Лекция 2.4. Система организационно-правовой документации
1.1. Назначение и состав организационных (организационно-правовых) документов
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:
создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
установление ее структуры;
определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);
регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
формирование совещательных органов управления;
регламентацию деятельности аппарата управления;
лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
установление режима работы и системы охраны;
организацию труда работников и оценку труда работников;
ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуютнормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуруутверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой — по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.
Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Система организационно-правовой документации
3.1. Назначение и состав организационно-правовой документации (ОПД).
3.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов:
· Положения. Инструкции. Должностные инструкции.
3.1. Назначение и состав
организационно-правовой документации (ОПД)
Важнейшей функцией управления является организация системы и процессов управления, т. е. организационная функция. Слово «организация» означает «устройство чего-либо, строение». Жизнедеятельность любой организация начинается с разработки организационных документов, которые должны:
· определить статус и организационно-правовую форму учреждения;
· установить структуру организации и штатную численность персонала;
· регламентировать деятельность структурных подразделений и сотрудников (положения, должностные инструкции);
· сформировать совещательные органы управления и регламентировать деятельность аппарата управления);
· установить режим работы персонала, подразделений, служб (правила внутреннего распорядка);
· организовать труд работников и осуществить оценку их деятельности;
· определить порядок реорганизационных мероприятий, включая реорганизацию, ликвидацию учреждения.
Таким образом, назначение группы организационных документов – создание организационно-правовой базы для нормального функционирования организации, учреждения или предприятия. Они определяют границы правового поля, в пределах которого сотрудники могут осуществлять свои полномочия.
Организационно-правовая документация – комплекс взаимосвязанных документов, содержащих нормы и правила регламентирования деятельности организации, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов.
Состав ОПД представлен следующими видами документов:
· правила и инструкции;
· структура и штатная численность;
Особенности ОПД заключаются в следующем:
а) она реализует нормы административного права и является правовой основой деятельности учреждения, а положения, содержащиеся в ОПД строго обязательны для исполнения;
б) цель разработки ОПД – рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и сотрудниками учреждения;
в) в процессе подготовки ОПД в обязательном порядке проходят процедуру согласования, т. е. визирования со всеми заинтересованными лицами подразделений и юридической службой;
г) ОПД проходит процедуру утверждения вышестоящей организацией (министерство, ведомство, служба), руководителем организации, коллегиальным органом. Может утверждаться непосредственно актом руководителя, распорядительным документом (приказом, распоряжением) или постановлением и решением коллегиального органа с проставлением грифа утверждения;
д) с точки зрения срока действия ОПД относится к бессрочным документам и действует до их отмены, или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения возникает один раз в три – пять лет. По мере изменения характера деятельности и организации труда в ОПД могут вноситься изменения. В случае реорганизации деятельности ОПД перерабатывается и утверждаются заново.
Для разных видов ОПД установлен различный порядок внесения изменений или пересмотра. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организации (общего собрания акционеров) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации. Изменения в положения о структурных подразделениях вносятся распорядительными документами руководителя;
е) разрабатывается ОПД руководством учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения или организации.
Оформляется ОПД на листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения и др. Датой ОПД является дата его утверждения.
Текст большинства ОПД состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
3.2. Составление и оформление отдельных видов
организационно-правовых документов
1. Учредительный договор – правовой акт, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, деятельности, реорганизации и ликвидации. В Гражданском кодексе (ст. 52, часть первая) определено, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.
Особенности заключения учредительных договоров определены законодательством (ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», «О некоммерческих организациях» и др.). Состав информации определяется структурой самого учредительного договора.
Учредительный договор может состоять из следующих разделов:
1. Вводная часть.
2. Цель заключения договора.
3. Наименование и правовая форма организации.
4. Предмет деятельности.
5. Местонахождение организации.
6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.
7. Порядок образования имущества.
8. Условия об ответственности конкретных участников по обязательствам созданного юридического лица.
9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
10. Порядок управления делами юридического лица.
11. Права и обязанности участников (учредителей).
12. Ответственность за нарушение учредителями договора.
13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.
14. Порядок рассмотрения споров.
15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.
Если необходимо, то учредительным договором утверждается и устав, который дополняет учредительный договор и закрепляет организационно-правовой статус организации. Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывает руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.
Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.
2. Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права учреждения, организации, предприятия. Под уставом понимается свод правил, установленных государством или организацией, регулирующих деятельность этих организаций или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности (Строевой устав, Дисциплинарный устав, Устав железных дорог, Устав ОАО и др.).
В настоящее время не существует нормативно-правового акта, который однозначно бы регламентировал порядок создания этого документа. В то же время устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части первой Гражданского кодекса РФ (ст. 52).
Структура устава должна быть представлена следующими разделами:
· права и обязанности;
· руководство или управление;
· имущество и средства;
· контроль, проверка, ревизия деятельности;
· реорганизация и ликвидация.
Уставы акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью, некоммерческих, государственных и муниципальных унитарных предприятий разрабатываются в соответствии с федеральными законами. Состав информации в этих уставах неодинаков и зависит от организационно-правовой формы предприятия. Например, могут быть разделы, связанные с размером уставного капитала, порядком подготовки и проведения общего собрания акционеров, сведениями о филиалах и представительствах общества и др.
Государственная регистрация юридических лиц осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти на основании ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц». Сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также соответствующие документы включаются регистрирующим органом в государственный реестр. Закон определяет перечень документов, которые необходимо представить юридическим лицом при создании, реорганизации или ликвидации организации. Отметка о государственной регистрации созданной организации проставляется на титульном листе подлинника устава организации и заверяется печатью. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации.
Нормативными актами установлены и примерные формы уставов организаций и предприятий различных организационно-правовых форм.
3. Положение – организационно-правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы структурного подразделения. Положения имеют сводный кодификационный характер, подразделяются на типовые, примерные и индивидуальные. Типовые и примерныеположения разрабатываются для подведомственных организаций, осуществляющих одинаковую деятельность, и служат основой для разработки индивидуальных положений.
Различаются следующие виды положений:
· положения о структурных подразделениях (отделе кадров, отделе менеджмента качества, службе ДОУ);
· положения о коллегиальных и совещательных органах (об ученом совете, о совете директоров), о временных органах (комиссиях, группах);
· положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (положение о бухучете и отчетности в РФ, положение о документах и документообороте в бухучете, о конфиденциальном делопроизводстве);
· положения о проведении различных смотров, конкурсов, олимпиад.
До 2005 г. существовали положения об организации, на их основе действовали высшие органы власти и управления (общие положения о министерствах, положение о Пенсионном фонде, положение о Федеральной архивной службе). В настоящее время деятельность исполнительных органов власти и управления определяется регламентами.
Положение о структурном подразделении имеет типовую структуру и включает разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.
Положение оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем подразделения, а после визирования соответствующими должностными лицами утверждается руководителем организации (приложение 13).
Инструкция – организационно-правовой документ, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Так, постоянно издаются инструкции по заполнению, ведению бухгалтерских документов.
Инструкция имеет заголовок «Инструкция о порядке…»; в ней имеется раздел «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок использования и другие сведения общего характера. Инструкция является организационным документом длительного действия (до ее замены новой), и это определяет особенность текста инструкции. В ней нет указаний, их конкретных исполнителей, сроков исполнения.
Текст инструкции носит указующий характер, поэтому требует четких формулировок с распорядительными словами: должен, следует, необходимо, имеет право, не допускается, запрещается. Текст излагается от третьего лица, илииспользуется безличная форма (например, «руководители предприятий должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан» или «при написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел»).
Многие инструкции разрабатываются на базе типовых. Инструкция оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: название вида документа, гриф утверждения, заголовок, текст, дата, место издания, подпись (приложение 14).
Правом издания инструкции обладают министерства, комитеты, комиссии, администрации различных организаций, фирм, предприятий и учреждений. Инструкция подлежит утверждению: это может быть подпись руководителя или специальный распорядительный акт. Наибольшее распространение получило введение инструкции в действие изданием приказа. В нем дается указание на срок введения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции.
Должностная инструкция –организационный документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности отдельных сотрудников.
Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, и предназначена для разграничения обязанностей и прав сотрудников, исключения дублирования в работе, установления взаимосвязей между должностями. Текст инструкции излагается от третьего лица.
Должностная инструкция включает следующие разделы:
1. Общие положения (наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется сотрудник; порядок назначения на должность и освобождение от нее; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется сотрудник; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые сотруднику в отношении специальных знаний.
2. Должностные обязанности. В максимальном объеме перечисляются обязанности (в последовательности от главных к второстепенным); виды (перечень) работ; характер выполняемых действий (руководит, выполняет, подготавливает, рассматривает, обеспечивает).
