Отчеты при увольнении работника в 2023 году: шпаргалка для бухгалтера
В последний рабочий день бухгалтерия обязана выдать работнику пакет документов, которые ему необходимы для дальнейшего трудоустройства уже в новой компании. Затем не позднее следующего — «отчитаться за увольнение» перед СФР. В течение двух недель уведомить военкомат, если уволен военнообязанный, в срок сдачи налоговой отчетности составить персоотчет, данные о работнике указать в 6-НДФЛ и РСВ.
В последний рабочий день компания обязаны выдать работнику большой пакет документов:
- заполненную трудовую книжку на бумаге или распечатку СТД-Р — электронной трудовой;
- расчетный листок;
- выписку из разд. 3 РСВ;
- выписку из подраздела 1.2 к ЕФС-1;
- выписку по персонифицированным сведениям;
- выписку по подраздела 3 из ЕФС-1 (если были уплачены взносы на накопительную пенсию;
- другие документы по письменному запросу увольняющегося.
В налоговую и Соцфонд нужно сдать отчетность по работникам, с которым расторгнут трудовой договор и по работникам, с которыми был заключен гражданско-правовой договор, прекратившей свое действие.
Информацию об увольнении работника нужно подают в налоговую, Соцфонд и военкомат.
Отчетность и уведомления при увольнении работников и прекращении ГПД
| Документ | Когда сдавать | По каким работникам | Куда сдавать |
| Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 | На следующий день после увольнения или прекращения ГПД | По всем работникам, вне зависимости от того был заключен трудовой договор или ГПД | СФР |
| Подраздел 1.2 из ЕФС-1 | По всем работникам до 25 января следующего года. Если работник уволен с выходом на пенсию – в течение 3 рабочих день со дня увольнения. |
По всем работникам. вне зависимости от того был заключен трудовой договор или ГПД | СФР |
| Отчет персонифицированные сведения о физлицах | До 25-го числа сразу после месяца увольнения, прекращения ГПД. | По всем работникам. вне зависимости от того был заключен трудовой договор или ГПД | |
| Уведомление об увольнении сотрудника, который подлежит воинскому учету, работодатель обязан |
В течение двух недель со дня увольнения работника, который трудился по трудовому договору. | По работникам, состоящим на воинском учете, которые трудились по трудовому договору | военный комиссариат |
| Уведомить приставов об увольнении алиментщика (единой формы сообщения нет). | В течение 3-х дней со дня увольнения работника-алиментщика (п. 1 ст. 111 СК РФ), с которым был расторгнут трудовой договор. | По работникам, в отношении которых бухгалтерия получала исполнительный лист | приставы |
| Уведомление о расторжении трудового договора с иностранным гражданином | не позднее 3-х рабочих дней после издания приказа о расторжении договора | По работникам-иностранцам | МВД. |
Отчетность в налоговую, где нужно предоставить информацию по уволенным и прекращении ГПД
В налоговой отчетности, которая сдается не сразу после увольнения, бухгалтеры часто забывают учесть уже не работающих в компании.
Как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника
Все работодатели в 2023 году по-прежнему обязаны сообщать государству об отдельных кадровых мероприятиях. Только получателем сведений вместо ПФР стал Социальный фонд (СФР). Применять для передачи сведений следует новую форму ЕФС-1. Бланк отчета включает несколько составных частей, сдавать которые можно в разном составе в определенные сроки по установленным правилам.
Вы можете бесплатно скачать бланк ЕФС-1 и образцы его заполнения для разных ситуаций, кликнув по картинке ниже:
ЕФС-1 при увольнении сотрудника включает:
Для тех работодателей, кто в прошлые периоды сдавал сведения об увольнении в ПФР, сложностей с оформлением этого отчета возникнуть не должно — практически все отчетные реквизиты перекочевали в новую форму из прежней СЗВ-ТД. Но новшества всё же есть. Далее расскажем, как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника с учетом нововведений.
Данные о работодателе
Для сообщения данных о себе работодатель заполняет первый блок титульного листа:
Следующий информационный блок титульного листа обычно остается пустым:
Отраженные в титульном листе сведения подтверждаются традиционным способом:
Сведения об увольняемом
Внесем данные в этот подраздел на практическом примере заполнения ЕФС-1 при увольнении сотрудника.
