Работник на удаленке: что считается командировкой?
У фирмы есть несколько работников, которые трудятся дистанционно. Возникла необходимость съездить в другой регион в интересах организации. Вправе ли руководитель отправить дистанционных сотрудников в командировку?
Роструд России ответил на вопрос, какие категории поездок считаются командировкой.
Работа на удаленке: что указывается в договоре?
Работа на удаленке подразумевает, что работник трудится вне того места, где находится организация-работодатель, включая филиалы и подразделения. Его работа осуществляется рабочих мест, которые находятся на территории работодателя и под его контролем.
Местом труда работника-удаленщика признается место его нахождения. В его трудовом договоре необходимо указать населенный пункт, на территории которого сотрудник выполняет свои трудовые обязанности. Поэтому поездка работника в пределах этого города, например, не считается поездкой в интересах организации, т.е. командировкой. Удаленщик постоянно трудится именно в определенном месте, которое указано в документах, и если он не выезжает за его пределы по рабочей необходимости, считается, что командировок нет.
Если работника направляют в поездку по делам фирмы в другую местность, регион, область, отличную от места его работы, это считается командировкой, согласно ТК РФ.
Командировка: как подготовить документы?
Если планируется командировка, распоряжение руководителя об этом необходимо оформить письменно. Это должен быть приказ о направлении конкретного работника в командировку.
Есть стандартные формы таких приказов для командировок с участием одного работника и нескольких. Если речь идет о поездке одного сотрудника, используется форма № Т-9, если несколько — № Т-9а.
В самом приказе необходимо указать данные работника/работников, департамент, в котором они работают, а также дать информацию о самой поездке – цель, период, населенный пункт и т.д.
Командированные работники получают средний заработок за то рабочее время, в течение которого они находятся в отъезде. Им также компенсируют затраты на найм жилья, расходы на проезд, а также другие расходы по договоренности с работодателем. Работникам в командировках выплачиваются суточные.
Как оформить дистанционному работнику командировку в офис
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 9 июня 2017 г. № 14-2/ООГ-4733 Об определении поездки дистанционного работника в головной офис организации в качестве командировки
Вопрос: Является ли поездка дистанционного работника в головной офис организации командировкой, если он направлен туда для выполнения служебного поручения по распоряжению работодателя? Обязательно ли при этом условие — нахождение офиса в другом регионе?
Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел в пределах компетенции обращение и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, и в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.
В соответствии со статьей 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой.
В соответствии с частью 1 статьи 166 ТК РФ служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Согласно абзацу 2 пункта 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение), утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749, работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
С учетом изложенного полагаем, что поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.
При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха (абзацы 4, 5 пункта XX Положения).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ.
Заместитель директора департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда России |
Т.В. Маленко |
Обзор документа
Минтруд России указал, что поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.
При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с ТК РФ.
Порядок оформления командировки дистанционному работнику
С появлением компьютера некоторые специалисты получили возможность работать дистанционно. Это условие работы обычно фиксируется в трудовом договоре. Дистанционных сотрудников можно отправлять в командировки. Однако делать это нужно правильно.
Вопрос: Как отразить в учете расходы на командировку дистанционного работника?
Работник организации, работающий по договору о дистанционной работе, направлен в командировку в другой регион РФ (отличный от места нахождения работника) сроком на пять рабочих дней. Коллективным договором предусмотрено, что при командировках на территории РФ суточные выплачиваются в размере 600 руб. в день. Аванс на командировочные расходы перечислен на банковскую карту работника в сумме 30 000 руб.
По окончании командировки работник представил авансовый отчет с приложением подтверждающих документов, согласно которому:
— стоимость приобретенных авиабилетов составила 13 200 руб. (в том числе 10% НДС — 1 200 руб.);
— стоимость проживания в гостинице — 12 000 руб. (в том числе НДС 2 000 руб.);
— суточные за пять дней командировки — 3 000 руб.
Документы, подтверждающие расходы на проезд (перелет) и проживание (счет из гостиницы и авиабилеты), оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой. Неизрасходованные денежные средства в сумме 1 800 руб. работник возвратил на расчетный счет организации в безналичной форме. Командировка связана с производством и не направлена на приобретение активов.
Для целей налогообложения прибыли доходы и расходы учитываются методом начисления.
Посмотреть ответ
Законодательное обоснование
Работодатель не должен организовывать для дистанционного сотрудника рабочее место в компании. Специалист может работать там, где ему комфортно. Работодатель имеет право отправить работника в командировку на основании письма Минтруда №14-2/ООГ-4733. Но при этом нужно руководствоваться этими нормативными актами:
- Статьи 166-168, 203, 259 и 310 ТК РФ.
- Пункт 3 статьи 217 НК РФ.
- Постановление Правительства №749 от 29 июля 2015 года «О направлении в служебные командировки».
- Письмо Казначейства №42-7.4-05/5.2-554.
- Письмо Минфина №03-03-06/1/31945.
Командировка дистанционного специалиста оформляется в стандартном порядке.
Вопрос: Внутренний совместитель, работающий в офисе и дистанционно (в свободное от основной работы время), направлен в командировку по основному месту работы. Как оформить направление этого работника в командировку? Правильно ли продолжить дистанционную работу по совместительству, а не отправить работника в отпуск без сохранения заработной платы?
Посмотреть ответ
Когда можно и нельзя отправить сотрудника в командировку
Оформление командировки дистанционного специалиста возможно при наличии этих обстоятельств:
- С сотрудником заключено трудовое соглашение.
- Специалист отправляется в поездку по поручению руководства.
- Цель командировки – исполнение задания работодателя.
- Работник отправляется в поездку из города, в котором находится его рабочее место.
Исходя из последнего пункта можно сделать вывод о том, что командировкой признается и поездка в офис фирмы, если он располагается в другом городе.
Запрещается отправлять в командировку этих работников:
- Беременные (статья 259 ТК РФ).
- Не достигшие 18-ти лет (статья 268 ТК РФ).
- Специалисты, работающие по ученическому соглашению (статья 201 ТК РФ).
Ограничения относительно командировок установлены этим сотрудникам:
- Мать или отец с ребенком младше 3 лет.
- Родители, ухаживающие за детьми-инвалидами или тяжело больными родственниками.
От всех этих лиц при их отправлении в командировку нужно получать письменное согласие. Если его нет, то и командировка не оформляется.
Особенности оформления командировки
Командировка дистанционного сотрудника оформляется в стандартном порядке. Иногда оформление даже не требует посещения офиса сотрудником. Возможно это тогда, когда в фирме принят электронный документооборот. В этом случае дистанционный сотрудник просто ставит на документах электронную подпись. Процедура осуществляется в соответствии с ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года. Электронная подпись позволяет заверять все соглашения на расстоянии.
Документальное сопровождение
Оформление командировки сопровождается созданием этих документов:
- Приказ о назначении командировки по форме Т-9.
- Удостоверение по форме Т-10.
- Служебное задание, которое нужно выполнить в командировке.
- Отчет об исполнении задания.
Служебное задание обязательно нужно составлять только в том случае, если соответствующий пункт есть в локальных актах. Если же этого пункта нет, задание прописывается в приказе. Если сотрудник отправляется в командировку на служебном автомобиле, в приказе нужно отразить и это. К приказу необходимо приложить смету предполагаемых трат.
Перед командировкой работнику предоставляется аванс. Выдать деньги также можно дистанционно. Для этого используется перевод на банковскую карту. Деньги переводятся именно на зарплатную карту.
К СВЕДЕНИЮ! Продолжительность командировки может быть любой. Длительность ее законом не ограничивается. Зависеть она будет от количества поставленных задач, их сложности.
ВАЖНО! Рабочее место дистанционного специалиста устанавливается по адресу его проживания. Любые поездки в объекты, находящиеся в других городах, можно оформлять в качестве командировок. Служебной признается любая поездка, из которой нельзя вернуться в течение дня.
Если для поездок выдается служебный автомобиль, у сотрудника должны быть регистрационные бумаги и полис обязательного страхования. Путевые листы заполнить обязан сам специалист. Он также обязан учитывать ГСМ и следить за техническим состоянием авто.
Дополнительные особенности
Первый шаг – это подготовка к командировке. Если нужно получать согласие от работника, ему направляется уведомление. Согласно закону, уведомление нужно отправлять беременным и несовершеннолетним сотрудникам. Но на практике оно оформляется и тогда, когда работник направляется в продолжительную командировку.
Обоснование командировки – это, как правило, служебная записка. В ней указываются цели и задачи поездки, ее длительность. На записке проставляется печать компании. Если локальные акты не обязывают составлять записку, заменить ее можно приказом руководителя.
Возмещение расходов
В статье 167 ТК РФ указано, какие именно траты обязан возместить работодатель:
- На проезд.
- На аренду жилья.
- Суточные.
- Прочие издержки, предусмотренные внутренними актами.
Размер суточных составляет до 700 рублей в день. Это та сумма, трата которой не требует подтверждения. Если это выезд в другую страну, то компенсировать также требуется визовые и консульские сборы, траты на оформление загранпаспорта.
К СВЕДЕНИЮ! Руководитель фирмы может увеличить сумму суточных. Для этого нужно внести соответствующий пункт в локальные акты. Деньги, выплачиваемые сверх 700 рублей, облагаются НДФЛ.
Командировочные выдаются на основании заявления сотрудника. Соответствующее положение содержится в письме Минфина №03-11-11/42288. Назначение платежа – это деньги под отчет.
Рассмотрим дополнительные особенности выдачи денег:
- Если дистанционный работник ежедневно возвращается в город, в котором он обычно работает, командировочные начисляться не будут. Однако он может получить компенсацию своих трат. Для этого собирается документальное подтверждение трат на транспорт и прочее. Расходы возмещаются по окончании поездки.
- Перед поездкой выдается аванс. Он переводится, как правило, на зарплатную карту.
- Все документы, подтверждающие расходы сотрудника, предоставляются не позднее 15 дней после поездки.
- Если командировочный будет ездить на служебном транспорте, ему также выплачиваются компенсации на бензин. При этом нужно соблюдать установленные лимиты: 1 200 рублей в месяц, если объем двигателя не превышает 2 000 куб. метров. Если же он превышает эту отметку, лимит увеличивается до 1 500 рублей.
- Если это непродолжительная командировка, то размер компенсации определяется пропорционально дням.
- Если сотрудник использует служебное авто, к отчету должны прикрепляться чеки АЗС.
Что делать, если работник не до конца израсходовал аванс? Неистраченные деньги сдаются в кассу компании.
Особенности отправки в командировку дистанционного сотрудника
При отправке в командировку дистанционного специалиста обычно не возникает сложностей. Процедура не предполагает никаких дополнительных нюансов. Все выполняется так же, как и при отправке в командировку сотрудника, рабочее место которого находится в компании.
Единственная особенность – в рассматриваемой ситуации обычно все процедуры выполняются дистанционно. По электронной почте пересылаются документы, скрепляемые электронной подписью. Аванс направляется на банковскую карту. Однако, если обеим сторонам так удобно, сотрудник может явиться в офис лично.
Как оформить командировку сотрудника, работающего удаленно
Удаленный работник является штатным сотрудником компании. Поэтому он имеет те же трудовые обязательства, что и офисные сотрудники.
Может ли наниматель отправить дистанционного сотрудника в деловую поездку и как ее оформить? Считается ли поездка в место нахождения работодателя командировкой? Разберем эти и другие вопросы в нашей статье.
Возможна ли командировка на удаленке?