3. Права. Описание прав и полномочий, необходимых сотруднику для выполнения своих обязанностей и возложенных задач:право принимать решения по определенному кругу вопросов;запрашивать и получать необходимую информацию;визировать или подписывать документы;контролировать действия каких-либо сотрудников.
4. Ответственность. Определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности сотрудника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной и уголовной.
5. Взаимоотношения. Вэтом разделе указывается:
· от кого, в какие сроки и какую информацию получает сотрудник;
· кому, какую информацию и в какие сроки предоставляет;
· с кем согласовывают проекты подготавливаемых документов;
· с кем осуществляют совместную подготовку документов;
· с какими подразделениями, лицами, организациями возможны взаимосвязи и т. д.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Должностная инструкция разрабатывается и подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Вводится в действие с момента утверждения.
Должностная инструкция используется при составлении трудовых договоров, поэтому она может быть его частью либо самостоятельным документом. Их введение должно быть одновременным, и в этом случае они будут являться основой нормативного регулирования деятельности структурного подразделения.
4. Регламенты. Данный термин имеет французское происхождение и определяется как « совокупность правил, регламентирующих порядок какой-либо деятельности». В различных отраслях права его трактовка может быть разной. Так, в конституционном праве под регламентом понимается «нормативный акт, устанавливающий порядок деятельности органа государственной власти или органа местного самоуправления».
С 2004 г. в России осуществлена административная реформа. Исполнительная власть федерального уровня приобрела трехзвенную структуру:
² Федеральные министерства осуществляют функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности.
² Федеральные службы осуществляют функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности.
² Федеральные агентства осуществляют функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом и правоприменительные функции.
19.01.2005 постановлением Правительства РФ утвержден «Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (ФОИВ). Этот нормативный документ устанавливает не только правила и порядок взаимодействия министерств, служб, агентств при выполнении ими своей работы, но и общие правила деятельности ФОИВ по реализации ими своих полномочий. В связи с этим обязанностью органов власти становится разработка административных регламентов, которые сегодня представлены четырьмя видами:
1) регламент федерального органа исполнительной власти;
2) регламент исполнения государственных функций;
3) регламент предоставления государственных услуг;
4) должностные регламенты гражданских государственных служащих.
Регламенты ФОИВ разработаны на основе Типового регламента и утверждены руководителем органа власти и управления. Нормативно закреплена и структура этого вида регламента. Она включает в себя общие правила деятельности органа:
– планирования и организации работы,
– подготовки и оформления решений и поручений руководителя ФОИВ,
– взаимодействия подразделений ФОИВ, служб и агентств и др.
Особо прописан в Регламенте порядок работы с документами, с обращениями граждан и организаций, обеспечения доступа к информации о деятельности ФОИВ (приложение 15).
В остальных видах регламентов описывается последовательность действий по исполнению органами власти государственных функций и нормативные сроки осуществления таких действий.
Требования к должностным регламентам изложены в федеральном законе от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ст. 47).
В должностной регламент включаются следующие сведения:
· квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, к его образованию, стажу гражданской службы;
· должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;
· перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
· перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативно-правовых актов или проектов управленческих и иных решений;
· сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
· порядок служебного взаимодействия гражданского служащего с данным органом, другими гражданами и организациями;
· перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа.
· показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
К настоящему времени все органы государственной власти и органы местного самоуправления издали нормативные акты, в которых установлены формы типовых и примерных должностных регламентов. Например, в Пермском крае выпущены методические рекомендации по разработке должностных регламентов «Порядок подготовки и утверждения должностных регламентов в системе органов исполнительной власти Пермского края» от 15.12.2005. Во многих разделах и пунктах регламентов содержатся вопросы документирования и организации работы с документами (эти блоки информации были перенесены из типовой инструкции по делопроизводству ФОИВ).
Существуют регламенты, устанавливающие порядок деятельности коллегиального или совещательного органа (регламент деятельности Государственной думы, Совета Федерации). В таких регламентах определяется статус органа, порядок планирования работы, подготовки материалов для рассмотрения на заседании, рассмотрение материалов, ведение протоколов заседания, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.
К организационным документам относятся такие виды кадровых документов, как структура, штатная численность и штатное расписание, регламентирующие состав структурных подразделений организации и штатную численность.
