Кто сдает СЗВ-ТД: кадровик или бухгалтер?
С 2020 года работодателей обязали передавать в ПФР «Сведения о трудовой деятельности». Записи из отчета СЗВ-ТД автоматически попадают в электронную базу, формируя электронную трудовую книжку каждого сотрудника. При этом на многих предприятиях возникает вопрос, кто же сдает СЗВ-ТД — кадры или бухгалтерия?
В каких случаях подается отчетность СЗВ-ТД
Сведения должны быть переданы в ПФР не позже 15 числа следующего месяца за отчетным. Работодатель заполняет СЗВ-ТД, если:
- на работу принят новый сотрудник;
- был оформлен постоянный перевод с одной должности на другую;
- сотруднику установили новую профессию, специальность или присвоили другую квалификацию;
- работник уволился из компании;
- вступило в силу постановление суда о лишении права занимать определенную должность или установлен запрет заниматься конкретным видом деятельности;
- компания переименовалась;
- от сотрудника было получено заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Все данные в отчет включаются на основании кадровых документов предприятия. Образцы заполнения сведений о кадровых мероприятиях вы найдете здесь.
Кто сдает СЗВ-ТД — кадровик или бухгалтер?
Законодательство возлагает ответственность за передачу отчетов на работодателей – компании и ИП с работниками. Руководитель вправе сам выбрать отдел, отвечающий за представление СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, или назначить уполномоченное лицо, которое будет заниматься подготовкой отчетности.
На небольших предприятиях обязанности отдела кадров часто переданы бухгалтерии, поэтому вопроса, кто будет заполнять и сдавать форму, у них нет.
В организациях с большим штатом отчетность в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды отправляет бухгалтерия, а трудовыми книжками и прочими документами, связанными с движением персонала, занимается отдел кадров. Кому же передать обязанности по предоставлению сведений в ПФР?
Почему ответственность за СЗВ-ТД стоит возложить на отдел кадров
Отчет СЗВ-ТД содержит персональные данные сотрудника. Что указывают в форме:
- фамилию, имя, отчество застрахованного лица;
- дату его рождения;
- номер СНИЛС.
Эту информацию получает отдел кадров при приеме на работу нового сотрудника.
В «Сведения о трудовой деятельности» заносятся кадровые события. Какие именно случаи нужно отражать в СЗВ-ТД, было перечислено выше. Прием, перевод, увольнение сотрудников — все это сфера деятельности кадровой службы предприятия.
Кроме того, цель новой отчетности – ведение трудовых книжек в электронном виде. Заполнением бумажных экземпляров трудовых занимается инспектор отдела кадров, поэтому логичное решение — доверить этому же лицу составление электронной формы ТК. Тем более, что обе записи, в ТК и СЗВ-ТД, должны быть идентичны (если сотрудник не выбрал электронную версию документа). Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки от работников тоже поступает в отдел кадров.
Еще одна причина для того, чтобы доверить заполнение СЗВ-ТД кадровой службе — сроки. Со следующего года информацию о приеме и увольнении нужно будет передавать в ПФР не позже следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Кадровику, непосредственно оформляющему такие приказы, гораздо проще оперативно составить нужную форму и отправить ее в Фонд, чем бухгалтеру, занимающемуся совсем другой работой, отследить появление новых приказов по кадрам, своевременно заполнить и передать отчет.
Стоит ли передавать обязанности по представлению СЗВ-ТД бухгалтерии
Финансовой и налоговой отчетностью организации, включая отчеты по страховым взносам, занимается бухгалтерия. Но формы для ПФР не содержат финансовых или стоимостных показателей. Отслеживать и оформлять кадровые изменения – задача кадровика, а не бухгалтера. Иногда ответственность за представление отчета в ПФР, даже при наличии отдела кадров, все равно возлагают на бухгалтерию. Вот список некоторых причин, из-за которых так происходит:
- у бухгалтера есть действующая ЭЦП для подписания документов, у кадровика — нет;
- у специалистов по кадрам нет доступа к программе отчетности, или выгрузка файла из имеющихся источников не организована;
- бухгалтерия чаще отслеживает изменения в законодательстве и обновляет программы;
- руководителю удобнее возложить ответственность за передачу отчетности на одного сотрудника, занимающегося отчетами;
- бухгалтеру привычнее учитывать сроки подачи различных форм и соблюдать их.
