И снова о приказах
Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.
ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ
Наш словарик
Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].
Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.
Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):
Таблица
Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010
Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
75 лет, если приказ создан до 2003 года;
50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2]
5 лет для приказов:
– о дисциплинарных взысканиях;
– ежегодных оплачиваемых отпусках;
– об отпусках в связи с обучением;
– краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.
ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?
Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;
2) то же, что и приказ[3].
Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.
РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.
Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:
Или оформляет отметку от руки:
Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.
Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.
Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.
Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.
ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.
Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.
•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:
– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;
– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;
– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».
•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:
– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;
– «Об утверждении Положения об архиве».
•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:
– «О проведении аудита делопроизводства»;
– «О проведении экспертизы ценности документов»;
– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».
•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:
– «О проведении Дня охраны труда»;
– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;
– «О доступе автотехники на склад».
И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.
ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:
К приказам по личному составу относятся:
•приказ о приеме на работу;
•расторжении трудового договора (увольнении);
•направлении в командировку и т.д.
- По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне[4], пользоваться ими не обязательно[5], но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.
Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:
•о приеме работника на работу – форма № Т-1;
•приеме работников на работу – форма № Т-1а;
•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;
•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;
•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);
•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;
•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;
•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;
•направлении работника в командировку – форма № Т-9;
•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;
•поощрении работника – форма № Т-11;
•поощрении работников – форма № Т-11а.
- По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.
Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.
Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).
ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:
•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
•эксплуатация зданий, помещений;
•транспортное обслуживание, внутренняя связь;
•обеспечение безопасности организации.
Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.
Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.
Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:
•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);
•об определении места для курения;
•о переходе на электронную пропускную систему;
•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;
•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;
•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);
•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;
•выделении транспортных средств для решения различных задач;
•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;
•проведении инструктажа по ГО и ЧС;
•об охране объектов и т.д.
Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.
- АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:
«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):
1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);
2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;
3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;
4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.
Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно»[6], а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ
- Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).
- Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:
- Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.
КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД
Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.
- Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.
Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).
Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.
- . и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).
[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.
[2] Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).
[3] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.
[4] Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
[5] С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
[6] Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).
Делопроизводство: оформляем приказ по правилам
Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.
Единые правила для всех реквизитов приказа
При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.
Правило 1. Соблюдаем поля.
В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей <*> :
— правое — не менее 8 мм;
— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.
Правило 2. Используем правильный шрифт.
Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт <*> .
Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.
Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта <*> . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.
Внимание!
Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт <*> .
Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.
Итак, в приказе нельзя <*> :
— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);
— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);
— переносить слова (в виде «пере-вести»).
Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно <*> :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.
Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.
Шапка приказа
Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).
Все реквизиты шапки приказа печатаются <*> :
— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);
— без точки в конце;
— с максимальной длиной строки — 73 мм.
Реквизит «Наименование организации». Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом <*> . Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм. Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт <*> .
Реквизит «Название вида документа». В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» <*> .
Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ. Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ <*> .
Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года. Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением <*> .
Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) <*> .
К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера <*> :
«к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;
«л» — для приказов со сроком хранения 3 года.
Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением <*> .
Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.
Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту <*> :
— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;
— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;
— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;
— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).
Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм <*> .
Основная часть приказа
Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей <*> :
— распорядительной (рисунок 2).
Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка <*> .
Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится <*> .
Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ». В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» <*> .
После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа <*> .
Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка <*> .
Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля <*> .
В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др. <*> .
Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» <*> .
В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов. Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» <*> .
В конце распорядительной части ставится точка <*> .
Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления <*> :
— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);
— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;
— в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста. Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым. Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт. После каждого пункта основания следует поставить точку <*> .
| Основание: | 1. | Заявление от 07.05.2020. |
| 2. | Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019. |
Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.
Заключительная часть приказа
Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).
Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются <*> :
— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);
— без точки в конце.
Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит <*> :
— из наименования должности лица, подписавшего документ. Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.
Внимание!
Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» <*> . Вместе с тем это противоречит ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности;
— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее). Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).
Гриф согласования располагается сразу за подписью и должен иметь максимальную длину строки 73 мм. Интервал между строками самого реквизита — точно 14 пт. Гриф согласования начинается словом «СОГЛАСОВАНО». Оно оформляется прописными буквами, без кавычек и пробелов. Далее оформление будет зависеть от того, единолично или коллегиально производилось согласование <*> .
Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.
Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор общества с ограниченной
ответственностью «Полоса»
Подпись П.П.Петров
ДД.ММ.ГГГГ
Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс <*> .
Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20
Реквизит «Виза». Приказы обязательно нужно согласовать как минимум с юрслужбой организации <*> . Поэтому данный реквизит является обязательным для всех приказов.
Виза располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа приказа слева. Допускается оформлять визу на оборотной стороне приказа. Если нужно оформить несколько виз, то они располагаются одна под другой в порядке визирования <*> . Максимально допустимая длина строки визы — 73 мм, а интервал между строками — точно 14 пт <*> .
Реквизит «Виза» включает в себя <*> :
— наименование должности лица, визирующего проект приказа;
— его собственноручную подпись;
Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются».
Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются
Отметка об ознакомлении. Она оформляется ниже реквизита «Подпись» <*> :
— на лицевой стороне последнего листа приказа либо
— на оборотной стороне приказа.
Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.
Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Приказы по кадрам и основной деятельности в компании
Экспресс-курс «Основы кадрового делопроизводства + 1С 8.3»
— за 499 руб.
ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ОТПУСК, КОМАНДИРОВКА, 1С ЗУП 8.3
Существует очень много разных видов и категорий приказов организаций. Детально по каждой группе рассказывается на курсах:
«Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97»
«Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»
А в данной статье мы рассмотрим некоторые виды приказов и правила работы с ними.
Содержание
Приказы. Государственные организации
В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:
ГОСТ Р 7.0.97-2016
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Приказы. Коммерческие организации
В коммерческих организациях все немного проще.
Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет.
Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как:
- название документа
- название компании
- вид документа
- дата его составления
- описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение)
Но! Если деятельность связана так или иначе с вопросами делопроизводства и с необходимостью оформлять документы согласно новому ГОСТ, то желательно дополнить свои знания на курсе Делопроизводство в современной организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97
Сроки хранения приказов
Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются. Все о хранении документов и передаче дел в архив смотрите тут
Приказы по кадрам могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На взгляд наших экспертов эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Систематизация
- по кадрам
- по отпускам
- по командировкам
- по основной деятельности
Виды приказов
- о приеме на работу
- о переводе на другую работу (перемещении)
- об увольнении
- о дисциплинарных взысканиях
- о совмещении
- о поощрении
- об установлении надбавки к окладу
- об изменении персональных данных работника
- о присвоении разрядов, классности
- об изменении условий труда
- обязательные приказы
Обязательные приказы
Когда в организацию приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые и являются теми самыми обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск.
Часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например:
Как руководитель, сотрудник был обязан выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство».
Известно, что эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.
Кроме того, когда подписывается у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа остается у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Внимание!
Приказы на подпись генеральному директору (руководителю) передаются лично (или через начальника отдела кадров).
Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
- Факсимильная подпись на приказы
- Печать на внутренние документы компании
Рассмотрим отдельно некоторые виды обязательных приказов по основной деятельности.
Приказ об утверждении форм документов
Изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?
Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
Шаг 2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с актами.
Шаг 3 . Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих локально-нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с актами.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные положения, а их содержание включить в трудовой договор. На взгляд экспертов удобнее работать с актами, так как численность компании может измениться и все равно придется их вводить.
Подробнее о работе с локально-нормативными актами узнайте из уроков курса «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»
Приказ на штатное расписание
Приказ на штатное расписание будет уже знаком многим кадровым специалистам. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.
На занятиях по кадровому делопроизводству мы рассказываем о том, что обязанности вводить штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к приказу — штатное расписание.
Приказ о графике отпусков
Напомним, что приказ об утверждении графика отпусков издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.
Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является локально-нормативным актом, и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.
Учет трудовых книжек
Учет, ведение и выдача трудовых книжек регламентируется приказом о назначении ответственного лица.
Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку, и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом.
Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.
Персональные данные сотрудников
Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.
Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя?
Случай из практики эксперта курса «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам», показал, что это очень важно.
