием цели, запрашиваемой информации, а также степени родства по отношению к лицу, о котором она запрашивается [3] .