Сотрудник компании ООО «СтальПром» Овсянников Тимур Григорьевич в феврале 2023 года передал руководству заявление с просьбой уволить его по собственному желанию. Директор поставил на заявлении резолюцию о согласии с условием двухнедельной отработки. Дата увольнения — 27 февраля, приказ № 32. В этот день сотруднику выдали набор предусмотренных законом документов и произвели полный расчет.
На следующий день в Социальный фонд был представлен отчет ЕФС-1 со сведениями по Овсянникову Т. Г. в связи с его увольнением.
Образец заполнения сведений об уволившемся сотруднике:
При заполнении поля «Статус ЗЛ» используются следующие коды:
Какие коды работодателям использовать при заполнении разнообразных отчетов, рассказываем в материалах на нашем сайте:
Оформление таблицы
Информация об увольнении включается в табличную часть отчета:
Подробности заполнения графы 7 узнайте из следующего раздела.
Какие документы оформить при увольнении работника, поможет разобраться готовое решение от экспертов «Консультант Плюс». Оформите пробный доступ к системе, и процедура увольнения пройдет без ошибок.
Особенности графы 7
Графа 7 несет важное смысловое значение — в ней работодатель должен указать причину увольнения со ссылкой на нормативный документ. От грамотной формулировки текста в этой графе зависит последующее спокойствие работодателя и уволенного сотрудника — без лишних разбирательств и судебных тяжб.
Чтобы заполнить графу в соответствии с правилами, нужна информация двух видов:
Формулировка причины увольнения и соответствующий ей код приведены в приложении к Порядку заполнения ЕФС-1. Информация представлена в виде таблицы, содержащей несколько сотен позиций — по каждому законному основанию увольнения.
Приведем примеры кодов причины увольнения для ЕФС-1 из этой таблицы:
Если нужное основание и код в таблице отсутствуют, правила предлагают выбрать код «иное» с обязательным указанием реквизитов нормативного акта, пункта, части статьи, статьи, являющихся основанием для увольнения.
По ссылке ниже скачайте бесплатно полный вариант образца заполнения ЕФС-1 при увольнении:
Время на сдачу отчета
Законодатели не стали придумывать новый срок для новой отчетной формы — как и в прошлом году, сведения об увольнении сотрудника должны попасть в фонд за минимально короткий период:
Срок подачи ЕФС-1 при увольнении начинает отсчитываться с даты приказа работодателя, фиксирующего увольнение сотрудника.
Итоги
При каждом увольнении сотрудника в СФР необходимо сообщить набор сведений о работодателе и увольняемом лице на бланке ЕФС-1. Основание увольнения нужно указать в виде кода и словесно со ссылкой на норму ТК РФ или иного НПА. На оформление отчета и его представление отводится один рабочий день.
Отчёты при приёме сотрудника на работу в 2023 году
При приёме сотрудника на работу, увольнении и других кадровых изменениях работодатель должен был отчитаться о них в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 года ПФР и ФСС образовали единый фонд — Социальный фонд России. Изменились и формы кадровой отчётности. Расскажем, какой отчёт сдаём при приёме на работу сотрудника в 2023 году.
Как изменилась отчётность при приёме на работу в 2023 году
На смену множеству разных отчётных форм по кадрам пришла единая форма сведений — ЕФС-1. Она состоит из двух разделов и нескольких подразделов, которые содержат сведения о трудовой деятельности сотрудников, о стаже, о страховых взносах, о результатах пройденных медосмотров и СОУТ.
При приёме сотрудника на работу необходимо заполнить и сдать в СФР не всю форму ЕФС-1, а только некоторые листы:
- титульный лист;
- подраздел 1;
- подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.
Форма ЕФС-1, порядок её заполнения и сдачи утверждены постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п.
Помимо этого, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан подать в СФР форму «Сведения о застрахованном лице». Она необходима для назначения и выплаты пособий. Форма отчёта утверждена приказом ФСС от 8 апреля 2022 года № 119.