Исходя из практики, если в компании отчеты в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) сдает бухгалтерия, а не кадровики, вероятнее всего, заполнять и отправлять СЗВ-ТД также придется ей.
При выборе лица или отдела, ответственного за представление сведений в ПФР, надо учитывать все обстоятельства и уровень загруженности специалистов. Окончательное решение о СЗВ-ТД, кто сдает форму — кадры или бухгалтерия, принимает руководитель. При необходимости компания вправе назначить другое уполномоченное лицо или отдел, отвечающий за отчетность по трудовой деятельности сотрудников.
Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.
13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД. Часть первая?
Вокруг новой формы СЗВ-ТД — полная неразбериха. Сервис «Вопрос эксперту» Контур.Школы пылает от вопросов. Мы собрали для вас руководство по СЗВ-ТД. И приготовили видеосовет про четыре случая, когда нужно сдавать отчет, и как его заполнить
Перед вами отрывок из экспресс-курса «Переход на электронные трудовые книжки. Новые правила». Из отрывка вы узнаете, когда сдавать СЗВ-ТД, и увидите образец заполнения с комментариями:
1. Кто из работодателей сдает форму СЗВ-ТД?
Представлять сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД обязаны все работодатели: организации и индивидуальные предприниматели, независимо от численности работников, в том числе если работник всего один.
Форму СЗВ-ТД работодатели заполняют и представляют в территориальный орган ПФР (п. 1.4 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Государственные органы — не исключение: они предоставляют отчет в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц в соответствии с абзацем 3 пункта 2.6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
2. Каким способом сдавать отчет СЗВ-ТД в ПФР?
- У работодателя-страхователя 25 работников и больше. Сведения о трудовой деятельности надо передать в форме электронного документа, например, через оператора электронного документооборота.
- Если численность работающих зарегистрированных лиц менее 25, можно представлять форму СЗВ-ТД на бумаге.
Страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа по форматам согласно приложению 3 к Постановлению Правления ПФ РФ № 730п и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Обратите внимание: если усиленная квалифицированная подпись есть в организации только у главного бухгалтера, сейчас критически важно работодателю разрешить возможный управленческий коллапс по перекладыванию ответственности бухгалтерией и кадровиками друг на друга:
- На уровне локального нормативного акта и должностной инструкции закрепить обязанность по подписанию этого отчета за главным бухгалтером (что не совсем корректно в рамках управленческого аспекта, когда сам отчет формируется в отделе кадрового учета).
Или - Организовать доступ и дать полномочия по подписанию отчета руководителю отдела кадрового учета или иному ответственному за кадровое делопроизводство должностному лицу.
Без усиленной квалифицированной подписи и доступа к программе электронного документооборота кадровики физически не могут передать отчет в ПФР в форме электронного документа.
3. Что нужно сделать работодателю, чтобы передать формы СЗВ-ТД в электронном виде в ПФР?
Для отправки сведений в электронном виде через оператора связи страхователю необходимо обязательно направить в электронном виде через программное обеспечение оператора связи в ПФР заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР, которое содержит:
- регистрационный номер страхователя в ПФР;
- наименование страхователя (юридического лица);
- ИНН;
- КПП страхователя (юридического лица);
- ФИО (при наличии) страхователя (физического лица);
- реквизиты оператора, через которого планируется передача сведений.
После того как работодатель отправит заявление на подключение к ЭДО ПФР, у него появится возможность сдавать сведения по форме СЗВ-ТД через оператора связи привычным для него способом.
Работодатель может сдавать отчет через электронные сервисы портала ПФР «Кабинет страхователя»:
- Руководителю страхователя необходимо получить учетную запись в ЕСИА как юридическому лицу.
- При первичном входе в электронный сервис ПФР «Кабинет страхователя» необходимо принять «Условие использования кабинета страхователя». Для принятия условий и отправки формы СЗВ-ТД через личный кабинет плательщика страхователю, кроме получения учетной записи ЕСИА, необходимо приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (далее — УКЭП) у сторонней организации (либо у оператора связи) и установить на рабочем месте компоненты для работы с УКЭП.
- После завершения установки программного обеспечения необходимо принять условия использования «Кабинета страхователя», используя УКЭП. После подписания все сервисы «Кабинета страхователя» будут доступны.
- Выбрать вкладку «Загрузить подготовленный документ» и направить форму СЗВ-ТД в ПФР с использованием «Кабинета страхователя».
