Что нужно чтобы устроиться на работу

Как правильно оформить прием на работу

Наконец-то самое тяжелое позади: вы нашли сотрудника, договорились о зарплате и даже познакомили с командой. Осталось правильно оформить его на работу. Как это сделать — рассказываем в статье.

Этапы приема на работу

Понять с первого взгляда, что кандидат идеально вольется в команду, невозможно. Поэтому сначала работодатель почти всегда дает тестовое задание и по его итогам приглашает на собеседование. На нем стороны обсуждают обязанности, предстоящие задачи, зарплатные ожидания и другие условия работы.

Если собеседование проходит успешно, компания проверяет, нет ли законодательных препятствий для найма человека. Это может касаться:

: на некоторые места нельзя устраиваться несовершеннолетним; : женщин не допускают к работе с особо тяжелыми или опасными условиями труда; : нельзя быть педагогом и работать с детьми;
• отсутствие патента у иностранца;
• судебного запрета на работу в конкретной сфере.

Отнести эти два этапа к приему нельзя, ведь человеку могут отказать в трудоустройстве. Поэтому условно назовем их «неофициальными».

Если работодатель доволен собеседованием, а законодательных препятствий для найма нет, будущему сотруднику направляют оффер или перезванивают. Но это все еще не говорит о получении работы.

В некоторых компаниях после собеседования следует проверка службой безопасности, согласование кандидата с руководителем или вышестоящими органами. И только после этого человек получает заветную должность, а работодатель переходит к оформлению. Оно проходит в несколько этапов.

Передача документов

Все начинается с того, что сотрудник передает документы:

• паспорт;
• СНИЛС;
• трудовую книжку;
• военник (только для военнообязанных);
• диплом и сертификат об образовании.

Если человек устраивается на работу впервые, трудовую книжку заводит работодатель. Все бумаги можно предоставить электронно, если это возможно.

При приеме на определенные должности список документов может быть шире. Например, для работы в общепите понадобится медкнижка.

Иногда сотрудники из отдела кадров просят приложить к бумагам несколько фото. Они нужны для удостоверения и листка по учету кадров.

Если вы устроились на новую работу, вам точно понадобится зарплатная карта. Пользуйтесь Халвой на платежной системе «Мир» и получайте двойные бонусы!

В Совкомбанке вы можете оформить карту « Халва» на платежной системе « Мир». Все соцвыплаты будут автоматически поступать на вашу карту. Кроме того, вы получите массу преимуществ — повышенный кешбэк, процент на остаток и беспроцентную рассрочку!

Медосмотр

Проходить медосмотр должны не все. В Трудовом кодексе есть список профессий, для которых он обязателен. Среди них работники:

• опасных и вредных производств;
• медицинских организаций;
• торговли;
• управляющие транспортом;
• пищевой промышленности и общепита;
• детских учреждений;
• занятые косметологическими услугами;
• трудящиеся на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях;
• сферы водоснабжения;
• трудящиеся на вахте и другие .

Это обязательство также распространяется на несовершеннолетних.

По закону направляет на медосмотр работодатель. Расходы на обследования ложатся на его плечи.

После приема сотрудник получает справку о профпригодности и передает ее в отдел кадров. Этот этап проходят обязательно до подписания трудового договора.

Мнение эксперта

Оксана Васильева

В определенных случаях работодатель вправе требовать прохождения медицинского осмотра и не только при трудоустройстве, но и раз в течение определенного периода работы.

При этом медосмотры могут быть обязательны и в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний. По закону работники, переболевшие COVID-19, проходят углубленный медосмотр.

Иногда работникам необходимо обследоваться у врачей узкого профиля. Например, тем, кто занят на работах с вредными и опасными условиями труда. При работе с неорганическими соединениями азота им обязательно надо пройти дерматовенеролога, оториноларинголога и офтальмолога, с кадмием и его соединениями – хирурга.

По общему правилу, любое прохождение медосмотра оплачивает работодатель. А если это сделал работник, он вправе требовать компенсации. Имейте в виду, что трудовой день, в течение которого работник проходил осмотр, подлежит оплате по общим основаниям.

Подача заявления

Следующий шаг — подача заявления. По закону человек не обязан его писать, поэтому установленного образца для этого нет. Несмотря на это, многие работодатели не начинают сотрудничество без заявления о приеме на работу.