Сроки сдачи отчётов при приёме на работу в 2023 году
Сроки сдачи разделов-аналогов СЗВ-ТД при приеме на работу и в других случаях зависят от самого кадрового события.
| Кадровое событие | Срок сдачи |
|---|---|
| Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора | Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа |
| Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору | До 25 числа следующего месяца |
| Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку | |
| Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг | Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора |
«Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее трёх рабочих дней со дня получения этих сведений от сотрудника. На самом деле, необязательно требовать у сотрудника эту информацию в первый день трудоустройства — некоторые работодатели предпочитают дождаться страхового случая. Но лучше сделать это заранее.
Как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу
Укажите на титульном листе информацию об организации:
- регистрационный номер в СФР (ПФР);
- сокращённое или полное название компании либо обособленного подразделения;
- ИНН и КПП компании. Если подаёте отчёт за юрлицо, в двух последних ячейках ИНН проставьте прочерки — они для ИП, у которых ИНН больше на две цифры;
- основной ОКВЭД организации;
- ОГРН или ОГРНИП. Для юрлица в начале ОГРН проставьте два ноля, графа больше на две цифры для ИП;
- телефон без скобок, плюсов и прочих символов;
- электронный адрес организации.
Затем переходите к заполнению подраздела 1.1. Для заполнения отчёта при приеме на работу понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ о приёме штатного сотрудника и иные кадровые документы.
| Графа | Информация |
|---|---|
| 1 | Номер записи для каждого мероприятия в порядке возрастания |
| 2 | Дата кадрового мероприятия по приказу |
| 3 | Вид кадрового мероприятия по классификатору (в нашем случае «ПРИЕМ») |
| 4 | Сведения о работе в регионах Крайнего Севера (если таких сведений нет, графу не заполняют) |
| 5 | Наименование должности в соответствии со штатным расписанием. Для госслужащих — код должности по реестру должностей. |
| 6 | Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий |
| 7 | Заполняется только при увольнении |
| 8 | |
| 9 | |
| 10 | |
| 11 | Не заполняется в первичном отчёте, нужна для исправления ошибок |
В графе 6 для исполнителей по ГПД указывают следующие коды:
| Код | Вид договора |
|---|---|
| ДГПХ | договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг) |
| ДАВТ | договор авторского заказа |
| ДОИП | договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства |
| ИЗЛД | издательский лицензионный договор |
| ЛДПИ | лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе |
В какой форме сдавать ЕФС-1
Если среднесписочная численность сотрудников и исполнителей по ГПХ — 10 человек и более, отчёт нужно подать в электронном виде. Если меньше 10, можно отчитаться на бумаге.
«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
Как заполнить и сдать «Сведения о застрахованном лице»
Сведения о застрахованном лице заполняет сам работник. Работодатель только переносит указанные персональные данные в систему для сдачи отчётности и отправляет в СФР.
Отчёт состоит из семи блоков:
- ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
- информация о документе, удостоверяющем личность;
- данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
- прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
- информация об адресе регистрации;
- информация о фактическом месте проживания (для случаев, когда способ выплаты пособия выбран почтовый перевод);
- сведения о способе выплаты пособия.
В конце указываются контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в СФР.
Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.
Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она ещё в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.
Штрафы за несдачу отчётности при приёме на работу
За неверное или несвоевременное предоставление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей.
За нарушения в порядке сдачи и заполнения ЕФС-1 на исполнителей по ГПХ, наказание предусмотрено в ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП. Размер административного штрафа тот же – от 300 до 500 рублей.
За несоблюдение электронной формы сдачи отчёта штраф составляет 1000 рублей.
За просрочку передачи в фонд сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, штраф составит 5 000 рублей (ч. 1-3 ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Как заполнить ЕФС‑1 при увольнении сотрудника
Об увольнении сотрудника или о расторжении договора с подрядчиком нужно сообщать Социальному фонду не позже следующего дня после этого события. Расскажем, какую часть отчета ЕФС-1 для этого заполнить и какой штраф грозит за опоздание.
В этой статье:
- Что такое ЕФС-1
- Сроки отправки ЕФС-1 при увольнении работника
- В какой форме и куда сдавать отчет
- Какой раздел ЕФС-1 заполнять при увольнении
- Штраф за опоздание с ЕФС-1
Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты
В Контур.Бухгалтерии вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.