- При отправке файлов СЗВ-ТД необходимо выбирать соответствующую форму в выпадающем списке.
4. Отчет по форме СЗВ-ТД нужно представлять на всех работников или только на тех, по которым были кадровые мероприятия?
Ситуация: в организации по большинству работников нет кадровых изменений на 1 января 2020 с даты приема. Нужно подавать СЗВ-ТД?
Ответ: это один из самых частых вопросов во всей неразберихе, которая сейчас происходит вокруг новой формы СЗВ-ТД. И это тот вопрос, на который есть четкий ответ в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее по тексту — Закон № 27-ФЗ):
«Сведения о трудовой деятельности (отчет по форме СЗВ-ТД) предоставляют в ПФ РФ работодателем о работающих у него работниках только при наступлении следующих случаев:
- прием на работу;
- перевод на другую постоянную работу;
- увольнение;
- подача работниками заявлений о продолжении ведения работодателем трудовых книжек в бумажном виде (в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации) либо о предоставлении работодателем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации)» (п. 2.4 Закона № 27-ФЗ)».
Не нужно предоставлять в феврале отчет на работников — зарегистрированных лиц, которые работали до 1 января 2020, но по которым в январе не произошло ни одно из вышеназванных событий.
5. Нужно сдавать нулевой отчет СВЗ-ТД?
Нет, не нужно сдавать никаких нулевых отчетов.
Обязанность предоставить отчет возникает только, если работник принимался на работу, переводился на другую постоянную работу, увольнялся или подавал работодателю соответствующее заявление.
6. В январе работник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Как представлять отчет СЗВ-ТД?
Ситуация: работник трудоустроен к работодателю до 1 января 2020 года, но в январе подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (перевода на другую постоянную работу или увольнения работника в январе не было). Каким образом предоставлять в феврале отчет по форме СЗВ-ТД?
Ответ: работник подал заявление — у работодателя возникает обязанность предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД (ч. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
При представлении сведений о трудовой деятельности впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель-страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. В этом случае предоставляются сведения только о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя (п. 1.7 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).
Пример
- 10.08.2017 — работник принят на работу менеджером отдела продаж;
- 14.03.2019 года его перевели (постоянно) на должность ведущего менеджера;
- 20.01.2020 года он подал заявление о продолжении ведения ему бумажной трудовой книжки;
- не позднее 17 февраля работодатель обязан предоставить в территориальный орган ПФР отчет по форме СЗВ-ТД. В отчете нужно заполнить строку «Подано заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки» и проставить дату «20.01.2020». В таблице формы нужно заполнить сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года, то есть о постоянном переводе на должность ведущего менеджера 14.03.2019:
- в графе «N п/п » указываем порядковый номер кадрового мероприятия в рамках представляемой формы СЗВ-ТД — «1»;
- в графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» — дата постоянного перевода в формате «ДД.ММ.ГГГГ» — «14.03.2019»;
- в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» — «ПЕРЕВОД»;
- в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» — наименование должности, на которую переведен работник — «ведущий менеджер»;
- графу «Код выполняемой функции (при наличии)» в 2020 году не заполняем, эту графу начнем заполнять только с 1 января 2021 года;
- в графах «Наименование документа», «Дата», «Номер» подраздела «Основание» указываем данные документа, подтверждающего перевод, — наименование документа, дата и номер документа (приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя).
Обратите внимание на ситуацию для 2020-2021 гг.: работник трудоустроен до 1 января 2020 года, допустим, в 2020 году у него не будет постоянного перевода, увольнения и он не подаст заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности. Отчет по форме СЗВ-ТД на такого работника нужно будет предоставить в ПФ РФ не позднее 15 февраля 2021 года.
7. Есть заявления о ведении бумажной трудовой книжки. Когда сдавать СЗВ-ТД?
Вопрос: в основном все работники в нашей организации уже написали заявления в январе, что хотят оставить трудовые книжки в бумажном варианте, возможно ли подать сведения об этих работниках в ПФ не в феврале, а в течение 2020 года?
Ответ: нет, нужно отчитаться в феврале.