После этого бумага попадает на стол директора компании или сотрудника, ответственного за найм новых работников. Он визирует ее и просит подготовить приказ о приеме на работу.

Ознакомление с правилами и нормативами компании

До заключения договора сотрудника знакомят со всеми важными бумагами: нормативными актами, инструкциями и правилами.

Сделать это на словах недостаточно. Сотрудник должен прочитать и подписать каждую страницу и получить копию инструкций.

Заключение трудового договора

И вот мы дошли до главного этапа — подписания трудового договора. Его обязаны составить в течение трех дней с момента, когда сотрудник вышел на свое место. В договоре указывают :

• наименование и адрес компании;
• ФИО и паспортные данные сотрудника;
• должность и подразделение;
• обязанности;
• дату начала работы;
• срок действия договора (если он есть);
• тарифную ставку;
• режим работы и отдыха;
• условия труда на рабочем месте;
• сведения о соцстраховании;
• условия испытательного срока.

Важно: изменить документ после оформления можно только по согласию обеих сторон. Новые условия закрепляют в дополнительном соглашении.

Договор подписывают сотрудник и работодатель. У каждого остается по одному экземпляру документа. Это необходимо, если кто-то из них решит выяснить трудовые отношения в суде.

Если работодатель не спешит составлять договор, то грубо нарушает порядок приема на работу. Это грозит неприятностями от трудовой инспекции.

Издание приказа

После заключения договора издают приказ о найме. На это у работодателя есть три дня. В приказе указывают: сведения о сотруднике, занимаемой им должности, испытательном сроке, режиме труда и условиях его оплаты.

Приказ в отличие от заявления и договора составляют по унифицированной форме Т-1. Его также подписывают работодатель и сотрудник, после чего бумага идет в личную карточку второго. Помимо приказа в ней хранят заявление о приеме на работу, результаты медосмотра и копии документов работника.

Личную карточку заводят при найме сотрудника и ведут ее до увольнения. За ее основу берут бланк Т-2 или его утвержденный аналог. В нее прикладывают документы сотрудника и указывают личные и профессиональные сведения о нем.

На некоторых должностях на человека дополнительно заводят личное дело. Например, его создают для госслужащих.

Внесение записи в трудовую книжку

Заветная запись наконец-то появилась в трудовой книжке сотрудника — его прием на работу официально завершен. Заполняют ее по установленным стандартам из постановления правительства РФ .

Если у работника электронная книжка, сведения вносят через специальную систему.

Начиная свое дело, важно собрать сильную команду. Один из способов мотивации для них — конечно же, деньги. На начальном этапе вы можете воспользоваться кредитом, чтобы платить сотрудникам достойную зарплату. Как только работа с ними даст свои плоды, вы вернете средства в многократном размере.

Совкомбанк поддерживает инициативы и начинания и предлагает кредит самозанятым сроком до пяти лет. Вы можете оформить кредит до 5 млн рублей на любые цели, предоставив минимальный пакет документов. Удобный калькулятор поможет рассчитать финансовую нагрузку и покажет, сколько нужно платить каждый месяц. Оформите заявку прямо сейчас, чтобы получить быстрое одобрение, а деньги доставит курьер.

Особые случаи при приеме на работу

Описывая этапы приема на работу, мы не раз останавливались на особых случаях. Обычно это касалось несовершеннолетних, иностранцев, госслужащих и тех, кто работает по совместительству.

Во многом их трудоустройство ничем не отличается от стандартной процедуры, но нюансы все же есть. Предлагаем кратко рассмотреть каждый из них.

• Несовершеннолетние

В России можно работать с 14 лет, а иногда даже с более юного возраста. Во всех случаях трудоустройство детей и подростков регламентирует закон ТК РФ . По нему дети должны:

• проходить медосмотр;
• трудиться в безопасных условиях;
• работать в свободное от учебы время (до 15 лет);
• получить письменное согласие взрослых (только в 14 лет).

Если ребенок младше 14 лет, все документы для трудоустройства за него оформляют родители или опекуны, но только после согласования с органами опеки.

• Иностранцы

Нанять иностранного работника без разрешения на работу или патента нельзя. Более подробно мы рассказывали в этом тексте .

Список документов для прибывших в Россию шире обычного. К роме стандартного набора в него входят переведенные и нотариально заверенные иностранные документы, а также бумаги, разрешающие пребывание и работу в нашей стране.