Ведение воинского учета
Необходимость приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета объясняется законами РФ.
Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязанных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности.
- номер по порядку
- номер самого приказа
- дату издания
- краткое название приказа
Рекомендуется предусмотреть раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить, о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если делопроизводство ведется в программе 1С, то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.
Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?
Наш профессиональный совет!
Данный курс не требует специальной подготовки и подойдет разным категориям слушателей.
Что вы будете уметь по окончании данного курса:
принимать и увольнять сотрудников различных категорий
вести трудовые книжки, в том числе электронные
составлять трудовой договор и проводить аудит всех его разделов
принимать сотрудников по совместительству и совмещению
оформлять отпуска, больничные листы, в том числе электронные
вести номенклатуру дел и правильно хранить документы
уверенно применять 1С ЗУП 8.3 по ведению кадровых документов
По окончании курса вы получите удостоверение о повышении квалификации.
Курс ведут преподаватели-практики с опытом работы более 20 лет в сфере кадрового учета, HR и управления персоналом.
Приказ и распоряжение: чем отличаются и в каком случае использовать
Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Владельцы бизнеса используют приказы и распоряжения, чтобы ставить задачи сотрудникам и быть уверенными в их выполнении. Не всегда понятно, когда какой документ пригодится. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, в каких ситуациях какой документ издавать и кто имеет право это делать.
Сходства и различия приказа и распоряжения
В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. В трудовом кодексе эти документы часто равнозначны. Например, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдет любой из документов.
Понять, чем отличается приказ от распоряжения, помогут определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.
Приказ — правовой акт, который издает руководитель компании или ее структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.
Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель или его заместитель, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга работников или вообще кого-то одного из них.
Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.
Есть также условные различия между приказом и распоряжением. Собрали их в таблице.
| Приказ | Распоряжение |
|---|---|
| Для чего издают | Для решения основных задач компании и кадровых вопросов. |
Например, руководитель издал приказ о введении инструкции по технике безопасности.
Например, начальник отдела издал распоряжение о подготовке системы мотивации для менеджеров.
У штатного расписания нет срока действия, оно касается основных задач компании и распространяется на всех сотрудников.
У этой задачи есть срок действия, она оперативная, распространяется на конкретных сотрудников и с конкретным сроком.
Виды приказов и распоряжений
В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.
По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.
По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.
По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.
Порядок издания приказа и распоряжения
Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:
Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.
Например, если руководитель издает приказ о правилах сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.
А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.
Требования к оформлению приказов и распоряжений
В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.
Компаниям не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты
| Реквизит | Требование к реквизиту |
|---|---|
| Название компании | Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе. |
Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.
Оформление приказа. Текст приказа состоит из двух частей: первая — это основания или причины создания документа, вторая — решение руководителя, которое начинается со слова «Приказываю».
Оформление распоряжения. В отличие от приказа, в распоряжении оснований и причин для издания документа может не быть. В таком случае оно начинается сразу с решения руководителя — например, со слова «Обязываю».
Что ждет компанию, если приказ и распоряжение были составлены неправильно
Вариантов последствий неправильного составления приложения или приказа масса. Все их в одной статье рассмотреть невозможно.
Главная проблема — когда в приказе или распоряжении непонятно написано, что и кому делать. В этом случае некого будет наказать за неисполнение. А перед контрагентами, государством или работниками отвечать придется.
Руководитель компании, бухгалтер или предприниматель не застрахованы от ошибок в распорядительных документах, даже если пользуются шаблонами.
Наиболее распространенные ошибки:
- указание неверных сведений, например паспортных данных, наименований должностей и подразделений, реквизитов компании;
- использование размытых и нелогичных формулировок, которые могут трактоваться двояко;
- отсутствие подписей или подпись лица, не наделенного соответствующими полномочиями;
- отсутствие ссылок на другие документы — например, в приказе о переводе сотрудника на другую работу нужно сослаться на заявление и согласие работника на перевод.
Ошибка в приказе или распоряжении приводит к тому, что документ становится недействительным — он как бы перестает существовать. В этом случае может ничего не произойти, а можно, например, получить штраф.