Сведения по форме СЗВ-ТД передаются в ПФ РФ не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был прием на работу, постоянный перевод, увольнение или подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Впервые отчет нужно предоставить не позднее 17 февраля (так как 15-е число попадает на выходной день, срок сдачи отчета сдвигается на ближайший следующий за ним рабочий день) только на тех работников, у которых был в январе прием на работу, или постоянный перевод, или увольнение, или подача вышеназванного заявления.
На тех работников, которые уже в январе подавали работодателю заявление о продолжении ведения им бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, отчет по форме СЗВ-ТД необходимо предоставить не позднее 17 февраля.
8. Нужно ли предоставлять в отчете сведения о других местах работы сотрудника?
Ситуация: работник трудоустроен в компанию в апреле 1998 года, после этого в трудовой книжке есть записи о пяти переводах внутри этой организации. До поступления на работу в трудовой книжке есть информация о работе у четырех работодателей. При предоставлении сведений на работника, который подавал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в январе 2020 года, в отчете по форме СЗВ-ТД нужно предоставлять информацию обо всех кадровых мероприятиях, в том числе о приеме на работу и обо всех пяти переводах у нас, или только о последнем кадровом событии? И нужно ли предоставлять в отчете сведения о других местах работы? Информация в разных источниках отличается.
Ответ: путаница в решении этого вопроса возникла исключительно из-за того, что первоначально в тексте Федерального закона № 27-ФЗ (п. 2.5, ст. 11) речь идет о том, что при представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя. Однако в порядке заполнения формы сведений о трудовой деятельности, утвержденном в Постановлении Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п в п. 1.7 и п. 2.9 уточняется, что предоставлять сведения нужно только о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Таким образом, в отчете нужно заполнить строку о подаче работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (в ней нужно проставить дату подачи работником заявления) и в табличной части отчета заполнить только одну строку с информацией о последнем кадровом мероприятии на 1 января 2020 года, то есть информацию только о последнем постоянном переводе у данного работодателя. Сведения о трудовой деятельности у других работодателей, соответственно, также не предоставляются.
В конце статьи есть шпаргалка
9. Сдавать СЗВ-ТД при переименовании работодателя?
Вопрос: если в январе 2020 года произошло переименование работодателя, при этом работник не переводился, не увольнялся и не подавал соответствующее заявление. Обязан ли работодатель предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД на каждого работника в связи с переименованием работодателя?
Ответ: ответ на этот вопрос содержится в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ:
- «работодатель предоставляет сведения о работающих у него работниках только в случаях приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи работниками заявлений о продолжении ведения работодателем трудовых книжек в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ либо о предоставлении страхователем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ следующие сведения».
Предоставляя эти сведения при наступлении вышеназванных случаев, работодатель должен будет предоставить информацию и о его переименовании. Само по себе переименование работодателя, так же как установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации, присвоение классного чина государственному гражданскому или муниципальному служащему, не является самостоятельным основанием для передачи сведений в ПФ РФ по форме отчета СЗВ-ТД. Эту информацию будем вносить только, когда будет наступать событие, названное в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.
10. Нужно ли предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД на лиц, работающих по гражданско-правовому договору?
Страхователи заполняют и представляют форму СЗВ-ТД в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц, которые состоят в трудовых отношениях.
11. Нужно ли предоставлять СЗВ-ТД на работников совместителей, на работников с бумажной трудовой книжкой?
Да, при наступлении случаев приема на работу, постоянного перевода, увольнения, подачи соответствующего заявления по работнику-совместителю отчет также предоставляется. В отчете надо показать кадровые мероприятия только в рамках трудового договора о работе по совместительству. При внутреннем совместительстве не нужно отражать в отчете информацию о работе по основному месту работы.
Закон № 27-ФЗ подачу сведений не ставит в зависимость от наличия у работников основного места работы или совместительства, отсутствия или наличия бумажной трудовой книжки.
Вывод: на работников совместителей и работников, не отказавшихся от бумажной трудовой книжки, отчет по форме СЗВ-ТД работодатели также предоставляют, но только при наступлении случаев, названных в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.
12. Представлять СЗВ-ТД на иностранцев?
Вопрос: нужно ли предоставлять отчет на иностранных работников — высококвалифицированных специалистов (ВКС) и на работников — граждан Китайской Народной Республики, которые не являются застрахованными лицами в системе обязательного пенсионного страхования в РФ?