• Совместители

Рабочее совместительство может быть внешним и внутренним. В первом случае человек трудится в двух разных компаниях, во втором — одном и том же месте, но с дополнительной нагрузкой.

Для отдела кадров разница между ними лишь в хранении трудовой книжки. Если документ лежит на первом месте работы, на втором его не запрашивают. Однако по просьбе сотрудника ему могут выдать справку или копию приказа о найме.

При внутреннем совмещении дополнительные документы не нужны, ведь они уже хранятся на работе.

Важно: принимать на работу по совместительству несовершеннолетних нельзя.

• Студенты

Обычно студенты устраиваются на неполное рабочее время. Например, работают всего 16 часов в неделю.

Особых тонкостей при их найме нет. Достаточно прописать этот пункт в трудовом договоре.

• Госслужащие

В этом случае порядок приема практически не отличается от обычного. Единственное отличие в том, что сотрудник должен сообщить бывшему работодателю о новой работе.

Если ранее человек занимал высокую должность в госслужбе, дополнительно понадобится разрешение специальной комиссии.

Чем грозит неправильное оформление

Если работодатель неправильно оформил сотрудника или не сделал этого вообще, его ждут санкции. Сумма будет зависеть от проступка:

• за ошибки в трудовом договоре или его отсутствие — штраф до 100 тысяч рублей;
• за несвоевременное оформление трудовой книжки или личной карточки — до 50 тысяч рублей;
• за неправильное ведение трудовой книжки — до 50 тысяч рублей;
• за отсутствие результатов медосмотра — до 50 тысяч рублей;
• за отсутствие подписи при ознакомлении с документами — до 50 тысяч рублей.

Чтобы избежать неприятностей с трудовой инспекцией, оформляйте новых сотрудников правильно. Надеемся, наш текст поможет вам избежать ошибки.

Какие документы нужны для трудоустройства

При устройстве на работу нужны три основных документа

Список документов для трудоустройства зависит от того, работал человек раньше или устраивается впервые:

Соискатель уже где-то работал	Соискатель устраивается на работу впервые
— Паспорт; — СНИЛС; — бумажная трудовая книжка или форма СТД-Р	— Паспорт; — СНИЛС

СНИЛС. Если у работника нет СНИЛС, вы должны его получить. Направьте в социальный фонд анкету по форме АДВ-1. В ответ из фонда придет уведомление АДИ-РЕГ.

Документы со сведениями о стаже. Если соискатель со стажем не предъявит ни СТД-Р, ни бумажную трудовую книжку, его можно оформить на работу, но нельзя будет учесть его предыдущий стаж. Поэтому надо посоветовать такому работнику получить СТД-Р на последнем месте работы или форму СТД-СФР в МФЦ, социальном фонде или через Госуслуги.

Если берете на работу человека с бумажной трудовой книжкой и он хочет перейти на электронную, действуйте так:

1. Внесите в его трудовую запись о приеме на работу.
2. Возьмите с соискателя письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
3. Сделайте запись о переходе на электронную книжку в бумажной и выдайте ее на руки.

Если соискатель впервые устраивается на работу, оформлять ему трудовую книжку не нужно.

Какие еще документы могут потребоваться

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы — например, если сотрудник хочет получать налоговые вычеты или если он военнообязанный. Рассказываем, что еще можно запрашивать.

Документы для налогового вычета. Если работник хочет, чтобы на новом месте ему предоставляли стандартные вычеты по НДФЛ, например на детей, он должен предъявить справку о доходах с прежней работы и подтверждающие документы, например свидетельство о рождении.

Документы воинского учета. Их должны предъявить мужчины от 18 до 27 лет, которые не зачислены в запас, — то есть еще не служили — и военнообязанные. Военнообязанными считаются:

• мужчины, которые отслужили и состоят в запасе;
• мужчины, которые не служили, потому что освобождены от призыва;
• мужчины, которые прошли альтернативную гражданскую службу;
• мужчины и женщины, которые отучились на военных кафедрах и в военных вузах;
• женщины с военно-учетной специальностью — например, медсестры.

Мужчины от 18 до 27 лет, которых не зачислили в запас, должны предоставить вам удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. А военнообязанные — один из трех документов: военный билет, временное удостоверение или справку, выданную вместо военного билета.

