Акт оказания услуг (выполнения работ): правила оформления
Акт оказания услуг не имеет утвержденной унифицированной формы, ее каждая компания вправе разработать сама. Если нет желания разрабатывать свою собственную форму, можно воспользоваться любым качественным образцом. Главное, чтобы в нем были все обязательные реквизиты.
Акт подтверждает, что Исполнитель или Подрядчик выполнил свои обязательства перед Заказчиком. В акте фиксируется факт того, что заказанные услуги либо работы были выполнены в установленный срок и в надлежащем качестве.
Кроме Акта, факт оказания услуг можно подтвердить и другими документами. Например, отчетом исполнителя об оказанной услуге (выполненной работе), детализацией счетов за оказанные услуги (выполненные работы), платежными документами и др.
Форма акт и ее согласование между партнерами
Если соблюдать все правила делового документооборота, форма и вид Акта об оказании услуг (выполнении работ) должны быть согласованы в Приложении к договору возмездного оказания услуг (выполнения работ). Одним из пунктов этого договора должна быть отсылка к документу, которым оформляется приемка оказанных услуг (выполненных работ).
Составить договор можно здесь:
Общие требования к акту об оказании услуг
Поскольку у Акта оказания услуг (выполнения работ) унифицированной формы нет, для разработки своей формы или при выборе подходящего образца, нужно учитывать общие требования, предъявляемые НК РФ и Законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» к первичным учетным документам.
В ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ приведен перечень обязательных реквизитов :
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи.
Если в документе не указаны все обязательные реквизиты, перечень которых определен Федеральным законом № 402-ФЗ, бухгалтеру нельзя принимать Акт к учету.
Что важно отразить в акте об оказании услуг (выполнении работ)
Акт подтверждает факт, стоимость, сроки выполнения работ (оказания услуг). В нем необходимо описать содержание услуг или работ и стоимость: в целом либо раздельно по каждому элементу, входящему в состав услуг.
Кроме обязательных реквизитов первичного учетного документа, заказчик и исполнитель вправе зафиксировать в акте об оказании услуг (выполнении работ) дополнительную информацию, отражающую суть оказанной услуги (выполненной работы).
Если к акту прикладываются какие-либо дополнительные документы (это могут быть не только печатные бумаги, но и фотографии, чеки, квитанции и т.п.), их необходимо указать отдельным пунктом в договоре и отразить в Акте.
Дата и номер договора
На практике в большинстве случаев стороны включают в акт информацию о дате и номере договора, в соответствии с которым он составлен. Это существенно упрощает работу бухгалтерии, когда нужно подобрать все документы по следке.
Недостатки оказанных услуг, выполненных работ
Как правило, Акт является тем самым законным основанием для оплаты выполненных работ, оказанных услуг.
Одним из важных пунктов Акта может стать описание недостатков, недоточетов, выявленных при приемке работ, услуг.
Указание недостатков в акте «инициировано» пунктом 2 ст. 720 ГК РФ. Дело в том, что в дальнейших спорах, если они возникнут, заказчик вправе ссылаться на недостатки только в том случае, если они были указаны в акте либо ином документе по приемке работ, услуг.
Часто сторонам выгоднее подписать акт с недостатками, чем вовсе отказаться от его подписания.
Немотивированный отказ от подписания Акта в течение установленного в договоре срока означает принятие работ или услуг Заказчиком. В этом случае в соответствии с п. 1 ст. 781ГК РФ услуги (работы) исполнителя придется оплатить.
Иными словами, заказчику всегда важно зафиксировать информацию о выявленных недостатках. Это сыграет свою положительную роль при необходимости снизить стоимости оказанных услуг, вернуть аванс, исправить недостатки силами исполнителя, а также в случае судебного разбирательства.
Причем, информации о выявленных недостатках можно внести в акт даже в том случае, если в нем нет для этого специальной строки/графы. Представитель принимающей стороны может вписать недостатки от руки.
Дата подписания Акта об оказании услуг (выполнении работ)
Срок подписания акта об оказании услуг (выполнении работ) должен быть установлен сторонами договора в соответствии со статьями 190–194 ГК РФ.
Дата подписания Акта приемки оказанных услуг (выполненных) работ приравнена к дате, с которой хозяйственная ситуация должна быть отражена в регистрах бухгалтерского учета. Это уточнено в письме Минфина от 01.04.2020 № 02-07-05/25971.
Если срок подписания Акта не согласован в договоре, он должен быть подписан в течение 7 дней со дня предъявления одной из сторон соответствующего требования в соответствии со статьей 314 ГК РФ.
Подписи на Акте оказания услуг (выполнения работ)
Акт приемки-передачи оказанных услуг (выполненных работ) должен быть подписан со стороны Заказчика и со стороны Исполнителя.
Подписи сторон относятся к обязательным реквизитам первичного учетного документы, которые установлены ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Подписи ответственных лиц должны быть разборчивы и приведены одновременно с указанием фамилии и инициалов либо других реквизитов, позволяющих идентифицировать подписантов.
Электронный формат Акта оказания услуг (выполнения работ)
Статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ дает право организациям оформлять первичные учетные документы как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Акт оказанных услуг: дата составления
Вопрос: Может ли акт оказанных услуг (например, коммунальных, услуг связи и др.) датироваться последним календарным днем месяца, несмотря на то что это выходной или праздничный день?
Ответ: Акт оказанных услуг может датироваться последним календарным днем месяца, в том числе выходным или праздничным днем, а если это не представляется возможным, — первым рабочим днем после этой даты.
Обоснование: Порядок оформления первичных учетных документов (ПУД) установлен ст. 10 Закона № 57-З.
Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению ПУД <*> .
Одним из обязательных реквизитов ПУД является дата его составления <*> .
ПУД составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее совершения <*> .
Порядок определения даты совершения хозяйственной операции установлен постановлением № 55.
При оказании услуги, результаты которой заказчик может использовать по мере ее осуществления в течение срока действия договора, заключенного исполнителем и заказчиком в письменной форме, датой совершения хозяйственной операции является:
— последний календарный день каждого месяца оказания услуги и последний день оказания услуги — если срок действия договора превышает один месяц;
— последний календарный день месяца начала оказания услуги и (или) день завершения оказания услуги — если срок действия договора не превышает одного месяца <*> .
При выполнении работ (этапов работ), оказании услуг (этапов услуг), результаты которых не могут быть использованы заказчиком до завершения выполнения работы (этапа работы), оказания услуги (этапа услуги), за исключением случаев, установленных законодательством, датой совершения хозяйственной операции признается:
— день завершения выполнения работы (этапа работы), оказания услуги (этапа услуги), указанный в ПУД, если указание этой даты в ПУД предусмотрено договором, заключенным подрядчиком (исполнителем) и заказчиком в письменной форме;
— день завершения приемки работы (этапа работы), услуги (этапа услуги), указанный в ПУД, если указание этой даты в ПУД предусмотрено договором, заключенным подрядчиком (исполнителем) и заказчиком в письменной форме;
— дата составления ПУД — в иных случаях <*> .
Таким образом, дата составления ПУД и дата совершения хозяйственной операции могут не совпадать.
Поэтому, если, например, датой совершения операции по оказанию услуг является последний календарный день месяца (к примеру, 31-е число) и этот календарный день приходится на нерабочий день (выходной, праздничный), то акт оказанных услуг может быть составлен на эту дату или же, если это не представляется возможным (например, в этот день никто из уполномоченных на составление акта лиц не мог физически это сделать), в первый рабочий день после этой даты (1-е или 2-е число следующего месяца).
Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
Акт выполненных работ и счет-фактура оформлены разными датами: насколько это критично?
В сложившейся хозяйственной практике в пакет документов, сопровождающих сделку, включают счет, счет-фактуру и акт выполненных работ. Такой набор бумаг бухгалтерия подшивает после того, как работы приняты заказчиком и в учете произведены необходимые операции.
Возникает вопрос: если все три документа относятся к одной сделке, должны ли они оформляться одной датой или могут расходиться во времени? И если да, то насколько критично это расхождение?
Законодательство не содержит требования о том, чтобы даты в акте выполненных работ и в счете-фактуре совпадали. А дата выставления такого документа, как счет, вообще не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что счет не признается первичным документом в бухучете, да и для налогового учета он не имеет никакого значения. Исполнитель выставляет его заказчику по своему усмотрению или в сроки, прописанные в договоре. То есть совпадение в датах счета, счета-фактуры и акта выполненных работ допустимо, но не обязательно.
Можно ли использовать с актом выполненных работ как счет-фактуру, так и универсальный передаточный документ? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Что нужно учесть в ситуации, когда акт и счет-фактура оформлены разными датами?
Дата в акте выполненных работ — важный элемент, влияющий на достоверность формирования информации в бухгалтерском учете. Этой датой в учете заказчика признаются расходы в размере стоимости выполненных работ, согласованной сторонами. В учете исполнителя этой же датой отражается выручка от реализации работ и признаются связанные с исполнением обязательств по договору расходы.
Дата счета-фактуры влияет на своевременность получения заказчиком работ вычета по НДС. Она определяется по нормам п. 3 ст. 168 НК РФ и выбирается из отрезка длиной в 5 календарных дней, отсчитываемых от момента:
- выполнения работ, оказания услуг или отгрузки товаров и продукции;
- получения аванса;
- изменения объема выполненных работ (количества или цены отгруженных товаров).
Получается, что расхождение в датах является нормальной ситуацией, ограниченной временными рамками.
А что будет, если нарушить 5-дневный срок или оформить не авансовый счет-фактуру ранее, чем работы будут выполнены и приняты заказчиком? Такая календарная чехарда, если она происходит на границе налоговых периодов, может вызвать претензии контролеров и стать поводом для штрафа. Но вообще более позднее выставление счета-фактуры Минфин не склонен рассматривать, как основание для отказа в вычете покупателю.
Обратите внимание, что с 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях, внесенных в документ, читайте здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:
О возможных штрафах при нарушении срока выставления счета-фактуры рассказываем в этом материале.
Как избавиться от календарной путаницы
Чтобы не ошибаться с датами в акте и счете-фактуре, можно оптимизировать процедуру оформления этих двух документов, а именно объединить их в одном универсальном передаточном документе (УПД). Соответственно, и дата у такого документа будет только одна. Исчезнет причина разночтений в датах, и риски претензий контролеров сведутся к минимуму.
Переход на применение УПД требует предварительной подготовки:
- Нужно на основе рекомендуемой налоговиками формы УПД разработать бланк, позволяющий совместить сведения из счета-фактуры и акта выполненных работ. Важно, чтобы эта форма содержала все обязательные для первичного документа и счета-фактуры реквизиты.
- Утвердить в учетной политике бланк УПД и возможность его применения.
- Согласовать с контрагентами условия применения УПД.
Общие рекомендации по оформлению УПД приведены в письме ФНС России от 21.10.2013 № MMB-20-3/96@.
Подробнее об алгоритме перехода на УПД рассказываем здесь.
Итоги
Дата счета законодательством не регламентируется и определяется самостоятельно исполнителем работ или прописывается в договоре. Счет-фактура и акт выполненных работ могут оформляться одной датой. Допустимо выставлять счет-фактуру в даты, отличные от даты первичного документа (акта). При этом разница в датах не должна превышать 5 календарных дней. Чтобы не путаться в датах и оптимизировать документооборот, можно заменить акт и счет-фактуру одним универсальным передаточным документом (УПД).
Акт сдачи-приемки выполненных работ: правила составления и оформления
Что это такое? Акт сдачи-приемки выполненных работ – документ, который должны подписать обе стороны договора подряда по окончании выполнения работ. Подрядчик заверяет своей подписью, что сделал все, о чем договаривались, а заказчик – что его все устраивает.
Как составить? Какой-то единой формы акта выполненных работ не существует (кроме кс-2), каждая компания вправе составлять его на свое усмотрение, если договором не определена конкретная форма. Однако кое-какие правила при оформлении все-таки есть, и их обязаны придерживаться все, чтобы действовать в рамках закона.
Как правильно работать с госзакупками по 44 ФЗ и 223 ФЗ (Пошаговый чек-лист и советы)
Зачем нужен акт сдачи-приемки выполненных работ
Перед тем как подрядчик, выполнивший работы в рамках договора подряда, получит оплату за свой труд, он должен продемонстрировать результат клиенту. Если заказчика все устроило, приступают к оформлению документации, в том числе акта сдачи-приемки выполненных подрядчиком работ.
Давайте разберемся, зачем нужен акт сдачи-приемки выполненных работ.
Этот документ относится к первичной документации. Она представляет собой подтверждение, что все обязательства, зафиксированные в договоре подряда, исполнены в полном объеме.
Акт приемки-сдачи результатов выполненных работ – это двусторонний документ, на котором оба участника договора подряда, а именно заказчик и исполнитель, ставят свои подписи. Если акт будет подписан только подрядчиком.
Цель документа – защитить контрагентов от различных споров и разногласий. Если избежать таких ситуаций не получается, акт сдачи-приемки выполненных работ предъявляется как доказательство выполнения работ.
В случае выражения заказчиком недовольства результатом, он фиксирует свои претензии в документе.
Регулирование этого вопроса освещается в Гражданском кодексе РФ:
- Статья 753 Гражданского кодекса РФ фиксирует необходимость составления акта сдачи-приемки выполненных работ как подтверждения, что были выполнены работы или оказаны услуги.
Акт об оказании услуг и акт выполненных работ
Чаще всего контрагенты после того, как обязательства по договору будут исполнены, подписывают акт выполненных работ по договору оказания услуг. В Гражданском кодексе РФ зафиксировано два независимых друг от друга вида обязательств: выполнение работ (подряд) и оказание услуг. Они регулируются положениями кодекса в главах 37 (выполнение работ) и 39 (оказание услуг). Стоит отметить, что в Гражданском кодексе РФ говорится о допустимости такой ситуации, так как пункт 2 статьи 779 поясняет, что ряд услуг может быть оказан на основании других договоров, в том числе подряда. На последний правила главы 39 Гражданского кодекса не распространяются.
Кроме того, оказание услуг регламентируется правовыми актами разных ведомств.
Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ
Акт сдачи-приемки выполненных работ не имеет строго утвержденной формы. Со стороны законодательства не предъявляется требований к его виду, поэтому каждое предприятие в праве самостоятельно разработать собственный шаблон. Как правило, документ распечатывают на листах формата А4 в двух экземплярах для каждой из сторон отношений.
Бланк сдачи-приемки выполненных работ оформляется в соответствии с нормами и правилами делопроизводства, которые разработаны для документации такого рода. Документ обязательно должен включать:
- Информацию о сторонах отношений.
- Реквизиты договора, на основании которого выполнялись работы.
- Наименование работ.
- Период, в который проводились работы.
- Качество и цену выполненных работ.
Заполненный акт сдачи-приемки выполненных работ заверяется подписями и печатями обеих сторон.
Если объем выполненных работ очень большой или же для них характерна особая сложность, то оценить их качество может специально созданная комиссия, члены которой принимают участие еще и в составлении акта. Комиссию формируют представители подрядной организации и компании-заказчика.
Если возникает крайняя необходимость, можно привлечь к приемке третью сторону, в частности экспертов и сотрудников органов контроля.
Оформление акта выполненных работ
Документ оформляется по следующему алгоритму:
- Первая часть акта сдачи-приемки выполненных работ содержит в себе информацию, к какому документу он прилагается, в том числе дата, номер договора. В центральной части пишется слово «акт», а также кратко приводится его смысл. К примеру, сдача-приемка работ.
- Следующая часть содержит таблицу, перед которой фиксируется факт, что работы сданы и приняты.
- В таблице расписываются все виды выполненных работ, указываются сроки сдачи, стоимость, качество и замечания со стороны заказчика.
- Акт сдачи-приемки выполненных работ должен включать в себя пункт, где указывается что заказчиком проверены выполненные работы, и он не имеет претензий. Если замечания есть, они фиксируются в пункте ниже: недостатки, а также порядок и сроки для устранения.
- В нижней части акта указывают наименования организаций-участников договора подряда.
- Документ заверяется подписями руководителей организаций-участников договора или лицами, уполномоченными на подписание акта.
После того, как документ будет подписан.
Когда применяется форма КС-2
Унифицированную форму КС-2 используют в капитальном строительстве. На законодательном уровне не закрепляется обязанности применять унифицированную форму документации, это касается и акта приема-передачи результата работ по форме КС-2. Тем не менее сдача-приемка выполненных строительных и монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и иных назначений оформляется актом по унифицированной форме КС-2.
Если есть необходимость, документ дорабатывается в зависимости от потребностей участников договора подряда. В качестве основания для оформления акта служит журнал учета выполненных работ (форма № КС-6а). Последний применяется с целью сформировать справку о стоимости проведенных работ и понесенных затрат (форма № КС-3).
Подписание акта выполненных работ
На заказчика возлагается обязанность приступить к приемке выполненных работ сразу после того, как подрядчик сообщит о готовности сдачи.
После того как замечания заказчика будут устранены подрядчиком, последний должен не только сообщить об заказчику, но и составить новый акт сдачи-приемки выполненных работ и пригласить заказчика для принятия части работ, в отношении которых были проведены новые действия по устранению недостатков.
В случаях, когда заказчик отказывается от приемки, исполнитель должен направить в его адрес односторонний акт.
В процессе в качестве доказательной базы выполнения работ исполнителем качественно и в полном объеме суд может рассматривать односторонний акт сдачи-приемки.
В статье 753 Гражданского кодекса РФ говорится, что односторонний акт сдачи-приемки выполненных строительных работ имеет юридическую силу.
Часто задаваемые вопросы про акт сдачи-приемки выполненных работ
- Кто может подписывать акты сдачи-приемки выполненных работ?
Такое право имеют руководители организаций-сторон договора подряд. Другие сотрудники могут ставить подписи в акте при условии оформления на них доверенности от лица руководителя.
- Нужно ли индивидуальным предпринимателям оформлять акт?
Предприниматели, работающие по УСН И ЕНВД, применят упрощенную систему документооборота. Тем не менее, ИП рекомендуется оформлять акт сдачи-приемки для подтверждения выполненных работ по договору строительного подряда.
- Можно ли заменить акт сдачи-приемки УПД?
Можно. Использование универсального передаточного документа (УПД) рекомендовано к использованию, но не вменяется в обязанность. Преимущество УПД заключается в сокращении документооборота на предприятии, но его применение необходимо согласовать с контрагентами.
- Можно ли использовать образец акта сдачи-приемки, который используется при сотрудничестве с юридическим лицом, если заключается договор с физическим лицом?
Да. В каком формате будет документ решать вам. Образец акта сдачи-приемки выполненных работ вы можете скачать бесплатно ниже.
- Пустой бланк для составления акта
- Образец заполнения акта
- Пустой бланк формы КС-2
- Образец заполнения КС-2
Итак, акт сдачи-приемки выполненных работ имеет важность с юридической точки зрения, также он значим и для бухгалтерии. Подходить к оформлению документа нужно очень ответственно. Если он будет составлен неправильно, не получится подтвердить оказание услуг подрядчиком и избежать взаимных претензий по качеству и оплате выполненных работ.