Если ошибки будут, к примеру, в распоряжении о рекламной стратегии, государство работодателя никак не накажет. А если при документарной проверке компании или ИП налоговая инспекция выявит нарушения в приказах или распоряжениях, которые влияют на размер налоговых обязательств, — это может привести к недоимке и, соответственно, штрафу по статье 120 или 122 налогового кодекса.
Если же ошибки будут в документах по кадрам, за это грозят штрафы от трудинспекции.
| Штраф | Штраф при повторном нарушении | |
|---|---|---|
| ИП и малое предприятие | От 1000 до 5000 ₽ | От 10 000 до 20 000 ₽ |
| Должностные лица | От 1000 до 5000 ₽ | От 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет |
| Средние и крупные компании | От 30 000 до 50 000 ₽ | Штраф от 50 000 до 70 000 ₽ |
Есть еще один важный момент, который касается работодателя, неверно составившего приказ или распоряжение — при неправильном составлении документа сотрудник может подать в суд и выиграть его.
Например, если сотрудник отказался подписывать приказ об увольнении по собственному желанию, а его все равно уволили из компании, он может подать в суд на работодателя, получить компенсацию и восстановиться в должности.
Сотрудницу уволили неверно составленным приказом, а она восстановилась в должности и взыскала деньги
Что случилось. Сотрудницу МУП «Экоресурс» приказом уволили с должности администратора.
Какие ошибки. Выяснилось, что работодатель предложил сотруднице подписать заявление на увольнение по собственному желанию, а она отказалась. Приказ об увольнении, где была ссылка на заявление, оказался составлен неверно. Женщина обратилась в суд с просьбой восстановить ее на работе и взыскать с работодателя сумму, соответствующую ее зарплате с момента незаконного увольнения.
Решение суда. Сотрудницу восстановили на работе, а с компании взыскали зарплату за время, пока она вынуждено не работала.
То же самое относится к неверно составленному распоряжению. Например, если сотрудник не выполнил обязанности, описанные в распоряжении, получил за это дисциплинарное взыскание, но при этом документ был составлен неверно, сотрудник может подать в суд на работодателя и выиграть.
Примеры использования приказов и распоряжений в различных сферах деятельности
Распорядительные документы используют в различных сферах деятельности компании или ИП. Деление по типам распоряжений условное, поскольку один и тот же документ можно отнести сразу к нескольким видам. Например, распоряжения, предназначенные для бухгалтерии, сочетают в себе признаки финансового и надзорного документа.
Есть восемь видов распорядительных документов, каждый из которых регулирует определенную сферу внутри компании.
Структурные. Сюда относятся приказы и распоряжения, которые касаются создания, расширения, упразднения структурных элементов компании. Например, приказ о сокращении численности сотрудников или их частичном переводе на удаленку.
Организационные. Такие документы решают основные организационные вопросы компании, помогают поставить и достигнуть актуальных целей. Например, если нужно массово провести вакцинацию сотрудников в медучреждении или специальную оценку труда — СОУТ — рабочих мест.
Нормативные. К таким документам относятся приказы и распоряжения, в которых прописаны внутренние правила, принципы и распорядки в компании. Например, утверждение правил внутреннего трудового распорядка или штатного расписания.
Надзорные. В этих документах речь идет о проведении проверок, инвентаризации, аудита, контрольных мероприятий, а также об оформлении и сдаче различных отчетов.
Финансовые. Сюда относится все, что связано с финансовой аналитикой и планированием компании, ее финансовыми решениями. Например, приказ о наделении сотрудников правом подписи финансовых документов.
Отчетные. В отчетных распорядительных документах регламентируют мероприятия, которые проводятся в различных структурных подразделениях компании. Например, сюда относится приказ о проведении инвентаризации или аттестации сотрудников.
Информационные. К таким приказам и распоряжениям относятся документы, в которых начальство информирует сотрудников о деятельности организации. Например, о реорганизации компании или ее планах ближайшего развития.
Обеспечительные. В таких документах описываются правила обеспечения сотрудников ресурсами, которые необходимы для работы. Например, приказ о выдаче денег под отчет на командировку или об использовании бизнес-карты.