Справка об отсутствии судимости. Ее нужно потребовать, если устраиваете человека на работу, к которой по закону не допускаются лица с судимостью. Вот сферы, куда нельзя устроиться с судимостью за определенные преступления:

• педагогическая и образовательная деятельность;
• пассажирские перевозки и такси;
• работа в организациях, где есть непосредственный контакт с детьми, например детская больница, оздоровительный лагерь, развивающий детский центр;
• авиационный персонал;
• транспортная безопасность.

Медицинское заключение. Если человек будет работать в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а сам он до этого проживал в других регионах, нужно получить медицинское заключение о том, что ему не противопоказано жить и работать на Севере.

Документы об образовании или квалификации. Их можно запросить, если для работы требуются определенные навыки. Например, у человека, который устраивается на работу водителем, должны быть водительские права нужной категории. А для главного бухгалтера страховой компании обязательно высшее экономическое образование.

Требовать от работника письменное заявление о приеме на работу не обязательно, ведь будет оформлен трудовой договор. Но если вам так удобнее, то пусть работник напишет заявление.

Особые случаи

Если принимаете на работу внешнего совместителя, иностранца или подростка, список документов будет отличаться.

Прием на работу внешнего совместителя. Запись о совместительстве в трудовую книжку не вносите. Это всегда делает основной работодатель на основании копии приказа или трудового договора о работе по совместительству.

У внешнего совместителя, который принимается на работу с вредными или опасными условиями труда, надо потребовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Если там они тоже вредные, такого совместителя нельзя брать на работу.

Прием на работу иностранцев. Документы, которые работодатель должен попросить у иностранного гражданина, зависят от статуса будущего работника.

1. Временно пребывающие в РФ, то есть те, кто находится в стране без вида на жительство или временного разрешения, кроме граждан стран ЕАЭС, обязательно предоставляют национальный паспорт и патент — без него они не имеют права работать в России.
2. Постоянно или временно проживающие в РФ предъявляют вид на жительство либо национальный паспорт с отметкой о разрешении на временное проживание в РФ. Патент для работы им не нужен.
3. Граждане стран — членов ЕАЭС предъявляют только национальный паспорт.
4. Лица, получившие в РФ временное убежище, предоставляют свидетельство о предоставлении временного убежища.

Прием на работу 14-летнего подростка. Помимо основных документов, он должен предъявить письменное согласие одного из родителей и органа опеки и попечительства.

Помните, что несовершеннолетним нельзя устанавливать испытательный срок и у них сокращенная продолжительность рабочего времени:

• для лиц до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
• от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю.

Эти нормы сокращаются еще как минимум вдвое, если несовершеннолетний в течение учебного года совмещает работу с учебой, кроме периода каникул. Факт учебы нужно подтвердить справкой из учебного заведения.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Документы при приеме на работу: обязательные и дополнительные

Какие? Определенные документы при приеме на работу должен предоставить любой человек. Список таких бумаг не слишком велик. Более того, бегать по инстанциям и собирать их нет никакой нужды: как правило, они всегда при себе или спокойно лежат дома.

На что обратить внимание? При наличии специальных требований к будущему сотруднику работодатель в праве потребовать от него предоставления некоторых дополнительных документов. Но подобное требование не должно противоречить законодательству страны.

В статье рассказывается:

Обязательные документы при приеме на работу

Итак, соискатель с успехом прошел собеседование. К тому же в ходе беседы у обеих сторон не возникло никаких противоречий по вопросам, касающихся будущей работы, и они достигли договоренности. Первый этап пройден. Остался второй и заключительный – письменное оформление трудовых отношений.

Основанием возникновения этих отношений является трудовой или гражданско-правовой договор. При приеме на работу необходимо отнести в отдел кадров определенные документы, список которых приведен ниже.

Обязательные документы при приеме на работу

Соискатель должен быть осведомлен о том, какие обязательные и дополнительные документы при устройстве на работу будущий начальник имеет все основания у него требовать, а какие — не полагается показывать.

В статье №65 ТК РФ представлен перечень обязательных документов при приеме на работу, предъявляемых будущим работником при заключении трудового договора. Формально его можно разбить на 2 категории.

В первой находятся самые важные документы, правила представления которых действует на всех людей, претендующих на какое-либо место; их может потребовать любой работодатель. Во второй — те, которые не обязательны к применению во всех случаях, но представленные работником с определенным социальным положением, или предъявляемые в случае необходимости с учетом специфики желаемой должности.