Ответ: работодатель-страхователь представляет сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД о работающих у него зарегистрированных лицах (ч. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). К зарегистрированным лицам относятся физические лица, которым открыт индивидуальный лицевой счет в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в целях обеспечения реализации их прав в системе обязательного пенсионного страхования, учета сведений о трудовой деятельности, а также в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций.
С 1 апреля 2019 года действуют изменения в статье 6 Закона № 27-ФЗ. Теперь на территории Российской Федерации Пенсионный фонд Российской Федерации открывает индивидуальный лицевой счет, имеющий постоянный страховой номер:
- на каждого гражданина РФ, а также на каждого иностранного гражданина и каждое лицо без гражданства, постоянно или временно проживающих (пребывающих) на территории Российской Федерации.
Таким образом, с 01.04.2019 года, независимо от того относится иностранный гражданин к застрахованным лицам в системе обязательного пенсионного страхования или нет, все временно пребывающие, временно проживающие и постоянно проживающие иностранные граждане на территории РФ должны быть зарегистрированы в системе индивидуального (персонифицированного) учета. И именно в отношении сведений о трудовой деятельности (отчет по форме СЗВ-ТД) в ст. 11 Закона 27-ФЗ используется термин не «застрахованные лица», а «зарегистрированные лица». Соответственно, на таких иностранных граждан также отчет предоставлять нужно в случае их приема на работу, постоянного перевода, увольнения, подачи соответствующего заявления.
Чтобы сдать отчет по форме СЗВ-ТД на работника-иностранного гражданина или лица без гражданства, проверьте, чтобы у него был СНИЛС и он был зарегистрирован в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Без СНИЛС невозможно сдать отчет на работника.
13. Как выдавать сведения о трудовой деятельности при увольнении?
Вопрос: с 1 января 2020 года в ст. 84.1 Трудового кодекса РФ появилась обязанность при увольнении выдавать сведения о трудовой деятельности работников. Что это за сведения и нужно ли их выдавать при увольнении работника, которому ведется бумажная трудовая книжка?
Ответ: сведения о трудовой деятельности при увольнении работника выдаются по форме СТД-Р только тем работникам, которые отказались от ведения трудовой книжки. Когда работник выбрал предоставление ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде, трудовую книжку ему должен был выдать тот работодатель, у которого он подавал соответствующее заявление. В трудовой должна появиться запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Сведения о трудовой деятельности работодатель обязан выдавать только работнику, на которого не ведется бумажная трудовая книжка (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
В каких случаях и в какие сроки надо подавать сведения по форме СЗВ-ТД
Разбираем с экспертом, как часто нужно подавать отчет и как правильно заполнить форму СЗВ-ТД.
Кто сдает СЗВ-ТД
Форму СЗВ-ТД должны сдавать все работодатели — российские компании, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели и отделения иностранных компаний.
Представлять СЗВ-ТД нужно только по сотрудникам, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, в том числе по тем, кто работает по совместительству или дистанционно. По сотрудникам, которые работают по гражданско-правовым договорам, сдавать отчет не нужно.
Особенность отчета в том, что его не нужно подавать регулярно. СЗВ-ТД сдают, только если произошло какое-то кадровое событие:
- сотрудника приняли на работу или уволили;
- сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
- перевели на другую постоянную работу в рамках компании;
- по решению суда сотрудника лишили права занимать какую-то должность или выполнять работу;
- компанию или должность переименовали, сотруднику присвоили вторую профессию или другую квалификацию с записью в трудовую книжку.
Если кадровых изменений не было, значит, в ПФР сообщать не о чем и отчет сдавать не нужно.
Куда и в какие сроки подавать СЗВ-ТД
Для разных кадровых событий сроки различаются, собрали их в таблице.
Основание для сдачи отчета Срок подачи Прием на работу или увольнение сотрудника Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу или увольнении. Если приказ о приеме не издавался — на следующий рабочий день после даты заключения трудового договора. Сдать СЗВ-ТД нужно в электронном виде, если в компании более 10 сотрудников. Если сотрудников 10 и менее, можно сдать на бумаге.
Представлять форму СЗВ-ТД надо в пенсионный фонд по месту учета ИП, компании или обособленного подразделения.
Как заполнить СЗВ-ТД
СЗВ-ТД сдают по форме, утвержденной пенсионным фондом. Заполняют форму на основе внутренних документов: приказов, распоряжений, трудовых договоров. На каждого сотрудника оформляют отдельную форму СЗВ-ТД.
Правила заполнения и сдачи СЗВ-ТД по срочным и бессрочным трудовым договорам одинаковые.
Сведения о страхователе. Сюда вносят стандартную информацию о компании или ИП. Раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» нужно заполнять только работодателю-правопреемнику — если нужно изменить информацию, которую ранее предоставил реорганизованный работодатель.
Сведения о зарегистрированном лице. Нужно внести данные сотрудника, на которого подается форма.
Сведения о трудовой деятельности. В графе 3 нужно написать причину, по которой подается отчет. У каждой причины есть свое название, его пишут заглавными буквами.
Правила заполнения графы 3 таблицы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица»
Кадровое событие Что писать в графе 3 Прием на работу ПРИЕМ Перевод на другую работу ПЕРЕВОД Изменение названия компании ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ Присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности ПРИСВОЕНИЕ Увольнение с работы УВОЛЬНЕНИЕ Лишение судом права занимать должность или выполнять работу ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) Графу 4 заполняют в двух случаях:
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, в графе ставят код «РКС».
- Если в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, — код «МКС».
В графу 5 вписывают название должности — с данными о квалификации и структурном подразделении, как они указаны в трудовом договоре.
Как узнать код выполняемой функции
Графу 6 «Код выполняемой функции» нужно заполнять при приеме на работу или переводе, при других кадровых событиях это не обязательно. Код берут из общероссийского классификатора занятий.
Для СЗВ-ТД нужно выбирать код, который состоит из четырех цифр и контрольного числа.
Примеры кодов для некоторых должностей
Вид деятельности Код выполняемой функции Руководитель компании 1120.9 Бухгалтер 2411.6 Экономист 2631.5 Юрист 2611.8 Секретарь 4120.1 Системный администратор 2522.4 Если у сотрудника несколько трудовых функций, выбирают код той, которую сотрудник выполняет больше. Например, бухгалтер выполняет обязанности кассира, но бухгалтерской работы у него больше. Значит, в СЗВ-ТД нужно указать код 2411.6.
Штрафы за непредставление СЗВ-ТД
Если работодатель подал СЗВ-ТД несвоевременно, предоставил неполную или недостоверную информацию, сдал отчет с ошибками, пенсионный фонд может выписать штраф — от 300 до 500 ₽.
Привлечь к ответственности могут руководителя или уполномоченного им сотрудника, который занимается кадрами.
Нюансы заполнения отчета СЗВ-ТД
Некоторые кадровики на заполнение отчета за январь 2021 потратили больше месяца. Кто-то до сих пор считает СЗВ-ТД одним из самых «мутных» отчетов в Пенсионный фонд. Но это можно изменить, если при подготовке отчета использовать кое-какие лайфхаки.
В статье узнаете
Кто и когда сдает СЗВ-ТД
Простыми словами отчет СЗВ-ТД — это трудовая книжка, которую хранит Пенсионный фонд, а заполняет работодатель. Теперь ПФ ведет такие электронные книжки на всех, даже если работник выбрал бумажную трудовую.
Раньше трудовые книжки работодатель заполнял на бумаге, и только перед пенсией книжки поступали в ПФ. Теперь работодатель ведет все записи электронно и сразу же сдает в ПФ в виде отчета СЗВ-ТД. Поэтому СЗВ-ТД обязаны сдавать все организации-работодатели и ИП с наемными работниками, обо всех работниках. Основных, совместителях, иностранных, дистанционных и надомниках.
Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от «важности» события.
- прием,
- увольнение.
- перевод на другую постоянную работу,
- присвоение нового разряда, квалификации,
- переименование работодателя, по решению суда,
- заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК.
Отчеты сдаем электронно с квалифицированной подписью работодателя в Пенсионный фонд по месту регистрации фирмы, ИП или обособленного подразделения. Если работников меньше 25, отчет можно сдать на бумаге.
Какие штрафы
С 2021 года штрафы уменьшили и юрлиц не привлекают. Теперь штрафуют должностных лиц на 300-500 рублей, если отчет не сдать, сдать не вовремя или с ошибками.
Отчет мы сдаем в Пенсионный фонд, а штраф выписывает инспекция труда. Это особенность СЗВ-ТД. Если ошибку в отчете не исправить, Пенсионный передает документы в Инспекцию труда. Инспектор при проверке может «зацепить» и другие нарушения трудового законодательства. А это уже штрафы до 50 тысяч рублей.
