Продление командировки как оформить

Порядок продления командировки

При необходимости командировку можно продлить. Это решение принимает работодатель, который обязан выпустить новый приказ о командировке. Изменять действующие документы, чтобы продлить срок поездки, нельзя.

Причины продления командировки

Срок командировки можно увеличить, если:

• объём работ в поездке оценили неправильно, и остались невыполненные задачи;
• появились новые задачи, которые важно сделать во время поездки;
• работник заболел и не успел справиться со своими задачами;
• сотрудник не успел выполнить свои задачи из-за некомпетентности;
• по какой-либо причине сотрудник не смог купить билеты для возвращения домой;
• объём работы резко и непредвиденно увеличился, независимо от действий сотрудника и его руководителя.

При любых уважительных причинах продления поездки сотрудник должен предоставить подтверждающие документы. Например, больничный лист. О независящих от сотрудника обстоятельствах лучше предупредить работодателя как можно раньше.

Если работодатель вынужден увеличить срок поездки по прямой вине сотрудника, например, из-за его ошибки или некомпетентности, работодатель может привлечь его к ответственности. Например, наложить штраф.

Продление командировки без согласия сотрудника

Если работодатель видит необходимость в продлении поездки, он может увеличить её срок без согласия сотрудника. В этом случае работодатель в общем порядке издаёт приказ о продлении командировки.

Если сотрудник отказывается от продолжения поездки без уважительных причин, он может понести дисциплинарную ответственность. Так как поездка в командировку — трудовая обязанность, отказ от неё может рассматриваться как невыполнение служебных задач. По закону, работодатель имеет право объявить выговор, замечание, а при нескольких нарушениях дисциплины даже уволить сотрудника.

Однако, по ст. 259 ТК РФ, некоторые работники могут поехать в командировку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения. Поэтому они имеют право отказаться от продления поездки. Это:

— женщины с детьми до трех лет;

— воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;

— осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Все эти гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Порядок продления командировки

Оформить продление командировки можно в несколько шагов:

1. Составляется служебная записка на имя главы предприятия. В ней пишется причина продления поездки и новая дата возвращения домой. Также добавляется ссылка на первый приказ о командировке.
2. Работодатель отправляет сотруднику письменное уведомление об изменении длительности командировки.
3. Работодатель составляет приказ о продлении поездки. В нём нужно объяснить причину продления и приложить служебнную записку. Приказ подписывают директор предприятия и командированный. Там также должны быть реквизиты всех дополнительных документов.
   
4. Когда сотрудник возвращается из командировки, он сдаёт авансовый отчёт и получает компенсацию. Работник может рассчитывать на суточные, возмещение расходов на жильё, транспорт и питание, а также выплату среднего заработка за отработанные часы и время в дороге. Все расходы при этом важно подкрепить документами, например, счётом из отеля или посадочными талонами.

Похожие статьи

Как положение о командировках экономит деньги и нервы работодателя

Почему компаниям не обойтись без нормативного положения о командировках

Командировки для внештатных сотрудников

Особенности и порядок оформления рабочих поездок для внештатных сотрудников.

Продление командировки: как оформить и какие нужны документы

Обычно продолжительность командировки оговаривается с руководством заранее. Иногда в силу обстоятельств деловую поездку приходится продлевать. Продление командировки – решение, которое принимает руководитель сотрудника. Для этого необходимо создать приказ о продлении командировки.

Но для начала давайте рассмотрим причины, по которым может потребоваться продление служебной командировки.

Причины продления командировки

В ТК РФ не указаны четкие причины, по которым деловую поездку можно или нельзя продлевать. Они формируются согласно внутренним актам компании. Ниже самые распространенные причины продления:

• Во время командировки работник взял больничный и по состоянию здоровья не смог выполнить обязанности в срок;
• Возникла дополнительная работа, которую необходимо выполнить в процессе поездки;
• Объем работы определили неверно, к концу поездки осталось еще несколько задач;
• Количество дел значительно выросло из-за непредвиденных обстоятельств;
• Работник не смог приобрести билеты на обратный путь;
• По окончании поездки осталась недоделанная работа из-за некомпетентности отправленного сотрудника;
• И другое.