К первой категории принадлежат:

• паспорт или любой другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка в бумажном виде или сведения о выполняемой им работе, переводе на другую работу, увольнении, если работник перешел на ее электронный вариант;
• Уникальный номер индивидуального лицевого счета или попросту СНИЛС.

С его помощью информация о физлице обрабатывается в специальном (персонифицированном) учете сведений о работнике. Его обязательно запросят при трудоустройстве. Форма АДИ-РЕГ выдается Пенсионным фондом, МФЦ, также на сайте gosuslugi.ru и удостоверяет, что человек прошел регистрацию в единой общероссийской информационной системе ПФР, и ему открыли личный электронный лицевой счет с уникальным и постоянным номером страхования.

Вся информация, которая находилась раньше в зеленой пластиковой карте, перешла на электронный носитель.

Пожалуй, еще существуют такие работники, у которых сохранился старый вид СНИЛСа. В этом случае нет нужды ничего менять или тратить свое время, получая обновленный документ. Прежние номера все еще действительны. Плохая новость: потерянный документ старого образца восстановить невозможно. Хорошая новость: если пластиковая карта утеряна навсегда, это не означает, что ее номер ждет та же участь.

У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

Татьяна Ирметова, эксперт по трудовому праву. Автор фото — Юлия Бородина

Итак, решено: ваш бизнес нуждается в работниках, и вы скоро впервые станете работодателем. Вы написали текст вакансии и разместили ее на hh.ru или ищете подходящих кандидатов по базе резюме. Пора узнать о подробностях процедуры приема работу.

Конечно, кадровый учет можно поручить подрядчику на аутсорсинге (так же, как и бухгалтерию), но ответственным за соблюдение всех процедур все равно останетесь вы. А значит, как минимум стоит знать хотя бы в общих чертах, как это должно быть. К тому же запрашивать у работника необходимые для оформления документы все равно придется вам.

Позаботьтесь о рабочем месте и охране труда

Продумайте, где будет находиться рабочее место вашего сотрудника и что ему понадобится для работы: техника, спецсредства, спецодежда, специальное программное обеспечение, канцелярские принадлежности и так далее. Обеспечить его всем необходимым — ваша обязанность.

Вы должны позаботиться о безопасности рабочего места и условий труда (ст. 212 ТК РФ). Ориентируйтесь на отраслевые инструкции по охране труда. Возможно, вы что-то слышали про обязательную спецоценку условий труда — да, она нужна, но не сразу, а в течение года после принятия первого сотрудника на работу (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Как работодателю вам нужно пройти специальное обучение по охране труда (ст. 225 ТК РФ). Это можно сделать в любом удобном вам аккредитованном учебном центре.

Пройти такое обучение надо в течение месяца после приема первого работника. Но, если вы сделаете это заранее, вам проще будет организовать у себя всё, что требуется для охраны труда. А еще только в таком случае у вас будет право самостоятельно обучить правилам охраны труда своего сотрудника. Об этом — ниже.

Если бухучетом и отчетностью у вас занимается бухгалтер на аутсорсинге, предупредите его, что у вас теперь будет сотрудник. Это означает дополнительную отчетность, расчеты НДФЛ и взносов на обязательное страхование. Если ведете бухучет самостоятельно, изучите вопрос.

Что узнать у будущего сотрудника еще до выхода на работу

Поинтересуйтесь у кандидата, на котором остановили свой выбор:

1. Есть ли у него трудовая книжка?

Если ваш будущий сотрудник устраивается на работу впервые — по крайней мере, впервые оформляется официально, — то трудовую книжку ему должны будете завести вы. Если трудовая книжка у него утеряна или сильно повреждена, вам нужно будет завести ему новую.

2. А медицинская книжка у него есть?

Она обязательно нужна, например, для продавцов, работников общепита и тех, кто работает с детьми, оказывает бытовые услуги населению (ст. 69, 213 ТК РФ, ст. 36 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

Поэтому вам нужно предупредить работника о необходимости пройти обязательный медосмотр и оформить медкнижку. Обеспечить необходимые для прохождения медосмотра условия и оплатить его по закону должен работодатель, то есть позаботиться об этом нужно вам (ст. 213 ТК РФ, п. 3 ст. 34 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

3. Не был ли он госслужащим в последние два года?

Если есть возможность посмотреть трудовую книжку, вы и так это увидите. А если нет — лучше спросите. Принимая на работу бывшего госслужащего, нужно сообщить об этом по его последнему месту службы. Но есть категории госслужащих, которым для устройства на следующую работу надо сначала получить согласие соответствующей комиссии (ст. 64.1 ТК РФ). В таком случае вам для оформления сотрудника на работу потребуется этот документ. То же самое касается бывших муниципальных служащих.

Если вы примете на работу экс-госслужащего, нарушив эти правила, есть риск существенного штрафа: с ИП — от 20 000 до 50 000 рублей, с юридического лица — от 100 000 до 500 000 рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).

4. Нет ли у сотрудника инвалидности?

Если есть, попросите его принести для оформления на работу справку об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации (ИПР). Вам нужно будет установить в трудовом договоре режим работы, основываясь на этой программе. Например, инвалидам I и II группы полагается сокращенная продолжительность рабочего времени с сохранением полной оплаты труда, всем инвалидам нужно предоставлять удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.

Передайте будущему сотруднику перечень документов, которые он должен принести вам в день выхода на работу (ст. 65 ТК РФ). Вот он:

Требовать другие документы сверх этого списка запрещено законом. Но в ряде случаев работники могут предоставить дополнительные документы. Например, тому, кто хочет при расчете НДФЛ с зарплаты получать налоговые вычеты на детей, нужно принести свидетельства об их рождении.

У вас остается только трудовая книжка, а также медкнижка и справки (когда они обязательны), копия ИПР инвалида, если работник с инвалидностью, копия согласия специальной комиссии (для бывшего госслужащего, когда этот документ обязателен).

Остальное — данные паспорта, СНИЛС, документа об образовании, воинского учета — надо записать в личную карточку (об этом ниже). Но вот хранить у себя ксерокопии этих документов нежелательно. С точки зрения работы с персональными данными это считается «избыточной информацией» — в случае проверки контролирующие органы могут расценить как нарушение.

Оформление трудового договора

По закону трудовой договор не обязательно заключать в первый же день работы нового сотрудника. Главное — сделать это не позднее трех рабочих дней после того, как его фактически допустили к работе (ст. 67 ТК РФ).

Но лучше оформить договор сразу. Это позволит вам:

1. заключить срочный трудовой договор, если для этого есть основания (например, срочный характер работы или у вас статус субъекта малого предпринимательства, с малой численностью работников — подробнее в конце этой статьи);
2. установить испытательный срок.

И о том, и о другом можно договориться только «на берегу» — пока не допустили сотрудника к работе (ч. 3 ст. 58, ч. 2 ст. 70 ТК РФ). Иначе трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок и без испытания.

Ознакомить сотрудника с локальными актами. В частности, с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими, которые относятся к его работе. По закону это нужно сделать до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Если у вас статус микропредприятия и нет локальных нормативных актов, достаточно трудового договора.

Еще один совет. Работодатели обычно просят нового сотрудника написать в свободной форме заявление о том, что он в последние два года не был госслужащим. Это не обязательная, но полезная практика. Если сотрудник забыл предупредить вас о том, что работал на госслужбе, а трудовую книжку, в которой вы сами могли бы это увидеть, например, потерял, то ваша просьба напомнит ему об этом факте. В любом случае этот документ будет в вашу пользу, если потом окажется, что опыт госслужбы у сотрудника все-таки был, а вы, не зная об этом, не уведомили его бывшего работодателя о приеме экс-госслужащего.

Где взять образец трудового договора. Для микропредиприятий типовая форма трудового договора утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 (ред. от 19.04.2021). Эту форму можно взять за основу и более крупным работодателям, адаптировав ее под свои особенности.

Может, достаточно заявления и приказа? Нет, недостаточно. Заявление от работника «прошу принять меня на должность…» — вообще не обязательный документ, хотя на практике его почти всегда используют. В любом случае у вас должен быть подписанный с двух сторон трудовой договор, один экземпляр — у работника, второй — у вас.

Согласие на обработку персональных данных. Этот документ нужен, только если вы собираетесь передавать данные работника третьим лицам (налоговая, ПФР и ФСС не в счет!). Например, если начислять и перечислять ему зарплату будет бухгалтер на аутсорсинге и выплачивать ее вы будете через банк, а также если кадровым учетом у вас занимается подрядчик.

Договор о полной материальной ответственности. Нужен, если ваш сотрудник будет непосредственно работать с деньгами, товарными ценностями, обслуживать другое имущество (ст. 244 ТК РФ). Например, эти договоры заключают с кассирами, продавцами и всеми, кто принимает и перечисляет платежи. Перечень таких должностей и работ утвержден постановлением Министерства труда и социального развития от 31.12.2002 № 85. Там же — типовая форма договора.

Кратко мы представили весь процесс на схеме.

Что еще нужно сделать

Оформить приказ о приеме на работу. И ознакомить с ним работника под подпись в трехдневный срок после фактического начала работы. Приказ обязательно должен быть, даже если у вас микропредприятие.

Возьмите за основу форму № Т-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Вообще, практически все кадровые процедуры можно оформить, ориентируясь на образцы из этого постановления.

Провести вводный инструктаж по охране труда. Причем обязательно — до допуска работника к его трудовым обязанностям. И сделать запись в специальном журнале учета вводного инструктажа, который должен быть прошит и пронумерован (ст. 212 ТК РФ). Нет такой записи — значит, инструктажа не было.

Форма журнала регистрации вводного инструктажа установлена в ГОСТ 12.0.004-2015. Его можно купить в магазинах канцтоваров.

Провести инструктаж вы можете сами, но только если у вас есть удостоверение от аккредитованного центра о том, что вы прошли обучение и проверку знаний по охране труда как руководитель. Предприниматели проходят такое обучение в форме повышения квалификации в учреждениях профессионального образования.

Оформить личную карточку работника. Этот документ обязателен для всех, в том числе для микропредприятий. Его бланк тоже можно найти в постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Карточка Т-2 оформляется только в бумажном виде, туда вносятся сведения о работнике (паспортные данные, данные документа об образовании, адрес и так далее). Работника нужно ознакомить со 2-м разделом карточки под подпись.

Внести запись в трудовую книжку. А если у работника ее не было — завести ему трудовую книжку и внести туда запись о его приеме на работу. Это нужно сделать на шестой день работы (ст. 66 ТК РФ). Исключение — совместители. Их трудовые книжки остаются у работодателя по основному месту работы. Если места для записей в трудовую книжку не осталось, нужно завести вкладыш.

Как вносить записи, написано в инструкции, которая утверждена постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Еще вам нужно завести книгу учета движения трудовых книжек и внести туда записи о трудовой книжке вашего работника. Также запись вносится в 3-й раздел личной карточки Т-2, и с ней надо ознакомить работника под подпись.

Иначе может получиться так, что он уволится, а потом будет утверждать, что его трудовая книжка осталась у вас, и вы ее не вернули ему при увольнении. Вы не сможете доказать обратное, если у вас не будет нужных записей с подписью работника в Т-2 и книге движения трудовых книжек. В таком случае грозит не только административный штраф. Бывший работник может потребовать с вас не полученный заработок за период с момента увольнения до даты передачи ему трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Куда сообщить о работнике

На бывшее место работы (только для экс-госслужащих). Это нужно сделать в течение 10 дней после заключения трудового договора с ним. Порядок сообщения утвержден постановлением Правительства от 21.01.2015 № 29.

В военный комиссариат. Касается приема на работу только тех, кто подлежит военному учету. Уведомить нужно в течение двух недель после поступления сотрудника на работу (п. 32 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719). Штраф за нарушение этой обязанности — от 1000 до 3000 рублей (ст. 21.1 КоАП РФ).

Подать в Пенсионный фонд форму СЗВ-М. Это нужно сделать не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором вы приняли человека на работу, и дальше делать ежемесячно (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Зарегистрироваться в ФСС (только для ИП). Вам нужно встать на учет в ФСС в течение 30 дней после заключения трудового договора с первым принимаемым работником (п. 8 порядка, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты от 29.04.16 № 202н). Если у вас юридическое лицо, то такой обязанности нет.

Страховые взносы за работника (как пенсионные, так и по обязательному соцстрахованию) вы будете платить в налоговую инспекцию, как и НДФЛ с зарплаты работника, туда же — сдавать специальную отчетность.

На первый взгляд кажется, что очень много действий, но это только с непривычки. Со следующим работником будет проще!

Вернуться в начало

Читайте также

Вакансии дня

HeadHunter

Новости и статьи

Сервисы для соискателей

Молодым специалистам

• Уведомления в мессенджер

Сегодня на сайте 1480617 вакансий , 65398438 резюме , 2072197 компаний и за неделю 4668746 приглашений