Ошибки в СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ не так опасны, протоколы по ним составляет Пенсионный фонд, а привлекает суд.
Сдавать ли на совместителей и дистанционных
Сдавать, даже если в трудовую книжку запись не вносили.
Некоторые кадровики сомневаются. Ведь они не вели бумажные трудовые книжки на «дистанционщиков», пока работник не попросит. И не касались трудовой книжки совместителя. Чтобы внести запись в трудовую книжку, работник брал трудовой договор, шел на основное место работы и там ему вносили запись о совместительстве. Там же он выбирал формат трудовой книжки.
Но СЗВ-ТД — это не просто электронная замена трудовых книжек, это сведения о трудовой деятельности, которые каждый работодатель сообщает сам. Поэтому независимо от желания дистанционного работника мы сдаем по нему СЗВ-ТД. И отчитываемся о приеме совместителя, его увольнении и перемещении, но не заполняем строчку о выборе совместителем формата ТК.
Вносить ли иностранцев
Вносить. Постоянно или временно проживающих (пребывающих) иностранцев и высококвалифицированных иностранных специалистов, если заключили с ним трудовой договор.
Въедливые кадровики удивляются. Мы же не сдаем СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ на высококвалифицированных иностранных специалистов, а почему СЗВ-ТД должны? Хитрость вот в чем. СЗВ-ТД мы обязаны сдавать на зарегистрированных лиц (со СНИЛС), а остальные отчеты на застрахованных (за кого платим взносы). Выскококвалифицированные специалисты не застрахованы по ОПС. Поэтому сдаем по ним только СЗВ-ТД.
Важно. Если у иностранца нет СНИЛС, отчет СЗВ-ТД по нему не сдать. Регистрировать иностранца в ПФ обязанность работодателя. Для регистрации отправьте в Пенсионный фонд форму АДВ-1 и АДВ-6-1. Используйте последнюю редакцию форм от 23 января 2021, иначе их не примут и опоздаете с СЗВ-ТД. Не хотите «заморачиваться», используйте СБИС, там всегда актуальные формы. Оформить СНИЛС в СБИС.
Заполнять ли Код выполняемой функции
С 1 июля 2021 года все работодатели обязаны заполнять код выполняемой функции. Это требование Постановления Правления ПФ РФ от 27.10.2020 № 769п. Иначе отчет СЗВ-ТД не примут.
Цифры для кода выполняемой функции ищем по Общероссийскому классификатору занятий. Делаем это с учетом трудовых обязанностей работника из трудового договора или должностной инструкции, потому что в классификаторе нет должностей.
Например, для «Менеджера по продажам» код ОКЗ «2433.9 Специалисты по сбыту продукции (исключая информационно-коммуникационные технологии)». Для Главного бухгалтера код «1211.1 Управляющие финансовой деятельностью». А вот для секретаря код совпадает с названием должности «4120.1 Секретари (общего профиля)».
Как исправить
Как же действовать?
- Понять ошибку. Она написана в Протоколе проверки, но часто «абракадаброй». Например: «ошибка 30.ВСЗЛ.ОП.1.1». Если отправляете отчетность в СБИС, то сразу увидите перевод на человеческий: «неправильно указан СНИЛС».
- Отправить исправленный СЗВ-ТД. Для этого готовим новый отчет по той же логике, как при ошибках в трудовой книжке. Пишем, какая информация недействительна и на что ее заменяем.
В СЗВ-ТД также. Делаем 2 записи:
- полностью дублируем ошибку и ставим «Х» в графе Признак отмены записи,
- следующей строкой заносим правильную информацию.
Как сдавать СЗВ-ТД без ошибок
Можно 4 часа руками перепроверять, нет ли в отчете дублей СНИЛС, не отчитались ли второй раз за уволенного. А можно проверку автоматизировать.
Используйте СБИС, он до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и объяснит их суть «человеческим» языком.
Хочу сдавать СЗВ-ТД с первого раза
В 2020 сотрудник не подавал заявления ни о сохранении бумажной трудовой книжки, ни о выборе электронной. Надо ли по нему сдавать СЗВ-ТД?
Специально «отчет про молчуна» не сдавайте.