При наличии уважительной причины работник должен предоставить документы, подтверждающие ее.

Если же продление срока командировки происходит по вине работника, работодатель может привлечь его к ответственности. К примеру, сделать замечание или наложить штраф.

Продление командировки без согласия работника

Так как деловая поездка является трудовой обязанностью, согласие на продление командировки от сотрудника не требуется. Руководителю достаточно написать заявление о продлении командировки (приказ).

Если же сотрудник противится и не хочет продлевать командировку без уважительной причины, по закону работодатель может сделать замечание, выговор или даже уволить сотрудника.

Однако, продление командировки для некоторых сотрудников невозможно без их письменного согласия. Это:

• Сотрудницы с малолетними детьми (до 3-х лет);
• Родители-одиночки с детьми до 5-ти лет. К ним относятся как матери, так и отцы-одиночки;
• Работники, которые ухаживают за больными, нетрудоспособными членами семьи;
• Сотрудники с детьми-инвалидами.

Как оформить продление командировки сотрудника

Законодательством РФ не установлен порядок оформления продления командировки. Поэтому обычно он регламентирован внутренними правилами компании. Документы, которые будет необходимо оформить:

Продление командировки — как оформить

Максимальный срок командировки нормами действующего законодательства не ограничен. Это подтвердил Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф. Если для выполнения задания требуется больше времени, чем планировалось изначально, командировку можно продлить.

Как оформить продление командировки, ни в ТК РФ, ни в положении о командировках (утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) не описано. Очевидно, что для этого нужен приказ. Специальной формы для него нет, поэтому составить его вы можете в произвольной форме. Обязательно укажите в нем причину продления командировки и новый срок (дату окончания). В остальном приказ оформляется по общим правилам, предусмотренным для приказов по основной деятельности.

Образец приказа о продлении командировки вы можете скачать у нас на сайте.

После составления приказа о продлении командировки нужно уведомить работника. Форма уведомления — любая удобная. Например, можно направить ему скан приказа. На оригинале он распишется, когда вернется.

И конечно, работнику нужно доплатить командировочные, если полученного ранее аванса ему не хватает. Распоряжение об этом, как правило, включается в приказ о продлении.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Есть категории работников, направлять которых в командировку можно только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний, подтвержденных медзаключением. Эти лица указаны в ст. 259, 264 ТК РФ. Полагаем, что у них нужно запрашивать и согласие на продление служебной поездки.

Рекомендуем подборку форм по оформлению командировок от «КонсультантПлюс». Смотреть и скачивать документы можно бесплатно, оформив пробный доступ.

Расходы в командировке

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы в силу норм ст. 166 ТК РФ.

Особенности направления работников в служебные командировки определены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).

Из пункта 4 Положения № 749 следует, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

В случае необходимости продления командировки работодателю нужно оформить приказ в произвольной форме, в котором указать:

причины изменения продолжительности командировки;

новую дату завершения командировки.

В соответствии с п. 10 Положения № 749 работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Как правило, сумма аванса рассчитывается на основании сметы с учетом предварительной стоимости всех расходов, связанных с командировкой.

В связи с увеличением срока командировки у работника возникают дополнительные расходы, связанные с проживанием, возвратом (обменом) транспортных документов. Поэтому работодателю следует учесть дополнительные расходы, сопряженные с продлением срока командировки, и если аванс, выданный перед командировкой, не покрывает дополнительных расходов работника, недостающую сумму надлежит перечислить на банковскую карту, так как возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, является в соответствии с ТК РФ обязанностью работодателя.

Вопрос

На практике иногда возникают ситуации, когда работник либо выезжает до начала командировки, либо задерживается после ее окончания и находится в месте ее проведения в выходные или праздничные дни, в течение которых работник в соответствии со ст. 106 и 107 ТК РФ свободен от исполнения трудовых обязанностей.

Как правильно принять к учету расходы на приезд и нужно ли получить согласование руководителя на ранний выезд и поздний приезд в командировку?

Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются положениями ст. 168 ТК РФ (п. 11 Положения № 749).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. В случае отправления транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки. Аналогичным образом определяется день приезда сотрудника в место постоянной работы.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Таким образом, сроком служебной командировки является период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее.

В общем случае фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым по возвращении из командировки.

Явка работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее согласовывается с работодателем.

В силу ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Расходы на проезд в место командировки и обратно возмещаются работнику работодателем.

Вопрос принятия к учету проездных документов в целях компенсации расходов на проезд командированного работника в случае его раннего отъезда в командировку и более позднего приезда из нее, приходящегося на нерабочие дни, решается по согласованию с работодателем или уполномоченным им лицом.

Вопрос

В общем случае фактическое время пребывания в месте командировки определяется по датам прибытия в место командировки и убытия из места командировки с учетом предъявленных для оплаты проездных билетов.

Как определить расходы на выплату суточных, если работник выехал в место командировки ранее срока, указанного в приказе, а вернулся после установленного срока, находясь в месте командировки свои выходные дни?

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения № 749).

Например, в абз. 2 п. 19 Положения № 749 предусмотрено, что в случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Таким образом, вопрос о выплате суточных за дни, предшествовавшие дате начала и окончания командировки, решается работодателем дополнительно.

В общем случае при выплате суточных учитывается срок командировки, указанный в приказе руководителя о направлении работника в командировку, без зачета дополнительного периода в пути, если задержка в месте командировки на время выходных дней произошла по инициативе работника.

Вопрос

В соответствии с п. 11 Положения № 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Как произвести окончательный расчет с командированным работником?

Для того чтобы произвести с работником окончательный расчет после возвращения из командировки, он должен представить авансовый отчет, а также подтверждающие понесенные расходы документы в срок не позднее трех рабочих дней (п. 26 Положения № 749):

или с момента возвращения из командировки;

или со дня выхода на работу (если, например, работник заболел в командировке или сразу по возвращении из нее ушел в отпуск).

При получении авансового отчета бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета, являющуюся для работника распиской, которая подтверждает, что документ принят бухгалтерией к проверке.

Вопрос

Если реальный срок командировки оказался меньше планируемого (например, в связи с досрочным выполнением задания, отзывом из командировки, в связи с болезнью, иной причиной), как следует производить возмещение расходов в случае, когда работник возвратился из места командировки ранее указанного в приказе о командировке срока?

Досрочное возвращение из командировки согласовывается с работодателем независимо от причин (досрочное выполнение служебного поручения, невозможность выполнения поручения, болезнь и т. п.).

В таком случае оплата командировочных расходов производится за время фактического пребывания в командировке.

Работодателю следует оформить приказ об изменении срока командировки с указанием причины ее сокращения, на основании которого бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.

Неизрасходованный остаток работник обязан вернуть работодателю.

Работодатель в силу норм ст. 137 и 138 ТК РФ вправе произвести удержание для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, из заработной платы работника, но не более 20% начисленной суммы. Для удержания неизрасходованной суммы аванса работодателю нужно издать соответствующий приказ не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, выданного в связи с командировкой, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Вопрос

Как следует поступить работодателю в случае, если у работника отсутствует (утеряна) часть документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой?

Согласно абз. 4 п. 7 Положения № 749 при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащие подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Таким образом, если у работника нет документов, подтверждающих проезд и проживание, он представляет служебную записку и (или) иной документ (см. Письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1).

В случае проживания командированного работника в гостинице период проживания должен быть указан в договоре об оказании гостиничных услуг (пп. «д» п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг[1]). Также согласно абз. 3 п. 28 указанных правил при осуществлении расчетов за проживание в гостинице выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.

Вопрос

Может ли быть направлен в командировку студент образовательного учреждения?

В соответствии с п. 2 Положения № 749 в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Статья 166 ТК РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения.

Таким образом, если студент не является работником, указанная поездка для него не является командировкой.

В общем случае образовательные учреждения могут направлять своих студентов на мероприятия разного рода: соревнования, олимпиады, учебную практику и др. – и нести расходы, связанные с такими поездками.

[1] Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.