Структура и штатная численность готовится отделом кадров по поручению руководителя организации, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя и утверждается руководителем организации.
Штатное расписание – это организационный документ, определяющий структуру, численность и должностной состав сотрудников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях с указанием разряда по единой тарифной сетке). Штатное расписание имеет унифицированную форму Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 (приложение 47).
Система организационно-правовой документации
Организационно-правовая документация – это совокупность документов, содержащих правила, положения, нормы, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав.
Предназначена для: создания организации и выбора организационно-правовой формы; определения штатной численности и номенклатуры должностей; установления структуры; регламентации деятельности имеющихся структурных подразделений и сотрудников; формирования совещательных управляющих органов; регламентации деятельности управленческого аппарата; лицензирования деятельности; установления режима работы, а также системы охраны; организации труда сотрудников и оценки труда; реорганизации или же ликвидации организации.
Особенности оформления документации: состоят из разделов, которые имеют заголовки. Для удобства восприятия информации текст может разделяться на пункты, подпункты, нумероваться арабскими цифрами. документы оформляются на стандартном листе бумаги формата А-4 или на общем бланке, при этом следует указывать обязательные реквизиты: наименование организации или подразделения, вид документа, дату, номер, заголовки к тексту, подпись уполномоченного лица, гриф утверждения.
Несмотря на то, какие документы входят в систему организационно-правовой документации, они все относятся к числу бессрочных, поэтому действуют вплоть до даты их официальной отмены. Исключением является только штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно. По мере внесения изменений в характер деятельности и организации труда в документацию могут вноситься корректировки, при этом руководитель обязан издавать соответствующий приказ или распоряжение. Если этого не происходит, организационно правовые документы действуют до тех пор, пока не произойдет реорганизация деятельности или иные изменения.
Положение о структурном подразделении – это правовой акт, определяющий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых.
Нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении не существует. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; ответственность; взаимоотношения.
Обязательные реквизиты положения о структурном подразделении: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.
Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентирования организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция, являясь важным организационно-правовым документом, должна включать перечень функциональных обязанностей работника, квалификационные требования для замещения данной должности, определять степень его ответственности и компетентности.
Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными (индивидуальными). Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) должностные инструкции.
Должностная инструкция, как правило, имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности).
Система распорядительной документации
Распорядительные документы — документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Основное назначение – регулирование деятельности организации.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.
В условиях коллегиального принятия решения издаются постановления и решения.
В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.
В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:
• название вида документа (ПРИКАЗ);
• дату (датой приказа является дата его подписания);
• порядковый номер приказа;
• место издания приказа;
• заголовок к тексту;
• отметку о согласовании;
• отметку об ознакомлении.
Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.
Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ, может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.
Дата добавления: 2018-05-12 ; просмотров: 822 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Организационно-правовая система документации. Нормативно-правовой характер. Состав и назначение. Подготовка текста, составление и оформление. Локальные правовые акты организации
Ответ: Назначение и состав организационно-правовой документации. Цель разработки организационных документов. Характер их действия. Характеристика организационных документов с точки зрения срока действия. Порядок внесения в них изменений и дополнений. Устав организации; положения о структурных подразделениях; должностная инструкция. Особенности регламента как организационного документа. Процедура подготовки инструкции.
Система организационно-правовой документации является правовой основой организации и содержит положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников их права, обязанности, ответственность и др.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом, они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем данной организации или коллегиальным органом управления.
Датой организационно-правового документа является датаегоутверждения.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.
В процессе подготовки ОПД проходят в обязательном порядке процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями или лицами.
К ОПД относятся:
Гражданский кодекс РФ выделяет учредительные документы юридического лица (ст. 52): Учредительные документы – это обязательные, установленной формы документы, необходимые при создании (учреждении) юридического лица. Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
1. Устав – правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющим правовой статус организации, необходимым для ее государственной регистрации. Устав — документ, регулирующий деятельность организации, взаимоотношений с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Образцом устава акционерного общества (открытого, закрытого) может служить Устав, подготовленный на основе действующего российского законодательства с учетом опыта работы акционерных обществ, а именно, Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.
Устав оформляется на общем бланке организации Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из: наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций; даты регистрации; государственного регистрационного номера; подписи; печати регистрирующего органа.
Гриф утверждения также вноситься на титульный лист и заверяется печатью.
Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной – его учредителями, общим собранием акционеров. Структура текста и его содержание определяется разработчиками устава. В число его обязательных разделов включаются:
Общие положения (определяются цели и задачи организации).
Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).
Регламент организации (форма и методы управления, права и обязанности должностных лиц).
Финансово-материальная база (порядок распоряжения средствами и ценностями).
Отчетная и ревизионная деятельность.
Порядок ликвидации организации.
Положение о структурном подразделении
2. Учредительный договор – организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участие в его деятельности. В нем определены условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управление деятельность юридического лица, выход учредителей из его состава.
3. Положение об организации – это правовой акт, определяющий статус организации, её задачи и функции, права, ответственность, порядок действия.
4. Положение о структурном подразделении – организационно-правовой документ, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Может быть типовым и индивидуальным. Типовые разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе. Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации. Утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответственно руководителем коллегиального или совещательного органа.
Текст положения о подразделении состоит из разделов: Общие положения. Основные задачи. Функции. Права и обязанности. Ответственность. Взаимодействия.
5. Положение о коллегиальном или совещательном органе – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиального или совещательного органа.
6. Регламент:
– КАК СВОД ПРАВИЛ: Регламент — свод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и формы деятельности предприятия. Назначение – устанавливать порядок работы, последовательность выполнения отдельных видов работ, действий, операций, то есть это документ, регламентирующий процедуру работы.
Регламентации подлежат виды работ, которые регулярно повторяются, начинаются при определенных условиях и проводятся одинаковым способом. Например, сбор данных о производственном процессе, контроль качества продукции и т.д. Регламент является документом, который состоит из следующих разделов:
Назначение регламента и задач, которые решаются при его применении;
Описание документов, необходимых для данного регламента, источники появления документов, траектории движения, места архивации;
Обязанности действующих лиц;
Формы важнейших документов с руководством по их заполнению;
Структура логических связей между документами, данными и промежуточными результатами (хронограмма или процедурная карта);
Регламент работы предприятия — его еще называют "общий регламент" — совокупность нормативных локальных актов организации, осуществляющих управление повторяющимися, устойчивыми процедурами.
Обычно в его состав входят:
1. Регламент делопроизводства (инструкция по документообороту и т.д.):
1.1. регламенты процедур документооборота (обработка входящих, подготовка исходящих, работа с обращениями и т.д.).
2. Регламент работы подразделения (Положения о структурных подразделениях):
2.1. Собственно, положения.
2.2. Должностные инструкции работников.
3. Регламент проектной деятельности (Руководство по ведению проектов)…
– КАК ПРАВОВОЙ АКТ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиально или совещательного органа.
Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; ведение протокола заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа; материально-техническое обеспечение заседаний…
7. Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с её Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.
8. Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности.
9. Должностная инструкция – правовой акт, регламентирующий организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственности и обеспечивающий их условия для эффективной работы.
При составлении должностной инструкции кадровая служба должна учитывать не только существующие стандарты, но и специфику задач и функций организации или предприятия. Структура и содержание данного документа могут иметь свои особенности.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Квалификационный справочник должностей служащих используется в качестве основы для подготовки должностной инструкции, поскольку в нем содержатся основные квалификационные характеристики наиболее распространенных должностей.
1. Подготовка предварительного (чернового) варианта текста должностной инструкции.
2. Редактирование предварительного варианта.
3. Корректирование предварительного варианта.
4. Согласование уточненного варианта.
5. Оформление окончательного варианта.
6. Представление проекта на рассмотрение руководителю организации, его утверждение.
7. Регистрация утвержденной должностной инструкции.
8. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров.
9. Передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции по структурным подразделениям для руководства в повседневной деятельности.
10. Помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение.
Обратите внимание, прежде чем приступить к первому этапу, исполнитель должен представить на рассмотрение руководителя организации служебную записку. Получив визу руководителя, можно приступать к разработке должностной инструкции.
10. Правила внутреннего трудового распорядка – являются локальным нормативным актом – документом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям ТК РФ. Правила четко структурированы: 1.Общие положения (цель, конституц.гарантии), 2. Порядок найма, перевода и увольнения работников. 3. Основные обязанности и ответственность работников. 4. Основные обязанности и ответственность работодателя (администрации). 5. Рабочее время и его испоьзование. 6. Время отдыха. 7. Поощрения за успешные результаты работы. 8. Ответственность за нурушение трудовой дисциплины.
11. Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором. Стороны имеют право продлевать действие
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями: