Как выглядит номер договора
Нужно ли с января заново начинать нумерацию трудовых договоров?
Работодатель по своему выбору может продолжить или начать заново нумерацию трудовых договоров.
Номер трудового договора не входит в число обязательных сведений, которые должен содержать трудовой договор (ч. 1 ст. 57 ТК РФ). Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, предусматривают нумерацию трудовых договоров (письмо Минтруда России от 28.04.2020 № 14-2/В-519). При этом в настоящее время работодатели не обязаны применять унифицированные формы первичных документов. Работодатели вправе самостоятельно разработать и утвердить формы первичных учетных документов, используемых в своей деятельности (ч. 2 и ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Таким образом, работодатель может вести нумерацию трудовых договоров по своему усмотрению.
Действующим законодательством порядок нумерации трудовых договоров не регламентирован. Основной задачей такой нумерации является упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и их идентификация (письма Минтруда России от 21.03.2018 № 14-2/В-191 и Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0). Порядок нумерации работодатель может определить самостоятельно, закрепив его в локальном нормативном акте или в документе, регламентирующем порядок ведения делопроизводства.
Как правило, используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2022 г., может быть присвоен номер 1-22/01 или 1/2022.
Но организация может и продолжить нумерацию трудовых договоров, начатую ранее. Например, номер договора может быть 278-22/01 или 350/2022.
Как нумеровать трудовые договоры и допсоглашения к ним?
Обязательно ли организация должна нумеровать трудовые договоры? Нужно ли отдельно нумеровать дополнительные соглашения к ним? Существуют ли обязательные требования к такой системе нумерации, или организация вправе разработать ее самостоятельно?
Нумерация трудовых договоров
По закону прием на работу оформляют приказом работодателя, который должен быть издан на основе заключенного с работником трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Трудовой кодекс требует обязательно оформлять письменный трудовой договор, признавая его основным документом, который удостоверяет трудовые отношения между работником и работодателем.
Статья 57 Трудового кодекса регламентирует содержание трудового договора.
Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям.
Однако унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, предусматривали нумерацию трудовых договоров.
Ведь, прежде всего, нумерация нужна для упорядочения договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров.
Обязательные сведения трудового договора
Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров.
Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения.
Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01.
Допсоглашения
Дополнительное соглашение к трудовому договору, как правило, имеет нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Такие разъяснения представил Минтруд России в письме от 28 апреля 2020 года № 14-2/В-519.
Присвоение регистрационного номера договору
Регистрация договоров нужна для подтверждения факта создания, отправки или получения договоров от контрагента. Она позволяет обеспечить учет, контроль, поиск и отслеживание местонахождения документов.
На текущий момент законодательство не регулирует порядок присвоения и формат регистрационного номера договора, за исключением договоров, подлежащих государственной регистрации.
На практике порядок нумерации договоров определяется организациями самостоятельно. Иногда независимо от наличия номера договора, присвоенного контрагентом, организация присваивает также и свой номер договору. Такой подход приводит к тому, что контрагенты оперируют в рамках одного договора разными номерами. В дальнейшем это приводит к «неразберихе» при формировании дополнительных соглашений, счетов на оплату по договору, платежных документов, актов выполненных работ, счетов-фактур, товарных накладных и прочих документов.
Необходимо правильно присвоить номер договорному документу при регистрации с учетом номера, присвоенного контрагентом. При этом возможны варианты, когда:
• договор оформлен и зарегистрирован под определенным номером в нашей организации;
• договор поступил от контрагента с присвоенным номером.
Закрепите правила присвоения номера договору в положении о договорной работе либо в другом локальном нормативном акте (приказе, распоряжении). Дополнительно рекомендуется в тексте договора явно указывать, что стороны понимают под номером договора.
В качестве номера договора в системе рекомендуется указывать номер, присвоенный инициатором договора.
Далее описан рекомендуемый порядок регистрации договоров для каждого варианта.
 |
Номер договору присваивает инициатор |
Если наша организация является инициатором договора, то присвойте номер договору при регистрации.
Если контрагент направил вам договор со «своим» номером, то в карточке договора в поле Примечание отразите информацию о присвоении договору номера контрагентом и присвоенный им номер. При регистрации договора в окне регистрации:
1. Установите флажок Ввести номер вручную .
2. В поле Рег. № удалите предварительный номер договора и введите номер, присвоенный контрагентом.
3. Нажмите на кнопку Зарегистрировать .
В результате в системе договору будет присвоен номер, заданный контрагентом.
|
Номер договору присваивают все стороны договора |
Если по каким-либо причинам в номере договора необходимо отражать номера, присвоенные всеми сторонами договорных отношений, то рекомендуется указывать номер в формате «номер инициатора договора»/«номер другой стороны». При этом возможны ситуации, когда инициатор договора:
Примечание. Решения, описанные ниже, потребуют корректировки регистрационного номера договора в системе. Корректировать регистрационные данные договоров могут только участники групп регистрации договорных документов. Если вы не являетесь участником группы регистрации, то отправьте задачу ответственному за регистрацию договоров. Вложите в задачу необходимый договор и в тексте задачи напишите, что нужно скорректировать номер договора в системе.
Инициатором договора является наша организация :
1. Зарегистрируйте договор после согласования в нашей организации.
2. Впишите присвоенный номер в бумажный экземпляр договора.
3. Отправьте контрагенту бумажный экземпляр документа на согласование и подписание.
4. Контрагент может присвоить договору свой номер. После того, как бумажный экземпляр документа будет возвращен, скорректируйте номер договора в системе. Для этого в карточке договора на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Изменить реквизиты . В поле Рег. № укажите номер в формате: «номер инициатора договора»/«номер другой стороны».
5. Отсканируйте бумажный экземпляр договора с новым номером и добавьте в новую версию электронного документа.
Инициатором договора является контрагент :
1. При получении от контрагента договора с присвоенным номером создайте договор в системе.
2. Укажите номер, присвоенный контрагентом, в карточке договора в поле Примечание .
3. Если в организации принято резервирование номеров, то зарезервируйте номер для договора. Для этого в карточке договора на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Присвоить номер .
4. Скорректируйте номер в окне резервирования. Для этого установите флажок Ввести номер вручную и в поле *Рег. № укажите номер в формате: «номер инициатора договора»/«номер другой стороны».
В результате резервирования номера в карточке документа появится соответствующее сообщение.
6. После согласования зарегистрируйте договор под зарезервированным номером. Для этого в карточке договора в сообщении о зарезервированном номере нажмите на Зарегистрировать .
Примечание. Если номер договора не был зарезервирован заранее, то зарегистрируйте договор с номером в формате: «номер инициатора договора»/«номер другой стороны».
7. Впишите новый номер в бумажный экземпляр договора нашей организации.
8. Отсканируйте бумажный экземпляр договора и добавьте в новую версию электронного документа. Для этого в карточке договора на панели «Версии» в выпадающем списке Создать версию выберите пункт Со сканера .
9. Сообщите контрагенту о том, что номер договора изменен. Например, отправьте письмо по электронной почте.
|
Контрагент скорректировал номер договора на бумажном экземпляре |
Если по каким-то причинам контрагент скорректировал номер на бумажном экземпляре договора без согласования с нашей организацией, то воспользуйтесь одним из вариантов:
• скорректируйте номер договора в системе, чтобы он соответствовал номеру на бумажном экземпляре;
• инициируйте повторное подписание бумажного экземпляра договора с контрагентом, чтобы номер на бумажном экземпляре соответствовал номеру, присвоенному в системе, и правилам нумерации, принятым в организации.
Для исключения непредвиденного изменения номера договора контрагентом рекомендуется, независимо от принятых в организации правил нумерации договорных документов, предварительно согласовывать с контрагентом порядок и формат номера договора до подписания. Это позволит не переделывать в дальнейшем подписанные бумажные экземпляры договоров.
Нужно ли и как нумеровать трудовые договоры?
Вообще, номер трудового договора, согласно ст. 57 ТК РФ, не относится к его обязательным реквизитам. Другими НПА процедура нумерации тоже не регламентирована. Поэтому трудовые договоры «б/н» — это не нарушение. Вместе с тем нумерация имеет смысл, поскольку позволяет упорядочить документы, облегчает их идентификацию, а значит, и ведение делопроизводства в целом.
Что касается формата номера, он может быть любым и включать любые знаки и символы. Например, состоять из порядкового номера договора с указанием месяца и года его заключения: № 2/05-2020. Можно также вводить буквенные индексы, что удобно, когда, к примеру, требуется разграничить нумерацию по подразделениям. Здесь, как говорится, полная свобода творчества.
Рекомендуется нумеровать и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Они, как правило, имеют нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и допсоглашений к ним может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Это отмечает Минтруд в письмах от 28.04.2020 № 14-2/В-519, от 21.03.2018 № 14-2/В-191.
Больше полезной информации об оформлении трудовых договоров вы найдете в нашей специальной рубрике.
Также рекомендуем подборку форм по трудовым договорам от КонсультантПлюс. В ней вы найдете образцы трудовых договоров от экспертов К+ на разные случаи жизни. Получите бесплатный демо-доступ к системе и переходите к подборке и другим материалам от экспертов К+.