Если с работником заключен трудовой договор, то командировка является его обязанностью. То же касается и дистанционных сотрудников. Разница только в том, что заключается договор о дистанционной работе.
Дистанционная работа осуществляется:
- вне места нахождения работодателя или филиала компании;
- вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.
Работа, выполненная сотрудником отправляется и обсуждается с помощью интернета.
Регулирование труда дистанционных сотрудников происходит согласно главе 49.1 ТК РФ. В ней не содержится информации о запрете направления удаленных сотрудников в командировку. Значит их, как и офисных сотрудников, можно отправлять в деловую поездку.
Есть лишь одно отличие: поездка в офис работодателя также считается командировкой.
Можно ли отказаться от командировки при удаленной работе?
Командировка – это поездка сотрудника организации в населенный пункт, удаленный от постоянного места работы, для исполнения трудовых обязательств.
Согласно ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ на удаленных работников также распространяется действие трудового законодательства при учете особенностей, указанных в главе 49.1 ТК РФ.
Поэтому при отсутствии особых причин работник не может отказаться от командировки.
Но есть категории сотрудников, которые вправе отказаться. Это:
-
Срок беременности не влияет на решение о поездке. Отказ от служебной командировки может быть подтвержден на основании справки из женской консультации;
-
Однако, если их деятельность относится к творческой профессии, отказаться от деловой поездки не получится;
-
. Если работник с инвалидностью проходит реабилитацию и командировка прерывает этот процесс, он может от нее отказаться. Потребуется справка о лечении;
-
Исключением может стать случай, при котором командировка связана с ученичеством;
-
. Отказ ехать в командировку возможен только на период проведения выборов.
Также есть категории сотрудников, которых могут отправить в командировку при получении письменного согласия:
- Сотрудницы с малолетними детьми (до 3-х лет);
- Родители-одиночки с детьми до 5-ти лет. К ним относятся как матери, так и отцы-одиночки;
- Работники, которые ухаживают за больными, нетрудоспособными членами семьи;
- Сотрудники с детьми-инвалидами.
Поездка в офис — тоже командировка?
Командировка проходит вне места постоянной работы. У дистанционного работника постоянное место работы — это место его проживания. А значит поездка в офис тоже считается командировкой и должна быть соответственно оформлена.
Расположения офиса может как быть в одном населенном пункте с местом проживания сотрудника, так и в другом регионе. Локация повлияет только на выплату компенсации расходов в поездке.
Например, если работник имеет возможность возвращаться ежедневно домой, то суточные ему не полагаются. Работодатель решает сам, уместно ли сотруднику возвращаться ежедневно домой.
Как оформить деловую поездку при удаленной работе
Сотрудник может отправиться в командировку после того, как его руководитель составит приказ. Приказ может быть составлен как по унифицированной форме Т-9, так и в свободной форме.
После того, как работодатель подпишет приказ, его необходимо предоставить удаленному сотруднику. Это можно сделать:
- При посещении сотрудником офиса для подписания приказа;
- Отправив приказ на электронную почту сотрудника. В этом случае подписать его можно, используя ЭЦП;
- Отправив бумажный вариант по почте.
Возмещение расходов в командировке
По закону работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выполнением служебных обязательств в командировке.
Эти расходы включают в себя:
- Оплату проезда;
- Оплату аренды жилья;
- Суточные;
- Другие расходы, о которых знал работодатель.
По возвращении из командировки удаленный работник должен предоставить авансовый отчет с подтверждением трат. Работодатель определяет количество дней на сдачу аванса сам (обычно его сдают в течение 3-х дней после командировки).
Расходование суточных подтверждать не нужно. Сумма суточных зависит от внутренних решений работодателя. Но стоит помнить, что есть лимит суточных, который не облагается налогом. Если сумма суточных в день превышает 700 рублей и 2500 рублей в России и за рубежом соответственно, то разница будет учитываться при расчете налога на прибыль.