Но нужно указать его в отчете за январь 2021, если за 2020 вы ни разу не отправляли по работнику СЗВ-ТД. Он мог не попасть ни в один отчет 2020, если по нему не было кадровых мероприятий. Его в 2020 не принимали, не переводили, не увольняли, не присваивали квалификацию, не лишали права занимать должность по решению суда, работодатель не менял наименование и сам работник не подавал заявления о выборе формата трудовой книжки. Отчет за январь 2021 подайте до 15 февраля.
Сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком или находится в отпуске. Cдавать ли по ней отчет СЗВ-ТД?
Сдавайте отчет, только когда у работницы будут кадровые события. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или она подаст заявление о выборе формата трудовой книжки.
А вот когда работница уходит или выходит из декретного отпуска, подавать СЗВ-ТД не нужно. Это не является кадровыми мероприятиями. Вы не указывали их и в бумажной трудовой книжке.
Работника восстановили на работе по решению суда. Нужно ли подавать СЗВ-ТД?
Нужно. Но восстановление – это не новое кадровое событие, а отмена ошибочной записи об увольнении.
Помним, СЗВ-ТД – это аналог бумажной трудовой книжки, с некоторыми особенностями. В бумажной ТК мы бы написали «Запись за №10 недействительна, восстановлен на прежней работе. Приказ от 00.00.2021 №0-к». А для СЗВ-ТД действуем так:
- формируем отчет,
- дублируем ранее поданные сведения об увольнении, но ставим «Х» в графе «Признак отмены записи».
Перевод на должность работницы в декрете. Включать ли в отчет?
Не нужно сдавать СЗВ-ТД по временному переводу на место работницы в декрете.
В отчетах отражают только кадровые мероприятия: перевод на другую постоянную работу, прием, увольнение, установление второй профессии, переименование работодателя и подачу работником заявления о выборе формата трудовой книжки.
На зимний сезон мы переводим мастеров на должность разнорабочего. Указывать ли переводы в отчете?
Не сдают СЗВ-ТД по временным переводам.
В отчетах отражайте только кадровые мероприятия: перевод на другую постоянную работу, прием, увольнение, установление второй профессии, переименование работодателя и подачу работником заявления о выборе формата трудовой книжки.
Был «отдел», стало «управление». Как отразить в СЗВ-ТД переименование отдела?
Пишите новое название отдела или структурного подразделения в графе «Трудовая функция». Пенсионный фонд советует отразить в отчете это, как кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД».
Но обратите внимание. В СЗВ-ТД вообще не надо указывать переименование, если в трудовом договоре сотрудника вы не писали конкретный отдел или структурное подразделение.
Работница вышла замуж и сменила фамилию. Сдавать ли СЗВ-ТД о смене фамилии?
Не нужно. Отчет мы сдаем только в связи с кадровыми мероприятиями. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или заявление работника о выборе формата трудовой книжки.
О смене фамилии работник сообщает сам или через работодателя. Потребуется заполнить заявление по форме АДВ-2 и отправить в пенсионный фонд. Читать – Как удаленно изменить фамилию в СНИЛС (данные индивидуального лицевого счета).
Работник сменил пол. Указывать ли это в отчете?
Не нужно сдавать форму при смене работником фамилии имени отчества из-за смены пола.
Отчет мы сдаем только в связи с кадровыми мероприятиями. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или заявление работника о выборе формата трудовой книжки.
Об изменении ФИО работник сообщает сам или через работодателя. Потребуется заполнить заявление по форме АДВ-2 и отправить в пенсионный фонд. Читать – Как удаленно изменить данные индивидуального лицевого счета в ПФ.
Когда в СЗВ-ТД писать информацию о профессиональной подготовке и высшем образовании?
И по разъяснениям Минтруда: запись вносится, когда непосредственно работодатель установил, присвоил этот разряд, класс, категорию, классный чин.
Как сдать СЗВ-ТД за январь 2021?
Отчет за январь 2021 особенный. Укажите в нем работников, по которым не было кадровых событий в 2020. Например, это сотрудник, который работает у нас с 2016, но в 2020 мы его не переводили, не присваивали квалификацию и он так и не подал нам заявление о выборе формата ТК.
Некоторые кадровики до сих пор «крыжат» по 150 отчетов за прошлый год и выискивают таких работников.
А можно это автоматизировать. СБИС соберет такой отчет за минуты, если в 2020 вы вели учет в СБИС. Выберите кнопку заполнить СЗВ-ТД «без кадровых документов в 2020 году». И потратьте время на чашку кофе с подругой.