Что такое ЕФС-1
После объединения ПФР и ФСС в новый Социальный фонд отчетность тоже изменилась. Теперь прежние формы объединили под одной «обложкой» нового отчета, который так и называется: «Единая форма сведений», или ЕФС-1 (утв. постановлениями ПФР от 31.10.2022 № 245п, №246п).
В ЕФС-1 титульный лист и два раздела, которые почти без изменений повторяют старые формы:
Раздел 1 — о кадровых мероприятиях (в том числе увольнении), зарплате, страховом стаже, допвзносах на накопительную пенсию. Части раздела состоят из таблиц, знакомых нам по СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, ДСВ-3, СИоЗП.
Раздел 2 — о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на работе и профессиональных болезней. Этот раздел состоит из таблиц прежней формы 4-ФСС.
Отчет СЗВ-М не вошел в форму ЕФС-1, но тоже теперь не действует. Вместо него теперь сдают в налоговую отчет «Персонифицированные сведения о физлицах». Некоторые сведения из этого отчета ФНС отправляет в СФР.
Части ЕФС-1 нужно заполнять с разной периодичностью, каждый раздел или подраздел можно сдавать независимо под общим титульным листом. Но корректировочные отчеты за прошлые годы сдают по старым формам, которые действовали в те периоды, за которые нужно скорректировать сведения.
Сроки отправки ЕФС-1 при увольнении работника
С начала 2023 года действуют новые сроки для всех форм отчетности. Общий срок сдачи отчетов и деклараций — 25 число месяца, в котором нужно представить сведения.
Например, для второго раздела ЕФС-1 регулярность отправки — квартал. Подразделы, которые посвящены большинству кадровых мероприятий: переводу на новую должность, изменению квалификации — сдают не позднее 25 числа следующего месяца. Скажем, если сотрудника повысили в мае, то до 25 июня нужно отчитаться об этом.
Но об увольнении или разрыве договора ГПХ с подрядчиком нужно сообщить в Социальный фонд не позднее 2 рабочих дней с момента увольнения. Например, если работник увольняется в четверг, форму нужно отправить не позднее пятницы. Если увольнение проходит в пятницу, отчет сдается не позднее понедельника.
Отчитывайтесь в СФР и не только
Любые отчеты для малого бизнеса с отправкой через интернет. Ведите учет, а Контур.Бухгалтерия сама создаст и проверит отчеты.
В какой форме и куда сдавать отчет
Правила для отправки отчета на бумаге и в электронном виде общие для всех. Работодатели, у которых 10 и менее штатных сотрудников и физлиц на договорах ГПХ (в их число не входят самозанятые подрядчики и ИП) — могут сдавать ЕФС-1 на бумаге. Если сотрудников и подрядчиков более 10 — отчет сдают только онлайн.
ЕФС-1 отправляют в территориальный орган СФР.
Какой раздел ЕФС-1 заполнять при увольнении
Чтобы передать сведения об уволенном штатном сотруднике или разрыве договора с подрядчиком, надо заполнить только следующие части ЕФС-1:
подраздел 1 в первом разделе;
подраздел 1.1 первом разделе.
Оформление увольнения — довольно простая задача, заполнить придется только данные об организации, сотруднике и несколько полей таблицы.
Титульный лист
Сведения на титульник вносят независимо от содержания ЕФС-1. Код отчетного периода не ставят, так как «под обложкой» могут быть отчеты за разные периоды.
Работодатель прописывает сведения о себе: имя предпринимателя или название организации, регномер в Социальном (прежде — в Пенсионном) фонде, ИНН и ОГРН.
Коды статистики указывают только государственные и муниципальные учреждения, коммерческих предприятий это не касается.
Сведения о страхователе, за которого сдают отчет, указывают только правопреемники организаций после разделения, слияния, смены организационно-правовой формы.
Титульный лист ЕФС-1 — образец
Подраздел 1. «Сведения о трудовой деятельности…»
Следующим этапом передают сведения о человеке, который уволился или разорвал договор с работодателем. В первом подразделе прописывают его имя, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Ниже указывают годы статуса на территории России и гражданскую принадлежность:
ГРФ — россиянин или россиянка;
ПЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, постоянно проживающее в России;
ВЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно проживающее в России;
ВПИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно пребывающее в России, если он не высококвалифицированный специалист;
ВКС — высококвалифицированный специалист, временно пребывающий в России.
В трех клетках, отведенных для кода страны, проставляют код 643 для российских граждан, три нуля для лиц без гражданства, а коды других стран ищите в Порядке заполнения отчета (утв. постановлениями ПФР от 31.10.2022 № №246п).
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Подраздел 1.1
Перед таблицей, которая посвящена кадровому мероприятию, есть две строки по поводу трудовой книжки. Если работник подал заявление о ведении трудовой только в электронном виде — нужно поставить дату заявления. Если сотрудник запросил выписку о трудовой деятельности — во второй строке ставится дата заявления на выписку. В полях «Признак отмены» нужно поставить «Х», если прежде вы по ошибке отправили сведения по этим строкам.
Ниже идет таблица из 11 граф, в которых надо указать сведения об увольнении.
В графе 1 ставят номер мероприятия, в графе 2 — дату увольнения. Для разрыва трудового договора это последний рабочий день, а для договора ГПХ — дата окончания работ или дата расторжения договора (например, если подрядчик или заказчик не выполнили свои обязательства).
В графе 3 указывают код кадрового мероприятия:
УВОЛЬНЕНИЕ — при расторжении трудового договора;
ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ — при завершении договора ГПХ.
В графе 4 ставят код территориальных условий труда:
РКС — если сотрудник или подрядчик работали в районах Крайнего Севера;
МКС — если сотрудник или подрядчик работали в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.
Это касается в том числе удаленных сотрудников: скажем, если удаленный тестировщик работал на московскую компанию из Воркуты, отметку ставить нужно. Если же работник или подрядчик трудились в обычных местностях, графу оставляют пустой.
В графе 5 указывают должность или профессию уволенного штатного сотрудника, как это было сформулировано в штатном расписании. Если сотрудник был совместителем, отмечают и это. По подрядчикам графу не заполняют.
В графе 6 по штатным сотрудникам проставляют код выполняемой функции из пяти знаков — смотрите коды в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08).
Для подрядчиков нужно указать вид договора:
ДОИП — об отчуждении права на произведение;
ИЗЛД — лицензионный издательский;
ЛДПИ — лицензионный на использование произведения.
В графе 7 указывают причину увольнения, и тоже в виде кода. Коды смотрите в классификаторе, который прилагается к Порядку заполнения: там указаны все причины увольнения на основании Трудового кодекса и Федеральных законов. Вот самые частые варианты:
п3ч1с77тк — прекращение трудового договора по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
п1ч1с77тк — прекращение договора по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
п1ч1с81тк — прекращение договора по инициативе работодателя из-за ликвидации компании (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Если вашей причины в классификаторе нет, пропишите вместо кода «ИНОЕ» и добавьте реквизиты правового акта, пункт, часть статьи и статью, на основании которых уволен сотрудник.
В графе 8 указывают реквизиты документа, на основании которого штатный сотрудник уволен (приказ, распоряжение, протокол). Для подрядчиков пишут реквизиты договора ГПХ.
В графе 9 указывают дату документа, на основании которого уволен сотрудник, или дату расторжения договора ГПХ.
В графе 10 ставят номер этого документа-основания или номер договора ГПХ (без самого значка «№»).
Графа 11 нужна для отмены сведений, которые были переданы в более раннем отчете: в этом случае ставят отметку «Х».
Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 — образец
Штраф за опоздание с ЕФС-1
При опоздании с отчетом после увольнения сотрудника, из-за ошибок в отчете или из-за несоблюдении способа представления возможен штраф (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ):
опоздание и ошибки — 500 рублей за каждого сотрудника или подрядчика;
неверный способ сдачи (на бумаге вместо электронного способа) — 1 000 рублей.
Штрафа можно избежать или сократить его. Если вы заметили ошибку — отправьте уточненный отчет. Если налоговая прислала требования об исправлении ошибки — отправьте уточненку не позднее 5 рабочих дней с момента получения требования. Если все-таки назначен штраф — оплатите его в течение 10 дней с 50% скидкой.
Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты
В Контур.Бухгалтерии вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.